BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI:
NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN. TÌM HIỂU THỰC TẾ TẠI VIỆN HUYẾT HỌC –
TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NÀY
BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Công tác văn thư và Lưu trữ

Hà Nội - 2022


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ..................................................................................................... 1
PHẦN NỘI DUNG ................................................................................................. 2
I. NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ
CƠ QUAN .......................................................................................................................... 2
1.1. Một số khái niệm ............................................................................................. 2
1.1.1. Khái niệm “Hồ sơ” ......................................................................................... 2
1.1.2. Khái niệm “Lập hồ sơ” ................................................................................... 2
1.1.3. Khái niệm “Nộp lưu hồ sơ” ............................................................................ 2
1.1.4. Khái niệm “Lưu trữ cơ quan” ......................................................................... 2
1.1.5. Các loại hồ sơ ................................................................................................. 2
1.2. Nội dung lập hồ sơ ........................................................................................... 3
1.2.1. Trách nhiệm lập hồ sơ .................................................................................... 3
1.2.2. Xây dựng Danh mục hồ sơ ............................................................................. 4
1.2.3. Quy trình lập hồ sơ ......................................................................................... 4
1.2.4. Yêu cầu của lập hồ sơ ..................................................................................... 8
1.3. Nội dung nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan .................................. 8

1.3.1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ..................................... 8
1.3.2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu ................................................................. 9
1.3.3. Thủ tục ............................................................................................................ 9
1.3.3. Quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan .................................. 10
1.4. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan................................................................................................................................... 11
II. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU
TRỮ CƠ QUAN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC NÀY...... 11
2.1. Cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Viện
Huyết học-Truyền máu Trung ương ............................................................................. 11
2.1.1. Giới thiệu vài nét về Viện huyết học-Truyền máu Trung ương ................... 11
2.1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ
phận văn thư, lưu trữ tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương ............................... 12
2.1.3. Thực trạng công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại
Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương ...................................................................... 13
2.2. Nhận xét về công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương. ........................................................... 17
2.2.1. Ưu điểm ........................................................................................................ 17
2.2.2. Hạn chế ......................................................................................................... 17
2.2.3. Nguyên nhân của những hạn chế ................................................................. 18


2.3. Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ, nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương . 18
2.3.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, viên chức về công tác lập hồ
sơ........................................................................................................................................ 18
2.3.2. Ban hành các văn bản quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan ................................................................................................ 19
2.3.3. Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ cơ quan. ........................................................................................................... 19
2.3.4. Bổ sung, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức,
nhân viên chuyên môn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ....................................................... 19
2.3.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của
Viện. .................................................................................................................................. 19
KẾT LUẬN ........................................................................................................... 20
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................ 21
PHỤ LỤC .............................................................................................................. 22


PHẦN MỞ ĐẦU
Cơng tác văn thư và lưu trữ nói chung có vai trị đặc biệt quan trọng trong hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan,
tổ chức đã hình thành nhiều loại văn bản, giấy tờ và những văn bản, giấy tờ đều được lưu
giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt
động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Các loại văn bản, giấy tờ này giúp nâng cao hiệu suất
công việc, đáp ứng kịp thời các yêu cầu tra cứu của tổ chức, cá nhân.
Nội dung của công tác văn thư được quy định theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày
05/3/2020 của Chính phủ về Cơng tác văn thư ba gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản;
quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử
dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Việc lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ có vai trò quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức, trở thành
phương tiện để theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó có thể kiểm tra,
đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng,
hiệu quả.
Tại Điều 9, Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Người được giao giải quyết, theo dõi
công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về cơng việc được giao và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…”. Điều đó có thể khẳng định tầm quan trọng, vai
trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân, tổ chức trong cơng tác văn thư nói chung và công tác

lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nói riêng.
Đánh giá được tầm quan trọng của cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan cũng như trách nhiệm của từng cá nhân đối với công tác văn thư và lưu trữ. Với
những kiến thức được tiếp thu từ học phần “Công tác văn thư và lưu trữ” em đã lựa chọn
đề tài: “Nội dung lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Tìm hiểu thực
tế tại viện Huyết học - Truyền máu Trung ương và đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu
quả công tác này” để làm bài tâp lớn.
Đối tượng nghiên cứu: Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan tại Viện Huyết học- Truyền máu Trung ương
Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu, phân tích, tổng hợp để nghiên
cứu, tìm hiểu cơ sở lý luận về cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, thực trạng và đề xuất
biện pháp nân cao hiệu quả công tác này tại Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương.


2
PHẦN NỘI DUNG
I. NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ
CƠ QUAN
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm “Hồ sơ”
Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau: “Hồ
sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ
thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [5, tr.2].
Theo Khoản 14, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ về cơng tác văn thư thì: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau
về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong
q trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, cá nhân” [4, tr.2].
1.1.2. Khái niệm “Lập hồ sơ”

Theo khoản 11, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ là việc tập
hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc của cơ quan,
tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [5, tr2].
Theo Khoản 15, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ về cơng tác văn thư thì: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình
thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [4, tr.2].
1.1.3. Khái niệm “Nộp lưu hồ sơ”
Nộp lưu hồ sơ là tập hợp những hồ sơ đã kết thúc có thời hạn bảo quản từ 05 năm
trở lên từ bộ phận chuyên môn cho bộ phận lưu trữ theo quy trình và phương pháp nhất
định.
1.1.4. Khái niệm “Lưu trữ cơ quan”
Theo Khoản 4, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện
hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.”
1.1.5. Các loại hồ sơ
Trong hoạt động ở các cơ quan, tổ chức thường hình thành 3 loại hồ sơ cơ bản, đó
là: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.
Theo Giáo trình Văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao Động năm
2016), các loại hồ sơ này được định nghĩa như sau:
- Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề một
sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên gọi, tác giả, ... hình thành trong q trình giải quyết
cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị [3, tr154].


3
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng
mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc
của cơ quan, tổ chức, cá nhân [3, tr154].
- Hồ sơ nhân sự: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ sơ
đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ...) [3, tr154].

1.2. Nội dung lập hồ sơ
1.2.1. Trách nhiệm lập hồ sơ
Theo Điều 9, Luật Lưu trữ 2011 thì Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan như sau:
1. Người được giao giải quyết, theo dõi cơng việc của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
trước khi nghỉ hưu, thơi việc hoặc chuyển cơng tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài
liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan.
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc
lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan
Theo Điều 31, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Cơng
tác Văn thư thì Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan bao
gồm:
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn
việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan,
tổ chức cấp dưới.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ
quan, tổ chức.
3. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
a) Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng
đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào
Lưu trữ cơ quan.
b) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về

công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo
đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ,
tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.


