MỞ ĐẦU

Trong thời buổi kinh tế thị trường phát triển như hiện nay, rất nhiều doanh
nghiệp được thành lập với những loại hình khác nhau. Song tất cả đều kinh
doanh vì mục đích lợi nhuận. Để đạt được điều này thì ngồi việc tìm kiếm
nguồn khách hàng, nâng cao doanh số bán hàng thì một biên pháp khơng thể
khơng nhắc đến đó là tìm kiếm nhà cung cấp với chất lượng tốt, giá cả phù
hợp… Đây là khâu quan trọng quyết định đến lợi nhuận của doanh nghiệp vì nó
giúp doanh nghiệp giảm giá vốn, nâng cao sức cạnh tranh so với các đơn vị cùng
ngành.
Bên cạnh đó, việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp cũng trở nên vơ
cùng quan trọng. Hình thức thanh tốn các khoản nợ không những xác định
nghĩa vụ nợ của doanh nghiệp với nhà cung cấp mà cịn liên quan vơ cùng mật
thiết tới nghĩa vụ thuế với nhà nước. Nếu như trước đây, với các hóa đơn mua v
cho dù giá trị là bao nhiêu thì doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức thanh
tốn như: trả thẳng tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng bằng ủy nhiệm chi,
nộp thẳng tiền vào tài khoản của người bán mà không lo ngại gì tới việc ảnh
hưởng tới số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Tuy nhiên, ngày 26 tháng 12
năm 2008, thơng tư 129 đã quy định đối với các hóa đơn đầu vào có giá trị trên
20 triệu, bắt buộc phải có chứng từ thanh tốn qua ngân hàng thì số thuế GTGT
đầu vào của hóa đơn đó mới được chấp nhận khấu trừ, riêng hình thức nộp tiền
vào tài khoản ngân hàng của bên bán không được coi như là hình thức thanh
tốn qua ngân hàng. Như vậy, là một kế toán thanh toán cần phải nắm được quy
định này để có thể kịp thời tư vấn cho giám đốc, tránh thất thốt tiền thuế của
Doanh nghiệp.
Cơng ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mại Hùng Quy là doanh
nghiệp đã và đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng, dịch
vụ vận chuyển hàng. Đồng thời, Cơng ty cịn là một trong những nhà phân phối
lớn sản phẩm gạch Ceramic của Công ty cổ phần Constrexim. Tuy là một đơn vị
mới thành lập nhưng lượng khách hàng của Doanh nghiệp cũng khá lớn là do
giá bán của Cơng ty có khả năng cạnh tranh rất cao so với các Công ty đối thủ.

Thấy được rõ vai trị và tầm quan trọng của cơng tác mua hàng và thanh toán
tiền hàng cùng với sự đồng ý của Giám Đốc Công ty, tôi đã tiến hành nghiên

1


cứu đề tài: “Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH
Xây dựng và Dịch vụ Thương mại Hùng Quy”.
Bài báo cáo gồm 3 phần:
Phần I: Đặc điểm tình hình Cơng ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ thương
mại Hùng Quy
Phần II: Thực trạng công tác kế tốn mua hàng và thanh tốn tiền hàng
tại Cơng ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mại Hùng Quy
Phần III: Nhận xét về cơng tác kế tốn mua hàng và thanh tốn tiền hàng
tại Cơng ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mại Hùng Quy

2


PHẦN I: ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CƠNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ
DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI HÙNG QUY
1.1: Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Xây dựng
và Dịch vụ thương mại Hùng Quy:
Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ thương mại Hùng Quy được hình
thành, phát triển và sử dụng nguồn vốn, công nghệ và nhân lực kỹ thuật từ Hộ
kinh doanh cá thể Hùng Quy và cửa hàng bán vật liệu xây dựng, các thiết bị vệ
sinh tại Khu chợ mới, Xã vân Canh, Huyện Hồi Đức, Hà Nội.. Với diện tích bãi
chứa 450 m2, quy tụ gần 30 cán bộ cơng nhân viên có trình độ chun mơn giỏi,
tay nghề cao. Cơng ty hiện có đội ngũ nhân viên là các kỹ sư, được đào tạo
chính quy có tay nghề cao có thể đáp ứng được các nhu cầu khác nhau của

