Chỉång III
QUN TRË VÀN PHNG
I. Khại niãûm Qun trë v Qun trë hnh chênh vàn phng
1. Qun trë.
Qun trë l sỉû phäúi håüp táút c cạc ti ngun thäng qua tiãún trçnh
hoảch âënh, täø chỉïc lnh âảo v kiãøm tra âãø âảt âỉåüc cạc mủc tiãu â âãư ra.
H. L.Sisk.
Nh qun trë l mäüt ngỉåìi
lm viãûc thäng qua ngỉåìi khạc
v giụp h näø lỉûc âảt âỉåüc mủc tiãu.
Reinecke v Schoell.
Hiãûn nay cọ ráút nhiãưu quan niãûm khạc nhau vãư “qun trë” nhỉng
:âáưy â nháút l khại niãûm sau âáy
“Qun trë l quạ trçnh lm viãûc våïi v thäng qua nhỉỵng ngỉåìi khạc âãø thỉûc hiãûn
nhỉỵng mủc tiãu ca täø chỉïc trong mäüt mäi trỉåìng ln biãún âäüng”.
:Khại niãûm trãn bao gäưm cạc näüi dung dỉåïi âáy
- .Lm viãûc våïi v thäng qua ngỉåìi khạc
, ( )Trong mäùi cå quan täø chỉïc nháút l täø chỉïc kinh tãú mäùi sn
pháøm ra âåìi hồûc mäùi cäng viãûc âỉåüc hon thnh nọi chung âãưu cọ sỉû
. ,tham gia lao âäüng ca nhiãưu ngỉåìi Trong quạ trçnh âọ nh qun trë cọ vai
.tr quan trng l âỉa ra quút âënh Cn cạn bäü cäng nhán viãn l lỉûc
.lỉåüng trỉûc tiãúp thỉûc hiãûn Nãúu nh qun trë khäng giao nhiãûm vủ củ
, ...thãø khäng kiãøm tra âän âäúc thç âënh ca ngỉåìi lnh âảo khäng âỉåüc
. .biãún thnh hiãûn thỉûc Sn pháøm hồûc cäng viãûc khäng âỉåüc hon thnh
,Táûp thãø ngỉåìi trong mäüt cå quan mäüt täø chỉïc l lỉûc lỉåüng ch úu
, , .trỉûc tiãúp thỉûc hiãûn chỉïc nàng nhiãûm vủ ca cå quan âån vë Táûp thãø
âọ cọ thãø tảo ra thûn låüi hồûc ngỉåüc lải l sỉïc cn âäúi våïi sỉû thnh
. ,cäng ca nh qun trë Nhỉ váûy qun trë l quạ trçnh lm viãûc våïi v
.thäng qua ngỉåìi khạc
- :Mủc tiãu ca täø chỉïc
. ,Muỷc tióu laỡ caùi õờch õóứ phỏỳn õỏỳu õaỷt õổồỹc Mọựi cồ quan tọứ chổùc

õóửu coù mọỹt muỷc tióu cuỷ thóứ phuỡ hồỹp vồùi yóu cỏửu vaỡ nhióỷm vuỷ õổồỹc
.giao Muỷc tióu cuớa caù nhỏn chuớ yóỳu do caù nhỏn nọự lổỷc phỏỳn õỏỳu coù thóứ
. ,õaỷt õổồỹc Coỡn muỷc tióu cuớa cồ quan cuớa tọứ chổùc phaới do tỏỷp thóứ con
, . ,ngổồỡi trong cồ quan tọứ chổùc õoù phỏỳn õỏỳu cuỡng thổỷc hióỷn Trong õoù mọựi
.ngổồỡi phaới phỏỳn õỏỳu thổỷc hióỷn phỏửn vióỷc cuớa mỗnh Mọựi õồn vở cỏỳu
,thaỡnh trong cồ quan tọứ chổùc phaới phỏỳn õỏỳu thổỷc hióỷn phỏửn vióỷc õổồỹc
