Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B
KHÓA HỌC (2012-2016)

Tên cơ quan: Liên hiệp các hội Khoa học Kỹ và Kỹ thuật Việt Nam
Địa chỉ: Số 53 Nguyễn Du, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Công Lương
Giản viên hướng dẫn: Lâm Thu Hằng
Tên sinh viên: Đinh Thị Kim Cúc

Năm 2015


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
MỤC LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI....................................................1
.....................................................................................................................1
PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.............................3
CHƯƠNG I:................................................................................................3
KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU
TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP
CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM........................................3

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Liên hiệp các Hội Khoa
học và Kỹ thuật Việt Nam.................................................................................4
1.1.1.Chức năng......................................................................................4
1.2. Tổ chức và hoạt động văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam.............5
1.2.1. Chức năng của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam.....................5
1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam.......................6
1.2.2. Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong văn phòng.....................8
CHƯƠNG 2:.............................................................................................12
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ........................................................12
2.1. Hệ thống các văn bản quản lý về Công tác văn thư, lưu trữ .........13
2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.............................................13
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.......................................15
2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan
.........................................................................................................................15
2.3.1.1. Hệ thống các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam.................15
2.3.1.2. Thẩm quyền thông qua và ban hành văn bản quản lý của Liên
hiệp Hội Việt Nam...........................................................................................15


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Liên hiệp
hội Việt Nam...................................................................................................16
2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản...............................17
2.4.Quản lý văn bản..............................................................................21
2.4.1 Trình tự quản lý văn bản đến.......................................................21
2.4.2 Trình tự quản lý văn bản đi..........................................................23
2.5. Quản lý và sử dụng con dấu...........................................................26

2.6 Lập hồ sơ ........................................................................................26
2.7. Công tác lưu trữ .............................................................................28
2.7.1. Văn bản quản lý về công tác lưu trữ...........................................28
2.7.2. Công tác lưu trữ của Liên hiệp Hội Việt Nam............................29
CHƯƠNG 3..............................................................................................30
CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN
PHÒNG...............................................................................................................30
3.1. Tình hình trang thiết bị và cơ sở vật chất của văn phòng..............30
3.2. Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng Văn thư...........33
...............................................................................................................33
3.2.1 Nhận xét cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị ở phòng Văn thư 34
3.2.2. Đề xuất mô hình mới...................................................................35
3.3 Các phần mềm mà cơ quan đang sử dụng trong công tác văn phòng
.........................................................................................................................36
PHẦN II....................................................................................................38
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ................................................38
I. Nhận xét, đánh giá về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng........38
1. Ưu điểm.............................................................................................38


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1.1. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của văn phòng.................................38
1.4. Trong quản lý văn bản....................................................................41
2.2. Soạn thảo văn bản..........................................................................45
2.3 Tổ chức và quản lý văn bản đến......................................................46
2.4 Tổ chức và quản lý văn bản đi........................................................46
2.6 Công tác lưu trữ...............................................................................47

3.2.Về trang thiết bị văn phòng.............................................................49
3.3.Soạn thảo văn bản...........................................................................49
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................53
PHỤ LỤC


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng được coi là “ bộ tổng tham mưu”, là bộ phận “ đầu não” của
các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp. quản trị văn phòng là một công tác quan
trọng đối với bất kỳ một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của
cả cơ quan. Nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt nó sẽ thúc đẩy mọi mặt
hoạt động của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả sẽ ảnh hưởng
đến sự phát triển và hoạt động của cơ quan. Trong bất kỳ cơ quan nào dù lớn
hay nhỏ cũng đều cần đến văn phòng. Từ các cơ quan nhà nước, các tổ chức
chính trị- xã hội, đến các doanh nghiệp. Bên cạnh những đơn vị chuyên môn thì
văn phòng ngày càng được nhiều lãnh đạo các đơn vị dành sự quan tâm xứng
đáng. Bởi vì, trong mọi hoạt đông của cơ quan văn phòng được ví như một cái
mắt xích nối liền các mối quan hệ của cơ quan với các tổ chức bên ngoài, với
đối tác và với mỗi cá nhân, phòng ban, đơn vị trong mỗi cơ quan. Với tầm quan
trọng cũng như cơ hội của nghề khi ra trương ngành quản trị đã và đang trở
thành sự lựa chọn của nhiều bạn trẻ khi rời mái trường trung học phổ thông.
Xong để đáp ứng được yêu cầu của công việc ngày càng đòi hỏi khắt khe
về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, người cán bộ văn phòng cần phải được đào
tạo, được trang bị đầy đủ những kiến thức cũng như kỹ năng cần phải có của
một cán bộ văn phòng. Nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội và cung cấp nguồn nhân
lực có năng lực chuyên môn, trình độ về quản trị văn phòng có thể đảm nhiệm

công việc của một người nhân viên, cán bộ văn phòng, của người quản lý, phụ
trách văn phòng trong các cơ quan ,tổ chức doanh nghiệp nhiều trường học đã
tiến hành đào tạo ngành quản trị văn phòng. Năm 2005 Trường cao đẳng văn thư
Lưu trữ nay la trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã được Bộ Giáo Dục và Đào tạo
đồng ý cho mở ngành đào tạo cao đẳng Ngành Quản trị văn phòng. Năm 2011
trường Đại học Nội vụ một lần nữa được khẳng định vị thế của mình khi trường
chính thức được nhận Quyết định thành lập trường đại học Nội vụ Hà Nội. Với
sự phát triển không ngừng của nhà trường nhiều ngành nghề được Nhà trường
mở mang đào tạo, Ngành quản trị văn phòng cũng là một môn ngành học nhận
được sự quan tâm to lớn của Nhà trường cũng như của các thầy cô đặc biệt khi
chúng tôi trở thành đứa con đầu lòng kể từ khi trường tiến lên thành trường đại
học.
Trong suốt quá trình học chúng tôi đã nhận được sự chỉ bảo tận tình của
thầy cô, với lòng nhiệt huyết với học trò, thầy cô đã truyền đạt cho chúng tôi
1