khách hàng như tư vấn đầu tư, cung cấp thiết bị, lắp đặt, bảo hành, sửa chữa và
các dịch vụ sau bán hàng khác.
Công ty CP GSC Việt Nam được thành lập theo giấy đăng kí kinh doanh
số 0500598807H 30-03-2010, do sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp
ngày 13/11/2008. Là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, hạch tốn độc lập,
có con dấu riêng, hoạt động theo pháp luật và theo điều lệ tổ chức của công ty.
Là công ty thương mại, vận tải hàng hoạt động trong các lĩnh vực kinh
doanh về vật liệu xây dựng và các thiết bị vệ sinh,... Cơng ty cịn là đại lý và đại
diện của nhiều hãng gạch men uy tín trên tồn quốc.
Trụ sở chính của cơng ty: Khu chợ mới, Xã Vân canh, Huyện Hoài Đức
Hà Nội.
Mã số thuế: 0500598807
Tài khoản ngân hàng: 0110114946001 tại ngân hàng SHB - Chi nhánh
Cầu Diễn.
Số điện thoại: 043.7652187
Số Fax: 043.7652188
Vốn điều lệ: 1.800.000.000 VNĐ
Tên giám đốc: Dương Thị Quy
1.2: Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Xây
dựng và Dịch vụ thương mại Hùng Quy:
Công ty kinh doanh trong các lĩnh vực:
- Cung cấp vật liệu xây dựng các loại như: cát đen,xi măng, đá 1*2, đá 2 *4, cát
vàng, đá hộc….
- Ngồi ra cịn kinh doanh các dịch vụ khác như: dịch vụ vận tải hàng
3


Với kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng và trang
thiết bị vệ sinh, cùng với đội ngũ kỹ sư, cán bộ kỹ thuật, thiết kế chuyên nghiệp
và đội ngũ công nhân lành nghề, Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương

mại Hùng Quy không chỉ tham gia các dự án đấu thầu cung cấp vật liệu xây
dựng cho hàng loạt các cơng trình lẻ cho hàng trăm cơ quan, văn phịng, gia
đình với doanh số hàng năm lên tới hàng tỷ đồng. Ngồi ra Cơng ty cịn là đối
tác thực hiện các cơng việc vận chuyển đất thải ra khỏi các cơng trình của Cơng
ty cổ phần Tây Đơ như: Cơng trình khu đơ thị mới Xn Phương, Cơng trình
trung tâm hội nghị quốc gia, Cơng trình trường mầm non Thụy Phương…
1.3: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Xây dựng và Dịch
vụ Thương mại Hùng Quy
1.3.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ
Thương mại Hùng Quy
Bộ máy quản lý của Công ty khá đơn giản theo chế độ một thủ trưởng.
Người đứng đầu là Giám đốc Dương Thị Quy, Phó giám đốc: Nguyễn Mạnh
Hùng, dưới là phịng kế tốn, phịng kinh doanh và phịng kỹ thuật, phịng
hành chính nhân sự. Mỗi bộ phận có chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng
phối hợp với nhau thành một thể thống nhất không thể tách rời.

Giám đốc

Phó giám đốc

Phịng Kỹ
thuật - Vật
tư - Thiết
bị

Phịng kinh
doanh

Phịng
hành chính

nhân sự

Phịng Tài
chính - Kế
tốn

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
1.3.2: Nhiệm vụ, quyền hành của các phòng ban:
- Giám đốc là chủ tài khoản là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh của đơn vị; đồng thời là người trực tiếp chỉ đạo việc thực
4


hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, mua hàng, thanh tốn tiền hàng và có trách
nhiệm với các cơ quan pháp luật trong hoạt động kinh doanh của đơn vị.
- Phó giám đốc: có nhiệm vụ giúp giám đốc, phụ trách về sản xuất, điều
hành sản xuất, tình hình hoạt động kinh doanh đảm bảo cho quá trình sản xuất
kinh doanh được liên tục và được uỷ quyền khi giám đốc đi vắng.
- Phòng kinh doanh:
+ Chức năng: Chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động bán hàng tới các
khách hàng và khách hàng tiềm năng của Doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu về
Doanh số, Thị phần…
+ Nhiệm vụ:
Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện
Thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống Khách hàng, hệ thống nhà phân phối
Thực hiện hoạt động bán hàng tới các Khách hàng nhằm mang lại Doanh thu
cho Doanh nghiệp
Phối hợp với các bộ phận liên quan như kế toán, kỹ thuật… nhằm mang đến các
dịch vụ đầy đủ nhất cho Khách hàng.
- Phòng kỹ thuật - vật tư - Thiết bị: gồm các kỹ thuật viên và các nhân viên lắp

đặt, nhân viên giao nhận, quản lý vật tư.
+ Chức năng:
- Tham mưu cho HĐQT và Tổng giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ,
định mức và chất lượng sản phẩm.
     - Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch
toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế.
      - Theo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc
xuất ra.
- Tư vấn cho khách hàng loại sản phẩm phù hợp căn cứ vào nhu cầu, khả
năng tài chính và đặc điểm cơng trình.
+ Nhiệm vụ:
-Tổ chức quản lý, kiểm tra cơng nghệ và chất lượng sản phẩm, tham gia
nghiệm thu sản phẩm.
- Căn cứ hợp đồng kinh tế lập phương án kỹ thuật, khảo sát, lên danh mục, hạng
mục cung cấp cho Phòng Kinh doanh. Quản lý và kiểm tra, hướng dẫn các đơn
vị thực hiện các mặt hàng, sản phẩm theo đúng mẫu mã, quy trình kỹ thuật,
nhiệm vụ thiết kế theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Là đơn vị chịu trách nhiệm
chính về mặt kỹ thuật đối với các sản phẩm xuất xưởng
5