. ,giao Tỏỳt caớ moỹi ngổồỡi tỏỳt caớ caùc õồn vở õóửu phỏỳn õỏỳu thỗ cọng vióỷc
, .cuớa cồ quan cuớa tọứ chổùc seợ õaỷt kóỳt quaớ cao hồn Muỷc tióu õổồỹc thổỷc
. ,hióỷn Sổỷ phỏỳn õỏỳu cuớa mọựi ngổồỡi cuớa mọựi õồn vở cỏỳu thaỡnh seợ taỷo
,thaỡnh sổùc maỷnh tọứng hồỹp khi coù sổỷ quaớn lyù tọứ chổùc mọỹt caùch khoa
.hoỹc cuớa nhaỡ quaớn trở
- :Kóỳt quaớ vaỡ hióỷu quaớ
. ,Kóỳt quaớ laỡ nhổợng saớn phỏứm cuỷ thóứ Trong quaù trỗnh hoaỷt õọỹng cồ
.quan tọứ chổùc õóử ra caùc chố tióu cuỷ thóứ Chố tióu õoù coù thóứ laỡ nọỹi dung
.cọng taùc phaới hoaỡn thaỡnh Coù thóứ laỡ sọỳ lổồỹng vaỡ chỏỳt lổồỹng saớn phỏứm
, .cuớa tổỡng õồn vở tọứ chổùc hoỷc cuớa caớ tọứ chổùc trong tổỡng khoaớn thồỡi gian
, ,Hóỳt thồỡi gian kóỳ hoaỷch õồn vở cồ quan thổỷc hióỷn xong cọng vióỷc õaợ õóử
, , .ra nhổ vỏỷy laỡ cồ quan õoù tọứ chổùc õoù õaợ hoaỷt õọỹng õaỷt kóỳt quaớ
Hióỷu quaớ laỡ giaù trở cuớa kóỳt quaớ coù õổồỹc so vồùi sổỷỷ õỏửu tổ õóứ
,õaỷt õổồỹc muỷc tióu maỡ cồ quan tọứ chổùc õaợ õỷt ra
, ,Nhổ vỏỷy trong quaù trỗnh tọứ chổùc thổỷc hióỷn muỷc tióu nhaỡ quaớn trở
.phaới coù giaới phaùp tọứ chổùc Phaới luọn quan tỏm õóỳn tờnh hióỷu quaớ cuớa hoaỷt
. .õọỹng ióửu õoù thuọỹc traùch nhióỷm cuớa nhaỡ quaớn trở
- :Caùc nguọửn taỡi nguyón haỷn chóỳ
Mọỹt tọứ chổùc duỡ laỡ cồ quan haỡnh chờnh sổỷ nghióỷp hay õồn vở saớn
.xuỏỳt kinh doanh thỗ cuợng luọn luọn phaới hoaỷt õọỹng trong õióửu kióỷn cuỷ thóứ
,Nguọửn taỡi nguyón ồớ õỏy õổồỹc hióứu theo nghộa rọỹng vaỡ õỏửy õuớ nhỏỳt noù
, , ( ,bao gọửm caớ nhỏn lổỷc vỏỷt lổỷc taỡi lổỷc con ngổồỡi vỏỷt chỏỳt vaỡ tióửn
).baỷc Khọng coù mọỹt cồ quan naỡo maỡ laỷi caớm thỏỳy thoaớ maợn nguọửn taỡi
. ,nguyón trong quaù trỗnh hoaỷt õọỹng Mỷt khaùc do nhu cỏửu cuọỹc sọỳng cuớa

,con ngổồỡi vaỡ theo phaùp luỏỷt cuớa Nhaỡ nổồùc caùc cồ quan vổỡa õổồỹc sổớ
duỷng nguọửn taỡi nguyón laỷi vổỡa coù traùch nhióỷm cao trong vióỷc baớo vóỷ
.nguọửn taỡi nguyón Traùch nhióỷm õoù thuọỹc vóử tỏỷp thóứ lao õọỹng cuớa cồ
, .quan trong õoù ngổồỡi chởu traùch nhióỷm cao nhỏỳt laỡ nhaỡ quaớn trở Moỹi
.quyóỳt õởnh cuớa nhaỡ quaớn trở õóửu phaới tờnh õóỳn nguọửn taỡi nguyón naỡy
