NghiÖp vô hµnh chÝnh
NghiÖp vô hµnh chÝnh
v¨n phßng
v¨n phßng


1. Hµnh chÝnh vµ nghiÖp vô hµnh chÝnh
1. Hµnh chÝnh vµ nghiÖp vô hµnh chÝnh


2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô, c¬ cÊu tæ chøc cña
2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô, c¬ cÊu tæ chøc cña
v¨n phßng c¸c c
v¨n phßng c¸c c
ơ quan, tổ chức, doanh
ơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp.
nghiệp.


3. NghiÖp vô hµnh chÝnh v¨n phßng.
3. NghiÖp vô hµnh chÝnh v¨n phßng.



Chúng ta hãy bát đầu từ những câu hỏi
Chúng ta hãy bát đầu từ những câu hỏi

Hành chính là gì ?
Hành chính là gì ?

Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và
Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và
nguyên tắc hoạt động của Văn phòng/ hoặc
nguyên tắc hoạt động của Văn phòng/ hoặc
Phòng Hành chính ?
Phòng Hành chính ?

Vai trò và vị trí của bộ phận Văn phòng
Vai trò và vị trí của bộ phận Văn phòng
(hoặc Phòng Hành chính) trong các cơ
(hoặc Phòng Hành chính) trong các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp ?
quan, tổ chức, doanh nghiệp ?

Để Bộ phận VP/ hoặc Phòng HC hoạt động
Để Bộ phận VP/ hoặc Phòng HC hoạt động
có hiệu quả cao, những người phụ trách và
có hiệu quả cao, những người phụ trách và
các nhân viên cần phải làm gì ?
các nhân viên cần phải làm gì ?

Phần một
Phần một
Hành chính và nghiệp vụ hành
Hành chính và nghiệp vụ hành
chính
chính

Có nhiều cách định nghĩa về hành chính.

Có nhiều cách định nghĩa về hành chính.

Hiểu đơn giản nhất, Hành chính là việc
Hiểu đơn giản nhất, Hành chính là việc
Tổ chức
Tổ chức
,
,
Quản lý
Quản lý
và
và
Điều hành
Điều hành
hoạt động của :
hoạt động của :


> Một quốc gia, một nhà nước ( HC Quốc gia)
> Một quốc gia, một nhà nước ( HC Quốc gia)


> Một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (HC cơ quan).
> Một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (HC cơ quan).


> Một đơn vị , một tập thể người lao động
> Một đơn vị , một tập thể người lao động




ở
ở
bất cứ đâu có hoạt động của con người, ở đó cần đến
bất cứ đâu có hoạt động của con người, ở đó cần đến
Hành chính
Hành chính
. HC là khoa học về tổ chức và kiểm soát hoạt
. HC là khoa học về tổ chức và kiểm soát hoạt
động của một tập thể và từng cá nhân.
động của một tập thể và từng cá nhân.

HC hướng các hoạt động của từng cá nhân đến mục tiêu
HC hướng các hoạt động của từng cá nhân đến mục tiêu
chung, thống nhất và nhằm đạt được những hiệu quả cao cho
chung, thống nhất và nhằm đạt được những hiệu quả cao cho
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Nội dung và nhiệm vụ cụ thể của
Nội dung và nhiệm vụ cụ thể của
hoạt động hành chính
hoạt động hành chính



Định ra nguyên tắc ( kỷ cương) để tạo sự thống nhất
Định ra nguyên tắc ( kỷ cương) để tạo sự thống nhất
trong nhận thức và hành động của những người lao động.
trong nhận thức và hành động của những người lao động.


Hoạch định, xây dựng chương trình, mục tiêu, kế hoạch
Hoạch định, xây dựng chương trình, mục tiêu, kế hoạch
hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận.
hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận.

Tổ chức triển khai thực hiện : Phân công, giao nhiệm vụ,
Tổ chức triển khai thực hiện : Phân công, giao nhiệm vụ,
hướng dẫn, động viên, khuyến khích (Tổ chức công việc)
hướng dẫn, động viên, khuyến khích (Tổ chức công việc)



Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết qủa của
Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết qủa của
từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ chương trình,
từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ chương trình,
kế hoạch > áp dụng các biện pháp xử lý (khen thưởng, xử
kế hoạch > áp dụng các biện pháp xử lý (khen thưởng, xử
phạt ).
phạt ).



