I. MỞ ĐẦU
Khi xã hội ngày càng vận động và phát triển, các hoạt động trao đổi qua lại giữa
con người với con người ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp hơn. Các hoạt động
này chung quy là sự thỏa thuận của con người nhằm hướng đến một hoặc một số mục
đích nhất định. Sự thỏa thuận này được pháp luật quy định bằng các chế định về hợp
đồng, giao dịch.
Không phải ngẫu nhiên mà trong bất kỳ hệ thống pháp luật của mỗi quốc gia
trên thế giới đều coi chế định hợp đồng, giao dịch là một chế định quan trọng, được
chú trọng nghiên cứu và điều chỉnh sâu, rộng nhất, bởi hợp đồng, giao dịch là cơ sở
cho sự vận động linh hoạt và an toàn của các giá trị vật chất trong xã hội. Pháp luật
Việt Nam cũng không ngoại lệ, từ lâu chế định về hợp đồng, giao dịch đã chiếm một
vị trí rất quan trọng. Pháp luật Việt Nam không chỉ chú trọng vào việc điều chỉnh hợp
đồng, giao dịch tại Bộ luật Dân sự mà còn quan tâm đến việc làm sao để đảm bảo tính
xác thực, hợp pháp của các hợp đồng giao dịch thơng qua một hoạt động đó là công
chứng (được điều chỉnh cụ thể tại Luật Công chứng 2014 và các văn bản quy phạm
pháp luật có liên quan).
Hoạt động cơng chứng góp phần tích cực và quan trọng trong việc phòng ngừa
tranh chấp và vi phạm pháp luật, cung cấp tài liệu có giá trị chứng cứ phục vụ cho việc
giải quyết tranh chấp. Đồng thời góp phần quan trọng vào phát triển kinh tế, xã hội. Để
hợp đồng, giao dịch được công chứng chứng nhận luôn bảo đảm an tồn pháp lý và
phịng ngừa được tranh chấp thì bắt buộc hoạt động cơng chứng phải tn theo trình
tự, thủ tục phù hợp với quy định của pháp luật. Thủ tục này được quy định cụ thể trong
Luật Công chứng 2014. Tuy nhiên, trên thực tế việc áp dụng quy định của pháp luật về
quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch vẫn còn tồn tại một số khó khăn, bất cập.
Do đó, tơi lựa chọn đề tài “Khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định của pháp
luật về quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch – Đề xuất giải pháp hồn thiện Luật
Cơng chứng” để làm báo cáo thi kết thúc môn học “Kỹ năng chung về cơng chứng”
của mình.
Thơng qua những đóng góp tại bài báo cáo này, tơi hy vọng có thể góp một
phần tích cực vào việc nêu ra các khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định của
pháp luật về quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch, từ đó đưa ra được các giải

pháp về hồn thiện Luật Công chứng.

1


II. NỘI DUNG
1. Lý luận:
1.1. Khái niệm Công chứng
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2, Luật Công chứng năm 2014 thì: “Cơng
chứng là việc cơng chứng viên của một tổ chức hành nghề cơng chứng chứng nhận
tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây
gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội của
bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước
ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải
công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện u cầu cơng chứng”.
Có thể hiểu, cơng chứng là hành vi của công chứng viên chứng nhận tính xác
thực của hợp đồng, giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch mà pháp luật buộc
phải công chứng hoặc đối với những hợp đồng, giao dịch mặc dù pháp luật không quy
định bắt buộc nhưng người yêu cầu công chứng tự nguyên yêu cầu. Đây là hành vi đại
diện cho cơ quan công quyền xác nhận và kiểm chứng các hợp đồng, giao dịch, đem
lại sự an toàn pháp lý cho các quan hệ dân sự, góp phần ngăn chặn những giao dịch
bất hợp pháp, phòng ngừa hành vi vi phạm pháp luật và rủi ro cho các bên tham gia
giao dịch.
1.2. Đặc điểm của hoạt động công chứng:
Từ khái niệm công chứng tại mục 1.1 nêu trên, có thể thấy cơng chứng mang
những đặc điểm cơ bản sau đây:
Thứ nhất, về chủ thể thực hiện hoạt động công chứng: Theo quy định của pháp
luật công chứng hiện nay, hoạt động công chứng được thực hiện bởi hai loại chủ thể:
+ Chủ thể thứ nhất là, công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng
theo quy định tại Điều 2 Luật Công chứng 2014.