- :Mọi trổồỡng luọn thay õọứi
Mọựi cồ quan luọn tọửn taỷi vaỡ hoaỷt õọỹng trong mọỹt mọi trổồỡng cuỷ
. .thóứ Mọi trổồỡng õoù luọn bióỳn õọứi Theo mọỹt nhaỡ tổồng lai hoỹc thỗ mọỹt cồ
, ,quan mọỹt tọứ chổùc mọỹt doanh nghióỷp thổồỡng chởu taùc õọỹng cuớa 5 nguọửn
, : , , , , .bióỳn õọỹng õoù laỡ Vỏỷt chỏỳt xaợ họỹi thọng tin chờnh trở õaỷo õổùc Vióỷt
, : , ,Nam cuợng coù taùc giaớ õổa ra 8 loaỷi mọi trổồỡng õoù laỡ Kinh tóỳ luỏỷt phaùp
, , , , , .vn hoaù xaợ họỹi cọng nghóỷ chờnh trở sinh thaùi quọỳc tóỳ
Vãư säú lỉåüng nhọm mäi trỉåìng cọ thãø khạc nhau hồûc biãún âäøi
, , ,theo tỉìng nåi tỉìng lục nhỉng r rng mäüt cå quan mäüt doanh nghiãûp d
, ,âỉåüc thnh láûp ra åí thåìi gian no trủ såí âàût åí âáu thç cå quan âọ doanh
nghiãûp âọ cng ln ln chëu sỉû tạc âäüng ca mäi trỉåìng ln cọ sỉû thay
. ,âäøi Váún âãư quan trng l nh qun trë phi xỉí l nhỉ thãú no trỉåïc
.sỉû tạc âäüng ca mäi trỉåìng âãø âỉa ra nhỉỵng quút âënh âụng âàõn
, , “ ”Ngoi khại niãûm trãn theo tỉì âiãøn Tiãúng Viãût tỉì qun trë âỉåüc
:gii nghéa nhỉ sau
- “Qun trë” , ,l viãûc täø chỉïc âiãưu hnh cäng viãûc ca mäüt cå quan
: , ; .täø chỉïc Ban qun trë håüp tạc x Häüi âäưng qun trë
- “Qun trë” l viãûc qun l v cáúp phạt cạc phỉång tiãûn lm viãûc
: .theo chãú âäü Phng Qun trë
,Qun trë cng cọ phảm vi ca nọ ta cọ thãø tháúy phảm vi ca qun
:trë qua mä t sau âáy
Så âäư cạc cáúp qun trë
Qun trë
Cao cáúp Top
Management

Qun trë trung gian Middle Management
Qun trë cáúp cå såí first line Managemt

2 - Qun trë hnh chênh Vàn phng (Office management):
Âäúi våïi mäüt xê nghiãûp kinh doanh ngy nay, nãúu khäng cäng nháûn qun trë
hnh chênh l mäüt ngnh chun män cọ tênh cháút chỉïc nàng, thç âiãưu âọ coi nhỉ mäüt
thm ha chàóng khạc gç viãûc khỉåïc tỉì mäüt quy trçnh cäng nghãû måïi.
Stevens L. Shee
Báút k bäü pháûn, phng ban no cng âãưu cọ cạc cäng viãûc hnh chênh vàn
phng. Vç thãú cạc cáúp qun trë phi biãút qun trë hnh chênh vàn phng sao cho cọ
hiãûu qu. H phi biãút tuøn chn, âo tảo, bäưi dỉåỵng v sỉí dủng cạc Thỉ k nhỉ
nhỉỵng tråü l giụp h lm trn chỉïc nàng qun trë ca mçnh.
