150 câu hỏi - đáp về nghiệp vụ hành chính văn phòng

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (9.66 MB, 271 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN - ThS. NGUYÊN t h ị t h u h à
(Đ ồ n g Chủ biên)

c t o H Ỏ I = {DíỗíP

VỂ NGHIỆP y ụ

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN - ThS. NGUYỄN THỊ THU HÀ
(Đồng Chủ biên)

150 cfìu

HỎI - Đ ÁP

VÉ NGHIỆP VỤ

HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

TẬP THỂ TÁC GIẢ

ĐỒNG CHỦ BIÊN

TS. Nguyễn Thị Thu Vân
ThS. Nguyễn Thị Thu Hà

CÁ C TÁC GIẢ KHÁC

ThS. Nguyễn Thị La

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

LỞI NHÀ XUẤT BẢN

Văn phịng có vị trí quan trọng trong hoạt động của bất kỳ
cơ quan, tổ chức nào. Công tác văn phòng được thực hiện tốt sẽ
thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của cơ quan, tổ chức và
ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu

cực đên quá trình phát triển của cơ quan, tổ chức đó.

Văn phịng có chức năng tổng hợp, xử lý, cung cấp thơng tin
mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho
lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý; quản lý, sắp xếp,
phân phôi và bổ sung một cách khoa học, hợp lý nhất các điều
kiện cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc; là trung
tâm, đầu mối giao tiếp của cơ quan, tổ chức.

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

Nội dung cuốn sách gồm ba phần:
Phần I: Tổng quan về văn phòng

Phần II: Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu 
Phần III: Quản trị văn phòng

Xin giới thiệu cuốn sách vói bạn đọc.
Tháng 4 năm 2013

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

Phần I

TỔNG QUAN VẾ VÂN PHÒNG

Câu hỏi 1: Văn phịng là gì?
Trả lời:

Trong thực tế, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa
khác nhau, phản ánh nhận thức của chúng ta về chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thòi kỳ lịch sử và
trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định, về
cơ bản, hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu vê văn phòng:

- Tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ 
phận, đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo.

- Tiếp cận về mặt không gian:

Theo cách tiếp cận này, văn phịng có thể được hiểu
theo hai nghĩa dưới đây:

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

+ h ậ fí&ị.iậ.íạ y.ịệccu thể ,eủa Ầỉgưừi có chức vụ

tìh L Ỉ; v a M ^ h e t ì ỹ Ị ì ỹ t ụ s ĩ , V ă f l ^ H S r ị ế tá-hgc . . .

- Tiếp cân hoạt động: V ũn p h ò n g lù m ột d ạ n g h o ạ t

động của Cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, 
bảo quản,

lưu

trữ các loại văn bản, giấy tờ, nhũng công 
việc liên quan đến công tác văn thư.

Theo Từ điên tiếng Việt của Viện Ngơn ngữ học, văn 
phịng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính

trong một cơ q u a n 1.

Một cách tổng qt nhất, có thể hiểu:

Văn phịng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có 
trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ 
cho sự điều hành của lảnh đạo, đồng thời bảo đảm các

điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của tồn 
cơ quan, tổ chức đó.

Câu hỏi 2: Văn phịng có vị trí như th ế nào trong 
hoạt động của cơ quan, tổ chức?

Trả lời:

Văn phòng là một bộ phận, đơn vị của cơ quan, tổ
chức. Văn phòng cùng với các đơn vị, bộ phận khác tạo
thành một tổ chức hồn chỉnh. Có cơ quan là có văn phịng
(hoặc có đơn vị chuyên trách làm công tác văn phịng).

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

V ị t r í cùa v ă f i p l i ồ H g t t - ó H g 86» É |U a f t , lẨ r - ỉ i Ắ é tlư t» fc i n Ấ 1.1

(tua SỔ đồ

dưáì

đẩy;

Vàn phịng là bộ máy giúp việc của lãnh áạo, là “tai”,
là “m ắt”, là “bộ lọc”, “bộ nhớ” của thủ trưởng: thể hiện
trong việc tống hợp, xử lý, cung cấp thông tin đáng tin cậy
phục vụ cho nhu cầu quản lý, diều hành của thủ trưởng.

Văn phòng là “bộ mặt” (thay mặt cơ quan thực hiện
các hoạt động giao tiếp, đối nội - đối ngoại), là “bộ tham
mưu” của cơ quan.

Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất (nhà cửa, phương
tiện, trang thiết bị...) cho hoạt động của toàn cơ quan.

Câu hỏi 3: Văn bản nào hiện nay quy định về

chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng cơ 
quan hành chính nhà nước?

Trả lời:

Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn
phòng cơ quan hành chính nhà nước được quy định tại các
văn bản cụ thể sau đầy:

</div>
(9)<div class='page_container' data-page=9>

0*s e\vvi<\ e\<Yí& Vvcỵ, ecs YV^&TVg. Y\ọ, c.ở c\u<\r\. iViuọc

Chính

phủ’,

- N ghi định sổ Í2/2Ỡ08/N Ỉ)-( 'P

^5'r iííi^i ị i t t í i fcj tIy c ìĩt t ì l t ớ ’ i ó ĩ ì ĩ ỷ ơ ic á c c~c> cỊ L 2 & I 2 <Cầ2 u V"<?73 iia ô n

^ ^ *& te 4 f o tìn k i U t

Tmrnưdn

g.

- Nghị định sổ 14Í90(WNĐ-CP ngày 0/1-9.900R của

< D íiơ iịi piKu t ịt iỳ dịf-iii t ẩ tìtitíta c ã t i fcfcj qụa.H b ỉiú ý E H rtieH 
1

tn u ợ c U y ban n h â n d â n h u y ện , q u ân , th ị xã, th à n h phô

thuộc tỉnh;

- T hông tư liên tịc h số 0 2 /2 0 11/TTLT-VPCP-BNV ngày
2S-1-2011 củ a V ãn pliòng C hính p h ủ và 13ô Nôi vu hướng
d ẫn về chức năng, n h iệm vụ, quyền h ạn và cơ câu tổ chức
của Văn phòng ủ y ban nhân dân tỉnh, thành phô' trực
thuộc Trung ương.

Trên cơ sở các văn bản pháp lu ật trên, chức năng,
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng mỗi cơ quan hành
chính nhà nưốc được cụ thể hóa trong các văn bản quy
định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của cơ quan đó.

Câu hỏi 4: Văn phịng có những chức năng cơ 
bản nào?

Trả lời::

Văn phòng thực hiện ba chức năng cơ bản:

1. Chức n ă n g th a m mưu, tơng hợp

</div>
(10)<div class='page_container' data-page=10>

mặt vể tình hình hoạt dộng của cơ quan và tham mưu cho

lãnh, dạo về các b iện pháp giải q u y ết và xủ lý. Cụ thể:

- Tham mưu: là phát hiện vấn đề, phân tích nguyên

nhẩn, tham mứu. dể xuất vái hĩnh dạo về cấc biện pháp tổ 
chúc, diều hãnh và gíốí quyết các van Uể, Vĩ d ụ . tạp

c h ư ơ n g t r ì n h , k ế h o a c h h o ạ t d ộ n g ; t o c h ẳ c các cu ọc h ọ p y

Kc>^ Viữhrv KồcyvK cxvỶvết. dirvH etuảri lý, d iề u h à n h ( t ư v â n
^un y $ ( n \ ĩM y á Hn^n nViặm v e tín h pháp \ ý , \ ỳ th u ậ t soạn

th á o v ã n bản).

“ T ô n g l i ơ p : lù t ô c h ứ c v à th iíc h iê n viôc tông Hơp và xtí

lý thơng tin (thơng tin từ hệ thòng văn bản đi - đến, điện
thoại, tiếp dân) phục vu cho hoạt dông quản lý.

Tham mưu và tổng hợp ln gán bó chặt chẽ với
nhau: tổng hợp là để tham mưu, muôn tham mưu cần
phải tổng hợp.

2. Chức năng hậu cần

Văn phòng bảo đảm quản lý, sắp xếp, phân phôi và bổ
sung một cách khoa học, hợp lý nhát các điều kiện cơ sở
vật chất và phương tiện, diều kiện làm việc cho cơ quan.
Cụ thể:

- Các điều kiện vật chất, kỹ thuật: mua sắm trang
thiết bị, xây dựng cơ bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất,
kỹ thuật, phương tiện làm việc...

- Q uản lý tài sản công, ngân sách của cơ quan: chi trả
lương, thưởng,...

</div>
(11)<div class='page_container' data-page=11>

—

3. Chức n ă n g đ a i diện

Văn phòng là trung tâm, đầu mô'i giao tiếp của cơ
quan. Văn phòng thực hiện chức năng đại diện qua những
công việc cụ thể như:

- Tuyển chon và bơ" trí cán bộ ở những nơi thường
xuyên phải giao tiếp với khách;

- Hướng dẫn cán bộ văn phòng các nguyên tắc và kỹ
năng giao tiếp;

- Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách
trong phạm vi cho phép;

- Tham giaitổ chức các buổi gặp m ặt giao lưu;
- Tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách.

Câu hỏi 5: Văn phịng có những nhiệm vụ chủ 
yếu nào?

Trả lời:

Do đặc điểm riêng ở mỗi loại cơ quan nên văn phòng
của các cơ quan khác nhau có thể được giao những nhiệm
vụ cụ thể khác nhau, v ề cơ bản, văn phịng có những
nhiệm vụ sau đây:

- Xây dựng chương trình, kê hoạch công tác của cơ

quan (năm, quý, tháng) và theo dõi, đơn đốc việc thực hiện
chương trình, kế hoạch đó.

</div>
(12)<div class='page_container' data-page=12>

— —

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng
và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo
văn bản của cơ quan ban hành.

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, quản lý văn
bản trong cơ quan và những văn bản từ bên ngoài gửi đến,
giúp thủ trưởng theo dõi việc giải quyết văn bản theo đúng
quy định của Nhà nước.

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đốì ngoại, giúp cơ quan, tổ
chức trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc
cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác
cũng như với nhân dân nói chung.

- Tổ chức cơng tác thi đua, khen thưởng trong cơ quan.
- Lập kê hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hằng năm,
hằng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế
tốn, cân đôi hằng quý, hằng năm; chi trả tiền lương, tiền
thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chê độ của Nhà nước và
quyết định của thủ trưởng.

- Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa,
quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của
cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và
công tác của cơ quan.

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ,
bảo vệ trậ t tự an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc
họp, nghi lễ khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân tiếp
khách một cách khoa học và văn minh.

</div>
(13)<div class='page_container' data-page=13>

văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên
môn khi cần thiết.

Câu hỏi 6: ở nước ta hiện nay có những loại

h ìn h văn phịng nào?

Trả lời:

ở nước ta hiện nay có bơn loại hình văn phòng sau đây:

1

.Văn p h ò n g cấp ủy đ ả n g các cấp

Văn phòng cấp ủy là một đơn vị tổ chức trong hệ
thông tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam. ở Trung ương có
Văn phịng Trung ương Đảng; ở tỉnh, thành phô' trực thuộc
Trung ương có văn phịng tỉnh ủy, văn phòng thành ủy; ở
cấp huyện có văn phịng huyện ủy, văn phòng quận ủy; ở
cấp xã có văn phòng đảng ủy xã, văn phòng đảng ủy
phường, văn phòng đảng ủy thị trấn.

2. Văn p h ò n g cơ qu an nhà nước

Văn phòng cơ quan nhà nước là một bộ phận, đơn vị
trong các cơ quan nhà nước (gồm các cơ quan lập pháp,
hành pháp và tư pháp).

Văn phòng cơ quan lập pháp gồm: Văn phòng Quốc hội,
văn phòng Hội đồng nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã).

</div>
(14)<div class='page_container' data-page=14>

--- --- . ■ ■

---TT---- r~ —

Văn phòng cơ quan tư pháp gồm: Văn phòng Tòa án
nhân dân tối cao, văn phòng tòa án nhân dân các cấp
(tỉnh, huyện); văn phòng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao,
văn phòng Viện Kiểm sát nhân dân các cấp (tỉnh, huyện).

3. Văn phịng tổ chức chính xã hội và đồn th ể

Tổ chức chính trị - xã hội, đoàn thể là những tổ chức
đại diện cho lợi ích của các cộng đồng xã hội khác nhau
khi tham gia hệ thơng chính trị theo tôn chỉ, mục đích,
tính chất của từng tổ chức.

Văn phịng của các tổ chức chính trị - xã hội, đoàn thể là
một đơn vị, bộ phận trực thuộc tổ chức, đoàn thể như Mặt
trận Tổ quốc, Cơng đồn, Đồn Thanh niên, Hội Phụ nữ, Hội
Nông dân, Hội Cựu chiến binh. Ví dụ: Văn phòng ủy ban
Mặt trận Tổ qc Việt Nam, Văn phịng Tổng Liên đồn Lao
động Việt Nam, Văn phòng Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ

Chí Minh, Văn phịng Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam,...

4. Văn p h ò n g tổ chức doanh nghiêp

Theo các văn bản hiện hành, về mặt tổ chức bộ máy,
ngoài Ban lãnh đạo, mỗi doanh nghiệp có quy mơ vừa và
nhỏ thường có các đơn vị:

+ Văn phịng doanh nghiệp;

+ Các phòng, ban chức năng của doanh nghiệp.

Câu hỏi 7: Văn phịng có cơ câu tổ chức như thế nào?

Trả lời:

</div>
(15)<div class='page_container' data-page=15>

năng, nhiệm vụ nên cơ cấu tổ chức của văn phòng các cơ
quan không giống nhau. Tuy nhiên, dù được bố trí, sắp
xếp khác nhau, song bất kỳ một văn phòng cơ quan nào
cũng thường có những bộ phận cơ bản được thể hiện trong
sơ đồ dưới đây:

- Chánh văn phòng:

Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng
cơ quan về tồn bộ cơng tác văn phòng. Chánh văn phòng
phụ trách chung cơng tác văn phịng và có thể trực tiếp
phụ trách một hoặc một sơ' cơng tác của văn phịng như:
bảo vệ bí mật, tổ chức cán bộ... Chánh văn phòng được
thủ trưởng cơ quan giao cho ký thừa lệnh một sô' văn bản

của cơ quan như: giấy mời họp, giấy đi đường, bản sao
các văn bản...

- Phó chánh văn phịng:

</div>
(16)<div class='page_container' data-page=16>

cơng phụ trách một hoặc một số công tác của văn phịng
như: cơng tác thơng tin tổng hợp, văn thư, lưu trữ,...

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) tổng hợp; giúp chánh văn
phịng thực hiện cơng tác thông tin, tổng hợp; xây dựng
chương trình, kế hoạch cơng tác thường kỳ của cơ quan,
của văn phòng, biên tập các văn bản khác khi được giao.

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) văn thư - lưu trữ: thực hiện
các hoạt động liên quan đến công tác văn bản và quản lý
văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức.

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) quản trị: cung cấp kịp thời,
đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động
của cơ quan; quản lý, sửa chữa và theo dõi sử dụng các
phương tiện vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật nhằm sử
dụng tiết kiệm và có hiệu quả.

- Phịng (hoặc tổ, bộ phận) tài vụ - kê toán: Dự toán
kinh phí hằng năm, hằng quý, dự kiến phân phơi hạn mức
kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hằng quý, hằng năm;
chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ khác
theo quy định.

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) bảo vệ: Tổ chức công tác bảo
vệ trậ t tự trị an cho cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh
quan của đơn vị; hướng dẫn, chỉ dẫn khách; kiểm tra, đôn
đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo đảm an ninh,
trậ t tự trong phạm vi cơ quan.

</div>
(17)<div class='page_container' data-page=17>

T T T

</div>
(18)<div class='page_container' data-page=18>

Phần II

CÁC NGHIỆP

vụ

VĂN PHÓNG CHỦ YẾU

Câu hỏi 8: Văn phòng cần thực hiện những khâu 
nghiệp vụ chủ yếu nào?

Trả lời:

So với những đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan,
tô chức, văn phịng là bộ phận có chức năng, nhiệm vụ
mang tính tổng hợp cao hơn. Vì vậy, đây cũng là bộ phận
có nhiều khâu nghiệp vụ, chuyên môn khác nhau được tổ
chức nhằm đáp ứng yêu cầu của khối lượng và chât lượng
cơng việc đặc thù. Đó là:

- Nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch công tác;
- Nghiệp vụ bảo đảm thông tin;

- Nghiệp vụ xây dựng và ban hành văn bản;
- Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

- Nghiệp vụ giao tiếp, lễ tân;
- Nghiệp vụ tổ chức hội họp;

</div>
(19)<div class='page_container' data-page=19>

I. LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KỂ HOẠCH

Câu hỏi 9: Thê nào là chương trình, kê hoạch?

T rả lời:

Lập chương trìn h , k ế hoạch là một trong bôn chức
năng cơ bản của nhà quản lý, là một trong những
nhiệm vụ quan trọng chủ yếu của văn phịng. Cho đến
nay, đã có r ấ t nhiều định nghĩa khác nhau về chương
trìn h , k ế hoạch.

Một cách chung nhâ't (theo nghĩa rộng), chương trình,
kế hoạch cơng tác là hình ảnh tương lai của đơn vị sau
một khoảng thời gian hoạt động nhất định.

ơ phạm vi hẹp hơn, chương trình, kế hoạch là sự định
hình, dự báo mục tiêu, định hưống và phương thức thực
hiện các mục tiêu định hưỗng đó của cơ quan, tổ chức
trong một khoảng thời gian nhất định. Cụ thể:

- Chương trình là sự dự báo có tính phương hướng, chủ
trương trong một khoảng thời gian dài, nhiều năm;

- Kế hoạch là những hoạt động cụ thể nhằm triển khai
những mục tiêu đã định trong khoảng thời gian ngắn.

Nhìn chung, kế hoạch có nội dung chi tiết, cụ thể gắn
liền vối các điều kiện bảo đảm thực hiện hơn chương trình.
Trên thực tế, trong nhiều trường hợp, kế hoạch và chương
trình được hiểu đồng nhất.

