Lêi nãi ®Çu

1


Trong nền kinh tế nớc ta hiện nay đang vơn lên để sánh kịp với kinh tế
của các nớc bạn do vậy Đảng và Nhà nớc ta đã và đang mở rộng các ngành
kinh tế nhất là trao đổi mua bán hàng hoá trong nớc và ngoài nớc. Bên cạnh
đó không một dân tộc nào là có thể phát triển đất nớc mình bằng tự lực cánh
sinh. Bởi vậy nếu các quốc gia thực hiện chế độ tự cung tự cấp, không buôn
bán với các nớc ngoài thì đờng ranh giới khả năng sản xuất tiêu dùng bị thu
hẹp lại rất nhiều. So với khi tiến hành hoạt động trao đổi hàng hoá với nớc
ngoài, có thể nói hoạt động mua bán trao đổi hang hoá với các nớc khu vực
đợc mở rộng thì khả năng tiêu dùng hàng hoá đạt hiệu quả cao và thuận tiện,
cho phép một quốc gia tiêu dùng tất cả các mặt hàng trong và ngoài nớc. Với
sự phát triển nền sản xuất hàng hoá của nớc ta. Ta có thể nhận thấy lợi ích
của cả hai bên khi mỗi nớc đi vào sản xuất và tiêu thụ. Muốn phát triển
nhanh các mặt hàng mua về bán ra đợc nhiều thu đợc lợi nhuận cao thì mỗi
cửa hàng hay đơn vị không chỉ đơn độc dựa vào nguồn lực của mình mà còn
phải biết tận dụng tất cả thành tựu kinh tế, khoa học kỹ thuật. Nh vậy một
nền kinh tế mở rộng sẽ tạo hớng phát triển mới tạo điều kiện khai thác lợi
thế, tiềm năng sẵn có của đất nớc, từ đó tạo yếu tố tác động tích cực đến sự
phát triển cân đối của nền kinh tế quốc dân.
Trong thời gian hình thành và phát triển cửa hàng kế toán là một công
cụ sắc bén trong việc quản lý kinh tế tài sản của Nhà nớc. Từ đó biết và nắm
đợc tình hình hoạt động kinh tế tài chính của cửa hàng. Trong đó có việc đi
mua hàng. Kế toán mua hàng có nhiệm vụ phản ánh tình hình mua hàng và
có nhiệm vụ phản ánh tình hình mua hàng và biến động của các loại hàng và
giá của tại cửa hàng, thủ trởng phải thờng xuyên kiểm tra về việc kế toán chi
tiền mặt vào việc mua hàng trong tháng có phù hợp với lợng hàng mua về
nhập kho, căn cứ vào đó thủ trởng mới đánh giá đợc cửa hàng kinh doanh có

tốt hay không và kế toán có làm đúng trách nhiệm của một nhân viên kế toán
có làm đúng chức năng của cửa hàng dịch vụ Gia lâm hay không.
Qua đợt thực tập đợc đi trực tiếp ngoài thực tế cho em hiểu biết thêm về
tình hình hạch toán kế toán tại cửa hàng và sau đó em đối chiếu với kiến
thức thầy cô truyền đạt trong trờng là rất quan trọng, trong lĩnh vực lu
chuyển hàng hoá nhất là trong giai đoạn mua hàng về nhập kho. Do vậy em
đã tìm hiểu và nghiên cứu đi vào làm chuyên đề "Kế toán mua hàng" tại cửa
hàng Thơng mại - Dịch vụ Gia lâm thuộc tổng Công ty thơng mại dịch vụ
tràng thi.

2


Cửa hàng Thơng mại -Dịch vụ Gia Lâm thuộc Công ty Thơng mại
-Dịch vụ Tràng thi là một cửa hàng năm trên trục đờng giao thông chính ở
phía bắc thủ đô, cho lên cửa hàng kinh doanh gặp rất nhiều khó khăn, phải
cạnh tranh với nhiều thành phần kinh tế trong khu vực Nhà nớc và t nhân nhng cửa hàng không ngừng cạnh tranh để đi lên. Đồng thời cửa hàng coi đó là
một thế mạnh để thúc đẩy nền kinh tế của đất nớc phát triển đáp ứng nhu cầu
của khách hàng và thị trờng. Nhng trong cơ chế thị trờng hiện nay cửa hàng
phải trung thực, chính xác thái độ phải niềm nở với khách từ đó thu hút đợc
khách hàng. Muốn duy trì đợc lợng khách mua hàng đồng thời phải đảm
bảo, giá cả hợp lý cho lên cửa hàng là một trong cửa hàng đáng tin cậy của
khách đến mua hàng. Tuy cửa hàng không rộng nh các cửa hàng bên cạnh
nhng cửa hàng luôn luôn có khách vào mua. Vì cửa hàng có những tổ chất
riêng là đáp ứng đủ mọi nhu cầu của khách.
Mấy năm trở lại đây có sự cấp vốn của Nhà nớc kịp thời để cửa hàng
đổi mới nâng cao trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại nhằm phục vụ cho
nhân viên cửa hàng đi mua hàng ngày càng tốt hơn, làm cho doanh thu cửa
hàng cao hơn. Đời sống nhân viên thu nhập cao, ổn định cuộc sống.
Nh vậy cửa hàng đã khẳng định đợc vị trí của mình trên thị trờng hiện

nay.

