CƠ SỞ TIN HỌC 2
Microsoft Excel
Microsoft Excel 2
10/22/14
1- Khái niệm & chức năng cơ bản trong MS Excel
1.1- Giới thiệu:

Phần mềm cho phép người sử dụng:

Tạo lập và thao tác trên các bảng tính (spreadsheet).

Quản lý cơ sở dữ liệu đơn giản (simple database).

Thống kê và tạo lập các biểu đồ (graph)

Sản phẩm của Microsoft.

Thành phần của Microsoft Office.

Chạy trên môi trường Windows và Macintosh.

Các phiên bản gần đây: Excel 97, 2000, 2002(XP),
2003.
Microsoft Excel 3
10/22/14
1.2- Khởi động Excel:
1. Start  Programs  Microsoft
Excel.
2. Desktop  Microsoft Excel.
3. Office Bar  Microsoft Excel.
4. Tìm và thi hành file:

MSEXCEL.EXE hoặc EXCEL.EXE
Microsoft Excel 4
10/22/14
1.3- Màn hình làm việc:
Microsoft Excel 5
10/22/14
Các thành phần của màn hình làm việc

Thanh tiêu đề (Title Bar).

Thanh menu (Menu Bar).

Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).

Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar).

Thanh biên tập công thức (Formula Bar).

Bảng tính (Sheet).

256 cột (A Z, AA,AB…IV).

65536 dòng.

Một file (workbook) gồm nhiều bảng tính (sheet).

Các thanh cuốn (scroll bars).

Thanh trạng thái (status bar).


Dòng tên cột (column heading).

Cột tên hàng (row heading).

…
Microsoft Excel 6
10/22/14
1.3- Thoát khỏi Excel:

Sử dụng Menu File

File  Exit

Kích chuột vào biểu tượng
đóng ứng dụng ở góc trên
bên phải màn hình

Nhấn tổ hợp phím: Alt + F4
Microsoft Excel 7
10/22/14
1.4- Các thao tác với bảng tính:

Để tạo một file (workbook) mới:

FileNew.

Chọn New workbook.

Workbook có thể có nhiều trang tính (sheet). Để tạo
một sheet mới:


Kích chuột phải vào tên một sheet nào đó (vd: Sheet1),
chọn Insert, sau đó chọn Worksheet.

Đặt tên cho trang tính:

Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename

Gõ tên rồi gõ Enter.

Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê tên
sheet tới vị trí mong muốn.
Microsoft Excel 8
10/22/14
Dịch chuyển con trỏ

Con trỏ ô (Cell poiter) là hình chữ nhật trùm quanh đường viền ô.

Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home.

Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng (đầu tiên) của bảng tính
theo chiều mũi tên.

Gõ F5 rồi gõ địa chỉ ô (xem phần sau)

Kích chuột vào ô nào đó
Microsoft Excel 9
10/22/14
Chọn miền, cột, dòng, bảng…


Chọn miền (range)

Bấm và rê chuột từ ô trên cùng bên trái tới ô dưới cùng bên
phải của vùng (hoặc theo các chiều khác).

Chọn cả dòng/cột

Kích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng (cột).

Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các miền rời
nhau.

Chọn cả bảng tính

Kích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòng
Microsoft Excel 10
10/22/14
2- XỬ LÝ DỮ LiỆU TRONG BẢNG TÍNH:
2.1- Các kiểu dữ liệu:

Kiểu chuỗi (Text)

Kiểu số (Number)

Kiểu Ngày (Date)

Kiểu Giờ (Time)

Kiểu Tiền tệ (Currency)




Kiểu do người dùng tự định nghĩa (Custom)
Microsoft Excel 11
10/22/14
2.2- Các toán tử trong công thức:

Cộng (+)

Trừ (-)

Nhân (*)

Chia (/)

Lũy thừa (^)

Giống trong Toán học: Dùng cặp dấu ngoặc ( ) để ưu tiên thứ tự tính toán.


Microsoft Excel 12
10/22/14
2.3- Nhập dữ liệu:

Sử dụng bàn phím để nhập liệu cho ô tại vị trí con trỏ. Gõ Enter để hoàn
tất!!!

Nhập số:

Nhập bình thường


Sử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập phân
(Regional Setting là US, nếu muốn nhập dấu thập phân là
dấu phẩy (,) thì cần hiệu chỉnh trong Regional Setting).

Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số.

Viết cách phần nguyên và phần thập phân để nhập hỗn số.
Microsoft Excel 13
10/22/14
Nhập dữ liệu:

Nhập số:

123.456

-123.456 hoặc (123.456)

3/2

1 1/2 (hỗn số).

3E+7 (dạng kỹ thuật).