Câu hỏi 10: Lập chương trình, k ế hoạch cơng tác 
có ý nghĩa như thê nào đôi với hoạt động của cơ 
quan, tổ chức?

T rả lời:

</div>
(20)<div class='page_container' data-page=20>

kê hoạch) là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động
của cơ quan, tổ chức, thể hiện qua một sơ' vai trị quan
trọng sau đây:

- Lập kế hoạch là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của
công sở, bảo đảm cho hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra
hên tục, thốíng nhất, đúng mục đích và yêu cầu đặt ra.

- Lập kế hoạch là cơ sở để nhà quản lý chủ động chỉ
đạo điều hành công việc trong từng thời gian, quán xuyến
mọi mặt hoạt động của cơ quan, đồng thời chủ động ứng
phó với những thay đổi trong quá trình điều hành. Thông
qua việc lập kế hoạch mà nhà quản lý dự đốn trước được
những gì sẽ diễn ra trong tương lai, lường trước được
những khó khăn, tránh được những do dự. Lập kế hoạch
cho khoảng thời gian càng dài thì độ chính xác càng giảm.

- Các kế hoạch giúp hướng các nỗ lực vào việc hoàn
thành các mục tiêu.

Lập kê hoạch giúp cán bộ, công chức và toàn cơ quan
hoạt động có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, chủ động.
Nhờ có các kê hoạch mà nhà quản lý dễ dàng phôi hợp
hoạt động của các cá nhân, bộ phận trong cơ quan, tổ chức
vào thực hiện các mục tiêu chung, đồng thời vẫn bảo đảm
thứ tự ưu tiên các mục tiêu khác nhau.

</div>
(21)<div class='page_container' data-page=21>

nhà quản lý đã xây dựng các phương án và lựa chọn
phương án tối ưu để đạt mục tiêu.

- Các kê hoạch là cơ sở để thực hiện chức năng kiểm soát.
Lập kê hoạch xác định các mục tiêu, các kết quả cần
đạt được, và chính các mục tiêu này lại là tiêu chuẩn để
kiểm tra, đánh giá hoạt động của từng bộ phận, từng cá
nhân. Trên cơ sở các kế hoạch, nhà quản lý tiến hành các
hoạt động giám sát, kiểm tra, thanh tra hay thực hiện
chức năng kiểm sốt.

Tóm lại, có thể khẳng định rằng: Một kế hoạch khoa
học sẽ là nhân tố quan trọng khẳng định thực hiện thắng
lợi những mục tiêu, nhiệm vụ để ra.

Câu hỏi 11: V iệc lập k ế hoạch của văn phòng cần 
dựa trên những căn cứ nào?

Trả lời:

Để lập k ế hoạch cần phải dựa vào các căn cứ chủ
yếu sau:

1

.Các căn cứ m an g tín h ơn d in h

- Các chỉ tiêu của Nhà nước và yêu cầu thực tê đặt ra
trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng,
nhiệm vụ cụ thể của mỗi cơ quan;

- Chủ trương, quyết định của cấp trên trực tiếp;
- Kế hoạch hằng năm của cơ quan.

2. Các căn cứ kh ác

</div>
(22)<div class='page_container' data-page=22>

- Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức;
- Sự thay đổi nhân sự;

- Tiến bộ khoa học kỹ thuật và thực trạng cải tiến chất
lượng công việc;

- Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung
có tác động đến hoạt động của cơ quan...

Các căn cứ để lập kế hoạch của các đơn vị khác nhau
thì rất khác nhau. Càn cứ vào các thông sô' trên, các nhà
lập kế hoạch đưa ra nội dung kế hoạch công tác cụ thể cho
từng thời gian nhất định.

Câu hỏi 12: Một bản k ế hoạch tốt cần bảo đảm 
những yêu cầu nào?

Trả lời:

Ngoài những yêu cầu đối với một văn bản quản lý nhà
nước nói chung, một bản kê hoạch tốt cần bảo đảm các yêu
cầu cơ bản sau đây:

- Phải mang tính cụ thể: nội dung kế hoạch cần chỉ rõ
danh mục những công việc dự kiến, người chịu trách
nhiệm, thịi hạn hồn thành, những chi phí cần thiết và
phương án dự phòng (nêu cần thiêt);

- Nội dung phải bám sát và thể hiện được những căn cứ
xây dựng, bảo đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản
của cơ quan, đơn vị, mệnh lệnh của câp trên;

</div>
(23)<div class='page_container' data-page=23>

- Nội dung phải ăn khớp với kế hoạch của tổ chức
đảng, đoàn thể cấp trên, địa phương, bảo đảm cân đơi giữa
chương trình, kế hoạch năm, quý, tháng;

- Các nội dung công việc phải bảo đảm có tính khả thi,
trán h ôm đồm; phân bổ quỹ thời gian hợp lý; phải thu xếp
sao cho có thời gian dự phòng để kịp thời điều chỉnh được
khi có sự kiện bất ngờ xảy ra;

- K ế hoạch lập ra phải bảo đảm tính linh hoạt: có khả
năng bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với tình hình và yêu
cầu của thực tiễn.

Câu hỏi 13: Văn phịng có những nhiệm vụ gì

tron g v iệc xây dựng k ế hoạch công tác của cơ quan?

T rả lời:

Trong việc xây dựng kế hoạch công tác của cơ quan,
Văn phịng có những nhiệm vụ cơ bản sau đây:

- Đôn đốc các đơn vị xây dựng kế hoạch công tác của
đơn vị mình;

- Tổng hợp, xây dựng dự thảo kế hoạch công tác của cơ
quan trên cơ sở kê hoạch công tác của các đơn vị;

- Gửi bản tổng hợp k ế hoạch công tác toàn cơ quan
tới các đơn vị để bổ sung, sửa chữa trước khi ban hành
chính thức;

- Hồn thiện kế hoạch cơng tác và trình lãnh đạo cơ
quan ký và ban hành;

</div>
(24)<div class='page_container' data-page=24>

— --- T * —

- Tham mưu, đề xuâ't với lãnh đạo cơ quan về việc
điểu chỉnh (nếu cần) những nội dung kế hoạch tỏ ra chưa
phù hợp vối đặc điểm tình hình và yêu cầu của thực tiễn
quản lý.

Câu hỏi 14: Khi xây dựng k ế hoạch, cần tuân thủ 
những nguyên tắc nào?

Trả lời:

Việc xây dựng kế hoạch công tác và lịch làm việc cần
tuân thủ những nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc hệ thơng (khơng trùng lặp):

Ngun tắc này địi hỏi người lập kế hoạch khi xếp lịch
không được để trùng hai trong ba yếu tố: thòi gian, địa
điểm và nhân sự (xét cho cùng thì bất cứ hoạt động nào
cũng liên quan tới ba vấn đê này). Nếu hoạt động bị trùng
lặp hai trong ba yếu tơ" trên thì một trong sơ" các hoạt động
đó sẽ khơng thể tiến hành được. Ví dụ: Giám đô"c không
thể điều hành hai cuộc họp trong cùng một thịi gian; hai
cuộc họp khơng thể tiến hành ở một hội trường nếu trùng
lặp về thời gian.

- Nguyên tắc ưu tiên:

+ ư u tiên địa điểm: Cho những hoạt động quan trọng,
có sơ' lượng thành phần tham dự đông (cần hội trường lớn).

</div>
(25)<div class='page_container' data-page=25>

+ ư u tiên về nhân sự (lãnh đạo cơ quan): Đơì với một
số hoạt động rấ t cần sự có m ặt của lãnh đạo để động viên 
cán bộ hoặc đóng góp ý kiến cần thiết thì người lập kế
hoạch cần cân nhắc và phải hỏi ý kiến lãnh đạo về việc sẽ
đến dự ở đâu (nếu các hoạt động trùng lặp về thời gian),
những đơn vị cịn lại có thể cử cấp phó đi thay.

- Ngun tắc dự phịng:

Khi xếp lịch hoạt động của cơ quan hoặc của người
lãnh đạo, văn phòng cần phải dự liệu những tình huống
đột xuất có thể xảy ra để kịp thời ứng phó hoặc thay đổi
khi cần thiết mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động
chung. Đồng thời khi xếp lịch hoạt động cho người lãnh
đạo cũng cần phải có thời gian nghỉ ngơi hoặc kịp di
chuyển từ nơi này đến nơi khác. Ví dụ: khơng xếp lịch họp
hoặc tiếp khách ngay từ đầu giờ sáng hoặc đầu giờ chiểu;
không xếp lịch cho hai hoạt động của người lãnh đạo sát
nhau về m ặt thời gian.

- Nguyên tắc điểu chỉnh lịch:

Văn phòng chỉ điều chỉnh và thay đổi lịch trong những
điểu kiện sau:

+ Nếu thay đổi về thịi gian thì phải có khả năng kịp
thời báo cho thành phần tham dự biết;

+ Nếu thay đổi về địa điểm thì phải bảo đảm khoảng
cách giữa hai địa điểm không quá xa nhau, không gây khó
khăn cho việc đi lại của người tham dự, không làm tăng
thêm chi phí lốn về kinh tế;

</div>
(26)<div class='page_container' data-page=26>

trước và bảo đảm không ảnh hưỏng đến mục đích cơ bản
của hoạt động đó;

Ví dụ: Một cuộc họp đơng người, các đại biểu lại từ nơi
xa về, nếu không báo kịp thời thì khơng nên chuyển cuộc
họp sang thòi gian khác.

Câu hỏi 15: Kế hoạch cần được xây dựng theo 
quy trình như th ế nào?

Trả lời:

Quy trình xây dựng kế hoạch thường bao gồm bốn bước:

Bước 1.Nghiên cứu, chọn việc và dự kiến nội dung 
công việc đưa vào k ế hoạch

- Thu thập đầy đủ các dữ liệu, thơng tin có liên quan
và phân tích tình hình nhằm xác định thực trạng, những
vân đề cần giải quyết. Trong giai đoạn này, người lập kế
hoạch cũng cần rà soát hồ sơ về những hoạt động trước đó
nhằm xác định những cơng việc cịn tồn đọng và trình tự
ưu tiên giải quyết trong thời gian dự kiến sắp tói.

- Xác định những mục tiêu mà kê hoạch cần đạt.

- Tham khảo ý kiến của lãnh đạo, các bộ phận có liên
quan về sự cần thiết của vấn đề dự liệu, tính khả thi của việc
thực hiện, định hướng công việc, nhiệm vụ chủ yếu cần bàn,
■quyết định và chỉ đạo thực hiện từ phía lãnh đạo, V .V ..

Bước 2.Xây dựng dự thảo k ế hoạch

</div>
(27)<div class='page_container' data-page=27>

dựng tốt sẽ trán h việc sửa chữa, bổ sung nhiều trong quá
trìn h thực hiện, tránh lãng phí, tơn kém về thời gian, tiền
bạc, đồng thời bảo đảm về m ặt thời cơ.

Dự thảo kê hoạch cần nêu rõ:

- Tên gọi của kế hoạch, phạm vi, thời gian và đối tượng
thực hiện;

- Mục đích, yêu cầu của kê hoạch;

- Tên công việc cần giải quyết (một cách khái quát và
rõ ràng);

- Hình thức giải quyết;
- Thời gian thực hiện.

Trong dự thảo kê hoạch phải trả lời sáu câu hỏi:

+ Kế hoạch đặt ra giải quyết việc gì, gồm những nội
dung nào? (What?).

+ Khi nào thực hiện? (When?).

+ Kê hoạch sẽ được thực hiện ở đâu? (Where?).

+ Ai sẽ là người có trách nhiệm thực hiện, việc phân
công, phối hợp thực hiện giữa các bộ phận ra sao? (Who?).

+ Lý do vì sao phải làm những nội dung công việc đó?

(Why?).

+ Cơng việc sẽ được thực hiện như th ế nào hay cách
thức để thực hiện công việc? (How?).

</div>
(28)<div class='page_container' data-page=28>

Bước 3. Xin ý kiến của lãnh đạo hoặc tập thể cơ quan 
hơ sung hồn thiện k ế hoạch

Sau khi dự thảo kế hoạch được xây dựng, đốì với kế
hoạch công tác lớn có nội dung quan trọng, người lập kế
hoạch phải xin ý kiến của thủ trưởng và tập thể cơ quan
để hoàn chỉnh dự thảo, bảo đảm phát huy tốt nhất trí tuệ
tập thể và tranh thủ sự chỉ đạo của thủ trưởng.

- Căn cứ các ý kiến đóng góp hợp lý và sự chỉ đạo của thủ
trưởng, người lập kế hoạch phải tổng hợp, đối chiếu, so sánh,
bổ sung những nội dung cần thiết để hoàn chỉnh kế hoạch.

Bước 4. Trinh lãnh đạo ký ban hành, tổ chức thực hiện 
và kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh khi cần thiết

■ Kế hoạch hoàn chỉnh cần được trình lãnh đạo và ban
hành chính thức để tổ chức thực hiện;

- Dựa vào mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ của kế hoạch,
đôi tượng, thời gian và phương thức thực hiện để tổ chức
triển khai thực hiện kế hoạch;

- Văn phòng cần định kỳ kiểm tra, đánh giá và kịp thòi
điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết (cho phù hợp với những

tình hhg phát sinh trong thực tiễn).

II. BẢO ĐẦM THÔNG TIN

Câu hỏi 16: Thế nào là thông tin trong quản lý?

Trả lời:

</div>
(29)<div class='page_container' data-page=29>

tiêp nhận về một sự kiện, một vấn đề hay một tình hình
của đời sốhg tự nhiên và xã hội.

Thông tin trong quản lý là một tập hợp nhất định các
thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt
động quản lý và môi trường bên ngồi có liên quan, về
những thay đổi của hệ thống quản lý và môi trường xung
quanh, nhằm phục vụ cho quá trình quản lý.

Câu hỏi 17: Thơng tin có vai trị gì trong hoạt 
động quản lý?

T rả lời:

Thông tin là một nhu cầu thường xuyên, không thể
thiếu được trong đời sông xã hội của con người. Thơng tin
cũng có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng của hoạt
động quản lý, thể hiện cụ thể qua những vai trò quan
trọng sau đây:

- Đối vối tổ chức: chât lượng thông tin ảnh hưởng đến
sự thành bại của một cơ quan, tổ chức. Thơng tin đúng,

chính xác, kịp thời có ý nghĩa quyết định đến chất lượng
của các quyết định cũng như hiệu quả của quá trình quản
lý, điều hành.

- Đô'i với người lãnh đạo, quản lý: thông tin là công cụ
đắc lực để lãnh đạo ra các quyết định quản lý đúng đắn.

- Đơì với cán bộ, công chức: thông tin là đối tượng lao
động của cán bộ, cơng chức.

</div>
(30)<div class='page_container' data-page=30>

Tóm lại, thơng tin có vai trị quan trọng trong hoạt
động quản lý. Thơng tin đúng, chính xác, kịp thời giúp cho
nhà quản lý đưa ra được các quyết định quản lý đúng,
điều chỉnh kịp thời các sai lệch, góp phần nâng cao chất
lượng quản lý. Ngược lại, thông tin thiếu đầy đủ, thiếu
chính xác, khơng kịp thịi có thể gây ra những hậu quả
nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu
quả quản lý, điều hành.

Câu hỏi 18: Thông tin trong quản lý hành chính 
nhà nước có đặc điểm gì?

Trả lời:

Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nưốc mang
những đặc điểm cơ bản sau:

- Thông tin trong quản lý hành chính nhà nước
ln có tín h xã hội, tính giai cấp, phản ánh ý chí của
tồn thể nhân dân lao động, nhu cầu và quyền lợi của

mỗi người dân.

</div>
(31)<div class='page_container' data-page=31>

- Thông tin trong quản lý nhà nước có tính đa dạng và
phức tạp. Thông tin có tính đa dạng bởi nó liên quan đến
tấ t cả các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, tự nhiên, mơi 
trường; và có tính phức tạp bởi đây đều là những thông tin
liên quan đến con người.

- Mức độ chính xác, khách quan của thơng tin hồn
tồn phụ thuộc vào trình độ nhận thức và mục đích của
đối tượng cung cấp thông tin cũng như trình độ nhận thức
của đốì tượng nhận thông tin.

Câu hỏi 19: N hững yêu cầu nào là cần th iết đối 
với cán bộ làm công tác th ôn g tin?

T rả lời:

Để thực hiện tốt công tác thông tin phục vụ cho quá
trình quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan, cán bộ làm

công tác thông tin cần đáp ứng tốt các yêu cầu sau:

- Hiểu rõ những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn
của mỗi lĩnh vực mà mình đang hoạt động;

- Hiểu, biết chính xác được nhu cầu thông tin của
lãnh đạo;

- Đánh giá được ý nghĩa thông tin mà mình thu thập,

xử lý;

- Nắm vững, tìm tịi và có khả năng phát hiện, thu
thập những thông tin cần thiết;

</div>
(32)<div class='page_container' data-page=32>

Câu hỏi 20: Văn phịng có trách nhiệm gì trong 
việc bảo đảm và cung câp thông tin phục vụ cho 
hoạt động quản lý?

Trả lời:

Văn phịng có trách nhiệm thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin cho lãnh đạo phục vụ cho hoạt động quản lý của
cơ quan.

- Thu nhận thông tin: Khi thu nhận thơng tin, văn
phịng phải thu nhận thông tin từ nhiều nguồn khác
nhau như: từ cấp ủy đảng, từ cơ quan cấp trên, từ cơ
quan cấp dưới, từ cơ quan ngang cấp, từ cán bộ, từ
nhân dân, từ tài liệu sách báo, từ các phương tiện thông
tin đại chúng,...

- Xử lý thông tin: Để bảo đảm độ tin cậy của thông tin,
người làm công tác thông tin phải tổ chức việc kiểm tra,
xác minh lại thông tin, có nghĩa là phải tổ chức nghiên
cứu, phân tích, so sánh, đối chiếu để xác định tính trung
thực, độ chính xác của thơng tin. Trong trường hợp cần
thiết, văn phịng phải cử người có trách nhiệm đến tận nơi
phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh nguồn gốc của
thông tin.