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

nhiều kiến thức bổ ích, những kinh nghiệm để chuẩn bị hành trang khi rời mái
trường có thể bắt kịp nhịp sống và công việc đòi hỏi khắt khe hơn bên lề của
sách vở. Viêc tổ Kiến tập ngành nghề là một nội dung quan trọng của ngành
Quản trị văn phòng nhằm kết hợp giữa lý luận và thực hành, giúp cho chúng tôi
vận dụng những kiến thức đã được học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác
văn phòng, quản trị văn phòng. Đây là cơ hội để chúng tôi làm quen với thực
tiễn, tự tin trong giao tiếp và đúc rút ra những kinh nghiệm quý báu cho mình.
Được sự đồng ý của lãnh đạo văn phòng cơ quan Liên hiệp các hội Khoa
học và Kỹ thuật Việt Nam. Tôi đã đến kiến tập tại đây. Nhờ sự giúp đỡ chỉ bảo

tận tình của lãnh đạo, các anh chị, cô chú trong văn phòng tôi đã học được rất
nhiều điều về kiến thức chuyên môn, những đặc thù của công việc, cùng những
kỹ năng giao tiếp ứng xử hàng ngày giúp chúng tôi tích lũy và đúc rút được
nhiều bài học kinh nghiệm quý báu. Kết thúc quá trình kiến tập với nhiều cảm
xúc còn ngưng đọng, nhìn vào thực tế giúp tôi hiểu biết sâu sắc hơn về nghề,
cảm thấy yêu nghề, yêu công việc của mình sau này hơn. Để làm được điều đó
tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới các cán bộ, chuyên viên văn phòng
đặc biệt là cô giáo Lâm Thu Hằng đã tận tình hướng dẫn chúng tôi trong đợt
kiến tập này. Xin kính Chúc các cô chú lãnh đạo, các anh chị chuyên viên, cán
bộ công nhân viên văn phòng cùng cô giáo nhiều sức khỏe, may mắn và thành
công.
Bài báo cáo chính là kết quả của sự phấn đấu và nỗ lực không ngừng của
bản thân tôi trong suốt quá trình học tập vừa qua. Nội dung bài báo cáo gồm 2
phần, 3 chương như sau:
Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan kiến tập
- Chương 1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức và hoạt động
của Liên hiệp Hội Việt Nam và Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam.
- Chương 2. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Liên hiệp Hội Việt
Nam.
- Chương 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn
phòng của Liên hiệp Hội Việt Nam.
Phần II: Nhận xét ưu, nhược điểm và đề xuất giait pháp

2


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội


PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CHƯƠNG I:
KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU
TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN
HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM
Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam( Gọi tắt là Liên hiệp
Hội Việt Nam). Được thành lập theo Quyết định số 121/BT ngày 29/7/1983 của
Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ), là tổ chức chính trị - xã hội có hệ thống
từ Trung ương đến các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, (bao gồm 62 Liên
hiệp khoa học và kỹ thuật tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, 77 Hội khoa
học và kỹ thuật ngành toàn quốc và 600 tổ chức KH&CN trực thuộc). Giữ vững
vai trò nòng cốt trong việc tập hợp, đoàn kết và phát huy sức sáng tạo của đội
ngũ trí thức.Góp phần đưa khoa học và công nghệ trở thành động lực phát triển
kinh tế- xã hội của đất nước.Liên hiệp hội Việt Nam là thành viên của Mặt trận
Tổ quốc Việt Nam.Được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, dân
chủ và đoàn kết.
Trải qua trên 30 năm xây dựng và phát triển, dưới sự lãnh đạo của Đảng
Cộng Sản Việt Nam, sự chỉ đạo của chính phủ , sự quan tâm của các ngành các
cấp, Liên Hệp hội Việt nam đã kiên trì phấn đấu xây dựng và phát triển tổ chức,
tập hợp và đoàn kết đội ngũ trí thức khoa học và công nghệ, tích cực thực hiện
nhiệm vụ tuyên truyền và phổ biến kiến thức , góp phần nâng cao dân trí đào tạo
nhân lực, bồi dưỡng nhân tài , áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản suất
và đời sống, phát triển cộng đồng và xóa đói giảm nghèo, tư vấn phản biện và
giám định xã hội. Bằng những kết quả đạt được trên lĩnh vực, Liên hiệp các hội
Khoa học kỹ Thuật Việt Nam đã khẳng định được vai trò và vị trí của mình,
được Đảng và Nhà nước tin cậy và xã hội thừa nhận

