MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
NỘI DUNG:.........................................................................................................4
CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ VIỆN VỆ SINH DỊCH TỄ .......................4
TRUNG ƯƠNG...................................................................................................4
1.1. Một số vấn đề lí luận về công tác văn thư lưu trữ...................................................................4
1.1.1. Những khái niệm về công tác văn thư lưu trữ.....................................................................4
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư :..................................................................5
1.1.3. Nội dung công tác văn thư :.................................................................................................6
1.2.Một số nét về Viện vệ sinh dịch tễ trung ương.........................................................................7
1.2.1.Giới thiệu chung về viện vệ sinh dịch tễ trung ương.............................................................7
1.2.2.Chức năng:.............................................................................................................................9
1.2.3.Nhiệm vụ:..............................................................................................................................9
Tiểu kết:........................................................................................................................................13

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
VIỆN VỆ SINH DỊCH TỄ TRUNG ƯƠNG...................................................15
2.1. Thực trạng tình hình công tác văn thư tại Viện vệ sinh dịch tễ trung ương...........................15
2.1.1. Điều kiện cơ sở vật chất của công tác văn thư trong Viện vệ sinh dịch tễ trung ương:......15
2.1.2. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.............................................................................17
2.1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:.......................................................................18
2.1.4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi:..........................................................................20
2.1.5. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan....................................22
2.1.6. Bảo quản và sử dụng con dấu.............................................................................................24
2.2. Đánh giá về ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn thư của Viện vệ sinh dịch tễ trung
ương.............................................................................................................................................26
2.2.1. Ưu điểm..............................................................................................................................26
2.2.2. Nhược điểm........................................................................................................................27

Tiểu Kết:........................................................................................................................................28

CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN VỆ SINH DỊCH TỄ
TRUNG ƯƠNG.................................................................................................29


KẾT LUẬN........................................................................................................31



LỜI MỞ ĐẦU
Công tác văn thư lưu trữ trong mấy năm trở lại đây đã trở thành một yêu
cầu có tính cấp thiết. Bên cạnh việc phát triển nền kinh tế theo cơ chế thị trường
thì một số cơ quan đã quan tâm tới nghiệp vụ này, đã thấy được tầm quan trọng
của công tác văn thư lưu trữ. Bởi nếu thực hiện tốt công tác Văn thư-Lưu trữ sẽ
mang lại hiệu quả không chỉ trước mắt mà còn cả về lâu dài. Vì công tác Văn
thư-lưu trữ thực chất là những văn bản chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lý
mà không có văn bản nào thay thế được.
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc
biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ
tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký
Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ,
trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn
trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình
kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn

hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một
công tác hết sức quan trọng". Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của
công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17
tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg
về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01
hàng năm là "Ngày Lưu trữ Việt Nam".
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc
biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng
đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy
tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,
sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận
1


sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản
đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ còn quan trọng hơn nhiều.
Công tác văn thư và lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực
quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng. Ngày
nay, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công
tác này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hội
khác. Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư - lưu trữ nên nhiều
ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt động của đơn vị, ngành mình triển khai có
kết quả các nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển. Vì vậy mà mỗi
cơ quan đơn vị cần có sự quan tâm hơn đến công tác văn thư - lưu trữ. Công tác
văn thư lưu trữ được xác định là một nhiệm vụ cơ bản, thực hiện tốt công tác sẽ
đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và góp phần đáng kể vào kết
quả của sự quản lý, điều hành của cac tổ chưc cơ quan. Do đó, khi các cơ quan,
tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì
đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư,

lưu trữ tại các tổ chức cơ quan nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới
chất lượng và hiệu quả hoạt động.
Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương, tiền thân là Viện Vi trùng học Việt Nam,
là Viện Nghiên cứu y - sinh học được hình thành ngay sau khi đất nước giành
được độc lập và cũng là Viện Nghiên cứu y học đầu tiên, duy nhất tham gia
kháng chiến từ những ngày đầu toàn quốc kháng chiến.
Hiện nay Viện là Viện quốc gia trong lĩnh vực phòng chống dịch bệnh và
các bệnh phổ biến, là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Y tế, có chức năng và
nhiệm vụ được giao là: nghiên cứu về dịch tễ học, vi sinh y học, miễn dịch học
và sinh học phân tử; nghiên cứu phát triển vắc xin mới và chế phẩm sinh học
dùng cho người; tư vấn và đề xuất với Bộ Y tế về các chiến lược và biện pháp y
học dự phòng nhằm hạn chế và thanh toán các bệnh dịch và các bệnh phổ biến
2


(bao gồm các bệnh lây và không lây); tổ chức các loại hình đào tạo cán bộ
chuyên ngành theo qui định, chỉ đạo triển khai thực hiện một số chương trình y
tế quốc gia; chỉ đạo xây dựng và nâng cao năng lực hoạt động chuyên ngành y tế
dự phòng được phân công trên phạm vi toàn quốc.
Công tác văn thư lưu trữ tại Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương đã có đóng
góp tích cực và góp phần không nhỏ để Viện có được thành công như hôm nay.
Tuy nhiên bên cạnh đó còn một số điểm bât cập , đó là những thiếu xót sai phạm
cả do ý kiến chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại, đó là những yếu kém
về trình độ chuyên môn quản lý, những lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật. Vì
vậy tìm hiểu và đổi mới nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – lưu trữ trong
hoạt động của Viện vệ sinh dịch tễ trung ương là việc quan trọng và cần thiết.
Sau thời gian tìm hiểu, nghiên cứu, quan sát hoạt động của công tác văn
thư tại viện vệ sinh dịch tễ trung ương. Em đã chọn đề tài : “ Công tác văn thư

lưu trữ tại viện vệ sinh dịch tễ trung ương”

