4.1. Tình hình nguyên vật liệu của Công ty Vật liệu
chịu lửa Trúc Thôn
4.1.1. Đặc điểm và tình hình quản lý sử dụng vật liệu ở Công ty
Đối với các DN sản xuất nói chung cũng nh Công ty Vật liệu chịu lửa
Trúc Thôn nói riêng, để tiến hành hoạt động SXKD cần phải có NVL. NVL là
cơ sở cấu thành nên thực thể sản phẩm. Là Công ty hoạt động SXKD trong lĩnh
vực vật liệu xây dựng, sản phẩm có nhiều loại với tính năng và công dụng khác
nhau nên đã tạo ra sự đa dạng, phong phú về chủng loại vật liệu ở đây. Số vật
liệu để cần sử dụng cho quá trình sản xuất sản phẩm ở Công ty có khoảng gần
1000 loại. Trong một tháng Công ty thờng xuyên phải sử dụng rất nhiều loại vật
liệu với khối lợng tơng đối lớn, một sự thay đổi rất nhỏ của vật liệu cũng làm
cho giá thành sản phẩm thay đổi. Vật liệu của Công ty chủ yếu do mua ngoài và
có một số tự chế (cát, cao lanh, bột sét sống...) trong đó có những loại không
thể để lâu nh: hoá chất, vôi, luyện kim, bình ôxy... mà nếu không có kế hoạch
hợp lý trong khâu thu mua sẽ ăn lan vào vốn lu động do mua nhiều, để lâu bị
hỏng hay kém phẩm chất. Có những vật liệu lại có thờng xuyên trên thị trờng
nh: xăng, dầu các loại, củi đốt lò mà giá cả lại biến động, khâu dự trữ vì thế sẽ ít
đi. Với những vật liệu đắt tiền, nguồn nhập tơng đối khó khăn nhng lại không
thể thiếu và thay thế đợc nh: than cám, sạn Samốt... đòi hỏi trong công tác lập
kế hoạch thu mua, bảo quản và sử dụng phải hiệu quả, hay nói cách khác cần
phải quản lý tốt NVL.
Với những đặc điểm trên, việc quản lý NVL là rất cần thiết ở Công ty nói
riêng và ở các DN sản xuất nói chung, là công tác không thể thiếu và là yếu tố
khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Công tác quản lý NVL là quản lý chặt
chẽ trong tất cả các khâu từ thu mua đến bảo quản, dự trữ và sử dụng. Việc quản
lý vật liệu ở Công ty khá phức tạp, đòi hỏi phải đợc theo dõi quản lý ở kho,
phòng vật t, phòng kế toán và các phân xởng theo chức năng và nhiệm vụ đợc
1 1
giao. Giữa các bộ phận này có các mối quan hệ hữu cơ với nhau. Phòng kế
hoạch - kinh doanh của Công ty có nhiệm vụ lập kế hoạch cung cấp vật t dựa
trên định mức vật t cho từng loại sản phẩm. Dựa vào kế hoạch sản xuất của từng

phân xởng mà phòng kế hoạch - kinh doanh cấp phát vật t cho sản xuất đồng
thời đôn đốc, kiểm tra thờng xuyên tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng vật
liệu.
Trong điều kiện hiện nay, nguồn vật t khá phong phú, việc thu mua diễn
ra nhanh chóng và thuận tiện. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch cung ứng
vật t mà các nhân viên tiến hành thu mua theo đúng số lợng, chủng loại, chất l-
ợng đảm bảo tiến độ sản xuất, tránh gây ứ đọng vốn, lãng phí chi phí bảo quản.
ở Công ty với lợng vốn có hạn nên thờng chỉ dự trữ NVL ở mức tối thiểu
cần thiết cho sản xuất. Với những vật liệu không thể để lâu (vôi, luyện kim, hoá
chất) thì thờng không dự trữ để tránh gây ứ đọng vốn.
Bên cạnh việc tổ chức thu mua, dự trữ, Công ty còn tổ chức hệ thống kho
tàng tơng đối tốt nhằm đảm bảo cho vật t không bị mất mát, h hỏng làm ảnh h-
ởng đến chất lợng sản phẩm. ở Công ty, mỗi loại vật liệu đợc tổ chức thành một
kho riêng (kho vật liệu, kho nhiên liệu, kho phụ tùng). Tuỳ theo từng loại vật
liệu mà có cách bảo quản khác nhau. Các kho này đợc bố trí gần nhau tạo điều
kiện cho việc quản lý đợc thuận tiện.
Vật liệu khi mua về đợc nhập kho theo đúng quy định. Căn cứ vào phiếu
xuất kho vật liệu, thủ kho tiến hành cấp phát theo đúng phiếu xuất, cuối tháng
kiểm tra vật t trong kho, đối chiếu tồn kho thực tế với sổ sách (thẻ kho) sau đó
báo cáo số liệu về phòng kế hoạch vật t và phòng kế toán để có kế hoạch cung
cấp cho tháng sau. Thờng vật liệu của Công ty đợc dự trữ trong khoảng 3 - 4
tháng nên việc bảo quản ở kho là vấn đề hết sức quan trọng.
Đối với các phân xởng sản xuất, căn cứ vào kế hoạch sản xuất đợc giao,
đến nhận vật liệu ở kho đa vào sản xuất, cuối tháng căn cứ vào định mức tiêu
2 2
hao xác định số vật t tồn ở phân xởng. Nếu thực tế tiêu hao vợt định mức quá
cao sẽ báo ngay về các phòng ban chức năng có liên quan để có kế hoạch thay
đổi phơng án kịp thời (về khuôn mẫu, công nghệ...) với giá thành có thể chấp
nhận đợc.
Để giúp cho việc quản lý NVL đợc chặt chẽ cần phải có sự phối hợp của