+ Chủ thể thứ hai là, cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của nước Cộng
hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước nước ngoài theo quy định tại Điều 78 Luật
Công chứng, cụ thể: “Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản
từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định
của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi,
chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt
Nam…” Hoạt động công chứng của Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt
Nam ở nước ngồi được thực hiện thơng qua các viên chức ngoại giao, viên chức lãnh
sự của cơ quan đó và hoạt động cơng chứng bị giới hạn đối với các trường hợp cụ thể
theo quy định của pháp luật.
Thứ hai, về đối tượng của hoạt động công chứng: Hoạt động công chứng được
thực hiện với các đối tượng bao gồm: hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản; bản
dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài
sang tiếng Việt.
Thứ ba, về nội dung của hoạt động công chứng: Nội dung của hoạt động cơng
chứng là chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội của hợp
đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, khơng trái đạo

2


đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ
tiếng nước ngồi sang tiếng Việt.
- Tính xác thực ở đây được hiểu là việc xác thực chính xác về thời gian, địa
điểm diễn ra việc giao kết hợp đồng, giao dịch; xác định đúng người yêu cầu công
chứng (trên cơ sở giấy tờ tùy thân, giấy tờ, tài liệu về tình trạng hôn nhân, giấy tờ được
ủy quyền,… mà người yêu cầu công chứng cung cấp) cũng như năng lực hành vi của
người yêu cầu công chứng tại thời điểm công chứng; xác định đúng đối tượng của hợp
đồng, giao dịch (trên cơ sở các giấy tờ, tài liệu về tài sản, về công việc phải làm,… mà

người yêu cầu công chứng cung cấp); xác định đúng nội dung các điều khoản của hợp
đồng, giao dịch (trên cơ sở ghi nhận chính xác ý chí chủ quan của các bên tham gia
giao kết hợp đồng, giao dịch); tính chính xác của giấy tờ văn bản được dịch từ tiếng
nước ngoài sang tiếng Việt hoặc tiếng Việt sang tiếng nước ngoài (bản dịch).
- Tính hợp pháp ở đây được hiểu là việc lập và giao kết hợp đồng, giao dịch
phải tuân thủ đúng thủ tục mà pháp luật quy định, đồng thời nội dung các điều khoản,
thỏa thuận (ý chí của các bên) trong hợp đồng giao dịch không được trái với quy định
của pháp luật, đạo đức xã hội. Có nghĩa là, chỉ các hợp đồng giao dịch hợp pháp mới
được công chứng viên xác nhận, những hợp đồng giao dịch bất hợp pháp sẽ bị từ chối
công chứng. Điều này cũng tương tự đối với việc công chứng các bản dịch. Chính đặc
điểm này của cơng chứng làm cho hoạt động cơng chứng có chức năng đảm bảo an
tồn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa
các tranh chấp xảy ra, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các cá nhân tổ chức có
liên quan đến hợp đồng giao dịch.
Thứ tư, về phạm vi công chứng: Luật Công chứng không quy định cụ thể phạm
vi những hợp đồng giao dịch, bản dịch nào bắt buộc phải thực hiện việc công chứng
nhưng tại các luật chuyên ngành khác có liên quan, chúng ta có thể liệt kê một số loại
hợp đồng, giao dịch sau thuộc diện phải công chứng: hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi,
góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại (Khoản
1 Điều 122 Luật Nhà ở 2014); hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn
bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (Điểm a Khoản 3 Điều 167 Luật
Đất đai 2013);…. Ngoài các trường hợp theo quy định của pháp luật phải bắt buộc
công chứng, thì các hợp đồng, giao dịch, bản dịch có thể được thực hiện hoạt động
công chứng khi người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu công chứng và không vi
phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội.
Thứ năm, về chức năng của hoạt động công chứng: Hoạt động công chứng
được thực hiện nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, ngăn ngừa
vi phạm pháp luật, phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các
cá nhân tổ chức liên quan. Bên cạnh đó, cơng chứng cịn có chức năng tạo lập và cung
cấp các chứng cứ cho hoạt động tài phán. Pháp luật công chứng đã thể hiện chức năng

