TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG

Tên sinh viên: ĐỖ THỊ HUỆ
Lớp: 2008VTLA
Người hướng dẫn: THS. CÙ THỊ LAN ANH

Hà Nội, 2022


TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG

Tên sinh viên: ĐỖ THỊ HUỆ
Lớp: 2008VTLA
Người hướng dẫn: THS. CÙ THỊ LAN ANH

Hà Nội, 2022


MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG .........................................................................................3

Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN
MÁU TRUNG ƯƠNG ...................................................................................................3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương ................................................................ 3
1.1.1. Lịch sử hình thành ......................................................................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn ...........................................................5
1.1.3. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................8
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư, lưu trữ của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương ..............8
1.2.1. Tình hình tổ chức ........................................................................................8
1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của phịng Hành chính .............................................8
1.2.3. Cơ cấu tổ chức phịng Hành chính ...........................................................10
Tiểu kết Chương 1 ............................................................................................ 10
Chương 2. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN
HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC -TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG .11
2.1. Hoạt động quản lý .....................................................................................11
2.2.1. Chủ thể và đối tượng quản lý ...................................................................11
2.2.2. Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật
quy định về công tác văn thư và lưu trữ. .......................................................................11
2.2.5. Hoạt động quản lý công tác văn thư và lưu trữ .......................................11
2.2. Hoạt động nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn bản ..........................12
2.2.1. Số lượng văn bản ban hành ......................................................................12
2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản.................................................................13
2.2.3. Nội dung của văn bản ..............................................................................13
2.2.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ....................................................14
2.2.6. Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản ..............................................20
Tiểu kết Chương 2 ............................................................................................ 23
Chương 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VIỆN HUYẾT HỌC VÀ
TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG NỘI DUNG NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN

HÀNH VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN. ...........................................................................24
3.1. Báo cáo kết quả nội dung thực tập nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành
văn bản và kết quả đạt được. .....................................................................................24


3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng nội dung nghiệp vụ soạn thảo, ký
ban hành văn bản tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương. ........................25
3.2.1. Nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ, nhân viên của Viện về nghiệp vụ
soạn thảo, ký ban hành văn bản ....................................................................................25
3.2.2. Tiếp tục xây dựng, bổ sung, hoàn thiện lại quy chế công tác văn thư của
Viện ................................................................................................................................ 25
3.2.3. Tăng cường đầu tư máy móc, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo, ký
ban hành văn bản và ứng dụng CNTT trong soạn thảo, ký ban hành văn bản. ............26
3.2.4. Tuyên truyền, nâng cao nhận thức cho cán bộ, nhân viên tại Viện về vai
trò và tầm quan trọng của công tác văn thư .................................................................26
3.2.5. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá về nghiệp vụ soạn thảo, ký ban
hành văn bản .................................................................................................................27
3.3. Một số khuyến nghị ...................................................................................27
3.3.1. Đối với Nhà nước .....................................................................................27
3.3.2. Đối với Lãnh đạo Viện Huyết học Truyền máu Trung ương ....................27
3.3.3. Đối với cán bộ, nhân viên.........................................................................27
Tiểu kết Chương 3 ............................................................................................ 28
C. PHẦN KẾT LUẬN ......................................................................................29
D. PHỤ LỤC .....................................................................................................30

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Bảng 2.1. Số lượng văn bản ban hành tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung
ương giai đoạn 2019-2021 ............................................................................................. 12
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương ...............8

Sơ đồ 1.2. Cơ cấu tổ chức phịng Hành Chính, Viện Huyết học – Truyền máu
Trung ương ....................................................................................................................10


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư và lưu trữ là cơng tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công
tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động của
các cơ mỗi cơ quan tổ chức nói riêng. Trong quá trình học tập tại Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội, tác giả đã được cung cấp những kiến thức về công tác văn thư và lưu trữ. Để
hiểu rõ hơn về vai trị và hoạt động của cơng tác này trong thực tiễn, tác giả đã tiến hành
thực tập tốt nghiệp tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương với mục tiêu củng cố
những kiến thực đã được trang bị tại Nhà trường vào trong thực tiến, gắn lý luận với
thực tiễn. Thông qua thời gian thực tập tại đây, tác giả được làm quen và tăng cường các
kỹ năng về công tác văn thư và lưu trữ, đồng thời giúp tác giả hệ thống hóa và củng cố
những kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành đã được học.
Thực tập tốt nghiệp tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương có ý nghĩa
quan trọng trong việc học tập của tác giả, đồng thời giúp tác giả tích lũy được các kinh
nghiệm từ bộ phận phụ trách văn thư và lưu trữ của Viện Huyết học – Truyền máu Trung
ương, thơng qua đó có thể tiếp thu và vận dụng được vào trong công việc sau này của
tác giả. Thực tập tốt nghiệp có nghĩa trong việc vận dụng kiến thức lý luận vào trong
thực tiễn, mang lại cho tác giả cách nhìn nhận khách quan hơn. Thực tập là cơ hội để tác
giả trau dồi thêm kiến thức chuyên ngành, thực hành các công việc liên quan đến chuyên
ngành và tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế của cơ quan, tổ chức, góp phần to lớn
trong việc hình thành năng lực của tác giả. Thực tập cũng là điều kiện quan trọng để tác
giả hoàn thành chương trình học của mình tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thông qua
việc đánh giá của cơ quan thực tập và nhà trường, tác giả có thể đáp ứng các điều kiện
và yêu cầu để có thể tốt nghiệp tại Trường.
Trong quá trình thực tập tốt nghiệp tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương
tác giả đã có nhiều thuận lợi trong việc học tập, tiếp thu các kiến thức từ thực tiễn công
việc tại đây. Trước hết, đó là sự quan tâm của ban lãnh đạo Viện, sự quan tâm, giúp đỡ

trực tiếp của các phòng ban, trực tiếp là Phịng Hành chính. Bên cạnh đó, việc được học
tập, tiếp thu các kiến thức về công tác văn thư và lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã cung cấp cho tác giả nền tảng vững chắc để có thể thực hiện cơng việc một cách
chính xác, khoa học. Ngồi ra, tác giả cũng có các điều kiện thuận lợi về mơi trường
làm việc, văn hóa của tổ chức và các điều kiện thuận lợi từ gia đình, bạn bè mang lại
cho tác giả những cơ hội được học tập, tiếp thu kiến thức thực tiễn.
Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi đó, thời gian thực tập tốt nghiệp tại Viện
Huyết học – Truyền máu Trung ương tác giả cũng gặp phải một số khó khăn nhất định
như kinh nghiệm thực tiễn của bản thân còn hạn chế, sự vận dụng các kiến thức được
trang bị vào q trình thực tập cịn chưa linh hoạt, khoa học. Đặc biệt, trong bối cảnh