phòng kế toán. Phòng kế toán của Công ty với nhiệm vụ của mình thực hiện việc
kiểm tra sự biến động của vật liệu trên cơ sở theo dõi cả hai chỉ tiêu số lợng và giá
trị, từ đó theo dõi chặt chẽ các định mức cấp phát, xem việc sử dụng vật liệu có
hiệu quả hay không, đồng thời đa ra định mức vốn vật liệu hợp lý giúp các phòng
liên quan xác định kế hoạch vật t, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
Nh vậy, NVL có vị trí hết sức quan trọng đối với quá trình sản xuất của
Công ty. Do đó duy trì sự cung ứng ổn định NVL đầu vào, đảm bảo lợng dự trữ
để chủ động trong sản xuất, đồng thời sử dụng tiết kiệm, hợp lý NVL góp phần
không nhỏ nâng cao hiệu quả SXKD cho Công ty.
4.1.2. Phân loại vật liệu ở Công ty
NVL sản xuất đa dạng gồm nhiều chủng loại, quy cách khác nhau, mỗi
loại có nội dung kinh tế, có chức năng trong SXKD, có tính chất lý hoá khác
nhau. Để nhận biết đợc từng thứ vật liệu phục vụ cho việc tổ chức công tác quản
lý, công tác kế toán vật liệu đợc chặt chẽ, đồng thời tính giá thành sản phẩm
chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả SXKD cần phải tiến hành phân loại vật
liệu theo những tiêu thức thích hợp.
Căn cứ vào đặc điểm, vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình
sản xuất, Công ty đã phân loại vật liệu nh sau:
- Nguyên vật liệu: là đối tợng lao động, là cơ sở vật chất chủ yếu hình
thành nên thực thể sản phẩm hoặc góp phần làm tăng chất lợng sản phẩm, thay
đổi mẫu mã sản phẩm, bao gồm: xi măng, cát, vôi, đá tấn mài, sạn Samốt, than,
sắt thép, giằng mái thanh chèo, que hàn, các loại đờng ống cao su, nhựa HP, vỏ
thùng, sơn đánh dầu và các loại khác.
3 3
- Nhiên liệu, bao gồm: than, củi, xăng, dầu các loại, mỡ bôi trơn và một
số nhiên liệu khác.
- Phụ tùng thay thế: là loại vật liệu Công ty mua về để thay thế cho các
bộ phận chi tiết của máy móc, thiết bị khi cần thiết, bao gồm: vòng bi, zoăng
phụ tùng của các loại xe ôtô, dây đai, phụ tùng máy xúc, máy gạt, bánh răng và
các loại phụ tùng khác.

