Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh
KỸ NĂNG TRONG GIAO TIẾP VÀ THƯƠNG LƯỢNG
I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI CÓ KỸ NĂNG TRONG GIAO TIẾP VÀ
THƯƠNG LƯỢNG:
Thương lượng là một nghệ thuật, nó được hoàn thiện nhờ kinh nghiệm thực tiễn.
Đến thế kỹ XII, thương lượng được nghiên cưú như một bộ môn khoa học. Các kết quả
đó đã có những đóng góp rất đáng kể cho thực tế thương lượng. Cụ thể nhất là hai lĩnh
vực:
Thứ nhất, trang bị một quá trình toàn diện về đàm phán, trang bị những kiến thức
và hiểu biết về các mối quan hệ giữa các yếu tố chủ chốt trong thương lượng, giúp các
nhà thương lượng dự báo được kết quả, hoàn thiện công việc chuẩn bị và thực hiện
thương lượng.
Thứ hai, nhờ kết hợp lý luận và thực tiễn giúp các nhà thương lương tập trung mở
rộng những lợi ích tổng thể, tìm kiếm những giải pháp tốt nhất, cân bằng và đôi bên
cùng chấp nhận được, giúp kỹ thuật thương lượng đạt được những tiến bộ rất đáng hài
lòng.
Thực vậy chính nhờ kỹ năng trong giao tiếp và thương lượng, kết hợp với tư chất
thương lượng bẩm sinh mà những nhà thương lượng đại tài luôn “chiến thắng” trên
bàn thương lượng. “Chiến thắng” ở đây có nghĩa là được bên còn lại tự nguyện chấp
nhận một số nhiều những điều mà lúc đầu còn bất đồng.Với những tầm quan trọng vừa
kể trên, kỹ năng trong giao tiếp và thương lượng hay kỹ thuật thương lượng ngày càng
được đầu tư nghiên cưú trong xã hội vốn xem thương trường là chiến trường như ngày
nay.
II. KĨ NĂNG TRONG GIAO TIẾP VÀ THƯƠNG LƯỢNG
1. Kỹ năng lắng nghe:
Trong giao tiếp người ta thường dùng gần một phân nữa thời gian cho việc lắng
nghe, phân nữa thời gian còn lại dùng cho việc nói, đọc và viết. Thế nhưng mọi người
lại dành rất ít thời gian cho việc rèn luyện kỹ năng lắng nghe. Chúng ta chưa biết đấy
chứ lắng nghe có rất nhiều lợi ích, như có thể thỏa mãn được nhu cầu của đối tượng,
khai thác thông tin, tạo mối quan hệ tốt v.v... Không có gì chán bằng khi mình nói mà
không ai thèm nghe, bạn thử đặt mình vào địa vị của người nói thử xem, bạn sẽ cảm

thấy như thế nào khi không ai thèm lắng nghe mình nói, hoặc lắng nghe một cách
không thật lòng. Vì vậy bạn cần phải biết lắng nghe người khác nói, điều đó chứng tỏ
bạn tôn trọng và có thể thỏa mãn nhu cầu tự trọng của họ. Cũng như trong một công ty,
nếu cấp dưới nghe mệnh lệnh của cấp trên, cấp trên tiếp thu đầy đủ và chính xác những
ý kiến đóng góp của cấp dưới thì nhà quản trị và nhân viên sẽ hoàn thành tốt công việc
của miønh hơn và hạn chế lỗi hoặc hạn chế việc bỏ sót thông tin. Đồng thời việc lắng
nghe giúp chúng ta thu thập được nhiều thông tin hơn. Vì vậy bạn cần phải biết khuyến
khích người ta nói bạn sẽ có thêm nhiều thông tin bổ ích hơn. Điều đó rất có lợi cho
việc quyết định của bạn hơn. Nhà quản trị biết lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân
viên thì sẽ thu được nhiều thông tin và sẽ có những biện pháp kịp thời để đáp ứng nhu
cầu của nhân viên. Hơn nữa nó còn tạo ra một mối quan hệ tốt đẹp giữa nhà quản trị và
nhân viên. Một khi đã tạo ra được mối quan hệ tốt đẹp thì việc hợp tác trong kinh
1
Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh
doanh cũng như trong cuộc sống hàng ngày sẽ có kết quả tốt đẹp. Mỗi ngưới có tính
cách, tính nết khác nhau, mà những điều đó thường bộc lộ rõ ra khi họ đang nói, vì vậy
chúng ta cần phải biết lắng nghe để có thể hiểu họ và giải quyết những mâu thuẩn
không nên có do việc không hiểu nhau hoặc khác nhau về tính cách quan điểm. Trong
cuộc sống hàng ngày cũng như trong kinh doanh, do việc không ai chịu lắng nghe ai
nên dẫn đến hiểu lầâm và gây bất đồng với nhau. Do đó hai bên cần phải biết lắng nghe
để góp ý và tìm ra nguyên nhân để giải quyết những mâu thuẩn đó.