3



Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Liên hiệp các Hội Khoa học và
Kỹ thuật Việt Nam.
1.1.1.Chức năng
Tập hợp, đoàn kết đội ngũ trí thức khoa học và công nghệ ở trong
nước, trí thức khoa học và công nghệ người Việt Nam ở nước ngoài; điều
bhoà, phối hợp hoạt động của các hội thành viên.
Làm đầu mối giữa các hội thành viên và các cơ quan Đảng, Nhà
nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức khác nhằm giải quyết những
vấn đề chung trong hoạt động của Liệp hiệp Hội Việt Nam.
Đại diện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các hội viên, hội thành
viên, c ủa trí thức khoa học và công nghệ Việt Nam.
1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng và phát triển tổ chức
Thực hiện công tác xây dựng tổ chức; củng cố phát triển kiện toàn tổ
chức bộ máy của Liên hiệp Hội Khoa học và Kỹ thuật ở trung ương và các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Điều hòa phối hợp và trợ giúp hoạt động của các hội thành viên.
Tăng cường mối liên kết ngành, liên vùng giữa các hội thành viên.
- Vận động trí thức khoa học và công nghệ
Tuyên truyền phổ biến rộng rãi đương lối, chủ trương, chính sách của
Đảng và pháp luật Nhà nước trong đội ngũ trí thức khoa học và công nghệ.
Vận động trí thức khoa học và công nghệ người Việt Nam ở trong và
ngoài nước tham gia tích cực vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động
Chủ động tư vấn, phản biện và giám định xã hội nhằm góp phần xây
dựng cơ sở khoa học cho việc hoạch định và việc thực hiện các đường lối,

chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, các dự luật, chiến lược, quy
hoạch, các trương trình, kế hoạch phát triền kinh tế - Xã hôi, các dự án đầu tư
quan trọng.

4


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, đẩy mạnh hợp tác
chuyển giao các tiến bộ khoa học, vào sản xuất và đời sống, bảo vệ môi
trường, ứng phó với biến đổi của khí hậu toàn cầu.
Phổ biến kiến thức khoa học và công nghệ trong nhân dân, giáo dục
đào tạo và dạy nghề, góp phần xây dựng xã hội học tập; nâng cao dân trí, đào
tạo nhân lực bồi dưỡng nhân tài.
Tổ chức, hướng dẫn và khuyến khích phong trào của quần chúng tiến
quân vào khoa học và công nghệ.
Tham gia cấp chứng chỉ hành nghề, thực hiện giám soát hoạt động
nghề nghiệp vào các dịch vụ công theo quy định của pháp luật.
Tham gia phát triển cộng đồng, xóa đói giảm nghèo, chăm sóc sức
khỏe nhân dân và các hoạt động khác.
- Thực hiện vai trò thành viên của Mặt trận tổ quốc Việt Nam
Phối hợp với các tổ chức thành viên của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam
triển khai các hoạt động chung nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp, tăng
cường liên minh công nhân – nông dân – trí thức và xây dựng khối đại đoàn
kết toàn dân tộc.
- Tăng cường hợp tác với các hội, các tổ chức phi chính phủ của các
nước, tham gia các tổ chức khoa học và công nghệ của khu vực và quốc tế

theo quy định của pháp luật.
1.1.3.Cơ cấu tổ chức Liên hiệp Hội Việt Nam
(Phụ lục 03)
1.2. Tổ chức và hoạt động văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam
1.2.1. Chức năng của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam
Văn phòng thuộc cơ quan Liên Hiệp Các Hội Khoa học Và Kỹ thuật Việt
Nam có chức năng tham mưu, giúp việc lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam trong
công tác tổng hợp, văn thư, hành chính, quản trị đơn vị dự toán cấp III và điều
phối các hoạt động chung của Liên hiệp hội Việt Nam.

5


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam
1.2.2.1. Công tác tổng hợp
Tổng hợp tình hình và xây dựng các báo cáo về Hoạt động của Hội đồng
trung ương, Đoàn chủ tịch, Cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam;
Tổng hợp theo dõi đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc và kế hoạch
làm việc của cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam;
Thông báo ý kiến chỉ đạo của Đoàn chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch
và Thủ trưởng cơ quan trong việc họp giao ban, các buổi làm việc của Lãnh đạo
Liên hiệp các hội Việt Nam với các đơn vị có liên quan;
Làm đầu mối trong việc tham gia chuẩn bị nội dung, xây dựng chương
trình, tổ chức hội nghị, hội thảo khi được lãnh đạo phân công.
1.2.2.2. Hành chính, văn thư
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư trong cơ quan: văn bản đi,

văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu theo quy định;
Xây dựng và hướng dẫn các đơn vị thực hiện các chế độ, quy định về
công tác văn thư;
Lưu trữ và bảo quản tài liệu văn thư.
1.2.2.3. Quản trị
Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết, thông tin liên lạc, phương
tiện đi lại phục vụ các hoạt động của cơ quan Liên hiệp hội Việt nam;
Theo dõi, đánh giá, bảo quản tài sản và cơ sở vật chất của cơ quan, Tổ
chức và quản lý có hiệu quả tài sản công của cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam;
Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa nhỏ, mua sắm tài sản và trang thiết bị
phục vụ các hoạt động thường xuyên của cơ quan liên hiệp hội Việt Nam;
Làm đầu mối tổ chức và quản lý các nhiệm vụ xây dựng và cơ bản ;
Phục vụ các cuộc hội nghị, hội thảo các cuộc hội họp Hội đồng Trung
ương, Đoàn chủ tịch, Ủy ban kiểm tra và cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam;
6


