Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC.............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG...........................................................................................3
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC.......................3
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC.........................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành của viện công nghệ thông tin và truyền thông......3
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của viện công nghệ
thông tin.........................................................................................................3
Chức năng......................................................................................................3
Nhiệm vụ.......................................................................................................4
Quyền hạn......................................................................................................5
Cơ cấu tổ chức...............................................................................................6
1.2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ CỦA VỆN CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG..............................................................7
CHUƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VIỆN CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG....................................................11
2.1.Hoạt động quản lý.................................................................................11
2.2.Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư..................................................12
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC
VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ..............................................................................22
3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả
đạt được...............................................................................................................22
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Viện Công nghệ
thông tin và truyền thông CDIT..........................................................................25
C. PHẦN KẾT LUẬN.........................................................................................27

Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân
Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới
hình thức văn bản.Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông
tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan đơn vị sử dụng phương tiện này
trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình. Công tác Văn thư-Lưu
trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là
phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiều
cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan đơn vị. Để hoạt động có hiệu
quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi
nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản
lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho
các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc
cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động
của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn. Để nâng cao năng suất, chất lượng và
hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công
văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở
cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Làm tốt công tác văn thư - lưu
trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý.
Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của
đơn vị một cách hợp pháp hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị
thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được
giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn thư-Lưu trữ là không thể
thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.

Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Văn thư- Lưu
trữ, qua quá trình học tập và dạy bảo tận tình của các thầy cô giáo, em đã phần
nào hiểu được tầm quan trọng của công tác Văn thư, đó là bộ phận gắn liền với
hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, các tổ chức. Hay nói một
cách khác, Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan
nhà nước. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức
ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt là những năm Khoa học và Công
nghệ thì nhiệm vụ của Công tác văn thư ngày càng phải được quan tâm hơn nữa.
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

1

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Được sự giới thiệu, quan tâm của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa
Văn thư – Lưu trữ, được sự tiếp nhận của Viện công nghệ thông tin và truyền
thông CDIT em đã được đến thực tập tạiViện công nghệ thông tin và truyền
thông CDIT và được phân công thực tập tại phòng Hành chính Tổng hợp từ
ngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/2015, ở đây em đã có cơ hội vận dụng những
kiến thức tiếp thu được từ sự truyền đạt kiến thức của các thầy cô giáo trong
trường vào thực tế công việc tại cơ quan, gắn kết giữa lý thuyết và thực hành,
rèn luyện ý thức đạo đức và tác phong nghề nghiệp của người công chức, viên
chức sau khi tốt nghiệp.Trong quá trình thực tập tại Viện công nghệ thông tin và
truyền thông CDIT em đã học được rất nhiều kinh nghiệm quý báu và bổ ích
trong công tác văn thư - lưu trữ cũng như trong lối sống và tác phong nghề
nghiệp đề giúp ích rất nhiều cho việc tạo dựng nghề nghiệp sau này của em. Đạt

được kết quả đó là nhờ sự giúp đỡ rất lớn của các thầy cô giáo trong trường, các
cán bộ văn thư – lưu trữ và các cô chú, anh chị trong phòng Hành chính Tổng
hợp đã tạo điều kiện, hướng dẫn, tận tình giúp đỡ để em hoàn thành tốt kỳ thực
tập tại Viện công nghệ thông tin và truyền thông CDIT.
Qua nghiên cứu, khảo sát và được trực tiếp tham gia vào công tác văn thư –
lưu trữ tạiViện công nghệ thông tin và truyền thông CDIT em đã thu đươc một
số kết quả và báo cáo thực tập tốt nghiệp là một trong những kết quả mà em đạt
được trong thời gian thực tập. Mặc dù đã cố gắng nhưng do kinh nghiệm còn
hạn chế nên bài báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót, khiếm khuyết vì
vậy em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong khoa Văn
thư – lưu trữ và các cô chú, anh chị tại Viện công nghệ thông tin và truyền thông
CDITđể bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Văn thư – lưu trữ đã
trang bị những kiến thức cơ bản và kỹ năng nghiệp vụ trong công tác văn thư –
lưu trữ. Em cũng xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và các cán bộ, nhân viên làm
việc tại Viện công nghệ thông tin và truyền thông CDITđã tạo điều kiện giúp đỡ
em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm 2015
SINH VIÊN
Phan Thị Kim Ngân

Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

2

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1.1. Lịch sử hình thành của viện công nghệ thông tin và truyền thông
Trung tâm Công nghệ Thông tin CDIT được Tổng giám đốc Tổng Công ty
Bưu chính Viễn thông Việt Nam ký quyết định thành lập số 636/QĐ.TCCB-LĐ
ngày 22 tháng 3 năm 1999.
Cùng với sự phát triển của ngành Công nghệ thông tin trong xu hướng hội
nhập với Truyền thông, theo định hướng phát triển của Học viện trong giai đoạn
mới, ngày 07 tháng 12 năm 2011 Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam đã
có quyết định số 1973/QĐ-VNPT-TCCB, đổi tên Trung tâm Công nghệ thông
tin thành Viện công nghệ Thông tin và Truyền thông CDIT từ 01/01/2012. Viện
công nghệ Thông tin và Truyền thông CDIT là tổ chức đào tạo, nghiên cứu trực
thuộc Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, có nhiệm vụ: đào tạo, nghiên
cứu khoa học và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực Công nghệ thông tin và
Truyền thông.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của viện công
nghệ thông tin.
- Chức năng
Viện Công nghệ thông tin và truyền thông CDIT là đơn vị sự nghiệp có
thu, trực thuộc Học viên công nghệ Bưu chính Viễn thông; có chức năng đào
tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học, tư vấn và chuyển giao công nghệ thuộc
lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông, cụ thể như sau:
- Quản lý và thực hiện công tác đào tạo nhân lực thuộc các lĩnh vực khoa
học kỹ thuật về công nghệ thông tin và truyền thông;
- Đào tạo đại học, sau đại học ( thạc sỹ, tiến sỹ), đào tạo chuyên gia công
nghệ thông tin và truyền thông theo tất cả các hình thức đào tạo;
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân


3

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ và huấn luyện nhân lực
thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông theo nhu cầu xã hội;
- Thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, nghiên cứu phát triển, ứng
dụng, sản xuất thử nghiệm các sản phẩm ( quy trình/ phần cứng/ phần mềm/giải
pháp) trong lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông;
- Tư vấn chuyển giao công nghệ và các dịch vụ khoa học kỹ thuật khác;
- Thực hiện hợp tác trong đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao
công nghệ với các đối tác trong nước và ngoài nước theo quy định của pháp luật
và của Học viện công nghệ Bưu chính Viễn thông;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện công nghệ Bưu
chính Viễn thông giao và phù hợp với quy định của pháp luật.
- Nhiệm vụ
Viện Công nghệ thông tin và truyền thông CDIT có các nhiệm vụ chính
sau:
1.1. Về nghiên cứu khoa học
- Nghiên cứu khoa học, nghiên cứu phát triển, nghiên cứu ứng dụng, sản
xuất thử nghiệm, sản xuất các sản phẩm ( quy trình/phần cứng/phần mềm/giải
pháp) trong lĩnh vực Công nghệ thông tin cà truyền thông;
- Tư vấn, tiếp nhận. chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực Công nghệ
thông tin và truyền thông;
- Thực hiện các hoạt động tư vấn và dịch vụ khoa học công nghệ khác
theo các quy định của pháp luật.
1.2. Về đào tạo

- Tham gia xây dựng mới hoặc bổ sung, cải tiến, hoàn thiện mục tiêu,
chương trình, nội dung, giáo trình, bài giảng, tài liệu giảng dạy, phương pháp
giảng dạy các môn học ở các bậc học và các loại hình đào tạo bồi dưỡng được
Học viện giao;
- Quản lý và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo được giao theo đúng thời
gian, mục tiêu, chương trình, nội dung, phương pháp đã được Giám đốc Học
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

4

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
viện phê duyệt;
- Thực hiện việc quản lý sinh viên theo phân công và quy định của Học viện.
1.3. Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan hoặc khi được Giám đốc
Học viện giao.
- Quyền hạn
Viện công nghệ thông tin và truyền thông CDIT có các quyền hạn sau đây:
- Quản lý, sử dụng tài sản, nguồn vốn, đất đai và các nguồn lực khác
được Học viện giao theo quy định của pháp luật để thực hiện các nhiệm vụ của
Viện được quy định tại điều 4 của Quy chế này;
- Tổ chức việc huy động, thu hút lực lượng cán bộ nghiên cứu, cán bộ
giảng dạy, chuyên gia giỏi, có kinh nghiệm trong và ngoài ngành tham gia
nghiên cứu khoa học, giảng dạy tại Viện;
- Trong khuôn khổ quy hoạch, kế hoạch nguồn nhân lực đã được Giám
đốc Học viện phê duyệt, được tuyển chọn, bố trí sử dụng, cho thôi việc theo quy
định của Nhà nước, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam ( sau đây gọi tắt

là Tập đoàn) và phân cấp của Học viện;
- Lựa chọn các hình thức trả lương, thưởng; Quyết định bậc lương cho
CBCNV của Viện phù hợp với quy định của Nhà nước, Tập đoàn và của Học
viện;
- Xây dựng mối quan hệ hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nước
trong khuôn khổ được Giám đốc Học viện cho phép nhằm tăng cường tiềm lực
của Viện;
- Được mời và tiếp khách nước ngoài đến làm việc với Viện về những
vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao, phù hợp với chủ trương
hợp tác quốc tế của Tập đoàn, quy định quản lý của Nhà nước và phương án đã
được Giám đốc Học viện phê duyệt;
- Tổ chức thực hiện các dự án đầu tư phát triển theo quy định của Nhà
nước, Tập đoàn và phân cấp của Học viện;
- Xây dựng các phương án kinh doanh sản phẩm, dịch vụ có liên quan
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

5

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đến chức năng, nhiệm vụ và tổ chức triển khai thực hiện khi được Giám đốc Học
viện phê duyệt;
- Nghiên cứu, để xuất với Giám đốc Học viện về chủ trương, phương
hướng, biện pháp triển khai đào tạo, mã ngành đào tạo mới đáp ứng yêu cầu
phát triển của ngành Công nghệ thông tin và truyền thông; Đề xuất những chủ
trương, chính sách khác nhằm phát triển sự nghiệp giáo dục, đào tạo, khoa học
công nghệ, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của cán bộ công nhân viên, sinh

viên;
- Được phân cấp và thu thập các số liệu, tài liệu liên quan ở các đơn vị
thuộc Tập đoàn sau khi đã được phê duyệt của cấp có thẩm quyền để phục vụ
cho các nhiệm vụ được giao;
- Viện có quyền từ chối mọi yêu cầu cung cấp các nguồn lực không được
pháp luật quy định cho bất kỳ cá nhân, cơ quan hay tổ chức nào trừ các khoản tự
nguyện đóng góp vì mục đích nhân đạo và công ích.
- Cơ cấu tổ chức
Ô HÌNH TỔ CHỨC

- Ban Lãnh đạo Viện và Khoa Đa phương tiện
- Phòng Tổng hợp
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