Nhập chuỗi văn bản (text):

Các xâu có chứa chữ, nhập
bình thường

Các xâu dạng số: “1234”, có

hai cách nhập:

=“1234”

‘1234

Nhập ngày tháng

Khuôn dạng: mm/dd/yyyy (Mỹ)

Ví dụ:

02/09/2004

12/31/2003

Muốn nhập theo định dạng VN
thì cần hiệu chỉnh trong
Control Panel.

Nhập thời gian

Khuôn dạng: hh:mm:ss

Ví dụ:

13:30:55
Microsoft Excel 14
10/22/14
2.4- Hiệu chỉnh dữ liệu:


Sửa:

Di chuyển con trỏ tới ô cần
sửa.

Nhấn phím F2 hoặc kích đúp
chuột trái.

Sửa nội dung.

Nhấn Enter.

Xóa dữ liệu:

Chọn miền cần xoá

Nhấn phím Delete để xoá dữ liệu
(các ô không bị xoá).
Microsoft Excel 15
10/22/14
2.5- Địa chỉ, miền, công thức

Địa chỉ ô

Địa chỉ tương đối

Địa chỉ tuyệt đối

Địa chỉ hỗn hợp


Miền

Khái niệm miền

Đặt tên miền

Công thức

Khái niệm

Hàm
Microsoft Excel 16
10/22/14
Địa chỉ ô

Mỗi ô được xác định bởi hàng và cột chứa nó.

Địa chỉ ô = tên cột + tên hàng

Ví dụ

Ô đầu tiên có địa chỉ A1 (A là cột A, 1 là hàng 1)

Địa chỉ chia làm 3 loại:

Tương đối

Tuyệt đối


Hỗn hợp
Microsoft Excel 17
10/22/14
Địa chỉ tương đối

Chỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàng

Bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới so với ô gốc khi sao chép
công thức

Ví dụ

A1

F9
Microsoft Excel 18
10/22/14
Địa chỉ tuyệt đối

Cách viết

Thêm dấu $ vào trước tên cột và tên dòng.

Ví dụ:

$A: Luôn ở cột A

$F$9: Luôn là ô F9

Không bị thay đổi khi sao chép công thức

Microsoft Excel 19
10/22/14
Địa chỉ hỗn hợp

Cách viết

Thêm dấu $ vào trước tên cột hoặc tên hàng

Ví dụ:

$A1: Cố định cột A

A$1: Cố định dòng 1

Bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới so với ô gốc khi sao chép
công thức (cột hay dòng không có dấu $ phía trước)
Microsoft Excel 20
10/22/14
Miền (range)

Tập hợp ô

Cách viết

Đ/c ô góc: Đ/c ô đối diện

C2:D8

Đ/c ô góc Đ/c ô đối diện


A1 A5

Dùng “;” phân cách các miền
rời nhau:

B2 B8; E2:E8
Microsoft Excel 21
10/22/14
Đặt tên cho miền

InsertName Define

Gõ tên miền (không có dấu
cách)

Ví dụ: Ngày_thuê

Chọn Add

Nhấn OK

Sử dụng để truy xuất miền

Trong công thức

…
Microsoft Excel 22
10/22/14
Bỏ miền và chèn ô


Bỏ miền:

Chọn miền cần bỏ

Chọn menu EditDelete…

Shift cells left: Đẩy sang trái.

Shift cells up: Đẩy ô lên trên.

Entire row: Xóa toàn bộ hàng.

Entire column: Xoá toàn bộ cột.

Chèn ô: Chọn menu Insert

Cells: Chèn ô

Columns: Chèn cột vào bên trái cột hiện thời.

Rows: Chèn hàng lên phía trên hàng hiện thời.
Microsoft Excel 23
10/22/14
Công thức (formula)

Sử dụng để tính toán, thống kê trên dữ liệu.

Bắt đầu bằng dấu bằng ( = )

Tiếp theo là:


Các hằng, địa chỉ,…

Phép toán số học: +,-,*,/,^

Hàm

Ví dụ:

=A1/B1+COS(A1)*SIN(B1)
Microsoft Excel 24
10/22/14
2.6- Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính:

Thêm dòng, cột: Right
Click vào tiêu đề dòng
hoặc cột  Insert.

Xóa dòng, cột: Right Click
vào tiêu đề dòng hoặc cột
cần xóa  Delete.

Thay đổi độ rộng dòng,
cột: Đưa trỏ mouse đến
đường biên của dòng, cột,
khi xuất hiện mũi tên 2 đầu
thì kéo lê và thả.


Microsoft Excel 25

10/22/14
Thay đổi kích thước hàng (cột) bằng menu
Format

Chọn ô.

Vào FormatRow (hoặc FormatColumn), sẽ có các menu con:

Height (Width): Chiều cao
(bề rộng).

AutoFit: Tự động dãn cách.

Standard Width: Bề rộng chuẩn