  -  Tham gia vào việc kiểm tra xác định định mức lao động trong các công việc,
các công đoạn sản xuất và xác nhận lệnh sản xuất. Trực tiếp làm các công việc
về đăng ký, đăng kiểm chất lượng hàng hóa, sản phẩm thi cơng tại Cơng ty.
Quản lý chỉ đạo về an tồn kỹ thuật trong q trình thi công.
  - Kiểm tra xác định khối lượng, chất lượng, của sản phẩm để xuất xưởng làm
cơ sở quyết toán và thanh lý hợp đồng kinh tế.
  - Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa lớn tài sản của đơn vị theo định kỳ.
  - Theo dõi, đối chiếu các hạng mục trong quá trình sản xuất, mức tiêu hao vật
tư nguyên liệu để làm cơ sở thanh lý hợp đồng kinh tế giữa Công ty với khách

hàng.          
- Soạn thảo, xây dựng quy trình cơng nghệ để thi cơng các sản phẩm.
- Phịng hành chính nhân sự:
+ Chức năng:
Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác nhân sự, hành chính,
truyền thơng của Cơng ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động
trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
+ Nhiệm vụ:
Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch
công việc của Phịng từng tháng để trình giám đốc duyệt.
Tổ chức bộ máy nhân sự, phân cơng cơng việc trong Phịng để hồn thành
kế hoạch ngân sách năm, kế hoach cơng việc của phòng/ban đã được phê duyệt
từng thời kỳ.
Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáo
khác theo yêu cầu của Ban điều hành.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành phân cơng
- Phịng Tài chính - Kế toán: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Chi
nhánh và có chức năng, nhiệm vụ sau:
+ Chức năng:
- Tham mưu Giám đốc về công tác quản lý hoạt động tài chính và chế độ kế
tốn.
- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính trong ngắn hạn, trung và dài
hạn.
+ Nhiệm vụ:
Thực hiện việc tổ chức cơng tác kế tốn, bộ máy kế tốn theo quy định của
pháp luật.
6


Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ, luân chuyển chứng

từ, biểu mẫu, hệ thống sổ sách, hệ thống báo cáo theo đúng chế độ kế toán
Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về kế toán tài chính theo đúng quy định
của pháp luật và các quy chế, quy định và quy trình của Cơng ty.
Lập thủ tục mở tài khoản và đăng ký chữ ký, mẫu dấ tại các tổ chức tín dụng
trong nước.
Thực hiện chức năng thanh toán, chuyển tiền phục vụ khách hàng và các
phịng/ban trong Cơng ty theo Quy định của Pháp luật và quy trình, quy định của
Cơng ty.
Tổng hợp số liệu kế tốn và thực hiện các báo cáo tài chính định kỳ/đột xuất
theo quy định và yêu cầu của Công ty, của ngành và của Nhà nước. Đồng thời,
thực hiện các báo cáo khác khi được phân công theo yêu cầu gửi báo cáo của
các cơ quan chức năng và trong nội bộ Công ty.
Thực hiện quản lý, kiểm tra, kiểm sốt chi phí hoạt động theo định mức tài
chính và báo cáo giám đốc định kỳ tháng, quý, năm.
Lưu trữ hồ sơ, sổ sách, chứng từ, tài liệu kế toán theo Quy định.
Quản lý danh sách cổ đông và đầu mối thực hiện các thủ tục liên quan đến
việc chuyển nhượng cổ phần đối với cổ đơng.
Ngồi ra cơng ty cịn có các kho chứa hàng, bãi chứa nguyên vật liệu để
thuận tiện cho việc xuất bán hàng hóa.
1.4: Tổ chức Cơng tác kế tốn của Cơng ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ
Thương mại Hùng Quy:
1.4.1: Tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mại
Hùng Quy đang trong thời kỳ phát triển và hồn thiện do vậy bộ máy kế tốn
bao gồm:
- Kế toán trưởng: là người phụ trách chung giúp việc cho giám đốc về
công tác chuyên môn, chịu trách nhiệm trước cấp trên và chấp hành luật pháp,
chế độ tài chính hiện hành, chỉ đạo nhiệm vụ hướng dẫn tồn bộ cơng việc kế
tốn theo chế độ kế tốn và chế độ quản lý kinh tế theo pháp luật của nhà nước.
- Kế tốn tổng hợp: Có trách nhiệm trợ giúp kế tốn trưởng phụ trách các

