MOS EXCEL 2016

Bài 1: Giới thiệu Microsoft Excel 2016
Created by: IIG Vietnam


Hướng dẫn sử dụng

• Sử dụng màn hình ở chế độ Show Presenter View bao gồm phần
lý thuyết và hướng dẫn thao tác thực hành
• Các câu hỏi ơn tập bao gồm cả phần đáp án dưới dạng Animation

21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

2


Mục tiêu bài học
• Giới thiệu khái niệm bảng tính
• Các chức năng của ứng dụng Excel
• Các thành phần cửa sổ chương trình

• Các kiểu dữ liệu và nhập dữ liệu vào bảng tính
• Các thao tác lưu, tạo mới, mở, và đóng tài liệu bảng tính
21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

3

Excel là gì?
• Là một chương trình xử lý bảng tính (Spreadsheet) trong bộ
ứng dụng Microsoft Office,
• Cho phép chức năng thực hiện tính tốn trên các loại số liệu, vẽ
biểu đồ, sắp xếp, phân tích dữ liệu…

21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

4


Khởi động Excel 2016
• Khi khởi động Excel, màn hình khởi
động (Start screen) cho phép
• Tạo một sổ tính (Workbook) mới dựa
trên một tài liệu mẫu (Template),
• Sử dụng nhiều tài liệu mẫu khác nhau,
• Ngồi những mẫu đi kèm (Built-in)
người dùng có thể tải về nhiều mẫu từ
Internet.

21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

Màn hình khởi động của Excel 2016


5


Giao diện Excel 2016
• Thanh tiêu đề (Title bar)
Nằm phía trên cùng của cửa sổ chương trình và chứa
•
•
•
•
•

Thanh cơng cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar).
Tên của ứng dụng (Excel).
Tiêu đề tài liệu đang mở (Workbook Title).
Nút tùy chọn hiển thị Ribbon (Ribbon Display Options button).
Các nút điều khiển cửa sổ chương trình ứng dụng (Minimize, Restore
Down/Maximize, và Close).

21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

6


Giao diện Excel 2016
• Hệ thống Ribbon
• Nằm ngay dưới thanh tiêu đề,

• Bao gồm các thẻ lệnh (Command Tabs) trên Ribon: File, Home,
Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, và View.

21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

7


Giao diện Excel 2016
• Thanh cơng thức (Formula bar)
• Nằm phía dưới Ribbon, cho phép xây dựng các cơng thức trong
trang tính.

21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

8


Giao diện Excel 2016
• Thanh chọn trang tính (Sheet Tabs)
• Nằm phía dưới vùng lưới, hiển thị các thẻ trang tính (Sheet) hiện có
trong sổ tính

21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam


9


Giao diện Excel 2016
• Thanh trạng thái (Status bar)
• Nằm ở phần dưới cùng của màn hình ứng dụng,
• Thanh trạng thái cung cấp các thông tin về tài liệu hiện hành và hỗ
trợ một số chức năng.

21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

10


Giao diện Excel 2016
• Thanh cuộn (Scroll bar)
• Thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll bar): Cho phép chuyển màn
hình sang:
•
•
•
•

Phía trái hoặc phải của trang tính (Scroll left/Right).
Cạnh trái hoặc cạnh phải của trang tính (Left/Right Edge).
Trang bên trái hoặc trang bên phải của trang tính (Page Left/Right).
Điểm con trỏ chuột chỉ trên thanh cuộn (Scroll Here).


21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

11


Giao diện Excel 2016
• Thanh cuộn (Scroll bar)
• Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll bar): Cho phép
chuyển màn hình:
• Lên hoặc xuống một dịng trong trang tính (Scroll
Up/Down).
• Lên đầu trang hoặc xuống cuối trang màn hình tài
liệu (Top/Bottom).
• Lên hoặc xuống một trang màn hình tài liệu (Page
Up/Down).
• Lên hoặc xuống điểm con trỏ chuột chỉ trên thanh
cuộn (Scroll Here).
21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

Thanh cuộn dọc
(Horizontal Scroll bar)

Thanh cuộn ngang
(Horizontal Scroll bar)


Hình 7: Thanh cuộn

12


Giao diện Excel 2016
• Các thuật ngữ cơ bản
• Sổ tính (Workbook): một tập tin tài liệu Excel chứa một hay nhiều
trang tính. Sổ tính đang làm việc được gọi là sổ tính hiện hành
(Active workbook).
• Trang tính (Worksheet): một bảng hai chiều có 1048576 dịng (Row)
và 16384 cột (Column),
• Các dịng được ký hiệu từ 1 đến 1048576
• Các cột được ký hiệu là A, B, C,…, Z, AA, AB,…, AZ, BA,… đến
XFD.
21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

13


Giao diện Excel 2016
• Các thuật ngữ cơ bản (tt)
• Ơ tính (Cell): giao của một dịng và một cột trong trang tính, chứa dữ
liệu nhập vào. Ơ đang làm việc được gọi là ơ tính hiện hành (Active
cell).
• Con trỏ ơ (Cell cursor): ký hiệu hình chữ nhật bao quanh ơ tính hiện
hành, khi nhấp chuột vào một ơ thì Excel sẽ đưa con trỏ ơ đến ơ đó.
• Địa chỉ ô (Cell address): xác định một ô trong trang tính dưới dạng

ký hiệu cột kết hợp với số hiệu dịng, ví dụ B5 là ơ tại cột B và dòng
5.
21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

14


Giao diện Excel 2016
• Các biểu tượng con trỏ chuột:
Con trỏ chuột

Ý nghĩa

Trạng thái thông thường, chọn các đối tượng.
Chọn các ơ tính.
Định vị trên biểu tượng vng tại góc dưới phải của con trỏ ô, đây là
biểu tượng Fill handle cung cấp chức năng chép hay điền dữ liệu của ô
hiện hành cho các ô liền kề.
Định vị trên Fill handle đồng thời nhấn và giữ phím Ctrl để điền một
dải dữ liệu (Series).
21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

15


Giao diện Excel 2016

• Các biểu tượng con trỏ chuột (tt)
Con trỏ chuột

Ý nghĩa
Định vị tại biên của con trỏ ô để di chuyển ô hiện hành.
Định vị tại biên của một đầu cột (Column heading) để điều chỉnh độ
rộng của cột.
Định vị tại đầu cột để chọn một cột.
Định vị tại đầu dòng để chọn một dòng.
Định vị tại đầu dòng để chọn một dòng.