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Tổ chức phục vụ ăn trưa cho cán bộ, nhân viên cơ quan Liên hiệp Hội
Việt Nam;
Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiêt, đón tiếp, phục vụ khách đến làm
việc tại cơ quan; Làm đầu mối công tác hiếu hỉ;
Thực hiện công tác thường trực, bảo vệ cơ quan, đảm bảo an ninh trật tự,
phòng chống cháy nổ, vê sinh môi trường tại cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam.
1.2.2.4. Thực hiện nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp III
Thực hiện thu, chi ngân sách theo dự toán cấp III đối với các hoạt động
của cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam, gồm chi quản lý hành chính, chi hoạt động

của Đoàn Chủ tịch, Văn phòng và các Ban, các nhiệm vụ, dự án, để tài khoa
học, đảm bảo việc sử dụng kinh phí đúng mục đích, tiết kiệm và có hiệu quả;
Lập báo cáo tài chính gửi đơn vị dự toán cấp I theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Thường trực Đoàn Chủ tịch, Thủ
trưởng cơ quan giao.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam
Văn phòng Liên hiệp Hôi Việt Nam có cơ cấu thống nhất như sau:
Lãnh đạo văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam bao gồm:
- Chánh văn phòng
- Phó Chánh văn phòng
Bên dưới có các phòng, tổ chuyên môn:
- Phòng Tổng hợp
- Phòng Văn thư
- Phòng Quản trị
- Phòng Kế toán – Tài Vụ
- Phòng Lái xe
- Phòng Bảo vệ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam
(phụ lục 04)
7


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1.2.2. Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong văn phòng
1.2.2.1. Chánh văn phòng
Chánh văn phòng là người có quyền quyết định cao nhất về hoạt động của
Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan.

Chánh văn phòng có quyền tổ chức quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của
các bộ phận, đơn vị, nhân viên.Quản lý toàn bộ nhân viên trong văn phòng;
Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhân
viên trong văn phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực
thuộc;
Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển ….đối vơi nhân viên văn
phòng;
Giải quyết hoặc không giải quyết công việc của cá nhân hay bộ phận dựa
trên nội quy, quy định của cơ quan và quy định hiện hành;
Được quyền kiểm tra chất vấn các trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh
ra những vấn đề liên quan đến sự thiệt hại của cơ quan;
Yêu cầu mọi bộ phận của cơ quan báo cáo, thuyết minh cung cấp dữ liệu
chính để văn phòng hoàn thành nhiệm vụ do Ban lãnh đạo cơ quan giao phó.
1.1.2.2. Phó Chánh Văn phòng
- Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành công việc của Văn phòng và
chịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết công việc thuộc lĩnh vực công tác được
phân công;
- Ký thay Chánh Văn phòng các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn
phòng theo sự uỷ quyền của Chánh Văn phòng và ký thừa lệnh một số văn bản.
1.2.2.3. Phòng tổng hợp
Làm công tác tổng hợp: Tổng hợp tình hình và xây dựng các báo cáo về
hoạt động của Hội đồng Trung ương, Đoàn chủ tịch và Cơ quan Liên hiệp Hội
Việt Nam;
8


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội


Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc và kế hoạch
làm việc của cơ quan;
Thông báo ý kiến chỉ đạo của Đoàn chủ tịch, Thường trưc Đoàn Chủ tịch
và Thủ trưởng Cơ quan trong các cuộc họp giao lưu, các buổi làm việc của lãnh
đạo Liên hiệp Hội Việt Nam với các đơn vị có liên quan;
Làm đầu mối trong việc tham gia chuẩn bị nội dung, xây dựng chương
trình và tổ chức các hội nghị, hội thảo khi được lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt
Nam phân công.
Văn phòng đã chuẩn bị chương trình, nội dung báo cáo, tài liệu và tổ chức
phối hợp hoạt động chung của Liên hiệp Hội Việt Nam như Hội nghị Hội đồng
Trung ương hàng năm, Hội nghị Đoàn chủ tịch thường niên, Hội nghị giao ban
Liên hiệp Hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hàng năm … ;
Tổ chức hội thảo lấy ý kiến đóng góp của các nhà khoa học và các hội
thành viên cho dự thảo sửa đổi Hiến pháp 1992;
Văn phòng đã chủ trì xây dựng và trình lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam
ban hành 05 quy chế: Quy chế công tác văn thư- lưu trữ; Quy định về thể loạị,
thể thức, thẩm quyền thông qua, ban hành văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam;
lQuy định về chế độ họp báo và báo cáo; Quy chế chi tiêu nội bộ; Quy chế quản
lý tài sản của cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam.
1.2.2.4. Phòng Văn thư
Làm công tác Hành chính- Văn thư: Tổ chức thực hiên các nhiệm vụ của
văn thư trong Cơ quan ( văn bản đi, văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu
theo quy định, xây dựng, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các chế độ, quy định
về công tác văn thư, lưu trữ và bảo quản tài liệu văn thư).
Văn phòng đã thực hiện việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến và đi theo đúng
quy định, quản lý tốt văn bản đi và đến của Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam,
quản lý tốt con dấu của Liên hiệp Hội Việt Nam. Không để mất mát thất lạc giấy
tờ, đảm bảo chế độ bảo mật thông tin.
9



Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Văn phòng đã chủ trì và phối hợp với Ban Tổ chức- Cán bộ tổ chức một
số lớp tập huấn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, lưu trữ hồ sơ cho cán
bô, nhân viên của Cơ quan, của nhiều hội ngành toàn quốc và đơn vị trực thuộc
nhằm phổ biến những quy định mới của Liên hiệp Hội Việt Nam về văn thư, lưu
trữ, nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hệ thống Liên hiệp
Hội Việt Nam.
1.2.2.5. Phòng Kế toán- Tài vụ
Thực hiện nhiệm vụ đơn vị dự toán cấp III: Thực hiện thu, chi Ngân sách
dự toán cấp I; lập dự toán, thực hiện việc sử dụng kinh phí của đơn vị dự toán
cấp III đối với các hoạt động của Cơ quan, gồm chi quản lý hành chính, cho hoạt
động của Đoàn Chủ tịch, Văn phòng và các ban, các nhiệm vụ, dự án, đề tài
khoa học, đảm bác việc sử dụng kinh phí dùng mục đích, tiết kiệm và có hiệu
quả, Lập báo cáo tài chính gửi đơn vị dự toán cấp I theo quy định.
1.2.2.6. Phòng Quản trị
Làm công tác đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết, thông tin
liên lạc, phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của Cơ quan. Theo dõi, đánh
giá bảo quản tài sản và cơ sở vật chất của Cơ quan;
Tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản công của Cơ quan;
Lập kế hoạch và thực hiện sữa chữa nhỏ, mua sắm tài sản, trang thiết bị
phục vụ các hoạt động thường xuyên của Cơ quan; Làm đầu mối tổ chức và
quản lý các nhiệm vụ xây dựng cơ bản của Cơ quan. Phục vụ các hội nghị, hội
thảo, các cuộc họp Hội đồng Trung ương, Đoàn chủ tịch, Ủy ban Kiểm tra và Cơ
quan Liên hiệp Hội Việt Nam;
Tổ chức phục vụ ăn trưa cho cán bộ, nhân viên Cơ quan, thực hiện công
tác lễ tân, khánh tiết, đón tiếp, phục vụ khách đến làm việc với Cơ quan;

Làm đầu mối công tác hiếu, hỉ của Liên hiệp Hội Việt Nam;
Thực hiện công tác thường trực, bảo vệ cơ quan, đảm bảo an ninh, trật tự,
phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường tại Cơ quan.
10


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1.2.1.7.Phòng lái xe
Làm công tác quản lý xe ô tô: Bộ phận lái xe chấp hành sự phân công của
lãnh đạo Văn phòng trong việc quản lý, duy trì, bảo dưỡng 06 xe ô tô của cơ
quan.
Phục vụ chu đáo, kịp thời, đảm bảo đúng thời gian theo yêu cầu của lãnh
đạo Liên hiệp Hội Việt Nam, đặc biệt là đảm bảo tuyệt đối an toàn cho người và
phương tiện khi vận hành.
Mỗi lái xe đều có sổ nhật ký riêng hành trình cho từng loại xe. Ghi chép
rõ rang, đầy đủ theo yêu cầu, vì vậy việc quản lý, giám sát quá trình lái xe được
đảm bảo theo các quy định hiện hành của nhà nước.
1.2.2.8. Phòng Bảo vệ
Thực hiện công tác an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ: Tình hình an
ninh trật tự của Cơ quan được Văn phòng duy trì, đảm bảo, không có sự mất mát
tài sản của cán bộ, nhân viên và khách đến Cơ quan công tác. Bộ phận bảo vệ có
sự phân công công tác, các ca trực rõ rang. Số bàn giao giữa hai ca trực được ghi
chép đầy đủ. Công tác phòng chống cháy nổ đảm bảo an toàn tuyệt đối, không
để xảy ra bất kỳ vụ cháy nổ nào tại Cơ quan.

11



Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2:
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Công tác văn thư là bao gồm các công việc liên quan về soạn thảo văn
bản, ban hành văn bản; quản lý văn bản khác và tài liệu hình hành trong quá
trình hoạt động của cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam; lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của Liên hiệp Hội
Việt Nam.
Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu, nó chiếm một phần
lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy quản lý
của cơ quan tổ chức
Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác
thông tin cho hoạt động quản lý. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ
để điều hành mọi hoạt động của cơ quan một cách hợp lý, hiệu quả đảm bảo cho
cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý điều hành theo đúng chức năng,
nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên, cho thấy công tác văn thư lưu trữ
là hoạt động vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan
nào.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ, Lãnh đạo
Liên hiệp hội đã đặc biệt quan tâm chỉ đạohướng dẫn và xây dựng nhiều văn
bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên cơ cở áp dụng quy định các văn
bản quy phạm pháp luật Nhà nước ngày 13/12/2013 Cơ quan đã ban hành quyết
định số 970/QĐ-LHHVN quyết định Ban hành Quy chế về công tác văn thư lưu
trữ, mở ra một bước ngoạt mới trong việc quản lý công tác văn thư thư lưu trữ
của Liên hiệp Hội Việt Nam.
Việc ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ tạo sự thống nhất, rõ

ràng, tránh tình trạng chồng chéo trong thực hiện chức năng nhiệm vụ của từng
phòng ban đơn vị, Đồng thời nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, giám
sát công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan cũng như đôn đốc nhắc nhở các đơn vị
thực hiện theo đúng quy chế đề ra.
12


