BÀI GIẢNG
Chƣơng 3: MICROSOFT EXCEL
Th.sĩ Nguyễn Văn Hiểu
- Là phần mềm trong bộ Microsoft Office của
hãng Microsoft.
- Công cụ rất hữu ích:
+ Quản lí các dữ liệu
+ Không quá lớn
+ Những tính toán hàng ngày trong nhiều lĩnh
vực khác nhau
- Các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu
+ Thực hiện đƣợc nhiều phép tính từ đơn giản
đế phức tạp
+ Tổ chức lƣu trữ thông tin bằng bảng: bảng
lƣơng, bảng kết toán, bảng thanh toán, bảng
thống kê, bảng dự toán
+ Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính
toán lại theo số liêu mới
3.1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
3.1.1. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL
3.1.1.1. KHỞI ĐỘNG EXCEL
- Chọn Start / Program / Microsoft Office /
Microsoft Excel 2003
hoặc có thể Click biểu tƣợng Excel trên Start
Menu
3.1.1.2. THOÁT KHỎI EXCEL
- Trƣớc khi thoát ghi lại file đã soạn thảo. Nếu
không Ms.Excel sẽ hỏi:
+ Chọn Yes nếu muốn ghi
+ Chọn No nếu không muốn ghi
+ Chọn Cancel nếu muôn hủy lệnh thoát

Các cách thoát
+ Click nút x ở góc trên bên phải màn hình
+ Chọn lệnh File / Exit
+ Double click biểu tƣợng cuả chƣơng trình ở
phía trên góc trái.
+ Nhấn tổ hợp phim Alt + F4.
3.1.2. MÀN HÌNH EXCEL
● Menu Bar (thực đơn ngang) còn gọi là Menu
lệnh, mỗi mục trên Menu Bar ứng với một Menu
Popup
+ Mở Menu Popup: Click vào tên mục hoặc nhấn
tổ phím Alt + kí tự đại diện tên mục
● Standard (thanh công cụ chuẩn) chứa các biểu
tƣợng, nút điều khiển thực hiện các chức năng
thông dụng nhƣ ghi, mở tập tin,…
Title Bar Menu Bar
Standard Bar
Formatting
Column Boxder
Formula
Drawing Status Bar
● Formatting (thanh định dạng) chứa các biểu
tƣợng, nút điều khiển dùng cho việc định dạng
dữ liệu bảng tính, phông chữ, cỡ chữ, canh lề
● Formula (thanh công thức):
- Hiển thị tọa độ ô hiện hành
+ Nút hủy bỏ (Cancel)
+ Nút chọn (Enter),
+ Nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện
hành

Tọa độ ô
Cancel
Enter
Drawing (thanh vẽ) chứa các công cụ để vẻ hình
- Hiển thị hay ẩn các thanh công cụ, chọn lệnh:
+ View / Toolbars rồi click đánh dấu hoặc bỏ dấu
ở các mục tƣơng ứng .
- Workbook: cửa sổ chứa nội dung tập tin
+ Tên tập tin trên thanh tiêu đề
+ Phần mở rộng mặc nhiên (định sẵn) là: XLS.
+ Tên tập tin Workbook mặc nhiên Book# (# là số
thứ tự tương ứng với những lần mở tập tin).
+ Các thành phần của Workbook:
● Đƣờng viền ngang (Column Border): ghi kí hiệu
cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B, C,…Y, AA,
AB,….,IV
+ Cột column là tập hợp các ô theo chiều dọc
+ Độ rộng mặc nhiên của cột 9 kí tự
+ Có thể thay trị số này từ 0 - 255
+ Tổng số 256 cột.
● Đƣờng viền dọc (Row Border): ghi số thứ tự
dòng từ trên xuống dƣới
+ Dòng là tập hợp các ô theo chiều ngang
+ Chiều cao mặc nhiên là 12.75 chấm điểm (có thể
thay đổi trị số này từ 0 - 409.
+ Tổng cộng gồm 65536 dòng.
● Ô (cell): giao của một dòng với một cột
+ Địa chỉ của một ô đƣợc xác định bởi cột trƣớc ,
dòng sau
+ Ví dụ: B6 là địa chỉ của ô nằm trên cột B, dòng

thứ 6.
+ Ô hiện hành (Select Cell): là ô có khung viền
quanh.
● Vùng bảng tính: Bao gồm một hoặc nhiều ô
đứng liền nhau
+ Tên của vùng đƣợc xác định bởi tên của ô ở
góc trên bên trái và tên của ô ở góc dƣới phải của
vùng phân cách tên
hai ô bằng dấu hai
(:)
+ Ví dụ: vùng E7:I14
● Bảng tính (Sheet):
là một bảng gồm
256 cột 65536 dòng
+ Tên bảng tính mặc
nhiên là Sheet # (# là số thứ tự)
+ Một file Excel thông thƣờng có 3 bảng tính
+ Có thể qui định một số Sheet trong một file
Workbook bằng lệnh:
- Tools / Options / General
+ Chọn số lƣợng Sheet trong mục Sheet in new
Workbook
+ Trong lớp
General có thể
chon Font, Saze
ngầm định cho các
Sheet
+ Status Bar: dòng
chứa chế độ làm
việc hiện hành, (ý