1


dịch bệnh Covid-19 có nhiều diễn biến phức tạp ảnh hưởng không nhỏ tới thời gian thực
tập của tác giả. Với sự quan tâm, tạo điều kiện của Viện Huyết học – Truyền máu Trung
ương, gia đình, bạn bè và sự nỗ lực của bản thân, tác giả đã hoàn thành nội dung thực
tập tốt nghiệp tại cơ quan, tổ chức.
Để hoàn thành được nhiệm vụ trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại Viện Huyết
học – Truyền máu Trung ương, tác giả đã luôn nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện và
giúp đỡ của ban lãnh đạo Viện, các anh, chị và các bạn đang công tác tại Viện, đặc biệt
là ThS. Cù Thị Lan Anh người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả trong quá trình thực tập
và các thầy cô tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, gia đình, bạn bè. Tác giả xin bày tỏ
lời cảm ơn chân thành và sâu sắc vì sự giúp đỡ nhiệt tình đó.
Thực tập tốt nghiệp là nhiệm vụ quan trọng trong chương trình học tập thực tế tại
cơ quan, tổ chức, chắc hẳn trong quá trình thực tập cũng như viết báo cáo thực tập không
thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế, tác giả rất mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của thầy cơ để bản thân có thể đúc rút kinh nghiệm, phục vụ cho q trình làm việc
và cơng tác sau này. Tác giả xin chân thành cảm ơn !


2


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN
MÁU TRUNG ƯƠNG
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương
1.1.1. Lịch sử hình thành
Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương ra đời vào ngày 31/12/1984 theo
Quyết định số 1531/BYT-QĐ của Bộ trưởng Bộ Y tế với tên gọi ban đầu là Viện Huyết
học và Truyền máu, thuộc Bệnh viện Bạch Mai, do GS. Bạch Quốc Tuyên là Viện
trưởng. Viện thành lập trên cơ sở sáp nhập hai đơn vị là Khoa Huyết học - Truyền máu
và Phòng Bệnh máu (C5).
Sự ra đời của Viện Huyết học và Truyền máu đánh dấu bước trưởng thành không
ngừng của đội ngũ cán bộ chuyên khoa và khẳng định nhu cầu tất yếu phải phát triển
chuyên khoa Huyết học – Truyền máu để đáp ứng cho công tác cấp cứu và điều trị.
Tại thời điểm đó, Viện có 1 phịng (khoa) lâm sàng (C5), các labo tế bào, đơng
máu, hóa sinh – huyết học, di truyền và phịng hành chính, phịng trữ máu (tiếp nhận,
lưu trữ máu), phòng miễn dịch. Cán bộ, nhân viên có khoảng 80 người, bao gồm cả cán
bộ Bộ mơn Huyết học – Truyền máu.
Ngày 29/5/1990, Bộ Y tế ký Quyết định số 427/BYT-QĐ phê duyệt luận chứng
kinh tế, kỹ thuật cải tạo, mở rộng Viện Huyết học và Truyền máu, Bệnh viện Bạch Mai.
Giai đoạn này số lượng các khoa phòng đã tăng lên, cán bộ nhân viên lên đến 100 người,
trang thiết bị đã đầy đủ và đồng bộ hơn trước.
Sau 20 năm thành lập (1984-2004), Viện đã có những bước tiến dài về mọi mặt
và nhiệm vụ đặt ra là phải xây dựng viện chuyên khoa đầu ngành để chỉ đạo chuyên
môn, đào tạo cán bộ chuyên khoa, phát triển chuyên khoa sâu về Huyết học – Truyền
máu để tăng cường năng lực chẩn đoán và điều trị bệnh máu, bảo đảm cung cấp máu và
chế phẩm máu an toàn cho nhu cầu điều trị tại Hà Nội và các khu vực lân cận.

Ngày 08/3/2004, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương chính thức tách ra
hoạt động độc lập, trực thuộc Bộ Y tế (theo quyết định số 31/2004/QÐ-TTg của Thủ
tướng Chính phủ). Đây là dấu mốc quan trọng để Viện Huyết học – Truyền máu Trung
ương thể hiện rõ vị trí, vai trị của mình trong cơng tác chăm sóc sức khỏe nhân dân,
xứng đáng là Viện chuyên khoa đầu ngành, ngang tầm với khu vực và quốc tế.
Vượt qua vơ vàn khó khăn về nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất, áp lực chuyên
môn… Viện đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng, trở thành đơn vị Anh hùng Lao
động trong thời kỳ đổi mới và luôn giữ vững chất lượng chuyên môn của Viện đầu ngành
về chuyên khoa Huyết học – Truyền máu trên toàn quốc.

3


Về lĩnh vực Huyết học: Viện đã xây dựng được hệ thống phòng xét nghiệm hàng
đầu ở Việt Nam trong lĩnh vực Huyết học với đội ngũ chuyên gia, cán bộ, nhân viên tâm
huyết, giàu kinh nghiệm, thường xuyên cập nhật những kỹ thuật tiên tiến trên thế giới.
Nhờ đó, nhiều kỹ thuật cao về đông máu, miễn dịch, di truyền, sinh học phân tử… đã
được triển khai như: Áp dụng xét nghiệm sinh học phân tử vào chẩn đoán trước sinh các
bệnh máu di truyền trên cả mẫu tế bào ối và tế bào phơi, chẩn đốn các ca bệnh khó,
theo dõi các ca bệnh điều trị bằng phương pháp nhắm đích, ghép tế bào gốc.
Với chất lượng chuyên mơn cao và thực hiện tốt các hoạt động vì người bệnh,
Viện đã trở thành cơ sở điều trị bệnh máu và cơ quan tạo máu lớn nhất cả nước, được
người bệnh và nhân dân tin tưởng. Từ chỗ chỉ có một đơn ngun lâm sàng là Phịng
Bệnh máu (C5) với 35 giường bệnh, sau 35 năm, Viện đã có 8 đơn vị lâm sàng, số lượng
người bệnh điều trị nội trú ln duy trì từ 1.200 – 1.300 người mỗi ngày. Năm 2019,
bệnh nhân đến khám là 154.829 lượt (gấp trên 41 lần so với năm 2004), bệnh nhân điều
trị nội trú là 41.480 lượt (gấp trên 12 lần so với năm 2004).
Từ năm 2006, Viện bắt đầu triển khai kỹ thuật ghép tế bào gốc và đến nay đã
thực hiện được 400 ca ghép, trở thành đơn vị ghép tế bào gốc nhiều nhất và có chất
lượng tại Việt Nam. Năm 2014, Viện đã thành lập Ngân hàng tế bào gốc máu dây rốn