Nguùn Hỉỵu Thán
:Nhỉ váûy Qun trë Vàn phng l lnh âảo Vàn phng, qun l cäng tạc
Vàn phng trong mäüt cå quan. Khại niãûm trãn bao hm cạc näüi dung dỉåïi âáy:
- : .Lnh âảo Vàn phng vàn phng l mäüt âån vë täø chỉïc ca cå quan
, , , , .Vàn phng cọ chỉïc nàng nhiãûm vủ quưn hản täø chỉïc biãn chãú riãng
.Ngỉåìi âỉïng âáưu Vàn phng l Chạnh Vàn phng Cạc thnh viãn ca vàn
, .phng hoảt âäüng dỉåïi sỉû âiãưu hnh kiãøm tra ca Chạnh Vàn phng
,Hoảt âäüng ca Chạnh Vàn phng l lnh âảo Vàn phng l hoảt âäüng
.qun trë Vàn phng
- : .Qun l cäng tạc Vàn phng Mäüt cå quan cọ nhiãưu âån vë täø chỉïc
, ,Mäùi âån vë täø chỉïc cọ chỉïc nàng nhiãûm vủ quưn hản tỉång âäúi âäüc
. , ,láûp våïi nhau Ngoi chỉïc nàng nhiãûm vủ chênh ra mäùi âån vë täø chỉïc
cn phi lm nhỉỵng cäng viãûc khạc cọ liãn quan trong âọ cọ cäng viãûc Vàn
. .phng Cäng viãûc Vàn phng cọ åí táút c cạc âån vë trong cå quan Cäng
, . ,viãûc âọ phi âỉåüc qun l thỉûc hiãûn thäúng nháút Hoảt âäüng qun l
chè âảo cäng tạc Vàn phng trong mäüt cå quan l hoảt âäüng qun trë Vàn
.phng
II. Tiãu chøn ca nh qun trë vàn phng.

(Âãø tråí thnh mäüt nh qun trë hnh chênh Office management hay
)Admisnistrative manager hay mäüt cáúp qun trë chun biãût no âọ nhỉ tråü
( ), (l hnh chênh Administrative assistant Trỉåíng phng xỉí l vàn bn Word
/ ), (processing supervisor manager Trỉåíng phng häư så hồûc thäng tin Records
)or information manager thç h phi l nhỉỵng ngỉåìi cọ hc váún cao hån
.nhỉỵng Thỉ k chun nghiãûp
,Ngoi nhỉỵng tiãu chøn täúi thiãøu ca ngỉåìi Thỉ k chun nghiãûp
nh qun trë hnh chênh vàn phng cáưn phi cọ thãm nhỉỵng tiãu chøn sau
:âáy
- L mäüt tri thỉïc âỉåüc âo tảo täøng quạt v âỉåüc âo tảo chun
.vãư hoảt âäüng qun trë hnh chênh vàn phng
- Cọ kh nàng gạnh vạc cäng viãûc v cọ kh nàng u thạc trạch
, .nhiãûm quưn hnh
- ,Cọ kh nàng truưn âảt ging dảy nghiãûp vủ hnh chênh vàn
.phng trong ton cå quan
- Cọ quan âiãøm khoa hc âãø tiãúp nháûn nhỉỵng phỉång phạp lm
,viãûc måïi phi ln bäø sung trçnh âäüü hc váún ca mçnh bàòng cạch ln
,hc hi v nghiãn cỉïu vãư qun trë hnh chênh vàn phng tham dỉû häüi
.tho âån gin hoạ cäng viãûc hnh chênh vàn phng
- , ,Phaới coù tờnh gỏửn guợi phaới bióỳt hoaỡ mỗnh hoaỡ õọửng vồùi nhổợng yù
.tổồớng vaỡ nhổợng vỏỳn õóử cuớa nhỏn vión Tổỡ õoù mồùi coù thóứ taỷo bỏửu khọng
.khờ thỏn thióỷn trong toaỡn cồ quan
- .Phaới coù oùc khọi haỡi õóứ laỡm dởu õi nhổợng tỗnh huọỳng khoù khn
Tờnh khọi haỡi laỡ mọỹt trong nhổợng phỏứm chỏỳt kinh doanh vọ giaù. Nhổng
noùi õuỡa thỗ nón noùi khi tióỳp xuùc trổỷc tióỳp. Trón giỏỳy tồỡ, sổỷ khọi haỡi laỡ nguy hióứm
bồới vỗ baỷn khọng thóứ tión õoaùn ngổồỡi õoỹc seợ tióỳp nhỏỷn nhổ thóỳ naỡo.
