Khoa Kinh Doanh Thương Mại
“Hoàn thiện công tác quản
trị mua hàng tại Trung Tâm
Xuất Nhập Khẩu và Hợp Tác
Đầu Tư - VVMI”.
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
1
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC
QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI TRUNG TÂM XNK VÀ HTĐT - VVMI
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh đang hoạt động trong một nền
kinh tế thị trường hết sức sôi động với nhiều cơ hội nhưng cũng tiềm tàng không ít những
nguy cơ. Một trong những nguy cơ đó là các doanh nghiệp đang phải đối mặt với một môi
trường cạnh tranh khốc liệt cũng những biến hóa khôn lường và những mối quan hệ phức
tạp của nó. Do vậy, các doanh nghiệp phải biết khai thác tối đa những lợi thế của mình về
tài chính, nhân sự, công nghệ thì mới có thể tồn tại và phát triển. Bên cạnh đó là ảnh
hưởng của suy thoái kinh tế toàn cầu, sự chênh lệch về tỷ giá và các khó khăn trong giao
dịch ngân hàng. Tất cả đang tạo ra thách thức lớn cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của
các doanh nghiệp.
Để cung ứng cho khách hàng những hàng hóa tốt, thỏa mãn được nhu cầu của họ thì
ngay từ ban đầu cần có một nguồn hàng tốt. Nhưng phần lớn tại các doanh nghiệp thì hoạt
động mua hàng lại ít được quan tâm hơn so với hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp
quan tâm tới việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là tiết kiệm chi phí mua hàng.
Việc mua hàng chưa được đánh giá tương xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng là
khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điệu kiện để hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán
hàng, hoạt động bán hàng có được tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua
hàng.
Trung tâm xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư là đơn vị trực thuộc của công ty TNHH
một thành viên Công nghiệp mỏ Việt Bắc (VVMI). Hoạt động chủ yếu của Trung tâm là

nhập khẩu thiết bị, phương tiện, vật tư, phụ tùng hàng hóa, cung ứng vật tư, thiết bị hàng
hóa phục vụ sản xuất và đời sống và kinh doanh dịch vụ hợp tác quốc tế về đầu tư, quan
hệ thương mại. Tại Trung Tâm XNK và HTĐT - VVMI chưa có bộ phận chuyên trách về
công tác mua hàng, công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm chưa thực sự được quan
tâm. Mọi công việc trong quy trình mua hàng đều được nhân viên các phòng Xuất Nhập
Khẩu đảm nhận. Mặt khác các nhà cung ứng phần lớn là ở các nước trên thế giới nên việc
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
2
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
tìm kiếm nguồn hàng là rất khó khăn. Việc đặt hàng và ký kết hợp đồng cũng gặp những
trở ngại nhất định.
1.2 Xác lập và tuyên bố đề tài nghiên cứu
Là một sinh viên chuyên ngành marketing kinh doanh nhận thức được tầm quan
trọng của công tác quản trị mua hàng, với kiến thức đã được đào tạo trong nhà trường và
xuất phát từ thực trạng về mua hàng tại Trung Tâm XNK và HTĐT VVMI nên tôi quyết
định lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm Xuất Nhập
Khẩu và Hợp Tác Đầu Tư - VVMI”. Nhằm hoàn thiện hơn công tác quản trị mua hàng Tại
Trung Tâm.
1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu chung: Nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm XNK và
HTĐT - VVMI
Mục tiêu cụ thể:
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị mua hàng tại các Doanh
nghiệp Thương mại.
- Vận dụng Lý thuyết vào thực tế để giải quyết những khó khăn của doanh nghiệp về
công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm XNK và HTĐT - VVMI.
- Đưa ra những nhận xét đánh giá về thực trạng hoạt động mua hàng thực tế. Tìm hiểu
những thành công và hạn chế, những nguyên nhân của hạn chế đó. Từ đó đưa ra các giải
pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm XNK và HTĐT -
VVMI.

1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài
Chủ thể nghiên cứu: Trung Tâm Xuất Nhập Khẩu và Hợp Tác Đầu Tư - VVMI, Địa
chỉ: 30B Đoàn Thị Điểm, quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị mua hàng Tại Trung Tâm XNK và HTĐT
- VVMI
Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động của Trung Tâm và thực trạng
công tác quản trị mua hàng của công ty trong 3 năm 2007-2009.
1.5 Kết cấu của luận văn
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
3
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
Ngoài mục lục, phần tóm lược, phụ lục thì luận văn được chia làm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm XNK và
HTĐT – VVMI.
Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về Quản trị mua hàng tại Doanh Nghiệp
Thương Mại.
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích thực trạng công tác quản trị
mua hàng tại Trung Tâm Xuất Nhập Khẩu và Hợp Tác Đầu Tư - VVMI.
Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại
Trung Tâm XNK và HTĐT – VVMI.
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
4
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ
QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
2.1 Một số định nghĩa và khái niệm cơ bản.
2.1.1 Khái niệm mua hàng và vai trò của mua hàng
Mua hàng là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa tại các cơ
sở Logistics, đáp ứng các yêu cầu dự trữ và bán hàng với tổng chi phí thấp nhất. Mua
hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa

doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng.Và là hoạt động nhằm tạo nguồn lực
hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống Logistics. Mua ảnh hưởng gián tiếp đến dòng
hàng trong kênh Logistics.
Vai trò của mua hàng.
Tạo nguồn lực Logistics-hàng hóa ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống Logistics.
Đảm bảo bổ sung dự trữ kịp thời với cơ cấu hợp lý và chất lượng đảm bảo. Tạo điều kiện
để giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho kinh doanh thương mại.
2.1.2 Quản trị mua hàng và mục tiêu của Quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng là một bộ phận của quản trị Logistics bao gồm việc hoạch định,
thực thi và kiểm tra, kiểm soát của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu
bán hàng.
Mục tiêu của Quản trị mua hàng
Mục tiêu hợp lý hóa dự trữ: Mua hàng đảm bảo bổ sung dự trữ hợp lý về số lượng,
chất lượng và thời gian. Mục tiêu chi phí: Phải đảm bảo giảm chi phí quản trị và nghiệp
vụ mua. Mục tiêu phát triển các mối quan hệ: Thông qua mua hàng, phát triển các mối
quan hệ với các nguồn hàng hiện tại, thiết lập các mối quan hệ với các nguồn cung ứng
tiềm năng.
2.2 Một số lý thuyết về quản trị mua hàng
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
5
Tập hợp
thông tin
Đánh
giá
Tiếp
xúc, đề
nghị
Thử
nghiệm
Quan hệ lâu dài