cộng đồng và thực hiện thành công ghép tế bào gốc từ máu dây rốn không cùng huyết
thống vào đầu năm 2015, mở ra hy vọng cho rất nhiều bệnh nhân mắc bệnh máu mà
không có người hiến tế bào gốc phù hợp. Hiện nay, Ngân hàng tế bào gốc máu dây rốn
cộng đồng đang lưu trữ trên 4.000 mẫu phục vụ cho ghép tế bào gốc điều trị các bệnh
máu và các bệnh lý liên quan khác.
Đối với nhóm bệnh máu di truyền như hemophilia, thalassemia, Viện đã nỗ lực,
tìm mọi cách nâng cao chất lượng chẩn đoán, điều trị ngang tầm với các nước trong khu
vực; Tổ chức các hoạt động Hội, kết nối, hỗ trợ cả về vật chất lẫn tinh thần nhằm đem
lại cuộc sống tốt đẹp hơn cho người bệnh. Trong điều kiện nguồn lực còn hạn chế, các
hoạt động vận động chính sách, hợp tác quốc tế, truyền thơng về các bệnh máu di truyền
và bước đầu tầm soát gen bệnh thalassemia cũng được đẩy mạnh, hướng tới mục tiêu
giảm dần số trẻ sinh ra bị bệnh và nâng cao chất lượng dân số Việt Nam.
Về lĩnh vực Truyền máu: Viện đã xây dựng được Trung tâm Máu Quốc gia đồng
bộ, hoàn chỉnh từ tuyên truyền, vận động hiến máu, tổ chức tiếp nhận máu, sàng lọc,
điều chế, lưu trữ, phân phối máu và các chế phẩm máu với công suất lớn, kỹ thuật hiện
đại.
Viện đã khởi xướng và tổ chức thành cơng nhiều chương trình, sự kiện vận động
hiến máu có quy mơ lớn, đa dạng về mặt hình thức và nội dung, mang tính nhân văn,
góp phần thúc đẩy phong trào hiến máu tình nguyện phát triển. Đặc biệt, Viện đã tổ chức
thành công Lễ hội Xuân Hồng và chương trình Hành trình Đỏ – chương trình vận động

4


hiến máu có quy mơ lớn nhất cả nước nhằm khắc phục tình trạng thiếu máu vào dịp Tết
và dịp hè ở nước ta, hướng tới mục tiêu chất lượng, hiệu quả, bền vững.
Trong những năm qua, lượng máu tiếp nhận được hàng năm đã tăng lên nhanh
chóng. Từ chỗ mới đạt gần 3.500 đơn vị máu vào năm 1994 và chỉ có khoảng 10% lượng
máu tiếp nhận từ người hiến máu tình nguyện, đến năm 2019, lượng máu tiếp nhận đã
đạt hơn 355.000 đơn vị, trong đó tỷ lệ hiến máu tình nguyện chiếm trên 98%. Trung tâm

Máu Quốc gia đã điều chế được trên 640.000 đơn vị chế phẩm máu có chất lượng, đảm
bảo an tồn truyền máu, cung cấp cho 170 bệnh viện phục vụ nhu cầu cấp cứu, điều trị
của 25 tỉnh, thành khu vực phía Bắc.
Các hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, chuyển giao kỹ thuật cho tuyến
dưới, các chương trình, dự án được thực hiện thường xuyên, hiệu quả góp phần thúc đẩy
hệ thống Huyết học – Truyền máu trên toàn quốc. Viện cũng đã xây dựng và duy trì mối
quan hệ hợp tác quốc tế gắn bó nhằm trao đổi, tiếp cận với những tiến bộ của y học thế
giới; đồng thời nhận được nhiều nguồn lực hỗ trợ của bạn bè quốc tế, đem lại lợi ích to
lớn cho người bệnh.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
a. Chức năng
Viện là tuyến cao nhất trong lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh về
chuyên khoa huyết học và tổ chức công tác truyền máu; nghiên cứu khoa học, ứng dụng
công nghệ khoa học kỹ thuật; đào tạo, đào tạo bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực y tế;
chỉ đạo tuyến và hợp tác quốc tế về lĩnh vực chuyên khoa huyết học và truyền máu; tổ
chức các dịch vụ y tế khác phù hợp với khả năng của Viện theo quy định của pháp luật.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn
Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương có các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể
như sau:
1. Tham mưu trình cấp có thẩm quyền đề xuất xây dựng văn bản quy phạm pháp
luật liên quan đến công tác tổ chức, chỉ đạo, quản lý, chuyên môn về lĩnh vực huyết học,
truyền máu và tế bào gốc.
2. Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển từng giai đoạn và kế hoạch hoạt động
hằng năm của Viện trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt và tổ chức thực hiện.
3. Công tác khám bệnh, chữa bệnh: Tổ chức cung cấp dịch vụ khám bệnh, chữa
bệnh, tư vấn phòng bệnh về lĩnh vực huyết học và truyền máu theo đúng phạm vi chuyên
môn trong giấy phép hoạt động của Viện và quy chuẩn chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật;
nghiên cứu, áp dụng, mở rộng quy mô, phạm vi hoạt động khám bệnh, chữa bệnh theo
đúng quy định của pháp luật để phục vụ nhu cầu bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe
nhân dân;