Mc. Cormack.
- .Phong caùch phaới lởch sổỷ vaỡ ngoaỷi giao Sổỷ thaỡnh cọng tuyỡ thuọỹc
, ,vaỡo vióỷc hoỹ coù nhỏỷn õổồỹc sổỷ uớng họỹ tin tổồớng hồỹp taùc cuớa ngổồỡi
.khaùc hay khọng

- .Phaới bióỳt caùch kióứm soaùt caớm xuùc Bọỹ phỏỷn haỡnh chờnh vn phoỡng
, , ...laỡ bọỹ phỏỷn laỡm dỏu trm hoỹ do õoù rỏỳt dóự bở chố trờch chó bai
- .Coù oùc saùng kióỳn vaỡ trờ tổồớng tổồỹng
- , .Tổỷ tin Nhaỡ quaớn trở phaới luọn toớ ra tổỷ tin trong moỹi tỗnh huọỳng
- .Coù coù phaùn õoaùn Nhaỡ quaớn trở haỡnh chờnh vn phoỡng phaới bióỳt
,caùch thu thỏỷp nhổợng dổợ kióỷn cỏửn thióỳt phỏn tờch thọng tin õóứ họứ trồỹ caùc
.bọỹ phỏỷn khaùc
- ,Phaới coù khaớ nng noùi õóứ thuyóỳt phuỷc cỏỳp trón õọửng nghióỷp vaỡ
,cỏỳp dổồùi chỏỳp nhỏỷn nhổợng thuớ tuỷc mồùi phổồng phaùp haỡnh chờnh vn
.phoỡng mồùi
,Ngoaỡi nhổợng tióu chuỏứn nóu trón nhaỡ quaớn trở haỡnh chờnh vn phoỡng
,phaới laỡ ngổồỡi coù phong caùch laợnh õaỷo tọỳt vỗ baớn thỏn hoỹ laỡ nhaỡ quaớn trở
.laỡ ngổồỡi laợnh õaỷo ngổồỡi khaùc
III. Chổùc nng cuớa quaớn trở haỡnh chờnh vn phoỡng.
,Laỡ ngổồỡi laợnh õaỷo Vn phoỡng Chaùnh Vn phoỡng laỡ nhaỡ quaớn
. ,trở Chờnh vỗ vỏỷy Chaùnh Vn phoỡng cuợng thổỷc hióỷn 4 chổùc nng cồ baớn
: , , ,cuớa quaớn trở noùi chung õoù laỡ Hoaỷch õởnh Tọứ chổùc Quaớn trở nhỏn lổỷc
.Kióứm tra
,Trong mọỹt cồ quan cọng taùc Vn phoỡng laỡ mọỹt trong nhióửu lộnh vổỷc
. , ,cọng taùc cuớa cồ quan Cọng taùc Vn phoỡng coù nọỹi dung phổồng phaùp
. , ,nghióỷp vuỷ rióng Vỗ vỏỷy trón cồ sồớ chổùc nng tọứng quaùt cuớa quaớn trở
, .chổùc nng quaớn trở Vn phoỡng cuợng coù nhổợng nọỹi dung rióng cuỷ thóứ
1. Chổùc nng hoaỷch õởnh (Planning):
1.1. Khaùi nióỷm.
Hoaỷch õởnh laỡ quaù trỗnh xaùc õởnh muỷc tióu cuớa tọứ chổùc vaỡ bióỷn phaùp õóứ õaỷt muỷc
tióu ỏỳy.
- .Coù hoaỷch õởnh chióỳn lổồỹc vaỡ hoaỷch õởnh taùc nghióỷp