4
d) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp
lưu để phục vụ cơng việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn
bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ
sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
đ) Cán bộ, viên chức , viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi
nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao tồn bộ hồ sơ, tài
liệu hình thành trong q trình cơng tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ
quan, tổ chức.
1.2.2. Xây dựng Danh mục hồ sơ
Thông thường Danh mục hồ sơ do cán bộ phụ trách công tác văn thư (hoặc công tác
lưu trữ) của cơ quan dự thảo, rồi gửi xuống các phịng, ban đơn vị có liên quan góp ý kiến;
trên cơ sở ý kiến đóng góp của các đơn vị, văn thư cơ quan điều chỉnh, bổ sung và trình
thủ trưởng cơ quan duyệt, ký, ban hành. Tuy nhiên cũng có thể xây dựng danh mục hồ sơ
bằng cách ngược lại: Từng phòng, ban, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong
năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán bộ phụ trách công tác văn thư hoặc lưu trữ cơ
quan làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành văn bản danh mục hồ sơ của
tồn cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan duyệt và ký ban hành.
Dù được thực hiện theo cách nào thì khi xây dựng danh mục hồ sơ cũng được thực
hiện qua 5 bước, cụ thể như sau:
Bước 1: Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của Danh mục hồ sơ (có thể xây
dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan).
Bước 2: Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị, người lập.
Bước 3: Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ: Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của

nhà nước để dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Bước 4: Sắp xếp, đánh số và ký hiệu hồ sơ: Số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ
tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng chữ viết tắt) của đề mục lớn.
Bước 5: Hoàn thiện dự thảo và trình ký: Bộ phận văn thư, lưu trữ trình bộ phận Văn
phịng hoặc Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành vào đầu năm.
Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các cá nhân, đơn vị có liên
quan để thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục.
Trong q trình thực hiện nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế thì kịp thời sửa
đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của đơn vị mình để văn thư tổng hợp, bổ sung vào
Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
1.2.3. Quy trình lập hồ sơ
Lập hồ sơ được thực hiện qua 3 bước, cụ thể như sau:
Bước 1: Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như:
Số và ký hiệu hồ sơ; tên đề mục và tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ
sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.


5
Đối với những hồ sơ có trong Danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên căn cứ vào Danh
mục hồ sơ đã ban hành để mở hồ sơ theo những thơng tin đã có trong Danh mục hồ sơ.
Đối với những hồ sơ khơng có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn
bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu để mở hồ sơ.
Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức hoặc được nhiệm vụ được giao và
kinh nghiệm cơng tác (trong trường hợp chưa có danh mục hồ sơ), cán bộ, viên chức , viên
chức có trách nhiệm mở hồ sơ về những công việc mà mình theo dõi, giải quyết. Đối với
những cơ quan, tổ chức đã có danh mục hồ sơ thì việc mở hồ sơ có thể được giao cho cán
bộ văn thư, lưu trữ thực hiện, sau đó chuyển bìa hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân để lập hồ
sơ.

Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết
thúc và hồn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.Trong năm, nếu có những cơng
việc phát sinh thì cán bộ, viên chức , viên chức cũng phải mở hồ sơ về những cơng việc
thuộc trách nhiệm của mình.
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu
phim, ảnh, ghi âm. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh
đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo.. bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ
sơ, tránh bị thất lạc. Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản
không liên quan trực tiếp, khơng thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ
sơ.
Sau khi mở hồ sơ, cán bộ, viên chức , viên chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật
đúng và đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc
vào hồ sơ tương ứng từ văn bản đầu tiên cho tới các phiếu trình, ý kiến tham gia của các
đơn vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo, giải quyết của lãnh đạo, văn bản đi của cơ quan, tổ chức
và những tài liệu tham khảo cần thiết.
Ví dụ 1: Hồ sơ về kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch bao gồm:
- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác kế hoạch;
- Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch cho cơ quan;
- Kế hoạch chính thức của cơ quan đã được phê duyệt;
- Văn bản điều chỉnh, bổ sung kế hoạch;
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch.
Ví dụ 2: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm bao gồm:
- Tờ trình về kế hoạch tổ chức hội nghị;
- Chương trình hội nghị;
- Lời khai mạc;
- Dự thảo báo cáo tổng kết;
- Các báo cáo tham luận;



6
- Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;
- Nghị quyết hội nghị;
- Biên bản hội nghị.
Bước 3: Kết thúc hồ sơ và biên mục hồ sơ
Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
Đối với những hồ sơ đã kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn
bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời
hạn bảo quản của hồ sơ; chinh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện,
kết thúc hồ sơ.
Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm
trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng
từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
Đối với những hồ sơ hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện
việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
Sau khi giải quyết xong cơng việc thì hồ sơ cũng kết thúc. Để hồn chỉnh hồ sơ về
cơng việc mà mình đã theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
- Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ. Đối với
những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản nhiều thì nên phân chia thành các tập – đơn vị bảo
quản một cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
- Xác định giá trị tài liệu
+ Xem xét, loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu đã có
bản gốc, bản chính (trừ bản thảo văn bản quy phạm pháp luật và bản thảo văn bản về những
vấn đế quan trọng có ghi các ý kiến chỉ đạo, giải quyết hay ý kiến tham gia khác nhau), tài
liệu tham khảo khơng thực sự cần thiết.
+ Sốt xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ căn cứ vào thực tế tài liệu có trong hồ sơ
và chỉnh sửa cho phù hợp.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ
+ Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các văn bản,

tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi,
giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết sau này được
thuận tiện.
+ Phương pháp sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định, bảo đảm
phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực
tế. Một số cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
Cách 1: Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản: đối với những hồ sơ được lập theo đặc
trưng chủ yếu là tên loại văn bản.
Ví dụ: Quyết định của Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội về việc nâng lương cho
cán bộ, viên chức năm 2019


7
Cách 2: Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải
quyết cơng việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc
Ví dụ: Hồ sơ về việc tổ chức thi kế toán của Chi cục Kho bạc Nhà nước Hà Nội năm
2020
Cách 3: Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vần ABC... tên gọi tác giả, tên địa
danh: đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả; của các tác giả của một
cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng cấp nhưng thuộc nhiều địa phương
khác nhau.
Nếu hồ sơ có phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì nên đưa phim, ảnh vào bì;
băng, đĩa vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ hoặc nếu để riêng thì phải có chỉ dẫn.
- Chỉnh sửa, hồn thiện tiêu đề hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu trong hồ sơ chưa phù
hợp với tiêu đề hồ sơ được dự kiến trong danh mục.
- Biên mục hồ sơ
Việc biên mục hồ sơ gồm những nội dung sau:
+ Đánh số tờ:
Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu

tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chữ số
ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh
lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của tờ
trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót khơng đánh
số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b.
Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sung vào
thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.
+ Viết mục lục văn bản:
Ghi các nội dung thơng tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản
được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ.
+ Viết chứng từ kết thúc:
Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) và đặc
điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng
từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ. Việc
đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo
quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).
+ Viết bìa hồ sơ:
Ghi các thơng tin: tên phơng, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian
bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời
được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ.
Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết tắt những
từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;
Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.