này thông qua việc đề cao giá trị pháp lý của văn bản công chứng, cụ thể Khoản 3
Điều 5 Luật Công chứng 2014 quy định: “Hợp đồng, giao dịch được cơng chứng có
giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng
không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tịa án tun bố là vơ hiệu”. Chức năng này
được xuất phát từ việc những thỏa thuận, tình tiết sự kiện trong văn bản công chứng đã
được công chứng viên xác nhận tính xác thực và tính hợp pháp theo một thủ tục chặt
chẽ do pháp luật quy định. Chính vì vậy, mà văn bản cơng chứng khơng thể tùy tiện bị
hủy bỏ mà phải tuân theo quy định của pháp luật cụ thể. Qua đó, thể hiện bản chất của

3


hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp, một biện pháp bảo đảm an toàn
pháp lý chứ khơng phải là một thủ tục hành chính.
Có thể nói trong nền kinh tế thị trường phát triển nhanh và mạnh mẽ như hiện
nay, nhu cầu giao dịch, trao đổi, không ngừng tăng, công chứng thực sự là công cụ
pháp lý gần gũi trực tiếp, giúp bảo đảm an toàn pháp lý cho các cá nhân, tổ chức. Xuất
phát từ nội dung, chức năng của cơng chứng, có thể thấy, hoạt động cơng chứng có
những vai trị to lớn, là cơng cụ đảm bảo an tồn pháp lý và phịng ngừa các tranh chấp
có thể xảy ra; là cơng cụ quản lý Nhà nước trong một số lĩnh vực; đồng thời công
chứng tạo lập và cung cấp chứng cứ cho hoạt động tố tụng.
1.3. Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch
Khi công chứng hợp đồng, giao dịch công chứng viên cần tuân thủ các nguyên
tắc cơ bản về giao kết, xác lập hợp đồng giao dịch theo đúng quy định của pháp luật
nội dung. Để hợp đồng, giao dịch được công chứng viên chứng nhận luôn đảm bảo
được giá trị pháp lý cũng như phòng ngừa được tranh chấp thì cơng chứng viên bắt
buộc phải tn thủ theo các trình tự, thủ tục cơng chứng phù hợp với quy định của
pháp luật.
Về mặt thủ tục, việc công chứng phải tuân thủ theo quy trình được quy định tại
Mục 1 Chương V Luật Công chứng 2014, cụ thể tại Điều 40 (Công chứng hợp đồng,

giao dịch đã được soạn thảo sẵn) và Điều 41 (Công chứng hợp đồng, giao dịch do
Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người u cầu cơng chứng). Theo đó, quy
trình cơng chứng dù trong trường hợp nào đều có thể phân chia thành các bước chung
sau:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu công chứng
Bước 2: Nghiên cứu, xử lý hồ sơ
Bước 3: Ký công chứng
Bước 4: Hồn tất thủ tục cơng chứng
1.3.1. Tiếp nhận yêu cầu công chứng:
Mục tiêu của bước tiếp nhận hồ sơ u cầu cơng chứng hợp đồng, giao dịch
chính là việc cơng chứng viên xác định có hay khơng thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng.
Đây là bước đầu tiên cũng là bước vô cùng quan trọng trong hoạt động cơng chứng vì
nó là cơ sở để cơng chứng viên thực hiện các bước tiếp theo nhanh chóng, thuận lợi,
đúng pháp luật, bảo đảm được tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch.
Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, Công chứng viên phải nắm bắt được các
thông tin liên quan đến yêu cầu công chứng bao gồm: ý chí chủ quan của các bên tham
gia giao dịch để xác định rõ yêu cầu công chứng, loại hợp đồng giao dịch mà các bên
đề nghị công chứng; xác định thẩm quyền cơng chứng có thuộc tổ chức hành nghề
cơng chứng của mình khơng; nội dung u cầu cơng chứng có trái quy định pháp luật,
trái đạo đức xã hội khơng.
Sau khi xác định chính xác các thơng tin nêu trên, Công chứng viên hướng dẫn
người yêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ và cung cấp hồ sơ yêu cầu công chứng theo
quy định tại Khoản 1 Điều 40 và Khoản 1 Điều 41 Luật Công chứng 2014:
- Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014