Đạt yêu cầu
Làm lại
có
không
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
2.2.1 Quá trình quản trị mua hàng
2.2.1.1 Xây dựng kế hoạch mua hàng
a. Xác định số lượng, cơ cấu và tổng giá trị hàng hóa mua
Theo quan điểm Logistics có thể xác định số lượng hàng mua theo công thức sau:
M = (B + K + X + H) – (D + N)
Trong đó: M: Lượng hàng hóa cần mua
B: Dự báo bán
K: Lượng hàng mà khách hàng đã đặt hoặc ký hợp đồng
X: Lượng hàng dùng để xúc tiến
H: Lượng hàng hóa hao hụt (nếu có)
D: Dự trữ hiện có
N: Lượng hàng hóa đã đặt hoặc đã ký hợp đồng với nguồn hàng
Trên cơ sở tính số lượng hàng hóa cần mua, dự tính giá mua, có thể xác định được tổng
giá trị hàng hóa trong kỳ kế hoạch nhằm tính toán các chỉ tiêu chi phí vốn mua và chỉ tiêu
khác trong kinh doanh. Đồng thời phân bổ khối lượng, doanh số mua cho từng thời kỳ,
theo từng đơn vị Logistics, và có thể theo đơn vị nguồn hàng.
b. Hoạch định nguồn hàng
Hình 2.1 Quá trình lựa chọn nguồn hàng
b.1 Giai đoạn thu thập thông tin.
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
6
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
Trước hết cần thu thập dữ liệu thứ cấp: Các báo cáo về tình hình mua và phân tích
nguồn hàng trong doanh nghiệp, thông tin trong các ấn phẩm, thông qua những thông tin
xúc tiến của các nguồn hàng.

Thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua điều tra khảo sát trực tiếp tại các nguồn hàng mà
tiến hành thu thập những dữ liệu cần thiết.
b.2 Giai đoạn đánh giá, lựa chọn
Trước hết cần phân loại các nguồn hàng theo các tiêu thức cơ bản, như theo các thành
phần kinh tế, theo vị trí trong kênh phân phối, theo trình độ công nghệ…
Tiếp theo cần đánh giá các nguồn hàng theo tiêu chuẩn xác định. Bao gồm những tiêu
chuẩn như: sức mạnh Marketing – chất lượng, giá cả; Sức mạnh tài chính – năng lực vốn
kinh doanh, quy mô ; Sức mạnh Logistics- độ tin cậy trong việc giao hàng, cung cấp dịch
vụ.
Để thuận tiện cho việc xếp loại nguồn hàng, có thể sử dụng mô hình lượng hóa đánh
giá nguồn hàng:
Dk =
∑
=
n
i
ii
qd
1
Trong đó: Dk: Tổng số điểm đánh giá nguồn hàng k
d
i
: Điểm đánh giá tiêu chuẩn I của nguồn hàng k (0
≤
d
i
≤
10)
q
i

: Độ quan trọng của tiêu chuẩn I (0
≤
q
i
≤
1;
Σ
q
i
=1)
n: Số tiêu chuẩn đánh giá
b.3 Giai đoạn tiếp xúc, đề nghị
Là giai đoạn của quá trình trong đó doanh nghiệp cử cán bộ mua thăm nguồn hàng để
đưa ra những đề nghị. Trên cơ sở những thông tin sau khi tiếp xúc với các nguồn hàng,
kết hợp với những thông tin thông qua giai đoạn đánh giá, tiến hành xếp loại nguồn hàng
theo thứ tự ưu tiên để tiến hành các mối quan hệ mua
b.4 Giai đoạn thử nghiệm:
Giai đoạn này nhằm kiểm tra trong một thời gian nhất định các nguồn hàng có đảm
bảo đạt được những tiêu chuẩn thông qua các thương vụ mua bán hay không. Nếu các
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
7
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
nguồn hàng đạt tiêu chuẩn thì có thể xếp các nguồn hàng vào quan hệ đối tác lâu dài. Nếu
không đạt tiêu chuẩn thì cần chọn và thử nghiệm đối với các nguồn hàng khác
c. Xác định chính sách mua
c.1 Chính sách thời điểm mua
- Chính sách mua tức thì: tức là chính sách mua chỉ đáp ứng khi có nhu cầu. Có ưu thế khi
giá đang giảm và do đó hiện tại không nên mua với số lượng lớn khi mua dần có thể đem
lại giá thấp hơn.
- Chính sách mua trước: có lợi thế khi giá mua sẽ cao hơn trong tương lai. Mua trước là

hành động mua với số lượng vượt quá nhu cầu hiện tại, nhưng không vượt quá nhu cầu dự
báo trong tương lai. Chính sách này hấp dẫn khi mà giá mua trong tương lai sẽ tăng, và
nếu mua trước sẽ với mức giá thấp. Tuy nhiên lúc này, dự trữ sẽ tăng và do đó sẽ phải cân
nhắc giữa tăng chi phí dự trữ và lợi thế giá thấp.
- Chính sách mua hỗn hợp: phối hợp mua tức thì và mua trước, áp dụng khi nhu cầu có
tính thời vụ.
Như vậy để lựa chọn chính sách mua thích hợp, cần phải tính tổng chi phí giá trị mua và
dự trữ của từng chính sách mua theo công thức sau:
F
m
=
Σ
p
i
m
i
+
kh
T
d
2
Σ
p
i
m
i
t
i
Trong đó,
F

m
: Tổng chi phí mua trong cả kỳ kế hoạch
p
i
: Giá mua vào thời điểm mua lượng hàng hóa m
i
m
i
: Lượng hàng hóa mua vào thời điểm ứng với giá p
i
d: Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ hàng hóa
T
kh
: Tổng thời gian trong cả kỳ kế hoạch
t
i
: Khoảng thời gian đầu và cuối kỳ nhập lượng hàng hóa m
i
c.2 Xác định chính sách quy mô lô hàng
Phương pháp xác định quy mô lô hàng tái cung ứng tức thì
- Trong trường hợp đơn giản:
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
8
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
Khi nhu cầu liên tục có tốc độ ổn định, phải xác định quy mô lô và tần suất nhập hàng.
Công thức xác định quy mô lô hàng có công thức sau:
Qo =
kd
h
pk