hoạt động của phịng, đồng thời có trách nhiệm vụ trách tổng hợp các chứng từ,
bảng kê chứng từ do các kế toán viên cung cấp vào cuối ngày, tháng, quý , năm.
Sau đó tổng hợp vào sổ cái theo từng tài khoản rồi lập báo cáo theo nội dung
yêu cầu của Công ty.
- Kế tốn thanh tốn: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình tiêu thụ ghi chép
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm biến động lượng tiền tệ trong công ty đồng
thời theo dõi các khoản nợ của khách hàng, của công nhân viên.Thường xuyên
7


theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho. Đồng thời có nhiệm vụ lập bảng theo dõi
tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình trích khấu hao tài sản cố định của
Cơng ty. Cuối tháng kế tốn kiểm tra lại tồn bộ cơng nợ phải thu, phải trả,
trường hợp cần phải đối chiếu phải sang gặp bên A, chốt lại công nợ và lập bên
bản xác nhận công nợ. Lên tổng hợp số phải thu phải trả cùng thời điểm phát
sinh báo cáo Giám đốc để có kế hoạch thu hồi vốn cũng như thanh tốn cơng nợ
một cách hợp lý. Kế toán lên tổng hợp thu chi lên bảng báo cáo kết quả kinh
doanh trong tháng.
- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về tiền mặt của Công ty. Hàng ngày căn cứ
vào phiếu thu, chi qua các chứng từ gốc, theo dõi sử dụng vốn theo đúng mục
đích, ghi sổ quỹ, cuối ngày đối chiếu với kế toán quỹ, nếu có sai sót phải sửa kịp
thời, khi có yêu cầu của cấp trên thủ quỹ và các bộ phận có liên quan kểm kê lại
quỹ tiền mặt hiện có. Nếu thiếu hụt sẽ phải tìm ngun nhân và đề ra phương án
xử lý.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Kế toán quỹ: Giám sát việc thu chi qua các
chứng từ gốc theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đồng thời
theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, thanh toán tạm ứng, giao dịch với
ngân hàng, chuyển ủy nhiệm chi, rút séc…
- Kế tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ: Kế tốn vật liệu cơng cụ,
dụng cụ hạch tốn chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Cuối tháng tổng

cộng số liệu, lập báo cáo vật liệu cùng với các bộ phận chức năng khác tiến hành
kiểm kê tại kho vật tư, đối chiếu với sổ sách kế toán. Nếu thiếu hụt thì phải tìm
ngun nhân và có biện pháp xử lý nghi trong biên bản kiểm kê. Ghi vào bảng
kê mua hàng, sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ ghi vào sổ chi tiết TK 152, TK
156….
- Kế tốn tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi việc chấm công, phiếu
nghiệm thu sản phẩm, để làm căn cứ tính lương, thanh tốn tiền lương, và các
khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên trong Công ty . Cuối tháng lập bảng
thanh toán tiền lương, tập hợp chi phí tiền lương, bảng phân bổ tiền lương để kế
tốn tổng hợp thấy được chi phí từng khoản mục. Ghi vào tài khoản
334,138,338,...
Phịng kế tốn tài chính được đặt dưới sự chỉ đạo của giám đốc Công ty.
Bộ máy kế tốn có trách nhiệm tổ chức việc thực hiện kiểm tra tồn bộ cơng tác
kế tốn trong Cơng ty, tổ chức các thơng tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế,

8


hướng dẫn chỉ đạo các bộ phận trong Công ty thực hiện đầy đủ việc ghi chép và
chế độ hạch tốn, chế độ quản lý kinh tế tài chính.
Error: Reference source not found

1.4.2: Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Xây dựng và DV
Thương mại Hùng Quy
Chế độ kế tốn áp dụng tại Cơng ty: Theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/09/2006.
Niên độ kế toán: Bắt đầu ngày 01/01 đến ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn: Đồng Việt Nam.
Hình thức kế tốn áp dụng: Sử dụng Phần mềm ACPRO.
Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ.

a- Hệ thống chứng từ kế toán:
TT
 

TÊN CHỨNG TỪ

Mẫu số
 

I- Lao động tiền lương

1

Bảng chấm công

01a-LĐTL

2

Bảng chấm công làm thêm giờ

01b-LĐTL

3

Bảng thanh toán tiền lương

02-LĐTL

4


Bảng thanh toán tiền thưởng

03-LĐTL

5

Giấy đi đường

04-LĐTL

6

Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

10-LĐTL

7

Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội

11-LĐTL

 

II- Hàng tồn kho

 

 


1

Phiếu nhập kho

01-VT

 

2

Phiếu xuất kho

02-VT

 

9

 


3

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản
03-VT
phẩm, hàng hố

 


4

Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ

04-VT

 

5

Biên bản kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm,
hàng hố

05-VT

 

6

Bảng kê mua hàng

06-VT

 

7
 

Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ,
07-VT

dụng cụ

 

 

IV- Tiền tệ

 

