50 CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN
1. Viết mọi thứ ra giấy.
Một lỗi thường gặp trong quản lý thời gian là cố gắng ghi nhớ quá nhiều thứ
trong đầu dẫn đến quá tải. Sử dụng một danh sách để viết ra những việc
cần làm là cách rất tốt để kiểm soát các kế hoạch và nhiệm vụ và luôn làm
cho bạn sự ngăn nắp.
2. Xác định những công việc ưu tiên.
Tạo ưu tiên trong danh sách những việc cần làm giúp bạn tập trung và
dành nhiều thời gian hơn vào những điều thực sự quan trọng đối với bạn.
Hãy xếp hạng những nhiệm vụ theo thứ bậc ABCD để xác định việc nào là
quan trọng.
3. Đặt kế hoạch cho tuần làm việc .
Dành một chút thời gian đầu mỗi tuần để sắp xếp lịch. Việc dành thời gian
để làm điều này giúp tăng cường tính hiệu quả và sự cân đối giữa những kế
hoạch dài hạn với những nhiệm vụ tức thời. Tất cả những gì bạn cần là 15
đến 30 phút mỗi tuần để lên lịch.
4. Luôn mang theo sổ tay .
Bạn không thể biết lúc nào mình sẽ nảy sinh ra những ý tưởng tuyệt vời
hay những suy nghĩ sâu sắc. Dù bạn có đi bất cứ đâu, hãy mang theo mình
một cuốn ghi chép, bạn sẽ lưu lại được những suy nghĩ của mình. Nếu phải
đợ quá lâu mới viết ra thì bạn có thể quên. Một lựa chọn khác là dùng thiết
bị ghi âm kỹ thuật số (điện thoại, máy nghe nhạc MP3…).
5. Học cách nói không.
Nhiều người trở nên bị quá tải với quá nhiều việc bởi họ hứa quá nhiều; họ
nói đồng ý trong những trường hợp mà họ thực sự nên nói không. Nói
không làm giảm những nhiệm vụ ưu tiên và bạn sẽ có nhiều thời gian hơn
để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
6. Suy nghĩ trước khi làm.
Đã bao nhiêu lần bạn trả lời có rồi sau đó hối tiếc? Trước khi hứa hẹn làm
một công việc mới, hãy dừng lại và suy nghĩ về nó trước khi bạn trả lời.
Điều này sẽ giúp bạn tránh khỏi quá nhiều công việc bề bộn.

7. Không ngừng tự nâng cao học hỏi .
Hãy giành thời gian trong lịch của mình để học những điều mới và phát
triển tài năng và khả năng của mình. Ví dụ, bạn có thể đi học một lớp,
tham dự một khóa tập huấn, đọc một quyển sách. Việc tiếp tục cải thiện
hiểu biết và kỹ năng của mình tăng cường giá trị của bạn, có thể giúp bạn
thăng tiến trong sự nghiệp, và là con đường hiệu quả nhất để có sự độc lập
tài chính.
8. Suy nghĩ về thời gian mà bạn dành cho những hoạt động thường
ngày.
Đánh giá một cách thường xuyên về cách bạn dùng thời gian hàng ngày là
điều nên làm. Trong một số trường hợp, điều tốt nhất bạn có thể làm để
tiết kiệm thời gian là không dùng thời gian vào những việc không còn hữu
ích nữa. Bạn phải ngừng một số việc để duy trì tốt những hoạt động hiện
tại.
9. Sử dụng hệ thống quản lý thời gian.
Sử dụng hệ thống quản lý thời gian có thể giúp bạn ghi nhớ được mọi thứ
bạn cần làm, tổ chức và ưu tiên công việc, và phát triển những kế hoạch
đúng đắn và hoàn thành chúng. Một hệ thống được kết hợp đúng đắn như
là chất keo dính tất cả những gì giúp bạn tiết kiệm thời gian.
10. Xác định những thói quen xấu.
Lập một danh sách những thói quen xấu đang lấy đi thời gian của bạn, phá
hoại mục tiêu của bạn và làm cản trở thành công. Sau khi bạn thực hiện
những thói quen đó một thời gian và thấy rằng chúng không phù hợp với hệ
thống công việc. Nhớ rằng cách dễ dàng nhất để hạn chế một thói quen
xấu, là thay thế nó bằng một thói quen tốt hơn.
11. Không làm hộ công việc của người khác
Liệu bạn có thói quen làm hộ công việc của người khác bởi muốn trở thành
“anh hùng” trong tư tưởng? Làm những việc thế này làm cho bạn mất thời
gian trong khi bạn đang thiếu. Thay vì đó, hãy tập trung vào kế hoạch và
mục tiêu của chính bạn, hãy học cách chuyển giao công việc một cách hiệu