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

2.1. Hệ thống các văn bản quản lý về Công tác văn thư, lưu trữ
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan;
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số
970/QĐ-LHHVN ngày 13/12/2013 của Đoàn Chủ tịch Liên hiệp các Hội Khoa
học và Kỹ thuật Việt Nam);
Quy định về thể loại, thể thức, thẩm quyền thông qua, ban hành văn bản
của Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam (Ban hành kèm theo
Quyết định số 770/QĐ-LHHVN ngày 14/12/2011 của Đoàn Chủ tịch Hội đồng
Trung ương Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam;
Hướng dẫn số 374/HD-LHHVN ngày 22/12/2011 của Liên hiệp Hôi Việt
Nam quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Thông báo số 696/TB-LHHVN ngày 26/10/2012 của Liên hiệp các Hội
Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam về một số loại văn bản cấp trưởng Ban và Văn

phòng được phép ký và đóng dấu của Liên hiệp Hội Việt Nam.
2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Công tác văn thư lưu trữ của Liên hiệp các Hội Việt Nam được tổ chức
theo hình thức tập trung. Ngoài văn thư chung của cơ quan, các đơn vị phòng
ban không có văn thư riêng. Tất cả các văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan đều
phải tập trung ở phòng văn thư, sau đó văn thư sẽ tiến hành phân loại văn bản tài
liệu (đối với những văn bản gửi chung cho cơ quan, văn thư tiến hành bóc bì,
đóng dấu đến và đăng ký các thông tin văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến; đối
với những văn bản mật, văn bản gửi đích danh, hay văn bản gửi cho các đơn vị,
thì văn thư không trực tiếp bóc bì mà gửi ngay cho cá nhân, đơn vị có liên quan
giải quyết.
13


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam bố trí 01 văn thư chuyên trách(trình
độ đại học) về công tác văn thư, lưu trữ. Văn thư được đào tạo chuyên môn
nghiệp vụ về văn thư và lưu trữ, với nhiều năm kinh nghiệm sử dụng thành thạo
trang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt các nghiệp vụ chuyên môn nên hiệu quả
công việc cao.
Phòng văn thư được bố trí tại tầng 1, ngay cạnh cổng chính đi vào cơ
quan nên thuận tiện cho việc trao đổi thông tin và liên hệ công tác. Ở phòng Văn
thư được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc như: Bàn làm
việc, tủ đựng tài liệu, cặp đựng tài liệu, và sổ giải quyết văn bản đi, văn bản đến.
Ngoài ra văn thư còn được trang bị máy tính, máy in, máy fax, máy scan, máy
photocoppy, máy hủy tài liệu, điện thoại và một số trang thiết bị văn phòng khác
chất lượng và hiện đại nên việc tổ chức văn thư cũng diễn ra đơn giản, nhanh

gọn.
Mặc dù đã đạt được một số thành quả trong hoạt động nhưng công tác văn
thư của văn phòng vẫn còn tồn tại một số khó khăn cần được khắc phục. Đó là
quy mô phòng làm việc còn trật hẹp trong khi phòng văn thư lại chứa rất nhiều
giấy tờ, tài liệu và trang thiết bị chung của cơ quan như máy photo, scan, và tủ
thư riêng của các đơn vị.
Hiện nay cơ quan vẫn chưa có phòng văn thư riêng, do cơ sở vật chất
cũng như không gian cơ quan trật hẹp nên phòng văn thư của cơ quan Liên hiệp
hôi Việt Nam được bố trí chung với Phòng làm việc của Phó Chánh văn phòng,
cả 2 phòng được ngăn cách bằng tủ đựng tài liệu. Điều đó nảy sinh ra những bất
cập mới. Đó là hàng ngày, Văn thư chính là nơi tiếp xúc với mọi đối tượng, là
nơi tiếp nhận mọi công văn giấy tờ, và các đơn vị đến photo, chỉnh sửa đóng dấu
tạo ra một không gian thêm trật trội, đông người đến không tránh khỏi ồn ào mà
trong khi đó cán bộ là người cần được bố trí không gian riêng, yên tĩnh để làm
việc. Vì vậy cơ cấu lại phòng Văn thư đang là một bài toán đặt ra đối với lãnh
đạo cơ quan cũng như của văn phòng.

14


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan
2.3.1.1. Hệ thống các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam
Hệ thống văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam bao gồm: Điều lệ, chiến
lược, quy chế, quy định, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, hướng dẫn, thông báo,
quy trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, giấy mời, thông

cáo, tuyên bố, lời kêu gọi, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy
đi đường, phiếu chuyển, phiếu gửi, phiếu trình, thư công.
2.3.1.2. Thẩm quyền thông qua và ban hành văn bản quản lý của Liên hiệp
Hội Việt Nam
Thẩm quyền ban hành văn bản được quy định dựa vào chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn của mỗi cá nhân, đơn vị trong phạm vi Liên hiệp hội Việt Nam.
Căn cứ vào Quyết định số 770/QĐ/-LHHVN ngày 14 tháng 12 năm 2011 của
Liên hiệp Hội Việt Nam ban hành Quy định về thể loại, thể thức, thẩm quyền
thông qua, ban hành văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam thì thẩm quyền ban
hành văn bản của cơ quan được quy dịnh như sau:
Đại hội đại biểu toàn quốc Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thông
qua các văn bản: điều lệ, chiến lược, nghị quyết, báo cáo tuyên bố, lời kêu gọi.
Hội đồng trung ương Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thông qua
các loại văn bản sau: nghị quyêt, quyết định, báo cáo, thông cáo, tuyên bố, lời
kêu gọi.
Đoàn Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thông qua các loại
văn bản sau: chiến lược, quy chế, quy định, nghị quyết, quyết định, chỉ thị,
thông báo, báo cáo, kế hoạch, biên bản, kết luận.
Ủy ban kiểm tra ương Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thông qua
các loại văn bản sau: quyết định, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, kế hoạch, biên
bản kết luận.