6

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Nghiên cứu phát triển & Đào tạo Ứng dụng Đa phương tiện
Phòng Nghiên cứu phát triển & Đào tạo An toàn thông tin
Phòng Nghiên cứu phát triển Ứng dụng ICT (Phòng Viễn thông)
Phòng Nghiên cứu phát triển Hạ tầng ICT (Phòng Mạng & Hệ thống)
Phòng Dịch vụ & Chuyển giao công nghệ

1.2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN

HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ CỦA VỆN CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
Tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Công nghệ thông
tin và truyền thông:
- Phòng Tổng hợp Học viện trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Cơ quan Học viện (sau đây gọi tắt là Văn thư Học viện hoặc Lưu trữ Học
viện) đối với các hồ sơ, tài liệu lưu trữ có sử dụng con dấu của Học viện và các
hồ sơ, tài liệu lưu trữ khác theo yêu cầu của Giám đốc Học viện.
- Các đơn vị trực thuộc Học viện bố trí bộ phận văn thư, lưu trữ (sau đây
gọi tắt là Văn thư đơn vị hoặc Lưu trữ đơn vị) và thực hiện các quy định của
Quy chế này nhưng trong phạm vi thẩm quyền, chức năng và cơ cấu, tổ chức bộ
máy của đơn vị:
+ Các đơn vị trực thuộc Học viện có tư cách pháp nhân, con dấu riêng bố
trí bộ phận hoặc cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách phù hợp với cơ cấu tổ
chức, bộ máy và biên chế của đơn vị đã được Giám đốc Học viện phê duyệt; lập
hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ về Lưu trữ đơn vị.
+ Các đơn vị không có con dấu riêng bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm công
tác văn thư, lưu trữ và lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo
quy định về Lưu trữ Học viện.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư
trong Viện công nghệ thông tin và truyền thông:
1. Phòng tổng hợp là đơn vị trong bộ máy giúp việc cho Viện trưởng Viện
Công nghệ thông tin và truyền thông CDIT ( gọi tắt là viện); chịu sự chỉ đạo,
quản lý và điều hành trực tiếp của Viện trưởng.
2. Phòng Tổng hợp có chức năng tham mưu, giúp việc cho Viện trưởng
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

7

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6



Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong việc quản lý, tổ chức thực hiện công tác hành chính tổng hợp và tài chính,
kế toán.
3. Phòng tổng hợp có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
3.1. Công tác hành chính, tổng hợp:
- Tổ chức xây dựng kế hoạch công tác tháng, lịch công tác tuần của Lãnh
đạo Viện. Tổ chức và đảm bảo điều kiện cho các buổi làm việc của Lãnh đạo,
Viện với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Viện. Tham dự, ghi chép biên bản,
ra thông báo theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện;
- Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, đánh giá tình hình thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác, các quyêt định của Lãnh đạo viện. Soạn thảo các báo cáo
công tác định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện. Tổ chức các hội
nghị triển khai kế hoạch, sơ kết, tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ của Viện;
- Tổ chức thực hiện các thủ tục thanh toán tiền lương cho cán bộ, công
nhân viên trong toàn Viện;
- Tiếp nhận và trình Viện trưởng xử lý, phân hướng văn bản đến. Rà soát
phát hiện sai sót, đảm bảo về thủ tục hành chính, pháp lý của các văn bản trước
khi trình ký và gửi đi theo quy định. Tư vấn pháp lý cho Lãnh đạo Viện trong
công tác ban hành văn bản. Tiếp khách đến liên hệ công tác với Viện;
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành chính theo quy định
của Nhà nước, Học viện và của Viện;
- Đề xuất, tổ chức thực hiện các dự án, hệ thống ứng dụng công nghệ
thông tin trong Viện. Trực tiếp quản lý trang Web của Viện;
- Đầu mối quản lý tài sản, đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc cho
toàn bộ các hoạt động của Viện;
- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác thanh tra thủ trưởng, thi đua khen
thưởng, công tác thông tin và tuyên truyền và quan hệ công chúng, công tác lịch

sử truyền thống, trang trí trong các ngày lễ, ngày kỷ niệm;
- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác giám sát, đánh giá chất lượng các
sản phẩm. dịch vụ của Viện;
- Đầu mối tiếp nhận, chuyển tiếp, đôn đốc thực hiện các công việc trong
công tác tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương và chế độ chính sách đối với
người lao động theo quy định;
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an toàn cơ quan, phòng chống cháy
nổ, an toàn vệ sinh lao động trong phạm vi đơn vị theo quy định. Đại diện cho
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

8

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các đơn vị trong Viện đảm bảo mối quan hệ với các đơn vị ngoài Viện và với địa
phương trong những hoạt động có liên quan theo quy định của pháp luật.
3.2. Công tác tài chính, kế toán:
- Trên cơ sở các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm của Viện, xây dựng kế hoạch
và hoạt động nghiên cứu, đào tạo dịch vụ khác của Viện;
- Trên nghiên cứu chính sách tài chính, thuế, các quy định về công tác kế
toán, thống kê, tài chính của Nhà nước, của Tập đoàn và Học viện để xây dựng
các quy chế chi tiêu nội bộ của Viện và hướng dẫn, tổ chức thực hiện công tác
kế toán, thống kê, tài chính trong Viện;
- Tổ chức kiểm tra, thẩm định, trình Viện trưởng phê duyệt kế hoạch tài
chính và dự toán của các đơn vị trực thuộc Viện;
- Tổ chức quản lý, theo dõi các nguồn kinh phí, doanh thu thực hiện; trích
lập và quản lý các quỹ của Viện, phân bố kế hoạch chi tiết để Viện trưởng giao