4


Điều 40. Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn
1. Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Phiếu u cầu cơng chứng, trong đó có thơng tin về họ tên, địa chỉ người yêu
cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên
tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công
chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ
thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định
phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao
dịch liên quan đến tài sản đó;
đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy
định phải có.
- Khoản 1 Điều 41 Luật Cơng chứng 2014
Điều 41. Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo
đề nghị của người yêu cầu công chứng
1. Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ theo quy định tại các điểm a, c,
d và đ khoản 1 và khoản 2 Điều 40 của Luật này và nêu nội dung, ý định giao
kết hợp đồng, giao dịch
Cụ thể:
- Phiếu yêu cầu công chứng: đây là loại giấy tờ đầu tiên có ý nghĩa làm căn cứ,
cơ sở cho việc phát sinh, thực hiện các hoạt động cơng chứng tiếp theo trong quy trình
cơng chứng. Phiếu u cầu công chứng phải đảm bảo các nội dung: thông tin về họ
tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi
kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu
công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
- Dự thảo hợp đồng, giao dịch: Đối với những trường hợp mà pháp luật có quy
định về mẫu của hợp đồng, giao dịch thì hợp đồng, văn bản đó phải được tuân thủ theo
đúng mẫu mà pháp luật đã quy định hoặc nếu khơng có mẫu cụ thể thì cần phải tuân
theo quy định của pháp luật về loại hợp đồng, giao dịch đó. Cịn trong trường hợp
công chứng hợp đồng, giao dịch mà người yêu cầu công chứng đề nghị Công chứng

viên soạn thảo văn bản, hợp đồng thì các bên tham gia giao dịch không phải cung cấp
dự thảo hợp đồng, giao dịch mà chỉ cần nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao
dịch.
- Giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu cơng chứng: Giấy tờ tuỳ thân có giá trị xác
định chính xác người u cầu cơng chứng, giúp một người khi xuất trình giấy tờ này
khẳng định được chính mình là chủ thể đang có quyền xác lập, thực hiện giao dịch
trước Công chứng viên. Thực tế hiện nay, các Công chứng viên cũng như các nhân
viên nghiệp vụ thường chấp nhận sử dụng một số loại giấy tờ cơ bản sau là giấy tờ tuỳ
thân: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu, Chứng minh sĩ quan quân
đội…

5


- Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế
được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở
hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó:
Đây chính là giấy tờ pháp lý chứng minh quyền giao kết hợp đồng, giao dịch của
người yêu cầu công chứng và cũng là cơ sở để Công chứng viên xác định được đối
tượng của hợp đồng, giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch có đối tượng là tài
sản. Thông qua loại giấy tờ này, người yêu cầu cơng chứng có thể chứng minh được
mình là chủ sở hữu, chủ sử dụng đối với tài sản đang là đối tượng của hợp đồng, giao
dịch.
- Giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải
có: Với nhóm giấy tờ này, khơng thể đưa ra được tiêu chí xác định giấy tờ khác là
những loại giấy tờ nào, bởi lẽ với mỗi hợp đồng, giao dịch cụ thể thì những vấn đề,
những nội dung cần chứng minh cho việc xác lập hợp đồng, giao dịch là có cơ sở pháp
lý, cơ sở thực tế lại rất khác nhau. Nhưng thông thường, trong hoạt động cơng chứng
“các giấy tờ khác có liên quan” mà chúng ta thường thấy bao gồm: Giấy chứng nhận
đăng ký kết hôn, Giấy khai sinh, Giấy chứng tử, Bản án/quyết định có hiệu lực của