8
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc và
biên mục hồ sơ; hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết và ghi
vào danh mục hồ sơ năm sau.
1.2.4. Yêu cầu của lập hồ sơ

- Lập hồ sơ phải được tiến hành song song với q trình giải quyết cơng việc
Lập hồ sơ phải được thực hiện trong suốt q trình giải quyết cơng việc của cán bộ,
viên chức nghĩa là phải được tiến hành song song với tiến trình giải quyết cơng việc của
cán bộ, viên chức là khi bắt đầu thực hiện một công việc, cán bộ viên chức cần mở hồ sơ,
thu thập cập nhật toàn bộ văn bản, tài liệu phát sinh vào hồ sơ. Khi cơng việc kết thúc thì
thực hiện kết thúc hồ sơ và hồ sơ được hoàn thành chờ nộp lưu vào lưu trữ theo quy định.
- Lập hồ sơ phải tuân thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ
Quy trình, phương pháp lập hồ sơ đã được quy định cụ thể trong Nghị định, Thông
tư hướng dẫn của Chính phủ và các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư nhằm
hướng dẫn cán bộ, viên chức lập hồ sơ khi giải quyết cơng việc. Để lập được những bộ hồ
sơ có chất lượng thì khi lập hồ sơ địi hỏi cán bộ, viên chức phải tuân theo những quy trình,
phương pháp về lập hồ sơ cụ thể là các phương pháp về việc mở hồ sơ; thu thập, cập nhật
văn bản, tài liệu vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ.
- Lập hồ sơ phải do cán bộ, viên chức chuyên môn thực hiện
Hồ sơ được lập khi công việc bắt đầu và hồn thiệc hồ sơ khi cơng việc kết thúc là
trách nhiệm của cán bộ, viên chức chuyên môn. Bởi chỉ những người trực tiếp theo dõi,
giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình lập hồ sơ mới hiểu được quá
trình, diễn biến của sự việc từ khi công việc phát sinh đến khi công việc kết thúc. Khi lập
hồ sơ cán bộ, viên chức chuyên môn sẽ biết hồ sơ gồm những tài liệu gì do đó họ sẽ là
người thu thập, cập nhật tài liệu liên quan đến cơng việc đầy đủ, chính xác nhất.
- Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo các yêu cầu sau:
Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức hình thành
hồ sơ.
Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản
ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị
Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản
Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác
1.3. Nội dung nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1.3.1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Theo Điều 11, Luật Lưu trữ 2011 thì thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan bao gồm:
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định
tại điểm b khoản này;


9
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết tốn đối với hồ sơ, tài
liệu xây dựng cơ bản.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu
quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ cơng việc thì phải được người đứng đầu cơ quan,
tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày
đến hạn nộp lưu.
Theo Khoản 2, Điều 30, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ
về Cơng tác Văn thư thì thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan bao gồm:
a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng
trình được quyết tốn.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
Luật lưu trữ
1.3.2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu
Thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi đơn vị, cá nhân thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ
hiện hành của cơ quan, tổ chức bao gồm tồn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá
nhân đó, trừ những tài liệu sau:
Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn bản chỉ đạo của Đảng; văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực, vấn đề
nhất định được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc) được lưu tại đơn vị, cá
nhân thực hiện và được huỷ theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,

tổ chức.
Các văn bản, tài liệu được gửi đến để biết, để tham khảo hoặc để phối hợp thực
hiện nhưng không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân.
Theo Khoản 1, Điều 30, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ
về Cơng tác Văn thư thì : “Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần,
đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.”
1.3.3. Thủ tục
Bước 1. Chuẩn bị giao nộp:
Để nộp lưu hồ sơ đầy đủ có giá trị, mặt khác khơng nộp lưu những hồ sơ khơng có
giá trị. Cán bộ lưu trữ cần phối hợp cán bộ văn thư lập danh sách những hồ sơ cần nộp lưu
Những đơn vị hình thành hồ sơ, cán bộ chun mơn có trách nhiệm rà soát hồ sơ đã
lập. Nếu chưa lập hồ sơ đầy đủ hoàn chỉnh phải hoàn thiện hồ sơ để chuẩn bị nộp lưu vào
lưu trữ cơ quan
Sắp xếp hồ sơ theo STT trong mục lục nộp lưu vận chuyển hồ sơ đến lưu trữ cơ
quan
Đối với những hồ sơ chưa giải quyết xong thì chưa nộp lưu. Những hồ sơ cần tiếp
tục nghiên cứu thì phải làm thủ tục mượn lại
Bước 2. Lập mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu


10
Cán bộ chun mơn ở các đơn vị hồn thiện hồ sơ, thống kê vào mục lục của đươn
vị để tiến hành giao nộp
Bước 3. Thủ tục giao nộp:
Các đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu
Cán bộ lưu trữ cơ quan đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ, kiểm tra và
yêu cầu các đơn vị hoàn thiện hồ sơ chưa đạt yêu cầu
Việc nộp lưu được thực hiện theo Khoản 3 Điều 30, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của
Chính phủ về Cơng tác Văn thư thì Thủ tục nộp lưu bao gồm:
a) Đối với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản
“Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định này. Đơn vị, cá nhân
nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
b) Đối với hồ sơ điện tử
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ
sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính
xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử
trên Hệ thống.
1.3.3. Quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Để việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đạt hiệu quả thì khi tiến hành
nộp lưu cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Xây dựng và ban hành Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu
trữ cơ quan. Kế hoạch cần ghi rõ khối tài liệu, thời gian, địa điểm để các đơn vị có hồ sơ,
tài liệu nộp lưu có thời gian chuẩn bị để nộp lưu đúng thành phần theo Kế hoạch.
Bước 2: Tiến hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu Căn cứ vào Kế hoạch đã ban hành, các
đơn vị tập, cá nhân hoàn thiện việc lập hồ sơ; Xác định những hồ sơ có giá trị lưu trữ và
thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. Đối với những hồ sơ đến hạn nộp lưu
nhưng cần giữ lại đơn vị để phục vụ công việc phải được sự đồng ý về thời hạn nộp lưu
của Thủ trưởng cơ quan.
Cán bộ phụ trách công tác văn thư căn cứ vào Danh mục hồ sơ và Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu đã lập tiến hành kiểm điểm, đối chiếu hồ sơ, tài liệu theo thực tế thực hiện
tiếp nhận hồ sơ, tài liệu kèm “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; Trường hợp phát hiện thiếu
hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung.
Bước 3: Hoàn thành thủ tục giao nộp: Hai bên tiến hành lập Biên bản giao nhận tài
liệu ghi rõ thời gian, địa điểm giao nhận, bên giao, bên nhận, tên khối tài liệu giao nộp,
thời gian của tài liệu, số lượng tài liệu, tình trạng tài liệu giao nộp; Biên bản phải được lập
thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản có giá trị như nhau.
Bước 4: Báo cáo kết quả thu thập Hồ sơ, tài liệu: Sau mồi đợt thu thập hồ sơ, tải
liệu, cán bộ văn thư lập báo cáo kết quả thu thập hồ sơ, tài liệu báo cáo Chánh văn phòng