cho các đơn vị;
- Quản lý chi phí, theo dõi sử dụng vốn, kiểm tra tình hình thực hiện kế
hoạch thu chi tài chính trong toàn Viện. Thanh quyết toán kịp thời, theo đúng
chế độ quy định đối với các loại kinh phí được cấp và các nguồn kinh phí khác
của Viện;
- Tổ chức thực hiện công tác quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, kinh phí
định kỳ và đột xuất;
- Lập báo cáo tài chính quý, sáu tháng và báo cáo quyết toán năm. Cung
cấp các số liệu, tài liệu kế toán tài chính cho các đơn vị có liên quan theo quy
định của Nhà nước;
- Tham gia đàm phán các Hợp đồng kinh tế và các văn bản thỏa thuận có
liên quan đến công tác tài chính trong Viện; Thẩm định các hợp đồng kinh tế và
các văn bản thỏa thuận có liên quan đến tài chính với các đối tác của Viện trình
Viện trưởng trước khi ký kết theo phân cấp của Giám đốc Học viện và theo quy
định, quy chế hiện hành;
3.3. Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức, quản lý các đề tài,..chương
trình nghiên cứu, phát triển sản phẩm dịch vụ của Viện;
3.4. Tổ chức tìm kiếm, thực hiện các hợp dồng dịch vụ, các dự án,.. theo
phân cấp của Học viện và quy định hiện hành;
3.5. Nghiên cứu xây dựng các cơ chế liên quan và xây dựng nội quy, quy
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

9

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
định quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Tổ chức thực hiện, giám sát,

kiểm tra, tổng kết đánh giá, xử lý vi phạm những nội quy, quy định đã được cấp
trên ban hành;
3.6. Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan hoặc khi được viện trưởng giao.
4. Phòng tổng hợp có quyền hạn sau:
4.1. Yêu cầu các đơn vị trong bộ máy giúp việc cho Viện trưởng, các đơn
vị trực thuộc Viện có liên quan phối hợp trong việc thực hiện chức năng, nhiệm
vụ được giao;
4.2. Làm việc với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Viện có liên quan
đến nhiệm vụ được giao;
4.3. Trưởng phòng Tổng hợp được thừa lệnh Viện trưởng ký các giấy tờ
trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao. Được Viện trưởng ủy quyền chủ
trì các cuộc kiểm tra, thanh tra những nội dung công tác có liên quan khác.

Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

10

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHUƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VIỆN CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
Tại Viện Công nghệ thông tin và truyền thông CDITcông tác văn thư
được xem là nội dung quan trọng trong tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan.
Để công tác văn thư được đi vào nề nếp lãnh đạo cơ quan đã có sự quan tâm sát
sao đến tình hình công tác văn thư của cơ quan.
2.1. Hoạt động quản lý
Qua quá trình làm việc thực tế tại cơ quan em được biết Văn thư Viện

công nghệ thông tin và truyền thông CDIT được tổ chức theo mô hình tập trung.
Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan làm ra và gửi đi (văn bản đi) cũng như
các văn bản mà các cơ quan khác gửi đến (văn bản gửi đến) để chỉ đạo cũng như
thực hiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua văn thư
cơ quan để làm thủ tục đăng ký, đóng dấu rồi mới gửi đi theo thành phần nhận
văn bản, đảm bảo nguyên tắc quản lý tài liệu chặt chẽ, không gây mất mát và dễ
tra cứu khi cần thiết. Với tính chất quan trọng trong công việc, văn thư của Viện
luôn được Học viện, Ban lãnh đạo Viện quan tâm hàng đầu, được trang bị đầy
đủ các máy móc, trang thiết bị hiện đại để cán bộ văn thư hoàn thành tốt nhiệm
vụ của mình, cũng là hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đáp ứng
được nhu cầu của công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.
Cán bộ văn thư luôn thực hiện đúng theo các văn bản của Nhà nuớc quy định về
công tác văn thư như: Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 04 năm 2004
của Chính Phủ về công tác văn thư.
Cơ sở vật chất cho hoạt động văn thư, lưu trữ như được trang bị tương đối
đầy đủ các thiết bị cơ bản phục vụ cho công việc như: bàn ghế làm việc, tủ đựng
tài liệu,máy điện thoại,máy vi tính, máy fax, máy photocoppy, máy scan; kho
tàng, trang thiết bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác văn thư là một đầu mối quan trọng trong việc tiếp nhận, quản lý
và phát hành văn bản. Viện công nghệ thông tin và truyền thông bố trí 01 cán bộ
làm công tác văn thư đã tốt nghiệp Cao đẳng văn thư – lưu trữ.
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

11

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chuyên môn như:
Cài đặt sử dụng phần mềm “ quản lý văn bản trên máy tính” vào việc quản lý
các văn bản đi, đến của cơ quan. Việc quản lý văn bản bằng máy tính giúp cho
việc tra cứu văn bản, tài liệu được nhanh chóng kịp thời chính xác.Ngoài ra còn
để phục vụ cho hoạt động quản lý và công tác chuyên môn.
Hàng năm cơ quan có 1 báo cáo tổng kết về văn thư lưu trữ đánh giá mặt
tiến bộ và hạn chế trong năm.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư
- Mọi hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Học viện phải thực hiện
theo đúng quy định pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước và Học
viện.
- Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng văn bản có độ mật:
tuyệt mật, tối mật, mật theo đúng quy định. Cán bộ, công chức làm công tác văn
thư, lưu trữ cam kết bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước theo đúng quy
định.
Soạn thảo văn bản
1- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Giám đốc Học
viện giao cho một đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản (sau đây gọi tắt
là đơn vị chủ trì soạn thảo).
Các văn bản gửi đi các nước, các tổ chức, cá nhân người nước ngoài (văn
bản đối ngoại), kể cả tài liệu Fax phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Học viện.
2- Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về tính pháp lý, nội
dung, thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, mức độ khẩn, độ mật, đối tượng nhận
văn bản; chủ động tham vấn ý kiến các đơn vị có liên quan trong Học viện hoặc
báo cáo đề xuất Giám đốc Học viện cho phép tham vấn ý kiến của các đơn vị, cá
nhân liên quan ở ngoài Học viện; nghiên cứu tiếp thu các ý kiến nếu có, tổng
hợp hoàn chỉnh bản thảo.
Khi hoàn thành bản thảo, cán bộ trực tiếp soạn thảo hoặc Trưởng đơn vị
chủ trì soạn thảo ký nháy vào vị trí kết thúc nội dung văn bản sau dấu ./.. Đối
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân


12

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
với văn bản quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang.
Trình duyệt bản thảo; sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1- Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị chủ trì soạn thảo phải có Tờ trình xử lý
công việc kèm theo hồ sơ các văn bản, tài liệu liên quan. Hồ sơ trình duyệt gồm
có:
- Tờ trình xử lý công việc do Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo trình đích
danh Giám đốc Học viện hoặc Người có thẩm quyền cao nhất giải quyết công
việc.
Tờ trình có các nội dung: căn cứ để trình và tóm tắt nội dung trình, ý kiến
của các đơn vị liên quan nếu có (gồm cả ý kiến khác nhau về vấn đề trình), ý
kiến đề xuất của đơn vị chủ trì soạn thảo kèm theo Dự thảo văn bản trình duyệt
(nếu có).
- Văn bản hành chính hoặc quy phạm pháp luật được sử dụng làm căn cứ
trình.
- Ý kiến của các đơn vị liên quan đến vấn đề trình (nếu có).
- Bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản (nếu có).
- Các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.
2- Hồ sơ trình duyệt được chuyển cho Phòng Tổng hợp Học viện để kiểm
tra về thể thức văn bản, thẩm quyền ký, tham mưu về nội dung nếu cần và ký
nháy ở cuối dòng “Nơi nhận” trước khi trình Người có thẩm quyền ký duyệt,
ban hành văn bản. Khi giao nhận phải vào sổ để theo dõi.
Trường hợp cần thiết, Giám đốc Học viện yêu cầu Trưởng đơn vị chủ trì

soạn thảo trình trực tiếp để duyệt. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức,
thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành văn bản.
3- Bản thảo văn bản phải được người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Trường hợp cần bổ sung, sửa chữa bản thảo đã được duyệt, đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì soạn thảo phải trình người có thẩm quyền ký văn bản xem xét, quyết
định.
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

13

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đánh máy, nhân bản, phát hành
1- Văn bản do đơn vị chủ trì soạn thảo phải được đánh máy sạch sẽ, rõ
ràng, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trường hợp bản thảo văn bản của Lãnh đạo là bản viết tay và được giao
cho văn thư đánh máy thì việc đánh máy văn bản phải đúng nguyên văn bản
thảo, đúng thể thức trình bày. Nếu phát hiện có sai sót hoặc chưa rõ ràng thì
người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người chủ trì duyệt bản thảo
đó.
- Khi đánh máy, nhân bản phải giữ bí mật nội dung văn bản theo quy định
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và của Học viện, đảm bảo không được để lộ
thông tin trong bất cứ trường hợp nào cho những người không có trách nhiệm
biết.
2- Văn thư nhân bản đúng số lượng tại “Nơi nhận” hoặc nếu gửi đến
nhiều nơi nhận mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị chủ trì
soạn thảo bổ sung phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.

Việc nhân bản văn bản mật do Lãnh đạo Phòng Tổng hợp hoặc Trưởng
đơn vị quyết định và được thực hiện theo các quy định về bảo vệ bí mật Nhà
nước.
3- Thời gian phát hành không quá 02 giờ làm việc nếu văn bản đủ điều
kiện phát hành. Trường hợp văn bản có độ khẩn hoặc có ý kiến chỉ đạo phát
hành gấp của Lãnh đạo Học viện, Lãnh đạo Phòng Tổng hợp thì Văn thư phải
phát hành ngay.
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1- Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính
pháp lý, nội dung, thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, mức độ khẩn, độ mật,
đối tượng nhận văn bản và ký nháy trước khi trình Người có thẩm quyền ký
duyệt, ban hành.
2- Phòng Tổng hợp Học viện có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy định
tại Điểm 2 Điều 9 của Quy chế.
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

14

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đối với văn bản trình trực tiếp, đã được Người có thẩm quyền ký ban
hành, Văn thư kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký, thủ tục ban hành trước khi phát
hành.
3- Trường hợp cần bổ sung, sửa chữa bản thảo đã được duyệt, đơn vị chủ
trì soạn thảo phải trình lại Người có thẩm quyền ký văn bản xem xét, quyết định
và tuân thủ theo quy trình tại Điều 8 Quy chế này.
Thẩm quyền ký văn bản

1- Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo quy định và văn bản riêng
về phân công phụ trách lĩnh vực hoặc ủy quyền cụ thể của Giám đốc Học viện
gồm có:
- Giám đốc Học viện.
- Phó Giám đốc Học viện được Giám đốc Học viện phân công phụ trách
lĩnh vực hoặc ủy quyền cụ thể, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi ký thay (KT. GIÁM
ĐỐC).
- Trưởng phòng Tổng hợp hoặc Trưởng đơn vị được Giám đốc Học viện
giao ký một số văn bản cụ thể, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi thừa lệnh (TL.
GIÁM ĐỐC).
- Trường hợp đặc biệt, Giám đốc Học viện ủy quyền ký một số văn bản cụ
thể, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi thừa ủy quyền (TUQ. GIÁM ĐỐC).
2- Không sử dụng bút chì, mực đỏ, mực dễ phai màu để ký văn bản.
QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Quản lý văn bản đến
1- Tiếp nhận văn bản đến
a) Văn bản đến Học viện từ bất kỳ nguồn nào đều phải qua Văn thư Học
viện làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký mới được xử lý theo quy định.
Trường hợp Văn bản đến đã được Người có thẩm quyền xử lý, đủ điều
kiện để phát hành nhưng chưa đăng ký tại Văn thư thì đơn vị chủ trì soạn thảo
đăng ký văn bản đến tại Văn thư trước khi làm thủ tục phát hành theo quy định.
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

15

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b) Văn bản đến ngoài giờ hành chính, vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày
Tết, Bộ phận thường trực cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và
bàn giao đầy đủ cho Văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo; đối với
văn bản khẩn hoặc phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay
Trưởng phòng Tổng hợp để xử lý kịp thời.
c) Đối với văn bản đến bằng đường fax hoặc mạng tin học, Văn thư kiểm
tra về số lượng văn bản, số trang, nơi gửi, nơi nhận; trường hợp phát hiện có sai
sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi văn bản hoặc bộ phận có liên quan. Các
văn bản này được xử lý theo quy trình như đối với văn bản chính. Đơn vị chủ trì
soạn thảo văn bản có trách nhiệm bổ sung các văn bản chính (nếu có) vào hồ sơ
lưu theo quy định.
2- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
a) Loại bì văn thư không được bóc là các bì văn bản đến có đóng dấu chữ
ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” và dấu “Chỉ người có tên mới được
bóc bì” hoặc ghi đích danh đơn vị, cá nhân nhận;
b) Loại bì văn thư được bóc gồm tất cả các loại bì văn bản đến khác. Khi
bóc bì cần chú ý:
- Các bì có đóng dấu các độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp
thời.
- Không làm hư hại hoặc để sót văn bản trong bì, kiểm tra đối chiếu văn
bản với số, ký hiệu ghi trên bì; nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn hoặc văn bản
gửi đến không đúng địa chỉ phải báo lại hoặc gửi trả lại cơ quan gửi văn bản.
Trong trường hợp cần thiết, văn thư lập biên bản, đồng thời, báo cáo Trưởng
phòng Tổng hợp xử lý.
- Đối với văn bản đến có kèm theo Phiếu gửi, phải đối chiếu văn bản với
Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi và gửi trả cho nơi gửi.
- Đối với văn bản có dấu hỏa tốc hẹn giờ, đơn thư khiếu nại, những văn
bản cần được kiểm tra, xác minh, văn bản và thư từ nước ngoài gửi đến, văn bản
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân


16

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
có ngày phát hành gửi cách quá xa ngày nhận (trên 30 ngày), trên bì và văn bản
có độ mật, độ khẩn hoặc số ký hiệu không thống nhất giữa ngoài bì và trong văn
bản cần giữ lại bì và đính kèm văn bản để theo dõi.
3- Đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến, đăng ký văn bản đến và quét văn
bản vào chương trình phần mềm quản lý văn bản và ghi sổ theo dõi.
a) Việc đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến và đăng ký văn bản đến phải
được thực hiện trong ngày làm việc, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Riêng Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn
giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay
sau khi nhận được.
b) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới
số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công
văn).
c) Đối với bì văn bản mật, các bì có ghi “Chỉ người có tên mới được bóc
bì” hoặc ghi đích danh đơn vị nhận, Văn thư đóng dấu “Đến” ngoài bì, ghi số và
ngày đến, đăng ký theo các thông tin ghi ngoài bì và chuyển cho người có tên
trên bì.
4- Những văn bản gửi đến không đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân
không có trách nhiệm giải quyết trừ trường hợp có ý kiến của Giám đốc Học
viện. Trường hợp nội dung văn bản đến không đúng thẩm quyền, chức năng của
đơn vị thì Trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý phải kịp thời báo cáo
xin ý kiến của Người có thẩm quyền giao xử lý công việc.

Trình, chuyển giao văn bản đến
1- Trình văn bản đến:
a) Sau khi kiểm tra, đăng ký vào phần mềm quản lý hoặc sổ tại Văn thư,
văn bản đến được kịp thời trình Giám đốc Học viện theo quy trình sau:
- Văn thư chuyển văn bản đến cho Trưởng phòng Tổng hợp hoặc Phó
Trưởng phòng Tổng hợp phụ trách lĩnh vực theo phân công nhiệm vụ của
Trưởng phòng Tổng hợp để trình Giám đốc Học viện.
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