3


NỘI DUNG:
CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ VIỆN VỆ SINH DỊCH TỄ
TRUNG ƯƠNG
1.1. Một số vấn đề lí luận về công tác văn thư lưu trữ
1.1.1. Những khái niệm về công tác văn thư lưu trữ
Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiết
đối với hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm công văn giấy tờ và quản lý
chúng là hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó. Những hoạt
động đó cần được tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định
của pháp luật về công tác văn thư, tức là các quy định về toàn bộ các công việc
của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước về xây dựng văn bản và quản lý, và
giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý của mình.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định về
công tác văn thư, tôi đã được các thầy cô trang bị về những nội dung cơ bản, các
thao tác kỹ năng nghiệp vụ trong thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn
thư, các văn bản đó là:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ban hành ngày 28 tháng 8 năm 2001 của
Chính phủ về công tác quản lý và sử dụng con dấu;
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ban hành ngày 18 tháng 7 năm
2005 về việc hướng dẫn quản lý giải quyết văn bản đi và văn bản đến;
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/04/2004 Chính phủ về công tác văn thư;
- Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 5700-2002) về mẫu trình bày văn bản…
Quan điểm về công tác văn thư theo nghĩa rộng (tức là bao gồm xây dựng
4


và quản lý văn bản) và nên được áp dụng ở mọi lúc, mọi nơi. Cách hiểu này đã
được khẳng định tại công văn của cục Lưu trữ Nhà nước số 55 - CV / TCCB
ngày 01- 3 - 1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24 - CT của Chủ
tịch Hội đồng Bộ trưởng, theo đó : “Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây
dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản
lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin
cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo
các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu để bảo đảm cho
hoạt động của các cơ quan có hiệu quả”.
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư :
+ Vị trí:
Công tác văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung
quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Như vậy, công tác văn thư có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước của cơ quan.
+ Ý nghĩa:
Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục
vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Thông tin
phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông
tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách,

đúng chế độ.
+ Yêu cầu của công tác văn thư:
Công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau :
- Nhanh chóng:
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây
dựng văn bản. Do đó, xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản
kịp thời sẽ góp phần giải quyết nhanh công việc của cơ quan .
- Chính xác:
Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công
5


việc, không trái với văn bản qui phạm pháp luật có liên quan. Văn bản ban hành
phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định. Trình bày văn bản phải
đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. Các yêu cầu nghiệp vụ đánh máy văn bản,
in Ên văn bản phải đúng nội dung bản thảo đã được phê duyệt .
- Bí mật:
Trong quá trình xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,
bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư, lùa chọn cán bộ văn thư của cơ quan
phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà
nước.
- Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư
gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật hiện đại.Vì vậy hiện đại
hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác
quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất
lượng cao . Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay, trước hết nói đến việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện các trang thiết bị
văn phòng.
1.1.3. Nội dung công tác văn thư :
• Công tác xây dựng và ban hành văn bản:

- Thảo văn bản
- Duyệt, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện bản thảo
- Đánh máy
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày
- Ký văn bản
• Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
- Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
- Đăng ký văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến
• Công tác quản lý văn bản đi:
- Kiểm tra thể thức
- Trình ký
- Ghi sổ, ngày tháng văn bản
- Đóng dấu văn bản
- Đăng ký văn bản
- Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản
6


- Sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu
• Công tác quản lý và sử dụng con dấu:
- Các loại dấu
- Quản lý con dấu
- Sử dụng con dấu
- Bảo quản con dấu
• Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
- Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
- Lập hồ sơ

- Giao nộp hồ sơ
1.2.

Một số nét về Viện vệ sinh dịch tễ trung ương

1.2.1. Giới thiệu chung về viện vệ sinh dịch tễ trung ương
Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương, tiền thân là Viện Vi trùng học Việt Nam,
là Viện Nghiên cứu y - sinh học được hình thành ngay sau khi đất nước giành
được độc lập và cũng là Viện Nghiên cứu y học đầu tiên, duy nhất tham gia
kháng chiến từ những ngày đầu toàn quốc kháng chiến.
Hiện nay Viện là Viện quốc gia trong lĩnh vực phòng chống dịch bệnh và
các bệnh phổ biến, là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Y tế, có chức năng và
nhiệm vụ được giao là: nghiên cứu về dịch tễ học, vi sinh y học, miễn dịch học
và sinh học phân tử; nghiên cứu phát triển vắc xin mới và chế phẩm sinh học
dùng cho người; tư vấn và đề xuất với Bộ Y tế về các chiến lược và biện pháp y
học dự phòng nhằm hạn chế và thanh toán các bệnh dịch và các bệnh phổ biến
(bao gồm các bệnh lây và không lây); tổ chức các loại hình đào tạo cán bộ
chuyên ngành theo qui định, chỉ đạo triển khai thực hiện một số chương trình y
tế quốc gia; chỉ đạo xây dựng và nâng cao năng lực hoạt động chuyên ngành y tế
dự phòng được phân công trên phạm vi toàn quốc.
70 năm qua, cùng với sự thay đổi và đi lên của đất nước, Viện đã không
ngừng phát triển, lớn mạnh, có nhiều đóng góp cho sự nghiệp chăm sóc và bảo
vệ sức khỏe nhân dân. Trải qua nhiều giai đoạn, nhiều chặng đường lịch sử, tập
thể công chức, viên chức, người lao động của Viện luôn đoàn kết, kế thừa và
phát huy truyền thống hào hùng, vượt qua mọi khó khăn, thử thách, hoàn thành
xuất sắc nhiệm vụ.
Kể từ khi thành lập đến nay, nhiệm vụ trọng tâm chính của Viện là công
7



