Lập kế hoạch, tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (6.66 MB, 86 trang )
Lập kế hoạch, tổ chức công việc và
quản lý thời gian hiệu quả
PGS, TSKH. Nguyễn Văn Minh
Viện Kinh tế và Thương mại Quốc tế,
Trường Đại học Ngoại thương
098 311 89 69 ||
Hà Nội, 2019
Website: ieit.vn
Nội dung
11/18/2019
Website: ieit.vn
(C) NVM, 2017
2
Phương pháp làm việc
11/18/2019
Website: ieit.vn
(C) NVM, 2017
3
Lập kế hoạch
Giới thiệu chung
Website: ieit.vn
Nhận diện vấn đề
Hiện tại anh/chị đang gặp phải khó khăn gì trong việc lập kế
hoạch?
(Nêu 03 khó khăn theo thứ tự ưu tiên)
Website: ieit.vn
Khái niệm
11/18/2019
Website: ieit.vn
(C) NVM, 2017
6
Nội dung của kế hoạch
• Kế hoạch là một lịch trình chi tiết những việc cần làm để đạt mục tiêu
đi kèm với các phương pháp thực hiện
• Kế hoạch gồm (5 W 1 H 1 C):
•
•
•
•
•
•
•
Việc gì cần làm (What)?
Ai sẽ làm việc gì (Who)?
Tại sao phải làm (Why)?
Khi nào làm (When)?
Làm ở nơi đâu (Where)?
Cách làm như thế nào (How)?
Cần bao nhiêu tiền để làm (Cost?)
11/18/2019
Website: ieit.vn
(C) NVM, 2017
7
7 bước lập kế hoạch
STT
Các bước lập kế hoạch
Nội dung và công cụ
1
Xác định mục tiêu
- Cây mục tiêu
- Cây hành động
2
Thu thập thơng tin
- Bên ngồi
- Bên trong
3
Phân tích, xử lý thông tin
- SWOT
4
Lựa chọn cách làm
- Đổi mới sáng tạo
- Cải tiến liên tục
5
Lập kế hoạch
- PDCA, 5W2H
6
Tổ chức thực hiện
- 3 ĐÚNG (đúng người, việc, cách)
- Tam hiện
7
Kiểm soát, điều chỉnh
- Kiểm tra
- Kiểm soát
- Đảm bảo, quản lý toàn diện
11/18/2019
Website: ieit.vn
(C) NVM, 2017
8
Phân cấp mục tiêu chiến lược, kế hoạch
11/18/2019
Website: ieit.vn
Sứ
mạng
HĐ
QT
Mục tiêu dài hạn
QT cấp cao
Mục tiêu trung hạn
QT cấp trung
Mục tiêu ngắn hạn
QT sơ cấp
(C) NVM, 2017
9
Cấu trúc mục tiêu của tổ chức
SỨ MẠNG
MỤC TIÊU
ĐÀO TẠO
MỤC TIÊU
MARKETING
Mục tiêu PR
Mục tiêu QC
MỤC TIÊU
TÀI CHÍNH
Mục tiêu
thương hiệu
MỤC TIÊU
NHÂN SỰ
Mục tiêu
hài lòng khách hàng
Chất lượng
Tiến độ
11/18/2019
Website: ieit.vn
(C) NVM, 2017
10
Thực hành 01a
11/18/2019
Website: ieit.vn
(C) NVM, 2017
11
Thực hành 01b (tiếp):
Cây hành động
Cây mục tiêu
Mục tiêu
(cấp 3)
Cây hành động
Chương trình hành động
1.
2.
3.
11/18/2019
Website: ieit.vn
(C) NVM, 2017
12
Các lớp thông tin
11/18/2019
Website: ieit.vn
(C) NVM, 2017
13
Thực hành 02: Phân tích SWOT
11/18/2019
Website: ieit.vn
(C) NVM, 2017
14
Hai loại kế hoạch chính
11/18/2019
Website: ieit.vn
(C) NVM, 2017
15
Thực hành 3: Lập Kế hoạch triển khai mục tiêu
1. Thông tin chung
-Mục tiêu: ...................................................................
-Nhiệm vụ: ..................................................................
-Thời hạn........... Đơn vị/cá nhân thực hiện.............................
2. Cơ sở của kế hoạch (Hình vẽ)
Bối cảnh:
3. Lịch tiến độ (5W2H) – Biểu đồ GANNT
TT
Công việc
Phân
công
KPI
Thuận lợi
Tiến độ
Khó khăn
Làm
NTN
Kết quả
Chi phí
1
2
4. Kiểm sốt tiến độ, đánh giá, đề xuất
.............................................................................................................................................................................
.................................
11/18/2019
(C) NVM, 2017
16
Website: ieit.vn
Thực hành 06: Kế hoạch để giải quyết vấn
5M – 5W – 5W1H1C
Nhân sự
Nguyên
vật liệu
Thiết bị
Vấn đề cần giải
quyết
Chuẩn mực, qui
định
11/18/2019
Website: ieit.vn
Phương pháp
(C) NVM, 2017
17
Tổ chức thực hiện kế hoạch
Website: ieit.vn
Website: ieit.vn
•Làm việc khơng có kế
hoạch.
•Các mục đích cơng việc
khơng rõ ràng
•Đặt q nhiều mục tiêu
•Giám sát q chặt chẽ cơng
việc
•Lo lắng thái quá
Website: ieit.vn
Website: ieit.vn
•
•
•
•
•
Làm cái thích trước, cái khơng thích sau.
Làm cái biết cách làm trước
Làm cái dễ trước
Làm cái tốn nhiều thời gian trước
Làm cái mà nguồn lực sẵn có trước.
•
•
•
•
•
Website: ieit.vn
Phản ứng lại yêu cầu của người khác.
Làm việc gấp trước việc quan trọng
Chờ đến hạn cuối cùng mới làm
Làm việc nhỏ trước khi làm việc lớn
Cái gì đến trước làm trước
Phương pháp
Website: ieit.vn
Tổ chức công việc
Nguyên tắc
6 PHẢI
• NHẬN THỨC – PHẢI SÂU
• TƯ TƯỞNG – PHẢI THƠNG
• QUYẾT TÂM – PHẢI CAO
• PHƯƠNG PHÁP - PHẢI ĐÚNG
• HÀNH ĐỘNG – PHẢI QUYẾT LIỆT
• THƯỞNG, PHẠT – PHẢI CƠNG
MINH
2 CON ĐƯỜNG
• TỪ TRÊN XUỐNG – ĐMST
• TỪ DƯỚI LÊN – KAIZEN
3 ĐÚNG + TAM HIỆN
ĐÚNG NGƯỜI
ĐÚNG VIỆC
ĐÚNG CÁCH
HIỆN TRẠNG
HIỆN TRƯỜNG
HIỆN VẬT
- Tổ chức theo chức năng
- Quản trị theo mục tiêu và kết quả
Website: ieit.vn
Tổ chức thực hiện kế hoạch
11/18/2019
Website: ieit.vn
(C) NVM, 2017
25
