MÔN HỌC: QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG
Số TIếT: 50
PHẦN MỘT: ĐẠI CƯƠNG VỀ
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG
I. Hành chính văn phòng
1. Khái niệm
a. Hành chính
Là hoạt động chấp hành và điều hành
một hệ thống theo những quy định
đã định trước để đạt được mục tiêu
của hệ thống ấy.
-
Chấp hành?
-
Điều hành?


–
Chấp hành: tuân thủ và thi hành QĐ của
người chủ.
•
(Chủ sở hữu/đại diện của chủ sở hữu; chủ thể/đại
diện của chủ thể quyền lực);
–
Điều hành: tổ chức, phân công, phối hợp
trong khai thác và sử dụng các nguồn lực

theo quy định nhằm thực hiện MT…
b. Văn phòng
Có nhiều cách tiếp cận:

Tiếp cận quyền lực :
văn phòng là nơi làm việc
của một cấp quản lý (văn phòng thủ tướng, văn
phòng chính phủ )

Tiếp cận chức năng :
văn phòng là nơi thực
hiện một loại hình công việc (văn phòng luật
sư, văn phòng công chứng .)

Tiếp cận hoạt động :
văn phòng là trụ sở làm
việc của một đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan .)
Tóm lại

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng
hợp và trực tiếp của một cơ quan
chức năng , phục vụ cho việc điều
hành của lãnh đạo; là nơi thu thập,
xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động
quản lý; đồng thời đảm bảo các điều
kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt
động chung của toàn cơ quan, tổ
chức đó.
2. Chức năng của văn
phòng

a. Chức năng tham mưu, tổng hợp

Tham mưu: bao gồm nội dung tham
vấn

Tổng hợp: thống kê, xử lý thông tin
phục vụ cho hoạt động quản lý.
- - -> Không nên tách bạch 2 nội dung
này vì tham mưu cần có sự tổng hợp
và tổng hợp là để tham mưu.

b. Chức năng quản trị, hậu
cần, thực hiện các hoạt động
tác nghiệp

Đảm bảo cơ sở vật chất: nhà cửa,
phương tiện, trang thiết bị, tài chính,
điều kiện làm việc cho cơ quan.

Quản lý, sắp xếp, phân phối và
không ngừng được bổ sung để cung
cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
3. Nhiệm vụ của văn phòng

Xây dựng chương trình công tác của cơ quan
và đôn đốc thực hiện chương trình đó; bố trí;
sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý,
6 tháng, năm của cơ quan;


Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng
thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình
hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các
biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều
hành của thủ trưởng;

Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách
nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của
cơ quan ban hành.

Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, giải quyết
các văn thư tờ trình của các đơn vị và cá nhân
theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc
giải quyết các văn thư, tờ trình đó;

Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ
quan tổ chức trong công tác thư từ, tiếp
khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan,
tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác;

Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí
hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức
kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý,
năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ;

Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng
cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất,
kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ
quan, đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat
động và công tác của cơ quan;


Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ
sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ quan;
tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi,
khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp
khách một các khoa học và văn minh

Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây
dựng đội ngũ cán bộ nhân viên trong văn
phòng, từng bước hiện đại hoá công tác
hành chính - văn phòng; chỉ dẫn và
hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các
văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên
môn khi cần thiết .
II. Quản trị hành chính văn
phòng
1. Khái niệm

Có nhiều cách hiểu về quản trị:

Quản trị là những phương thức đạt mục tiêu
chung thông qua sự phối hợp hoạt động
của các cá nhân và tổ chức.

Quản trị là nghệ thuật sử dụng nguồn lực
nhằm đạt mục tiêu với hiệu quả mong
muốn.

Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức,
điều hành và kiểm tra các nguồn lực nhằm

đạt được mục tiêu chung.
TÓM LẠI
Quản trị là sự phối hợp tất cả các
tài nguyên, thông qua tiến trình:

Hoạch định

Tổ chức

Lãnh đạo

Kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu
đã đề ra.
Nhà quản trị

Nhà quản trị là những người có
quyền ra lệnh và điều hành công
việc của những người khác và
chịu trách nhiệm trước kết quả
của họ.

Nhà quản trị phải có người dưới
quyền.

Nhà quản trị phải gắn bó chặt
chẽ quyền và trách nhiệm.
Nhà quản trị hành chính văn
phòng

Nhà quản trị hành chính văn phòng

là những nhà quản trị chức năng, có
quyền tổ chức điều hành các họat
động hành chính văn phòng doanh
nghiệp, chịu trách nhiệm về kết quả
họat động hành chính văn phòng
theo quyền hạn và trách nhiệm của
mình
Quản trị hành chính văn
phòng

Quản trị hành chính văn phòng
là quá trình
hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm
soát các hoạt động hành chính văn phòng
trong doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý
thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp
quản lý trong ra quyết định điều hành
doanh nghiệp.

Phân biệt công việc hành chính
văn phòng và công việc quản trị?
Công việc hành chính văn
phòng:

Là các công việc HC đơn thuần như xử lý
công văn, soạn thảo VB, giao dịch điện
thoại do các nhân viên HCVP thực hiện.
Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang
thiết bị VP.


Mặc dù công việc HCVP chủ yếu do nhân
viên VP thực hiện, nhưng công việc HCVP
có mặt ở mọi phòng ban trong tổ chức, mọi
thành viên (từ cấp nhân viên đến cấp quản
trị) đều thực hiện công việc HC ở các mức
độ khác nhau.
Công việc quản trị:

Công việc quản trị do nhà quản trị
thực hiện , đó chính là: hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra. Họ làm
việc với con người và các ý tưởng.

Mọi thành viên đều thực hiện công
việc hành chính VP, nhưng cấp quản
trị càng cao thì các công việc HCVP
càng ít và công việc quản trị càng
nhiều.
2. Phạm vi của quản trị HCVP

Cấp quản trị cao cấp: Là nhà quản trị
hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ chức,
là người chịu trách nhiệm về những thành
quả cuối cùng của tổ chức.

Nhiệm vụ: Quản lý chung mọi hoạt động
của TC; đưa ra các quyết định chiến lược,
tổ chức thực hiện chiến lược để duy trì và
phát triển TC.


Chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, phó
chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội
đồng quản trị, tổng GĐ, phó tổng GĐ, GĐ,
phó GĐ

Cấp quản trị trung cấp: Là nhà quản trị
hoạt động ở dưới các quản trị viên lãnh
đạo (quản trị viên cao cấp) nhưng ở trên
các quản trị viên cấp cơ sở.

Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến
thuật, thực hiện các kế hoạch và chính
sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt
động, các công việc để hoàn thành mục
tiêu chung.

Chức danh: trưởng phòng, phó phòng,
chánh quản đốc, phó quản đốc

Cấp quản trị tuyến thứ nhất (hay cấp
cơ sở)

Là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối
cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà
quản trị trong cùng một tổ chức.

Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định tác nghiệp
nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển các
công nhân viên trong các công việc sản
xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm

thực hiện mục tiêu chung.

Bên cạnh đó họ cũng tham gia trực tiếp
vào công việc sản xuất, kinh doanh hàng
ngày của doanh nghiệp.

Chức danh: tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng
các tổ bán hàng, đốc công, trưởng ca

Các chức vụ của các cấp quản trị:

Trợ lý hành chính.

Chánh Văn phòng

Trưởng phòng hành chính

Giám đốc hành chính

Phó Tổng Giám đốc hành chính.