Tồ án…
- Các giấy tờ là bản sao trong hồ sơ yêu cầu công chứng trên là bản chụp, bản in
hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và khơng phải chứng
thực (Quy định tại Khoản 2 Điều 40 Luật Công chứng).
1.3.2. Nghiên cứu, xử lý hồ sơ:
Việc nghiên cứu, xử lý hồ sơ được quy định tại Khoản 3, 4, 5 Điều 40 Luật
Công chứng 2014:
Điều 40. Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn
3. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường
hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì
thụ lý và ghi vào sổ cơng chứng.
4. Cơng chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các
quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc
thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu cơng chứng hiểu rõ
quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc
tham gia hợp đồng, giao dịch.
5. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu cơng chứng có vấn
đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép,
có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc
đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì cơng chứng viên
đề nghị người u cầu cơng chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu
công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định;
trường hợp khơng làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
Khi tiếp nhận hồ sơ do người yêu cầu công chứng cung cấp, Công chứng viên
phải tiến hành ngay việc xác định tính đầy đủ, hợp lệ của các giấy tờ, tài liệu trong hồ
sơ này.

6



Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, hợp lệ thì Cơng chứng viên thụ
lý hồ sơ và ghi vào sổ công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu cơng chứng chưa đầy
đủ, hợp lệ thì Cơng chứng viên hướng dẫn bổ sung, nếu bổ sung đầy đủ thì Cơng
chứng viên thụ lý hồ sơ và ghi vào sổ cơng chứng. Sau đó Cơng chứng viên phải
hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công
chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch;
giải thích cho người u cầu cơng chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp
của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.
Trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa
rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ
về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp
đồng, giao dịch chưa được mơ tả cụ thể thì cơng chứng viên đề nghị người yêu cầu
công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên
tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp khơng làm rõ được thì có
quyền từ chối cơng chứng.
Sau khi thụ lý hồ sơ công chứng, Công chứng viên tiến hành kiểm tra dự thảo
hợp đồng, giao dịch hoặc soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo đề nghị của người yêu
cầu công chứng.
- Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng đã soạn thảo sẵn dự thảo hợp
đồng, giao dịch, Công chứng viên tiến hành kiểm tra về hình thức, nội dung của hợp
đồng, văn bản. Đối với những trường hợp mà pháp luật có quy định về mẫu của hợp
đồng, giao dịch thì hợp đồng, văn bản đó phải được tuân thủ theo đúng mẫu mà pháp
luật đã quy định hoặc nếu khơng có mẫu cụ thể thì cần phải tuân theo quy định của
pháp luật về loại hợp đồng, giao dịch đó.
Nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái
đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của
pháp luật thì Cơng chứng viên chỉ rõ cho người u cầu công chứng để sửa chữa.
Trường hợp người yêu cầu công chứng khơng sửa chữa thì Cơng chứng viên từ chối
cơng chứng.
- Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị Công chứng viên soạn

thảo văn bản, hợp đồng thì các bên tham gia giao dịch nêu nội dung, ý định giao kết
hợp đồng, giao dịch. Nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch này phải xác thực,
không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Cơng chứng viên mới tiến hành
soạn thảo hợp đồng, giao dịch.
1.3.3. Ký công chứng:
Việc ký công chứng được quy định tại Khoản 7, 8 Điều 40 và Khoản 3 Điều 41
Luật Công chứng 2014:
Điều 40. Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn
7. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công
chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu
cầu công chứng.
8. Người u cầu cơng chứng đồng ý tồn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng,
giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu

7


cầu người u cầu cơng chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại
khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang
của hợp đồng, giao dịch
Điều 41. Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo
đề nghị của người yêu cầu công chứng
3. Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công
chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người u
cầu cơng chứng đồng ý tồn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì
ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Cơng chứng viên u cầu người u
cầu cơng chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều
này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao
dịch.
Sau khi hoàn thành việc soạn thảo hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng, văn bản,