17

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Văn thư nhập văn bản đã có ý kiến chỉ đạo này vào phần mềm quản lý
văn bản hoặc sổ theo dõi; gửi văn bản đến Đơn vị được giao xử lý.
- Bộ phận Thư ký tổng hợp nhập nội dung văn bản và ý kiến chỉ đạo này
vào phần mềm quản lý công việc.
- Các văn bản gấp phải được chuyển ngay đến Giám đốc Học viện xử lý,
đảm bảo thời hạn ghi trong văn bản.
b) Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo nặc danh, Văn thư phải giữ nguyên bì
đính kèm đơn, thư và chuyển đến Bộ phận Thư ký tổng hợp để trình Giám đốc
Học viện.
c) Đối với các văn bản mật, Văn thư đăng ký vào sổ những thông tin ghi
trên bì vào sổ đăng ký văn bản mật và chuyển đến Bộ phận Thư ký tổng hợp để
trình Giám đốc Học viện. Trường hợp Giám đốc Học viện đồng ý cho bóc bì thì
Văn thư bóc bì và mở sổ đăng ký văn bản mật.
2- Chuyển giao văn bản đến sau khi đã có ý kiến của Giám đốc Học viện

a) Sau khi có ý kiến chỉ đạo tại văn đến của Giám đốc Học viện và đăng
ký thông tin bổ sung vào phần mềm quản lý văn bản hoặc sổ theo dõi; Văn thư
chuyển văn bản đến cho đơn vị chủ trì xử lý và các đơn vị phối hợp nếu có qua
mail. Đối với các văn bản khẩn và văn bản có ý kiến chỉ đạo giải quyết gấp của
Giám đốc Học viện, Văn thư phải báo cáo ngay Trưởng phòng Tổng hợp và
chuyển kịp thời đến đơn vị được giao chủ trì xử lý văn bản.
b) Việc chuyển giao văn bản đến phải bảo đảm chính xác và đúng đối
tượng. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.Đối với văn bản đến đóng dấu
“Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), cần ghi rõ thời gian
chuyển.
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1- Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời các văn bản
đến của đơn vị và chủ động phối hợp tham vấn ý kiến của đơn vị liên quan nếu
cần.
2- Đơn vị chủ trì hoàn thành xử lý văn bản đến trong thời hạn do Giám
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

18

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đốc chỉ đạo cụ thể. Đối với văn bản có ghi mốc thời gian giải quyết ghi trong
văn bản thì thời gian hoàn thành theo mốc thời gian đã ghi trong văn bản.
Trường hợp xét thấy không thể hoàn thành công việc, đơn vị phải báo cáo Giám
đốc Học viện để kịp thời xử lý. Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo phải thực hiện
theo đúng quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo.
3- Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách

nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4- Trưởng phòng Tổng hợp Học viện chịu trách nhiệm đôn đốc, quản lý
tình hình giải quyết các văn bản đến. Văn thư chịu trách nhiệm theo dõi, hàng
tuần có báo cáo tổng hợp về tình hình xử lý văn bản đến.
Quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản đi do Học viện hoặc đơn vị trực thuộc Học viện phát hành
phải được quản lý theo trình tự sau:
1- Trước khi thực hiện thủ tục phát hành, Văn thư phải kiểm tra thể thức
văn bản, thẩm quyền ký; ghi số, ngày, tháng năm ban hành và đăng ký vào phần
mềm quản lý hoặc sổ; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn (nếu có)
theo quy định tại Điều 23 của Quy chế; nếu phát hiện có sai sót, phải báo cáo
Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo để kịp thời xử lý.
2- Văn bản đi của Học viện hoặc của các đơn vị trực thuộc được đánh số
liên tục theo hệ thống số chung (trừ Quyết định được đánh số riêng) của riêng
đơn vị do Văn thư cơ quan thống nhất quản lý. Số của văn bản được ghi bằng
chữ số, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12
hàng năm. Việc đánh số Quyết định thực hiện như đánh số văn bản đi khác. Cụ
thể:
- Ngày, tháng, năm của văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban
hành và được viết bằng chữ số Ả Rập; đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng
1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
- Nếu văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về
phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ 02 phụ lục trở lên thì
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

19

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6



Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã trên trang đầu tiên của
Phụ lục.
Văn bản và phụ lục gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi được đánh
số thứ tự bằng chữ số; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng
phụ lục.
3- Chuyển phát văn bản đi
a) Văn bản sau khi đủ điều kiện phát hành, Văn thư chuyển phát ngay
theo quy định tại Điểm 3 Điều 10 của Quy chế.
Trường hợp chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển đến nơi
nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính đến nơi
nhận.
b) Văn bản đã phát hành nhưng sai sót về nội dung phải được sửa đổi,
thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành có sai
sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng
văn bản khác.
c) Văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan được chuyển
trực tiếp đến nơi nhận và có ký nhận của người nhận văn bản. Văn bản gửi qua
bưu điện phải có ký nhận của nhân viên bưu điện.
4- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn thư có trách nhiệm theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi.
a) Đối với những văn bản đi mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn
vị chủ trì soạn thảo văn bản; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện
để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
b) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Trưởng
phòng Tổng hợp hoặc Trưởng đơn vị để xử lý kịp thời.
5- Lưu văn bản đi
a) Mỗi văn bản phát hành phải lưu ít nhất 02 bản: bản gốc lưu tại Văn thư
phải kèm theo bản phôtô Tờ trình xử lý công việc; bản chính lưu tại hồ sơ của

Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản đó.
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

20

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b) Bản gốc lưu tại văn thư phải đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
c) Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại văn thư theo quy định pháp luật và quy định của Quy chế này.
d) Bản lưu văn bản mật được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên 1 hình
cố định trên văn bản.
Đối với Viện Công nghệ thông tin và truyền thông CDIT về việc quản lý
và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của
pháp luật: Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Các loại dấu của Viện công nghệ thông tin và truyền thông CDIT gồm:
- Dấu Viện Công nghệ thông tin và truyền thông CDIT
- Dấu chức danh Viện trưởng, Phó Viện trưởng
- Các loại dấu khác như: dấu đến, mật, tuyệt mật, khẩn…

Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

21


Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
3.1.

Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực

tập và kết quả đạt được
Dưới sự quản lý của Viện Công nghệ thông tin và truyền thông mà trực
tiếp là sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn thư là sự giúp đỡ, cả về mặt chuyên
môn lẫn tinh thần của cán bộ công chức trong cơ quan. Em đã cố gắng thực hiện
tốt chức trách của một học sinh thực tập, thực hiện tốt yêu cầu của cơ quan trong
các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư tuân thủ tốt kỷ luật của cơ quan. Quá
trình thực tập đã giúp em hiểu và được tiếp xúc nhiều hơn với công việc cụ thể
của một cán bộ văn thư cơ quan, thành thạo trong các khâu nghiệp vụ, tiếp xúc
và làm quen với các phương tiện hiện đại trong phòng, rèn luyện các kỹ năng
giao tiếp và quan hệ trong công việc cũng như trong quan hệ thường ngày.
Trong quá trình thực tập tại Viện Công nghệ thông tin và truyền thông
em được ban lãnh đạo phòng hướng dẫn và làm quen được những công việc sau:
1. Thực hiện tốt nội quy, kỷ luật của cơ quan:
Trong suốt thời gian thực tập tại cơ quan em đã thực hiện đúng theo sự
chỉ đạo của phòng, không vi phạm kỷ luật, những quy định trong công việc của
cơ quan như: Thời gian làm việc, thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân


22

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn thư.
Không làm hư hỏng, mất mát tài sản của cơ quan làm lộ những thông tin
khi cơ quan có yêu cầu giữ bí mật.
2. Trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đi
Trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, thực hiện sự chỉ đạo của
cán bộ phòng và nhiệm vụ được giao trực tiếp, em đã thực hiện một số công việc
sau:
- Đánh máy văn bản: Khối lượng văn bản mà cơ quan ban hành rất lớn
trong khi đó nhu cầu đáp ứng thời gian là rất quan trọng.,do đó nhiều khi khó
khăn về mặt đảm bảo thời gian phát hành, em được giao đánh một số văn bản
của co quan.
Trong quá trình thực tập, với kiến thức đã học, kèm theo sự hướng dẫn,
sửa chữa, bổ sung của các cán bộ trong phòng, em đã thực hiện tốt nhiệm vụ
được giao, văn bản soạn thảo trình bày đúng theo quy định, đầy đủ các yếu tố về
thể thức văn bản và đảm bảo tính kỹ thuật, mỹ thuật khi khi ban hành văn bản.
Ví dụ: Công văn số: 18/CDIT về việc đăng kí thi đua năm 2015 ngày
3/3/2015
Tờ trình số: 03/TTr – CDIT ngày 29/01/2015 về việc tham gia đào tạo an
toàn thông tin tại học viên.
Ngoài ra em còn được lãnh đạo phòng giao cho soạn thảo các tờ trình và
công văn.
- Trình ký văn bản: Sau khi văn bản được đánh máy và chỉnh sửa, in bản

và trình ký văn bản đến được thực hiện cùng với công việc kèm theo, trình hay
gửi văn bản đến như (văn bản gửi đích danh) chuyển các loại giấy tờ và các sổ
sách khác. Một số văn bản mà em được cán bộ phòng giao trình người có thẩm
quyền ký như:
Quyết định số: 04/QĐ- CDIT ngày 26/03/2015 về việc chấm dứt hợp
đồng lao động với cán bộ.
Quyết định số: 06/QĐ- CDIT về việc giao nhiệm vụ cho cán bộ
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

23

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo số: 12/ BC-CDIT báo cáo về kế hoạch công tác năm 2015
- Nhân bản tài liệu: Những văn bản em được giao nhân bản bao gồm
những văn bản gửi đến các đơn vị, cá nhân văn bản đó (văn bản đi) văn bản
được sao từ văn bản đến cho người có thẩm quyền giải quyết.
Ví dụ: Công văn số: 19/CDIT ngày 16/03/15 về việc đăng ký thi đua năm
2015
Công văn số: 29/CDIT ngày 19/4/2015 về việc đề nghị nâng bậc lương
đợt 1 năm 2015
- Đóng dấu đăng ký văn bản đi: Văn bản sau khi đã được đóng dấu và gửi
đi theo đúng quy trình em mang tất cả các văn bản đã được nhân bản sau đó
đăng ký văn bản đi vào sổ và phát hành văn bản đúng tiến độ quy định.
- Đăng ký văn bản đi: Như đã trình bày trong phần khảo sát công tác của
Viện Công nghệ thông tin và truyền thông CDIT, văn bản đi của cơ quan
Dưới sự hướng dẫn của cán bộ phòng và giao cho việc đăng ký văn bản đi

vào sổ để giảm bớt gánh nặng công việc.
Trong việc đăng ký văn bản đi, đăng ký đầy đủ các yếu tố thông tin cần
thiết theo quy định, không sai sót ảnh hưởng đến công việc chung của cơ quan.
- Chuyển giao văn bản:
Văn bản gửi đi của Viện luôn đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời,
chính xác và đúng đối tượng.
Khối lượng văn bản đi củaViện là rất lớn, văn bản được gửi tới nhiều cơ
quan, đơn vị khác nhau cùng một lúc, em được giao giúp đỡ Viện một số công
việc cụ thể như:
+) Viết bì: Chính xác tên đối tượng nhận văn bản, địa chỉ, số ký hiệu văn
bản; có gửi nhiều văn bản cùng một lúc được ghi đầy đủ số và ký hiệu cho tất cả
các văn bản, dễ dàng cho người nhận văn bản khi có thiếu sót.
+) Gấp văn bản vào bì:
Áp dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công việc thực tập văn bản
khi cho vào bì được gấp làm 4 phần, phần có chữ được gấp vào trong để đảm
Sinh viên: Phan Thị Kim Ngân

24

Lớp: Văn thư - Lưu trữ K6