5


Tiếp nhận các đối tượng khi có nhu cầu khám bệnh, cấp cứu, tư vấn sức khỏe;
điều trị nội trú, ngoại trú các trường hợp bệnh nhân thuộc chuyên khoa huyết học, theo
dõi quản lý bệnh nhân theo đúng quy định; Phối hợp với các tổ chức, cá nhân trong việc
tổ chức khám bệnh, chữa bệnh dịch vụ và nhân đạo theo quy định của pháp luật; Phục
hồi chức năng sau điều trị và phục hồi chức năng tại cộng đồng.
4. Cơng tác phịng bệnh: Xây dựng kế hoạch, chiến lược và tổ chức phòng chống
bệnh bẩm sinh di truyền, đặc biệt là bệnh Thalassemia (Bệnh lý thiếu máu tan máu bẩm
sinh di truyền) và bệnh Hemophilia (Bệnh ưa chảy máu) đang làm tổn hại lớn lao đến
sức khỏe của nhân dân; Phối hợp cùng với các cơ quan trong và ngồi ngành y tế thực
hiện cơng tác truyền thơng, giáo dục sức khỏe cho nhân dân để phòng chống bệnh dịch,
bệnh lây truyền qua đường máu, tai nạn thương tích, tai nạn giao thơng, tai nạn sinh
hoạt; vận động nhân dân khám sức khỏe định kỳ phát hiện sớm để điều trị đề phịng
thiếu máu, thiếu sắt nói riêng và các bệnh máu nói chung; Thực hiện các nhiệm vụ phòng
chống dịch bệnh, khắc phục hậu quả thiên tai, thảm họa theo chỉ đạo của các cấp có
thẩm quyền.
5. Công tác truyền máu và tế bào gốc: Xây dựng kế hoạch và tổ chức các hoạt
động nhằm có nguồn máu, các sản phẩm máu, tế bào gốc an toàn bảo đảm cho nhu cầu
cấp cứu, điều trị bệnh nhân, chăm sóc sức khỏe nhân dân và nhu cầu dự trữ cho thảm
họa, an ninh, quốc phòng; Phối hợp với Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, các cơ
quan, tổ chức có liên quan vận động nhân dân tình nguyện hiến máu, hiến các thành
phần máu, hiến tế bào gốc; Tổ chức khám tuyển chọn, tiếp nhận, xét nghiệm sàng lọc,
điều chế để có nguồn máu, các sản phẩm máu và tế bào gốc an toàn; Tổ chức bảo quản,
phân phối máu, các sản phẩm máu và tế bào gốc kịp thời cho nhu cầu cấp cứu, điều trị,
chăm sóc sức khỏe nhân dân và dự trữ cho thảm họa, an ninh, quốc phịng.
6. Cơng tác nghiên cứu khoa học: Tổ chức triển khai thực hiện các đề tài nghiên
cứu khoa học, ứng dụng những tiến bộ khoa học và công nghệ để phục vụ việc khám

bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh, phục hồi chức năng; Tham gia đăng ký tuyển chọn và tổ
chức thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học, nhiệm vụ khoa học và công nghệ các
cấp khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật; Tổ chức hoạt động nghiên cứu khoa
học và công nghệ; nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao các kỹ thuật mới, phương pháp
mới trong khám bệnh, chữa bệnh; Tham gia nghiên cứu những vấn đề liên quan đến sức
khỏe của người dân tại địa phương và trong cả nước; thực hiện dịch vụ khoa học công
nghệ theo quy định của pháp luật;
Đăng ký và được bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ theo quy
định của pháp luật; Thực hiện các chương trình hợp tác nghiên cứu khoa học với các tổ
chức các nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.

6


7. Đào tạo, đào tạo bồi dưỡng nhân lực y tế: Là cơ sở để đào tạo và tham gia đào
tạo thực hành nhân lực y tế về lĩnh vực huyết học và truyền máu: đào tạo sau đại học,
đại học, cao đẳng, trung cấp và các hình thức đào tạo khác khi được cơ quan có thẩm
quyền cấp phép; Tổ chức đào tạo, đào tạo bồi dưỡng cập nhật kiến thức mới cho bác sỹ,
điều dưỡng, kỹ thuật viên y và các đối tượng khác có nhu cầu về lĩnh vực chuyên khoa
huyết học, truyền máu và tế bào gốc; Phối hợp với các cơ sở đào tạo nhân lực y tế khác
để đào tạo cán bộ chuyên khoa huyết học, truyền máu và tế bào gốc; Chủ trì hoặc phối
hợp tham gia biên soạn, in ấn, phát hành tài liệu đào tạo chuyên khoa huyết học, truyền
máu và tế bào gốc.
8. Công tác chỉ đạo tuyến: Chỉ đạo, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra, đánh giá hoạt
động quản lý chất lượng việc thực hiện các quy định, tiêu chuẩn chun mơn của các cơ
sở y tế trong tồn quốc về lĩnh vực huyết học, truyền máu; tham gia các đoàn đánh giá
chất lượng hoạt động chuyên ngành huyết học, truyền máu theo phối hợp liên ngành do
các bộ, ngành, địa phương, các cơ quan khác tổ chức;
Thực hiện việc chỉ đạo tuyến, chuyển giao, hỗ trợ các kỹ thuật chuyên môn và
theo dõi, giám sát các hoạt động chuyên khoa ở các cơ sở y tế được Bộ Y tế phân công;