</div>
(33)<div class='page_container' data-page=33>

Câu hỏi 21: Quy trình xử lý thơn g tin được thực 
h iện như th ế nào?

T rả lời:

Xử lý thông tin theo yêu cầu hiện nay là việc sắp xếp,
phân tích các dữ liệu có được theo yêu cầu, tiêu chí cụ thể
một cách khoa học, chính xác, khách quan nhằm cung câp
cho cán bộ quản lý những cơ sở để xem xét, đề ra các quyết
định quản lý đúng đắn nhất.

Quy trìn h xử lý thơng tin gồm năm bước:

- Bước 1.Tiếp nhận thông tin

Việc tiếp nhận thông tin được thực hiện qua nhiều
hình thức, nhưng chủ yếu thông tin được tiếp nhận qua hệ
thống văn bản (chiếm 80%). Ngồi ra, thơng tin được tiếp
nhận qua các biểu bảng, ký hiệu, tín hiệu; ứng dụng
những phần mềm quản lý thông tin; các nghiệp vụ...

Các nguồn tin được tiếp nhận rất phong phú và đa
dạng: thông tin từ cấp ủy đảng, đoàn thể, câ'p trên, cấp
dưới, ngang cấp, nhân dân, nội bộ, thơng tin đại chúng,...

- Bước 2. Tóm lược thông tin

Thông tin thu thập cần được tóm tắ t những nội dung
chính. Việc tóm lược thơng tin cần tập trung vào những

vấn đề chính cần quan tâm, làm nổi bật những khía cạnh
mới, chú ý khía cạnh chính trị, bảo đảm tính khách quan.

- Bước 3. Kiểm tra độ tin cậy của thông

</div>
(34)<div class='page_container' data-page=34>

người làm công tác thông tin cần nghiên cứu, phân tích, so
sánh, đôi chiếu để xác định tính trung thực, mức độ tin
cậy của thông tin. Trong một sô' trường hợp cần thiết, cán
bộ thông tin phải đến tận nơi để xác định đúng tầm quan
trọng, tính phức tạp và bản chất sự việc.

- Bước 4. Phân tích tổng hợp

Đây là phương pháp nhằm tìm hiểu bản chất, nguyên
nhân của tình hình mà thơng tin phản ánh, cũng có thể dể
đánh giá một chủ trương, biện pháp, kinh nghiệm hay
kiến nghị.

Sau khi phân tích làm rõ bản chất của thông tin,
thông tin cần được hệ thơng hóa theo những tiêu chí nhất
định như: thịi giãn, tầm quan trọng, tính phổ biến, sự
đúng - sai... nhằm tạo điều kiện cho việc tiếp nhận thông
tin một cách rõ ràng.

Bước 5. Xác định đôi tượng, hình thức truyền kiến 
nghị giải quyết vấn đề

Sau khi hoàn tất q trình xử lý thơng tin, người làm
công tác thông tin cần xác định:

- Đối tượng truyền tin: xác định đúng đối tượng cần
truyền tin nhằm gửi tối đúng người có trách nhiệm;

- Hình thức truyền tin: có hai hình thức truyền tin chủ
yêu là thông qua văn bản hoặc truyên tin trực tiêp (qua
ngơn ngữ nói);

</div>
(35)<div class='page_container' data-page=35>

thực thông tin nhận được và nêu ra những đánh giá, kiế]
nghị về việc xử lý thông tin đó.

III. CƠNG TÁC XÂY DựNG, BAN HÀNH VĂN BẨN

Câu hỏi 22: Văn bản là gì?

T rả lời:

Giao tiếp là một trong những hoạt động thiết yếu củi
xã hội loài người. Hoạt động này có thể được con ngườ
thực hiện bằng nhiều phương tiện khác nhau, trong đc
ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp quan trọng nhất.

Hoạt động giao tiếp bằng ngơn ngữ có thể diễn ra dướ:
hình thức ngơn ngữ viết hoặc ngôn ngữ nói. Từ góc đệ
ngơn ngữ học, sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng
ngơn ngữ nói được gọi là diễn ngơn (discourse), cịn sản
phẩm của quá trình giao tiếp bằng chữ viết chính là văn
bản (text).

Trong thực tế, văn bản vừa là sản phẩm, vừa là
phương tiện của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ. Tồn

tại ở dạng viết, văn bản thường là tập hợp của các câu 
được liên kết chặt chẽ với nhau tạo nên một chỉnh th ể hình

thức, diễn đạt một nội dung trọn vẹn nhằm đáp ứng mục 
đích giao tiếp nhất định.

</div>
(36)<div class='page_container' data-page=36>

Văn bản có thể được chế tạo trên nhiều chất liệu như:
giây, đá, da, gỗ, đồng, tre, lụa, đĩa CD, V . V . .

Câu hỏi 23: Thế nào là văn bản quản lý nhà nước?

Trả lời:

Dưới góc độ chủ thể ban hành, có thể phân loại các
văn bản quản lý thành hai hệ thống như sau:

- Hệ thông văn bản quản lý nhà nước: là hệ thống văn
bản do các cơ quan nhà nước ban hành. Loại văn bản này
nhìn chung có vai trị to lớn, không chỉ trong hệ thống
quản lý nhà nước mà cịn có tác động mạnh mẽ tối hoạt
động của toàn bộ xã hội. Các cơ quan nhà nước thông qua
việc ban hành văn bản quản lý nhà nưốc để thực hiện sứ
mệnh được pháp luật quy định; đồng thòi phối hợp, hỗ trợ
lân nhau nhằm giúp cho bộ máy nhà nưốc vận hành nhịp
nhàng, đồng bộ, đạt hiệu quả cao. Hệ thông văn bản quản
lý nhà nước còn đảm đương nhiệm vụ điểu chỉnh các quan
hệ xã hội, điều tiết các quá trình hoạt động xã hội theo
định hướng chiến lược được vạch sẵn.

- Hệ thông văn bản do các cơ quan, tổ chức khác ban
hành: đây là hệ thống văn bản quản lý có chủ thể ban
hành không phải là cơ quan nhà nước mà là các loại
hình tổ chức khác như: tổ chức chính trị, chính trị - xã
hội, xã hội - nghề nghiệp, tổ chức tư nhân, tổ chức phi
chính phủ, V . V . .

</div>
(37)<div class='page_container' data-page=37>

hành đê truyên tải những quyết định và thông tin quản ly 
nhà nước theo thẩm quyền, trinh thủ tục và hình thức 
nhât định nhăm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội 
bộ cơ quan nhà nước hoặc giữa cơ quan nhà nước với các tó 
chức và cơng dân.

Câu hỏi 24: Văn bản quản lý nhà nước có đặc 
điểm như th ế nào?

T rả lời:

Văn bản quản lý nhà nước có những đặc điểm như sau:

a) Vê ch ủ th ê b a n h à n h

Mọi loại hình cơ quan, tổ chức đều ban hành văn bản
để phục vụ cho quá trìn h điều hành, quản lý của mình.
Sản phẩm của hoạt động ban hành đó là hệ thơng văn
bản quản lý nói chung. Song chỉ có các cơ quan quản lý
nhà nước mối có thẩm quyền ban hành văn bản quản lý
nhà nước.

Chủ thể ban hành văn bản quản lý nhà nước là các cơ

quan quản lý nhà nước, bao gồm hệ thông cơ quan lập 
pháp, tư pháp và cơ quan hành pháp.

Trong sô" các cơ quan quản lý nhà nước, có một sơ cơ
quan và cá nhân công quyền có thẩm quyền ban hành văn
bản quy phạm pháp luật - hệ thông văn bản có hiệu lực
pháp lý cao nhất trong toàn bộ hệ thống văn bản quản lý
nhà nước nói chung. Đó là:

- Quốc hội;

</div>
(38)<div class='page_container' data-page=38>

- Chủ tịch nước;
- Chính phủ;

- Thủ tướng Chính phủ;

- Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ;
- Hội đồng Thẩm phán Tịa án nhân dân tơ'i cao;
- Chánh án Tòa án nhân dân tối cao;

- Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tổng Kiểm toán Nhà nước;

- Hội đồng nhân dân các cấp;
- ủ y ban nhân dân các cấp.

Ngoài ra, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã
hội cũng được Nhà nước ủy quyển ban hành văn bản quy
phạm pháp luật liên tịch cùng với các cơ quan quản lý nhà
nước ở Trung ương.

b) Vê n ói d u n g

Nội dung của văn bản quản lý nhà nưốc là những 
quyết định và những thông tin quản lý nhà nước được ban 
hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ nội bộ các cơ quan
nhà nưóc hoặc điêu chỉnh các mơì quan hệ giữa các cơ
quan nhà nước với các tổ chức và cá nhân công dân.

</div>
(39)<div class='page_container' data-page=39>

c) Vê c á c h th ứ c b a n h à n h

Văn bản quản lý nhà nước là hệ thốhg văn bản được
quy định chặt chẽ về cách thức, kỹ th u ật ban hành.

- Trình tự, thủ tục ban hành

Hệ thông văn bản mang thuộc tính quản lý này luôn
được quy định chặt chẽ về phương diện quy trình ban
hành. Trong tồn bộ hệ thơng, nhóm văn bản được quy
định nghiêm ngặt và chi tiết n h ất về các công đoạn, các
th ủ tục xây dựng và ban hành là nhóm văn bản quy
phạm pháp luật. Văn bản thể chế hóa vấn đề này là
L uật ban h àn h văn bản quy phạm pháp lu ật do Quốc
hội khóa XII thơng qua ngày 3-6-2008 và Luật ban hành
văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và ủ y
ban nhân dân do Quốc hội khóa XI thơng qua ngày 03-12-
2004 cùng các nghị định kèm theo quy định chi tiết thi
hành các luật này.

Những loại thể văn bản quản lý thông thường (tức

không chứa đựng các quy phạm pháp luật) cũng đều có
quy định về quy trình ban hành, song vấn đề này không
thể hiện trong các văn bản luật kể trên mà thường được
thể hiện trong quy phạm nội bộ của các cơ quan, tổ chức
như Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư, V . V . .

- T h ể thức và kỹ thuật trinh bày

</div>
(40)<div class='page_container' data-page=40>

tư quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
quản lý, cụ thể là:

+ Thông tư liên tịch sô' 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06-5-2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ
hưống dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19-1-2011 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính;

+ Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27-12-2011 của
Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy
phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản quy
phạm pháp luật liên tịch.

- Ngôn ngữ thể hiện

Văn bản quản lý nhà nưốc được viết theo phong
cách ngôn ngữ hành chính - cơng vụ vối những đặc
điểm sau đây:

+ Tính chính xác;

+ Tính phổ thơng, đại chúng;
+ Tính khách quan, phi cá tính;
+ Tính khn mẫu;

+ Tính trang trọng, lịch sự.

</div>
(41)<div class='page_container' data-page=41>

Câu hỏi 25: Hệ th ốn g văn bản quản lý nhà nước 
được phân loại như thê nào?

T rả lời:

Việc phân loại văn bản quản lý nhà nước có thể dựa
vào nhiều tiêu chí khác nhau. Ví dụ:

- Theo tác giả (cơ quan ban hành);
- Theo tên loại;

- Theo nội dung;

- Theo mục đích biên soạn và sử dụng;

- Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản;
- Theo lĩnh vực hoạt động chuyên môn;

- Theo hướng chu chuyển của văn bản;
- Theo kỹ th u ật chế tác;

- Theo ngôn ngữ thể hiện;

- Theo tín h châ't cơ m ật và phạm vi phổ biến của
văn bản;

- Theo hiệu lực pháp lý;

- V . V . .

Theo quan điểm hành chính hiện hành, một trong
những cách phân loại phổ biến là:

- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Văn bản cá biệt;

- Văn bản hành chính thơng thường;
- Văn bản chuyên môn - kỹ thuật.

a) Văn b ả n q u y p h ạ m p h á p lu ậ t

</div>
(42)<div class='page_container' data-page=42>

thứ 3 thông qua ngày 03-6-2008, văn bản quy phạm pháp

luật được định nghĩa: “ Văn bản quy phạm pháp luật là 
văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban

hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được 
quy định trong Luật này hoặc trong Luật ban hành văn 
bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, uỷ ban 
nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt 
buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện đ ể điều

chỉnh các quan hệ xã hội".

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được quy định
tại Điều 2 Chương I Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật và Điều 1 Chương I Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân,
bao gồm:

- Hiến pháp, luật, nghị quyêt của Quôc hội;

- Pháp lệnh, nghị quyết của ủy ban Thường vụ Quốc hội;
- Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;

- Nghị định của Chính phủ;

- Quyết định của Thủ tưống Chính phủ;

- Nghị quyết của Hội đồng Thâm phán Toà án nhân
dân tối cao;

- Thông tư của Chánh án Tồ án nhẩn dân tối cao;
- Thơng tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân
tối cao;

- Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ;
- Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước;

</div>
(43)<div class='page_container' data-page=43>

hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức
chính trị - xã hội;

- Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân
tôi cao với Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
giữa bộ trưởng, th ủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh
án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát
nhân dân tối cao; giữa các bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan
ngang bộ;

- Nghị quyết của Hội đồng n h ân dân các cấp;
- Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân các cấp.
Tính châT nội dung của từng loại văn bản quy phạm
pháp luật được quy định trong các luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật nêu trên.

b) V ăn b ả n cá b iề t

Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý thành
văn mang tính áp dụng pháp luật, do cơ quan nhà nước có
thẩm quyển ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định
nhằm đưa ra các quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc một
nhóm đối tượng được chỉ định rõ trong văn bản.

</div>
(44)<div class='page_container' data-page=44>

c) Văn bản h àn h ch ín h th ôn g thư ờng

Văn bản hành chính thơng thường là những văn bản
có nội dung chứa đựng các thơng tin mang tính chất sự vụ
điều hành trong các cơ quan, tổ chức như để nghị, hướng
dân, giải thích, trả lời, đôn đốc, phản ánh tình hình, đánh
giá kêt quả hoặc trao đổi, giao dịch, V . V . . Nội dung của văn

bản hành chính thơng thường không đưa ra các quyết
định quản lý, do đó khơng được dùng thay thế cho văn bản
quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt.

Trong các cơ quan, tổ chức, những hình thức văn bản
hành chính thơng thường được sử dụng nhiều nhất là:

- Cơng văn;
- Tị trình;
- Báo cáo;
- Thông báo;
- Biên bản;
- Đề án;
- Kế hoạch;
- Chương trình;
- Các loại giấy;
- Các loại phiếu;
- Hợp đồng.

d) Văn bản chuyên môn - kỹ th u ậ t

</div>
(45)<div class='page_container' data-page=45>

vụ, chuyên môn và thuộc thẩm quyền ban hành riêng của
từng ngành dọc quản lý theo sự ủy quyền của Nhà nước.
Các cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng loại văn bản
này phải tuân thủ quy định của cơ quan ban hành, không
được tùy tiện thay đổi nội dung hoặc hình thức văn bản.

Văn bản chuyên môn - kỹ th u ật liên quan đến nhiều
lĩnh vực chuyên môn khác nhau, vì vậy, chúng cũng bao
gồm nhiều thể loại. Ví dụ:

- Hố đơn của ngành Tài chính;

- Văn bằng, sổ điểm, học bạ... của ngành Giáo dục và
Đào tạo;

- Bệnh án, y lệnh, y bạ của ngành Y tế;

- Bảng kê khai hàng hóa xuất, nhập khẩu của ngành
Hải quan;

- Biểu bảng đo độ ẩm của ngành Khí tượng thuỷ văn;
- Đồ án, bản vẽ kỹ thuật của ngành Xây dựng, Kiến trúc;

- V . V . .

Câu hỏi 26: Văn bản hành chính là gì?

T rả lời:

</div>
(46)<div class='page_container' data-page=46>

của Chính phủ ngày 08-4-2004 về công tác văn thư. Theo
Nghị định này, văn bản hình thành trong cơ quan, tổ
chức gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Văn bản hành chính;

- Văn bản chuyên ngành;

- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị -

xã hội.

Như vậy, văn bản hành chính là một trong bôn loại
vãn bản hình thành trong các cơ quan, tổ chức (trong hệ
thông cơ quan nhà nưốc cũng như trong các tổ chức doanh
nghiệp, tổ chức xã hội và xã hội - nghề nghiệp). Đây là loại
văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định cá biệt và
thông tin quản lý để phục vụ hoạt động điều hành các
công việc hành chính cụ thể của các cơ quan, tổ chức. Văn
bản hành chính bao gồm nhóm văn bản cá biệt và văn bản
hành chính thông thường.

C âu hỏi 27: Văn bản hành chính gồm những

loại nào?

Trả lời:

</div>
(47)<div class='page_container' data-page=47>

gồm 32 loại văn bản, cụ thể như sau: nghị quyết (cá biệt),
quyêt định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo,
thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án,
đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công
văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận,
giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giây giới thiệu,
giây nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu
gửi, phiếu chuyển, thư công. Một điểm cũng cần lưu ý là
các hình thức tên gọi văn bản này không chỉ có trong
nhóm văn bản hành chính mà có thể là những hình thức
tên gọi văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã
hội. Đồng thời trên thực tê một sơ hình thức văn bản vẫn

được sử dụng nhưng không được quy định tại Nghị định
trên như điều lệ, nội quy, giấy đề nghị, giây triệu tập,
phiếu trình, V . V . .

Câu hỏi 28: Các h ìn h thức văn bản hành chính 
có tín h chất, nội du ng như th ế nào?

T rả lời:

</div>
(48)<div class='page_container' data-page=48>

Trên cơ sở đúc kết mang tính khoa học và qua thực
tiễn sử dụng, có thể giải nghĩa các hình thức văn bản này
như sau:

N gh ị q u yết (cá biệt) là văn bản của cơ quan thẩm

quyền chung để ghi lại các quyết định được thông qua theo
chế độ tập thể về chủ trương, kế hoạch liên quan đến một
vấn đề cụ thể, cá biệt hay trong phạm vi nội bộ một cơ
quan, tổ chức.