1

Phiếu thu

01-TT

2

Phiếu chi

02-TT

3

Giấy đề nghị thanh toán

05-TT

4


Biên lai thu tiền

06-TT

5

Bảng kê chi tiền

09-TT

 

 

V- Tài sản cố định

 

 

1

Biên bản giao nhận TSCĐ

01-TSCĐ

 

2


Biên bản thanh lý TSCĐ

02-TSCĐ

 

3

Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn
03-TSCĐ
thành

 

4

Biên bản đánh giá lại TSCĐ

04-TSCĐ

 

5

Biên bản kiểm kê TSCĐ

05-TSCĐ

 


6

Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

06-TSCĐ

 

b- Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:

10

 

 


Số tài Tên tài khoản
khoản

Nội dung theo dõi

11


1111
1121

Tiền mặt Việt Nam
Tiền việt nam gửi ngân

hàng

131

Phải thu khách hàng

1331

138
1381
1388
141

Thuế GTGT được khấu
trừ của HH, DV
Thuế GTGT được khấu
trừ của TSCĐ
Phải thu khác
Tài sản thiếu chờ xử lý
Phải thu khác
Tạm ứng

142
152

Chi phí trả trước ngắn hạn
Ngun vật liệu

153
154


Cơng cụ dụng cụ
Chi phí sản xuất, kinh
doanh dở dang

156

Hàng hóa

1332

Theo dõi chi tiết theo từng số tài khoản
mở ở từng ngân hàng. Cụ thể: Cơng ty có
2 ngân hàng, kế tốn mở mã:
01-NH SHB
02-NH Agribank
Theo dõi chi tiết theo từng đơn vị khách
hàng
01- Công ty cổ phần tư vấn
Viglacera
02- Công ty TNHH Minh Đức….

Mở mã chi tiết theo tên nhân viên tạm
ứng
01- Nguyễn Phương Oanh
01- Đàm Văn Tài
Theo dõi theo tên vật liệu. Do đặc thù của
hoạt động vận tải nên kế toán mở mã chi
tiết:
01- Dầu Diesel


Theo dõi chi tiết theo từng nội dung kinh
tế
01-Thương mại
02-Vận chuyển
Theo dõi chi tiết theo từng tên mặt hàng
01- Đá
12


02- Cát đen
03- Cát vàng....
211
214
241
242
311

Tài sản cố định hữu hình
Hao mịn TSCĐ
XDCB dở dang
Chi phí trả trước dài hạn
Vay ngắn hạn

331

Phải trả cho người bán

3331


Thuế và các khoản phải
nộp nhà nước
Thuế GTGT bán ra
Thuế Thu nhập doanh
nghiệp
Thuế thu nhập cá nhân
Các loại thuế khác
Dùng để hạch tốn TK thuế mơn bài.
Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Lợi nhuận chưa phân phối
năm trước
Lợi nhuận chưa phân phối
năm sau
Doanh thu bán hàng và Theo dõi chi tiết theo từng mảng hoạt
cung cấp dịch vụ
động
01- Thương mại
01- Vận chuyển
Doanh thu hoạt động tài
chính
Giá vốn hàng bán
Theo dõi chi tiết theo từng mảng hoạt
động
01- Thương mại
01- Vận chuyển

33311
3334
3335
3338

4111
4211
4212
511

515
632

Theo dõi chi tiết theo từng khế ước vay
01- LD01022014- Quỹ Tín dụng
01- LD02032014- Quỹ tín dụng
Theo dõi chi tiết theo từng đối tượng nhà
cung câp
01- Công ty cổ phần Thảo Mai Lê
02- Công ty TNHH Hiền Thắng……

13


6421
6422
711
811
911

Chi phí bán hàng
Chi phí quản lý kinh
doanh
Thu nhập khác
Chi phí khác

Xác định kết quả kinh
doanh

c- Hình thức sổ kế tốn:
Doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ trên máy tính, phần mềm kế toán
ACPRO. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán này, số liệu từ các chứng từ gốc
sau khi được cập nhật vào máy sẽ tự động vào sổ Nhật Ký Chung và được vào
sổ Cái tương ứng. Các báo cáo tài chính được lập đảm bảo cung cấp thông tin
kịp thời cho các đối tượng quan tâm. Hệ thống sổ được lưu trong máy và được
in ra khi cần thiết.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính

Chứng từ kế tốn
Phần mềm
kế tốn trên
máy vi tính
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
Ghicùng
chú:loại

Sổ kế toán
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết

- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế tốn quản
trị

Ghi chú

: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối tháng.
: Đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác
định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các
bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
14


Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ
kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết
liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện
các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số
liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính
xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể
kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra
giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra
giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế
toán ghi bằng tay.
 Giới thiệu sơ lược về phần mềm kế toán ACPRO:
Giao diện phần mềm kế toán và bảng đăng nhập vào hệ thống
Giới thiệu về phần mềm:

Phần mềm này gồm có 3 phân hệ:

15



- Chứng từ kế toán: dùng để hạch toán các chứng từ liên quan đến phiếu
thu, phiếu chi, phiếu khác (những chứng từ không thuộc phiếu thu, phiếu
chi, phiếu nhập, phiếu xuất thì hạch tốn vào phiếu khác).
- Chứng từ kế tốn vật tư, hàng hóa: Dùng để hạch tốn các chứng từ liên
quan đến phiếu nhập (ghi nhận giá trị hàng hóa mua về), phiếu xuất kho
(ghi nhận giá trị hàng hóa bán ra), phiếu xuất nội bộ (ghi nhận giá vốn
hàng bán).
- Chứng từ tài sản cố định: Dùng để theo dõi tăng, giảm của TSCĐ.
- Ngoài ra, phần mềm cịn có chức năng hỗ trợ người dùng như: Kiểm tra
chứng từ sai ( tổng số phát sinh nợ khác tổng số phát sinh có, thiếu tên tài
khoản, thiếu theo dõi chi tiết….). Chức năng đánh lại số phiếu thu,chi
( trong trường hợp kế toán đánh số phiếu thu – chi bị sai sót). Chức năng:
điều chỉnh lại giá xuất vật tư (khi kế toán nhập liệu vào có sự sai sót nên
giá vốn nhảy tự động bị sai hoặc cũng có trường hợp do lỗi hệ thống nên
số liệu giá vốn khơng chuẩn khiến kế tốn phải tự điền giá vốn).
Mẫu sổ kế toán trên phần mềm:
- Cách xem:
Vào báo cáo/Sổ nhật ký, sổ cái/chọn sổ nhật ký chung ta được giao
diện như sau:
- Sổ nhật ký chung:

16


Vào báo cáo/Sổ nhật ký, sổ cái/chọn sổ cái ta được giao diện sổ
cái trên phần mềm như sau:

17



Mẫu sổ cái trên phần mềm:

Cách xem sổ chi tiết:
Báo cáo/ Sổ chi tiết/Sổ chi tiết tài khoản/chọn tên tài khoản/mã chi tiết/ thời gian xem/ ấn chấp nhận, ta được mẫu ssor
chi tiết như sau:

18


Ví dụ: Xem sổ chi tiết TK 1311 – Phải thu khách hàng, theo dõi từng đối tượng khách hàng.

19


d, Cơng tác lập và nộp Báo cáo tài chính:
Niên độ kế toán năm Bắt đầu ngày 01/01 đến ngày 31/12.
Thời gian lập: Số liệu kế toán trong 1 năm tài chính, hạn cuối nộp báo cáo
tài chính cho chi cục thuế Huyện Hoài Đức vào 31/03 năm sau.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam.
Các mẫu BCTC mà Công ty lập:
- Bảng cân đối kế toán
Mẫu số B 01 - DN
- Báo cáo kết quả kinh doanh
Mẫu số B 02 - DN
- Bỏo cáo lưu chuyển tiền tệ
Mẫu số B 03 - DN
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Mẫu số B 09 - DN

e, Một số vấn đề khác về chế độ kế toán tại Công ty:
-Công tác kiểm kê TSCĐ: Hiện nay, Công ty TNHH Xây dựng & DVTM
Hùng Quy tiến hành kiểm kê TSCĐ theo năm.
-Phương pháp kê khai hàng tồn kho: Công ty áp dụng theo phương pháp
kê khai thường xuyên.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Công ty xác định số khấu hao theo
phương pháp đường thẳng theo Thông tư số 45/2013/QĐ - BTC ngày
25/04/2013 của Bộ tài chính.
Nguyên giá
Mức khấu hao một tháng =
Số tháng sử dụng
-Phương pháp tính thuế GTGT: Áp dụng phương pháp khấu trừ.
-Kỳ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12
Giá trị hàng hóa nhập kho = Giá trị trên hóa đơn + Chi phí vận chuyển,
bốc dỡ - các khoản giảm giá, khuyến mại…
Phương pháp tính giá hàng xuất: Áp dụng phương pháp bình quân gia
quyền sau mỗi lần nhập.
Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị
thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Giá đơn vị bình qn được tính
theo cơng thức sau:
Đơn giá xuất kho lần thứ i = (Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư
hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)/(Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số
lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i).