Trong thương lượng cũng vậy! Chúng ta phải biết lắng nghe để xác định mục đích
của đối tác là gì, nhu cầu của đối tác ra sao và thoả mãn điều đó như thế nào! Điều này
thật sự là tối quan trọng. Chính vì vậy, ta không phải ngạc nhiên khi thấy phương châm
hành động của Prudential là “luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu”- có lắng nghe
bạn mới có thể thấu hiểu, có thấu hiểu bạn mới có thể thành công trong thương lượng.
2. Kỹ năng đặt câu hỏi:
Không phải chỉ việc lắng nghe không là đủ, mà cần phải biết đặt những câu hỏi để
nhằm khai thác thông tin tiềm ẩn trong bộ não của con người. Nhưng chúng ta không
nên dùng những câu hỏi khó trả lời và gây cho người khác sự nghi ngờ mà bạn hãy bắt

đầu bằng một câu hỏi dễ. Những câu hỏi dễ sẽ giúp người khác có cơ hội trả lời đúng
đắn một cách dễ dàng, từ đó chúng ta làm cho dối tượng cảm thấy thoải mái, bớt căng
thẳng và tự tin hơn. Khi cả hai đang cuốn hút vào câu chuyện thì lúc đó bạn cần phải
biết dặt những câu hỏi để có được những tin tức đầy đủ và chính xác. Chúng ta có thể
dùng nhiều loại câu hỏi như: câu hỏi hẹp, câu hỏi trực tiếp, câu hỏi gián tiếp. Nhưng để
khai thác thông tin hiệu quả hơn người ta thường dùng những câu hỏi có cấu trúc thấp
vì nó bắt người khác phải động não dữ dội và làm cho anh ta cung cấp thông tin nhiều
hơn là anh ta muốn. Ví dụ như câu hỏi gợi mở, loại câu hỏi này thường nêu ở phần đầu
cuộc gặp gỡ nhằm xây dựng mối quan hệ hài hòa, nó làm dễ dàng cho người đối thoại
vì anh ta được phép tự quyết định nên nói gì. Ngoài ra còn nhiều dạng câu hỏi khác như
câu hỏi chuyển tiếp, câu hỏi tóm lược ý, câu hỏi tiếp xúc v.v...
Trong thương lượng, đây chính là một trong những chiếc chìa khóa dẫn đến sự
thành công cho nhà thương lượng. Chúng tôi không đi sâu vào kỹ năng này vì nó sẽ
được làm rõ hơn qua phần thuyết trình của nhóm 5- thương mại 2.
3. Kỹ năng diễn thuyết và báo cáo miệng:
Trong lúc lắng nghe và đặt câu hỏi bạn cần phải biết cách ăn nói sao cho gây ra
được sự truyền cảm và giúp người ta cuốn hút vào câu chuyện. Việc nắm vững những
kỹ năng nói cũng giúp cho bạn gặt hái nhiều thành công nhất định trong hoạt động quản
trị kinh doanh của mình. Trong quá trình diễn thuyết, những lời nói đầu tiên không chỉ
đơn thuần là nhập đề mà còn phải gây được sự quan tâm và chiếm được cảm tình của
ngưới lắng nghe, đồng thời phải lôi cuốn được họ, làm cho họ quan tâm và thích thú.