Chủ động phối hợp và tham gia với các cơ sở y tế tổ chức triển khai các chương trình,
dự án y tế liên quan; Chủ động phối hợp xây dựng kế hoạch, tổ chức và bảo đảm hiệu
quả hoạt động chỉ đạo tuyến, chuyển giao kỹ thuật đáp ứng nhu cầu và hỗ trợ về lĩnh
vực chuyên khoa cho các cơ sở y tế và các tổ chức, đơn vị, cá nhân có nhu cầu; Hướng
dẫn an toàn truyền máu lâm sàng gồm: Sử dụng hợp lý máu và các sản phẩm máu, lập
kế hoạch nhu cầu sử dụng máu của bệnh viện, theo dõi giám sát cơng tác an tồn truyền
máu, cảnh cáo nguy cơ truyền máu.
9. Hợp tác quốc tế: Xây dựng kế hoạch và chủ động hợp tác với các nước trên
thế giới để học tập, trao đổi kinh nghiệm, nghiên cứu khoa học, đào tạo cán bộ, xây dựng
các dự án đầu tư liên doanh, liên kết, huy động các nguồn lực nhằm phát triển về khoa
học và quản lý trong lĩnh vực huyết học và truyền máu theo đúng các quy định của pháp
luật; Xây dựng kế hoạch, tổ chức và quản lý đồn ra, đồn vào theo chương trình hợp
tác quốc tế của Viện; cử cán bộ, viên chức, học viên đi học tập, nghiên cứu, cơng tác ở
nước ngồi; hợp tác trao đổi và tiếp nhận giảng viên, học viên là người nước ngoài đến
nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm và học tập tại Viện theo quy định của pháp luật; Tổ
chức các hội nghị, hội thảo, các lớp học quốc tế về các lĩnh vực thuộc phạm vi của Viện
quản lý theo quy định của pháp luật.
10. Quản lý đơn vị: Quản lý toàn bộ hoạt động của Viện theo đúng các quy định
của pháp luật; Quản lý và sử dụng có hiệu quả cá nguồn lực của đơn vị bao gồm: Nguồn
nhân lực, tài chính, tài sản và chương trình khoa học cơng nghệ của Viện theo quy định

7


hiện hành của pháp luật; Thực hiện tự chủ về tổ chức và tài chính theo quy định của
pháp luật và phân cấp của Bộ Y tế.
11. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương

1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư, lưu trữ của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương
1.2.1. Tình hình tổ chức
Bộ phận Văn thư của Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương là một bộ phận
thuộc phịng Hành chính của Viện. Bộ phận Văn thư thực hiện các nhiệm vụ của công
tác văn thư và lưu trữ của viện bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn
bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con
dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư. Phịng Hành chính nằm tại Tầng 10
tịa nhà H, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương
Điện thoại: (024) 3.782.1892 (số máy lẻ 663)
Email:
Phụ trách phòng: ThS. Cù Thị Lan Anh
Số cán bộ nhân viên: 05 trong đó có 01 nhân viên phụ trách cơng tác văn thư và
lưu trữ.
1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của phịng Hành chính
a. Chức năng
Thực hiện công tác tham mưu, giúp việc Đảng ủy, Ban Lãnh đạo Viện tổng hợp,
theo dõi và đôn đốc các đơn vị thuộc Viện thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và

8


Quy chế làm việc của Đảng ủy. Tổ chức thực hiện cơng tác hành chính; Cơng tác văn
phịng Đảng, Cơng đồn, Đồn thanh niên; Cơng tác thư ký; Cơng tác văn thư, lưu trữ;
Công tác lễ tân; Công tác Văn phịng Trung tâm Máu Quốc gia.
b. Nhiệm vụ
- Cơng tác hành chính: Tổng hợp, theo dõi và đơn đốc các đơn vị thuộc Viện
thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác và Quy chế làm việc của Đảng ủy, Ban Lãnh
đạo Viện; Các chương trình phối hợp cơng tác giữa Viện và các Bộ, Ban, Ngành và đơn
vị ngoài Viện có liên quan. Tham mưu cho Viện trưởng cơng tác Hành chính, ban hành

các biểu mẫu văn bản hành chính và hướng dẫn các đơn vị thực hiện. Phối hợp thực hiện
cơng tác cải cách hành chính khi được phân cơng.
- Cơng tác văn phịng Đảng, Cơng đồn, Đồn thanh niên
+ Nhiệm vụ cơng tác văn phịng Đảng:
+ Nhiệm vụ cơng tác văn phịng Cơng đồn:
+ Nhiệm vụ cơng tác văn phịng Đồn thanh niên:
- Cơng tác thư ký: Thực hiện tổng hợp và xây dựng lịch làm việc của Lãnh đạo
Viện; Trình ban hành các văn bản theo chức năng, nhiệm vụ, gồm: Chương trình cơng
tác, lịch cơng tác tuần, thông báo các nội dung khi được Viện trưởng giao nhiệm vụ;
Tiếp nhận các văn bản trình ký hàng ngày của các đơn vị trực thuộc Viện, các tổ chức,
cá nhân có liên quan; Kiểm tra thể thức, nội dung và tính hợp pháp của văn bản đi. Trình,
bàn giao văn bản, theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện sau khi có ý kiến phê duyệt
của Ban lãnh đạo Viện. Soạn thảo và lưu trữ công văn, giấy tờ theo yêu cầu của Ban
lãnh đạo Viện. Chuyển tải các thông tin, công văn, giấy tờ của Ban lãnh đạo Viện đến
các đơn vị, các cá nhân có liên quan nhanh chóng, kịp thời. Tham gia đón tiếp khách,
các đối tác trong và ngoài nước của Ban lãnh đạo Viện.
- Công tác văn thư, lưu trữ:
Thực hiện ban hành và bổ sung, sửa đổi (khi cần thiết) Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương.
Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, văn bản đến theo đúng chế độ quy
định của công tác văn thư.
Quản lý và sử dụng con dấu của Viện và bộ tên khắc của Ban Lãnh đạo Viện,
các tổ chức đoàn thể và các cán bộ chủ chốt theo quy định hiện hành.
Sao y bản chính các giấy tờ hành chính trong phạm vi được ủy quyền.
Quản lý theo dõi và gửi các văn bản đi.
Thực hiện cơng tác lưu trữ chính xác, khoa học, đầy đủ công văn đi, đến; định
kỳ đóng thành tập, đưa vào kho lưu trữ, cất giữ và phục vụ kịp thời, chính xác cho việc
khai thác tài liệu.

9



Tiếp nhận mọi loại văn bản được chuyển đến qua các đường: V-office, Bưu điện,
fax, email
Chuyển các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện trên văn bản đến các Trưởng đơn
vị, các cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
- Công tác lễ tân, phục vụ: Tổ chức tiếp nước, đón khách đến làm việc với Viện;
Tổ chức thực hiện công việc phục vụ các cuộc họp, Hội nghị, Hội thảo…
- Cơng tác Văn phịng Trung tâm Máu Quốc gia: Tổng hợp thông tin của các
đơn vị thuộc Trung tâm Máu Quốc gia theo chỉ đạo của Ban Giám đốc Trung tâm Máu
Quốc gia. Ghi biên bản họp giao ban Trung tâm máu Quốc gia. Quản lý các văn bản đi,
văn bản đến trong hoạt động của Trung tâm Máu Quốc gia theo đúng quy định. Thực
hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban giám đốc Trung tâm Máu Quốc gia.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính
TRƯỞNG PHỊNG

PHĨ TRƯỞNG
PHỊNG

PHĨ TRƯỞNG
PHỊNG

Nhân viên HC, lễ
tân, PV, VP Trung
tâm máu QG

Nhân viên PT
cơng tác Đảng,
đồn, cơng đồn.