Rút kinh nghiệm > Chỉnh sửa nguyên tắc, chương trình,
Rút kinh nghiệm > Chỉnh sửa nguyên tắc, chương trình,
biện pháp tổ chức thực hiện(cải tiến)
biện pháp tổ chức thực hiện(cải tiến)




Hành chính văn phòng
Hành chính văn phòng
(quản trị văn phòng)
(quản trị văn phòng)

Quản trị : cũng có nghĩa tương tự như hành chính,
Quản trị : cũng có nghĩa tương tự như hành chính,
nhưng thường dùng cho các lĩnh vực, các bộ phận
nhưng thường dùng cho các lĩnh vực, các bộ phận
có tính chất chuyên môn : QT doanh nghiệp, QT
có tính chất chuyên môn : QT doanh nghiệp, QT
tài chính, QT kinh doanh, QT Văn phòng
tài chính, QT kinh doanh, QT Văn phòng

Quản trị Văn phòng: Thực chất là Hành chính
Quản trị Văn phòng: Thực chất là Hành chính
trong bộ phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng.
trong bộ phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng.

Hiểu cụ thể hơn : HCVP hay QTVP là việc tổ
Hiểu cụ thể hơn : HCVP hay QTVP là việc tổ
chức, quản lý, điều hành hoạt động của bộ phận
chức, quản lý, điều hành hoạt động của bộ phận
Văn phòng hoặc bộ phận hành chính
Văn phòng hoặc bộ phận hành chính

HCVP hay QTVP vừa là một khoa học, vừa là một
HCVP hay QTVP vừa là một khoa học, vừa là một
nghệ thuật.

nghệ thuật.

Phần thứ hai
Phần thứ hai
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
của
của
Văn phòng (Phòng HC) các CQ, TC, DN
Văn phòng (Phòng HC) các CQ, TC, DN



Chức năng
Chức năng

Nhiệm vụ
Nhiệm vụ

Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức

Nguyên tắc hoạt động
Nguyên tắc hoạt động

Chức năng của văn phòng các
Chức năng của văn phòng các
cơ quan, tổ chức
cơ quan, tổ chức




CN
CN
Tham mưu tổng hợp :
Tham mưu tổng hợp :
Tổng hợp, xử lý và cung cấp
Tổng hợp, xử lý và cung cấp
thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và
thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và
tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử
tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử
lý.
lý.

CN Giúp việc (cho bộ máy lãnh đạo và quản lý)
CN Giúp việc (cho bộ máy lãnh đạo và quản lý)


- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.


- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.
- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.


- Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.
- Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.



- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm
- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm
việc cho cơ quan (
việc cho cơ quan (
CN Hậu cần
CN Hậu cần
)
)

CN Đại diện
CN Đại diện
: Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của CQ
: Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của CQ

Nhiệm vụ của văn phòng
Nhiệm vụ của văn phòng
(1)
(1)

Tổ chức và thực hiện công tác thu thập, xử lý và
Tổ chức và thực hiện công tác thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin để tham mưu cho lãnh đạo:
cung cấp thông tin để tham mưu cho lãnh đạo:


>
>
Tổ chức và triển khai thực hiện công tác Văn thư - Lư
Tổ chức và triển khai thực hiện công tác Văn thư - Lư

u trữ (nguồn thông tin văn bản)
u trữ (nguồn thông tin văn bản)


> Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại,
> Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại,
tiếp dân, khách hàng ( thông tin bằng lời)
tiếp dân, khách hàng ( thông tin bằng lời)


> Tổ chức thư viện, mua sách, báo, tạp chí ;
> Tổ chức thư viện, mua sách, báo, tạp chí ;
ứ
ứ
ng dụng
ng dụng
công nghệ thông tin( thông tin đại chúng)
công nghệ thông tin( thông tin đại chúng)


> Tổ chức và thực hiện việc tổng hợp và xử lý thông tin
> Tổ chức và thực hiện việc tổng hợp và xử lý thông tin
(theo từng vấn đề, từng lĩnh vực hoạt động).
(theo từng vấn đề, từng lĩnh vực hoạt động).

Nhiệm vụ của văn phòng
Nhiệm vụ của văn phòng
(1)
(1)


Tham mưu cho lãnh đạo và các bộ phận quản lý:
Tham mưu cho lãnh đạo và các bộ phận quản lý:


>
>
Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị
Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị
và toàn cơ quan ( giao ban)
và toàn cơ quan ( giao ban)


> Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo về các
> Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo về các
biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề
biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề


> Soạn thảo các văn bản để trình lãnh đạo xét duyệt, phê
> Soạn thảo các văn bản để trình lãnh đạo xét duyệt, phê
chuẩn, ban hành.
chuẩn, ban hành.