Q uyết đ ịn h (cá biệt) là văn bản thể hiện ý chí của

chủ thể có thẩm quyền, mang tính áp dụng pháp luật
nhằm làm phát sinh, thay đổi hay châ'm dứt các mối quan
hệ pháp lý cụ thể đốì vối đối tượng cụ thể hay đưa ra quy
tắc hành vi nội bộ cơ quan, tổ chức.

C hỉ th ị là văn bản của cấp trên truyền đạt mệnh lệnh

xuống cấp dưối để đưa ra các biện pháp cụ thể chỉ đạo,

phối hợp, đôn đốc và kiểm tra hoạt động của các cơ quan,
đơn vị trực thuộc.

Quy c h ế ìằ văn bản được ban hành kèm theo quyết

định để quy định đầy đủ và toàn diện về tổ chức và hoạt
động, về lề lối làm việc, thủ tục, trình tự và các mối quan
hệ công tác của cơ quan, tổ chức nói chung hay của một
hoạt động nào đó.

Q uy đ ịn h là văn bản được ban hành kèm theo quyết

</div>
(49)<div class='page_container' data-page=49>

T h ôn g cá o là văn bản của cơ quan, tổ chức câp cao đ(
thông tin vể một sự kiện, sự việc quan trọng, được cả Xí
hội quan tâm.

Thơng báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đ(

để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện.

H ư ớng d ẫ n là văn bản chỉ dẫn cụ thể vê việc tổ chức

thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên.

C h ư ơng tr ìn h là bản trình bày về mục tiêu, nội dung,

giải pháp có tính chất định hướng tổng thể cho những
công việc, hoạt động trong một thời gian nhất định của cơ
quan, tổ chức. Theo nghĩa hẹp hơn, chương trình là lịch
trìn h thực hiện một hoạt động cụ thể nào đó trong cơ

quan, tổ chức.

K ế h o a c h là bản dự kiến các hoạt động với mục tiêu,

trình tự, thời hạn tiến hành, phân công trách nhiệm để
triển khai thực hiện chương trình hay thực hiện các công
việc mang tính sự vụ thơng thường trong hành chính. Kế
hoạch có tính châ't là sắp đặt trước những việc sẽ làm có
tính chất sự vụ hành chính trong cơ quan, thực hiện chức
năng chỉ đạo, hướng dẫn việc triển khai thực hiện một chủ
trương, chính sách cho các cơ quan, đơn vị cấp dưới nhằm
tạo ra việc thống nhất hành động, việc làm để đạt mục
tiêu nhất định.

Đ ề á n là bản dự kiến m ang tính chuyên sâu về một

</div>
(50)<div class='page_container' data-page=50>

kiến cơng việc có tính chất sự vụ cụ thể như kế hoạch
mà đề xuất những vấn để cụ thể có tính chun mơn sâu
và định ra những đường hướng cụ thể cho vân để
chun mơn đó. Đề án thuộc loại văn bản đề xuất các
ứng dụng về tổ chức các sự kiện mang tính hành chính
và thủ tục.

D ư án là văn bản trình bày dự kiến các hoạt động
được liên kết và tổ chức chặt chẽ, có thời điểm bắt đầu và

kết thúc cụ thể, do cá nhân hoặc tổ chức thực hiện, nhằm
đạt được những mục đích cụ thể trong điều kiện ràng
buộc về thòi gian, chi phí và kết quả hoạt động. Dự án là
văn bản đề xuất các ứng dụng, giải pháp thực hiện, tính

hiệu quả kinh tế, thuộc nhóm cơng trình nghiên cứu ứng
dụng hoạt động liên quan về tài chính - kinh tê - khoa
học kỹ thuật.

P hư ơng án là văn bản hành chính đề xuất cách thức,

phương pháp có tính chất kỹ thuật nghiệp vụ để thực hiện
cơng việc trong điều kiện, hồn cảnh nhất định.

B á o cá o là văn bản dùng để trình bày về tình hình

hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc về một sự việc,
một vấn đề nhất định thuộc phạm vi quản lý của cơ
quan, tổ chức.

B iên bản là văn bản dùng để ghi lại diễn biến sự việc

đang xảy ra hoặc tình trạng sự việc vừa xảy ra do những
người có trách nhiệm thực hiện. Biên bản là chứng cứ
pháp lý để giải quyết vân đề, vụ việc nào đó.

Tờ tr ìn h là văn bản dùng để đề xuất với cấp trên một

</div>
(51)<div class='page_container' data-page=51>

H ợp d ồ n g là văn bản thỏa thuận giữa hai hay nhiề
bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền lợ
nghĩa vụ của các bên trong một quan hệ nhất định.

C ô n g v ă n là văn bản của cơ quan, tổ chức để gia

dịch, trao đổi thông tin, chỉ đạo cơng việc trong qu.

trìn h thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các chủ thể c
thẩm quyền.

T h ư c ô n g là văn bản của cá nhân thủ trưởng cơ quai

hay người có vị trí chức danh nhất định trong cơ quan, ti
chức dùng để giao dịch việc công, xây dựng và củng cố cá'
mốì quan hệ công chúng, với đôi tác và khách hàng của c<
quan, tổ chức. Thư công giốhg với công văn là đều là văi
bản hành chính không đề tên loại, đêu được đăng ký và<
sổ “văn bản đi” và nhằm mục đích liên lạc, trao đổi thôn|
tin. Tuy nhiên, thư công khác với cơng văn ở chỗ, mục đícl
nổi bật nhất của thư công là để liên hệ giao dịch với đố:
tác và khách hàng của cơ quan, tổ chức, tạo dựng và củn§
cơ" các môi quan hệ công chúng. Thư cơng nhân mạnh vai
trị, vị trí, uy tín của đích danh cá nhân thủ trưởng cc
quan hay người có vị trí chức danh nhâ't định trong co
quan, tổ chức. Người ký văn bản trong thư công đều ký
trực tiếp, khơng sử dụng hình thức ký thay, thừa lệnh hay
thừa ủy quyển. Việc trình bày các yếu tô' thể thức trong
thư công cũng linh hoạt, không yêu cầu chặt chẽ như các
văn bản hành chính khác.

C ô n g đ iệ n là văn bản được chuyển bằng các phương

</div>
(52)<div class='page_container' data-page=52>

u B ả n g h i nhớ là văn bản được ký kết giữa hai bên
li, hay nhiều bên để ghi lại những dự định chung nào đó
những thống nhất chung mang tính nguyên tắc. Bản ghi

.0 nhó thường vạch ra lộ trình hợp tác của các bên, ghi

á nhận vai trò của mỗi bên và thường sau đó được thay th ế
:ó bằng các hợp đồng chính thức. Khác với biên bản, bản ghi

nhớ là văn bản hầu như không mang tính ràng buộc về
n mặt pháp lý.

,ổ B ả n cam k ết là văn bản của cá nhân hay tổ chức để

IC cam kết trước một cá nhân hay tổ chức khác trong việc

:ơ thực hiện hay không thực hiện cơng việc nào đó. Bản cam
n kêt giống vối biên bản là được hình thành để ghi lại một

0 sự việc, vấn đề nào đó, tuy nhiên nội dung bản cam kết chỉ

g thể hiện ý thức chủ quan của một cá nhân, tổ chức, vì vậy
h khơng u cầu tuyệt đối về tính khách quan, chính xác
như biên bản và được lập khi có hay khơng cần có sự có
g mặt của người làm chứng. Bản cam kết không được sử
li dụng làm chứng cứ trong quá trình giải quyết vụ việc, mà
q chỉ mang tính thủ tục theo quy định của pháp luật.

ớ B ả n th ỏ a th u ậ n là văn bản ghi lại sự đồng ý giữa

ý các bên về một điều kiện nào đó có liên quan đên các

y bên sau khi đã bàn bạc, trao đổi thống nhất vối nhau về

g điều kiện đó. Bản thỏa thuận giống vối biên bản là cũng

c ' được hình thành để ghi lại một sự việc, một vấn đề nào
đó và được sử dụng làm chứng cứ trong quá trìn h giải
g quyêt vụ việc. Tuy nhiên, khác với biên ban, ban thoa

</div>
(53)<div class='page_container' data-page=53>

G iấ y c h ứ n g n h ậ n (hay giấy xác nhận) là văn bản
dùng để xác nhận về một vấn đề nào đó liên quan đến một
chủ thể là đúng sự thật.

G iấ y uỷ q u yên là văn bản được sử dụng để cơ quan,

cá nhân có thẩm quyền giao cho cán bộ phụ trách dưổi
một cấp thực hiện thay các nhiệm vụ thuộc trách nhiệm
của mình trong việc tham dự một hoạt động hoặc ký vào
văn bản hay thực hiện hành vi pháp lý nào đó.

G iấ y m ời là một loại giây tị hành chính được dùng

thể hiện mong muốn hay yêu cầu một cách lịch sự để các
cơ quan, tổ chức, cá nhân tham dự một hoạt động nào đó.

G iâ y b iên n h ậ n là loại giấy tò hành chính được sử

dụng để một chủ thể xác nhận về việc đã nhận tài sản, tài
liệu, giấy tờ nào đó.

G iấ y g iớ i th iệ u là loại giấy tờ hành chính dùng để

cấp cho cán bộ, công chức, nhân viên đi liên hệ công tác
hay giao dịch nói chung nhằm thực hiện các nhiệm vụ
được giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản

thân cán bộ, công chức đó.

G iâ y n g h ỉ p h é p là loại giây tờ hành chính cấp cho

cán bộ, công chức, nhân viên khi được nghỉ phép, có giá trị
thay giấy đi đường trong thời gian nghỉ phép và làm căn
cứ thanh toán tiền đi đường theo chế độ.

G iấ y đ i đ ư ờ n g là loại giây tờ hành chính dùng để cấp

cho cán bộ, công chức, nhân viên khi đi công tác, có giá trị
để tính phụ cấp đi đường.

P h iế u g ử i là giấy tờ hành chính dùng trong trường

</div>
(54)<div class='page_container' data-page=54>

P h iếu chuyển là giấy tờ hành chính của một cd quan
gửi kèm theo các văn bản, tài liệu để chuyển đến cơ quan
tổ chức khác để xác nhận về việc đã nhận được văn bản,
tài liệu đó.

Tóm lại, việc lựa chọn hình thức văn bản hành chính
tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu nội dung thông tin của
văn bản, vào tình huống cơng việc trên thực tế. Đối với
một sô" trường hợp, pháp luật quy định chặt chẽ về hình
thức văn bản sử dụng, một số’ trường hợp khác chưa có
văn bản pháp luật quy định cụ thể thì cán bộ soạn thảo
văn bản cần lựa chọn hình thức văn bản sao cho bảo đảm
tính khoa học, phù hợp vối thông lệ chung và sao cho đạt
được hiệu quả truyền đạt thông tin pháp lý và thông tin
thực tiễn cao nhất.

Câu hỏi 29: Văn phòng có nhiệm vụ gì trong cơng 
tác xây dựng và ban hành văn bản của các cơ quan?

Trả lời:

</div>
(55)<div class='page_container' data-page=55>

Như vậy, người đứng đầu bộ phận văn phòng trong c
quan, tổ chức là đầu mối giúp thủ trưởng theo dõi, kiểi
sốt cơng tác văn thư nói chung, cơng tác xây dựng ba
hành văn bản nói riêng, đồng thời chịu trách nhiệm trưó
pháp luật, trước thủ trưởng cơ quan về hoạt động ấy. Đ
thực hiện tốt nhiệm vụ này, người lãnh đạo văn phòn
cần chỉ đạo đơn vị của mình tiến hành những cơng việ
sau đây:

- Chủ trì việc xây dựng quy chế công tác văn thư củi
cơ quan, tổ chức, trong đó đề ra các yêu cầu, quy trình
cách thức thực hiện công tác này; đồng thời phân cơní
trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị, cá nhân phả
thực hiện theo chức trách công việc được giao.

- Tham mưu việc lập cơ chế kiểm sốt cơng tác xâj
dựng, ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và trực tiếp
theo dõi, kiểm sốt mảng cơng tác này.

- Đề xuất kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kiến thức
nghiệp vụ xây dựng và ban hành văn bản, phục vụ yêi
cầu công tác lâu dài của cơ quan, tổ chức.

- Thường xuyên tổ chức việc cập nhật, phổ biến, tập

huấn nội dung các văn bản của Nhà nước quy định về công
tác xây dựng, ban hành văn bản tói các đơn vị và cá nhân
trong cơ quan, tổ chức.

</div>
(56)<div class='page_container' data-page=56>

V

M

t

u

>

o

ơ Câu hỏi 30: Những yêu cầu vể nội dung đối với
Í1 văn bản quản lý nhà nước?

1 Trả lời:

Là phương tiện chủ yếu để thể hiện và truyền đạt các
quyết định và các thông tin mang tính điều hành trong
„ hoạt động quản lý, văn bản quản lý nhà nước phải bảo

đảm các yêu cầu sau đây về phương diện nội dung:

1. Tính m ục đ ích

Mục đích của việc ban hành văn bản là nhằm điều
• chỉnh các mối quan hệ trong quản lý nhà nước và điều
chỉnh các mối quan hệ xã hội theo chức năng, nhiệm vụ,

r quyền hạn và phạm vi hoạt động của các chủ thê ban

, hành. Chính vì vậy, về phương diện nội dung, một văn
bản có tính mục đích trước hêt cần phải thê hiện rõ hành
, vi quản lý, điều hành cụ thể của cơ quan, tô chức ban
I hành đối với các môi quan hệ nội bộ và quan hệ xã hội
trên lĩnh vực mà cơ quan, tổ chức đó được Nhà nưóc ủy
quyền quản lý.

Bên cạnh đó, để phù hợp với cơ chế quản lý chung của
toàn hệ thống chính trị, nội dung văn ban còn phai thê
hiện được chủ trương, đường lôi, chính sách cua Đang đặt
ra trong nhiệm vụ thể chê hóa đường lơi, chu trương,
chính sách đó.

</div>
(57)<div class='page_container' data-page=57>

trái vói quy định chung của pháp luật về quyền lợi
nghĩa vụ của công dân.

2 . Tí nh p h á p lý

Một văn bản quản lý nhà nước bảo đảm tín h phí
lý khi:

- Nội dung văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm V
quyển hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan ban hành.

- Nội dung văn bản phù hợp với tinh thần hoặc nhữi
quy định của hệ thống pháp luật hiện hành.

- Nội dung văn bản phù hợp vối các điều ước quốc
mà Việt Nam tham gia ký kết.

- Các căn cứ pháp lý đưa ra trong văn bản phải
thực, cụ thể, có hiệu lực hiện hành.

3. T ín h k h o a hoc

Về phương diện nội dung, yêu cầu cao nhất của tín
khoa học là văn bản phải bảo đảm chất lượng và hiệu quỉ
đáp ứng được mục đích ban hành đặt ra. Muốn vậy:

- Hệ thông thông tin đưa ra trong văn bản phải bả
đảm tính chính xác và khả dụng, có tính dự báo cao.

- Nội dung thông tin và phương thức giải quyẽ
công việc mà văn bản đê ra phải toàn diện, cụ thé
th iế t thực, giải quyết được yêu cầu của từng trường hỢ]
quản lý cụ thể.

</div>
(58)<div class='page_container' data-page=58>

cơ quan quản lý cấp trên hoặc văn bản của chính cơ
quan, tổ chức đã ban hành trước đó về cùng vấn đề hiên
vẫn có hiệu lực.

- Nội dung văn bản phải được bô' cục một cách logic
nhất quán, có nghĩa là các tầng bậc ý lớn, nhỏ không mâu

thuẫn nhau mà thông nhất cùng nhau phục vụ cho việc
phát triển, hoàn thiện chủ đề chung của toàn bộ văn bản.

- Trật tự sắp xếp các ý trong văn bản phải được lựa
chọn sao cho phù hợp nhâ't vói từng loại hình văn bản, dễ
dàng làm sáng tỏ nội dung ý nghĩa, tạo thuận lợi cho các
đối tượng trong việc thông hiểu và tiếp nhận nội dung.

4. Tính kh ả thi

- Việc ban hành văn bản phải xuất phát từ nhu cầu
thực tiễn quản lý và đáp ứng được nhu cầu ây.

- Những yêu cầu đặt ra trong văn bản phải phù hợp
với mức độ phát triển kinh tế, xã hội hiện tại của đất nước.

- Yêu cầu hoặc chế tài (nếu có) phải phù hợp với trình
độ, năng lực, khả năng của các đối tượng thực thi, không
được đề xuất các biện pháp hoặc yêu cầu mang tính chất
duy ý chí thuần túy.

Câu hỏi 31: Yêu cầu của việc sử dụng ngôn ngữ 
trong văn bản quản lý nhà nước?

Trả lời:

</div>
(59)<div class='page_container' data-page=59>

đến các đối tượng quản lý được chính xác và trọn vẹn theo
mục đích mà cơ quan, tổ chức duy trì, cần phải bảo đảm sự
chuẩn xác, phù hợp của cac đơn vị ngôn ngữ được sử dụng.

Mặt khác, cách xử lý ngôn ngữ trong văn bản cũng
chính là một trong những tiêu chí đánh giá năng lực cán
bộ của mỗi cơ quan, tổ chức cũng như mức độ quan tâm
của lãnh đạo cơ quan, tổ chức đối với mảng công tác hết
sức quan trọng này. Vì vậy, muốn thể hiện được văn hóa
của cơ quan, tổ chức ở mức độ tích cực, cũng cần phải bảo
đảm hệ thống văn bản của cơ quan, tổ chức được xây dựng
vối văn phong thích hợp, trong đó các đơn vị ngôn ngữ bảo

đảm được sử dụng theo đúng yêu cầu.

Văn bản quản lý nhà nưốc được viết theo phong cách
ngơn ngữ hành chính. Phong cách ngơn ngữ hành chính có
những đặc điểm sau:

- Tính chính xác;
- Tính khách quan;
- Tính đại chúng;
- Tính khn mẫu;

- Tính nghiêm trang, lịch sự.