3


Phần I
Tình hình công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá
I. Khái quát về cửa hàng Thơng mại -Dịch vụ Gia Lâm
thuộc Công ty Thơng mại -Dịch vụ Tràng thi.

1. Quá trình hình thành và phát triển.
- Căn cứ vào quyết định số 315/HĐBT vào ngày 1/9/1990 của hội đồng
bộ trởng về việc sắp xếp lại hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ năm 1991
quyết định số 158 TN - TC của Giám đốc sở thơng mại Hà Nội về việc giải
thể Xí nghiệp sửa chữa xe đạp. Nhng sau đó vào ngày 17/11/1992 đợc uỷ ban
nhân dân thành phố cho phép đăng ký thành lập doanh nghiệp Nhà nớc từ đó
đổi tên thành Công ty Thơng mại -Dịch vụ Tràng thi thuộc Sở thơng mại Hà
Nội.
Công ty hoạt động dới sự quản lý của Nhà nớc và sự chỉ đạo của sở Thơng mại Hà Nội và công ty còn có chi nhánh nh sau.
375 Ngọc Lâm
2 địa điểm tại 51 và 63 Yên Phụ
Là 1 trong những đơn vị có t cách pháp nhân có đầy đủ các quyền và
nghĩa vị theo luật định. Cửa hàng tổ chức hạch toán phụ thuộc, chịu trách
nhiệm về hoạt động kinh doanh cho lên cửa hàng luôn luôn phải tổ chức tốt
về khâu để kinh doanh hàng hoá cho đạt hiệu quả cao.
Sự phát triển của cửa hàng Thơng mại -Dịch vụ Gia Lâm gắn liền với
sự phát triển kinh tế của Nhà nớc qua các thời kỳ hiện nay và sau này.
Cửa hàng mới thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ 17/11/1992.
Nhng có thể khái quát tình hình của cửa hàng trong giai đoạn hiện nay nh
sau.

Trớc hết phải kể đến nhân lực của cửa hàng.
- Về nhân lực:
Tổng số cán bộ: công nhân viên là 11 nhân viên, trong đó độ tuổi bình
quân cao là độ tuổi 40. Cửa hàng chủ yếu là nhân viên nữ chiếm 90%, có rất
ít nhân viên có trình độ Đại học chỉ chiếm 20%. Tại vì vẫn còn ảnh hởng bởi
t tởng bao cấp cũ. Tuy vậy toàn bộ nhân viên trong cửa hàng rất cố gắng bám
sát thị trờng, đi thực tế liên hệ tìm nguồn hàng lên cửa hàng kinh doanh vẫn
có hiệu quả cao với mức nhân lực rất ít nhng nhân viên tại cửa hàng luôn
kinh doanh đạt mức kế hoạch đặt ra.
- Về vốn:
4


Cửa hàng hoạt động với tổng số vốn lu động là rất ít. Hàng năm cửa
hàng đợc cấp .
- Về kinh doanh: Kinh doanh bán buôn. bán lẻ các hàng hoá tiêu dùng,
t liệu sản xuất, vật t hoá chất thiết bị phơng tiện, từ đó phục vụ và đáp ứng
nhu cầu của ngời tiêu dùng, làm đại lý bán cho các thành phần kinh tế trong
và ngoài nớc, tổ chức các dịch vụkd khách sạn, cho thuê văn phòng đại diện
và các dịch vụ du dịch.
2. Chức năng
Cửa hàng có chức năng liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế
trong và ngoài nớc để mở rộng hoạt động kinh doanh nh xuất nhập khẩu, sản
xuất dịch vụ doanh nghiệp, do vậy cửa hàng phải thờng xuyên tìm hiểu đối
tác cũng nh những địa điểm mà cửa hàng mua hàng hoá để từ đó nắm bắt đợc thị trờng.
- Nhiệm vụ: Qua phần chức năng ta thấy cửa hàng còn có nhiệm vụ tơng đối quan trọng phải luôn luôn nắm bắt tìm hiểu giá cả ở ngoài thị trờng.
Biết đợc hàng hoá này có tốt hay không, chất lợng ra sao tránh hiện tợng
hàng giả, kém chất lợng từ đó làm cho cửa hàng mất uy tín lợi nhuận ít.
- Vị trí: Vị trí của cửa hàng cũng không kém phần quan trọng và là một
trong những đơn vị nằm trên trục đờng giao thông chính ở phía Bắc của thủ