- Phế liệu thu hồi: là các loại NVL loại ra trong quá trình sản xuất, chế
tạo sản phẩm nh: sắt, thép vụn, các phế liệu thu hồi, thu nhặt trong quá trình
thanh lý TCSĐ.
ở Công ty, có những loại vật liệu khi sản xuất sản phẩm này nó là NVL
chính, nhng khi sản xuất sản phẩm khác nó lại là NVL phụ.
Ví dụ: Than, khi sản xuất đất đèn nó là NVL chính, nhng khi sản xuất
gạch chịu lửa nó lại là NVL phụ.
Qua việc phân loại vật liệu nh trên, Công ty mở các tài khoản cấp 2 nh
sau:
- TK 1522: Nguyên vật liệu
- TK 1523: Nhiên liệu
- TK 1524: Phụ tùng thay thế
- TK 1526: Phế liệu thu hồi
Do đặc điểm vật liệu của Công ty có nhiều loại, nhiều thứ nên để thuận
tiện cho việc theo dõi, phản ánh trên sổ sách, Công ty đã thực hiện việc mã hoá
vật liệu trên máy vi tính nh sau: (trang sau)
Việc phân loại và kết hợp với mã hoá vật t nh trên tạo điều kiện cho việc
quản lý vật liệu đợc chặt chẽ và chi tiết, đồng thời giúp cho công tác hạch toán
vật liệu chính xác nhất là trong điều kiện ứng dụng máy tính vào công tác kế toán
nh hiện nay. Song khoản chi vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản
phẩm, do đó cần phải quản lý tốt vật liệu về mặt giá trị từ khâu thu mua đến việc
tính toán, phân bổ đúng đắn giá trị của vật liệu cho các đối tợng sử dụng trong
SXKD. Điều đó đòi hỏi phải tiến hành đánh giá vật liệu.
4 4
Bảng mã hóa vật t
4.1.3. Đánh giá vật liệu ở Công ty
Về nguyên tắc vật liệu phải đợc đánh giá theo giá vốn thực tế, nhng do
đặc điểm của vật liệu có nhiều loại, lại thờng xuyên biến động trong quá trình
SXKD nên có thể đánh giá theo gía hạch toán để có thể phản ánh kịp thời, đầy
đủ tình hình biến động và số hiện có của vật liệu.

Thực tế ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn chỉ đánh giá vật liệu theo
giá thực tế và áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ,
5
Tên vật t Mã vật t Tên vật t Mã vật t
* Nhóm nguyên vật liệu
- Xi măng Hoàng Thạch
- Xi măng Duyên Linh
- Xi măng trắng
- ..........
- Samốt tấn mài
- Samốt Vĩnh Yên
- ....
- Thép U120
- Thép trơn F22 + F23
- .....
- Đinh 5
- Đinh 7
-....
- Bu lông M12x60
- Bu lông M12x65
- ...
- Que hàn Việt - Đức
- Que hàn Trung Quốc
- ....
1522
01.NLXM01
01.NLXM02
01.NLXM03
.......
01.NLSA01

01.NLSA02
...
01.TTTE01
01.TTTE02
...
01.VKDI05
01.VKDI07
...
01.KHBL21
01.KHBL25
...
01.VKOH01
01.VKOH02
...
* Nhóm nhiên liệu
- Củi đốt lò
- Than cám loại 1
- Tham cám loại 2
-....
- Xăng A90
-...
- Dầu Điêzen
- Dầu FO
- Dầu M14
-...
1523
02.KHCD01
02.DTTC01
02.DTTC02
...

02.DTXA02
...
02.DTDA01
02.DTDA02
02.DTDA03
...
* Nhóm phụ tùng
- Vòng bi NU319 - trụ
- Vòng bi NU319 - cầu
- Lốp ôtô 120 - 90
- Dây đai
- Zoăng
- Phụ tùng xe MAZ
- Phụ tùng xe TOYOTA
- Phụ tùng xe IFA
- ....
1524
03.VONU01
03.VONU02
03.VKLO01
03.VKDD02
03.VKZO01
03.VKPT01
03.VKPT02
03.VKPT03
...
5
và mở TK 133 "Thuế GTGT đợc khấu trừ" để hạch toán khoản thuế GTGT đầu
vào. Công ty tiến hành đánh giá vật liệu nh sau:
Đối với vật liệu nhập kho

- Với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế
vật liệu nhập kho
=
Giá ghi trên hoá đơn
của ngời bán
(cha có thuế GTGT)
+
Chi phí vận chuyển,
bốc xếp...
Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 065800 của Công ty than Quảng Ninh
bán than cám loại 1 cho Công ty ngày 03/11/2005:
- Giá cha có thuế: 35.000.000 đồng (100 tấn x 350.000 đồng/tấn)
- Thuế GTGT (10%): 3.500.000 đồng
- Chi phí vận chuyển: 100.000 đồng
(Tổng giá thanh toán = 38.600.000 đồng)
Khi than cám về nhập kho, kế toán ghi giá thực tế nhập kho là
35.100.000 đồng trên phiếu nhập kho.
Tuỳ theo yêu cầu của ngời bán, Công ty có thể thanh toán tiền ngay khi
nhận hàng hoặc thanh toán chậm trong thời gian cho phép.
- Với vật liệu tự gia công chế biến nh bột sét sống, sạn Samốt... thì:
Giá thực tế vật liệu
nhập kho
=
Giá thực tế vật liệu
xuất gia công chế biến
+
Chi phí gia công
chế biến
Thực tế đối với các chi phí thu mua liên quan trực tiếp đến từng thứ vật

