Kiểm tra và giám sát dự án
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (153.97 KB, 9 trang )
Kiểm tra và giám sát dự án
Mục tiêu của các nhà quản lý dự án và trưởng nhóm dự án
cũng giống như mục tiêu của các nhà quản lý khác: đạt
được kết quả thông qua sự nỗ lực của nhân viên và các
nguồn lực khác. Muốn như vậy, các nhà quản lý và trưởng
nhóm phải có động cơ thúc đẩy và tập trung vào các mục
tiêu, làm cầu nối giữa cấp trên và cấp dưới và đưa ra quyết
định.
Họ cũng phải giám sát lịch trình, kiểm tra ngân sách và các tiêu
chuẩn chất lượng, xử lý các vấn đề con người, và không ngừng
tạo điều kiện để các thành phần liên quan đến dự án giao tiếp với
nhau. Đây là những nhiệm vụ mà nhà quản lý dự án phải làm
trong suốt giai đoạn ba của dự án: quản lý quá trình thực hiện.
Chương này sẽ tập trung giải thích ba chức năng chủ yếu của
các nhà quản lý dự án trong giai đoạn này.
Có thể so sánh nhà quản lý như bộ điều nhiệt dùng để kiểm tra
nhiệt độ trong nhà bạn. Chúng ta thử cùng tìm hiểu đôi chút về
các chức năng của bộ điều nhiệt này. Đây là thiết bị dùng để
nhận biết nhiệt độ bên trong tòa nhà. Nếu nhiệt độ không khí ở
trong một phạm vi đã định trước, cụ thể là 21 đến 22 độ C, thiết bị
này sẽ cho rằng mọi chuyện đều ổn và không làm gì cả. Nó chỉ
vận hành nếu nhận thấy nhiệt độ vượt ra khỏi phạm vi đó. Nếu
nhiệt độ quá cao, bộ điều nhiệt sẽ báo hiệu để hệ thống lạnh bắt
đầu làm việc. Nếu nhiệt độ quá thấp, nó sẽ khởi động hệ thống
sưởi ấm. Bộ điều nhiệt liên tục kiểm tra nhiệt độ và một khi nhiệt
độ tòa nhà trở về giới hạn yêu cầu, thiết bị này sẽ gửi một tín hiệu
khác để bộ phận làm lạnh hay làm nóng ngừng lại. Nhà quản lý
cũng phải có những bộ cảm biến tương tự và sử dụng chúng để
kiểm tra các hoạt động của dự án. Họ dùng ngân sách để đánh
giá mức độ chi tiêu tương ứng với các mục tiêu đặt ra, họ kiểm
tra chất lượng sản phẩm để biết liệu quy trình làm việc có thích
hợp hay không, và dùng các điểm mốc định kỳ để đảm bảo rằng
công việc đang theo đúng lịch trình. Chúng ta hãy xem xét từng
cơ chế kiểm tra và giám sát này.
Ngân sách
Những điểm cơ bản để lập ngân sách đã được giới thiệu ở phần
trên. Ở phần này, chúng tôi sẽ giải thích cách bạn có thể sử dụng
ngân sách để kiểm tra các hoạt động của dự án. Việc kiểm tra
được thực hiện thông qua quá trình đối chiếu các kết quả thực tế
với khoảng thời gian và ngân sách đã định. Nếu kết quả đánh giá
cho thấy việc chi tiêu của dự án trùng khớp với chỉ tiêu đề ra, kết
quả thực tế phù hợp với kết quả dự kiến của ngân sách, bạn sẽ
không cần điều chỉnh gì cả. Tuy nhiên, nếu kết quả thực tế không
như kết quả dự kiến, nhà quản lý dự án phải có hành động kịp
thời. Ví dụ, nếu nhóm bạn định trả chi phí tư vấn bên ngoài là
24.000 đô la vào tháng 7, nhưng bạn nhận thấy số tiền thanh
toán thực tế lên tới 30.000 đô la, thì bạn cần tìm hiểu nguyên
nhân của sự chênh lệch này và lập tức điều chỉnh tình huống
trong khả năng có thể.
Sự khác biệt giữa kết quả thực tế và kết quả được mong đợi theo
ngân sách gọi là phương sai. Phương sai có thể có lợi khi kết
quả thực tế tốt hơn kết quả mong đợi, nhưng lại bất lợi khi kết
quả thực tế kém hơn kết quả mong đợi.
Bạn nên làm gì nếu phát hiện ra các phương sai bất lợi? Phải
chăng bạn sẽ dùng chiến lược hy vọng – nghĩa là hy vọng rằng
phương sai này chỉ là một sự sai số ngẫu nhiên và sẽ không lặp
lại trong tương lai? Không một nhà quản lý thông minh nào lại áp
dụng chiến lược này. Chi tiêu quá mức trong một kỳ hạn ngân
sách, dù ở mức có thể chấp nhận được, vẫn có thể là dấu hiệu
của một vấn đề nan giải. Vấn đề ấy sẽ lớn dần lên nếu không
được quan tâm đúng mức. Vì thế, khi bạn nhận thấy có sự chênh
lệch đáng kể về ngân sách, hãy tìm hiểu thật cặn kẽ. Tại sao điều
đó xảy ra? Nó có khả năng tái diễn không? Nên dùng biện pháp
điều chỉnh nào? Bạn đừng cố giải quyết vấn đề một mình mà hãy
tranh thủ sự giúp đỡ của những người có kinh nghiệm và nắm
vững vấn đề đó nhất
Bí quyết kiểm tra ngân sách
_Khi kiểm tra chi phí thực tế dựa trên ngân sách của bạn, hãy lưu
ý các yếu tố thông thường có thể làm cho dự án của bạn vượt
quá ngân sách:
• Lạm phát xảy ra trong quá trình tiến hành các dự án dài hạn
• Những thay đổi bất lợi về tỷ giá ngoại tệ
• Không có mức giá ổn định từ nhà thầu và nhà cung ứng
• Chi phí nhân sự ngoài dự kiến, bao gồm cả tiền làm thêm giờ để
đảm bảo cho dự án đúng lịch trình