người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng
viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công
chứng để đảm bảo tất cả những người tham gia giao dịch nắm được thông tin, hiểu về
các nội dung trong hợp đồng, văn bản. Nếu đồng ý tồn bộ nội dung đó thì Cơng
chứng viên hướng dẫn họ ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Việc ký này phải
được thực hiện trước mặt Công chứng viên theo quy định tại Khoản 1 Điều 48 Luật
Công chứng 2014.
Tiếp theo, Công chứng viên yêu cầu người u cầu cơng chứng xuất trình bản
chính các giấy tờ trong hồ sơ công chứng để đối chiếu trước khi ghi lời chứng và ký
vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Lời chứng của Công chứng viên tuân theo quy
định tại Điều 46 Luật Công chứng 2014 và theo mẫu lời chứng quy định tại Thông tư
01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành
luật cơng chứng.
1.3.4. Hồn tất thủ tục cơng chứng:
Sau khi ký công chứng, người yêu cầu công chứng phải đóng phí cơng chứng
và trả thù lao cơng chứng và các chi phí khác theo quy định tại Điều 66, 67, 68 Luật
Công chứng cho tổ chức hành nghề công chứng.
Bộ phận văn thư của tổ chức hành nghề cơng chứng đóng dấu, phát hành văn
bản cơng chứng cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, yêu cầu các bên tham gia
hợp đồng, giao dịch kiểm tra lại tất cả các giấy tờ liên quan trước khi ra về.
Bộ phận lưu trữ của tổ chức hành nghề công chứng tiến hành lưu trữ hồ sơ công
chứng theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng 2014.
1.4. Các quy định của pháp luật có liên quan đến quy trình công chứng
hợp đồng, giao dịch:
- Về địa điểm công chứng: Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của
tổ chức hành nghề cơng chứng. Bên cạnh đó, việc cơng chứng có thể được thực hiện
ngồi trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công
chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang
thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức
hành nghề công chứng


8


- Về chữ viết trong văn bản công chứng: Chữ viết trong văn bản công chứng
phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen
dịng, viết đè dịng, khơng được tẩy xố, khơng được để trống, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác. Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có
thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy
cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác.
- Về ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng: Người yêu cầu công chứng, người
làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng
viên. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng,
doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người
đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong
hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.
Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công
chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không
biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch
sử dụng ngón trỏ phải; nếu khơng điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng
ngón trỏ trái; trường hợp khơng thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng
ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.
Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp
sau đây: Công chứng di chúc; theo đề nghị của người yêu cầu công chứng; Công
chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.
- Về việc ghi trang, tờ trong văn bản cơng chứng: Văn bản cơng chứng có từ
hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản cơng chứng có từ hai
tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
- Về sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng: Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót

trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó
khơng làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.
Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được thực hiện tại tổ chức hành
nghề công chứng đã thực hiện việc cơng chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề
cơng chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển
nhượng hoặc giải thể thì tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng
thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.
Công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật có trách nhiệm đối chiếu từng
lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ cơng chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi
chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu
của tổ chức hành nghề cơng chứng. Cơng chứng viên có trách nhiệm thơng báo việc
sửa lỗi kỹ thuật đó cho người tham gia hợp đồng, giao dịch
- Về công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch: Việc công
chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực
hiện khi có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia
hợp đồng, giao dịch đó.
Việc cơng chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công
chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng

9


đó và do cơng chứng viên tiến hành. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã
thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải
thể thì cơng chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công
chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch.
Thủ tục công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được
công chứng được thực hiện như thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch quy định tại
Chương này
2. Khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định của pháp luật về quy

trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch:
- Thứ nhất: tại hồ sơ u cầu cơng chứng bao gồm có giấy tờ tuỳ thân của người
yêu cầu công chứng. Tuy nhiên, trong quy định của Luật Công chứng hiện hành và các
văn bản hướng dẫn cũng như các văn bản pháp luật trước đây về công chứng lại chưa
đưa ra được quy định, hướng dẫn cụ thể về giấy tờ tuỳ thân. Thực tế hiện nay, các
Công chứng viên thường chấp nhận sử dụng một số loại giấy tờ cơ bản sau là giấy tờ
tuỳ thân: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu, Chứng minh sĩ quan
qn đội…ngồi ra cịn một số loại giấy tờ khác cũng chứa đựng những thông tin về
cá nhân một con người như: Thẻ Đảng viên, Thẻ học sinh, Thẻ Sinh viên, Giấy phép
lái xe, Thẻ ngành… có được sử dụng là giấy tờ tuỳ thân hay khơng vẫn chưa có cơ sở
để xác định, chấp nhận hay khơng chấp nhận thì căn cứ cho việc chấp nhận, từ chối đó
là gì. Điều này cũng đã đem lại khơng ít khó khăn cho những người hành nghề cơng
chứng trong q trình thực hiện việc cơng chứng.
- Thứ hai: Luật Công chứng 2014 quy định việc công chứng phải được thực
hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp người u cầu
cơng chứng là người già yếu… hoặc có lý do chính đáng khác khơng thể đến trụ sở
của tổ chức hành nghề cơng chứng thì việc cơng chứng có thể được thực hiện ngoài trụ
sở của tổ chức hành nghề cơng chứng.
Để áp dụng quy định trên, địi hỏi công chứng viên phải xác định được người
yêu cầu công chứng là người già yếu. Tuy nhiên, hiện nay không có văn bản nào quy
định chi tiết và định nghĩa khái niệm “Người già yếu” mà chỉ đề cập đến khái
niệm “Người cao tuổi”. Tại Điều 2 Luật Người cao tuổi 2009 quy định: “Người cao
tuổi được quy định trong Luật này là công dân Việt Nam từ đủ 60 tuổi trở lên”. Do đó,
việc xác định người yêu cầu công chứng là “người già yếu” khi thực hiện việc cơng
chứng hiện nay hồn tồn phụ thuộc vào nhận định chủ quan của công chứng viên.
Thực tế để xác định được chính xác đối tượng đặc biệt này địi hỏi công chứng viên
phải căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để đánh giá tình trạng sức khỏe và độ tuổi của
người u cầu cơng chứng.
Ngồi ra, quy định mang tính chất chung chung “hoặc có lý do chính đáng
khác” không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề cơng chứng, rất khó xác định, thế

nào được coi là “có lý do chính đáng khác”.
- Thứ ba: Việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng được quy định cụ thể tại
Điều 48 Luật Công chứng 2014, đây là việc làm thể hiện ý chí tự nguyện, đồng thời
nhằm xác nhận người tham gia trong giao dịch là chính họ chứ không phải ai khác,
tránh trường hợp người khác giả mạo họ tham gia giao dịch, ảnh hưởng tới quyền và
lợi ích hợp pháp của họ.

10


Đối với việc điểm chỉ, pháp luật quy định điểm chỉ thay thế việc ký trong một
số trường hợp là cần thiết, vì trên thực tế, khơng phải ai cũng có thể ký tên. Tuy nhiên,
quy định này vẫn cịn điểm bất cập khi chưa bao quát, điều chỉnh được trường hợp nếu
người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không thể ký được và
cũng không thể điểm chỉ được (bị cụt cả hai tay) thì làm như thế nào. Trường hợp này
trên thực tế không phải là hiếm, có thể do bẩm sinh, có thể do tai nạn… trong khi họ
chỉ bị khiếm khuyết về cơ thể cịn trí óc, tinh thần vẫn hồn tồn minh mẫn.
- Thứ tư: Trong quy trình thực hiện hoạt động công chứng, các công việc đều
do Công chứng viên trực tiếp thực hiện. Ví dụ như tiếp nhận yêu cầu công chứng;
nghiên cứu, xử lý hồ sơ; soạn thảo hợp đồng, văn bản… Việc bắt buộc này chưa thật
sự hợp lý trong q trình làm việc. Trong hoạt động cơng chứng có những cơng việc
mang tính chất thủ tục và quy trình lặp lại khơng nhất thiết phải thực hiện bởi Cơng
chứng viên mà có thể uỷ quyền cho nhân viên văn phòng hoặc nhân viên nghiệp vụ hỗ
trợ.
3. Giải pháp hồn thiện Luật Cơng chứng:
- Thứ nhất: Cần quy định cụ thể loại giấy tờ tuỳ thân nào được phép tham gia
giao dịch trong Luật Công chứng và hướng dẫn cụ thể cho từng loại giấy tờ tuỳ thân
đó.
- Thứ hai: Kiến nghị về thời gian, địa điểm công chứng. Công chứng viên chịu
trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công