Để duy trì sự chú ý của người nghe, bạn cần triển khai nội dung sao cho người nghe
phải tự hỏi “A! rồi sao nữa?”, “vì sao vậy ?” v.v... Trong nghệ thuật diễn thuyết, giọng
nói đóng vai trò quan trọng, tiếng nói càng to càng mạnh thì càng dễ làm rung chuyển
người nghe, giọng nói đủ lớn đi từ giọng trầm đến giọng cao, đặc biệt phải có nhiều âm
sắc vì chính âm sắc đã làm cho giọng nói dễ thương hay dễ ghét. Ngoài ra còn phải biết
cách nhấn giọng cho đúng, ngắt quãng thích hợp, cách dùng ngữ điệu và uốn giọng cho
phù hợp với ý nghĩa của câu nói. Trong khi nói cũng cần tạo vẻ mặt tươi cười, đừng tỏ
2
Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh

ra hậm hực cũng như vẻ mặt lo sợ nghiêm trọng sẽ làm cho người khác cảm thấy khó
chịu hoặc sẽ nhận ra những khuyết điểm của mình.
Nhà thương lượng cũng là nhà thuyết khách, là người luôn phải dùng giọng nói
của mình để thuyết phục đối tác, sao cho luôn đạt được những thỏa thuận có lợi nhất.
Khi có kỹ năng diễn thuyết, nhà thương lượng sẽ chủ động trong thỏa thuận, sẽ điều
tiết được nhịp độ, và quan trọng hơn là luôn khiến đối tác tin cậy và đồng ý với những
ý kiến của ta.
4. Kỹ năng giao dịch bằng thư tín:
Trong thời kỳ kinh tế mở cửa, nhà kinh doanh không chỉ giao dịch trong nước mà
còn ra nước ngoài. Vì vậy nhu cầu trao đổi thư tín càng trở nên cấp bách. Ngoài kỹ
năng nói nghe, nhà quản trị cũng cần rèn luyện cả kỹ năng viết nữa. Nhưng trước hết
chúng ta cũng cần phải biết kết cấu và nguyên tắc của một lá thư thương mại như thế
nào. Ý tứ khi viết thư phải rõ ràng, phải làm cho người nhận hiểu được thông tin, đồng
thời thư nên đi thẳng vào vấn đề, nêu bật nét chính của vấn đề cần thảo luận. Ngoài ra
cũng cần phải đúng và chính xác về thời gian, ngày giao hàng, bảng giá v.v... Các ý
trong thư phải nhất quán với nhau, phải viết lịch sự, nhã nhặn vì hoạt động kinh doanh
đem lại lợi nhuận cho các bên tham gia , cần phải dùng từ đơn giản mà cả hai bên đều
hiểu. Tùy theo từng loại thư mà chúng ta cần phải viết thư sao cho phù hợp, nội dung
dễ hiểu, không được viết những gì mà bản thân không chắc chắn đúng.
Trong kí kết hợp đồng, việc thương lượng thông qua thư tín cũng không có gì mới
mẻ. Do đó, kỹ năng viết cũng là một kỹ năng không thể thiếu đối với một nhà thương
lượng. Qua đó, nhà thương lượng phải biết chính xác nhu cầu của mình, của đối tác và
thể hiện nó một cách chính xác, cô đọng và dễ hiểu.
Tóm lại
Một nhà thương lượng thành công thì cần có những kỹ năng sau:
- Kỹ năng lắng nghe
- Kỹ năng đặt câu hỏi
- Kỹ năng diễn thuyết và báo cáo miệng
- Kỹ năng giao dịch bằng thư tín
Bên cạnh đó, nhà thương lượng cũng cần có những phẩm chất như : tỉnh táo, sáng

suốt, tạo niềm tin, tính quyết đoán, làm chủ bản thân, làm chủ cảm xúc, thận trọng và
lịch thiệp.
Những kỹ năng này không phải sinh ra đã có, nó chính là kết quả của một quá
trình rèn luyện lâu dài, là kết tinh của nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh.
Điều cuối cùng mà chúng tôi muốn gửi đến các bạn, đó là: những nhà doanh
nghiệp, những nhà thương lượng tương lai, hãy không ngừng vươn lên tự hoàn
thiện những kỹ năng của mình vì đó chính là những chiếc chìa khoá dẫn đến sự
thành công !!!
3
Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh
MỖI SỐ LỖI THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG
1. Không tự mình soạn thảo
Thông thường, bạn nên tự soạn thảo bản dự thảo đầu tiên của hợp đồng, bởi như
vậy bạn sẽ có nhiều lợi thế trong khi đàm phán, đồng thời còn có thể đưa ra những điều
khoản có lợi nhất cho mình. Hơn nữa, tự mình soạn thảo hợp đồng thường có hiệu quả
về mặt chi phí tốt hơn so với việc nghiên cứu, chỉnh sửa hợp đồng khi thuê luật sư soạn
thảo. Về lâu dài, bạn nên sử dụng dịch vụ soản thảo hợp đồng hoặc thuê tư vấn. Điều
đó sẽ đảm bảo tính chuyên nghiệp và tránh những lỗi sai không cần thiết.