20


PHẦN 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN MUA HÀNG VÀ
THANH TỐN TIỀN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ DỊCH
VỤ THƯƠNG MẠI HÙNG QUY

2.1: Tổng quan về kế tốn mua hàng và thanh tốn tiền hàng tại Cơng
ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mại Hùng Quy
2.1.1: Các mặt hàng mua vào:
Hiện nay, đầu vào Công ty cần trang bị những mặt hàng sau:
STT
1
2
3
4
5
6
7

Tên hàng hóa
Đá 1 * 2
Đá 4 * 6
Cát đen
Cát vàng
Xi măng
Gạch đặc
Đá dăm
…………………………….
2.1.2: Các nguồn cung cấp hàng mua:

Đơn vị tính
M3
M3
M3
M3
M3

Viên
M3

Danh mục nhà cung cấp hàng của Cơng ty có khoảng 30 đơn vị, nằm rải
rác ở nhiều khu vực khác nhau. Một vài đơn vị tiêu biểu như:
STT
Tên Công ty
MST
Địa chỉ giao dịch
1
Công ty TNHH Cotto 5700747614 Cụm Công nghiệp Kim
Quảng Ninh
Sơn - Huyện Đông Triều Tỉnh Quảng Ninh
2
CTCP Thương mại và 0102660397 Ngõ 2 - Xóm Dộc -Xã Tây
Dịch vụ Hà Tuấn
Mỗ - Huyện Từ Liêm - HN
3
CTCP Viglacera Hạ 5700101147 Phường Hà Khẩu - Thành
Long
phố Hạ Long - Quảng Ninh
4
CTCP Tân Xuyên
2400121235 Số 1 – Đường Hùng Vương
- Thành Phố Bắc Giang –
Tỉnh Bắc Giang
5
Công ty TNHH Sản xuất 0102255737 Số nhà 6B – Tổ 12 – Thị
TM & XNK Tổng hợp
trấn Cầu Diễn – Từ Liêm Hải Linh

HN
21


6

Phương Liệt, Thanh
Xuân, Hà Nội

Công ty cổ phần Vicem
Thương mại xi măng

…………
2.1.3: Các phương thức mua hàng:
* Phương thức mua hàng: Công ty sử dụng nhiều phương thức mua hàng.
Tùy từng đối tượng người bán và mặt hàng mà Công ty sử dụng phương thức
khác nhau. Cụ thể như sau:
- Phương thức mua hàng trực tiếp:
Công ty đến tận kho của người bán để mua hàng số hàng khi nhận từ người bán
được chính thức coi là số lượng hàng hóa đầu vào và doanh nghiệp có quyền sở
hữu về số hàng hóa này. Cơng ty thường mua hàng của các đơn vị ở gần như:
Công ty TNHH Sản xuất TM & XNK Tổng hợp Hải Linh, Doanh nghiệp tư
nhân Anh Dũng, Cơng ty TNHH kinh doanh VLXD Anh Tồn….
- Phương thức mua hàng theo đơn đặt hàng:
Công ty áp dụng phương thức mua hàng này khi cần mua những mặt hàng
mà Công ty đã nhận được đơn đặt hàng với yêu cầu khác so với mặt bằng
chung những sản phẩm mà đơn vị đang có có yêu cầu của gạch xây, gạch
men…Công ty áp dụng phương thức mua hàng này với Công ty TNHH Cotto
Quảng Ninh, Công ty cổ phần gạch men Mỹ Đức….
- Phương thức mua hàng qua điện thoại:

Công ty không cần trực tiếp tới kho bãi của người bán mà chỉ cần gọi điện
yêu cầu chủng loại hàng, số lượng hàng lấy và người bán sẽ cử người giao
hàng tận nơi.Hiện nay, Công ty áp dụng phương thức này khá phổ biến như
đối với Công ty cổ phần Thương mại và Vận tải Phương Nam, Công ty
TNHH Mai Anh….
2.1.4: Phương thức thanh tốn:
Hiện tại cơng ty đang áp dụng các hình thức thanh tốn tiền hàng như sau:
- Thanh toán ngay bằng tiền mặt với những lần nhập hàng mà giá trị nhỏ hơn
20 triệu, áp dụng cho các phương thức mua hàng trực tiếp.
- Thanh toán chuyển khoản qua tài khoản tiền gửi NH, chủ yếu với các đơn
hàng có giá trị >20 triệu. Điều này tránh cho Doanh nghiệp bị mất mát tiền
thuế giá trị gia tăng đầu vào do không đủ điều kiện khấu trừ.
22


- Thanh toán sau ( trả chậm) với những đơn hàng số lượng lớn.a. Thanh toán
bằng tiền mặt
b. Thanh toán qua ngân hàng
- Thanh toán theo phương thức chuyển khoản: Đây là phương thức thanh tốn
đơn giản bằng cách Cơng ty TNHH Xây dựng và DVTM Hùng Quy ủy nhiệm
cho ngân hàng phục vụ mình trích từ tài khoản của mình một số tiền nhất định
chuyển cho một người bán ở một địa điểm nhất định và trong một thời gian nhất
định
-Thanh tốn bằng Séc: Séc là lệnh vơ điều kiện do chủ tài khoản lập trên mẫu in
sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản của chủ tài
khoản một số tiền nhất định để trả cho đơn vị được hưởng có tên trong Séc hoặc
người cầm Séc. Đơn vị được hưởng Séc đem tờ Séc đó nộp vào ngân hàng, ngân
hàng sẽ thực hiện thanh toán chuyển tiền cho người được hưởng Séc.
- Thanh toán theo ủy nhiệm chi: Ủy nhiệm chi là lệnh của chủ tài khoản, lập trên
mẫu in sẵn của ngân hàng để yêu cầu ngân hàng trích một số tiền nhất định từ tài