11
về số lượng, chất lượng hồ sơ được giao nộp, khó khăn, vướng mắc, tồn tại, hạn để có
hướng giải quyết.
1.4. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
Trong phạm vi từng cơ quan, việc lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa như sau:
- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, viên chức
- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
II. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU
TRỮ CƠ QUAN TẠI VIỆN HUYẾT HỌC - TRUYỀN MÁU TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỀ
XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NÀY.
2.1. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Viện
Huyết học-Truyền máu Trung ương
2.1.1. Giới thiệu vài nét về Viện huyết học-Truyền máu Trung ương
2.1.1.1. Lịch sử hình thành
Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương ra đời vào ngày 31/12/1984 theo Quyết
định số 1531/BYT-QĐ của Bộ trưởng Bộ Y tế với tên gọi ban đầu là Viện Huyết học và
Truyền máu, thuộc Bệnh viện Bạch Mai, do GS. Bạch Quốc Tuyên là Viện trưởng. Viện
thành lập trên cơ sở sáp nhập hai đơn vị là Khoa Huyết học - Truyền máu và Phòng Bệnh
máu (C5).
Ngày 29/5/1990, Bộ Y tế ký Quyết định số 427/BYT-QĐ phê duyệt luận chứng kinh
tế, kỹ thuật cải tạo, mở rộng Viện Huyết học và Truyền máu, Bệnh viện Bạch Mai. Giai
đoạn này số lượng các khoa phòng đã tăng lên, cán bộ nhân viên lên đến 100 người, trang
thiết bị đã đầy đủ và đồng bộ hơn trước.
Sau 20 năm thành lập (1984-2004), Viện đã có những bước tiến dài về mọi mặt và
nhiệm vụ đặt ra là phải xây dựng viện chuyên khoa đầu ngành để chỉ đạo chuyên môn, đào
tạo cán bộ chuyên khoa, phát triển chuyên khoa sâu về Huyết học – Truyền máu để tăng

cường năng lực chẩn đoán và điều trị bệnh máu, bảo đảm cung cấp máu và chế phẩm máu
an toàn cho nhu cầu điều trị tại Hà Nội và các khu vực lân cận.
Ngày 08/3/2004, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương chính thức tách ra hoạt
động độc lập, trực thuộc Bộ Y tế (theo quyết định số 31/2004/QÐ-TTg của Thủ tướng
Chính phủ). Đây là dấu mốc quan trọng để Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương thể
hiện rõ vị trí, vai trị của mình trong cơng tác chăm sóc sức khỏe nhân dân, xứng đáng là
Viện chuyên khoa đầu ngành, ngang tầm với khu vực và quốc tế.
Trong những năm qua, lượng máu tiếp nhận được hàng năm đã tăng lên nhanh
chóng. Từ chỗ mới đạt gần 3.500 đơn vị máu vào năm 1994 và chỉ có khoảng 10% lượng
máu tiếp nhận từ người hiến máu tình nguyện, đến năm 2019, lượng máu tiếp nhận đã đạt
hơn 355.000 đơn vị, trong đó tỷ lệ hiến máu tình nguyện chiếm trên 98%. Trung tâm Máu
Quốc gia đã điều chế được trên 640.000 đơn vị chế phẩm máu có chất lượng, đảm bảo an


12
toàn truyền máu, cung cấp cho 170 bệnh viện phục vụ nhu cầu cấp cứu, điều trị của 25
tỉnh, thành khu vực phía Bắc.
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
a. Chức năng
Viện là tuyến cao nhất trong lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh về chuyên
khoa huyết học và tổ chức công tác truyền máu; nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ
khoa học kỹ thuật; đào tạo, đào tạo bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực y tế; chỉ đạo tuyến
và hợp tác quốc tế về lĩnh vực chuyên khoa huyết học và truyền máu; tổ chức các dịch vụ
y tế khác phù hợp với khả năng của Viện theo quy định của pháp luật.
b. Nhiệm vụ
Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương có các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như
sau:
Tham mưu trình cấp có thẩm quyền đề xuất xây dựng văn bản quy phạm pháp luật
liên quan đến công tác tổ chức, chỉ đạo, quản lý, chuyên môn về lĩnh vực huyết học, truyền
máu và tế bào gốc; Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển từng giai đoạn và kế hoạch

hoạt động hằng năm của Viện trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt và tổ chức
thực hiện; Công tác khám bệnh, chữa bệnh; Công tác phịng bệnh; Cơng tác truyền máu và
tế bào gốc; Công tác nghiên cứu khoa học; Đào tạo, đào tạo bồi dưỡng nhân lực y tế; Công
tác chỉ đạo tuyến; Hợp tác quốc tế; Quản lý đơn vị; Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy
định của pháp luật.
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức [Phụ lục 01]
2.1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư, lưu trữ tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương
2.1.2.1. Tình hình tổ chức
Bộ phận Văn thư của Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương là một bộ phận thuộc
phịng Hành chính của Viện. Bộ phận Văn thư thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn
thư và lưu trữ của viện bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu
khóa bí mật trong cơng tác văn thư. Phịng Hành chính nằm tại Tầng 10 tịa nhà H, Viện
Huyết học – Truyền máu Trung ương
Điện thoại: (024) 3.782.1892 (số máy lẻ 663)
Email:
Phụ trách phòng: ThS. Cù Thị Lan Anh
Số cán bộ nhân viên: 05 trong đó có 01 nhân viên phụ trách công tác văn thư và lưu
trữ.
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của phịng Hành chính
a. Chức năng
Thực hiện công tác tham mưu, giúp việc Đảng ủy, Ban Lãnh đạo Viện tổng hợp,
theo dõi và đôn đốc các đơn vị thuộc Viện thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và
Quy chế làm việc của Đảng ủy. Tổ chức thực hiện cơng tác hành chính; Cơng tác văn


13
phịng Đảng, Cơng đồn, Đồn thanh niên; Cơng tác thư ký; Công tác văn thư, lưu trữ;
Công tác lễ tân; Cơng tác Văn phịng Trung tâm Máu Quốc gia.