> Theo dõi, tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và
> Theo dõi, tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và
xét thi đua, khen thưởng.
xét thi đua, khen thưởng.

Nhiệm vụ của văn phòng (2)

Nhiệm vụ của văn phòng (2)

Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động
Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động
của cơ quan và các đơn vị :
của cơ quan và các đơn vị :


> Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc (tuần,
> Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc (tuần,
quý, tháng, năm)
quý, tháng, năm)


> Đôn đốc các đơn vị về việc thực hiện KH
> Đôn đốc các đơn vị về việc thực hiện KH


> Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo,
> Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo,
lễ hội và các hoạt động giao lưu.
lễ hội và các hoạt động giao lưu.


> Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo
> Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo
và cán bộ của cơ quan.
và cán bộ của cơ quan.




Nhiệm vụ của văn phòng (3)
Nhiệm vụ của văn phòng (3)

Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc
Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc
cho cơ quan (Hậu cần)
cho cơ quan (Hậu cần)
.
.


> Tổ chức và theo dõi việc xây dựng, tu sửa,
> Tổ chức và theo dõi việc xây dựng, tu sửa,
nâng cấp cơ sở hạ tầng (trụ sở làm việc, phòng
nâng cấp cơ sở hạ tầng (trụ sở làm việc, phòng
làm việc)
làm việc)


> Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa, thanh lý các
> Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa, thanh lý các
trang thiết bị cho cơ quan.
trang thiết bị cho cơ quan.


> Quản lý tài sản, điều hành phương tiện đi lại
> Quản lý tài sản, điều hành phương tiện đi lại
phục vụ lãnh đạo và cán bộ trong CQ.
phục vụ lãnh đạo và cán bộ trong CQ.



> Quản lý thu - chi tài chính cho hoạt động VP
> Quản lý thu - chi tài chính cho hoạt động VP

Nhiệm vụ của văn phòng(4)
Nhiệm vụ của văn phòng(4)

Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp:
Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp:

Tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thường
Tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thường
xuyên phải giao tiếp với khách.
xuyên phải giao tiếp với khách.

Hướng dẫn CBVP các nguyên tắc và kỹ năng giao
Hướng dẫn CBVP các nguyên tắc và kỹ năng giao
tiếp.
tiếp.

Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách
Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách
trong phạm vi cho phép .
trong phạm vi cho phép .

Tham gia tổ chức các buổi gặp mặt giao lưu
Tham gia tổ chức các buổi gặp mặt giao lưu

Tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách

Tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách

Cơ cấu tổ chức của văn phòng các
Cơ cấu tổ chức của văn phòng các
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp


1. Lãnh đạo văn phòng (Phòng HC) :
1. Lãnh đạo văn phòng (Phòng HC) :


Chánh văn phòng
Chánh văn phòng


( Trưởng phòng hành chính)
( Trưởng phòng hành chính)


Giúp việc có các Phó văn phòng (hoặc Phó Phòng HC)
Giúp việc có các Phó văn phòng (hoặc Phó Phòng HC)


2. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng :
2. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng :


-
-

Bộ phận văn thư ( có thể thuộc phòng hành chính )
Bộ phận văn thư ( có thể thuộc phòng hành chính )


- Bộ phận tổng hợp .
- Bộ phận tổng hợp .


- Bộ phận lưu trữ-tư liệu
- Bộ phận lưu trữ-tư liệu


- Bộ phận quản lý cơ sở vật chất ( Quản trị )
- Bộ phận quản lý cơ sở vật chất ( Quản trị )


- Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan )
- Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan )


- Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ
- Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ

Nguyên tắc hoat động của văn
Nguyên tắc hoat động của văn
phòng các cơ quan, tổ chức
phòng các cơ quan, tổ chức
.
.
1.

1.
Hoạt động theo nguyên tắc hành chính ( thủ
Hoạt động theo nguyên tắc hành chính ( thủ
trưởng lãnh đạo )
trưởng lãnh đạo )
2.
2.
Văn phòng của cơ quan cấp trên có nhiệm vụ
Văn phòng của cơ quan cấp trên có nhiệm vụ
hướng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên
hướng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên
môn của công tác văn phòng đối với văn
môn của công tác văn phòng đối với văn
phòng cơ quan cấp dưới .
phòng cơ quan cấp dưới .
3.
3.
Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo
Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo
quy định của pháp luật và theo quy định của
quy định của pháp luật và theo quy định của
cơ quan
cơ quan

Phần thứ ba
Phần thứ ba
Nghiệp vụ hành chính
Nghiệp vụ hành chính
Văn Phòng
Văn Phòng


Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động
Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động
của Văn phòng.
của Văn phòng.