Để bảo đảm các đặc trưng kể trên, việc sử dụng các
đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải bảo đảm sự
chuẩn xác, phù hợp với đặc điểm nội dung và mục đích
ban hành văn bản. Cụ thể là:

a) v ề sử d ụ n g từ ngữ

</div>
(60)<div class='page_container' data-page=60>

bị xuyên tạc hoặc lợi dụng làm tổn hại quyển lợi của Nhà

nước và nhân dân.

- Phải lựa chọn và sử dụng từ ngữ mang sắc thái trung
tính, nghiêm trang, khơng kèm theo sắc thái biểu cảm.

- Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ
ngữ địa phương, trừ trường hợp sử dụng từ ngữ địa
phương để chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa
phương mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa
phương đã trở thành từ ngữ phổ thông.

- Sử dụng chính xác và thích hợp hệ thơng từ Hán -
Việt: tận dụng những sắc thái ý nghĩa đặc biệt của từ Hán -
Việt phù hợp với phong cách văn bản quản lý nhưng
không nên lạm dụng từ Hán - Việt, đặc biệt trong những
trường hợp chưa hiểu một cách thấu đáo nghĩa của từ.

- Sử dụng các từ có nguồn gốc nước ngoài một cách
phù hợp theo quy định về cách thức sử dụng mà cơ quan
có thẩm quyền đề ra.

- Không nên lạm dụng th u ật ngữ chuyên môn. Nếu
trong văn bản buộc phải sử dụng từ chun mơn sâu thì
phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các th u ật ngữ không
quen thuộc đối với đa sô các tầng lổp nhân dân.

- Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để bảo đảm
tính minh bạch, rõ ràng, nghiêm túc của văn bản. Đốì với
các trường hợp cần viết tắ t để trán h dài dòng, cần phải
viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó mở ngoặc đơn

để chú giải.

</div>
(61)<div class='page_container' data-page=61>

- Khơng dùng từ lóng, từ thơng tục.
- Không sử dụng khẩu ngữ.

- Sử dụng từ đúng chính tả.

b) Vê v iế t câ u

Câu là đơn vị cơ sở tạo nên các đoạn văn trong văn
bản, cũng tức là đơn vị tạo nghĩa cơ bản của vãn bản.
Trong văn bản quản lý nhà nước, câu vừa phải bảo đảm
yêu cầu chung theo đúng chức năng ngữ pháp tiếng Việt,
vừa phải bảo đảm đạt các yêu cầu trong khuôn khổ phong
cách ngôn ngữ hành chính. Cụ thể là:

- Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng
Việt, tức là có đầy đủ hai thành phần nịng cốt: chủ ngữ và
vị ngữ. Trong một sô* trường hợp nhất định, cũng có thể sử
dụng câu đặc biệt nhưng không nên lạm dụng và phải
tuân theo quy tắc của việc sử dụng loại câu này.

- Nên sử dụng câu tường th u ật là chủ yếu, không dùng
câu hỏi, câu cảm thán hoặc kiểu câu cầu khiến có chứa các
từ hàm nghĩa cầu khiến trực tiếp như “hãy”, “đừng”, “chớ”,
“đi”, “nào”, “hè”. Trường hợp cần nêu câu hỏi, tránh dùng
câu có từ để hỏi trực tiếp mà chuyển dạng câu từ câu hỏi
sang câu trần th u ật để bảo đảm tính lịch sự, nhã nhặn
của văn phong hành chính.

- Diễn đạt câu chính xác, rõ ràng, mạch lạc.

</div>
(62)<div class='page_container' data-page=62>

hoặc mơ hồ về nghĩa. Mặt khác, cần lưu ý quan hệ kết hợp
giữa các câu trong các đoạn của văn bản sao cho vừa bảo
đảm tính liên kết nội dung, vừa bảo đảm liên kết hình
thức. Có như vậy mới kiến tạo được một hệ thông ý tứ
mạch lạc cho toàn bộ nội dung, tạo điều kiện tốt nhất cho
người tiếp nhận và thực thi văn bản.

- Bảo đảm tính logic, nhất quán giữa các vế, các mệnh
đề của câu.

Câu hỏi 32: Thể thức văn bản quản lý là gì? 
Những yếu tố th ể thức nào cấu thành một văn bản 
quản lý?

T rả lời:

Trong phần hướng dẫn chung của Thông tư liên tịch
sô' 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức và kỹ
th u ật trình bày văn bản do Bộ Nội vụ và Văn phong
Chính phủ ban hành ngày 06-5-2005, thể thức văn bản

được quan niệm là “tậphợp các thành phần câu thành văn

bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đôi

các loại văn bản và các thành phân bo sung tì ong nhưng

trường hợp cụ th ể hoặc đối với một văn bản

định theo quy định tại Nghị sô 110/2004/NĐ-CP

ngày 08-4-2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư và

hướng dẫn tại Thông tư này".

</div>
(63)<div class='page_container' data-page=63>

hợp các thành phần câu thành văn bản, bao nhữì 
thành phần chung áp dụng đôi với các loại văn bản và Ci 
thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thề hoi 
đôi với một s ố loại văn bản nhất định theo quy định t

khoản 3 Điều 1 Nghị định sô / / ngày 08-0

2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 
1 1 0 /2 0 0 4 /NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ

tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này” (Điều

Chương I).

Căn cứ vào những phần viết chính thức như trên và í
hướng dẫn cụ thể trong nội dung các thơng tư, có thể qua
niệm một cách chung nhất: thể thức văn bản quản lý l

toàn bộ các yếu tố cấu thành văn bản được thiết lập L 
trình bày theo những quy định hiện hành của Nhà nưc

nhằm bảo đảm giá trị pháp lý cho văn bản.

Có hai nhóm yếu tơ" thể thức văn bản quản lý, bao gồi

nhóm các yếu tơ" bắt buộc (còn gọi là các thành phầ
chung), và nhóm các yếu tơ' bổ sung trong một sô' trườn
hợp cụ thể do yêu cầu sử dụng văn bản.

Các thành phần thể thức chung trong văn bản bao gồm:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ;

- Tên cơ quan ban hành;
- Sô' và ký hiệu;

- Địa danh và ngày, tháng>năm ban hành;
- Tên loại;

- Trích yếu;
- Nội dung;

</div>
(64)<div class='page_container' data-page=64>

g - Dấu của cơ quan ban hành;

ic - Nơi nhận.

íc Các thành phần bổ sung có những yếu tôú

li - Dấu chỉ độ mật, khẩn;

■>. - Tên người chế bản, sô' lượng bản, sô' bản phát hành;

,g' - Các dâ'u hiệu sao y, sao lục, trích sao;
- Các yếu tơ' chỉ dẫn phạm vi phổ biến;

2 ■ Địa chỉ, logo, sô' điện thoại, sô' fax, email của cơ quan
ban hành;

- V . V . .

^ Mỗi yếu tô' thể thức kể trên đểu chứa đựng những
thông tin cần thiết cho việc hình thành, sử dụng, quản lý
° văn bản và có ảnh hưởng tối quá trình thực hiện văn bản

'à trong thực tê' quản lý. Do vậy, chúng cần phải được thiết

íc lập và trình bày một cách khoa học theo những quy định
hiện hành của Nhà nước về vân đề này.

m

Câu hỏi 33: Thể thức văn bản quản lý hiện nay 
đưực quy đinh trong những văn bản nào?

Trả lời:

Hiện nay, vấn đề thể thức văn bản quản lý được quy
định tại các văn bản sau đây:

cl) Quy định chung về thế thức văn bản:

- Nghị định sô' 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của
Chính phủ về cơng tác văn thư;

</div>
(65)<div class='page_container' data-page=65>

b) Quy định thê thức và kỹ thuật trinh bày văn bản 
quy phạm pháp luật:

- Nghị quyết sô' 1139/2007/UBTVQHll ngày 03-7-
2007 của Úy ban Thường vụ Quôc hội ban hành quy chế
về kỹ th u ật trìn h bày dự thảo văn bản quy phạm pháp
lu ật của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quôc hội;

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ ban hành
ngày 06-5-2005 hướng dẫn th ể thức và kỹ th u ậ t trìn h
bày văn bản;

- Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27-12-2011 của Bộ
Tư pháp về thể thức, kỹ th u ật trình bày văn bản quy
phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản quy
phạm pháp luật liên tịch.

c) Quy định thê thức và kỹ thuật trinh bày văn bản 
hành chính:

Thơng tư sơ' 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành
ngày 19-01-2011 hướng dẫn thể thức và kỹ th u ật trình
bày văn bản hành chính.

d) T h ể thức và kỹ thuật trinh bày văn bản của tổ chức

chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ 
quan trung ương của tổ chức chính tổ chức chính

xã hội quy định.

Cụ thể hiện nay có các văn bản sau:

</div>
(66)<div class='page_container' data-page=66>

quy định tại Quyết định sô 31-QĐ/TW ngày 01-10-1997
của Ban Chấp hành Trung ương ban hành quy định về thể
loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng
và Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28-5-2004 của Văn
phòng Trung ương về thể thức văn bản của Đảng;

- Thể thức văn bản của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ
Chí Minh được quy định tại Quyêt định sô 547/QĐ-
TWĐTN ngày 28-10-1999 của Ban Chấp hành Trung ương
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy
định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thê thức văn
bản của Đoàn;

- Thể thức văn bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam
được quy định tại Nghị quyết số 03/NQ-MTTQ ngày 25-5-
2000 của Ban Thường trực Đoàn Chủ tịch u ỷ ban Trung
ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam về việc ban hành Quy
chê về soạn thảo, ban hành văn ban cua Uy ban Tiung
ương Mặt trận Tổ quôc Việt Nam;

- Thể thức văn bản của tổ chức cơng đồn được quy
định tại Quyết định số 1 0 1 4/QĐ-TLĐ ngày 19-8-2011
của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành Quy
định về thể thức và kỹ th u ật trình bày văn bản của tơ
chức cơng đồn.

đ)Thể thức và kỹ thuật bày văn bản chuyên

ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản ngành

</div>
(67)<div class='page_container' data-page=67>

Câu hỏi 34: c ầ n lưu ý điểu gì khi áp dụng 
văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyển qu 
địn h vể th ể thức văn bản quản lý nhà nước?

Trả lời:

Trong sô" các văn bản pháp luật quy định về thể th í
văn bản quản lý nhà nước, có ba văn bản quy định cụ th
và tập trung nhất về cách thức thiết lập và trình bày cá
yếu tô" thể thức văn bản quản lý nhà nước, đó là: Thông t
liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ - Vă
phịng Chính phủ, Thông tư sô" 01/2011/TT-BNV của B
Nội vụ và Thông tư sô' 25/2011/TT-BTP của Bộ Tư pháp
Tuy nhiên, cần có sự lưu ý về phạm vi điều chỉnh của cá
văn bản này trong quá trình sử dụng.

Tại mục 1, phần I của Thông tư liên tịch của Bộ Nộ
vụ và Văn phòng Chính phủ sơ" 55/2005/TTLT-BNV-VPCI
ban hành ngày 06-5-2005 hướng dẫn thể thức và kỹ thuậ

trìn h bày văn bản có viết: “ Thô tư này hướng dẫn về thi 
thức và kỹ thuật trinh bày văn bản quy phạm pháp luật,

văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối 
với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tô chức xã hội

nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vũ trang nhân dân 
(sau đây gọi chung là cơ quan, tô chức)". Như vậy, Thông 
tư liên tịch này trong giai đoạn có hiệu lực toàn bộ đã cc
phạm vi điểu chỉnh rấ t rộng, bao gồm tấ t cả các loại văn
bản trong các cơ quan, tổ chức.

</div>
(68)<div class='page_container' data-page=68>

V
JM
ác
ic
lê
ác
;ư
.n
ỉộ
3.
lC
)i
p
.t
t
'ĩ
ĩ
l
3
1
Ị

- “Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình 
bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp

dụng đối với các cơ quan nhà nước, tô chức xã hội, tô chức 
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn lực lượng 
vũ trang nhàn dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tô

chức)"(Điều 1 Chương I).

- “ Những quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày 
văn bản hành chính và bản sao văn bản được quy định tại

Thông tư liên tịch sô 55/2005/ ĨTLT-BNV-VPCP ngày 
5-2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ hướng dẫn

thế thức và kỹ thuật trinh bày văn bản hành chính trái VỚI 
Thơng tư này bị bãi bỏ” (Điều 18 Chương IV).

Như vậy, có nghĩa là từ sau khi Thông tư sô
01/2011/TT-BNV ra đời, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-
BNV-VPCP đã bị thu hẹp phạm vi điều chỉnh, chỉ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn ban quy phạm
pháp luật. Toàn bộ hệ thống văn bản hành chính trong các
cơ quan, tổ chức được trình bày thể thức theo quy định tại
Thông tư sô' 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ kể từ thời
điểm văn bản này có hiệu lực thi hành.

Ngày 27-12-2011 - sự ra đời của Thông tư số
25/2011/TT-BTP (gọi tắ t là Thông tư sô 25) của Bộ Tư
pháp lại một lần nữa thay đổi đối tượng điều chỉnh của
Thông tư liên tịch S Ố 55. Ngay tại Điều 1 Thông tư số 25

quy định rấ t cụ thể về phạm vi đôi tượng áp dụng: Thông

tư này hướng dẫn về th ể thức,kỹ thuật bày văn bản

</div>
(69)<div class='page_container' data-page=69>

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản

ph ạm p h á p luật liên tịch giữa Chính phủ, Bộ

Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với cơ quan, tổ chức khác".

Điều 42 của Thơng tư cịn nêu: “Các quy định Thông th 
này thay th ế các quy định về thê thức và kỹ thuật trinh bày

văn bản đối với văn bản quy phạm pháp của Chính

phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cc

quan ngang bộ và văn bản quy phạm pháp luật tịch

tại Thông tư liên tịch sô' 5 5 /2 0 0 5 / TTLT-BNV-VPCP của

Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ ngày 06 tháng 5 năm 
2005 hướng dẫn về th ế thức và kỹ thuật trình bày văn

bản". Theo đó có thể hiểu, những hình thức văn bản quy

phạm pháp luật không do các thẩm quyền được liệt kê tại
Điều 1 Thông tư số 25 ban hành sẽ không thuộc diện điều
chỉnh của Thông tư sô' 25 mà vẫn được điều chỉnh bởi
Thông tư liên tịch sô' 55 do Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính

phủ ban hành ngày 06-5-2005.

Câu hỏi 35: Theo quy định h iện hành, các yếu tô 
th ể thức văn bản hành chính được trình bày như 
th ế nào?

Trả lời:

Một văn bản đạt yêu cầu về thể thức không chỉ cần
phải bảo đảm đầy đủ các yếu tô' thể thức cần có mà cịn
phải tuân thủ những quy định về kỹ th u ật trình bày các
yếu tơ' đó.

</div>
(70)<div class='page_container' data-page=70>

tính mỹ quan cho văn bản. Vì vậy, cần lưu ý những yêu
cầu đặt ra như sau:

- Thiết lập nội bộ các yêu tô theo đúng quy định và
phù hợp với các quy tắc hành chính nhà nước hiện hành;

- Sắp đặt vị trí các yếu tơ' trên sơ đồ văn bản một cách
khoa học theo đúng quy định, thuận tiện cho việc tiếp
nhận và thực hiện nội dung văn bản;

- Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ hợp lý trong khuôn khổ
quy định của các văn bản pháp luật, đồng thòi tận dụng
được thê mạnh của công nghệ hiện đại, dê dàng và thuận
tiện cho việc áp dụng công nghệ thông tin.

Theo Thông tư số 0 1/2 0 11/TT-BNV của Bộ Nội vụ, các
yếu tố thể thức văn bản hành chính được quy định cụ thể

như sau về cách thiêt lập và trình bày:

1 . Quốc hiêu và tiêu ngữ

Đây là yếu tố được thiết lập chung cho toàn bộ hệ
thông văn bản trong tất cả các cơ quan quan lý nha nươc.
Vị trí trình bày của u tơ này là trên cùng goc phai tiang
đầu của mỗi văn bản, ngang hàng VỚI tên cơ quan ban

hành văn bản.

</div>
(71)<div class='page_container' data-page=71>

Ví dụ:

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Đ ộc lập - Tự do - Hạnh phúc

2. Tên cơ q u a n , tổ chứ c b a n h à n h vă n b ả n

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được thiết lập

trong các văn bản khác

nhau tuỳ

thuộc vào

chế

độ

1

việc của cơ quan,

tổ

chức ban hành. Trừ

trưòng hợp cơ

quan ban hành là cơ quan thẩm quyền chung và các cơ
quan chuyên môn đầu ngành trong cả nước (các bộ, cơ
quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ), các cơ quan
thuộc Quốc hội (Văn phòng Quốc hội, Hội đồng Dân tộc
và các ủ y ban của Quốc hội), trong văn bản của các cơ
quan khác, yếu tố này thường bao gồm hai thành phần
là: tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan quản lý

cấp trên trực tiếp. Yêu cầu đặt ra là: tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ và chính xác
theo tên gọi được ghi trong văn bản vê việc thành lập
hoặc văn bản phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động của cơ
quan, tổ chức đó.

Vị trí của yếu tô' này là trên cùng góc trái trang đầu
của mỗi văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu.

</div>
(72)<div class='page_container' data-page=72>

độ dài khoảng bằng 1/3 hoặc 1/2 độ dài của dòng trên, đặt
cân đối ở giữa so với dịng trên.

Ví dụ:

BỘ GIẢO DỤC VẢ ĐẢO TẠO

ỦY BAN NHẢN DÂN QUẬN LONG BIÊN

Ủ Y BAN NHÂN DÂN TỈNH

BỈNH

S Ở C Ò N G T H Ư Ơ N G

3. Sô'và ký /liêu văn bản

Sô' văn bản là yếu tố có ý nghĩa văn thư cao. Số dược
ghi ở đây chính là số thứ tự ban hành văn bản, giúp cho
nhân viên văn thư vào sổ đăng ký và lưu trữ văn bản theo
tiêu chí thòi gian, giúp cho việc tra tìm và sư dụng văn
bản lưu trữ được thuận lợi, dễ dàng. Số văn bản được ghi
băng chữ sô' Arập, bắt đầu từ sô 01 và kêt thúc băng so

ci cùng trong một năm.