đô. Vì vậy cửa hàng cạnh tranh với nhiều thành phần kinh tế trong khu vực t
nhân và Nhà nớc. Tuy cửa hàng phải cạnh tranh với nhiều khu vực nh vậy,
nhng cửa hàng lại có cơ sở vật chất, chất lợng uy tín từ đó phát huy bán hàng
truyền thống.
-Phơng hớng hoạt động của cửa hàng.
Đến năm 2002 cửa hàng đề ra phơng hớng là phải mua đợc nhiều hàng
với chất lợng tốt, mua đợc hàng nhiều thì sẽ đáp ứng đủ nhu cầucủa ngời tiêu
dùng đặt ra cho cửa hàng không những đạt kế hạch mà phải vợt mức kế
hoạch, hoàn thành 100% hàng mua về đều bán đợc không bị hàng tồn trong
kho.
Tóm lại: chức năng và nhiệmvụ của cửa hàng rất quan trọng, nhằm tăng
lợi nhuận, tăng tích luỹ và từ đó hàng ngày càng lớn mạnh.
- Những ngành nghề kinh doanh chủ yếu của cửa hàng hiện nay.
Phụ tùng xe đạp và công cụ lao động
Phụ tùng xe máy
Đồ điện tử và công nghệ phẩm
5


3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của cửa hàng với quy mô và
đặc điểm của cửa hàng hiện nay nên việc tổ chức kinh doanh, và tổ chức
bộ máy quản lý đợc thực hiện nh sau:
Kế toán trởng

Bộ phận kế toán ở
đơn vị phụ thuộc

Kế toán chi phí
Kế toán
Kế toán thanh

tính giá thành
tổng hợp
toán vật t, HH
Sơ đồ 1: Bộ máy kế toán cửa hàng Thơng mại -Dịch vụ Gia Lâm.

Kế toán tài chính

Phòng kế toán của cửa hàng gồm có 2 nhân viên kế toán đều đã qua đào
tạo có chuyên môn nghiệp vụ vững càng có kính nghiệm thực tế đủ khả năng
đáp ứng yêu cầu công tác quản lý.
+ Kế toán trởng:
- Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc cửa hàng về toàn bộ công tác tài
chính - kinh tế cửa hàng và tình hình hoạt động của phòng.
- Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phải phù hợp với chức
năng cửa hàng, đúng pháp lệnh của Nhà nớc về kế toán.
- Kế toán trởng hớng dẫn việc mở và ghi chép các loại sổ sách kếtoán.
Từ đó phản ánh trung thực, chính xác kịp thời đầy đủ tài sản và quá trình
hoạt động của cửa hàng.
Căn cứ tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh tại cửa hàng.
Công tác quản lý tài chính kế toán tơng đối chấp hành chế độ kế toán về
chính sách và tài chính mà thờng xuyên phân tích, đánh giá và có ý kiến đề
xuất với thủ trởng cửa hàng nhằm ngày càng quản lý tốt hơn đảm bảo cho kế
hoạch kinh doanh ngày càng có hiệu quả cao.
- Kế toán tài chính: Thực hiện toàn bộ công việc sau đó gửi về phòng kế
toán, phòng kế toán ở tại văn phòng cửa hàng và các đơn vị trực thuộc, cũng
có bộ phận kế toán từ đơn vị trực thuộc gửi lên.
6


Kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến hoạt

động chung của toàn cửa hàng, đồng thời lập báo cáo tài chính, hạch toán
ban đầu, hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế.
- Kế toán tổng hợp: + Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phân bổ tổng
hợp các loại chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng, từ đó
kế toán tổng hợp phải tổng hợp một cách chính xác đầy đủ và hợp lý.
+ Kiểm tra thờng xuyên, bảo quản tốt các chứng từ sổ sách thuộc phần
công việc đợc phân công
+ Ghi chép các loại sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở đó chịu trách nhiệm
lập báo cáo.
- Kế toán thanh toán (vật t, hàng hoá)
+ Lập chứng từ thu chi tiền mặt các khoản thanh toán tạm ứng các
khoản chi phí, kiểm tra các loại chứng từ gốc có liên quan đến thu chi, ghi
chép trên các loại sổ kế toán chi tiết, từ đó lập báo cáo chi tiết.
Nh vậy với sơ đồ bộ máy kế toán cửa hàng công tác kế toán đợc thực
hiện ở phòng kế toán và ở các đơn vị trực thuộc do đó công tác kế toán gắn
liền với hoạt động kinh doanh ở các bộ phận, tạo cho kế toán thực hiện đợc
nhiệm vụ và thu nhập thông tin kịp thời và kiểm tra giám sát trực tiếp các
hoạt động kế toán tài chính, phục vụ công tác quản lý lãnh đạo của từng đơn
vị trực thuộc.
- Bộ máy cửa hàng gồm hai tổ:
+ Tổ kinh doanh (gồm có bẩy nhân viên) có nhiệm vụ hỗ trợ cho thủ trởng về các nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh và quản lý chất lợng hàng hoá
của cửa hàng, thực hiện nhiệm vụ mà cửa hàng giao cho là tổ chức mua
hàng.
+ Tổ văn phòng (gồm 4 nhân viên) có nhiệm vụ hỗ trợ cho thủ trởng về
công việc mà phòng phải làm nh tổ chức nhân viên, lao động lơng, đào tạo,
quản lý tốt công việc.
4. Hình thức tổ chức kế toán áp dụng tại cửa hàng.
Về hình thức tổ chức kế toán tại cửa hàng đã và đang áp dụng hình thức
kế toán. Nhật ký chứng từ theo hình thức này. Công tác kế toán chỉ đợc tiến
hành tại cửa hàng. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở những