tác phòng chống dịch bệnh, trước hết là các bệnh truyền nhiễm gây dịch, phổ
biến. Viện đã có những đóng góp bền bỉ và hiệu quả trong phòng chống dịch
bệnh, góp phần khống chế, loại trừ và thanh toán nhiều dịch bệnh nguy hiểm.
Xử lý kịp thời các vụ dịch, không để dịch lớn xảy ra, đặc biệt là các bệnh dịch
mới và tái xuất hiện như dịch bệnh Viêm đường hô hấp cấp nặng (SARS), dịch
cúm gia cầm trên người do vi rút cúm A/H5N1, đại dịch cúm do vi rút cúm
A/H1N1/09, sốt xuất huyết do Ebola, cúm A/H7N9, bệnh MERS-Cov… Ngoài
ra Viện cũng là đơn vị chỉ đạo tổ chức triển khai các chương trình mục tiêu quốc
gia như: Chương trình phòng chống bệnh tiêu chảy, Chương trình Tiêm chủng
mở rộng quốc gia, Chương trình phòng chống bệnh dại, Chương trình phòng
chống bệnh sốt xuất huyết, Chương trình xét nghiệm và giám sát HIV… Những
chương trình này đã góp phần làm thay đổi cơ bản cơ cấu bệnh tật, ổn định và
phát triển kinh tế, xã hội của đất nước.
Theo số liệu của Cục Thống kê KH&CN quốc gia, Bộ KH&CN, Viện là
đơn vị xếp thứ 9/20 tổ chức có số lượng công bố quốc tế nhiều nhất Việt Nam,
giai đoạn 2010-2014 và đứng đầu trong lĩnh vực YTDP.
Các thành tựu và kết quả trong nghiên cứu khoa học đưa vào hoạch định
chính sách y tế, xã hội của Đảng và Nhà nước ta trong lĩnh vực chăm sóc sức
khỏe nhân dân nói chung, trong việc xây dựng các chính sách, chiến lược và
hướng dẫn quốc gia về y tế dự phòng nói riêng.
Về hệ thống các phòng xét nghiệm phục vụ công tác phòng chống dịch và
nghiên cứu khoa học. Hiện tại Viện có PTN ATSH cấp III, có 6 PXN được cấp
chứng chỉ ISO 15189:2012, 01 PXN được công nhận đạt chuẩn ISO
17025:2005, 3 PXN đạt tiêu chuẩn của WHO.
Ngoài vinh dự là đơn vị được thành lập đầu tiên trong hệ thống y tế dự
phòng, Viện đã đặt cơ sở và hỗ trợ, giúp đỡ cho sự hình thành và trưởng thành
của nhiều cơ quan, đơn vị y tế khác trên cả nước, góp phần hình thành nên hệ
thống y tế dự phòng toàn diện và lớn mạnh, phục vụ có hiệu quả như ngày nay.
Từ năm 1979 Viện là đơn vị nghiên cứu khoa học đầu tiên trong cả nước
được thủ tướng chính phủ giao nhiệm vụ đào tạo tiến sĩ. Tới nay Viện đã tổ chức