Có thể nói rằng, sô và ký hiệu là u tơ có ý nghía
phân biệt giữa văn bản quy phạm pháp luật VỚI công văn

và các loại văn bản khác, sở dĩ có điều này là vì cơng thưc
viết số và ký hiệu dành cho mỗi loại văn bản kể trên được
Qưy định có sự khác nhau.

Đôi với văn bản cá biệt và các loại van ban hanh
chính thơng thường có tên loại, sô và ký hiệu được thiêt
lập như sau:

</div>
(73)<div class='page_container' data-page=73>

Riêng công văn - loại văn bản thường được quan nụ
là khơng có tên loại, có cách viết số và ký hiệu riêng:

Sô:..../ chữ viết tắt tên cơ quan ban hành chữ í 
tên bộ phận soạn thảo.

Vị trí của sơ' và ký hiệu là ở góc trái, phía dưới yếu
tên cơ quan ban hành văn bản. Khi chế bản trên máy
tính, tồn bộ yếu tơ' sơ" và ký hiệu được viết theo cỡ chữ 1
đứng, không đậm.

Đối với hệ thông văn bản quy phạm pháp luật, sơ"
ký hiệu được trình bày theo công thức:

Sô':... / năm ban hành/viếttắt tên loại văn bản VI 
tắt tên cơ quan ban hành.

Như vậy, có thể nói yếu tơ" năm ban hành xuất hii
trong sô" và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp lu
chính là dấu hiệu có tính khu biệt giữa văn bản quy phạ
pháp luật và các loại văn bản quản lý thông thường.

4. Đ ịa d a n h và th ờ i đ iểm ba n h à n h vă n bản

a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức C1

đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở. Cái 
thiết lập yếu tô" này được quy định cụ thể như sau:

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chi
trung ương là tên của tỉnh, thành phô" trực thuộc Trui
ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chi
câ'p tỉnh là tên của tỉnh hoặc thành phô' trực thuộc Trur
ương nơi cơ quan đóng trụ sở.

</div>
(74)<div class='page_container' data-page=74>

. cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phô' thuộc
tỉnh nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

t í ị - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức
cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức
tơ' đó đóng trụ sở.

vj - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tô chức
[3, và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của

Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định
và của pháp luật và quy định cụ thê của Bộ Cơng an, Bộ

Quốíc phịng.

[êt b) Thời điểm ban hành ghi trên văn bản là ngày tháng,

năm văn bản được ký ban hành hoặc được thong qua. Đoi

^ vối những sô' chỉ ngày nhỏ hơn 10 và sô chi thang nho hơn
3 thì phải viết thêm sơ 0 ở đằng trưốc đê phòng tiương hợp
giả mạo. Không dùng các dấu gạch ngang (-), dâu châm (.)
hoặc dấu gạch chéo (/) để thay thê' cho các từ “ngày...
tháng... năm”.

ảa Vị trí điển hình của yếu tố địa danh và thời điểm ban
ch hành là ỏ bên phải văn bản, phía dưới qc hiệu và tiêu

ngữ. Nhưng đặc biệt, trong một số loại văn bản như biên
ức bản, hợp đồng..., yếu tơ'này có thể được trình bày ơ những
lể vị trí khác.

Địa danh và thời điểm ban hành văn bản được viết

iC theo kiểu chữ thường, nghiêng, cõ chữ 13 đên 14. Khi
trình bày, sau địa danh có dấu phây (,)•

</div>
(75)<div class='page_container' data-page=75>

5. Tên lo a i

Tên loại là tên của từng hình thức văn bản do cơ quí

tổ chức ban hành. Trong sơ đồ văn bản, vị trí của tên lc
là dưới yếu tô' địa danh, đặt cân đối giữa dòng.

Tên loại được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm,
chữ 14. Cần lưu ý không ghép tên loại với chủ thể b.
hành khi trìn h bày tên loại văn bản.

6

. T ríc h y ế u

Trích yếu là một câu (hoặc một mệnh đề) ngắn gc
phản ánh cơ đọng nội dung chính của văn bản.

ĐỐI với các văn bản có trình bày tên loại, trích yi
được viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14 ’
được đặt dưới vị trí tên loại. Phía bên dưối trích yêu
một gạch ngang nét liền, độ dài khoảng bằng 1/3 đến 1
đệ dài dòng trên, đặt cân đơi ở giữa.

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

v ề quản lý các cơn g trình quốc gia

Đối với Công văn, trích yếu được viết theo kiểu ch
thường, đứng, không đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 và đặt ở
trí dưới sơ' và ký hiệu văn bản.

Ví dụ:

</div>
(76)<div class='page_container' data-page=76>

7. N ội d u n g

n, Nội dung là thành phần trọng yếu của mỗi văn bản.
,ại Xét về phương diện bơ' cục, có một sô' điểm cần lưu ý:

- Trong các văn bản quy phạm pháp luật, tuỳ theo

CQ từng thể loại cụ thể mà bơ' trí các đơn vị nội dung cho
phù hợp. Trừ trường hợp luật, pháp lệnh được thực
hiện theo quy định tại Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật, thành phần các văn bản quy phạm
pháp lu ật khác được bô' cục theo quy định tại văn bản
hướng dẫn thể thức và kỹ th u ật trình bày văn bản quy
phạm pháp luật.

, - Đôi với các văn bản hành chính thơng thường, nếu
ếu

trường hợp nội dung văn bản phức tạp, nhiều cấp độ ý
thì có thể bơ' cục theo phần, mục, khoản, điểm. Trường
hợp văn bản ngắn, đơn giản thì tuân theo kết cấu
thông thường của một văn bản viết theo kiểu văn xi
hành chính.

Về m ặt kỹ th u ật trình bày, cần lưu ý những điểm
sau đây:

- Trừ các đề mục, nhìn chung tồn bộ phần nội dung

văn bản được viết thống nhất theo kiểu chữ thường, đứng,
lữ cỡ chữ từ 13 đến 14.

</div>
(77)<div class='page_container' data-page=77>

đơn (single line spacing) hoặc 15pt (exactly line spacir
trở lên.

8. T h â m quyên, ch ữ ký, ho tên của người ký văn bả

a) Quyền hạn, chức vụ của người ký

- Trường hợp ký thay m ặt tập thể thì ghi chữ vi
tắ t TM. vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ qua
tổ chức;

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chi
thì phải ghi chữ viết tắt KT. (ký thay) vào trước chức \
của người đứng đầu;

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắ t T
vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì ghi chữ viết tắt TƯ<
vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chín

thức của người có thẩm quyền ký văn bản trong cơ quai
tổ chức ban hành. Trừ một sô" trường hợp nhất định (vă
bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chí
ban hành, văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền), cịn lí

chỉ được ghi chức danh của người đứng đầu cơ quan, t
chức chứ khơng trình bày lại tên của cơ quan, tổ chức d
trong thành phần của yếu tô thể thức này.

Quyền hạn và chức vụ người ký văn bản được viết the
kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14.

b) Chữ ký của người ký văn bản

</div>
(78)<div class='page_container' data-page=78>

J bản trước khi ký; ký đúng thẩm quyển; không được ký
bằng bút chì, bút mực đỏ hoặc loại mực dễ phai mờ.

c) Họ tên của người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm

n (nêu có) và tên của người ký văn bản. Đôi vối văn bản quy
phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của
người ký, không ghi hoc hàm. hoc vi và các danh hiêu cao

lêt ;

quý khác, trừ văn bản của các tô chức sự nghiệp giáo dục,
in,

y tê, nghiên cứu khoa học.

Họ tên của người ký văn bản viết theo kiểu chữ
^ thường, đứng, đậm, cõ chữ từ 13 đên 14.

vụ Ví dụ:

TL. CHỦ TỊCH

L KT. c h á n h v ă n p h ị n g

PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG

N guyễn Văn A

n 9. D ấ u củ a cơ q u a n ban

i» Việc đông dấu trên văn bản đưdc thực hiện theo quy
ac định tại các nghị định của Chính phủ về cơng tác văn lU,
ại về quan ly va sử dụng con dấu và các quy đ ịm có lên
tổ quan khác. Nhìn chung, cần lưu ý một sơ điêm• sau:

, , _ „rrán đúng chiểu và đúng

ió - Dấu đóng rõ ràng, ngay ngăn, dung
mực dấu quy định;

3° - K h ô n g đ ó n g d ấ u khống chỉ; ,

- D íu đơng dùng VỊ trí: tran, lên khoảng 1/3 cha ký v í
phía bên trái;

</div>
(79)<div class='page_container' data-page=79>

- Việc đóng dấu treo do người ký ban hành văn
quyết định. Trong nhũng trường hợp này, dấu được đ
lên tran g đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức

hành hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính;

- Việc đóng dâu giáp lai, dấu nổi trên văn bản, tài
chuyên ngành được thực hiện theo quy định của
trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

10. N ơ i n h ả n

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị h
cá nhân nhận văn bản vối những trách nhiệm cụ thể n
để thực hiện, để phối hợp thực hiện, để kiểm tra, giám í
để biết, để lưu.

Danh sách nơi nhận cụ thể do cơ quan, đơn vị hoặc

nhân chủ tr ì soạn thảo văn bản đ ề x u ấ t và người k ý V

bản quyết định. Việc xác định nơi nhận văn bản phải cè

cứ vào quy định của pháp lu ật về chức năng, nhiệm V

quyền h ạn và quan hệ công tác của cơ quan. M ặt khế
còn phải xem xét yêu cầu công tác trong từng trường h
cụ thể.

a) Nơi nhận của văn bản có tên loại bao gồm từ “h

nhận” và phần liệt kê tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị,
nhân nhận văn bản. Yếu tơ" này được trình bày tại g
trái, dưới cùng trang cuổì của mỗi văn bản.

</div>
(80)<div class='page_container' data-page=80>

Sau từ “Nơi nhận” có dấu hai chấm (:); trước tên các thành
phần nhận văn bản có dấu gạch ngang (-), sau tên mỗi
thành phần nhận có dấu chấm phẩy (;) và sau tên thành
phần nhận cuối cùng là dấu châm (.)• Có thể viêt tắt tên
các thành phần lưu văn bản.

b) Nơi nhận của Công văn hành chính bao'gồm hai phần:

- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi” và phần liệt kê
tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản. Phần
này được trình bày ở vị trí bên trên phần nội dung văn
bản (thay vào vị trí tên loại công văn) và được viêt theo
kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 14.

- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê
các đối tượng nhận cụ thể (thành'phân được hệt kê đâu
tiên trong phần này là “Như trên”). Phần này cũng có vị

trívà cách trình bàv giống thể thức của nơi nhận trong các

ifl yãn bản có tên loại.

ụ, Trong các cơ quan, tổ chức, cán bộ soạn thao văn ban
iC) luôn phải ý thúc đầy đủ ý nghĩa quan trọng cua thê thức
ợp văn bản và thực hiện theo đúng quy định đề ra. Bỏi việc

quy định về kỹ thuật trình bày thê thức van ban khong

lơi những nhằm giải quyết một cách tốt nhất nhiệm vụ đặc

cá biệt quan trọng của công tác văn thư trong cac cơ quan ma
ót cịn hưống tới mục tiêu lâu dài hơn, đó la cong cuọc chuan
hóa, mẫu hóa tồn bộ hệ thơng văn ban - mọt trong nhưng
ể’ mục tiêu của chính sách cải cách hành chính mà Đảng và

Nhà nước đã đặt ra.
V

bản
óng

ban

liệu

Bộ

oặc
hư:
;át,
cá

</div>
(81)<div class='page_container' data-page=81>

Câu hỏi 36: Quy trình soạn thảo và ban hàn l 
văn bản hàn h chính bao gồm những bước nào?

T rả lời:

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là trình ụ
các bước mà cơ quan, tổ chức phải tiến hành trong quỉ
trình soạn thảo, ban hành văn bản nhằm bảo đảm chấl

lượng và hiệu quả sử dụng của văn bản được ban hành.

Đôi vối các hình thức văn bản quy phạm pháp luật,
quy trình xây dựng và ban hành được thể chế hóa trong
L uật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008), Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân và ủ y ban nhân dân (2004) cùng các nghị định quy
định chi tiết thi hành các luật kể trên.

Đổi với các nhóm văn bản quản lý thông thường, quy
trìn h soạn thảo và ban hành thường được quy định trong
văn bản chứa đựng quy phạm nội bộ của các cơ quan, tổ

chức như Quy ch ế làm việc,Quy ch ế hoạt động hoặc Quy

ch ế cơng tác văn thư. Quy trình này là sự kết hợp giữa quy

</div>
(82)<div class='page_container' data-page=82>

h ^ Để soạn thảo văn bản hành chính, cơ quan, tổ chức có
thê áp dụng một quy trình gồm các bước cơ bản sau đây:

Bước 1. C huân bi

ự Trong quá trình chuẩn bị soạn thảo văn bản, trước hết

á C cân xác định rõ các vấn đề như chủ đề, mục tiêu, phạm vi

t điều chỉnh của văn bản.

Sau đó, cần thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho
;, Trá trình viêt vãn bản về sau. Trong quá trình thu thập

ơ và xử lý thông tin, cần lưu ý:

t - Thơng tin phải có xuất xứ rõ ràng, nguồn cung cấp
J thông tin phải đáng tin cậy;

f ' Thơng tin phải có tính thời sự, nếu là thông tin pháp
lý phải là quy định hiện hành;

- Phải có thao tác kiểm tra, đối chiếu, sàng lọc thông
tln > loại bỏ thông tin khơng chính xác, trùng, thừa, mâu
thuẫn;

- Thông tin sau khi thu thập phải được hệ thơng hóa,
SaP xêp theo thứ bậc, nhằm tạo điểu kiện thuận lợi nhất
cbo quá trình sử dụng khi soạn thảo văn bản.

‘ Tiếp theo, người soạn thảo cần xác định tên loại văn
ỉ bán. Đây là một trong những khâu tuy không mất nhiều

</div>
(83)<div class='page_container' data-page=83>

bày thể thức văn bản, đồng thời quyết định hành văn tổr
thể của văn bản. Có thể căn cứ vào một sô tiêu chí cơ bả
sau đây để lựa chọn tên loại văn bản hành chính:

- Mục đích soạn thảo văn bản;

- Tính chất của vấn đề được quy định trong văn bản;
- Đối tượng trực tiếp nhận văn bản.

B ước 2. D ư th ả o v ă n bả n

Sau khi thu thập đầy đủ và xử lý thông tin kỹ cànị
người soạn thảo cần tiến hành lập để cương cho văn bả
sắp soạn thảo.

Đề cương là bản dàn ý của văn bản, trong đó nhữn
mục nội dung chính được bơ" cục theo một trậ t tự nhấ
định theo chủ định của người soạn thảo. Lập đề cương 1:
việc phối hợp các thao tác hình thành ý, lựa chọn và sắ]
xếp các ý theo một trậ t tự nhất định nhằm tạo ra một bải
dàn ý đầy đủ các phương diện nội dung, kết cấu hợp lý V i

hoàn chỉnh.

</div>
(84)<div class='page_container' data-page=84>

'ng Trưốc hết, người viết cần căn cứ vào lĩnh vực hữu
ản quan để tiến hành các thao tác tư duy nhằm tìm ra các

luận điểm ở tầng bậc ý cao nhất - những luận điểm sẽ
phục vụ trực tiếp cho chủ đề nội dung. Sau đó sẽ tiên hành
việc phân xuất hoặc khai triển các luận điểm thành các
luận cứ, luận chứng ở những tầng bậc cụ thể hơn. Cần lưu
ý rằng, các luận điểm, luận chứng, luận cứ trong cùng một
tầng bậc nội dung phải luôn bảo đảm yêu cầu về tính liên
g’ kết và tính hệ thống. Vì vậy, người soạn thảo văn bản vừa
'in phải xác lập đầy đủ các thành tố nội dung, vừa phải sắp
xếp các thành tố đó theo một quan hệ nhất định nào đó
lg nhằm tạo nên một trậ t tự thích hợp nhất cho việc làm
ằt sáng tỏ chủ đề toàn văn bản. Có thể nói rằng, lập đề cương
là là một thao tác có tầm ảnh hưởng rất lổn đến tính khoa

^ học của văn bản được xây dựng.

n Dựa vào đề cương, người soạn thảo sẽ tiến hành viêt
dự thảo, sau đó trao đổi, chỉnh lý dự thao.

Trong khi viết bàn thảo, nguôi s o ạ n thảo cần lưu ỷ

0 luôn tuân theo cảc y ê u cầu về bế cục, kết cấu, ngộn ngữ

" vân bản hành chinh. Bàn thào viết xong phải dược kiếm
• trá lai từng chi tiết vé cả nôi dung và hình th ứ . Và trong
Ĩ khi viă~ kiêm tra bắn thảo, ngi viết. vẫn có the diếu
chỉnh lại trậ t tự các luận điểm trong đê cương c o ạ

hợp lý, khoa hoc. . , ,

’ m fVtiẤt rhuvên viên soạn tháo có

; T r o n g t r ư ờ n g h ợ p c ầ n thiêt, y 1 , 7

</div>
(85)<div class='page_container' data-page=85>

nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để đi
chỉnh nhằm hoàn thiện bản thảo trước khi thông qua.

Cần lưu ý rằng: việc hoàn thiện văn bản về mặt I
dung phải có sự xem xét chỉ đạo của trưởng đơn vị chuy
môn. Và người đứng đầu bộ phận văn phịng, hành chí
trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn vê phương diện t
thức, ngơn ngữ, trình bày văn bản nếu cá nhân hoặc đ
vị chủ trì soạn thảo đề xuất.