đơn vị phụ thuộc đợc thực hiện theo hình thức sóng báo sổ tức là chứng từ
7


gốc. Sau khi đã kiểm tra phân loại ghi vào NKCT liên quan đây là hình thức
NKCT.
- Đặc điểm của hình thức kế toán, nhật ký chứng từ ghi theo trình tự
thời gian, trình tự phân loại theo hệ thống các nghiệm vụ kinh tế tài chính
đều căn cứ vào chứng từ gốc. Sau khi đã kiểm tra phân loại ghi vào NKCT
liên quan.
Do đó trong hình thức này có thể kết hớp đợc một phần kế toán chi tiết
với kế toán tổng hợp ngay trong các nhật ký chứng từ, để tập hợp số liệu
trong tháng và tính toán, xác định số liệu phải ghi vào NKCT, sử dụng bảng
kê hoặc bảng phân bổ thích hợp với từng tài khoản ghi trong NKCT vào mẫu
sổ.
- Sổ sách NKCT bao gồm:
Các sổ NKCT
Các bảng kê

8


Sổ cái

Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, mà những chứng từ là chứng
minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh trong tháng và
đợc kiểm tra ghi vào các NKCT hoặc bảng kê sổ chi tiết có liên quan, rồn
đến cuối tháng cộng bảng kê, sổ chi tiết, sổ tổng cộng của bảng kê sổ chi tiết
ghi vào NKCT.

- Đối với chứng từ về chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều, liên
quan đến nhiều đối tợng sử dụng tiêu dùng, nên trớc hết phải tập hợp phân
loại và ghi vào bảng phân bổ sau đó lấy số liệu ghi vào NKCT bảng kê có
liên quan, đén cuối tháng cộng các NKCT, bảng kê, các sổ chi tiết, kiểm tra
đối chiếu, số liệu trên các NKCT với bảng kê, sổ chi tiết để lập bảng tổng
hợp các chi tiết.
Chứng từ gốc
z
Sổ quỹ

Bảng kê

Nhật ký chứng từ

Sổ cái

Sổ (thẻ) chi tiết

Bảng tổng hợp các
chi tiết

Báo cáo tài chính
Sơ đồ 2: Sơ đồ trình tự hạch toán của hình thức NKCT .
II. Thực trạng công tác kế toán của đơn vị

1. Trình bày thực trạng của cửa hàng
- Cửa hàng mua hàng chủ yếu là trực tiếp, mua ở thị trờng và theo giá,
từ đó cửa hàng kinh doanh đợc nhiều lợi nhuận. Nh vậy các cán bộ nghiệp vụ
trực tiếp đến mua hàng ở bên bán và trực tiếp chuyển hàng về kho. Sau đó
9



phải có chứng từ mua hàng, là hoạt động tài chính thanh toán chủ yếu bằng
tiền mặt.
Hay doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy uỷ nhiệm nhận mua
hàng đến đơn vị bán để nhận hàng theo quy định mà doanh nghiệp đề ra, do
vậy mua hàng cũng rất quan trọng vì mua hàng là khâu đầu tiên của hoạt
động kinh doanh thơng mại, là nguồn vốn của doanh nghiệp đợc chuyển từ
hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá.
Qua thực trạng mua hàng thì cửa hàng phải có nhiệm vụ theo dõi ghi
chép về số lợng kết cấu, chủng loại, quy cách, phẩm chát, giá cả đó là những
vấn đề mà bất kỳ cán bộ hay ai đi mua hàng phải lu ý quan tâm theo dõi chi
tiết, để từ đó ghi chép đúng.
Từ việc theo dõi kiểm tra giám sát, ghi chép đầy đủ rồi từ đó cung cấp
thông tin kịp thời tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng cho chủ DN và
cán bộ quản lý. Làm căn cứ cho đề xuất quyết định trong chỉ đạo điều hành
hoạt động kinh doanh của DN.
2. Trong quá trình mua hàng phải có chứng từ sổ sách đợc áp dụng
nh sau:
+ Thẻ kho
+ Hoá đơn thuế giá trị gia tăng
+ Phiếu nhập kho, phản ánh số lợng và giá trị hàng nhập kho.
+ Biên bản kiểm nhận hàng hoá đợc sử dụng trong trờng hợp phát sinh
thừa, thiếu trong quá trình mua.
+ Các chứng từ phản ánh quá trình mua hàng, quá trình thanh toán tiền
mua hàng nh:
Phiếu chi, giấy báo nợ, giấy thanh toán, tiền tạm ứng
- Các tài khoản thờng sử dụng cho việc mua hàng.
+ Tài khoản 156
+ Tài khoản 133 thuế GTGT

+ Tài khoản 111 tiền mặt
+Tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng
+ Tài khoản 141 tiền tạm ứng

10


- Sæ s¸ch kÕ to¸n chuyªn dïng
+ B¶ng kª sè 8.
+ NhËt ký chøng tõ sè 8.
+ C¸c sæ thÎ chi tiÕt

11


3. Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán sổ sách
Hoá đơn
GTGT

Phiếu nhập kho

TK 133

Phiếu chi

Thẻ kho

NKCT số 1

Báo cáo mua hàng


Sổ chi tiết TK 156

Sơ đồ 3: Trình tự
luân
Bảng
kêchuyển
số 8 chứng từ.