khoản giao dịch của doanh nghiệp để trả cho người được hưởng hoặc chuyển
vào một tài khoản khác của mình ở ngân hàng khác.
-Ngồi ra, cịn có các hình thức thanh tốn tiền hàng:
+ Nộp thẳng tiền vào số tài khoản Công ty người bán ( Chỉ áp dụng với các hóa
đơn dưới 20 triệu vì hình thức thanh tốn này khơng được coi là hình thức thanh
tốn qua ngân hàng)
+ Cấn trừ, đối trừ cơng nợ 2 bên, 3 bên (Cần phải có biên bản họp, quyết định
mới sử dụng được hình thức thanh tốn này).
2.1.5: Cách mã hóa đối tượng hàng mua và nhà cung cấp
- Công ty TNHH Xây dựng & DVTM Hùng Quy đã trang bị cho bộ phận
kế toán phần mềm ACPRO. Với việc sử dụng phần mềm này, Công ty mã hóa
chi tiết từng sản phẩm đầu vào.
Ví dụ: Mã chi tiết 1-05: Cát vàng
1-06: Gạch xây…………………..
Việc mã hóa chi tiết tên từng hàng hóa khơng những giúp cho cơng việc
kế tốn mang tính khoa học, gọn nhẹ mà cịn giúp người làm quản lý kho số liệu
một cách hiệu quả, khâu nhập liệu cũng tiết kiệm được nhiều thời gian.
Kế tốn cơng ty đã mã hóa tên hàng hóa theo cách như phần giao diện
sau:

23


Hiện nay, để theo dõi chính xác cơng nợ với các nhà cung cấp, kế
tốn Cơng ty đã tiến hành mã hóa các nhà cung cấp. Thay vì việc phải gọi tên:
CTCP Thương mại và Vận tải Phương Nam thì mọi người chỉ cần mã hóa mã
chi tiết 17 như giao diện dưới đây:

24



2.2 Thực trạng cơng tác kế tốn bán hàng và thanh tốn tiền hàng tại
Cơng ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mại Hùng Quy
2.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ
* Quy trình hạch tốn:
- Hạch tốn ban đầu: Kế tốn kho tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu theo
đúng chỉ dẫn của phịng kế tốn, căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho để ghi thẻ kho,
cuối tháng lập báo cáo “Nhập – xuất – tồn” chuyển cho bộ phận kế tốn.
- Hạch tốn tại phịng kế tốn: Sau khi nhận được các chứng từ ban đầu
kế toán thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ thuộc phần
hành mà mình phụ trách, lập bảng kê ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Tổng
hợp số liệu kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý của Cơng ty, từ đó phân tích
nội dung kinh tế tham mưu cho ban giám đốc trong việc ra quyết định.
- Vào cuối ngày 30 (hoặc 31) hàng tháng Kế toán phối hợp cùng thủ kho
tiến hành kiểm kê tồn kho hàng theo nội dung sau: Kiểm tra số lượng thực tế
từng loại vật tư, hàng hoá, đối chiếu với số liệu tồn trên thẻ kho xem có chênh
lệch khơng, lý do thiếu hoặc thừa hàng hoá, vật tư. Sau khi đã khẳng định được
số liệu kiểm kê lập Biên bản kiểm kê hàng hoá báo cáo Giám đốc (Kế toán và
thủ kho giữ bản photo để làm cơ sở thiết lập số liệu tồn đầu tháng tiếp theo)
Sơ đồ 3.6: Quy trình nhập hàng hóa

Trách nhiệm

Các bước thực hiện

Mơ tả/biểu
mẫu

Nhân viên điều phối
hàng


Đặt hàng (dựa vào yêu cầu
của khách hàng)

Đơn đặt hàng, Giấy
yêu cầu chuyển hàng

Thủ kho, nhân viên kỹ
thuật, người vận chuyển

-Tiến hành kiểm nghiệm
hàng
-Lập biên bản kiểm nghiệm

- Biên bản kiểm
nghiệm vật tư, hàng
hóa
- Phiếu nhập kho

Kê hàng nhập trong ngày

Bảng kê nhập hàng

Thanh toán tiền cho nhà
cung cấp bằng tiền mặt
hoặc chuyển khoản

-Giấy đề nghị thanh
toán
-Phiếu chi hoặc ủy

nhiệm chi

Nhân viên điều phối
hàng
Kế toán viên

25