B ước 3. D u y ê t k ý v ă n b ả n

Duyệt ký văn bản là bước hết sức quan trọng tro
việc tạo ra giá trị pháp lý của văn bản - điều kiện để V
bản có khả năng đi vào đời sống quản lý và diều chủ
các mối quan hệ xã hội. Bước này có sự tham gia c
nhiều chủ thể trong cơ quan, tổ chức; và sự tham gia n
phải bảo đảm tu ân theo đúng quy định của pháp lu
nhà nước.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyển ký t
cả văn bản do cơ quan, tổ chức đó ban hành. Song, ngv
đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó C'
mình ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực mà cấp p
dược phân công phụ trách và một sô' văn bản thuộc tlìẩ
quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trá'
nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trư
pháp luật.

</div>
(86)<div class='page_container' data-page=86>

ểu
lội
ên
nh
hể
ơn
nể
ăn
nh
ủa
ày

lật
;ất
rịi
ủa
hố
ch
óc
ho
lế
a 0

ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt
động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong
cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền một sơ' văn bản mà mình
phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định
bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định.
Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho
người khác ký.

Sau khi thủ trưởng cơ quan ký văn bản, cán bộ văn
thư tiến hành các thủ tục văn thư như điền ngày, tháng,
năm ban hành văn bản, điền sơ' văn bản và đóng dấu văn
bản theo quy định của pháp luật hiện hành.

Bước 4. N h ân bản, p h á t hành

Trong bước này, cần lưu ý đến một số thủ tục văn thư

như sao văn bản, chuyển văn bản.

Khi tiến hành sao văn bản, cần lưu ý:

• Xác định đúng hình thức sao văn ban (sao y, sao lục
hoặc trích sao).

- Bảo đảm đầy đủ các yếu tố thể thức bản sao (tên cơ
quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh
và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chư ký cua
Ugười có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tô chức sao văn
bản; nơi nhận).

- Trình bày các yếu tố thể thức bản sao theo đúng quy
cUnh về vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiêu chư.

</div>
(87)<div class='page_container' data-page=87>

- Chuyên đúng tuyến, đúng dối l
- Chuyển đúng thời hạn;

- Không chuyển vượt cấp.
Bước 5. Lưu văn bản

Theo các nghị định của Chính
cơng tác văn thư, mỗi văn bản đi ph
lưu tại văn thư cơ quan và bản chír
gốc lưu tại văn thư cơ quan phải đu
theo thứ tự đăng ký văn bản đi.

IV. THỰC HIỆN CÁC NGHIÍ

Câu hỏi 37: Công tác văn tl 
văn thư và người làm công tá 
niệm như th ế nào?

Trả lời:

1. Quan niệm về công tác \

Theo quy định của pháp hự
gồm: các công việc về soạn thảo
lý văn bản và tài liệu khác hìn
hoạt động của các cơ quan, tổ chí

dấu trong cơng tác văn thư.
Như vậy, cơng tác văn thư đ

m thông tin bằng văn bản, p

D, quản lý,điều hành công

</div>
(88)<div class='page_container' data-page=88>

2. Nội d v i n g c ô n g tá c v â n th ư

Công Lác văn thư bao gồm những nội dung cơ bản sau:

- Soạn thảo, ban hành văn bản;

- Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong
quá trìn h hoạt động của cơ quan, tổ chức: cụ thể là quản lý
văn bản đi; quản lý văn bản đến và lập hồ sơ, nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan;

- Quản lý và sử dụng con dấu cơ quan.

3. Người làm công tác văn thư

Trong cơ quan, tổ chức, tấ t cả những ai làm việc với
văn bản, giấy tờ, tài liệu đều là người làm công tác văn
thư. Trong cơ quan, tố chức thường có người làm văn thư
chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư của cơ
quan, tổ chức: đóng dâu và quản lý văn bản đi, văn bản
đến trong cơ quan, tổ chức.

Câu hỏi 38: Y nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư?

T rả lời:

1. Ý nghĩa của công tác văn thư

- Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ,
chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà
nưốc của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.

</div>
(89)<div class='page_container' data-page=89>

- Chuyển đúng tuyến, đúng đơì tượng;
- Chuyển đúng thịi hạn;

- Không chuyển vượt cấp.

B ư ớc 5. Lư u v ă n b ả n

Theo các nghị định của Chính phủ đã ban hành vi

công tác văn thư, mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gôi
lưu tại văn thư cơ quan và bản chính lưu trong hồ sơ. Bảĩ
gôc lưu tại văn thư cơ quan phải được đóng dâu và sắp xêỊ
theo thứ tự đăng ký văn bản đi.

IV. THỰC HIỆN CÁC NGHIỆP v ụ VĂN THƯ

Câu hỏi 37: Công tác văn thư, nội dung công tác 
văn th ư và người làm côn g tác văn thư được quan 
niệm như th ế nào?

T rả lời:

1. Quan niệm về côn g tác vằn thư

Theo quy định của pháp luật, công tác văn thư bac
gồm: các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản
lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con
dấu trong công tác văn thư.

</div>
(90)<div class='page_container' data-page=90>

2. Nội dung công tác văn t h ư

Công tác văn thư bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Soạn thảo, ban hành văn bản;

- Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong

„s quá trìn h hoạt động của cơ quan, tổ chức: cụ thê là quan lý

văn bản đi; quản lý văn bản đên và lập hô sơ, nộp hô sơ
n vào lưu trữ cơ quan;

p - Quản lý và sử dụng con dấu cơ quan.

3. N g ư ờ i làm công tác văn th ư

Trong cơ quan, tổ chức, tất cả những ai làm việc với
văn bản, giấy tò, tài liệu đều là ngươi làm cong tac van

3 thư. Trong cơ quan, tổ chức thường có ngươi lam van thư

1 chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư cua cơ
quan, tổ chức: đóng dấu và quản lý văn bản đi, văn bản
đên trong cơ quan, tổ chức.

Câu hỏi 38: Ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn th ư ?

T rả lời:

1. Ý nghĩa của công tác văn t h ư

- Công tác văn thư bảo đảm cung câp kíp thơi, đay
chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà
uước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.

- Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giải quyết cơng
việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suât,
chất lượng, đúng chính sách, đúng chê độ, giư gm bi mạt
của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giây

</div>
(91)<div class='page_container' data-page=91>

tờ, giảm bớt giấy tồ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của
Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.

- Làm tốt công tác vãn thư giúp giữ lại đầy đủ chứng
cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của
các cá nhân, làm bằng chứng pháp lý khi cần thiết.

- Công tác văn thư được làm tốt sẽ là cơng cụ để
kiểm sốt việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tố
chức và cá nhân.

- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện tốt cho tài
liệu đầu vào của công tác lưu trữ.

2. Yêu cầu củ a công tác văn thư

Để làm tốt công tác văn thư, cần phải đảm bảo các yêu
cầu sau:

- N hanh chóng: từ khâu xây dựng cho đến khâu ban
hành và giải quyết văn bản.

- Chính xác: cả về nội dung, hình thức, thể thức và
cách dùng từ ngữ trong văn bản.

- Bí mật: về m ặt thông tin, văn bản sắp xếp ngăn nắp,
gọn gàng, tránh mất mát, th ất lạc.

- Hiện đại: Đó là sự ứng dụng các tiến bộ của khoa học

kỹ th u ật vào việc soạn thảo văn bản, chuyển giao văn bản,
tiếp nhận văn bản, quản lý văn bản...

C âu hỏi 39: Nhữ ng ai có trách nhiệm đối với 
côn g tác văn thư tro n g cơ quan?

Trả lời:

</div>
(92)<div class='page_container' data-page=92>

aa * Thủ trưởng cơ quan;

- C h án h vàn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính);
^ ' T rưởng các đơn vị;

Cán bộ văn th ư - lưu trữ;

lê’ ^ ac cán bộ, công chức, viên chức khác.

Câu hỏi 40: Nguyên tắc quản lý văn bản, lập hổ 
Ịjị s ơ va nộp hổ sơ, tài liệu vào lưu trử cơ quan?

T rả lời:

Tât cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức
j hhai dược quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm

Ciu tục tiêp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được
1 đang ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn

han đên không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá
nhân khơng có trách nhiệm giải quyết.

* Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được
^ăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm
nhât là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có
dong dâu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tôc” (kể cả “Hỏa tôc
hẹn giờ”), “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký,
*annh và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản
khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và
chuyên phát ngay sau khi văn bản được ký.

- V ăn bản, tà i liệu có nội dung m ang bí m ật n hà nước
hược đ ă n g ký, q u ả n lý theo quy định của pháp lu ậ t hiện
h a n h về bảo vệ bí m ậ t nh à nước.

</div>
(93)<div class='page_container' data-page=93>

- Người được giao giải quyêt, theo dõi công việc của cc
quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ vê công việc được
giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết;

- Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hồn
chỉnh, có giá trị pháp lý, có mơi liên hệ chặt chẽ vói nhau
và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc
hoặc trình tự giải quyết công việc.

- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan phải đủ
thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quy định.

- Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ,
bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục
đích trong quá trìn h tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết
công việc.

C â u hỏi 41:V ăn bản đi là gì? V ăn bản đi bao gồm 
nhữ ng nhóm văn bản nào?

Trả lời:

- Văn bản đi là tấ t cả các loại văn bản, bao gồm văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và
văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

</div>
(94)<div class='page_container' data-page=94>

C0 k ỏi 42: Quy trình quản lý văn bản đi?

?c T rả lời:

Q uy tr ì n h q u ả n lý văn b ản đi bao gồm các bước cơ
bán sau :

^' ^ lern tra thê thức và kỹ thuật trình bày văn
an ’ sô'và ngày, tháng, năm của văn bản;

Bước 2: Đ óng d âu lên văn bản;
- Bước 3: Đăng ký văn bản;

^ Bươc 4: L am th u tục chuyên p h á t và theo dõi văn

bản đi;

Bưốc 5: Sắp xêp và lưu văn bản.

Cau hỏi 43: Trách nhiệm của cán bộ văn thư 
ỈOng v iệc kiểm tra th ể thức và kỹ thuật trình bày 
vàn bản đi?

Trả lời:

C án bộ v ăn th ư có trá c h nhiệm soát lại lần cuối cả
ac y êu tô về th ể th ứ c văn bản theo quy định hiện hành.
Ki ^em tra hình thức, kỹ th u ật trình bày văn bản theo
^Unể tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định. Nêu phát hiện
0 sai sót thì văn thư báo cáo người có trách nhiệm xem
xét’ giải quyết.

Câu hỏi 44: Việc ghi sô cho văn bản đi như thê nào?

Trả lời:

</div>
(95)<div class='page_container' data-page=95>

hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Sơ
được ghi bằng chữ số Arập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm; năm
ban hành phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2004, 2005;

- Sô' của văn bản hành chính là sơ' thứ tự đăng ký văn
bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tất cả
văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi sô' theo hệ thống

sô' chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thông nhất quản
lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

- Việc ghi sô' văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định và đăng ký riêng;

- Việc ghi sơ' văn bản hành chính thực hiện theo quy
định đăng ký như sau:

+ Các loại văn bản: chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá
biệt), quy định, quy chế, hưống dẫn được đăng ký vào một
sổ và một hệ thông sô'.

+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào
một sổ và một hệ thông sô' riêng.

- Văn bản m ật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ
thông sô' riêng.

C â u hỏi 45: V iệ c gh i ngày, tháng, năm ban hành 
văn bản đi như thê nào?

T rả lời:

</div>
(96)<div class='page_container' data-page=96>

) - Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp
1 'u ạ t khác và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn

1 bản được ký ban hành.

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết

I đay đủ ngày... tháng...năm và các sổ’ chỉ ngày, tháng,

nam‘ Các sô chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ sô" Arập; đối
yơi những sô nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0

trước sô đó.

Câu hỏi 46: V iệc đóng dâu cho văn bản đi được 
thực h iện như thế nào?

Trả lời:

- Dâu cơ quan được đóng cho văn bản đi của cơ quan,
^ a u đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực dấu
theo quy định của Nhà nưóc. Khi đóng dâu lên chữ ký
tỉ ong văn bản, dấu được đóng trùm lên một phần ba chữ
ký về phía bên trái.

• Dâu treo được đóng lên phụ lục kèm theo văn bản. VỊ
của dâu treo trong văn bản nằm ở trang đầu, trùm lên
^ ộ t phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

■ Dâu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải
CUa văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phân các
*"ơ giây. Mỗi dâ"u chỉ đóng lên không quá 5 tờ giây. Dâu
^ á p lai còn được đóng ở giữa hai trang của quyển sổ, sách

có chữ viêt. Khơng đóng cho các trang chưa có chữ viêt
h°ặc đang cịn ơ trơng chưa viết.

</div>
(97)<div class='page_container' data-page=97>

quyết định của người ký văn bản. Dấu chỉ mức độ khẩ
được đóng vào khoảng trông bên dưới sô' và ký hiệu củ
văn bản có tên loại và được đóng vào khoảng trơng bê
dưới trích yếu nội dung của cơng văn.

- Đóng dấu chỉ các mức độ mật ("Tuyệt mật", "Ti
mật", "Mật") vào văn bản đi theo quyết định của ngư<
duyệt ký văn bản. Dấu chỉ mức độ m ật được đóng và
khoảng trơng bên dưới sô' và ký hiệu của văn bản có tê
loại và được đóng vào khoảng trống bên dưới trích yếu n<
dung của công văn.

- Chụp các dấu khác cho văn bản đi (nếu có).

Câu hỏi 47: H iện nay ở các cơ quan thường á 
dụng các h ìn h thức nào đ ể đăng ký văn bản đi?

Trả lời:

Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hí
hình thức: đăng ký văn bản đi bằng sổ và đăng ký văn bả
đi bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.

Câu hỏi 48: V iệc đăng ký văn bản đi bằng s 
được thực h iện như th ế nào?

T rả lời:

Việc đăng ký văn bản đi bằng sổ được thực hiệ
như sau:

</div>
(98)<div class='page_container' data-page=98>

ân
ủa
ên
'ô'i
rời
ào
ỉn
ôi

M âu sổ đ ăn g ký văn bản đi (loại thường) và cách ghi
so theo Phụ lục VII của Thông tư số 07/20l2/TT-BxW
^ f ay 22-11-2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn
n’ hô sơ và nộp lưu hồ sơ ,tài liệu vào lưu trữ cơ
(sau đây gọi chung là Thông tư số 07/2012/TT-BNV
của Bộ Nội vụ).

M âu sô đăng ký văn bản mật đi cũng giông như sổ
ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để
„ an^ ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột
, en trích yêu nội dung văn bản” theo Phụ lục VII
CUa Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Cach ghi sổ đăng ký văn bản mật đi được thực hiện
^°'ng tự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hưống
g 11 tại P h ụ lụ c VII của Thông tư sô của

Ự‘Ọ ^ vụ; r iê n g ỎI cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật

^ 9 Tôi m ật” hoặc ‘Tuyệt mật”) của văn bản; đôi với

an ban đi độ “Tuyệt m ật” thì chỉ được ghi vào cột trích
yeu nbi dơng sau khi được phép của người có thẩm quyền.

h ỏi 49: V iệc đăng ký văn bản đi băng cơ sở 
h ệu q u ản lý văn bản đi trên máy vi tính được 
ực h iện n h ư t h ế nào?

T rả lịi;

đ TriJóc hết, cần hiểu cơ sỏ dữ liệu là tập hợp các dữ liệu
^ Ợc sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và
^ 7 nhậ t thông qua phương tiện điện tử. Trong đó, phương
ẹn đl?n tử là phương tiện--hoạt động dựa trên cơng nghệ

•150

</div>
(99)<div class='page_container' data-page=99>

điện, điện tử, kỹ th u ật sơ", từ tính, truyền dẫn khơng dây
quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệi
quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sì
dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của C(
quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

Quy trình chung đối với việc quản lý văn bản đi bằnị
cơ sở dữ liệu đối với người làm công tác văn thư như sau:

- Văn thư nhận văn bản giấy từ cán bộ, công chức
viên chức chun mơn đã có sự kiểm tra về nội dung của
trưởng đơn vị (thông thường được thể hiện bằng chữ ký tắt

của trưởng đơn vị);

- Chuyển văn bản cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo
văn phòng để kiểm tra về pháp chế, hình thức, thể thức,
kỹ th u ật (thông thường được thể hiện bằng chữ ký tắ t của
pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phịng);

- Trình văn bản cho lãnh đạo cơ quan để ký ban hành;
- Đăng ký văn bản đi và làm thủ tục phát hành, bao
gồm các cơng việc: đóng dấu cho văn bản; đăng ký văn bản
trong phân hệ quản lý văn bản đi; làm thủ tục chuyển
phát văn bản đi và lưu văn bản đi theo quy định.

Văn bản đi được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn
bản đi phải được in ra giây để ký nhận bản lưu hồ sơ và
đóng sổ để quản lý.

Câu hỏi 50: Quy định về việc nhân bản, in, sao 
văn bản đi như th ê nào?

T rả lời:

</div>
(100)<div class='page_container' data-page=100>

u
ử
ơ

xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian
quy định.

- Việc in, sao, chụp văn bản đi thuộc bí mật nhà nước

phải theo quy định của Nhà nưốc như sau:

+ Phải tiến hành ở nơi bảo đảm bí mật, an tồn va do
lãnh đạo của cơ quan, tổ chức ở trung ương và đìa phương

trực tiếp quản lý văn bản quy định.

- - - . , 0 — > -1 T-» c a n .

ãêp quản lý văn bản quy định.

Người có thẩm quyền in, sao, chụp văn bản đi quyêt
đinh về sô' lượng được in, sao, chụp văn ban bí mật nha
ưước. Văn bản in, sao, chụp phải được bảo mật như tai
liệu gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng sô' bản đã được quy định.
s au khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và huy ngay

dư thừa và những bản in, sao, chụp hong.

+ Không sử dụng máy tính đã nơi mạng internet đanh
^ áy , in, sao văn bản bí mật.

Câu hỏi 51: Làm thủ tục phát hành văn bản như

thê' nào?