Mf2

Trong đó: M: Tổng mức tiêu thụ hàng hóa trong kỳ kế hoạch
f
h
: Chi phí một lần đặt hàng
k
d
: Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ
p
k
: Chi phí hàng hóa nhập kho
Để áp dụng mô hình trên cần một số ràng buộc:
Phải đảm bảo thỏa mãn mọi nhu cầu. Nhu cầu có tính liên tục, ổn định với cơ cầu đã
xác định. Thời gian thực hiện chu kỳ nhập hàng ổn định. Giá mua, chi phí vận chuyển
không đổi theo quy mô, thời vụ.Không tính vận chuyển trên đường. Không bị giới hạn về
vốn và diện tích bảo quản hàng hóa
- Trường hợp giảm giá mua và vận chuyển vì lượng
+ Chính sách giảm giá vì lượng toàn phần
Với chính sách này, nguồn hàng sẽ giảm giá cho tất cả các đơn vị hàng hóa khi quy mô lô
hàng vượt quá giới hạn nhất định. Việc xác định quy mô lô hàng kinh tế dựa trên cơ sở
xác định tổng chi phí thấp nhất của giá trị hàng hóa mua, chi phí đặt hàng và chi phí dự
trữ. Công thức xác định tổng chi phí này như sau:
F = p
m
i
.M +
i
h
Q

fM.
+
2

i
m
id
Qpk
Trong đó: F: Tổng chi phí mua và dự trữ cho cả thời kỳ với quy mô hàng Q
i
p
i
: Giá mua với quy mô lô hàng Q
i
M: Nhu cầu cho cả thời kỳ kế hoạch
f
h
: Chi phí một lần đặt hàng
Q
i
: Quy mô lô hàng cần mua
k
d
: Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
9
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
Cách xác định quy mô lô hàng tối ưu: Đầu tiên tính quy mô lô hàng kinh tế Q
on
với mức

giá thấp nhất p
n
. Nếu Q
on
xác định thì đó là quy mô lô hàng cần tìm. Hoặc lần lượt tính
quy mô lô hàng tối ưu với mức giá thấp hơn cho đến khi đạt giá trị nằm trong khoảng xác
định. Tính tổng chi phí F theo quy mô lô hàng tối ưu Q
on
xác định mức giá p
i
và theo các
quy mô lô hàng giới hạn Q
1−i
đến Q
n
với mức giá thấp hơn. Sau đó so sánh các phương
án chi phí trên, phương án nào có chi phí thấp hơn thì quy mô hàng tương ứng là quy mô
lô hàng tối ưu.
+ Chính sách giảm giá vì lượng từng phần:
Đối với chính sách này, khi quy mô lô hàng vượt quá giới hạn xác định thì nguồn hàng sẽ
giảm giá mua cho số lượng đơn vị hàng hóa vượt quá giới hạn. Để tìm quy mô lô hàng ta
tìm hàm cực tiểu của hàm số sau:
F(Q
x
) =
x
x
Q
QQpQp )(
1211

−+
×
M+
x
Q
M
×
f
h
+
2
1
Q
x
k
d
×
x
x
Q
QQpQp )(
1211
−+
Giải ra ta được:
Q
x
=
[ ]
2
211

)(2
pk
fppQM
d
h
+−
Nếu Q
x
xác định với mức giá thấp nhất p
2
thì đây chính là quy mô lô hàng kinh tế Q
02
.
Nếu Q
02
không xác định thì lúc này quy mô lô hàng mua kinh tế Q
01
với mức giá cao hơn
p
1
, tức là:
Q
01
=
1
2
pk
Mf
d
h

Có thể viết công thức tổng quát Q
x
như sau:
Q =
nd
diii
pk
fppQM






+−
∑
+
)(2
1
• Trường hợp hạn chế vốn đầu tư và diện tích bảo quản hàng hóa
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
10
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
Quy mô lô hàng được tính bằng thêm hệ số
α
điều chỉnh vào công thức tính quy mô
lô hàng kinh tế:
Q
i
=

)(
2
α
+
d
i
k
hii
kp
fM
• Xác định quy mô lô hàng trong trường hợp đã biết chi phí thiếu hàng
Tính quy mô kinh tế bằng cách thêm chi phí thiếu bán một đơn vị hàng hóa f
t
vào công
thức tính quy mô lô hàng kinh tế:
Q =
d
th
pk
ffM )(2
+
2.2.1.2 Triển khai kế hoạch mua hàng
Quá trình nghiệp vụ mua hàng:
Hình 2.2 Quá trình nghiệp vụ mua hàng
a. Quyết định mua
Bước này bao gồm xác định mặt hàng, số lượng, chất lượng, thời gian cung ứng theo
yêu cầu của sản xuất, người bán. Phương thức mua là cách thức tạo lập mối quan hệ trong
mua bán. Tùy thuộc vào tình thế môi trường và các quyết định Marketing mà có 3 phương
thức mua:
Phương thức mua lại không điều chỉnh: được tiến hành với nguồn hàng đã có quan hệ