8


được 34 khóa NCS, với tổng số 310 NCS, trong đó số NCS đã bảo vệ là 239 tiến
sĩ. Ngoài ra, Viện còn tổ chức đào tạo gần một nghìn khóa đào tạo kỹ thuật ngắn
hạn cho các tuyến địa phương, góp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho hệ
thống y tế dự phòng.
Đảng, Nhà nước và Bộ Y tế đánh giá cao, ghi nhận những đóng góp to lớn
và nỗ lực phấn đấu không mệt mỏi của hệ thống y tế dự phòng nói chung và
Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương nói riêng. Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương đã
vinh dự được Đảng, Nhà nước trao tặng nhiều phần thưởng cao quí như: danh
hiệu Anh hùng Lao động (năm 2000); Huân chương Độc lập hạng Nhất (năm
2010); Huân chương Lao động hạng Nhất (năm 1982); Bằng khen của Thủ
tướng Chính phủ (năm 2008); từ năm 2009 đến nay có năm lần được Chính phủ
tặng Cờ thi đua và nhiều Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Y tế. Nhiều cá nhân được
tặng danh hiệu Anh hùng Lao động, danh hiệu Thầy thuốc Nhân dân, Nhà giáo
Nhân dân. Năm 2015, nhân dịp kỷ niệm 70 năm ngày truyền thống của Viện, tập
thể Viện đã vinh dự được tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Nhất (theo
quyết định số 1496/QĐ-CTN ngày 24/07/2015 của Chủ tịch nước).
1.2.2. Chức năng:
Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương có chức năng nghiên cứu về dịch tễ học,
vi sinh y học, miễn dịch học và sinh học phân tử; nghiên cứu phát triển vắc xin
mới và chế phẩm sinh học dùng cho người; chỉ đạo một số chương trình y tế
quốc gia; tư vấn và đề xuất với Bộ Y tế về các chiến lược và biện pháp y học dự
phòng nhằm hạn chế và thanh toán các bệnh phổ biến, nguy hiểm và mới nảy
sinh; chỉ đạo hoạt động chuyên ngành, đào tạo sau đại học và xây dựng mạng
lưới y tế dự phòng trên phạm vi toàn quốc.
1.2.3. Nhiệm vụ:
• Nghiên cứu khoa học:
a) Nghiên cứu dịch tễ học: Nghiên cứu phát hiện quy luật dịch tễ và yếu

tố nguy cơ các bệnh lây và bệnh không lây, chú trọng các bệnh truyền nhiễm
phổ biến, nguy hiểm và mới nảy sinh; nghiên cứu và đề xuất các biện pháp
phòng chống dịch;
9


b) Nghiên cứu vi sinh y học, xác định các tác nhân vi sinh vật gây bệnh
như vi rút, vi khuẩn... với mức độ an toàn sinh học cao nhất và các biện pháp
phòng chống;
c) Nghiên cứu về miễn dịch và sinh học phân tử, đáp ứng miễn dịch và sự
thay đổi về miễn dịch học đối với các bệnh;
d) Nghiên cứu cơ bản,nghiên cứu ứng dụng, chuyển giao công nghệ, thử
nghiệm và sản xuất vắc xin, sinh phẩm y tế dùng cho người;
đ) Nghiên cứu ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực
chuyên ngành.
• Chỉ đạo tuyến trên phạm vi toàn quốc:
a) Giúp Bộ trưởng Bộ Y tế chỉ đạo về chuyên môn, kỹ thuật, kế hoạch
triển khai phòng chống dịch bệnh, tổ chức thực hiện các chương trình, dự án
quốc gia, quốc tế về y tế trên phạm vi toàn quốc;
b) Chỉ đạo xây dựng mạng lưới chuyên môn, kỹ thuật và ứng dụng kết
quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động phòng chống bệnh dịch trên phạm vi
toàn quốc, trực tiếp chỉ đạo chuyên ngành cho các tỉnh phù hợp với phong tục,
tập quán và điều kiện kinh tế xã hội của từng khu vực và địa phương.
c) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các chương trình, dự án về
phòng chống dịch bệnh; Chỉ đạo một số chương trình mục tiêu quốc gia về y tế
dự phòng;
d) Theo dõi, giám sát hỗ trợ và đánh giá việc thực hiện chuyên môn kỹ
thuật thuộc lĩnh vực Dịch tễ học,Vi sinh y học, Miễn dịch học;
đ) Xây dựng và quản lý hệ thống báo cáo thống nhất về các số liệu dịch tễ
học các bệnh phổ biến, nguy hiểm và mới nảy sinh theo thẩm quyền;

e) Tham gia xây dựng và phổ biến các thường quy quốc gia về xét
nghiệm, giám sát và phòng chống dịch;
g)Tham gia chỉ đạo thực hiện các chương trình truyền thông giáo dục sức
khoẻ, các chương trình chăm sóc sức khoẻ ban đầu trong cộng đồng.
• Đào tạo:
a) Đào tạo sau đại học: Đào tạo Tiến sĩ, đào tạo Thạc sĩ (liên kết với các
10


trường đại học) cho các chuyên ngành Dịch tễ học, Vi sinh y học, Miễn dịch
học, Y tế công cộng và các chuyên ngành khác theo quy định;
b) Tham gia đào tạo đại học chuyên ngành Dịch tễ học, Vi sinh y học và
Miễn dịch học trong các trường Đại học;
c) Tổ chức đào tạo lại, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ
quản lý và cán bộ chuyên môn kỹ thuật chuyên ngành y tế dự phòng cho các khu
vực và địa phương trên toàn quốc;
d) Tham gia tổ chức đào tạo cao đẳng và trung cấp xét nghiệm y tế dự
phòng;
đ) Tiếp nhận và thực hiện chuyển giao công nghệ và kỹ thuật mới trong
lĩnh vực y tế dự phòng;
e) Tổ chức biên soạn và in ấn các giáo trình, sách tham khảo, kỷ yếu công
trình nghiên cứu khoa học, tạp chí Y học dự phòng...;
g) Quản lý các thông tin, dữ liệu về y tế dự phòng.
• Giáo dục truyền thông:
a) Nghiên cứu xây dựng các nội dung, hình thức và phương pháp truyền
thông giáo dục về phòng chống bệnh phổ biến phù hợp và có hiệu quả;
b) Phối hợp với các cơ quan truyền thông đại chúng, các bộ, ban, ngành
của địa phương và các cơ quan có liên quan để tiến hành công tác truyền thông
giáo dục sức khoẻ cho nhân dân về các bệnh phổ biến và các biện pháp phòng
chống trên phạm vi toàn quốc.