quả, và hướng dẫn người khác cách để họ hoàn thành công việc của chính
mình.
12. Ghi nhật ký công việc .
Giành thời gian để đặt ra và đánh giá các mục tiêu. Bắt đầu một quyển
nhật ký công việc và viết ra tiến trình cho mỗi mục tiêu. Xem lại mục tiêu
hàng ngày vào mỗi tuần để chắc chắn rằng bạn đang đi đúng tiến độ.
Viết nhật ký trên máy tính chưa bao giờ dễ hơn thế!
Hơn là một quyển nhật ký đơn thuần, chương trình phần mềm nhật ký cá
nhân có thể giúp bạn kiểm soát cuộc sống của mình.
13. Đừng cầu toàn ,
Một số nhiệm vụ không cần đến nỗ lực cao nhất của bạn. Gửi thư đến cho
một đồng nghiệp là một ví dụ, không tốn nhiều hơn vài phút. Vậy hãy học
cách phân biệt các công việc cần được làm tốt nhất và các công việc chỉ cần
được làm.
14. Hãy thận trọng với những nhiệm vụ “được lấp đầy” .
Khi danh sách công việc của bạn được lấp đầy với toàn những nhiệm vụ
quan trọng, hãy cẩn thận nếu không có thể bị rối trí với quá nhiều việc.
Những việc như sắp xếp lại tủ sách hay tài liệu có thể đợi đến lúc bạn giải
quyết xong những nhiệm vụ cần được ưu tiên nhất.
15. Tránh “bẫy công việc hiệu quả” .
Làm một công việc hiệu quả không nhất thiết có nghĩa là bạn là hữu ích.
Tránh thực hiện những nhiệm vụ mà bạn có thể làm hiệu quả mà không
cần làm tất cả. Đơn giản bởi vì bạn rất bận và có nhiều việc phải làm không
có nghĩ rằng bạn thực sự cần làm trọn vẹn mọi thứ.
16. Sử dụng “trì hoãn hiệu quả”.
Trì hoãn không hoàn toàn có nghĩa là điều xấu nếu bạn dùng nó vào việc trì
hoãn những nhiệm vụ có tính ưu tiên thấp không cần phải làm ngay. Đợi
đến khi công việc đó trở nên đủ quan trọng để xứng đáng có được thời gian
của bạn trước khi làm.
17. Đặt những câu hỏi.

Đặt câu hỏi có thể là một công cụ hiệu quả giúp bạn giữ tiến độ công việc.
Bất cứ khi nào bạn không chắc chắn cần làm gì tiếp theo, hãy tự hỏi “Cách
sử dụng thời gian nào là hợp lý nhất bây giờ?”
18. Áp dụng lý thuyết 80/20.
Lý thuyết 80/20 có nghĩa là 20% công việc của bạn chiếm 80% thời gian
trong danh sách công việc. Một số công việc mang lại cho bạn nhiều hơn
những việc khác. Cần ưu tiên và tập trung nhiều hơn vào những tỷ lệ phần
trăm này.
19. Tránh làm quá nhiều .
Khi việc cân bằng giữa những kế hoạch dài hạn và ngắn hạn (khẩn cấn
ngay lúc đó). Nếu bạn giành quá nhiều thời gian và năng lượng cho quá
nhiều kế hoạch khác nhau, bạn có thể sẽ không làm tốt chúng được. Quản
lý thời gian tốt thường cần đến việc bạn tập trung thời gian vào số lượng
những kế hoạch ít hơn.
20. Sử dụng chu trình năng lượng của mình.
Tất cả chúng ta đều có những ngày vui vẻ, tràn đầy năng lượng và những
ngày chậm chạp, uể oải. Hãy sử dụng điều này như một lợi thế cho bạn.
Làm những việc cần nhiều năng lượng tinh thần và phức tạp trong những
ngày bạn hào hứng. Trong những ngày năng lượng thấp hơn, bạn nên làm
những công việc thường xuyên, không phức tạp và ưu tiên thấp hơn.
21. Tránh lưu lại quá nhiều thứ trong các tài liệu của bạn .
Các chuyên gia đánh giá rằng khoảng 60 đến 80 % những thứ bạn lưu giữ
lại không bao giờ được ngó lại nữa. Học cách lưu giữ lại những gì và “ném
đi” những gì là bước đầu tiên để tạo ra một hệ thống lưu giữ hiệu quả.
22. Những nhiệm vụ khẩn cấp cạnh tranh với những nhiệm vụ quan
trọng .
Một điều then chốt trong quản lý thời gian là không phải tất cả công việc
quan trọng đều khẩn cấp và không phải tất cả công việc khẩn cấp đều quan
trọng. Học cách phân biệt giữa hai loại này là cần thiết để quản lý tốt thời
gian. Đặt kế hoạch hàng tuần giúp bạn duy trì cân bằng giữa những kế