15


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Hội đồng trung

ương và Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên hiệp Hội
Việt Nam (trừ Ủy ban kiểm tra)
Phó Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Chủ tịch
Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam theo quy chế
làm việc hoặc theo sự phân công nhiệm vụ của Đoàn Chủ tịch hoặc Chủ tịch
Liên hiệp Hội Việt Nam ủy quyền.
Tổng Thư ký Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Đoàn Chủ
tịch Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam theo quy
chế làm việc hoặc theo sự phân công nhiệm vụ của Đoàn Chủ tịch hoặc Chủ tịch
Liên hiệp Hội Việt Nam ủy quyền.
Chánh văn phòng, trưởng các ban thừa Lệnh (TL.) lãnh đạo liên hiệp Hội
của Liên hiệp Hội Việt Nam ký
Trường hợp đặc biệt, Chánh văn phòng của Liên hiệp Hội Việt Nam có
thể được Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng Thư ký giao thừa ủy quyền (TUQ.) ký
một số văn bản theo lĩnh vực chuyên môn.
Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại văn bản quy định như trên tùy
theo điều kiện cụ thể, Đoàn Chủ tịch Liên hiệp Hộip Việt Nam, ban thường vụ
Liên hiệp hội địa phương, ban thường vụ hội ngành toàn quốc và thủ trưởng các
tổ chức trực thuộc ban ngành các thể loại văn bản như: chương trình, kế hoạch,
đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, giấy mời…
2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Liên hiệp hội
Việt Nam
Liên hiệp hội Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội của trí thức khoa học
và công nghệ Việt Nam, việc soạn thảo văn bản chủ yếu theo chức năng nhiệm
vụ được giao của các phòng ban, đơn vị và các cán bộ chuyên viên kỹ thuật
nghiệp vụ trong công ty. Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban, đơn vị nào thì
phòng, ban, đơn vị đó soạn thảo.

16



Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Trên cơ sở áp dụng của thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Liên
hiệp Hôi Việt Nam. Căn cứ vào tình hình thực tế, để phù hợp hơn với cách thức
làm việc và tạo sự thống nhất trong việc ban hành văn bản của cơ quan, Liên
hiệp Hội Việt Nam đã ban hành Hướng dẫn số 734/HD-LHHVN ngày
22/12/2011 hướng dẫn về thể thức rvà kỹ thuật trình bày văn bản của Liên hiệp
Hôi Việt Nam
Do các cán bộ, chuyên viên của cơ quan thường xuyên được lãnh đạo
quan tâm tổ chức tập huấn bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, và việc áp dụng
chặt chẽ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nên hầu hết các
văn bản do cơ quan ban hành đều đạt yêu cầu, đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản theo quy định.
Tuy nhiên do những thói quen trước đó trong việc xây dựng văn bản hoặc
một số cán bộ chưa được đào tạo về việc soạn thảo văn bản nên dẫn đến tình
trạng có những sai sót trong kỹ thuật trình bày văn bản.
Ví dụ:
Trong việc soạn thảo quyết định theo quy định ở bên dưới phần tiêu ngữ
có một đường kẻ, nét liền có độ dài bằng độ dài dòng chữ. Tuy nhiên có những
văn bản chỉ được lẻ một đoạn ở giữa. Trong phần tên cơ quan chủ quản và cơ
quan ban hành có đường kẻ ngang độ dài bằng 1/3 hoặc 2/3 dòng chữ đôi khi
dòng kẻ kéo dài cả dòng.
Trong phần căn cứ theo quy định mỗi một căn cứ phải xuống dòng, sau
mỗi dòng đặt dấu chấm phẩy (;). Nhưng có những căn cứ không được xuống
dòng.
Trong công văn có một số đơn vi đôi khi soạn thảo còn quên không ghi

phần trích yếu nội dung văn bản.
2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
17


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Mỗi văn bản soạn thảo và ban hành đều được thực hiện theo một quy trình
nhất định và đảm bảo tính khoa học. Việc soạn thảo văn bản ở cơ quan cần
nhanh chóng và chín xác nhưng cũng phải đảm bảo theo các bước soạn thảo và
ban hành văn bản như sau:
Bước 1: Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc Lãnh đạo Liên hiệp
Hội Việt Nam giao cho cho một đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì
soạn thảo.
Bước 2: Tiến hành thu thập xử lý, thông tin có liên quan đến văn bản cần
soạn thảo
Cán bộ chuyên viên các phòng ban, đơn vị được phân công giải quyết
một văn bản đến căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản tiến hành xác định
hình thức, nội dung, độ mật, khẩn và nơi nhận của văn bản cần soạn thảo.Tiến
hành thu thập xử lý thông tin có liên quan để soạn thảo văn bản theo đúng yêu
cầu.
Bước 3: Cán bộ, chuyên viên được phân công có trách nhiệm soạn thảo
văn bản
Bước 4: Trình duyệt bản thảo
Cá nhân được giao soạn thảo văn bản trình người đứng đầu đơn vị duyệt
nội dung dự thảo văn bản và trình Chánh văn phòng duyệt thể thức văn bản
trước khi trình Lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam ký văn bản theo trình tự Phiếu

trình văn bản quy định ( Phụ lục 5).
Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác nội dung, ngôn ngữ, chính tả của văn bản, ký
nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (Sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo Liên
hiệp Hôi Việt Nam ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, mật, đối tượng nhận văn
bản và trình người ký văn bản quyết định. Trường hợp lãnh đạo cấp Trưởng Ban
ký thừa lệnh hoặc ký thừa ủy quyền lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam, người
soạn thảo văn bản phải ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản.
18