nghĩa lệnh hiện
hành của bảng
tính và các trình trạng hiện hành của hệ thống
NumLock, CapsLock….
- Các chế độ làm việc thông thƣờng:
+ Ready: Sẵn sàng nhập dữ liệu
+ Enter: đang nhập dữ liệu
+ Point: đang ghi chép công thức tham chiếu đến
một địa chỉ
+ Edit: đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức
trong ô hiện hành
+ Chọn chế độ bằng cách di chuyển đến ô muốn
điều chỉnh bằng cách gõ F2
- Trên bảng tính:
+ Con trỏ chuột hình chữ thập rỗng
+ Con trỏ ô là một khung hình chữ thập bao
quanh ô
+ Ô có con trỏ ô hiện hành
3.1.3. LÀM VIỆC VỚI TẬP TIN EXCEL
3.1.3.1. TẠO TẬP TIN MỚI
+ Click / New trên thanh
Standard
+ Chọn File / New trên
thanh menu lệnh
+ Click vào biểu tƣợng
trên Decktop
3.1.3.2.MỞ MỘT FILE
EXCEL ĐÃ CÓ TRÊN ĐĨA
+ DÙNG lệnh File / Open
+ Click vào biểu tƣợng

Excel
Open
trên thanh Standart
+ Trong cửa sổ Open chọn ổ đĩa và thƣ mục
chứa tập tin muôn mở trong khung Look in
+ Nhấp chuột vào tập tin Excel và click nút Open
3.1.3.3. LƢU FILE VÀO ĐĨA
+ Click vào biểu tƣợng trên thanh công cụ
Standard
+ Dùng lệnh File / Save
+ Nếu lƣu lần đầu tiên Excel mở hộp thoại Save
As…
Save
- Trƣờng hợp tập tin đã lƣu rồi muốn lƣu lại với
tên khác
+ Chọn lệnh File / Savs As
3.1.4. KIỂU DỮ
LIỆU CỦA EXCEL
+ Click chuột vào
ô để chọn
+ Hoặc dùng
phím mũi tên trên
bàn phím để di
chuyển ô chuyển
+ Nhập xong gõ
Enter hoặc dùng
Click để chọn ổ
đĩa và thƣ mục
muốn lƣu file
Khung để nhập tên tập

tin có thể dài 256 kí tự
các phim mũi tên để di chuyển đến ô khác
- Các kiểu dữ liêu:
+ Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu
+ Kiểu dữ liệu phụ thuộc vào kí tự đầu tiên gõ
vào
3.1.4.1. KIỂU SỐ (NUMBER)
+ Kí tự đầu tiên gõ vào là các chữ số từ 0 - 9
+ Các dấu + - . ( $.
+ Một số đƣợc nhập vào ở chế độ mặc định hiển
thị ở bên phải của ô và ở dạng General
+ Định dạng trình bày lại bằng lệnh:
+ Format / Cell
Chú ý: Không đƣợc nhập dấu phân cách hàng
ngàn
+ Excell thƣờng sử dụng dấu(.) là dấu phân cách
số lẻ
+ Dấu phẩy là dấu phân cách hàng ngàn
3.1.4.2. KIỂU CHUỖI (TEXT): Kí tự đầu tiên gõ vào
là các kí tự A - Z
+ Kí tự ' để cạnh các kí tự trong ô về bên trái.
+ Kí tự " để cạnh các kí tự trong ô về bên phải.
+ Kí tự ^ để cạnh các kí tự trong ô vào giữa
+ Kí tự \ để lặp lại kí tự theo sau nó cho đến hết
chiều rộng ô.
+ Các kí tự cạnh biên chỉ có tác dụng khi ngƣời
sử dụng có chỉ định:
Tools / Option / Transition chọn Transition
navigation Keys
- Chú ý: Muốn các số hiển thị theo dữ liệu chuỗi