• Hợp tác quốc tế :
a) Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các nước, các tổ chức Chính phủ,
phi Chính phủ, cá nhân trong khu vực và trên thế giới trong việc đào tạo và
nghiên cứu trong lĩnh vực y tế dự phòng theo quy định của pháp luật hiện hành;
b) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các chương trình, dự án hợp
tác quốc tế về y tế; chủ động khai thác nguồn viện trợ quốc tế, đầu tư cho công
tác nghiên cứu khoa học, đào tạocán bộ, xây dựng cơ bản và cung cấp trang thiết
bị.
c) Tổ chức và phối hợp tổ chức các khoá đào tạo, hội thảo và hội nghị
11


khoa học quốc tế chuyên ngành song phương và đa phương; trao đổi thông tin
khoa học chuyên ngành trong khuôn khổ quy định của pháp luật.
d) Xây dựng kế hoạch đoàn ra, đoàn vào theo chương trình hợp tác quốc
tế với Viện (cử cán bộ đi học tập, nghiên cứu, công tác ở nước ngoài và nhận
chuyên gia,giảng viên, học viên là người nước ngoài đến nghiên cứu trao đổi
kinh nghiệm và học tập tại Viện theo đúng các quy định và quy chế hợp tác quốc
tế).

Viện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nhân sự mà Viện cử hoặc

cho phép ra nước ngoài và đồng thời chịu trách nhiệm quản lý các đoàn ra, đoàn
vào theo quy định của pháp luật.
• Quản lý đơn vị:
a) Chỉ đạo và giám sát các hoạt động của doanh nghiệp trực thuộc Viện
được thành lập theo quy định của Nhà nước.
b) Xây dựng và triển khai quy chế hoạt động của Viện dựa theo quy định
của pháp luật;
c) Quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của đơn vị, quản lý tổ

chức cán bộ, công chức, biên chế,tiền lương, tài chính, vật tư thiết bị của Viện
theo quy định của nhà nước;
d) Tiếp nhận, quản lý và phân phối kinh phí, trang thiết bị y tế, thuốc, hóa
chất cho các địa phương trên toàn quốc theo yêu cầu của Bộ Y tế;
đ) Tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước về thu, chi
ngân sách của Viện, từng bước hạch toán thu, chi theo quy định của pháp luật;
e) Tổ chức doanh nghiệp nhà nước thuộc Viện khi có nhu cầu để hoạt
động sản xuất kinh doanh các sản phẩm,dịch vụ khoa học kỹ thuật gắn với chức
năng, nhiệm vụ của Viện theo đúng quyđịnh của nhà nước;
g) Triển khai các dịch vụkhoa học kỹ thuật và y tế dự phòng, phát triển
các dự án hợp tác trong nước và quốc tế theo quy định của pháp luật để hỗ trợ
hoạt động chuyên môn, tăng thêm nguồn kinh phí cho Viện và cải thiện đời sống
cho cán bộ, viên chức trong Viện;
VIỆN TRƯỞNG
GS.TS. ĐẶNG ĐỨC
ANH
HỘI ĐỒNG KHOA HỌC &
HỘI ĐỒNG ĐẠO ĐỨC

12


PHÓ VIỆN
TRƯỞNG

PHÓ VIỆN
TRƯỞNG

PHÓ VIỆN
TRƯỞNG


PHÓ VIỆN
TRƯỞNG

PGS.TS.
TRẦN
NHƯ
DƯƠNG

PGS.TS LÊ
THỊ
QUỲNH
MAI
(Phụ trách
HTQLCL)

CN. PHẠM
SƠN THỦY

TS.
DƯƠNG
THỊ HỒNG

Khoa
Dịch tễ

Phòng
CNTT

Khoa CT

&
ĐVYH

Khoa
Virut

Khoa
SKCĐCĐT

Khoa
HIV/AID
S

TTDV
KHKT &
YTDP

Khoa MD
& SHPT
Khoa
ATSH &
QLCL

Phòng tài chính
kế toán
Phòng tổ
chức cán bộ
Phòng kế hoạch
tổng hợp
Phòng hợp tác

quốc tế

Phòng Vật tư –
thiết bị y tế
Phòng hành
chính quản trị

Văn
phòng
chương
trình
TCMR
QG

TT chăn nuôi
ĐVTN chuẩn
thức

Khoa Vi khuẩn
Khoa ĐT &
QLKH

Tiểu kết:
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá
trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan, bảo đảm
thông tin cho quản lý, bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả.
Công tác văn thư cần đảm bảo yêu cầu nhành chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
Viện vệ sinh dịch tễ trung ương là Viện quốc gia trong lĩnh vực phòng
chống dịch bệnh và các bệnh phổ biến, trực thuộc Bộ Y tế, có chức năng và
nhiệm vụ là: nghiên cứu dịch tễ học, vi sinh y học, miễn dịch học và sinh học

phân tử; nghiên cứu phát triển vắc xin mới và chế phẩm sinh học dùng cho
người; tư vấn và đề xuất với Bộ Y tế về các chiến lược và biện pháp y học dự
13


phòng ; tổ chức các loại hình đào tạo cán bộ chuyên ngành, chỉ đạo thực hiện
một số chương trình y tế quốc gia; chỉ đạo xây dựng và nâng cao năng lực hoạt
động chuyên ngành y tế dự phòng.