mua theo mối liên kết chặt chẽ. Là phương thức mua không có những vấn đề gì lớn cần
phải điều chỉnh, thương lượng với nguồn hàng. Phương thức này thường được thực hiện
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
Quyết định mua Xác định nguồn
hàng
Nhập hàng mua
Đặt hàng,
ký hợp đồng
mua
Đánh giá sau mua
11
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
dưới các hình thức đặt hàng đơn giản từ phía người mua. Những nguồn hàng đang cung
ứng thường nỗ lực nâng cao chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này. Phương
thức mua này thường áp dụng trong hệ thống kênh tiếp thị dọc.
Phương thức mua lại có điều chỉnh: Là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng,
điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa người mua và người bán về hàng hóa, giá cả, cách
thức cung ứng…Phương thức này áp dụng với nguồn hàng quen, đơn hàng có thay đổi
đáng kể, môi trường kinh doanh thay đổi và cần thương lượng và điều chỉnh để đi đến
thống nhất giữa người bán và người mua. Nếu thương lượng không được thì phải chuyển
nguồn hàng.
Phương thức mua mới: Là bắt đầu tạo lập mối quan hệ với nguồn hàng trong trường
hợp doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng mới hoặc không
triển khai được phương thức có điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đề
nghị hấp dẫn. Lúc này phải xác định lại nguồn hàng và cần thiết phân tích và nghiên cứu
lựa chọn nguồn hàng.
b. Xác định nguồn hàng
Những căn cứ để xác định nguồn hàng:
Căn cứ vào phương thức mua: Trường hợp mua lại không điều chỉnh và mua lại có
điều chỉnh nhưng hai bên đi đến thống nhất những vấn đề trong mua thì không cần xác

định nguồn hàng. Trường hợp mua mới hoặc mua lại có điều chỉnh nhưng không đạt được
thoả thuận giữa các bên thì cần phải xác định lại nguồn hàng.
Căn cứ vào danh sách xếp loại nguồn hàng: theo danh sách xếp loại ưu tiên đã nghiên
cứu để chọn nguồn hàng thay thế nguồn hàng hiện tại.
Căn cứ kết quả đánh giá nguồn hàng sau những lần mua trước: Sau mỗi thương vụ đều
có đánh giá các nguồn hàng. Những nguồn hàng không đạt được những yêu cầu của
doanh nghiệp thì cần phải thay thế, và do đó phải xác định lại nguồn hàng.
Căn cứ vào sự xuất hiện nguồn hàng mới hấp dẫn: Trường hợp này cần phải tiến hành
nghiên cứu, đánh giá nguồn hàng mới một cách cẩn thận.
c. Đặt hàng, ký hợp đồng mua
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
12
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
Tùy thuộc vào phương thức mua mà có các hình thức quan hệ kinh tế với nguồn hàng.
Đối với phương thức mua lại thẳng thì chỉ cần trao đổi đơn đặt hàng là đủ, còn đối với các
phương thức mua còn lại, phải tiến hành thương lượng và ký kết các hợp đồng mua bán.
Có 2 cách tiến hành:
Cách 1:
Cách này thường áp dụng đối với phương thức mua lại không điều chỉnh hoặc mua lại
có điều chỉnh trong trường hợp nguồn hàng chấp nhận những thay đổi của bên mua.
Cách 2:
Cách này thường áp dụng với phương thức mua mới với nguồn hàng mới, phương
thức mua lại có điều chỉnh trong trường hợp nguồn hàng và bên mua cần gặp nhau để
thương lượng, hoặc trong trường hợp thay thế nguồn hàng hiện tại.
d. Nhập hàng và thanh lý hợp đồng
Là quá trình thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán và đưa hàng hóa vào cơ sở
Logistics (kho, cửa hàng bán lẻ). Nội dung nhập hàng bao gồm: Giao nhận hàng và vận
chuyển hàng.
- Giao nhận hàng là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa nguồn hàng và
doanh nghiệp thương mại, có thể tại nguồn hàng hoặc cơ sở Logtistics của người mua.

Tiếp nhận hàng hóa là hệ thống các mặt công tác kiểm tra tình trạng số lượng và chất
lượng hàng hóa thực nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận,
vận chuyển hàng hóa trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lý hàng hóa theo
các văn bản pháp lý quy định. Nội dung tiếp nhận hàng bao gồm: Tiếp nhận số lượng, tiếp
nhận chất lượng và làm chứng từ nhập hàng.
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
Người mua lập
đơn hàng
Giao dịch bằng các
phương tiện thông tin
Nguồn hàng chấp nhận
đơn hàng/ký hợp đồng
Người mua lập đơn
hàng hoặc dự thảo hợp
đồng
Hai bên trực tiếp gặp
nhau và đàm phán
Hai bên ký thống
nhất đơn đặt hàng
hoặc ký hợp đồng
13
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
Tiếp nhận số lượng: là tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhập và xác định
trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giao nhận hàng hóa về mặt lượng.
Tiếp nhận chất lượng: Là bao gồm các mặt công tác nhằm kiểm tra tình trạng chất
lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên tham gia giao
nhận về tình trạng không đảm bảo chất lượng của hàng hóa nhập.
Làm chứng từ nhập hàng: bao gồm những mặt công tác nhằm chuyển giao quyền sở
hữu hàng hóa và tiến hàng hạch toán nghiệp vụ nhập hàng.
- Vận chuyển.

Nguồn hàng thường chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa khi doanh nghiệp mua
hàng, như thế có thể tiết kiệm chi phí cho cả người mua và người bán. Nhưng trong một
số trường hợp nhất định, doanh nghiệp phải tự mình vận chuyển hàng hóa trong mua.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải có những phương án vận chuyển hợp lý đảm
bảo chi phí thấp nhất. Thường thì có 2 phương thức vận chuyển:
Vận chuyển thẳng: là sự di động của hàng hóa từ nguồn hàng thẳng đến cơ sở
Logistics của khách hàng mà không qua bất kỳ một khâu kho trung gian nào.
Vận chuyển qua kho: là phương thức vận chuyển mà trong đó hàng hóa từ nguồn hàng
cung ứng cho khách hàng phải qua ít nhất một khâu kho