liệu nh chi phí vận chuyển, thuê bốc vác... thì căn cứ vào các chứng từ liên quan
sẽ đợc tính luôn vào giá thực tế vật liệu nhập kho. Riêng các chi phí thu mua của
nhân viên thu mua bao gồm tiền lơng và hao mòn xe, thờng đợc tính vào cuối
tháng, nếu tính toán chi phí này cho vật liệu nhập kho trong kỳ thì rất phức tạp,
khó chính xác; hơn nữa nhân viên thu mua vật t không chỉ mua NVL cho sản
xuất mà còn phải đảm đơng nhiều công việc khác nữa nh mua dụng cụ văn
6 6
phòng, vì vậy để đơn giản khoản chi phí này, Công ty đa luôn vào chi phí quản lý
DN nh một khoản lơng của nhân viên quản lý kinh tế.
Đối với vật liệu xuất kho:
Căn cứ vào đặc điểm SXKD, đặc điểm vật liệu, khả năng trình độ của cán
bộ kế toán cũng nh yêu cầu của công tác quản lý, Công ty đã sử dụng giá thực
tế để hạch toán vật liệu và áp dụng tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp
bình quân gia quyền liên hoàn. Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập kho đơn
giá thực tế bình quân đợc xác định nh sau:
Đơn giá thực tế
bình quân
Trị giá thực tế
vật liệu tồn đầu kỳ
+
Trị giá thực tế
vật liệu nhập trong kỳ
Số lợng vật liệu
tồn đầu kỳ
+
Số lợng vật liệu
nhập trong kỳ
Và giá vật liệu xuất kho theo từng lần xuất đợc xác định nh sau:
Trị giá thực tế vật liệu
xuất kho

=
Số lợng vật liệu
xuất kho
x
Đơn giá thực tế
bình quân
Đơn giá thực tế bình quân đợc sử dụng để tính trị giá vật t xuất kho cho
đến khi nhập lô hàng khác cần tính toán lại đơn giá thực tế bình quân.
Ví dụ: Theo tài liệu tháng 12/2005 có tình hình nhập, xuất, tồn Than
cám loại 1 nh sau:
- Số lợng than cám loại 1 tồn cuối tháng 11/2005 là 10 tấn (thành tiền
6.857.140 đồng.
- Ngày 02/12 nhập 20 tấn, thành tiền 13.714.300 đồng
- Ngày 05/12 xuất ra số lợng là 15 tấn
- Ngày 10/12 nhập vào số lợng 25 tấn, thành tiền 17.142.900 đồng
- Ngày 13/12 xuất ra số lợng 35 tấn
Xác định trị giá xi măng xuất kho nh sau:
+ Ngày 05/12/2005:
7
=
7
Đơn giá thực tế bình quân
ngày 02/12/2005
=
6.857.140 + 13.714.300
10 + 20
= 685.714,667 (đồng/tấn)
Giá trị thực tế than cám loại 1 xuất kho ngày 05/12 = 15 x 685.714,667
= 10.285.720 (đồng)
+ Ngày 13/12/2005:

Sau khi xuất kho ngày 02/12, giá trị than cám loại 1 tồn kho là
= 6.857.140 + 13.714.300 - 10.285.720 = 10.285.720 (đồng)
Đơn giá thực tế bình quân
ngày 10/12/2005
=
10.285.720 + 17.142.900
15 + 25
= 685.715,5 (đồng/tấn)
Giá trị thực tế than cám loại 1 xuất kho ngày 13/12 = 35 x 685.715,5
= 24.000.042,5 (đồng)

Sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu và áp dụng tính giá vật liệu xuất
kho theo phơng pháp trên trong suốt niên độ kế toán ở Công ty cho phép phản
ánh một cách kịp thời và thờng xuyên sự biến động của vật liệu, tạo điều kiện cho
việc ghi chép chính xác, cuối tháng lại không phải điều chỉnh từ giá hạch toán ra
giá thực tế. Hơn nữa vật liệu ở đây chủ yếu do mua ngoài, thị trờng lại là thị trờng
tự do nên việc sử dụng giá thực tế rất thuận lợi, phù hợp, nhất là trong điều kiện
ứng dụng máy tính vào công tác kế toán của Công ty.
4.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty
Mọi hiện tợng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động SXKD liên quan
đến việc nhập xuất NVL đều phải đợc lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ,
chính xác và kịp thời. Để có thể tổ chức đợc toàn bộ công tác kế toán nói chung
cũng nh công tác hạch toán chi tiết vật liệu nói riêng thì phải dựa trên cơ sở các
chứng từ kế toán. Kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty sử dụng các chứng từ sau:
8 8
- Phiếu nhập kho (Mẫu C11 - H)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT)
- Thẻ kho (Mẫu 06 - VT)
- Hoá đơn GTGT (Mẫu 02 - GTKT)
4.2.1. Thủ tục nhập kho NVL

Chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật liệu khi về đến DN đều phải
làm thủ tục nhập kho. Vật liệu của Công ty đợc nhập kho chủ yếu do mua
ngoài.
Căn cứ vào số lợng NVL tồn trong kho và căn cứ vào kế hoạch sản xuất
trong tháng, quý, năm của đơn vị do Phòng Kế hoạch - kinh doanh (KH-KD)
xây dựng đã đợc ký duyệt, Phòng KH-KD lập kế hoạch dự trù NVL chủ yếu cho
sản xuất. Khi có nhu cầu về NVL thì Phòng KH-KD căn cứ vào đó mà viết
phiếu yêu cầu vật t trình lên Giám đốc để xin mua, nếu thấy hợp lý và cần thiết
thì Giám đốc ký duyệt đồng ý cho mua.
Khi vật liệu về đến kho, nhân viên cung ứng mang hoá đơn của bên bán vật
t lên ngời có trách nhiệm để kiểm tra, sau đó thông báo qua phòng kỹ thuật để
kiểm tra số lợng, chất lợng theo đúng quy cách, phẩm chất, mẫu mã quy định. Nếu
đạt yêu cầu, nhân viên mua vật t căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Phiếu
nhập kho đợc lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của phụ trách cung tiêu (do giám
đốc uỷ quyền), của ngời giao hàng và thủ kho, trong đó:
- 1 liên (bản gốc) ở quyển chứng từ nhập lu tại phòng KH-KD.
- 1 liên giao cho thủ kho giữ.
- 1 liên giao cho kế toán vật t lu tại phòng kế toán - tài chính.
Ví dụ: Ngày 04/12/2005 Công ty mua hàng của Công ty Cổ phần thơng
mại Chí Linh (là đơn vị thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu
trừ) có hoá đơn GTGT nh biểu mẫu 01:
9 9
Biểu mẫu 01: hoá đơn GTGT
10
Hoá đơn
giá trị gia tăng
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 04/12/2005
Mẫu số: 02 GTTT-3LL
DH/2004B

0010084
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần thơng mại Chí Linh
Địa chỉ:...........................................Số tài khoản:...........................................
Điện thoại:......................................Mã số:....................................................
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Anh Tuấn...............................................
Đơn vị: Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn ...........................................
Địa chỉ: Xã Cộng Hoà - Huyện Chí Linh - Hải Dơng.................................
MST: 0800064718001...................................................................................
Hình thức thanh toán: trả chậm.....................................................................
STT
Tên hàng hoá,
dịch vụ
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Dầu Điêzen Lít 360 6.545 2.356.200
Lệ phí giao thông
(300 đồng/lít)
108.000
Cộng tiền hàng 2.356.200
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 235.620
Tổng cộng tiền thanh toán 2.699.820
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu sáu trăm chín chín nghìn tám trăm hai mơi đồng
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
10
Khi mua hàng về, ngời mua thông báo cho phòng kỹ thuật để kiểm tra
chất lợng, quy cách, số lợng, mẫu mã vật t theo hoá đơn số 0010084 và lập
phiếu nhập kho nh biểu mẫu 02:
Biểu mẫu 02: Phiếu nhập kho
11