b. Nhiệm vụ
- Cơng tác hành chính
- Cơng tác văn phịng Đảng, Cơng đồn, Đồn thanh niên
- Cơng tác thư ký
- Cơng tác văn thư, lưu trữ: Thực hiện ban hành và bổ sung, sửa đổi (khi cần thiết)
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương. Tổ chức
thực hiện và quản lý các văn bản đi, văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác
văn thư. Quản lý và sử dụng con dấu của Viện và bộ tên khắc của Ban Lãnh đạo Viện, các
tổ chức đoàn thể và các cán bộ chủ chốt theo quy định hiện hành. Sao y bản chính các giấy
tờ hành chính trong phạm vi được ủy quyền. Quản lý theo dõi và gửi các văn bản đi. Thực
hiện cơng tác lưu trữ chính xác, khoa học, đầy đủ công văn đi, đến; định kỳ đóng thành
tập, đưa vào kho lưu trữ, cất giữ và phục vụ kịp thời, chính xác cho việc khai thác tài liệu.
Tiếp nhận mọi loại văn bản được chuyển đến qua các đường: V-office, Bưu điện, fax, email
Chuyển các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện trên văn bản đến các Trưởng đơn vị, các cá
nhân có trách nhiệm giải quyết.
- Công tác lễ tân, phục vụ
- Công tác Văn phòng Trung tâm Máu Quốc gia
2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức phịng Hành chính [Phụ lục 02]
2.1.3. Thực trạng cơng tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương
2.1.3.1. Tổ chức công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Cán bộ, viên chức và nhân viên của Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương đã có
sự quan tâm nhất định đến cơng tác lập hồ sơ, tuy nhiên có thể nhận thấy sự quan tâm đã
có nhưng chưa đủ. Nhiều bộ phận chuyên môn khi giải quyết công việc chưa lập hồ sơ
hoặc lập theo hình thức đối phó, lập cho có… nhưng chưa có biện pháp xử lý.
Qua tìm hiểu tại các bộ phận chuyên môn thuộc Viện Huyết học-Truyền máu Trung
ương thì việc triển khai các hoạt động công tác lập hồ sơ đã được nghe triển khai thông
qua các buổi sinh hoạt chuyên môn, thông qua Hội nghị triển khai chuyên đề, thông qua
các lớp tập huấn, thơng qua hình thức khác như qua văn bản, họp cơ quan. Việc kiểm tra
của bộ phận chuyên môn phụ trách cơng tác văn thư lưu trữ từng phịng hay kiểm tra chéo

giữa các bộ phận về công tác lập hồ sơ chưa được thực hiện.
Công tác tổ chức, bố trí viên chức làm cơng tác Văn thư - Lưu trữ tại Viện Huyết
học-Truyền máu Trung ương do phòng Hành chính phụ trách có cán bộ làm cơng tác văn
thư và lưu trữ, số lượng là 01 người, có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ, hiện tại đang
học liên thơng trình độ Đại học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Ngoài ra, khi văn thư
của Viện vắng mặt thì các nhiệm vụ cơng tác văn thư sẽ được bàn giao cho Trưởng phịng
Hành chính hoặc nhân viên khác trong viện theo chức năng, nhiệm vụ.


14
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan: Trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ gồm nhiều loại khác nhau
chủ yếu là bìa, hộp, cặp, giá, kệ… giúp cho việc lập hồ sơ được thuận lợi, hồ sơ được bảo
vệ an tồn, chống những tác nhân có hại cho hồ sơ, tài liệu.
2.1.3.2. Hoạt động nghiệp vụ
a. Xây dựng danh mục hồ sơ
Theo Báo cáo cơ sở công tác văn thư năm 2021, các bộ phận tại Viện Huyết họcTruyền máu Trung ương đã xây dựng được Danh mục hồ sơ.
Theo kết quả tìm hiểu, căn cứ chủ yếu để xây dựng Danh mục hồ sơ ở các phịng
chun mơn chủ yếu dựa vào Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu
tổ chức và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, một căn cứ cơ bản và quan trọng nhất là Kế
hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan lại ít được chú ý khi xây dựng Danh mục
hồ sơ. Điều đó cho thấy một số bộ phận tại Viện không nắm rõ các căn cứ cần thiết khi xây
dựng Danh mục hồ sơ hàng năm hay bản thân họ cũng không được triển khai, góp ý, lấy ý
kiến khi cơ quan tiến hành xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm hay thậm chí họ cũng
khơng biết trong đơn vị có Danh mục hồ sơ hoặc Danh mục hồ sơ là gì và được dùng để
làm gì.
Một số cán bộ, viên chức và người lao động đang làm việc tại Viện chưa nhận thức
đúng về Danh mục hồ sơ cũng như chưa căn cứ vào Danh mục hồ sơ để lập hồ sơ. Thực tế
viên chức, người lao động làm việc tại Viện chỉ lập hồ sơ khi phát sinh công việc hay thậm
chí có nhiều viên chức chun mơn khơng lập hồ sơ khi giải quyết công việc.

Theo quy định, mỗi năm căn cứ vào số lượng hồ sơ phát sinh, viên chức, nhân viên,
người lao động phụ trách chuyên môn cần đề xuất sửa đổi bổ sung để Danh mục hồ sơ
được hoàn thiện sát với thực tế của đơn vị. Tuy nhiên hiện nay việc lập Danh mục hồ sơ ở
các bộ phận tại Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương đang xây dựng theo kiểu đối phó,
để chấm điểm thi đua vào cuối năm nên chất lượng của Danh mục hồ sơ không cao.
b. Lập hồ sơ
- Trách nhiệm lập hồ sơ:
Khi tìm hiểu về trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, tác nhận thấy còn nhiều cán bộ,
viên chức, nhân viên cho rằng đó là nhiệm vụ của Văn thư cơ quan và Lưu trữ cơ quan.
Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của hồ sơ, bởi nếu viên chức, nhân viên khi
lập hồ sơ khơng xác định được trách nhiệm vụ mình dẫn đến thiếu trách nhiệm trong lập
hồ sơ thì việc thẩm định chất lượng để bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ đối với lưu trữ hiện hành
trở nên rất khó khăn.
- Việc lập hồ sơ nguyên tắc:
Để giải quyết công việc nhanh, hiệu quả, đúng quy định thì việc lập hồ sơ nguyên
tắc là cần thiết. Việc lập hồ sơ nguyên tắc được thực hiện khá tốt ở một số phịng chun
mơn như: Phòng Tổ chức cán bộ, phòng kế hoạch tổng hợp, phịng hành chính, phịng cơng
tác xã hội ... Tại các phịng này viên chức, nhân viên chun mơn đã chủ động trong việc
lập hồ sơ nguyên tắc như: in bìa hồ sơ, thu thập, cập nhật văn bản quy phạm pháp luật, văn