Tổ chức bộ máy và tuyển chọn nhân sự VP
Tổ chức bộ máy và tuyển chọn nhân sự VP

Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc
Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc


( kế hoạch công tác) cho CQ và VP
( kế hoạch công tác) cho CQ và VP

Tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện các
Tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện các


chương trình, kế hoạch (tổ chức công việc)
chương trình, kế hoạch (tổ chức công việc)

á
á
p dụng các biện pháp kiểm tra, đánh giá
p dụng các biện pháp kiểm tra, đánh giá
tình hình thực hiện.
tình hình thực hiện.


Kỹ năng tổ chức thực hiện
Kỹ năng tổ chức thực hiện
một số nhiệm vụ cụ thể của
một số nhiệm vụ cụ thể của
bộ phận HC- VP
bộ phận HC- VP


1. Tổ chức thu thập, xử lý thông tin
1. Tổ chức thu thập, xử lý thông tin
và tham mưu cho LĐ.
và tham mưu cho LĐ.


2. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị,
2. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị,
hội thảo quốc tế.
hội thảo quốc tế.


3. Tổ chức soạn thảo văn bản, lưu
3. Tổ chức soạn thảo văn bản, lưu
trữ hồ sơ.
trữ hồ sơ.


4. Tổ chức các hoạt động lễ tân,
4. Tổ chức các hoạt động lễ tân,
giao tiếp hành chính.
giao tiếp hành chính.


1. Tổ chức thu thập, xử lý và
1. Tổ chức thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin
cung cấp thông tin

Tìm hiểu, nắm vững nhu cầu thông tin của cơ
Tìm hiểu, nắm vững nhu cầu thông tin của cơ
quan và lãnh đạo .
quan và lãnh đạo .

Xác định nguồn thông tin và phương pháp thu
Xác định nguồn thông tin và phương pháp thu
thập thông tin .
thập thông tin .

Xử lý thông tin.
Xử lý thông tin.

Cung cấp thông tin .
Cung cấp thông tin .

Ph©n tÝch nhu cÇu vÒ th«ng tin
Ph©n tÝch nhu cÇu vÒ th«ng tin
cña CQ & L§
cña CQ & L§


C¸n bé VP cÇn t×m hiÓu vµ ph©n lo¹i
C¸n bé VP cÇn t×m hiÓu vµ ph©n lo¹i



nhu cÇu vÒ th«ng tin cña CQ vµ L§ qua
nhu cÇu vÒ th«ng tin cña CQ vµ L§ qua


c¸c tiªu chÝ sau :
c¸c tiªu chÝ sau :


*. Néi dung th«ng tin.
*. Néi dung th«ng tin.


*. Thêi gian cña th«ng tin.
*. Thêi gian cña th«ng tin.


*. Lo¹i h×nh th«ng tin.
*. Lo¹i h×nh th«ng tin.

Thu thập thông tin
Thu thập thông tin


1.
1.
Xác định loại thông tin cần thu thập
Xác định loại thông tin cần thu thập
.

.


2.
2.
Xác định nguồn ( nơi chứa) thông tin
Xác định nguồn ( nơi chứa) thông tin
:
:


* Nơi sinh ra thông tin (CQ, TC, cá nhân).
* Nơi sinh ra thông tin (CQ, TC, cá nhân).


* Kênh truyền thông tin ( công báo, báo chí,
* Kênh truyền thông tin ( công báo, báo chí,
truyền hình, phát thanh, mạng, con người)
truyền hình, phát thanh, mạng, con người)


* Nơi lưu trữ thông tin
* Nơi lưu trữ thông tin


3.
3.
Phương pháp thu thập thông tin
Phương pháp thu thập thông tin
.

.


* Tiếp nhận từ bưu điện hoặc sưu tầm.
* Tiếp nhận từ bưu điện hoặc sưu tầm.


* Nghe, đọc, ghi chép, tính toán
* Nghe, đọc, ghi chép, tính toán


* Sao chụp, tra tìm qua mạng
* Sao chụp, tra tìm qua mạng