14


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
VIỆN VỆ SINH DỊCH TỄ TRUNG ƯƠNG
2.1. Thực trạng tình hình công tác văn thư tại Viện vệ sinh dịch tễ
trung ương
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan. Là mắt
xích nối liền mọi hoạt động trong và ngoài cơ quan; giúp văn phòng thực hiện
tốt chức năng nhiệm vụ của mình.
Nội dung công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng và ban hành văn bản;
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản;
- Bảo quản và sử dụng con dấu.
Đây là nội dung công việc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn
phòng. Nhờ công tác văn thư mà viẹc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản
được đảm bảo chính xác, kịp thời. Giúp cơ quan giải quyết công việc một cách
nhanh chóng, chính xác có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu
kiểm tra thể thức và nội dung văn bản. Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về
tệ nạn quan liêu giấy tờ, đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt

động của cơ quan, cung cấp nguồn tài liệu cho lưu trữ cơ quan.
Như vậy công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, cần thiết đối với một
cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng. Xác định được điều đó công tác văn
thư tại Viện vệ sinh dịch tễ trung ương luôn chú trọng xây dựng và phát triển
công tác văn thư. Đảm bảo công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật và
khoa học.
2.1.1. Điều kiện cơ sở vật chất của công tác văn thư trong Viện vệ sinh
dịch tễ trung ương:
Công tác văn thư lưu trữ của Viện vệ sinh dịch tễ trung ương được thực
hiên trong Phòng Hành chính quản trị.
- Điều kiện cơ sở vật chất dược coi là một căn cứ cấu thành tổ chức nói
15


chung và bộ máy văn phòng nói riêng nhằm phục vụ cho bộ máy văn phòng hoạt
động.
- Các phương tiện kỹ thuật: máy tính, máy in, máy phôtcoppy, máy huỷ
tài liệu, điện thoại, fax, điều hoà nhiệt độ, máy chiếu, thiết bị âm thanh nghe
nhìn…
- Các công cụ dụng cụ làm việc: Bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, văn phòng
phẩm…
- Ngoài ra còn có những điều kiện làm việc khác như ánh sáng, màu sắc,
nhiệt độ, tiếng ồn, y tế, vệ sinh, an toàn phòng cháy chữa cháy.
+ Nhân sự làm việc trong văn phòng:
Chánh văn phòng (Trưởng phòng): Là người đứng đầu bộ phận văn phòng
trong trường, là người có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn
phòng, chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về toàn bộ kết quả hoạt động của văn
phòng.
Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng): Là người giúp trưởng phòng tổ
chức quản lý điều hành một số lĩnh vực hoặc thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể

mà Trưởng phòng giao cho. Là người chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về
kết quả hoạt động của bộ phận mình quản lý.
Nhân viên nghiệp vụ: có 2 Nhân viên văn thư, lưu trữ…có trách nhiệm
hoàn thành khối lượng, chất lượng công việc được giao theo thời gian hoặc theo
khoán. Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả công việc của mình.
Cán bộ văn thư phải đảm nhận mọi việc liên quan đến công tác văn thư
như:
- Tiếp nhận công văn đến
- Gửi công văn đi
- Đóng dấu văn bản
- Lưu hồ sơ tài liệu
- Soạn thảo văn bản, công văn
Nhưng ngoài những việc trên cán bộ văn thư của Viện vệ sinh dịch tễ
trung ương còn đảm nhận một số công việc khác như:
16


- Ngoại giao và liên hệ công tác cho Viện
- Thường xuyên trực điện thoại
- Quản lý các đồ văn phòng phẩm cho Viện
- Tiếp khách khi cần thiết
- Nhận báo hàng ngày cho Viện
2.1.2. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
• Soạn văn bản
Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn
phòng nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của Viện vệ sinh dịch tễ trung ương.
Chánh Văn phòng và Phó Văn phòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc
quá trình soạn thảo và ban hành văn bản. Công tác soạn thảo văn bản của Văn
phòng tại Viện vệ sinh dịch tễ trung ương đảm bảo đúng và đầy đủ các thông tin
về thể thức, nội dung còng nh thẩm quyền ban hành. Việc soạn thảo văn bản

được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị bản thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu và phạm vi đối
tượng điều chỉnh của văn bản . Căn cứ thẩm quyền ban hành để xây dựng bản
thảo cho phù hợp. Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao
và được thủ trưởng phê duyệt;
Bước 2. Tiến hành thu thập các thông tin cần thiết có liên quan đến văn
bản ban hành;
Bước 3. Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương trước khi
soạn thảo;
Bước 4. Tiến hành soạn thảo văn bản, khi soạn thảo thì người được giao
trách nhiệm soạn thảo sẽ căn cứ vào đề cương để soạn. Trong quá trình soạn
thảo phải tổ chức xin ý kiến các đơn vị có liên quan để đảm bảo tính thực thi của
văn bản;
Bước 5. Sửa chữa và duyệt bản thảo: sau khi hoàn thành bản thảo, người
soạn phải trình thủ trưởng đơn vị xin ý kiến xử lý và ký duyệt. Những văn bản
liên quan nhiều ngành, nhiều lĩnh vực thì phải giữ lại bản thảo để các đơn vị
cùng trao đổi;
17