2.2.1.3 Đánh giá và kiểm soát sau mua
Là việc đo lường kết quả sau mua theo các tiêu chuẩn, xác định nguyên nhân của
thương vụ không đáp ứng yêu cầu.
Các tiêu chuẩn đánh giá sau mua:
Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu mua về số lượng, cơ cấu, chất lượng
Tiêu chuẩn hoạt động: Gồm thời gian thực hiện đơn hàng hoặc hợp đồng, tính chính
xác của thời gian và địa điểm giao nhận.
Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua.
So sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn. Nếu thực hiện chưa tốt các tiêu chuẩn đặt
ra, cần xác định nguyên nhân để có hành động thích hợp. Nguyên nhân có thể do bên bán
hoặc bên mua.
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
14
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
2.2.2 Các căn cứ và nguyên tắc mua hàng
2.2.1.1 Các căn cứ mua hàng
Để mua hàng một cách hợp lý, cần căn cứ vào những yếu tố sau:
Căn cứ các quyết định Marketing về mặt hàng giá, trình độ dịch vụ khách hàng
Căn cứ vào kết quả phân tích giá trị gia tăng, phân tích dự trữ, tình hình bán hàng,
phân tích chi phí, phân tích nguồn hàng

Căn cứ khả năng dùng vốn cho dự trữ, dùng cho mua hàng.
2.2.1.2 Nguyên tắc mua hàng.
Nguyên tắc nhiều nhà cung ứng: Nguyên tắc này tránh cho doanh nghiệp khỏi bị lệ
thuộc vào nguồn hàng, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thường, do đó tránh
được những rủi ro và bị nguồn hàng đưa ra những điều kiện bất lợi, gây thiệt hại cho
doanh nghiệp.
Nguyên tắc cân đối lợi ích tạo mối quan hệ lâu dài, bền vững giữa doanh nghiệp và
nguồn hàng, thực hiện tốt Marketing các mối quan hệ.
Nguyên tắc dịch vụ và chi phí hậu cần: đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu, hàng
hóa để bổ sung kịp thời cho sản xuất hay bán hàng, giảm chi phí toàn bộ quá trình cung
ứng.
2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị mua hàng
2.2.3.1 Môi trường vi mô
a. Các nhân tố nội tại Doanh nghiệp
- Cơ cấu tổ chức công ty:
Mô hình tổ chức và mối quan hệ giữa các phòng ban sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá
trình sản xuất và tiêu thụ của công ty. Nếu các phòng ban liên kết chặt chẽ hoạt động linh
hoạt hiệu quả sẽ giúp giảm bớt thời gian chờ đợi trong công tác lập, duyệt kế hoạch, giúp
cho phòng chuyên trách về mua có thể chủ động hơn trong công tác lập kế hoạch mua
hàng. Bộ máy tổ chức của công ty quá cồng kềnh sẽ gây khó khăn cho công tác mua
hàng, sẽ làm chậm tiến trình mua hàng.
- Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
15
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
Thông qua tình hình hoạt động kinh doanh qua các năm công ty có thể xác định kế
hoạch mua hàng trong năm tới. Có những điều chỉnh về kế hoạch mua hàng sao cho phù
hợp hơn. Tình hình kinh doanh ổn định thì quá trình mua hàng sẽ diễn ra một cách liên
tục và thường xuyên, quá trình mua hàng sẽ được đảm bảo.
- Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp

+ Kho: ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản trị mua hàng, tạo điều kiện thuận
lợi để thực hiện các quyết định của quản trị mua hàng. Kho đáp ứng những điều kiện cơ
sở vật chất cho quá trình mua hàng và đồng thời nâng cao hiệu lực của quá trình mua
hàng.
+ Phương tiện vận chuyển: quyết định việc thuê vận chuyển bên ngoài hay tự vận
chuyển. Tùy từng doanh nghiệp với những điều kiện khác nhau thì lựa chọn những cách
thức vận chuyển khác nhau. Mỗi cách thức đều có những ưu nhược điểm riêng.
+ Điện thoại, fax, máy tính internet…nhằm phục vụ cho công tác mua hàng được
diễn ra thuận lợi hơn. Các công việc không phải làm một cách thủ công như trước, mọi
việc được tiến hành nhanh hơn với những công cụ hỗ trợ như máy tính, máy fax, điện
thoại. Giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được các thông tin, nâng cao khả năng
cạnh tranh cho doanh nghiệp
- Đội ngũ nhân viên
Trình độ của nhân viên trong Công ty, khả năng đáp ứng công việc của nhân viên,
tính sáng tạo, tình thần đoàn kết sẽ góp phần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng.
Những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong ngành và những nhân viên trẻ, năng động,
nhiệt tình. Đó là một trong những thế mạnh của Công ty.
- Tình hình tài chính
Là tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là hoạt
động mua hàng. Tình hình tài chính của công ty ảnh hưởng tới việc ra quyết định mua
hàng, tài chính của công ty ổn định sẽ tạo điệu kiện thuận lợi, hỗ trợ cho việc mua hàng.
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
16
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
Tài chính ổn định đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra một cách liên tục và thường
xuyên và chớp được các cơ hội trong các thương vụ kinh doanh.
b. Nhà cung ứng
Chất lượng cung ứng và hiệu quả mua hàng phụ thuộc rất lớn vào việc xác định
đúng nguồn hàng, những nhà cung ứng tốt sẽ hỗ trợ công ty về trang thiết bị, phối hợp
chiến lược xúc tiến tiêu thụ, cung cấp hàng hóa đúng số lượng, chất lượng, kịp thời…sẽ

góp phần tạo nên sự thành công của quá trình mua hàng
c. Khách hàng
Phân tích, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, nghiên cứu thị trường qua đó dự báo
được nhu cầu. Từ đó có thể xây dựng được kế hoạch mua hàng, nhằm đáp ứng kịp thời
nhu cầu của khách hàng. Khách hàng sẽ là người quyết định quá trình Logistics của doanh
nghiệp có thành công hay không.
d. Đối thủ cạnh tranh
Xác định được đối thủ cạnh tranh chính của công ty. Đối thủ cạnh tranh sẽ làm ảnh
hưởng tới thị phần của công ty. Chất lượng và giá cả nguồn hàng là yếu tố quan trọng để
nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp và tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững
của doanh nghiệp
2.2.3.2 Môi trường vĩ mô
a. Môi trường kinh tế
Môi trường kinh tế với các yếu tố như tốc độ tăng trường, thu nhập bình quân, lãi
suất, lạm phát, các chính sách kinh tế của chính phủ, những triển vọng kinh tế trong tương
lai… tất cả đều tác động đến sức mua hiện có trong một nền kinh tế
b. Môi trường chính trị - pháp luật
Việt Nam hiện nay được đánh giá là một nước có hệ thống chính trị tương đối ổn
định. Đây là một trong những yếu tố thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các
doanh nghiệp. Ngoài sự ổn định về chính trị, các doanh nghiệp nói chung khi hoạt động
trên lãnh thổ Việt Nam sẽ đều bị điều phối bởi một hệ thống các đạo luật trong nước.
Ngoài ra, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng còn chịu sự tác động của các đạo
luật phát sinh khi có quan hệ thương mại với nước ngoài và các đạo luật liên quan đến các
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
17
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
chính sách thuế như: Chính sách thuế xuất khẩu, nhập khẩu, các thuế tiêu thụ, thuế thu
nhập,
c. Môi trường văn hóa xã hội
Mỗi quốc gia, vùng lãnh thổ đều có những giá trị văn hóa và các yếu tố xã hội đặc