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Chánh văn phòng hoặc người được Chánh văn phòng ủy quyền phải kiểm
tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, chỉnh sửa trực
tiếp vào văn bản, trường hợp sai nhiều thì đề nghị đơn vị soản thảo chỉnh sửa lại.
Khi chấp thuận văn bản đã đúng thể thức và kỹ thuật trình bày thì ký nháy/tắt
vào cuối cùng ở “Nơi nhận” của văn bản trước khi lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt
Nam ký ban hành.
Bước 5: Trình ký lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam.
Khi văn bản đã có chữ ký nháy/tắt của người đứng đầu đơn vị soạn thảo
và của Chánh văn phòng , Lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam cho ý kiến, duyệt
ban hành hoặc đề nghị đơn vị soạn thảo chỉnh sửa lại văn bản trên Phiếu trình
văn bản.
Trường hợp văn bản được phê duyệt và cho phép ban hành, Lãnh đạo
Liên hiệp Hội Việt Nam ký chính thức vào văn bản, sau đó chuyên viên soạn
thảo chuyển văn bản kèm theo Phiếu trình văn bản để đăng ký văn bản đi tại
Văn thư. Văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số vào sổ công văn đi, nhân bản

đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản.
Chủ tịch là người có thẩm quyền ký tất cả các loại văn bản nảy sinh trong
quá trình làm việc ở Liên hiệp Hội Việt Nam. Chủ tịch có thể giao cho các Phó
Chủ tịch ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn bản.
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản ở Liên hiệp Hội Việt Nam được
tiến hành tương đối chặt chẽ nề nếp, đảm bảo đúng trình tự và thể thức văn bản.
Các cán bộ, trưởng các đơn vị, chuyên viên thường xuyên được đào tạo, tập
huấn chuyên môn nghiệp vụ nên việc soạn thảo văn bản luôn đảm bảo được thực
hiện nghiêm túc, đúng quy trình, thủ tục; đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình
bày, cách sử dụng từ đơn nghĩa, ngắn gọn, súc tích, logic, dễ hiểu.
Quy trình soạn thảo văn bản của cơ quanh được trình bày cụ thể, rõ ràng,
điều đó giúp cho việc thực hiện công việc được thuận lợi hơn, các cán bộ giao
nhiêm vụ soạn thảo bao gồm cả chuyên viên có thể dễ dàng áp dụng theo. Tuy
19


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

nhiên do năng lực cán bộ soạn thảo không đồng đều do phần lớn cán bộ soạn
thảo kiêm nhiệm không chuyên trách. Do đó nhiều văn bản nội dung còn chưa
đạt yêu cầu, thiếu logic, ngôn ngữ sử dụng trong văn bản thiếu chuẩn xác, dài
dòng.
* So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá
Từ quy trình trên cho ta thấy quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan
được thực hiện tương đối giống theo quy trình soạn thảo văn bản tại Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ quy định về công
tác văn thư và Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ

Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ ở các cơ quan tổ chức.
Việc áp dụng theo đúng quy định tạo nên một quy trình làm việc chuyên
nghiệp, thống nhất khoa học hiểu quả, tránh được những sai sót, mất mát, trong
quá trình thực hiện. Đồng thời việc thực hiện theo đúng theo quy định tạo ra sự
thống nhất trong việc thực hiện cũng như dễ dàng trong kiểm tra giám sát và
đánh giá công việc chung của cơ quan.
Tuy nhiên, theo quy trình soạn thảo văn bản hiện nay của cơ quan vẫn còn
nhiều hạn chế. Để ban hành một văn bản đảm bảo cả nội dung và thể thức phải
trải qua nhiều giai đoạn điều đó giúp cho việc kiểm soát văn bản tốt hơn tuy
nhiên do các phòng ban bố trí phòng làm việc ở xa nhau để ban hành một văn
bản cán bộ, phòng ban, đơn vị soạn thảo văn bản phải đi lại nhiều lần để xin ý
kiến, kiểm tra nội dung ở trưởng đơn vị mình rồi xuống văn phòng kiểm duyệt
thể thức sau đó mới trình ký lãnh đạo và cuối cùng trở lại văn thư để đóng dấu.
Có một sự khác biệt so với quy định về quy trình soạn thảo hiện nay là mỗi lần
trình ký cán bộ, đơn vị trình ký phải kèm theo Phiếu trình văn bản để lãnh đạo
cho ý kiến phê duyệt lên phiếu trình điều đó cho thấy một quy trình phức tạp và
mất nhiều thời gian nhất là trong những dịp lãnh đạo nào đó đi công tác thì một
quy trình như thế không được đảm bảo, việc ban hành văn bản giải quyết công
việc trở nên chạm trễ, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

20


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

2.4.Quản lý văn bản
Tất cả các loại văn bản đến và và văn bản đi của Liên hiệp Hôi Việt Nam
đều tập trung một mối ở văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những

loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản
đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan, các đơn vị và cá nhân không có
trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào thì phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn như “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký và chuyển giao ngay khi nhận
được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát
ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mật được đăng ký, quản lý theo quy định
của pháp hiện hành về bí mật nhà nước.
2.4.1 Trình tự quản lý văn bản đến
Trình tự quản lý văn bản được tiến hành các bước như sau:
Bước1: Tiếp nhận văn bản đến
Tất cả các văn bản gửi đến Liên hiệp Hội Việt Nam từ các nguồn khác
nhau ( qua đường bưu điện, fax, telex, email, cá nhân nhận về qua văn thư cơ
quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm tra số lượng , tình
trạng bì, dấu niêm phong (nếu có) trước khi nhận và ký văn bản, sau đó đăng ký
văn bản đến tại văn thư.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ công văn đến hoặc cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy tính.

21