21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

16


Giao diện Excel 2016
• Thanh cơng cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar – QAT)
chứa một số lệnh giúp thực hiện nhanh chóng các tác vụ.
• Theo mặc định, trên QAT có các lệnh lưu tài liệu (Save), phục hồi
thao tác (Undo) và lặp lại thao tác (Redo),
• QAT chứa một số lệnh mà người dùng có thể thực hiện nhanh chóng,

Thanh cơng cụ truy cập nhanh QAT

21/02/2023

Trình đơn tùy chỉnh QAT

(Customize Quick Access Toolbar)

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

17


Giao diện Excel 2016
• Sử dụng Ribbon
• Được tổ chức thành các thẻ (Tab),
• Mỗi thẻ gồm nhiều lệnh và được phân thành các nhóm (Group)
• Mỗi nhóm có chức năng cụ thể.
Các thẻ lệnh
(Command Tabs)

Các nhóm
lệnh
(Groups)

21/02/2023

Hộp tìm lệnh / trợ giúp
nhanh
(Tell Me search box)

Kích hoạt hộp
thoại
(Dialog box
Launcher)


MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

Đăng nhập tài khoản
Microsoft / chia sẻ tài liệu /
gửi Feedback

Nút ẩn các biểu
tượng lệnh trên
Ribbon
(Collapse the
Ribbon)

18


Giao diện Excel 2016
• Sử dụng Ribbon (tt)
• Các lệnh trên Ribbon được thiết
kế dưới dạng biểu tượng (Icon)
hoặc danh sách chọn (Gallery).
• Mỗi nhóm có thể có một hộp
thoại (Dialog Box) cho phép thiết
lập các thông số chi tiết

21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

19



Giao diện Excel 2016
• Sử dụng Backstage view
• Backstage view là một trang vô
cùng quan trọng trong tất cả các
ứng dụng của Microsoft Office.
• Cho phép thiết lập hầu hết các
tham số cấu hình của ứng dụng.
• Nhấp chuột vào thẻ File trên
Ribbon để hiển thị Backstage
view.
21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

20


Giao diện Excel 2016
• Nhận diện các biểu tượng màn hình
Biểu tượng

21/02/2023

Tên biểu tượng

Ý nghĩa

Paste Options


Sau khi sao chép dữ liệu nguồn và dán, bạn
có thể chọn các tùy chọn dán dữ liệu.

AutoFill
Options

Sau khi điền dữ liệu, bạn có thể chọn các
tùy chọn điền dữ liệu.

Quick Analysis

Sau khi chọn một vùng dữ liệu, bạn có thể
thực hiện nhanh một số chức năng phân tích
dữ liệu.

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

21


Nhập dữ liệu vào trang tính
• Khi nhập dữ liệu cho trang tính:
• Có thể nhập trực tiếp vào ơ hiện hành hoặc nhập dữ liệu cho ô hiện
hành thông qua thanh cơng thức.
• Các phím thường dùng khi nhập liệu:
•
•
•
•


Backspace: xóa ký tự bên trái con trỏ văn bản.
Delete: xóa ký tự bên phải con trỏ văn bản.
Các phím mũi tên Left và Right: di chuyển con trỏ văn bản trong ơ.
Tổ hợp phím Alt+Enter: ngắt dịng trong ơ.

21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

22


Nhập dữ liệu vào trang tính
• Các kiểu dữ liệu
• Nội dung trong các trang tính gọi là dữ liệu (Data)
• Excel phân biệt thành các kiểu dữ liệu (Data type) khác nhau
• Một ơ chỉ lưu trữ duy nhất một trong ba kiểu dữ liệu: văn bản
(Text), số (Number), và cơng thức (Formula).
• Sau khi dữ liệu được nhập vào một ô, Excel sẽ tự động nhận biết
được kiểu dữ liệu.
• Ví dụ:
Nhập tồn ký số (0, 1, 2, …, 9) thì kiểu dữ liệu là kiểu số,
Nhập dữ liệu có dạng 5/7/2013 hay 5-7-2013 thì kiểu dữ liệu là thời gian
(Date/Time).
21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

23



Nhập dữ liệu vào trang tính
• Các kiểu dữ liệu (tt)
• Một cơng thức thì tương tự một
biểu thức tốn học, bắt đầu bởi
một dấu bằng “=”
• Cơng thức bao gồm các số hạng
và các phép tốn,

Cơng thức được hiển thị trên Formula bar

Trong ô hiển thị kết
quả của công thức

• Ví dụ =(2+5)*5. Excel tự động tính
tốn và hiển thị giá trị kết quả của
công thức trong ô.
21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

24


Nhập dữ liệu vào trang tính
• Các kiểu dữ liệu (tt)
• Nếu Excel khơng thể phân biệt kiểu của dữ liệu được nhập
vào, thì dữ liệu được xem là kiểu văn bản.
• Việc phân biệt đúng kiểu dữ liệu là rất quan trọng để Excel có
thể xử lý tính tốn một cách đúng đắn


21/02/2023

MOS Excel 2016 - IIG Vietnam

25