trưng. Do vậy khi có quan hệ hợp tác với các nhà cung ứng thì cần quan tâm tới phong tục
tập quán của khu vực, quốc gia đó.
2.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu của những công trình năm trước.
2.3.1 Một số công trình năm trước
Dưới đây là một số đề tài nghiên cứu về quản trị mua hàng trong những năm gần đây:
- Quản trị mua hàng tại Công Ty TNHH sản xuất giấy lụa Đông Dương _ Nguyễn Thị
Tâm_ K39C3
- Hoàn thiện quản trị mua hàng tại Công Ty Thực Phẩm Hiến Thành _ Bùi Thị
Thanh_2009
- Giải pháp quản trị mua hàng tại Công Ty Thực Phẩm Hà Nội_Nguyễn Thị Thanh
Nga_2009
- Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Công Ty TNHH nhà nước một thành viên cơ
khí Quang Trung_Nguyễn Thị Thắm_2007
2.3.2 Thực trạng của những công trình nghiên cứu năm trước
Nhìn chung các đề tài về quản trị mua hàng các năm trước nghiên cứu khá kỹ lưỡng
và sâu sắc cả lý thuyết lẫn thực tế. Bố cục rõ ràng, làm nổi bật lên nội dung mà đề tài
nghiên cứu và có nhiều đề tài được đánh giá cao.
Các lý thuyết được đề cập thường có sự thống nhất giữa các nội dung. Các đề tài đều
đi vào được trọng tâm của vấn đề, lý thuyết được tóm lược ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo
đầy đủ.
Mỗi đề tài nghiên cứu quản trị mua hàng tại các công ty khác nhau. Các công ty này
đa dạng về hoạt động sản xuất kinh doanh, và có chiến lược khác nhau, nên ứng dụng lý
thuyết về mua hàng cũng khác nhau. Và do vậy kết quả mua hàng tại công ty cũng sẽ
khác nhau. Trong tất cả các đề tài nghiên cứu về quản trị mua hàng thì chưa có đề tài nào
nghiên cứu tại Trung Tâm XNK và HTĐT - VVMI.
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
18
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
Mặt khác yêu cầu trong nghiên cứu đề tài hai năm gần đây phải nêu rõ hơn, chi tiết
hơn các phương pháp nghiên cứu. Những năm trước khi nghiên cứu chỉ thống kê các

phương pháp nghiên cứu chứ chưa làm rõ phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong
đề tài.
2.4 Phân định nội dung cơ bản về quản trị mua hàng.
Nội dung nghiên cứu của đề tài: “Hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Trung
Tâm XNK và HTĐT - VVMI” được phân định như sau:
- Xây dựng kế hoạch mua hàng:
Xác định số lượng hàng hóa cần mua và cơ cấu của từng loại hàng hóa, dự tính được
giá mua và từ đó xác định được tổng giá trị của hàng hóa.
Hoạch định nguồn hàng: Tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung ứng tốt nhất đáp
ứng được những yêu cầu đặt ra
Xác định chính sách mua: Xác định chính sách thời điểm mua và quy mô lô hàng
nhập
- Triển khai kế hoạch mua hàng: Quyết định mua. Xác định nguồn hàng và phương thức
mua. Đặt hàng, ký hợp đồng mua. Nhập hàng và thanh lý hợp đồng
- Đánh giá và kiểm soát sau mua: Đánh giá các nhà cung ứng qua một số tiêu chuẩn, từ đó
xác định được nhà cung ứng nào mình nên duy trì hợp tác.
CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC
TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI TRUNG TÂM
XNK VÀ HTĐT – VVMI.
3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
19
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Dữ liệu thứ cấp là loại dữ liệu đã có sẵn, đã công bố, dễ thu thập, ít tốn thời gian,
tiền bạc trong quá trình thu thập. Dữ liệu thứ cấp được phân ra nhiều loại, theo cách phân
loại chi tiết nguồn dữ liệu thì bao gồm dữ liệu bên trong và dữ liệu bên ngoài.
Dữ liệu bên trong là dữ liệu đâu đó trong doanh nghiệp, nó có thể là những dữ liệu
phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh và thể hiện dưới dạng báo cáo như: báo cáo kết
quả kinh doanh, báo cáo tổng kết tài sản, báo cáo về chỉ tiêu tiêu thụ, các hóa đơn thanh