Nhân viên Văn
thư, lưu trữ

Sơ đồ 1.2. Cơ cấu tổ chức phòng Hành Chính, Viện Huyết học – Truyền máu
Trung ương
Tiểu kết Chương 1
Trong chương 1, tác giả đã giới thiệu khái quát về viện Huyết học - Truyền máu
Trung ương. Trong đó, tác giả đã tìm hiểu về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện. Bên cạnh đó là tình hình tổ chức của bộ phận
văn thư và lưu trữ của Viện, có thể nhận thấy công tác văn thư và lưu trữ là một trong
những nhiệm vụ của phịng Hành chính, các nhiệm vụ về công tác văn thư và lưu trữ
được quy định trong chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính. Thơng qua việc khái
qt, tìm hiểu về viện và phịng hành chính tác giả đã có cách nhìn tổng quan hơn về
nhiệm vụ thực tập của mình. Đây là cơ sở căn bản để tác giả thực hiện nhiệm vụ thực
tập tốt nghiệp.

10


Chương 2. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ SOẠN THẢO, KÝ BAN
HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC -TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG
2.1. Hoạt động quản lý
2.2.1. Chủ thể và đối tượng quản lý
Chủ thể quản lý: Chủ thể quản lý tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương
là cán bộ, nhân viên có thẩm quyền, là các cá nhân, tổ chức có quyền lực nhất định. Cụ
thể : Viện trưởng, các Phó viện trưởng, Trưởng phịng Hành chính, cá nhân được giao
nhiệm vụ thực hiện công tác Văn thư và lưu trữ của Viện.
Đối tượng quản lý: Đối tượng quản lý tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung
ương là các cán bộ, nhân viên trong cơ quan các đơn vị phòng ban thuộc Viện Huyết
học – Truyền máu Trung ương.

2.2.2. Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật quy định về công tác văn thư và lưu trữ.
Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương thực hiện công tác văn thư và lưu trữ
theo các văn bản quy pháp pháp luật hiện hành do nhà nước ban hành:
- Luật Lưu trữ năm 2011
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác Văn
thư.
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ, Quy
định về quản lý và sử dụng con dấu
Tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương đã ban hành quy chế về công tác
văn thư:
- Quyết định số 1099/QĐ-HHTM ngày 08/6/2021 Ban hành Quy chế công tác
văn thư của Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương [Phụ lục 02]
2.2.5. Hoạt động quản lý công tác văn thư và lưu trữ
Hoạt động quản lý về công tác văn thư tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung
ương trước hết được quản lý bởi lãnh đạo Viện, trực tiếp ban hành quy chế công tác văn
thư trong viện. Đồng thời các cơ quan, đơn vị thuộc Viện thực hiện tốt công tác văn thư
của cơ quan, đơn vị mình, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao, bảo đảm đúng
quy định của pháp luật.
Đơn vị Cơ quan trực tiếp quản lý và phụ trách về Công tác văn thư và lưu trữ của
Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương là Phòng Hành chính. Phịng Hành chính có
nhiệm vụ thực hiện đầy đủ các hoạt động của công tác văn thư, đồng thời kiểm duyệt về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Viện trước khi ký ban hành.

11


2.2. Hoạt động nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn bản
2.2.1. Số lượng văn bản ban hành
Qua quá trình thực tập tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương, tác giả đã

tìm hiểu về số lượng văn bản được ban hành tại Viện qua các năm cụ thể như sau:
Bảng 2.1. Số lượng văn bản ban hành tại Viện Huyết học – Truyền máu
Trung ương giai đoạn 2019-2021
Năm 2019

Năm 2020

Năm 2021

Vị trí cần tuyển

Số
lượng

(%)

Số
lượng

(%)

Số
lượng

(%)

Quyết định

2766


65.1

2898

66.7

2876

60.8

Cơng văn

931

21.9

894

20.6

1196

25.3

Kế hoạch

139

3.3


91

2.1

74

1.6

Thơng báo

104

2.4

144

3.3

193

4.1

Tờ trình

38

0.9

29


0.7

29

0.6

Báo cáo

148

3.5

149

3.4

154

3.3

Các văn bản HC khác

126

3.0

142

3.3


211

4.5

Tổng

4252

100.0

4347

100.0

4733

100.0

Nguồn: Phịng Hành chính
Qua bảng 2.1. có thể thấy, số lượng văn bản ban hành tại Viện Huyết học - Truyền
máu Trung ương ban hành qua các năm từ 2019 đến hết năm 2021 liên tục tăng qua các
năm. Năm 2019, số lượng văn bản được ban hành là 4252 văn bản bao gồm chủ yếu là
Quyết định bao gồm 2766 quyết định, chiếm tỷ lệ 65.1%, công văn bao gồm 931 văn
bản, chiếm tỷ lệ 21.9 %. Bên cạnh đó các loại văn bản khác như kế hoạch, tờ trình, báo
cáo, thơng báo, ... chiếm tỷ lệ 13%.
Tương tự, năm 2020, Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương ban hành 4347
văn bản, tăng 2.2% so với năm 2019. Trong đó Quyết định chiếm tỷ lệ 66.7 %, công văn
chiếm tỷ lệ 20.6 %, các loại văn bản khác chiếm tỷ lệ 12.7%. Đến năm 2021, số lượng
văn bản được ban hành tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương là 4733 văn bản,
tăng 8.9% so với năm 2020, trong đó Quyết định bao gồm 2876 văn bản, chiếm tỷ lệ

60.8 %, công văn bao gồm 1196 văn bản, chiếm tỷ lệ 25.3%, còn lại 13.9% là các văn
bản khác.
Qua số liệu văn bản tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương liên tục tăng
qua các năm từ 2019 đến năm 2021, có thể thấy rằng hoạt động của Viện liên tục phát
triển với nhiều văn bản chỉ đạo, trao đổi với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Viện.
Dưới những ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 từ năm 2019 đến 2021 các văn bản
ngoài nội dung về huyết học và truyền máu, các văn bản của Viện còn bao gồm nhiều