thì phải nhập dấu nháy đơn (') đứng trƣớc dãy số,
các số này sẽ không tính toán đƣợc.
3.1.4.3. KIỂU CÔNG THỨC (FORMULAR)
+ Nhập công thức để tính toán các dữ liệu trong
bảng tính
+ Công thức có thể là các phép toán: cộng, trừ,
nhân, chia,….
+ Khi nhập công thức kí tự đầu tiên gõ vào là dấu
(=), cộng (+) hoặc dấu trừ (-)
+ Kết quả trong ô không phải là kí tự gõ vào mà
chính là giá trị của công thức đó.
+ Ví dụ: gõ =4*5+2 kết quả trong ô là 22
+ Trong thành phần của một công thức có thể
gồm: số, chuỗi (phải được đặt trong cặp nháy
kép), tọa độ ô, tên vùng, các toán tử, các loại hàm
- Các toán tử sử dụng trong công thức:
 Toán tử tính toán: + (cộng) - (trừ) * (nhân) /
(chia) ^ (lũy thừa) % (phần trăm).
+ Ví du: = 25 + 6 kết quả {31}
= 16 - 4 {12}
= 80 / 10 {8}
= 80*25% {20}
= 2^4 {16}
 Toán tử chuỗi & (nối chuỗi)
+ Ví du: = 24&"Bis" {Bis}
 Toán tử so sánh: = (bằng) <> (không bằng)
> lớn hơn >= (lớn hơn hay bằng) < (nhỏ hơn)
<= (nhỏ hơn hay bằng).
- Độ ƣu tiên của các toán tử trong công thức
theo thứ tự sau:

1. Biểu thức trong dấu ngoặc (…)
2. Lũy thừa
3. Nhân, chia
4. Cộng trừ
Ví dụ: = 3+5*3 {18}
- Trong các phép toán ƣu tiên, thì phép toán
= (3+5)*3 {24}
= 5/2*3 {7.5}
= 2*5^(2+1)-2 {52}
3.1.4.4. KIỂU NGÀY THÁNG:
- Nhập tháng trƣớc, ngày sau rồi đến năm
- Phân cách giữa ngày, tháng, năm là (-) hay (/)
- Nếu không nhập năm thì Excel hiểu năm hiện
hành.
- Có thể hiển thị bằng chữ hoặc bằng số tùy cách
định dạng.
Chú ý: - Hiệu chỉnh dữ liệu của ô double click vào
ô đó
- Click chọn ô nhập dữ liệu / click trỏ chuột vào
khung công thức để nhập hoặc hiệu chỉnh dữ liệu
- Nhập xong gõ Enter
- Dữ liệu tràn sang bên phải nếu ô bên phải không
có dữ liệu.
- Nếu ẩn phần dữ liệu nếu ô bên phải có dữ liệu
- Dữ liệu kiểu số hay ngày tháng tràn ô thì hiển thị
### nhƣng vẫn tính toán đƣợc.
- Xóa dữ liệu, chọn vùng muốn xóa / gõ Deete
hoặc Edit / Clear.
3.1.5. CHỌN VÙNG BẢNG TÍNH
- Chọn phạm vi làm việc (một vùng hoặc nhiều

vùng).
- Chọn ô: + Di chuyển con trỏ ô đến ô chọn
- Chọn một côt: + Click tại kí hiệu cột muốn chọn
- Chọn một dòng: + Click tại kí hiệu (số thứ tự)
dòng muốn chọn.
- Chọn nhiều dòng hoặc cột liền nhau: + Drag trên
các kí hiệu dòng hoặc cột muốn chọn
- Chọn các dòng hoặc cột không liền nhau:
+ Nhấn và giữ phím Ctrl / click vào kí hiệu dòng
hoặc cột muốn chọn.
- Chọn một vùng:+ Đặt con trỏ tại ô đầu vùng ấn
và giữ phím Shift dùng các phím mũi tên di
chuyển đến ô cuối vùng.
+ Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, drag đến ô
cuối vùng.
+ Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ phím
Shift và click ô cuối vùng.
- Chọn nhiều vùng: + Nhấn và giữ phím Ctrl
dùng chuột chọn các vùng khác nhau.
- Chọn toàn bộ bảng tính: Nhấn tổ hợp phím
Ctrl+A
+ Click vào ô giao điểm của tiêu đề dòng và cột
3.1.6. HIỆU CHỈNH DÒNG VÀ CỘT
3.1.6.1. THAY ĐỔI CHIỀU CAO DÒNG, ĐỘ RỘNG
CỘT
- Đƣa con trỏ chuột đến đƣờng biên thanh tiêu
đề của dòng hay cột (con trỏ chuột chuyển
thành mũi tên hai chiều), drag để thay đổi chiều
cao dòng hay độ rộng cột.
- Double click vào đƣờng biên thanh tiêu đề của

cột thì chiều rộng của cột bằng chiều cao của ô
dữ liệu rộng nhất trong cột.
- Có thể hiệu chỉnh từ: Format trên Menu Bar:
+ Hiệu chỉnh chiều cao dòng: Format / Row
Height: hiệu chỉnh chiều cao dòng
AutoFit: tự động hiệu chỉnh độ cao.
Hide: ẩn, Unhide: thôi ẩn