15
bản hướng dẫn vào hồ sơ. Tuy nhiên, nhìn chung hầu hết việc lập hồ sơ nguyên tắc chưa
được thực hiện đúng theo quy định. Hồ sơ nguyên tắc của các phịng chun mơn chủ yếu
là tập lưu các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn chuyên mơn nghiệp vụ trong
bìa cong và được lưu theo năm ban hành văn bản, chưa được lập thành từng mảng công
việc cụ thể để dễ dàng hơn cho viên chức chuyên môn khi thực hiện nhiệm vụ. Nhiều cán
bộ, viên chức, nhân viên chuyên môn chưa lập hồ sơ nguyên tắc khi giải quyết công việc.
Thực tế khi viên chức, nhân viên không lập hồ sơ nguyên tắc khi giải quyết công
việc sẽ thiếu cơ sở pháp lý, tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm văn bản khi cần, đôi khi

vẫn áp dụng văn bản hết hiệu lực thi hành dẫn đến chất lượng và hiệu quả công việc bị hạn
chế, chức năng tham mưu không phát huy được tác dụng.
- Việc lập hồ sơ của Văn thư cơ quan:
Trong mỗi đơn vị thì việc lập hồ sơ của Văn thư cơ quan đang được thực hiện tốt
nhất. Qua tìm hiểu thì việc lập hồ sơ của văn thư được thực hiện khá chuẩn chỉnh, các tập
lưu được chia theo tên loại văn bản: Quyết định, Báo cáo, Tờ trình ... Tuy nhiên, tại các
phịng chun mơn khác thuộc Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương thì việc lập hồ sơ
của viên chức, nhân viên chủ yếu là tập lưu văn bản đến và tập lưu văn bản đi.
Việc lập hồ sơ chủ yếu thực hiện bằng cách lấy tờ bìa (thơng thường là giấy A3) và
ghi những thơng tin cơ bản về hồ sơ như: Thông báo, Báo cáo, Kế hoạch, Thư mời, Quyết
định, Tờ trình ... của từng tháng/năm. Hồ sơ chủ yếu được bỏ trong cặp ba dây theo thứ tự
của văn bản (số văn bản và thời gian ban hành văn bản đối với văn bản đi và theo ngày
nhận văn bản, số đến văn bản đối với văn bản đến, nhiều văn bản đến không có số cũng
được bỏ lẫn lộn trong tập văn bản đến). Việc mở hồ sơ còn thực hiện sơ sài; việc hoàn thiện
hồ sơ như đánh số tờ, bổ sung tài liệu vào hồ sơ và việc kết thúc hồ sơ như viết chứng từ
kết thúc, viết mục lục văn bản cho hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn chưa được thực hiện.
- Việc lập hồ sơ việc của viên chức, nhân viên chuyên môn:
Khảo sát việc lập hồ sơ công việc của viên chức, nhân viên chuyên môn tại Viện
Huyết học-Truyền máu Trung ương tác giả nhận thấy tại nhiều phòng, nhiều bộ phận viên
chức, nhân viên được giao nhiệm vụ đã có ý thức trong việc lập hồ sơ và đã chủ động lập
hồ sơ khi giải quyết công việc.
Nhiều viên chức, nhân viên chuyên môn ở các phịng chun mơn khác thuộc Viện
Huyết học-Truyền máu Trung ương cũng có ý thức trong lập hồ sơ khi giải quyết cơng
việc. Có thể nhận thấy, đối với những bộ phận liên quan đến vấn đề khám chữa bệnh, hiến
máu, huyết học, truyền máu, …những cơng việc có nhu cầu tra cứu nhiều thì viên chức,
nhân viên chuyên mơn có ý thức hơn trong việc lập hồ sơ công việc, thu thập và bảo quản
hồ sơ tài liệu. Tuy nhiên, vẫn cịn một số bộ phận cịn tình trạng khơng lập hồ sơ, hoặc lập
cho có để đối phó với các đồn kiểm tra.
Qua tìm hiểu về việc lập hồ sơ khi giải quyết cơng việc, vẫn cịn trường hợp không
lập hồ sơ khi giải quyết công việc. Tình trạng cán bộ, viên chức, nhân viên phụ trách congo

việc khơng lập hồ sơ song song với q trình giải quyết cơng việc cịn phồ biến. Và cịn
trường hợp khác lập hồ sơ sau khi giải quyết xong công việc. Điều này đã tạo nên những


16
hồ sơ kém chất lượng bởi khi công việc được giải quyết xong đôi khi văn bản giấy tờ trong
quá trình giải quyết cơng việc khơng cịn được lưu lại, do đó khơng thể cập nhật được đầy
đủ văn bản, tài liệu cho hồ sơ.
Thực tế khi tìm hiểu, tác giả nhận thấy có nhiều hồ sơ chưa được lập theo đúng quy
định hiện hành. Việc mở hồ sơ được thực hiện sơ sài, chưa có phịng chun mơn nào thuộc
Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương thực hiện mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã được
ban hành, việc mở hồ sơ chi được thực hiện khi công việc phát sinh. Nhiều viên chức
chuyên môn khi thu thập tài liệu vào hồ sơ có nhiều bản trùng, thừa, thu thập những bản
phơ tơ, bản nháp ... khơng có giá trị lưu trữ. Văn bản, tài liệu trong hầu hết hồ sơ được khảo
sát không được đánh số tờ, một số phòng đánh số ở những hồ sơ quan trọng nhưng không
đúng theo quy định.
c. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu:
Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương
đã được thực hiện nhưng chưa đúng quy định. Các phòng dù đã có kế hoạch thu thập hồ
sơ, tài liệu nhưng chưa thực hiện giao nộp: Phòng Vật tư- Thiết bị y tế, phòng quản lý chất
lượng, phòng điều dưỡng và kỹ thuật viên, phịng cơng nghệ thơng tin, các phòng, khoa
bên trung tâm máu quốc gia, .... nguyên nhân chủ yếu do viên chức, nhân viên chuyên môn
chưa quan tâm nhiều đến công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
- Thành phần hồ sơ, tài liệu:
Tại kho lưu trữ Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương, khi nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan viên chức, nhân viên chun mơn chưa có sự sàng lọc. Có nhiều hồ
sơ nguyên tắc phục vụ cho công việc thường xuyên của cá nhân, đơn vị; các hồ sơ được
xác định thới hạn bảo quản 5 năm trở xuống: các hồ sơ công việc do các cá nhân, đơn vị
phối hợp giải quyết công việc nhưng trùng lặp với hồ sơ của các đơn vị, cá nhân chủ trì