12


văn bản chỉ đạo nghiêm các biện pháp phòng, chống dịch bệnh Covid-19, đồng thời có
các phương án đối phó, phản ứng nhanh với tình hình dịch bệnh...
2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Căn cứ Quyết định số 31/2014/QĐ-TTg, ngày 08/3/2004 của Thủ tướng Chính
phủ về việc thành lập Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương. Căn cứ Quyết định số
2556/QĐ-BYT, ngày 19/6/2017 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành Quy chế tổ
chức và hoạt động của Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương thì Viện Huyết học –
Truyền máu Trung ương được ban hành một số loại văn bản sau:
Đối với văn bản quy phạm pháp luật, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương
khơng có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Tuy nhiên, dựa trên chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn đã được cấp có thẩm quyền giao, Viện Huyết học – Truyền
máu Trung ương có trách nhiệm tham mưu, đề xuất ý kiến về nội dung của văn bản quy
phạm pháp luật có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình đối với Bộ trưởng Bộ
Y tế xem xét, quyết định.
Đối với văn bản hành chính như: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), chỉ
thị, thông báo, cơng văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kế hoạch, phương án, chương trình,
quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, biên
bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ
phép, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, giấy biên nhận.

Ngoài ra, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương còn được phép ban hành
một số loại văn bản chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực Y tế như chứng nhận, giấy
khám sức khỏe, … và văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức cá nhân nước ngoài để
phục vụ hoạt động cũng như mở rộng phạm vi hoạt động, tăng cường mối quan hệ đối
với các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong và ngồi nước của Viện.
Vì vậy, có thể nói Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương có thẩm quyền ban
hành văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành theo đúng quy định của
pháp luật.
2.2.3. Nội dung của văn bản
Qua khảo sát, nhìn chung các văn bản do Viện Huyết học - Truyền máu Trung
ương ban hành là văn bản hành chính, nội dung văn bản chủ yếu mang nội dung về lĩnh
vực y tế, nghiên cứu khoa học, … Vì vậy, các văn bản được ban hành tương đối chính
xác và đảm bảo được các yêu cầu. Nội dung văn bản làm rõ được mục đích ban hành
như văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết cơng việc gì? Kết quả là gì?... Nội dung
văn bản thực tế, phù hợp với quy định, đảm bảo tính chính xác.
Các văn bản được ban hành đều có nội dung văn bản hợp pháp, phù hợp với chủ
trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật Nhà nước, không trái với pháp luật,
quy định của cấp trên. Nội dung văn bản đều đảm bảo được tính khoa học, những văn

13


bản do Viện Huyết học Truyền máu Trung ương ban hành đều có đầy đủ căn cứ pháp lý
cịn hiệu lực và căn cứ thực tiễn, nội dung văn bản logic, bố cục chặt chẽ, không chồng
chéo. Nội dung văn bản của Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương ban hành đều
phù hợp với hình thức văn bản.
2.2.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung
ương được thực hiện theo Quyết định số 1099/QĐ-HHTM, ngày 08/6/2021 Ban hành
Quy chế công tác văn thư của Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương. Quyết định

này ban hành dựa trên những quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Nghị
định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Cơng tác văn thư. Sơ đồ thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản [Phụ lục 02]
2.2.4.1. Quy định chung
1. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có
các bảng, biểu nhưng khơng được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được
trình bày theo chiều rộng.
3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35
mm, cách mép phải 15-20 mm.
4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode
theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
6. Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo [Phụ lục 02]
7. Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản,
không hiển thị số trang thứ nhất.
Thực tế, tác giả nhận thấy một số văn bản tại Viện Huyết học – Truyền máu
Trung ương vẫn canh lề chưa chuẩn, đặc biệt là lề bên phải.
Ví dụ: Cơng văn số 58 HH/TM của Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương
về việc phúc đáp chương trình đánh giá và kế hoạch đánh giá canh lề bên phải 2 cm, bên
trái 2.5 cm [Phụ lục 03]
2.2.4.2. Các thành phần thể thức chính
a. Quốc hiệu:
Được trình bày ở phía trên cùng về phía bên phải của văn bản, gồm hai dịng:
Dịng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”, được trình
bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman đậm, cỡ chữ 12 nét đậm.
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”, được trình bày bằng chữ in
thường, phơng chữ Time New Roman, cỡ chữ 13, kiểu đứng đậm và chữ cái đầu các


14


cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ
ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của dịng chữ.
Cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
b. Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản
Được trình bày ở phía trên cùng về phía bến trái của văn bản.
Dịng trên ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp “BỘ Y TẾ” được trình bày bằng
chữ in hoa, phơng chữ Time New Roman, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (cỡ chữ 12), kiểu
chữ đứng. Dòng dưới ghi tên cơ quan ban hành văn bản “VIỆN HUYẾT HỌC TRUYỀN MÁU TW” được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Time New Roman,
cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (cỡ chữ 12), kiểu chữ đứng đậm, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến
1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Cụ thể:
BỘ Y TẾ
VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TW
c. Số, ký hiệu văn bản
Số, ký hiệu văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Từ
“Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ
đúng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; số của văn bản là số thứ tự văn bản ban hành trong
một năm bắt đầu từ số 01 đến ngày cuối cùng trong năm, với những số nhỏ hơn 10 phải
ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm
chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ.
Ví dụ:
Số: 25/TB-HHTM, Số: 1099/QĐ-HHTM, Số: 966/BYT-HHTM
d. Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản

Địa danh Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương nằm trên địa bàn thành phố
Hà Nội nên địa danh là Hà Nội. Địa danh và ngày, tháng năm được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng;
các chữ cái của đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày,
tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu, tiêu ngữ.
Ví dụ: Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2021.
e. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày
tại ơ số 5a [Phu lục 02];