12


4. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hởng tới công tác hạch toán tại
cửa hàng.
Trao đổi hàng hoá là một ngành tiêu dùng chiếm vị trí rất quan trọng
trong nền kinh tế nớc nhà, trong mấy năm trở lại đây việc mua hàng về để
bán cho ngời tiêu dùng với t cách mua hàng có chất lợng tốt mà cửa hàng
Thơng mại -Dịch vụ Gia Lâm đã giữ đợc chữ tín với khách hàng và các bạn
hàng với ngời tiêu dùng tin cậy, chấp nhận.
Nhng bên cạnh đó cửa hàng gặp không ít những khó khăn mà chủ yếu
là vốn. Cửa hàng tuy đáp ứng đủ nhu cầu thị trờng nhng với số vốn ít nh vậy
cửa hàng gặp rất nhiều khó khăn trong việc đi mua hàng. Mua những loại
hàng không có chất lợng tốt và mẫu mã đẹp không thay đổi kiểu cách dẫn
đến cửa hàng càng ngày càng ít khách việc cấp thiết nhất là phải có vốn để
mở rộng kinh doanh sản xuất.

13


Phần II: Nội dung chính báo cáo

Qua thời gian thực tập tại cửa hàng Thơng mại -Dịch vụ Gia Lâm thuộc
công ty Thơng mại -Dịch vụ Tràng thi đợc trực tiếp tiếpc xúc tại phòng kế, đợc sự hớng dẫn và chỉ đạo tận tình của bộ phận phòng kế toán và các bộ phận
khác. Từ đó em hiểu thêm về bộ môn kế toán giúp cho em có thêm kiến thức
về thực tế để đi sâu hơn về lĩnh vực kế toán.
Trong đề cơng kế toán mà nhà trờng đề ra có rất nhiều chuyên đề khác
nhau. Nhng tại cửa hàng em thực tập chủ yếu là việc trao đổi mua bán hàng
hoá cho lên em chọn chuyên đề về "lu chuyển hàng hoá"
Lu chuyển hàng hoá là quá trình đa hàng từ lĩnh vực sản xuất đến tiêu
dùng. Kế toán lu chuyển hàng hoá bao gồm có kế toán mua hàng và kế toán
bán hàng. Nhng em đi sâu vào kế mua hàng. Em xin trình bày chuyên đề
này.
Kế toán mua hàng là quan hệ trao đổi giao dịch hàng hoá giữa ngời
mua và ngời bán, ngời mua đợc quyền sở hữu về hàng hoá nhng lại mất
quyền sở hữu về hàng hoá nhng lại mất quyền sở hữu về tiền tệ.
I. Nội dung hạch toán kế toán mua hàng

Nh vậy kế toán hay nhân viên trong một đơn vị hay cửa hàng đi mua
hàng nhất thiết phải có hoá đơn vì hoá đơn là bằng chứng cho việc mua hàng
và thanh toán tiền hàng để từ đó kế toán biết lợng hàng mua thì phải thanh
toán bao nhiêu tiền, căn cứ vào hoá đơn, kế toán tổng hơp ghi váo ổ sách
hàng ngày cho lên hoá đơn rất là quan trọng trong việc mua hàng nói riêng
và trong nhiều việc khác nói chung.
Sau đây là hoá đơn (GTGT) tại cửa hàng Thơng mại -Dịch vụ Gia Lâm.
Sau khi hoàn tất thủ tục mua hàng và có đầy đủ chữ ký trên hoá đơn
GTGT, kế toán tiền hành ghi vào sổ chi tiết.
- Hoá đơn (mẫu 01 và 02 - BH)
* Mục đích: hoá đơn là chứng từ của đơn vị mua vật t hàng hoá trên thị
trờng, là chứng từ cho ngời mua vận chuyển hàng trên đờng từ đó là cơ sở
lập phiếu nhập kho và thanh toán tiền mua hàng sau đó ghi vào sổ kế toán.
* Phơng pháp và trách nhiệm ghi chép:

+ Phía trên góc trái ghi rõ tên, địa chỉ hoặc đóng dấu đơn vị muahàng

14


+ Ghi số ngày tháng lập hoá đơn.
+ Dòng "họ tên ngời mua" ghi rõ họ hoặc tên hiệu của ngời bán.
+ Dòng "địa chỉ" ghi rõ địa chỉ của ngời mua hoặc đơn vị mua.
+ Dòng "hình thức thanh toán" ghi rõ thanh toán bằng tiền mặt tạm
ứng, hoặc trao đổi hàng hoá. Nếu thanh toán bằng séc ghi rõ " số hiệu, ngày,
tháng, năm.." của tờ séc và nếu mua hàng theo hình thức trả trớc thì phải ghi
rõ thời hạn trả tiền.
- Cột A,B, C ghi số thứ tự, trên, tên, quy cách phẩm chất mã số của sản
phẩm, hàng hoá.
- Cột 1 ghi số lợng hoặc trọng lợng của từng loại hàng hoá
- Cột 2: ghi đơn giá mua của từng loại sản phẩm hàng hoá
- Cột 2: ghi số tiền mua hàng (bằng cột x cột 2)
- Dòng "tổng số tiền, viết bằng chữ" ghi bằng chữ tổng số tiền mua
hàng.
- Dòng "thuế ghi số thuế doanh thu GTGT phải nộp tính trên lợng hàng
hoá.
-Dòng "thời gian và địa điểm bảo hành" ghi rõ thời gian bảo hành và
địa chỉ của nơi bảo hành hàng hoá ghi trong hoá đơn.
- Những dòng còn lại thừa phía dới của các cột BC, 1,2 phải gạch chéo
1 đờng từ trên xuống
Những hoá đơn đã thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc sau khi thu tiền,
ngời mua đóng dấu "đã thanh toán" vào háo đơn.
Nh vậy hoá đơn do ngời mau mang đi mua hàng có thể viết liên 1: lu,
liên 2 giao cho ngời bán làm chứng từ để ngời bán xuất hàng và ghi vào sổ
kế toán đơn vị bán sau đó làm thủ tục nhập quỹ.

Căn cứ vào 2 hoá đơn ngày 1, ngày 11 tháng 5 để tiện cho việc theo dõi
quá trình trao đổi hàng, bộ phận kế toán đã lập phiếu nhập kho để căn cứ vào
việc mua hàng. Sau đây là phiếu nhập kho ở cửa hàng Thơng mại -Dịch vụ
Gia Lâm.

15


Mẫu 01 a - BH
Hoá đơn (GTGT)

Liên 1: lu
Ngày 1 tháng 5 năm 2002

Nợ:.........
Có:......
Số: 042351
- Đơn vị bán: Cửa hàng Thơng mại -Dịch vụ Gia Lâm
- Địa chỉ: 375 Ngọc Lâm
- Họ và tên ngời mua: Nguyễn Kim Oanh
- Địa chỉ: Công ty Thơng mại -Dịch vụ Việt Đức
- Hình thức thanh toán: Tiền mặt
TT
Tên hàng hoá,
Đơn vị
Số lợng
Đơn giá
Thành tiền
dịch vụ
A

B
C
1
2
3 = 1 +2
1
Bóng tuýp
Chiếc
0,6 cm
20
6.000
120.000
1,2 cm
100
4.000
400.000
2
Tắc te
Chiếc
0,5 cm
100
3.500
350.000
1,5 cm
100
3.000
300.000
Cộng
x
x

x
1.970.000
+ Thuế GTGT 10%
Tiền thuê GTGT 117.000
+ Tổng cộng thành tiền
1.287.000
+ Viết bằng chữ: một triệu hai trăm tám bảy nghìn đồng .
+ Thời gian bảo hành và địa chỉ: 375 Ngọc Lâm - GL - Hà Nội.
Ngời mua
Ngời bán
Ngời viết hoá đơn
Kế toán trởng
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)

16


Mẫu 01b - BH
Hoá đơn (GTGT)

Liên 2:

Nợ:....................

Ngày 11 tháng 05 năm 2002

Có:..................


- Đơn vị bán: Cửa hàng Thơng mại -Dịch vụ Tràng Thi
- Địa chỉ: 375 Ngọc Lâm
- Họ tên ngời mua: Nguyễn Kim Oanh
- Địa chỉ: Công ty thiết bị văn phòng
- Hình thức thanh toán: tiền mặt
TT
A
1
2

Tên hàng hoá,
dịch vụ
B
Máng bóng
1,5cm
0,8 cm
Chấn lu
0,3 cm
0,4 cm
1,2cm
Cộng

Đơn vị

Số lợng

Đơn giá

Thành tiền


C
Chiếc

1

2

3 = 1 +2

60
30

6.600
4.100

396.000
123.000

100
100
100
x

2.000
5.000
4.000
x

200.000

500.000
400.000
629.000

x

Thuế GTGT 10%

Tiền thuế GTGT

Tổng cộng tiền thanh toán:

62.900
691.900

Viết bằng chữ: Sáu trăm chín mốt nghìn chín trăm đồng
Thời gian bảo hành và địa chỉ: 375 Ngọc Lâm
Ngời mua hàng

Ngời bán

Ngời viết hoá đơn Kế toán trởng

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)


Phiếu nhập kho
(Mẫu số 01a và 01b - VT)
1. Mục đích:
Nhằm xác định số lợng vật t, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ
ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với ngời có liên quan
và ghi sổ kế toán.
2. Phơng pháp và trách nhiệm ghi:

17


- Phiếu nhập kho áp dụng trong các trờng hợp nhập kho vật t, sản phẩm,
hàng hoá mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhập góp cổ
phần, nhận liên doạnh hoặc vật t thừa phát hiện trong kiểm kê.
- Khi nhập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày tháng
năm lập phiếu, họ tên ngời nhập vật t sản phẩm hàng hoá, số hoá đơn hoặc
lệnh nhập kho và tên kho nhập cột A, B,C,D ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu quy
cách mã số và đơn vị tính của vật t, sản phẩm, hàng hoá.
- Cột 1: ghi số lợng theo hoá đơn hoặc lệnh nhập
- Cột 2: thủ kho ghi số lợng thực nhập vào kho
- Cột 3, 4 do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn, tuỳ
theo quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng loại vật t, sản
phẩm hàng hoá thực nhập.
- Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại vật t, sản phẩm hàng hoá
nhập cùng 1 phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành
2 liên (đối với vật t hàng hoá mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật t sản xuất)
đặt giấy than viết 1 lần) và phụ trách ký (ghi rõ họ tên)


Mẫu số 01a - VT.
Phiếu nhập kho

Nợ:...............