Bước 6. Hoàn thiện văn bản: sau khi Chánh Văn phòng ký tắt vào bản
thảo tức là bản thảo đã được duyệt. Cán bộ soạn văn bản hoàn thiện nội dung và
thể thức văn bản theo đúng quy định của pháp luật.
• Duyệt văn bản:
Sau khi bộ phận chuyên viên của Văn phòng hoặc các đơn vị thuộc văn
phòng hoàn thành bản thảo. Chánh Văn phòng là người xem xét và phê duyệt
trước khi xuống phòng đánh máy và ban hành.
• Đánh máy văn bản:
Đánh máy là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư để hoàn thành
một văn bản trước khi làm thủ tục phát hành.

Mọi văn bản sau khi được Chánh Văn phòng duyệt đều chuyển xuống
phòng máy để đánh máy. Việc đánh máy được thực hiện theo đúng quy định về
hình thức của văn bản. Song vẫn tồn tại một số sai sót về lỗi chính tả và cách
trình bày thể thức.
• Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản:
Sau khi đánh máy xong cán bộ soạn thảo là người kiểm tra văn bản lần
cuối, sau đó thông qua bộ phận Tư pháp thẩm định về thể thức văn bản trước khi
trình lãnh đạo và cán bộ tham mưu chịu trách nhiệm về tính trung thực, khash
quan về nội dung văn bản
• Ký văn bản
Người ký văn bản là Viện trưởng hoặc Phó viện trưởng, tùy theo sự việc
và lĩnh vực mà lựa chọn người ký cho phù hợp. Khi Viện trưởng vắng mặt thì ủy
quyền cho Phó viện trưởng ký.
2.1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
Trong những năm qua Viện vệ sinh dịch tễ trung ương đã nhận được một
khối lượng văn bản tương đối lớn và qua các năm khác nhau.
Tất cả các văn bản đến đều phải qua vưn thư làm thủ tục và phân phối
theo đúng quy định, văn bản đến được đóng dấu “văn bản đến” đăng ký số thự
đến, ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình văn bản để trình chánh hoặc phó văn
phòng phân phối. Văn phòng phân phối xong qua cho văn thư để vào máy tính
18


rồi chuyển cho bộ phận tổng hợp trình Ban lãnh đạo xử lý sau đó chuyển tiếp
cho các phòng ban chức năng. Đối với những văn bản, báo cáo nghiệp vụ của
phong nào thì văn thư chuyển trực tiếp cho phòng đó.
Bộ phận hành chính: nhân viên văn thư là đầu mối tiếp nhận, phân loại và
chuyển giao các loại văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ văn bản
đến
Đối với các văn bản ghi “hoả tốc”, “thượng khẩn”, “mật”, các loài fax,

điện tín thì nhân viên văn thư ghi rõ giờ đến và chuyển ngay đến tay người nhận
theo đúng chế độ quản lý văn bản.
Văn bản gửi đích danh cá nhân thì chuyển trực tiếp cho người nhận để
giải quyết.
Các loại văn bản pháp quy, pháp lệnh, chỉ thị, nghị quyết… Lãnh đạo giao
cho văn phòng sao gửi và lưu trữ bản gốc tại văn thư hoặc các phòng ban nghiệp
vụ có liên quan theo quy định.
Những văn bản gửi đến không đúng quy định và không thuộc thẩm quyền
xử lý của Viện vệ sinh dịch tễ trung ương thì được trả lại nơi gửi.
Khi nhận được văn bản từ cấp trên chuyển xuống, từ các đơn vị trực thuộc
chuyển về có thể được qua 4 bước sau:
- Bưu điện chuyển về
- Qua hệ thống văn bản mật
- Trực tiếp ký nhận
- Các đơn vị công tác về
Các bước quản lý văn bản đến như sau:
• Bước 1:
Tổ Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản của các cơ quan, đơn vị gửi
đếnViện
• Bước 2:
+ Phân loại, đóng dấu văn bản đến.
Kiểm tra văn bản xem có đúng là được gửi cho công ty không, nếu nhầm
phải gửi trả lại nơi gửi; Phân loại sơ bộ theo loại hình văn bản (công văn, tài
19


liệu, sách báo), địa chỉ và thẩm quyền nhận v.v...
+ Đối với công văn mật: tham chiếu sang quy chế văn thư lưu trữ (QL07QC01)
+ Vào sổ đăng ký văn bản đến.
+ Chuyển giao văn bản:

- Đối với các văn bản đến ghi rõ địa chỉ người nhận, đơn vị. Tổ văn thư
chuyển giao đến đơn vị để giải quyết.
- Các văn bản gửi Viện, tổ Văn thư có trách nhiệm chuyển giao tới phòng
Hợp tác quốc tế để trình Viện trưởng xem xét, phê duyệt.
• Bước 3:
Các văn bản gửi Viện, phòng Hợp tác quốc tế có nhiệm vụ trình Viện
trưởng.
• Bước 4:
Viện trưởng xem xét, phê duyệt.
• Bước 5:
Phòng Hợp tác quốc tế phô tô các văn bản đến đã được Viện trưởng
phêduyệt, và chuyển các văn bản đó cho tổ Văn thư để chuyển giao cho các đơn
vị (phòngHợp tác quốc tế lưu 01 phô tô để theo dõi, sử dụng khi cần thiết, bản
chính của văn bản đến chuyển cho đơn vị chủ trì giải quyết, các đơn vị phối hợp
giải quyết nhận bản phô tô).
• Bước 6:
+ Các văn bản đã được Viện trưởng phê duyệt, tổ Văn thư vào sổ và
chuyển giao tới các đơn vị, công chức, viên chức giải quyết.
+ Các thông báo, văn bản của đơn vị trong Viện gửi tới đơn vị được vào
sổ chuyển giao văn bản, chuyển giao tới các đơn vị, công chức, viên chức giải
quyết.
• Bước 7:
Đơn vị tiếp nhận, giải quyết và báo cáo lại Viện trưởng việc thực hiện
vănbản đó
2.1.4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi:
20


Công văn đi của Viện vệ sinh dịch tễ trung ương có số lượng tương đối
lớn, thường là các Quyết định củaViện vệ sinh dịch tễ trung ương, báo cáo gửi

Thành phố, thông báo, giấy mời và các văn bản chuyên môn của các phòng
ban... Các văn bản quy phạm pháp luật cũng như các văn bản thông thường đều
được thực hiện theo các bước như sau:
• Bước 1: Đơn vị soạn thảo
- Chọn loại hình văn bản: Công văn, Báo cáo, Tờ trình, Quyết định…
(Phụ lục 01, 02, 03, 04, 05 của QL07- QC01)
- Trình bày thể thức văn bản
+ Nội dung văn bản: Nội dung phải chính xác, ngôn ngữ dễ hiểu, không
dùng từ đa nghĩa...
• Bước 2:
Trưởng (phó) đơn vị duyệt bản thảo và ký nháy vào bản gốc văn bản đã
duyệt.
• Bước 3:
Tổ Văn thư kiểm tra thể thức văn bản theo mẫu đã quy định của VIện vệ
sinh dịch tễ trung ương.
• Bước 4:
Văn bản đã được tổ Văn thư kiểm tra thể thức chuyển lại cho đơn vị
đểtrình ký. Đơn vị phải trình ký ít nhất 03 bản (01 bản gốc lưu tại Văn thư, 01
bản lưu tạihồ sơ công việc).
• Bước 5:
Phòng Hợp tác quốc tế có nhiệm vụ trình ký các văn bản của các đơn vị.
• Bước 6: Ký văn bản
Trước khi trình ký, Người làm văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn
bản xem đã đầy đủ về nội dung và hình thức chưa. Việc trình ký có thể là do cán
bộ văn thư, có thể do cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện
- Viện trưởng thẩm quyền ký tất cả các loại văn bản.
- Phó Viện trưởng ký thay (KT) Viện trưởng các loại văn bản thuộc lĩnh
vực Phó Viện trưởng phụ trách.
21



• Bước 7:
Các văn bản đã ký duyệt chuyển tới phòng Hành chính - Quản trị để hoàn
thiện về thể thức văn bản.
- Đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
Văn bản sau khi được Viện trưởng ký phải quay về phòng văn thư. Ở đây
cán bộ văn thư làm công tác quản lý văn bản đi có nhiệm vụ xem xét một lần
nữa toàn bộ văn bản. Xem chữ ký có đúng thẩm quyền hay không. Sau đó văn
thư tiến hành ghi số và ngày tháng cho văn bản. Số được đánh theo tên loại văn
bản và bắt đầu từ số 01 của ngày đầu năm cho đến hết. Ngày tháng văn bản
được ghi đúng ngày làm thủ tục ban hành văn bản.
Sau khi được ghi số và ngày tháng, văn thư tiến hành khâu tiếp theo là
đóng dấu lên văn bản.
Dấu là thành phần không thể thiếu để chứng minh tính pháp lý và chân
thực của văn bản. Chính vì vậy mà văn thư phải chú ý đóng dấu đúng thẩm
quyền chữ ký.
- Vào sổ đăng ký văn bản đi.
- Đối với văn bản mật vào sổ đăng ký văn bản đi riêng
• Bước 8:
Đơn vị hoàn thiện thủ tục trước khi gửi văn bản (điền đầy đủ thông
tinngười gửi, tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị nhận văn bản…). Đối
với văn bản mật phải gửi bằng hai phong bì. Phong bì bên trong của văn bản mật
phải dán kín.
2.1.5. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu, vào lưu trữ cơ quan là khâu quan
trọng không thể thiếu trong công tác Văn thư. Tổ chức, quản lý tốt văn bản giấy
tờ trong cơ quan thi việc tra tìm văn bản sẽ nahnh chóng, dễ dàng và chính xác,
đem lại hiệu quả cao trong công việc của Viện vệ sinh dịch tễ trung ương. Muốn
làm được như vậy chúng ta không chỉ làm tốt khâu quản lý và giải quyết văn
bản đi, văn bản đến mà công tác lập hồ sơ hiện hành cũng rất quan trọn. Lập hồ

22