2. Điều khoản thanh toán không rõ ràng
Hầu hết mọi người đều hiểu rằng các điều khoản thanh toán là phần không thể
thiếu trong hợp đồng và không được phép bỏ qua hay để tới tận khi ký kết hợp đồng
mới xem xét. Một hợp đồng chặt chẽ thì các điều khoản thanh toán phải được quy định
rõ ràng, như tránh những quy định tối nghĩa về số tiền sẽ được nợ, hay phải có công
thức rõ ràng để xác định số nợ; đưa ra các điều khoản quy định rõ ràng số tiền được nợ
là bao nhiêu và nợ tới khi nào; các hình thức chế tài nếu một bên không thanh toán hay
thanh toán chậm; quy định phân chia trách nhiệm thanh toán các khoản thuế liên quan
tới hợp đồng.
3. Thiếu các điều khoản chung
Hợp đồng phải có các điều khoản chung. Đó không chỉ là các căn cứ pháp luật mà
còn là những vấn đề cơ bản quyết định việc tham gia vào hợp đồng, bao gồm:

- Lý do ký kết hợp đồng với đối tác là gì?
- Đối tác có kinh nghiệm tham gia hoạt động lĩnh vực kinh doanh này không?
- Đối tác cam kết sẽ làm gì cho bạn và bạn cam kết làm gì cho đối tác?
- Khi nào các bên đồng ý thực hiện hợp đồng?
- Có những chi tiết đặc biệt nào được thảo luận trong quá trình đàm phán hợp
đồng để đi đến quyết định ký kết hợp đồng?
- Có thời hạn cụ thể trong việc giao nhận hàng hoá hay dịch vụ không?
- Có sự việc hay điều kiện nào diễn ra trước khi bạn phải thực hiện các nghĩa vụ
của mình không?
4. Suy diễn
Đừng suy diễn khi soạn thảo hợp đồng. Như vậy có nghĩa là bạn phải quy định rõ
ràng tất cả các nghĩa vụ và các tình huống giả định trong hợp đồng. Ví dụ:
Nếu bạn mua của đối tác một thiết bị nào đó thì đừng nghĩ rằng họ sẽ phải giao
kèm theo những phần mềm hay phụ tùng liên quan. Hãy quy định rõ ràng.
- Đối tác không cần biết bạn sẽ thiệt hại như thế nào nếu như họ giao hàng chậm.
Quy định thời hạn rõ ràng là điều khoản không thể thiếu trong hợp đồng.
- Nếu các bên đồng ý vận chuyển và giao hàng tại một địa điểm nhất định, nên có
quy định rõ ràng về địa điểm giao hàng và chi phí vận chuyển do bên nào chịu.
Trong giai đoạn đàm phán, nếu chưa hiểu rõ điều khoản nào của hợp đồng, hãy
hỏi lại cho kỹ và ngược lại, nếu đối tác chưa hiểu điều nào, bạn hãy giải thích cho rõ.
Đừng cho rằng đối tác hiểu tất cả những gì bạn nói. Sau đó hãy quy định rõ trong hợp
đồng.
5. Bỏ sót một số điều khoản
4
Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh
- Trong trường hợp tranh chấp, bên thua kiện phải trả chi phí thuê luật sư của bên
thắng kiện.
- Tất cả những sửa đổi của hợp đồng phải được lập thành văn bản.
- Không được chuyển nhượng hợp đồng cho bên thứ ba.
6. Không đàm phán mọi thứ

Nên nhớ rằng không có điều gì là không thể đàm phán. Mọi thứ, thậm chí cả
những điều mà đối tác khẳng định không thể thì vẫn có thể đàm phán. Với bạn, một số
phần của hợp đồng có thể quan trọng hơn các phần khác, nhưng nên nhớ là tất cả các
phần đều trở nên quan trọng nếu có tranh chấp xảy ra. Do vậy, trong giai đoạn đàm
phán nên xác định trước những vấn đề nào không thể chấp nhận và những vấn đề nào
có thể chấp nhận
5