toán….
Đối với đề tài dữ liệu thứ cấp được thu thập bao gồm:
+ Báo cáo kết quả kinh doanh của Trung tâm giai đoạn 2007 – 2009
+ Danh sách các nhà cung cấp
+Các văn bản, số liệu liên quan đến quá trình thành lập, phát triển của Trung tâm
và Cơ cấu tổ chức của Trung Tâm
+ Những tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh sản phẩm vật tư từ các phòng
xuất nhập khẩu và phòng kinh doanh tổng hợp.
+Bảng báo giá các sản phẩm kinh doanh của Trung tâm
Dữ liệu bên ngoài: So với nguồn dữ liệu bên trong, nguồn dữ liệu bên ngoài rất phong
phú, đa dạng và phức tạp. Dữ liệu bên ngoài được thu thập sử dụng trong đề tài bao gồm:
thu thập các dữ liệu trên các trang www.vinacomin.com.vn; www.gso.gov.vn,
www.micco.com.vn, www.congnghiepmovietbac.com.vn
- Dữ liệu sơ cấp: được nghiên cứu trực tiếp từ đối tượng nghiên cứu, có thể là
người tiêu dùng, có thể là nhà cung ứng, hay trong nội bộ doanh nghiệp…Nó là những dữ
liệu chưa qua xử lý. Dữ liệu sơ cấp được thu thập trực tiếp nên độ chính xác khá cao, đảm
bảo tính cập nhật, nhưng tốn thời gian.
Phương pháp được sử dụng để thu thập dữ liệu sơ cấp trong nghiên cứu đề tài đó là
phương pháp phỏng vấn chuyên sâu. Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu là phương pháp
nghiên cứu mà theo đó những người nghiên cứu đặt ra các câu hỏi cho các đối tượng điều
tra và thông qua những câu trả lời của họ để nhận được những thông tin mong muốn.
3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
20
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
Dữ liệu sau khi thu thập được thống kê, phân tích, tổng hợp dựa trên các yếu tố tác
động đến hoạt động kinh doanh của công ty đế đánh giá và đưa ra những kết luận liên
quan đến công tác quản trị mua hàng tại Trung tâm XNK và HTĐT – VVMI.
3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến
công tác quản trị mua hàng tại Trung Tâm XNK và HTĐT - VVMI.

3.2.1 Khái quát về Trung Tâm XNK và HTĐT - VVMI
- Lịch sử hình thành và phát triển
Tên công ty: Trung tâm xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư – VVMI
Trụ sở chính: 30B – Đoàn Thị Điểm – Đống Đa – Hà Nội
Điện thoại: 043. 8234586
Số đăng ký kinh doanh 314430 tại Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội
Mã số doanh nghiệp xuất nhập khầu: 0100100015018
Trung tâm xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư – VVMI được thành lập ngày 16/04/2001
theo quyết định số 345/QĐ-TCCB của Tổng công ty than Việt Nam, nay là Tập đoàn than
và khoáng sản Việt Nam.
Lĩnh vực kinh doanh: Cung ứng vật tư, thiết bị hàng hóa phục vụ sản xuất và đời sống.
Nhập khẩu thiết bị, phương tiện, vật tư, phụ tùng hàng hóa. Kinh doanh dịch vụ hợp tác
quốc tế về đầu tư, quan hệ thương mại
- Đặc điểm về mặt hàng cung ứng của Trung tâm
Trung tâm cung ứng một số mặt hàng chủ yếu như: Các thiết bị khai thác hầm lò:
Máng cào, băng tải…, Các thiết bị sàng tuyển: sàng rung, van dao, van bướm… Các
phương tiện thiết bị vận chuyển: Các thiết bị đường sắt, Các loại oto và phụ tùng dùng để
vận chuyển trong các Mỏ…, Các thiết bị phụ tùng nhà máy điện: Máy biến áp, trạm biến
áp, cầu dao phụ tải, dàn làm mát các loại, tiếp điểm cao hạ thế Và một số thiết bị khác
như: Máy giặt công nghiệp, máy vắt khô Các thiết bị này có đặc tính kỹ thuật cao. Nên
việc lựa chọn những nhà cung ứng đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật là rất quan trọng. Một số
sản phẩm siêu trường, siêu trọng nên việc vận chuyển các sản phẩm đó cũng gặp không ít
những khó khăn.
- Đặc điểm về khách hàng và thị trường của Trung tâm
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
21

Giám
đốc
Khối

quản
lý
Khối
Kinh
Doanh
Phó
Giám
Đốc
Văn
phòng
Phòng
Nghiệp
Vụ
Phòng
Kế
Toán
Phòng
XNK1P
Phòng
XNK2
Phòng
XNK3
Phòng
XNK4
Phòng
XNK5
Phòng
XNK6
Phòng
XNK7

Phòng
KD
Tổng
hợp
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
Chiếm tỷ lệ lớn khách hàng của Trung tâm là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh
vực công nghiệp, trong số đó có đến 42,9% các doanh nghiệp thuộc nhóm này đều trực
thuộc công ty mẹ là Công ty TNHH một thành viên Mỏ Việt Bắc. Khách hàng của Trung
tâm hiện nay chủ yếu là các doanh nghiệp Nhà nước (chiếm 60,9%), tiếp đó là các doanh
nghiệp TNHH (chiếm 34,8%), doanh nghiệp tư nhân (chiếm 4,3), các doanh nghiệp nước
ngoài, liên doanh là không có. Về mặt địa lý, khách hàng của Trung tâm hiện nay tập
trung nhiều ở các tỉnh thành có nhiều nhà máy, khu công nghiệp như: Quảng Ninh, Hải
Phòng, Hà Nội, Thái Nguyên, Tuyên Quang, Bắc Giang, Lào Cai,… Thị trường sản phẩm
vật tư hiện nay của Trung tâm còn khá khiêm tốn, hoạt động kinh doanh dòng sản phẩm
vật tư của Trung tâm chủ yếu đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp cùng chịu sự quản lý
của công ty mẹ và các doanh nghiệp Nhà nước.
Đối tượng khách hàng và thị trường của Trung tâm chủ yếu là thị trường trong nước,
tập trung chủ yếu các tỉnh thành có nhiều nhà máy công nghiệp ở miền Bắc như: Hà Nội,
Hải Phòng, Quảng Ninh, Thái Nguyên, Phú Thọ,… Các khách hàng của Trung tâm có đặc
điểm là những khách hàng lớn, mua với số lượng nhiều và thường mua theo hợp đồng có
giá trị lớn. Khách hàng của Trung tâm hiện nay chủ yếu là các doanh nghiệp, những
người đi mua hàng thường là những người mua chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn
cao và hiểu rất rõ về loại sản phẩm mà họ đang có nhu cầu.
- Bộ máy tổ chức
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
22
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm
• Giám đốc: Ông Nguyễn Viết Quy
• Phó Giám Đốc: Ông Trịnh Hữu Hán