Đơn vị: Công ty Vật liệu chịu lửa
Trúc Thôn
Địa chỉ: Xã Cộng Hoà-Chí Linh-
Hải Dơng
Mẫu số: C11-H
(Ban hành theo QĐ số 999-TC/QĐ/CĐKT
ngày 02/11/1996 của Bộ Tài chính
PHiếu nhập kho
Ngày 04 tháng 12 năm 2005
Nợ TK 1523 : 2.464.200 Số: 0950
Có TK 331 : 2.464.200
Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Anh Tuấn..............................................
Theo hoá đơn số 010084 ngày 04/12/2005 của Công ty CPTM Chí Linh
Nhập tại kho: Chị Bình.............................................................................
TT
Tên, nhãn hiệu,
quy cách vật t (SP,
hàng hoá)
Mã
số
ĐVT
Số lợng
Đơn giá Thành tiền
Theo
C.từ
Thực
nhập
1 Dầu Điêzen Lít 360 360 6.545 2.356.200
Lệ phí giao thông 108.000
Cộng 2.464.200

Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai triệu bốn trăm sáu t nghìn hai trăm
đồng.
Nhập, ngày 04 tháng 12 năm 2005
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho KT trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
11
Khi vật t đã về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật t
trong kho một cách hợp lý, khoa học đảm bảo theo yêu cầu đồng thời tiện cho
việc kiểm tra, theo dõi.
b. Thủ tục xuất kho:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng, quý, năm, Phòng KH-KD lên kế
hoạch cung ứng vật liệu. Khi có nhu cầu về vật liệu, các phân xởng sản xuất ghi
riêng từng thứ, từng loại và số lợng vật liệu, viết giấy xin lĩnh vật t (Biểu mẫu 03)
chuyển cho trởng phòng KH-KD xem xét và ký duyệt.
Biểu mẫu 03:
Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn
Giấy xin lĩnh vật t
Đơn vị lĩnh: Phân xởng Vật liệu chịu lửa
Họ tên ngời đề nghị: Nguyễn Quang Hng (Quản đốc phân xởng)
TT Nội dung công việc Tên vật t ĐVT Số lợng
Phòng KH-KD
duyệt
1 Sản xuất gạch chịu lửa Dầu Điêzen
Dầu thải
Lít
Lít
200
300
Ngày 05 tháng 12 năm 2005
Ngời đề nghị

Sau khi đợc ký duyệt, giấy này đợc chuyển cho bộ phận viết phiếu xuất kho
(Biểu mẫu 04).
Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên, trong đó:
- 1 liên (bản gốc) lu tại phòng Kế hoạch - kinh doanh
- 1 liên giao cho đơn vị, bộ phận lĩnh vật t giữ
- 1 liên giao cho kế toán vật t giữ lu tại phòng kế toán
Đơn giá vật liệu do kế toán tính toán và ghi vào phiếu xuất kho theo ph-
ơng pháp đơn giá thực tế bình quân gia truyền liên hoàn.
Biểu mẫu 04: Phiếu xuất kho
12 12
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là phản ánh và
theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại NVL về số
lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị, mà kế toán chi tiết đảm bảo đáp ứng đợc
nhu cầu này.
13
Đơn vị: Công ty Vật liệu chịu lửa
Trúc Thôn
Địa chỉ: Xã Cộng Hoà-Chí Linh-
Hải Dơng
Mẫu số: 02 - VT
(Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT
ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính
PHiếu xuất kho
Ngày 06 tháng 12 năm 2005
Nợ TK 621 : 2.329.000 Số: 01082
Có TK 1523 : 2.329.000
Họ tên ngời nhận hàng: Anh Nguyễn Quang Hng..................................
Địa chỉ (bộ phận): Phân xởng Vật liệu chịu lửa........................................
Lý do xuất kho: sản xuất gạch chịu lửa.......................................................
Xuất tại kho: Chị Bình..................................................................................

TT
Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật t (SP, hàng
hoá)
Mã
số
ĐVT
Số lợng
Đơn giá Thành tiền
Theo
C.từ
Thực
nhập
1 Dầu Điêzen Lít 200 200 6.845 1.369.000
2 Dầu thải Lít 300 300 3.200 960.000
Cộng 2.329.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai triệu ba trăm hai chín nghìn đồng
Xuất, ngày 06 tháng 12 năm 2005
Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng Thủ kho KT trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
13
Vật liệu của Công ty đa dạng, phức tạp, nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thờng xuyên
hàng ngày, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng và không thể
thiếu đợc.
Công ty hiện đang áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán
chi tiết vật liệu. Theo phơng pháp này, ở kho chỉ theo dõi về mặt số lợng, còn ở
phòng kế toán theo dõi cả số lợng và giá trị vật liệu. Cụ thể nh sau:
- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh sự biến động
hàng ngày của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi thứ vật liệu đợc ghi
trên 1 thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp thẻ kho theo từng loại để tiện cho việc sử

dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu phục vụ cho yêu cầu quản
lý của Công ty. Mẫu thẻ kho đợc thể hiện ở biểu mẫu 05:
Biểu mẫu 05: Thẻ kho
Đơn vị: Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn
Địa chỉ: Cộng Hoà - Chí Linh -HD
Thẻ kho
Lập thẻ ngày...tháng...năm 2005
Tờ số: 03
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Dầu Điêzen
Đơn vị tính: Lít
(Trích tháng 12/2005)
Chứng từ
Trích yếu
Số lợng
KT xác
nhận
Số phiếu
NT
Nhập Xuất Tồn
N X
Tồn đầu kỳ 50
950 04/1
2
A.Tuấn mua hàng của
CTCPTM Chí Linh
360
1082 06/1
2
A.Hng-PXVLCL 200
.... ... .... ..... .... ... ... ...

Cộng 6000 5500
Tồn kho cuối tháng 550
14 14
Cách ghi thẻ kho nh sau: Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu,
thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nó, cuối
ngày tính ra số tồn kho ghi vào cột tồn của thẻ kho đó. Thẻ kho đợc dùng cho cả năm. Mỗi
thứ vật liệu ghi trên 1 hay một số tờ tờ thẻ kho tuỳ thuộc vào nghiệp vụ xuất, nhập hàng
ngày nhiều hay ít.
Ghi vào thẻ kho xong, thủ kho tiến hành tập hợp phân loại các chứng từ
rồi gửi về phòng kế toán theo định kỳ 3-5 ngày một lần. Cuối tháng thủ kho
mang thẻ kho lên phòng kế toán để đối chiếu.
- ở Phòng kế toán: Định kỳ 3-5 ngày khi nhận đợc các chứng từ thủ kho
chuyển đến, kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chúng rồi ghi vào sổ chi tiết vật
t theo chỉ tiêu số lợng và giá trị. Mỗi chứng từ nhập, xuất đợc ghi vào 1 dòng
riêng. Kết cấu sổ chi tiết vật t giống nh thẻ kho nhng có thêm cột đơn giá và số
tiền.
Ví dụ, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết
vật liệu tháng 12 năm 2005 nh sau: (biểu mẫu 06).
Cuối tháng kế toán đối chiếu số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết vật t, sau
đó tính ra số tồn kho.
4.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Công ty
Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán và sổ kế toán để
theo dõi, phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tợng kế toán có nội dung kinh
tế ở dạng tổng quát mà kế toán chi tiết cha đáp ứng đợc. Việc mở tài khoản tổng
hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, gía trị hàng xuất kho
tuỳ thuộc vào DN áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên hay kiểm kê định kỳ.
Thực tế ở Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn áp dụng kế toán hàng kho
theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Để tổng hợp tình hình nhập, xuất vật liệu, Công ty sử dụng các tài khoản

kế toán sau:
15 15
+ TK 152 "Nguyên vật liệu" và mở các tài khoản cấp 2:
- TK 1522: Nguyên vật liệu
- TK 1523: Nhiên liệu
- TK 1524: Phụ tùng thay thế
- TK 1526: Phế liệu thu hồi
Và một số tài khoản khác có liên quan nh:
+ TK 111 "Tiền mặt"
+ TK 133 "Thuế GTGT đợc khấu trừ"
+ TK 331 "Phải trả cho ngời bán"
+ TK 154 "Chi phí SXKD dở dang"
+ TK 621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp"
+ TK 627 "Chi phí sản xuất chung".
Để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu, kế toán sử dụng các sổ kế
toán tổng hợp sau:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký chuyên dùng các TK 1522, 1523, 1524, 1526,
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, sổ chi tiết TK 141.
- Sổ cái các TK 1522, 1523, 1524, 1526, 331, 154.
4.3.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu
Vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là do mua ngoài, ngoài ra có một
số loại tự chế. ở Công ty chỉ có trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng
chứ không có trờng hợp hàng về mà hoá đơn cha về trong tháng và ngợc lại. Vì
vậy kế toán ghi sổ đơn giản hơn, cụ thể nh sau:
Trờng hợp mua vật liệu trả tiền ngay, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi:
Nợ TK 152
Nợ TK 133(1)
Có TK 111
Ví dụ: căn cứ vào phiếu chi số 10113 ngày 05/12/2005 mua than cám, kế