Ngày 1 tháng 05 năm 2002

Có:..............

+ Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Thị Lan
+ Theo hoá đơn GTGT: số 042351
+ Ngày 1 - 05 - 2002 của Cong ty Thơng mại -Dịch vụ Việt Đức.
+ Nhập kho tại: Quần đồ điện
TT

A
1

Tên nhãn
hiệu, quy
cách phẩm
chất
B
Bóng tuýp

Mã số

đvt

C


D
Chiếc

Số lợng

1

18

2

Đơn
giá

Thành
tiền

3

4


0,6 cm
1,2 cm
Tắc te
0,5 cm
1,5 cm
Cộng


2

20
100

20
100

6.000
4.000

120.000
400.000

100
100
x

100
100
x

3.500
3.000

350.000
300.000
1.170.00
0


Chiếc

x

x

+ Thuế GTGT 10%

Tiền thuê GTGT

117.000

+ Tổng cộng tiền thanh toán

1.287.000

+ Viết bằng chữ: một triệu hai trăm tám bảy nghìn đồng.
Nhập, ngày
Thủ trởng đơn vị

Phụ trách cung tiêu

Ngời giao hàng

(Ký, họ tên đóng dấu)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)


tháng

năm
Thủ kho

(Ký, họ tên)

Mẫu số 01b - VT
Phiếu nhập kho

Nợ:..............

Ngày 11 tháng 05 năm 2002

Có:............

Số 08/5
Họ tên ngời giao hàng: Phạm Thị Ngân
Theo HĐ GTGT số 0534461
Ngày 11 tháng 05 năm 2002 của Công ty thiết bị văn phòng
Nhập tại : quầy đồ điện
TT

A
1
2

Tên nhãn
hiệu, quy
cách phẩm

chất
B
Máng bóng
1,56 cm
0,8 cm
Chấn lu
0,3 cm
0,4 cm
1,2 cm

Mã số

đvt

C
Chiếc

D

Số lợng

Chiếc

- Thuế GTGT 10%

Đơn
giá

Thành
tiền


1

2

3

4

60
30

60
30

6.000
4.100

396.000
123.000

100
100
100

100
100
100

2.000

5.000
4.000

200.000
500.000
500.00

Tiền thuê GTGT

- Tổng cộng tiền thanh toán:

62.900
691.900

- Viết bằng chữ: sáu trăm chín mốt nghìn chín trăm đồng
19


Nhập ngày
Thủ trởng đơn vị

Phụ trách cung tiêu

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

tháng

Ngời giao hàng

(Ký, họ và tên)

năm
Thủ kho

(Ký, họ tên)

Ngời nhập mang phiếu đến kho để nhập vật t, sản phẩm hàng hoá
Nhập kho song thủ kho ghi ngày - tháng - năm nhập kho và cùng ngời
nhập ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 và cùng ngời nhập ký vào phiếu, thủ
kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi
sổ kế toán và liên 1 lu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) ngời nhập giữ.
Sau khi mua hàng về nhập kho kế toán phải lập thẻ kho để biết lợng
hàng nhập -xuất - tồn bao nhiêu để cuối tháng kế toán biết và ghi chép vào
sổ sách
Sau đây là thẻ kho của cửa hàng Thơng mại -Dịch vụ Gia Lâm 375
Ngọc Lâm - GL - Hà Nội.

20


Thẻ kho

(Mẫu 06- VT)
1. Mục đích:
Theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật t, sản phẩm, hàng
hoá ở từng kho làm căn cứ xác định tồn kho dữ trữ vật t, sản phẩm, hàng hoá
và xác định trách nhiệm vật chất thu kho.
2. Phơng pháp và trách nhiệm ghi:
Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật t, sản phẩm, hàng hoá cùng nhãn

hiệu, quy cách ở cùng một kho
Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách,
đơn vị tính, mã số vật t, sản phẩm, hàng hoá sau đó giao cho thủ kho để ghi
chép hàng ngày.
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào
các cột tơng ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính
số tồn kho.
Theo định kỳ, nhân viên kế toán vật t xuống nhận chứng từ và kiểm tra
việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho (cột 4)
Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho
phù hợp với số thực tế kiểm kê theo chế độ quy định.
+ Khi lập thẻ kho phải ghi rõ:
- Tên, địa chỉ, nhãn hiêu, quy cách vật t
- Số ngày, tháng, năm lập thẻ
- Tên kho, đơn vị tính, mã số
- Cột A, B, C, D, E ghi số thứ tự, chứng từ, diễn giải, ngày nhập xuất
(chứng từ bao gồm số liệu, ngày tháng)
- Cột 1: Kế toán ghi số hàng ngày nhập trong tháng.
- Cột 2: kế toán ghi số hàng xuất trong ngày, tháng
- Cột 3: kế toán ghi số hàng tồn trong ngày, tháng
- Cột 4: kế toán cửa hàng ký xác nhận vào thẻ kho.
- Dòng cộng: ghi tổng số hàng nhập, xuất tông trong tháng.
Đơn vị: Cửa hàng - Thơng mại -Dịch vụ Gia Lâm
Địa chỉ: 375 Ngọc Lâm
Mấu 06a - VT
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 1 - 05 -2002
21