15


Tên loại văn bản (Quyết định, kế hoạch, thông báo, báo cáo, tờ trình và các loại
văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; trích
yếu nội dung văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ
dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dịng chữ.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế Công tác Văn thư
của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương
Trích yếu nội dung của cơng văn được trình bày dưới số ký hiệu, cỡ chữ 12-13
in thường, đứng; canh giữa dưới số ký hiệu.
Ví dụ:
Số: 236/HHTM-HC
V/v phúc đáp chương trình đánh giá và kế hoạch đánh giá
f. Nội dung văn bản
a) Căn cứ ban hành văn bản
Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng,

nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ
sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số,
ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn
bản . Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng,
cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi
căn cứ phải xuống dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng
dấu chấm (.).
b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu
của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích
yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp
lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
c) Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có
phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương,
mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến
nhỏ theo một trình tự nhất định.
d) Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục,
điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội
dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm

16


Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một
dịng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình
bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một
dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình

bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi
đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có
dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu
chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề,
số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dịng riêng, bằng chữ in thường,
cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng
chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ
của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề,
kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc
1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối
thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
g) Nội dung văn bản được trình bày tại ơ số 6 Phụ lục
g. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Viện trưởng Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương ký tất cả các văn bản do
Viện ban hành.
Trường hợp ký thay Viện trưởngthì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức
vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì
thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ
viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp ký
thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu
cơ quan, tổ chức.
Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký
văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh
dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn
bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do
người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.


17


Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người
có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics
(.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký. Quyền
hạn, chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ đứng, đậm.Họ và tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ
chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người
ký.
Ví dụ:
VIỆN TRƯỞNG

KT. VIỆN TRƯỞNG
PHĨ VIỆN TRƯỞNG

Bạch Quốc Khánh

Nguyễn Hà Thanh

TUQ. VIỆN TRƯỞNG
TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH

Cù Thị Lan Anh
h. Dấu của cơ quan
Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Viện Huyết học – Truyền
máu Trung ương được quy định tại Chương IV. Quy chế công tác văn thư của Viện
Huyết học – Truyền máu Trung ương (Ban hành kèm theo Quyết định số 1099/QĐHHTM về Công tác văn thư của Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương).
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ

chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của
dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người
có thẩm quyền về bên trái.
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể
hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ
quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn
bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số
của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

18


Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo. Hình ảnh chữ ký số
của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký
(ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình
bày bằng phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu
đen.
k. Nơi nhận
Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức
cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn): Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan,
tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một cơ
quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân trở lên thì xuống dịng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm
cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu
dịng (-), cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch
đầu dịng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:).
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): Từ “Nơi
nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức

vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12,
kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn
bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được
trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-) sát lề trái, cuối dịng có
dấu chấm phẩy (;), dịng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp
theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo
văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).
Ví dụ:
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Y tế (để báo cáo);
- Viện trưởng;
- Lưu: VT, VTTBYT.

2.2.5. Ngôn ngữ của văn bản
Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương là đơn vị sự nghiệp công lập trực
thuộc Bộ Y tế, được phép ban hành văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành theo quy
định chung của cấp có thẩm quyền và tham gia xây dựng các văn bản quy phạm pháp
luật khi cấp có thẩm quyền giao.
Nhìn chung, văn phong ngơn ngữ được dùng trong các văn bản tại Viện Huyết
học – Truyền máu Trung ương là phong cách ngôn ngữ hành chính, sử dụng ngơn ngữ

19


Tiếng Việt và một số từ ngữ chuyên ngành một cách chính xác, khơng sử dụng từ đồng
nghĩa hay từ nhiều nghĩa trong văn bản.
Các câu trong văn bản đã được người soạn thảo viết ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu,
nghĩa các câu văn phù hợp với chủ đề văn bản.

Bố cục nội dung của các văn bản do Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương
ban hành đã áp dụng đúng theo các quy định của của Viện ban hành, có sự thống nhất
với quy định của Nhà nước và đã theo một trình tự hợp lý, có sự logic với nhau, không
mẫu thuẫn, không trùng lặp với nhau.
2.2.6. Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản
Bước 1. Soạn thảo văn bản
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần
soạn thảo, Viện trưởng hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì
soạn thảo văn bản.
Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc:
Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập,
xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình
bày.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài
việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo
(nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, lãnh đạo Viện cho ý kiến vào
bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị
chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước lãnh đạo
Viện và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được
giao.
Bước 2. Duyệt bản thảo văn bản
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung
thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Bước 3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước
Viện trưởng và trước pháp luật về nội dung văn bản.
Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải

kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Viện trưởng và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản.
Bước 4. Ký ban hành văn bản

20


Viện trưởng có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có
thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một
số văn bản thuộc thẩm quyền của Viện trưởng. Trường hợp Phó viện trưởng được giao
phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Trong trường hợp đặc biệt, Viện trưởng có thể ủy quyền cho người đứng đầu các
đơn vị thuộc Viện ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa
ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy
quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn
bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan,
tổ chức ủy quyền.
Viện trưởng có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa
lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay.
Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế
công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký
ban hành. Viện trưởng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ
quan, tổ chức ban hành.
Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng
các loại mực dễ phai.
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh
chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về Cơng tác Văn thư của Chính phủ.
* Tuy nhiên hoạt động về nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn bản tại Viện

Huyết học – Truyền máu Trung ương tác giả nhận thấy vẫn còn một số văn bản ban
hành chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn bản. Cụ
thể là các quy định chung về thể thức như canh lề, dãn dòng, …đặc biệt là các mẫu văn
bản quy định theo Quyết định 1099/QĐ-HHTM không thống nhất với Nghị định
30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về thể thức của địa danh, ngày tháng,
năm về canh lề.
Một số văn bản ban hành vẫn còn các lỗi về kỹ thuật soạn thảo văn bản. Trong
thời gian thực tập tại đây, tác giả đã tổng hợp được một số văn bản.
Ví dụ: Cơng văn số 58HH/TM, ngày 12 tháng 01 năm 2022 của Viện Huyết học
– Truyền Máu Trung ương về việc phúc đáp chương trình đánh giá và kế hoạch đánh
giá [Phụ lục 03]
Qua cơng văn có thể thấy rằng cơng văn có một số lỗi như sau:
- Quốc hiệu và tên cơ quan, đơn vị thiếu đường kẻ ngang, gạch nối ở đường
- Số, ký hiệu của công văn viết sai

21