toán ghi định khoản:
16 16
Nợ TK 152 : 15.025.000 (đồng)
Nợ TK 133(1) : 751.250 (đồng)
Có TK 111 : 15.776.250 (đồng)
Trờng hợp mua NVL bằng tiền tạm ứng kế toán ghi:
Nợ TK 152
Nợ Tk 133(1)
Có TK 141
Ví dụ: Ngày 10/12/2005 anh Hùng mua than về bằng tiền tạm ứng, căn
cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi định khoản:
Nợ TK 152 : 41.894.400 (đồng)
Nợ TK 133(1) : 2.094.720 (đồng)
Có TK 141 : 43.989.120 (đồng)
Trờng hợp mua hàng cha trả tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Nợ TK 133(1)
Có TK 331
Ví dụ: căn cứ vào hoá đơn số 10084 và phiếu nhập kho ngày 04/12/2005
kế toán ghi sổ theo định khoản :
Nợ TK 152 : 2.464.200 (đồng)
Nợ TK 133(1) : 235.620 (đồng)
Có TK 331 : 2.699.820 (đồng)
Trờng hợp nhập kho vật liệu tự gia công chế biến, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 154
Ví dụ: căn cứ vào phiếu nhập kho số 1084 ngày 07/12/2005 sản phẩm
bột sét trắng do Công ty tự chế biến, kế toán ghi:
Nợ TK 152 : 20.890.500 (đồng)
17 17

Có TK 154 : 20.890.500 (đồng)
4.3.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu
ở Công ty vật liệu đợc xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm,
phục vụ quản lý sản xuất chung trong phạm vi các phân xởng sản xuất, phục vụ
cho nhu cầu bán hàng, quản lý DN và cho công tác sửa chữa lớn. Tuỳ theo mục
đích sử dụng mà kế toán hạch toán nh sau:
Trờng hợp vật liệu xuất trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, ghi:
Nợ TK 621
Có TK 152
Ví dụ: căn cứ vào phiếu xuất kho số 1082 ngày 06/12/2005 kế toán ghi
định khoản:
Nợ TK 621 : 2.329.000 (đồng)
Có TK 152 : 2.329.000 (đồng)
Trờng hợp xuất vật liệu dùng cho các nhu cầu sản xuất chung, bán hàng,
quản lý hay sửa chữa lớn thì ghi:
Nợ TK 627 (Nếu dùng cho sản xuất chung)
Nợ TK 641 (Nếu dùng cho bán hàng)
Nợ TK 642 (Nếu dùng cho quản lý)
Nợ TK 241(2) (Nếu dùng cho sửa chữa lớn)
Có TK 152
Việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho đợc áp dụng theo phơng pháp đơn
giá bình quân gia truyền liên hoàn.
Các nghiệp vụ nhập vật t đợc kế toán vào sổ kế toán tổng hợp theo trình
tự sau:
Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho, kế toán vật t thực hiện cập nhật
tức thời dữ liệu phát sinh vào sổ Nhật ký chung (Biểu mẫu 07). Cuối tháng, căn
cứ vào Sổ nhật ký chung, kế toán vào sổ cái các tài khoản 1522, 1523, 1524,
1526, 154, 331.
Ví dụ Sổ cái tài khoản 1523 (Biểu mẫu 08).
18 18

Biểu mẫu 08:
Sổ cái
Tài khoản 1523
Tháng 12 năm 2005
Chứng từ Diễn giải Trang
NKC
TKĐƯ
Số tiền
SH NT Nợ Có
Số d đầu kỳ 28.780.268
PN950 4/12 Nhập dầu Điêzen 12 331 2.464.200
PX1082 6/12 Xuất cho PXVLCL 12 621 2.329.000
. . . .
Cộng phát sinh 231.664.577 208.046.969
Số d cuối kỳ 52.397.876
Ngày tháng năm 2005
Ngời ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các chứng từ, sổ sách kế toán lập Bảng
tổng hợp nhập vật t, Bảng tổng hợp xuất vật t (Bảng 4, 5)
Bảng 04
Bảng tổng hợp nhập vật t
Tháng 12 năm 2005
TT TKĐ TK 1522 TK 1523 TK 1524 TK 1526 Cộng
1 TK 1111 8.010.000 11.238.967 310.000 19.558.967
2 TK 1121 -
3 TK 141 3.430.000 3.430.000
4 TK 154
169.043.472
169.043.472

5 TK 331 92.689.000 220.425.610 4.574.000 317.688.610
6 TK 1368 -
7 TK 334A 2.345.200 2.345.200
10 TK 1388
8.790.000
8.790.000
Cộng 284.307.672 231.664.577 4.884.000 - 520.856.249
Bảng 05:
19 19