Tờ số: 05/5
-Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t : Bóng tuýp.
- Đơn vị tính: cái
- Mã số:
TT

A
1
2
3
4
5
6

Ngày/
tháng
xuất
nhập

B
1/5
3/5
5/5
6/5
8/5
10/5
(-)

Chứng từ
Số phiếu

Nhập
Xuất
C
02

D
05
07
09
12

(-)

(-)

Diễn giải

1
Nhập hàng
Xuất hàng
Xuất hàng
Xuất hàng
Xuất hàng
Tồn hàng
Cộng

Số lợng
Nhập Xuất
2
200


3

Tồn

Xác nhận
của kế
toán

4

5

100
50
30
10
10
200
190
10
Ngày tháng năm

Kế toán trởng

Thủ trởng đơn vị

( Ký , họ và tên)

(Ký, họ tên)


Đơn vị: cửa hàng Thơng mại -Dịch vụ Gia Lâm
Tên kho: 375 Ngọc Lâm
Mẫu số 06b- VT
Thẻ kho

Ngày lập thẻ: 11 - 05 - 2002
Tờ số: 06/5
Tên nhãn hiệu, quy cách vật t: máng bóng
Đơn vị tính: cái

TT

Ngày/
tháng

Chứng từ
Số phiếu

Diễn giải

22

Số lợng
Nhập Xuất

Tồn


xuất

nhập

A
1
2
3
4
5
6

B
11/5
13/5
17/5
22/5
27/5
30/5

Nhập

Xuất

C
013

D
014
016
018
019

020

1
Nhập hàng
Xuất hàng
Xuất hàng
Xuất hàng
Xuất hàng
Tồn hàng
Cộng

2
100

3

4

80
Ngày

20
20
tháng

Xác nhận
của kế
toán
5


40
20
10
10
100

Kế toán trởng

Thủ trởng đơn vị

( Ký , họ và tên)

(Ký, họ tên)

năm

Phiếu chi

(Mẫu số 02a, b TT )
Trong tháng có nhiều nghiệpvụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ
gốc hay trình tự luân chuyển, phiếu nhập kho hoá đơn GTGT đã đợc thủ trởng đơn vị và kế toán trởng ký duyệt, kế toán lập phiếu chi để phản ánh
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các khoản chi bằng tiền mặt đều phải có phiếu
chi phiếu chi phải có chữ ký của kế toán trởng, thủ trởng đơn vị và những
ngời liên quan.
1. Mục đích:
Phiếu chi là xác định các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm
ứng, trả trớc, thực tế kế toán xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ từ
đó ghi quỹ vào sổ kế toán.
Nội dung và cách lập phiếu chi, phiếu chi phải đợc kế toán trởng, thủ
trởng đơn vị, xem xét và ký duyệt chi trớc khi xuất quỹ, chỉ sau khi có đủ

chữ ký của ngời lập phiếu, kế toán trởng, thủ trởng đơn vị thủ quỹ mới đợc
xuất quỹ tiền mặt, sau khi nhận đủ tiền ngời nhận phải ghi số tiền đã nhận

23


bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên. Sau khi xuất qũy thủ quỹ phải ghi rõ số
tiền xuất sau đó ký tên và ghi vào nhật ký phiếu chi.
Phiếu chi đó là cơ sở để ghi vào nhật ký chứng từ số 1. Sau đây là
NKCT số 1 phản ánh số phát sinh bên có của TK 1111.

24


Mẫu số 02a - TT

Đơn vị: cửa hàng TM -DV.
Địa chỉ: 378 Ngọc lập
Phiếu chi

Ngày 1 - 5 - 2002

Số: 08

Nợ TK 156
Có TK 1111
Ngời nhận tiền: Nguyễn Kim Oanh
Địa chỉ: Gia Lâm
Lý do chi: chi thanh toán mua hàng theo HĐ số 042351
TK 156: 1.170.00

TK 133: 177.000
Số tiền: 1.287.000
Bằng chữ: Một triệu hai trăm tám bẩy nghìn đồng chẵn.
Kèm theo: 02 chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị

Kế toán trởng

Ngời nhận

Thủ qũy

(Ký, họ tên đóng dấu)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký họ tên)

Phiếu chi đợc lập làm 3 liên, liên thứ nhất, lu ở nơi lập phiếu, liên thứ
2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với những
chứng từ gốc để từ đó vào sổ kế toán.
Mẫu số: 02b - TT

25