giải quyết; các văn bản gửi đến để biết, tư liệu, sách báo để tham kháo và các bản nháp,
các bản dự thảo chưa hoàn chỉnh ... cũng được nộp lưu vào lưu trữ.
Trong báo cáo loại hủy của các đơn vị chính lý tài liệu, tài liệu đề nghị loại hủy chủ
yếu là tài liệu trủng thừa, tài liệu khơng có giá trị (bản nháp, tài liệu khơng có chữ ký, tài
liệu khơng có dấu, tài liệu khơng có ngày, tháng, năm) và tài liệu hết thời hạn báo quản.
Kết quả hồ sơ, tài liệu giao nộp phần nào đã phản ánh được chất lượng của công tác lập hồ
sơ của cán bộ, viên chức chuyên môn.
- Thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu:
Để thực hiện đúng thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu thì các đơn vị căn cứ vào Kế hoạch
thu thập hồ sơ, tài liệu (khối tài liệu, thời gian, địa điểm) để chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao
nộp vào Lưu trữ cơ quan. Hồ sơ, tài liệu giao nộp được sắp xếp theo Mục lục hồ sơ nộp
lưu. Bộ phận phụ trách lưu trữ đối chiếu hồ sơ thực tế với Mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra
xem xét từng hồ sơ, những hồ sơ chưa đạt yêu cầu phải đề nghị các đơn vị, cá nhân sửa
chữa, hoản chỉnh, đây là việc làm cần thiết tránh mất mát, thất lạc hồ sơ, tài liệu sau khi
nộp lưu vào lưu trừ cơ quan.


17
Tuy nhiên nhiều cán bộ, viên chức vẫn chưa ý thức được tầm quan trọng của việc
này nghĩa là vẫn cịn nhiều người khơng thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình
khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Nhiều đơn vị, cá nhân đã không lập được bản Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu khi tiến hành bàn giao tài liệu. Hồ sơ nộp lưu không được sắp xếp theo
Mục lục hồ sơ gây khó khăn cho nhân viên văn thư, lưu trữ khi cần đối chiếu hồ sơ thực tế
với bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
2.2. Nhận xét về công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương.
2.2.1. Ưu điểm
Một là, cán bộ, viên chức, nhân viên tại Viện đã nhận thức được tầm quan trọng của
công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Viện đã ban hành được
hệ thống văn bản quản lý, hướng dẫn tương đối đầy đủ.

Hai là, nhiều bộ phận, phòng ban chức năng, nhiều cá nhân đã chủ động lập hồ sơ
và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan khi thực hiện nhiệm vụ được phân công; tỷ lệ cán
bộ, viên chức, nhân viên lập hồ sơ hiện hành tương đối cao; nhiều cán bộ, viên chức, nhân
viên có ý thức trong thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ.
Ba là, Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương có ban hành Kế hoạch kiểm tra
hàng năm đối với cơng tác văn thư nói chung, cơng tác lập hồ sơ của từng cơ quan đơn vị,
phòng ban thuộc viện nói riêng.
2.2.2. Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đạt được thì cơng tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ tại Viện Huyết học-Truyền Máu Trung ương còn một số tồn tại, hạn chế, cụ thể như
sau:
Một là, đến năm 2022, Viện Huyết học-Truyền Máu Trung ương chưa xây dựng
được Danh mục hồ sơ nộp lưu để làm cơ sở hướng dẫn các phịng chun mơn trong việc
xây dựng Danh mục hồ sơ. Các phòng chuyên môn chưa xây dựng, ban hành được văn bản
hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ dẫn đến nhiều viên chức,
nhân viên chuyên môn lập hồ sơ khi giải quyết công việc chưa hình dung hết được tài liệu
cần thu thập, bổ sung vào hồ sơ làm giảm chất lượng hồ sơ được lập.
Hai là, vẫn cịn tình trạng cán bộ, viên chức, nhân viên tại các đơn vị thuộc Viện
chưa lập hồ sơ hiện hành, tỷ lệ cán bộ, viên chức, nhân viên lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan song song với quá trình giải quyết cơng việc cịn thấp. Tỷ lệ cán bộ, viên
chức, nhân viên chun mơn thực hiện đúng quy trình, phương pháp lập hồ sơ còn thấp.
Ba là, tỷ lệ cán bộ, viên chức, nhân viên chưa nhận thức đúng trách nhiệm lập hồ
sơ còn cao, nhiều người còn cho rằng lập hồ sơ là trách nhiệm của Văn thư cơ quan, Lưu
trữ cơ quan. Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành chưa vào nề nếp; việc lập
hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ chưa được thực hiện đúng quy trình ... hiệu quả, chất lượng
lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ chưa cao.


18
Bốn là, hiện tại việc lưu trữ tài liệu của Viện vẫn do nhân viên phụ trách Văn thư

đảm nhiệm, chưa có nhân viên phụ trách lưu trữ, đồng thời các tài liệu được nộp về chưa
đầy đủ, một số cơ quan, đơn vị trong Viện vẫn thực hiện chưa nghiêm túc.
2.2.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Một là, quy chế công tác văn thư được hành nhưng chưa đầy đủ, rõ ràng, trong quy
chế có một số nội dung ban hành khơng đúng theo quy định của Chính phủ. Các quy định
về trách nhiệm trong việc lập hồ sơ chưa được cụ thể hóa trong quy chế làm việc hoặc quy
chế công tác văn thư, lưu trữ của Viện. Nhận thức của cán bộ, viên chức, nhân viên làm
công tác văn thư lưu trữ chưa cao. Nhiều lãnh đạo của các phịng chun mơn thiếu chỉ
đạo, triển khai trong việc ban hành văn bản hướng dẫn, dẫn chưa đầy đủ, chưa đảm bảo
chất lượng.
Hai là, cán bộ, viên chức, nhân viên chuyên môn chưa được bồi dưỡng kiến thức về
lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận thức chưa đầy đủ về trách
nhiệm lập hồ sơ hay coi việc lập hồ sơ là của Văn thư cơ quan, Lưu trữ cơ quan nên chưa
chủ động lập hồ sơ khi giải quyết công việc, dẫn đến công văn, giấy tờ không được sắp
xếp, lưu giữ cẩn thận, thời gian dành cho việc tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu chiếm một
tỷ lệ lớn trong quỹ thời gian làm việc hàng ngày của mỗi cán bộ, viên chức, nhân viên .
Ba là, tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ chưa được thực hiện thường xuyên, số lượng đơn vị được kiểm tra hàng năm ít,
hình thức kiểm tra chưa phong phú; nội dung kiểm tra cịn chung chung về cơng tác văn
thư – lưu trữ, chưa chú ý đến chất lượng của hồ sơ được lập; kết quả kiểm tra, các biện
pháp chế tài sau khi kiểm tra đối với các đơn vị, cá nhân chưa đủ sức răn đe.
Bốn là, nhân sự làm cơng tác văn thư lưu trữ cịn hạn chế, có 1 nhân viên đảm nhiệm
cơng tác văn thư, có trình độ chưa cao, trình độ chun mơn cịn hạn chế.
Năm là, Công nghệ thông tin chưa được thực hiện đồng bộ; hồ sơ, tài liệu giấy còn
khá phổ biến; văn bản, tài liệu phát sinh hàng năm nhiều; cán bộ, viên chức ngại khi phải
thực hiện công việc thủ cơng, tốn nhiều thời gian như viết bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết chứng
từ kết thúc, viết mục lục văn bản…
2.3. Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương
2.3.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, viên chức về công tác lập hồ sơ

Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thực hiện tốt hay không,
yếu tố đầu tiên, quan trọng nhất là bộ phận nhân sự, trước hết là bộ phận quản lý, nhân viên
làm công tác văn thư, lưu trữ trong đơn vị và cán bộ, viên chức, nhân viên chuyên môn.
Bởi hoạt động lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là hoạt động mang tính
chủ quan của con người. Do vậy nếu mỗi người đều có nhận thức đúng về vai trị, tầm quan
trọng của cơng tác lập hồ sơ thì sẽ có ý thức hơn trong việc lập hồ sơ khi giải quyết cơng
việc từ đó góp phần nâng cao chất lượng cho hồ sơ được lập.


19
2.3.2. Ban hành các văn bản quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Mỗi bộ phận, phịng chun mơn cần triển khai xây dựng văn bản hướng dẫn nghiệp
vụ về công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đây là công việc khó,
nhất là đối với những đơn vị cán bộ văn thư kiêm nhiệm không được đào tạo đúng chuyên
ngành do đó cần phải có sự phối hợp của các bộ phận, cán bộ chuyên môn khi thực hiện.
Tiếp tục hồn thiện hơn nữa quy chế cơng tác văn thư của Viện, các nội dung cần phải tuân
thủ các quy định của pháp luật.
2.3.3. Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan.
Kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ là
công việc cần thiết được thực hiện để công tác lập hồ sơ đi vào nề nếp, góp phần nâng cao
ý thức, trách nhiệm, tinh thần tự giác của mỗi người khi thực hiện công việc chuyên môn
được giao.
Công tác kiểm tra cần thực hiện đột xuất hay kiểm tra định kỳ 6 tháng, 1 năm theo
kế hoạch công tác năm của mỗi đơn vị. Sau khi kiểm tra cần có báo cáo kiểm tra, đánh giá
đồng thời có những biện pháp cụ thể đối với mức độ hồn thành nội dung cơng việc của
mỗi viên chức.
2.3.4. Bổ sung, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức,
nhân viên chuyên môn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Để nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ thì cần quan tâm
đến trình độ, chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, viên chức, nhân viên ở các bộ phận, phịng
ban làm cơng tác văn thư lưu trữ, bởi nếu họ nhận thức đúng vai trò quan trọng của công
tác này sẽ chủ động hơn trong việc tham mưu, đề xuất việc ban hành, triển khai, quán triệt
các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ trong đơn vị.
Tổ chức các buổi tập huấn, chia sẻ về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và cơng
tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ nói riêng nhằm nâng cao kiến thức cho cán bộ, viên chức và
nhân viên các bộ phận, đơn vị trong Viện, từ đó góp phần nâng cao cơng tác văn thư.
2.3.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
của Viện.
Triển khai thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ
về cơng tác văn thư trong đó chú ý nội dung quản lý văn bản và lập hồ sơ công việc trong
môi trường mạng (hồ sơ điện tử); phát huy hiệu quả phần mềm quản lý và điều hành văn
bản của Bộ Y tế. Đầu tư, mua sắm trang bị thiết bị điện tử như máy tính, máy scan,
photocopy cho bộ phận văn thư và viên chức chuyên môn khi giải quyết công việc.
Ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản trong lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ để tạo điều kiện quản lý được thông tin phục vụ cho việc quản lý vừa tiết kiệm được
thời gian công sức và hạn chế khối lượng văn bản ngày càng gia tăng để nâng cao năng
suất chất lượng, hiệu quả công việc.


20
KẾT LUẬN
Trong bài tập lớn, tác giả đã tìm hiểu khái quát về nội dung của công tác lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và trách nhiệm của từng cá nhân đối với công
tác văn thư và lưu trữ. Trước hết, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
là nhiệm vụ quan trọng bắt buộc đối với mỗi cán bộ, viên chức khi thực hiện nhiệm vụ
được giao. Nội dung của công tác lập hồ sơ được thực hiện khi q trình thực hiện cơng
việc, đây là một nội dung quan trọng của công tác văn thư, là cơ sở để công tác lưu trữ
được thực hiện một cách đầy đủ và bảo đảm.

Trong bài tập lớn, tác giả cũng liên hệ thực tiễn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ tại Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương. Tác giả đánh giá rằng, việc lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương
hiện nay đang còn tồn tại nhiều vấn đề; hiệu quả của việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ còn
chưa cao, nguyên nhân một phần là do nhận thức, trình độ chun mơn nghiệp vụ của
người quản lý và cán bộ, viên chức chuyên môn thực thi nhiệm vụ cịn chưa cao.
Tóm lại, cơng tác văn thư và lưu trữ nói chung, cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói riêng có vị trí, ý nghĩa hết sức quan trọng đối với hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức. Chính vì thế, để phát huy được hiệu quả hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức cần phát huy được vai trị của cơng tác văn thư, lưu trữ, đồng thời mỗi cá
nhân, bộ phận cần thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình trong thực hiện nhiệm vụ,
góp phần đưa tổ chức phát triển.


21
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Bộ Nội vụ, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng
quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
3. Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội.
4. Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 về Công tác Văn thư
5. Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11/11/2011.
6. Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính
phủ về tăng cường cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu
trữ lịch sử.
7. Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương (2021), Quyết định số 1099/QĐ-HHTM
của Viện Huyết học-Truyền máu Trung ương về ban hành quy chế công tác Văn thư của
Viện.



22
PHỤ LỤC
Phụ lục 01. Cơ cấu tổ chức Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương

Phụ lục 02. Cơ cấu tổ chức phịng Hành Chính, Viện Huyết học-Truyền máu
Trung ương
TRƯỞNG PHỊNG

PHĨ TRƯỞNG
PHỊNG

Nhân viên HC, lễ
tân, PV, VP Trung
tâm máu QG

PHĨ TRƯỞNG
PHỊNG

Nhân viên PT
cơng tác Đảng,
đồn, cơng đồn.

Nhân viên
Văn thư, lưu
trữ