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được tổ chức theo chức năng. Giám đốc Trung tâm
chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Các phòng
ban thực hiện theo đúng chức năng của mình và có sự phối hợp với các phòng ban khác
trong Trung tâm để hoạt động một các hiệu quả nhất. Tuy nhiên Trung tâm không có
phòng chuyên về mua hàng. Công tác mua hàng được các nhân viên Phòng XNK đảm
nhận.
- Kết quả kinh doanh của Trung tâm 2007 - 2009
Đơn vị: VND
S
T
T
Năm
Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
1 Tổng doanh thu 215.640.803.593 204.740.240.030 200.579.920.000
2 Giá vốn 203.034.103.897 190.924.145.061 187.278.377.235
3 Tổng chi phí 4.116.379.999 4.391.755.766 4.500.337.155
4 Lợi nhuận trước
thuế
8.490.319.697 9.424.339.203 8.801.205.610
5 Chi phí thuế TNDN 2.377.289.515 2.638.814.977 1.540.210.981
6 Lợi nhuận sau thuế 6.113.030.182 6.785.524.226 7.260.994.629
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
23
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm
(Nguồn: Phòng kế toán – Trung tâm XNK và HTĐT - VVMI)
Do tác động của suy thoái kinh tế, doanh thu của trung tâm trong năm giai đoạn 2007-
2009 đã có những giảm sút đáng kể: Năm 2008 đã giảm 5,05% so với năm 2007, năm
2009 giảm 2,03% so với năm 2008. Nhưng nhờ có biện pháp như năng cao năng suất lao
động, giảm thiểu những chi phí phát sinh không cần thiết, tìm kiếm nguồn hàng có chất

lượng tốt giá thành thấp mà lợi nhuận sau thuế của trung tâm trong giai đoạn này vẫn có
sự tăng trưởng: Năm 2008 tăng 11% so với năm 2007, năm 2009 tăng 7,0% so với năm
2008 .
3.2.2 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến công tác quản trị mua hàng tại Trung
Tâm XNK và HTĐT - VVMI.
3.2.1.1 Môi trường vi mô
a. Các nhân tố nội tại Doanh nghiệp
- Cơ cấu tổ chức công ty:
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được tổ chức theo chức năng, Giám đốc Trung tâm có
thể trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Trung tâm. Nắm bắt được tình hình của Trung
tâm để có những điều chỉnh thích hợp. Trung tâm không có bộ phận chuyên trách về mua
hàng. Mọi công tác mua hàng đều do các phòng xuất nhập khẩu đảm nhận Trung tâm có 7
phòng XNK và 1 phòng Kinh doanh tổng hợp. Với số lượng các phòng XNK nhiều như
vậy mà lại không có bộ phận chuyên trách về mua hàng nên công tác mua hàng gặp
không ít những khó khăn. Sự phối hợp giữa các phòng XNK về việc tập hợp đơn hàng là
rất quan trọng.
- Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp: Với trụ sở chính nằm tại: 30B - Đoàn thị Điểm –
Đống Đa – Hà Nội. Tại mỗi phòng ban đều được trang bị máy Fax, máy in, máy tính, điện
thoại phục vụ cho công việc Các máy đều được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả, hỗ
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
24
Khoa Kinh Doanh Thương Mại
trợ cho công tác mua hàng thực hiện một cách thuận lợi. Các giao dịch được thực hiện
qua điện thoại, các văn bản, hợp đồng được gửi bằng fax hoặc qua email, điều này giúp
rút ngắn thời gian mua hàng, tiết kiệm được chi phí mua.
Trung tâm ko có hệ thống kho nên hầu như là không có dự trữ. Vì vậy khi mua hàng với
số lượng lớn Trung tâm không có kho dự trữ, không tận dụng được các cơ hội mua hàng.
Hiện nay, Trung tâm chưa có hệ thống phương tiện vận chuyển và các sản phẩm của
Trung Tâm chủ yếu là các sản phẩm siêu trường siêu trọng, làm chi phí vận chuyển cao,
dẫn tới chi phí mua hàng tăng lên.

- Đội ngũ nhân viên: Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty tính đến cuối năm
2009 là 84 người. Trong đó: 45 nữ, 39 nam; 3 thạc sỹ, 72 cử nhân đại học, 7 người có
trình độ cao đẳng, trung cấp, 2 công nhân lái xe. Số nhân viên trong khối kinh doanh: 67
người (chiếm 80%); Số cử nhân tốt nghiệp Đại học Thương mại là 10 người. Như vậy ta
thấy đội ngũ nhân viên của Trung tâm là những người có kinh nghiệm, và trình độ cao.
Có những cán bộ nhân viên đã gắn bó với Trung Tâm ngay từ khi thành lập, và có những
nhân viên trẻ năng động sáng tạo. Tuy nhiên số nhân viên được đào tạo về mua hàng là
không có, chủ yếu mua hàng theo kinh nghiệm tích lũy được. Số nhân viên thành thạo về
ngoại ngữ chỉ là 15/84 người. Điều này gây hạn chế trong việc giao dịch với các nhà cung
ứng nước ngoài, việc thương lượng trong mua hàng cũng gặp không ít khó khăn.
- Tình hình tài chính: Nếu khả năng tài chính lớn thì lượng tiền dự trù cho mua hàng
luôn ổn định, giúp Trung tâm luôn có lợi thế chủ động trong lựa chọn nguồn hàng. Là một
đơn vị trực thuộc Công ty TNHH một thành viên mỏ Việt Bắc - TKV nên nguồn vốn của
Trung tâm chủ yếu do Công ty mẹ phân bổ để hoạt động và vốn tự bổ sung. Tuy vậy,
trung tâm vẫn gặp tình trạng thiếu vốn kinh doanh và phải huy động bằng nhiều vốn vay
khác. Nguồn vốn của Trung tâm rất eo hẹp, vì vậy lượng tiền dự trù cho mua hàng cũng
hạn chế. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới việc ra quyết định mua của Trung tâm.
b. Nhà cung ứng
Là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình mua hàng của Trung
tâm. Nhà cung cấp của Trung tâm đa dạng và phong phú. Hiện nay số nhà cung cấp có
quan hệ chính với Trung tâm vào khoảng 28 nhà cung ứng. Do vậy việc đa dạng hóa
Ngô Thị Lý Lớp K45C1
25