chứng của mình do đó việc cơng chứng có thể thực hiện tại trụ sở hoặc ngoài trụ sở
của tổ chức hành nghề công chứng và thời gian công chứng bất cứ lúc nào mà Công
chứng viên thấy hợp lý và cần thiết theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng. Đồng
thời, ở phần lời chứng của văn bản công chứng phải nêu cụ thể, chính xác thời gian,
địa điểm thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch.
- Thứ ba: Để tạo điều kiện thuận lợi cho công chứng viên trong quá trình hành
nghề cũng như thống nhất cách làm trong thực tiễn. Đề nghị nghiên cứu, bổ sung quy
định đối với trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên
dịch không thể ký, không thể điểm chỉ được do khiếm khuyết của cơ thể thì phải có
người làm chứng ký hoặc điểm chỉ vào văn bản cơng chứng để xác nhận ý chí của
người u cầu công chứng trong giao dịch dân sự.
- Thứ tư: Luật Công chứng cần quy định rõ các công việc bắt buộc thực hiện
bởi Công chứng viên và các công việc có thể uỷ quyền cho các nhân viên văn phòng
và nhân viên nghiệp vụ. Hiện nay, dự thảo Luật Cơng chứng sửa đổi mới đã có bổ
sung thêm chức danh thư ký nghiệp vụ có các tiêu chuẩn và nhiệm vụ giúp Công
chứng viên thực hiện nghiệp vụ trong hoạt động công chứng.

11


III. KẾT LUẬN
Sự ra đời của hoạt động công chứng là một tất yếu khách quan trong quá trình
phát triển của xã hội và ngày càng thể hiện tầm quan trọng trong bối cảnh kinh tế phát
triển hiện nay. Vai trị của nó tác động tới đời sống người dân ngày càng to lớn, việc
hợp đồng, giao dịch được công chứng là nền tảng pháp lý vững chắc, là điểm tựa cho
mọi người khi tham gia vào các hợp đồng, giao dịch dân sự.
Công chứng là một nghề đặc biệt có liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích của
các cá nhân, tổ chức cũng như của chủ thể khác tham gia vào giao dịch. Vì vậy việc
đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản công chứng được xem là nhiệm vụ cơ bản và quan
trọng của các công chứng viên. Để đảm bảo được giá trị pháp lý cũng như hiệu lực của

các hợp đồng, giao dịch đã được cơng chứng thì cơng chứng viên trong q trình thực
hiện hoạt động cơng chứng cần phải tn thủ theo đúng trình tự, thủ tục cơng chứng.
Sau khi tìm hiểu về thực trạng hệ thống pháp luật của nước ta hiện nay, học
viên rút ra được những kết luận về xác định lại khái niệm cơng chứng, q trình hình
thành và pháp triển pháp luật về cơng chứng ở Việt Nam. Đưa ra được quy trình cơng
chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật. Từ đó nêu ra những ý kiến
đóng góp với mục đích nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam về quy trình
cơng chứng. Bên cạnh đó, để bảo đảm được giá trị cốt lõi của các văn bản công chứng
cần thiết phải đổi mới, đồng bộ các thiết chế về tổ chức và hoạt động công chứng.

12


IV. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ luật dân sự 2015
2. Luật Công chứng 2014
3. Luật người cao tuổi 2009
4. Nghị định 29/2015/NĐ-CP ngày 15/03/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành
một số điều của luật công chứng
5. Thông Tư 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 quy định chi tiết một số điều và biện
pháp thi hành luật công chứng
6. Thông Tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp,
quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện
hành nghề cơng chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phịng cơng chứng; lệ
phí cấp thẻ cơng chứng viên
7. Văn bản hợp nhất số 61/VBHN-BTC ngày 06/12/2019 quy định mức thu, chế độ
thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn,
điều kiện hành nghề cơng chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phịng cơng
chứng; lệ phí cấp thẻ cơng chứng viên.
8. Giáo trình kỹ năng hành nghề cơng chứng tập 1, Nhà xuất bản Tư pháp

9. Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng tập 3, Nhà xuất bản Tư pháp
10. Báo cáo số 365/BTP-BTTP ngày 20/12/2021 của Bộ Tư pháp về định hướng sửa
đổi Luật Công chứng.

13