hoạch dài hạn quan trọng và những vấn đề tức thời.
23. Đặt thời gian cho những kế hoạch quan trọng.
Đặt thời gian đều đặn hàng tuần cho những kế hoạch quan trọng dài hạn.
Đối với những kế hoạch quan trọng nhưng không khẩn cấp, sẽ có nguy cơ
là bạn sẽ bỏ mặc nếu không đặt thời gian đều đặn cho chúng.
24. Dọn dẹp bàn làm việc .
Khi bạn để quá nhiều thứ trên bàn làm việc, bạn có thể bị phân tán. Bạn chỉ
nên để những thứ cần thiết trên bàn. Khi bạn làm giảm những vật gây sao
nhãng không cần thiết, bạn sẽ thấy rằng mình sử dụng thời gian khôn
ngoan hơn.
25. Học cách thư giãn .
Muốn thành đạt phải làm việc chăm chỉ, tất nhiên rồi! Nhưng bạn cũng cần
biết dành thời gian để thư giãn và thời gian riêng cho bản thân mình. Sau
khi thư giãn, bạn sẽ thấy rằng mình làm việc tốt hơn. Thời gian nghỉ ngơi
sẽ giúp bạn làm mới năng lượng của mình và bộ não được nghỉ ngơi.
26. Tránh những suy nghĩ mơ ước/mơ hão.
Những suy nghĩ mơ mộng có thể làm hỏng những kế hoạch tốt. Tránh điều
này bằng cách xác định những nguy cơ và học cách để đưa ra những hy
vọng thực tế cho kế hoạch của bạn. Hãy chắc chắn là bạn dành thời gian
cho những lỗi và vấn đề không hy vọng khi thiết lập bảng thời gian.
27. Đừng đặt biểu thời gian cho tất cả mọi thứ .
Khi bạn thiết lập thời gian một cách quá mức, nó có thể tạo ra những căng
thẳng không cần thiết. Khi thiết lập kế hoạch tuần và đặt thời gian những
cuộc hẹn, luôn tạo khoảng trống cho những lỗi có thể gặp phải.
28. Học cách sắp xếp các nhiệm vụ thành nhóm.
Để sử dụng thời gian một cách khôn ngoan, cố gắng xếp những nhiệm vụ
thành các loại. Ví dụ, sắp xếp giấy tờ trên bàn và các tệp dữ liệu cùng một
lúc, hay sắp xếp lại email trong hộp thư cùng một lúc. Những nhiệm vụ liên
quan đến nhau không chiếm nhiều thời gian nếu bạn làm chúng cùng một
lúc.

29. Không dùng chương trình tự động đọc email.
Một số chương trình email có tiện ích đặt thời gian để bạn kiểm tra email
vào lúc nào đó. Hãy tắt tiện ích này đi. Đọc email vào bất cứ lúc nào nó
được gửi đến sẽ gây sao nhãng và mất thời gian. Tùy thuộc vào nhu cầu
của bạn, mỗi ngày nên kiểm tra email từ 3 đến 5 lần đã được xác định
trước.
30. Đừng ghi công việc vẫn mà bạn vẫn đang cần làm .
Tránh lưu trữ những mục vẫn cần sự chú ý của bạn trước khi bạn ghi vào
hệ thống quản lý thời gian. Mặt khác, bạn có thể dễ dàng quên mục đó và
công việc liên quan mà bạn vẫn đang phải làm. Quy tắc này cũng được áp
dụng cho việc nộp hay gửi email và hồ sơ giấy tờ.
31. Tạo cân bằng trong thời gian của bạn.
Khi bạn có rất nhiều loại hoạt động khác nhau cần phải làm, bạn có thể tạo
ra sự cân bằng bằng cách đề ra cho mỗi tuần tập trung vào một hoạt động
nhất định. Ví dụ, bạn có thể tập trung một tuần vào vấn đề tài chính và dọn
dẹp nhà cửa, và tuần tiếp theo vào thư giãn và giải trí.
32. Lập kế hoạch đều đặn mỗi tuần .
Đặt kế hoạch đều đặn hàng tuần sẽ giúp bản quản lý thời gian tốt hơn.
Dành thời gian để viết và ưu tiên những kế hoạch và nhiệm vụ sắp tới, kết
nối lại với mục tiêu, và tạo kế hoạch cho tuần tiếp theo.
33. Thực hành cách sắp xếp tài liệu mà có thể lấy lại nhanh .
Cố gắng lấy lại những dữ liệu, văn bản trong một hệ thống lưu trữ phức tạp
có thể làm bạn mệt mỏi và mất thời gian. Thay vì để chúng quá xa, hãy để
chúng trong phạm vi bạn có thể lấy dễ dàng. Ngăn kéo lưu trữ trong bàn
làm việc của bạn là một nơi rất tốt để giữ những thứ thường xuyên được sử
dụng.