Ấ. r a lui:

Việc làm thủ tục phát hành ch o v ă n bản bao gồm các
cơng việc chính sau: lựa chọn bì; vào bì và dan ư ong

dâ'u độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì. Cụ t

- C ách lư a ch on bì 9

a z ban phải 06 kích thu6ọ Mn h » kích thưaccủa
vồn bản; đươc làm bằng loại giấy dai’ mề” ; khĨ 
»ươc, khơng nhìn thấu q được và có định lượng

</div>
(101)<div class='page_container' data-page=101>

từ 80gram/m2 trở lên. Căn cứ vào sô lượng tờ văn bản đ
lựa chọn kích cỡ của bì như sau:

Loại 307 m m X 220 m m : dùng cho văn bản đượ

trìn h bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng để nguyêi
khổ giấy;

Loại 220 mm X 158 mm: dùng cho văn bản được trìnl

bày trên giây khổ A4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 2 phầi
bằng nhau;

Loại 220 mm X 109 mm: dùng cho văn bản được trìnl

bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm bí
phần bằng nhau;

Loại 158 m m X 115 m m : dùng cho văn bản được trìnl

bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 4 phầr
bằng nhau.

Văn bản mang bí m ật nhà nưốc gửi đi phải làm b:
riêng. Giây làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước
khơng nhìn thấu qua được.

- Vảo bỉ và d á n bì

Tùy theo sô" lượng và độ dày của vãn bản mà lựa chọn
cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý đê
m ặt giấy có chữ vào trong, khơng làm nhàu văn bản.

</div>
(102)<div class='page_container' data-page=102>

để

ÍỢC

ên

tih

ần

ih
>a

h
n

- Đ ón g d ấ u dô khẩn, dấu đô m ật và dấu khác lên bì

T rên bì v ăn b ản khẩn: phải đóng dâu độ khẩn đúng

nh ư d â u độ k h ẩ n đóng trê n văn bản trong bì.

T rên bì văn b ả n m ật: ngồi đóng dấu chữ

c

(con dâu
chữ “C” in ho a n é t đậm . nằm trong đường viển tròn, đường
kl'nh 1,5 cm).

Trên bì v ă n b ản tồi m ật: ngồi bì đóng dâu chữ B (con 
d ấu chữ “B” in hoa n é t đậm , nằm trong đường viền trịn,
dường kính 1,5 cm).

T rên bì văn b ản tu y ệ t mật: văn bản tuyệt m ật gưi
bằ n g h a i bì:

+ Bì trong: ghi rõ số, ký hiệu của văn bản, tên người
nh ậ n , đóng d ấ u “T u y ệt m ật”. Nếu là tà i liệu, vật gửi đích
d an h người có trá c h nhiệm giải qut thì đóng dâu Chi
ưgưịi có tê n mới được bóc bì”.

+ Bì ngồi: ghi như gửi văn bản thương, đong dau ky
hiệu chữ A (con dấu chữ “A” in hoa nét đậm, năm trong
dường viền trịn, đường kính 1,5 cm).

Câu hỏi 52: Cách trình bày bì như th ế nào?

T rả lời:

Trên bì v ăn bản được trìn h bày những u tơ sau:
- T ên cơ quan, tổ chức gửi văn ban;

- Đ ịa chỉ của cơ quan, tổ chức (nêu can);

- Sô" điện thoại, số fax (nêu cân);

</div>
(103)<div class='page_container' data-page=103>

- D ấu chỉ mức độ "Mật", "K hẩn" (nếu có);

- T ê n cơ q u a n , tổ ch ứ c h o ặc đơn vị, cá n h â n nhậ]
v ă n b ả n ;

- Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhậ]
văn bản;

- Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).

C â u hỏi 53: C h u yê n phát văn bản đi và theo dõ 
v iệ c ch u yển phát văn bản đi như thế nào?

T rả lời:

1

.C h u yển p h á t v ă n b ả n d i

Có th ể ch u y ển p h á t v ăn b ản đi theo ba cách: chuyểr
giao trự c tiếp; ch uyển qua đường bưu điện; chuyển bằng
m áy fax, qua m ạng. Cụ thể:

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong
cơ quan, tổ chức: Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng
văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển
giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư thì phải
lập sổ chuyển giao riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi

và cách ghi sổ theo Phụ lục IX của Thông tư số
07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

</div>
(104)<div class='page_container' data-page=104>

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác.

Tât cả văn bản đi do văn thư hoặc người làm giao liên

cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức
khác đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản 
đi. Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký
nhận vào sổ.

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện.

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đểu
phải đăng ký vào sổ. Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện và
cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X của
Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện
kiểm tra , ký n h ậ n và đóng dâu vào sổ (nêu có).

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng.
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn ban đi
được chuyển cho nơi nhận bằng máy fax hoặc qua mạng,
sau đó phải gửi bản chính.

- Riêng đối với việc chuyển phát văn bản mật cân thực
hiện như sau:

+ Khâu vận chuyển: Văn bản mang bí mật nha nươc
khi vận chuyển phải được đựng trong bao bì chăc chăn
bằng vật liệu phù hợp; khi cần thiêt phải niêm phong theo
Quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn
trong mọi tình huống; trưịng hợp xét thấy cần thiết thì
Phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các văn bản đó.

Vận chuyển văn bản mang bí mật nhà nước ở trong

nước do cán bộ làm công tác bảo mật, hoặc cán bộ giao liên

</div>
(105)<div class='page_container' data-page=105>

giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo qu
định riêng của.ngành bưu điện.

Vận chuyển, giao nhận văn bản mang bí m ật nhà nướ
giữa các cơ quan, tổ chức trong nước với các cơ quan, t<
chức của Nhà nưốc Việt Nam ở nước ngoài do lực lượnj
giao liên ngoại giao thực hiện.

+ Khâu giao nhận: Mọi trường hợp giao, nhận văn bảr
mang bí m ật nhà nước giữa những người: người dự thảo
văn thư, giao thông viên, người có trách nhiệm giải quyết
người lưu giữ, bảo quản.... đểu phải vào sổ, có ký nhậr
giữa bên giao và bên nhận.

Nếu văn bản mang bí m ật nhà nước được truyền đưg
bằng phương tiện viễn thông và máy tính thì phải được
mã hóa theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

2. Theo d õ i việc ch u yển p h á t v ă n b ả n đ i

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi, cụ thể như sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định
những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản
quyết định.

+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu
hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thòi hạn; khi nhận lại,
phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị
thiếu hoặc th ấ t lạc.

</div>
(106)<div class='page_container' data-page=106>

ơy

ởc

tô
Ig

n

bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đó; đồng thòi, ghi chú vào sổ gửi văn

bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

- T rường hợp p h á t hiện văn bản bị th ấ t lạc, phải kịp
thời báo cáo người có trá c h nhiệm xem xét. giải quyêt.

C âu hỏi 54: Lư u văn bản đi như thê nào?

T rả lời:

ỉ.Số lư ợn g b ả n lưu:Văn bản đi của cơ quan được

]Uu lại tôi thiểu 2 bản (một bản chính và một ban goc).
Một bản gốc được lưu tại văn thư cơ quan, một bản chính
được lưu lại tại đơn vị soạn thảo. Trong đó, ban goc la ban
hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ’
chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có Uiám
quyền; bản chính là bản hoàn chỉnh về nội dung, thê thức
văn bản và được cơ quan, tể chức ban hành. Trường hợp
văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiêng dân
tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm
theo bản dịch chính xác nội dung bản tiếng nước ngoài

hoặc tiếng dân tộc thiểu sô.

2. C ách s ắ p xếp văn bản lưu:

Bản góc lưu tại vàn thu phải duọc đóng dấu và sáp

xêp theo thứ tự đăng ký. , ,

T ro n g cơ q u an hiện nay có hai cách sap xep ban lưu
ohư sau:

• Cách 1: Sắp xếp văn bàn luu theo thệri gian ban 
hành văn bản: Văn bản cỏ số nhỏ. ngày ban hành sám thì

</div>
(107)<div class='page_container' data-page=107>

xêp trước. Văn bản có sơ lớn hơn, ngày ban hành muộr
thì xếp sau.

- Cách 2: sắp xếp văn bản lưu theo tên gọi văn bản:
Mỗi một tập văn bản tương ứng với một tên gọi cụ thể.
Văn bản có sô" nhỏ, ban hành sớm thì xếp trước. Văn bản
có sơ lớn, ban hành muộn thì xếp sau.

3. L ậ p h ồ sơ văn bản lưu: Cuối tháng (năm) tập lưu

hình thành, văn thư cơ quan đưa văn bản lưu vào tờ bìa hồ
sơ, đánh số tờ. viết mục lục, chứng từ kết thúc và viết bìa tập
lưu. Tập lưu được sắp xếp theo một trật tự nhất định. Sau đó
được đưa vào cặp, hộp và xếp lên giá, tủ tài liệu.

4. Q u ả n lý và sử d u n g v ă n b ả n lưu:

Tất cả các tập "Văn bản lưu" phải do bộ phận văn thư
thuộc phịng hành chính hoặc văn phòng cơ quan quản lý
chặt chẽ và thông nhất.

Văn th ư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp
thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn th ư theo quy định
của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Mẫu sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện theo
hướng dẫn tại Phụ lục XI của Thông tư sô" 07/2012/TT-BNV
của Bộ Nội vụ.

C âu hỏi 55: V ăn bản đến là gì? Q uy trìn h quản lý 
văn bản đến?

T rả lời:

</div>
(108)<div class='page_container' data-page=108>

bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển
qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đên cơ quan,
tổ chức.

- Quy trình quản lý văn bản đên gồm các bưốc sau:
+ Tiếp nhận văn bản đến;

+ Đăng ký văn bản đến;

+ Trình và chuyển giao văn bản đên;

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đôc việc giai quyêt văn
bản đến.

Câu hỏi 56: K h i tiếp nhận văn bản đến, văn thư 
phải làm những gì?

Trả lời:

Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư phải thực hiện

ưhững nội dung sau:

1 . N h ả n v ă n b ả n đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giò
boặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc ngươi được giao
nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đên phai kiem tra so lượng,
tình trang bì, dâu niêm phong (nêu có), kiem tra, đoi chieu
Với nơi gửi trưốc khi nhận và ký nhạn.

</div>
(109)<div class='page_container' data-page=109>

có trách nhiệm; trương hợp cần thiết, phải lập biên bản
với người chuyển vãn bản.

Đỗì với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax
hoặc qua mạng, văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản,
sô' lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót,
phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. P h â n lo a i sơ bộ, bóc bì v ă n b ả n đ ến

- Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
+ Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan,
tổ chức.

+ Loại khơng bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu
chỉ các mức độ m ật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ
chức, đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp
cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân,
nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan,

tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển
lại cho văn thư để dăng ký.

+ Việc bóc bì văn bản mang bí m ật nhà nước cần lưu ý
các trường hợp sau đây:

</div>
(110)<div class='page_container' data-page=110>

Trường hợp thấy văn bản mang bí mật nhà nước gửi
đên mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì
chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời
thông tin lại nơi gửi để rú t kinh nghiệm. Nếu phát hiện
văn bản mang bí m ật nhà nước gửi đên có dâu hiệu bị bóc,
mở bao bì, lộ lọt bí m ật nhà nưốc hoặc tài liệu, vật bị tráo
đổi, mất, hư hỏng... thì người nhận phải báo cáo ngay vối
thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.

- Việc bóc bì văn bản phải bảo đảm các u câu:

+ Những bì có đóng dâu chỉ các mức độ khân phai
được bóc trước để giải quyết kịp thời;

+ Không gây hư hại đôi với văn bản, khơng bo sót văn
bản trong bì, khơng làm mất sô, ký hiệu văn ban, đìa chi
cơ quan gửi và dấu bưu điện;

+ Đơi chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì vói sơ, ký hiệu cua
vãn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi
thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiêu gưi, ky xac
nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi
vàn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thong bao cho
tmi gửi biết để giải quyết;

+ Đốì với đơn, thư khiêu nại, tô cáo và nhưng van ban
cân phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoạc nhưng van
bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày, tháng cua van ban
thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản đê lam bang chưng.

. 3 . Đó n g d ấ u “Đ ế n ”, g h i s ố và ngày đến

■ T ất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn th ư
Phải được đóng dấu “Đến-”;'ghi số đến và ngày đến (kể

</div>
(111)<div class='page_container' data-page=111>

cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đôi vớ
văn bản đến được chuyển qua fax và qua mạng, troni
trường hợp cần th iê t, phải sao chụp hoặc in ra giấy vi
đóng dấu “Đ ến”.

- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tạ
văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức, đoàn thể, dơi
vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà khơng phả
đóng đấu “Đến”.

- Việc đóng dâu “Đến” lên văn bản nhằm xác nhận văr
bản đã đến cơ quan và qua văn thư cơ quan. Để bảo đản
tính xác thực của văn bản, thủ trưởng cơ quan chỉ cho j
kiến chỉ đạo khi văn bản đã có dâu đến.

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng
giấy trông dưối số, ký hiệu (đối với những văn bản có têr
loại), dưới phần trích yếu nội dung (đốì với cơng văn) hoặc
vào khoảng giấy trông dưới ngày, tháng, năm ban hành

văn bản.

- Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu
“Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I của Thông
tư sô' 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Theo đó, dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chũi
nhật, kích thước 35 mm X 50 mm. Mẫu dấu “Đến” được

trình bày như minh họa tại hình vẽ dưối đây:

35 m m

50 m m

TÊN Cơ QUAN, TỔ CHỨC
Số:...

ĐẾN

</div>
(112)<div class='page_container' data-page=112>

u

tl

Cách ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”: ^ ^
+ Số đến: là so thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến

được đánh liên tục, bắt đầu từ sô 01 vào ngay đau nam va
kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hăng năm. , ^

+ Ngày đến: là ngày, tháng, năm cơ quan, to chưc
nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dau đen va ang
ký; đốì vối những ngày dưối 10 và tháng 1, 2 thi p <

sô 0 ỏ trước; năm được ghi bằng hai chư so CU01 c

ví dụ: 03-01-11, 27-7-11, 31-12-11. „TWrtn_
+ Giờ đến: đơì với văn bản đên có đóng au -
khẩn” va “Hoa toe” (kể cả “Hỏa tốc hẹn giờ”), văn t ư p ai
ẽhi giò nhận (trong những trường hợp cân thiet, can g

^ Chụyển: ghỉ tên^đơn vị hoặc cá nhân có trách hilìện,

a i+ L ư u hồ sơ số: ghi số, ký hiệu hồ sơ mà văn bản được
lập theo Danh mục hồ sơ cơ quan.

. . nuan thường áp
C â u hỏi 57: H iệ n nay ở các cơ q" a" “ ăn?
qựng các h ìn h thức nào đê dăng ky van

T rả lời: ,

, ... hường áp dụng
Hiên nay việc đăng ký văn ban đăng ký
hình thức: đăng ký văn bán đen a g kản đến trên
Vàn bản đến bằng cơ sở dữ liệu quản lý va

^ á y vi tính.

, . , hản đến bằng sổ

C â u hỏi 58: V iệ c đăng ký vãn

ưhư th ế nào?

T rả lời:

</div>
(113)<div class='page_container' data-page=113>

đăng ký văn bản đến (loại thường); sổ đăng ký văn bản
m ật đến.

- Mẫu sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) và cách
ghi sổ theo Phụ lục II của Thông tư sô '07/2012/TT-BNV 
của Bộ Nội vụ.

- Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giông như sổ
đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký
có bổ sung cột “Mức độ m ật” ngay sau cột “Tên loại và
trích yếu nội dung”.

Cách ghi sổ đăng ký văn bản m ật đến được thực hiện
tương tự như đăng ký văn bản đến (loại thường) nhưng
riêng ở cột “Mức độ m ật” phải ghi rõ độ m ật (“M ật”, “Tối
m ật” hoặc “Tuyệt m ật”) của văn bản đến; đối vối văn bản
đến độ “Tuyệt m ật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội
dung sau khi được phép người có thẩm quyền.

- Lưu ý: Văn thư phải đăng ký văn bản đến vào sổ một
cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về
văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết
tắ t những từ, cụm từ không thông dụng.

Câu hỏi 59: Căn cứ vào đâu đ ể lập các loại sổ 
đ ăn g ký văn bản đến?

T rả lời:

Căn cứ sô' lượng văn bản đến hằng năm, các cơ quan,
tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Cụ thể như sau:

</div>
(114)<div class='page_container' data-page=114>

đên, nên lặp hai sổ: sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng
ký tâ t cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký
văn bản mật đến;

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có từ 2.000 đến dưới
5.000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: sổ đăng ký văn
bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; sổ đăng
ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; sổ đăng ký
văn bản m ật đến;

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có trên 5.000 văn bản
đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiêt theo nhóm cơ quan
giuo dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đên;

- Các cơ quan, tổ chức hằng năm tiêp nhận nhiều đơn,
thư khiếu nại, tơ" cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;

- Đối với những cơ quan, tổ chức hằng năm tiêp nhận,
giải quyết sô lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính cơng
hoặc các yêu cầu, để nghị khác của cơ quan, tô chức và
cơng dân thì lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo

quy định của pháp luật.

Câu hỏi 60: Việc đăng ký văn bản đên băng cơ sơ 
dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính như 
th ế nào?

T rả lời:

</div>
(115)<div class='page_container' data-page=115>

Quy trìn h chung đô'i với việc quản lý văn bản đến
bằng cơ sở dữ liệu đôi với người làm công tác văn thư
như sau:

- ĐỐI với văn bản giấy đến:
+ Tiếp nhận văn bản đến;

+ Phân loại sơ bộ (loại bóc bì và loại khơng bóc bì);
+ Bóc bì văn bản đến (đôi với loại được bóc bì);
+ Đóng dấu "Đến", ghi sô" và ngày đến;

+ Đăng ký văn bản đến trong phân hệ quản lý văn
bản đến;

+ Scan văn bản đến và đính kèm biểu ghi văn bản đến
trong phân hệ quản lý văn bản đến;

+ Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân
phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ
quan, tổ chức).

Lưu ý: Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn

thư cơ quan giữ lại. Sau khi nhận được ý kiến phân phối
văn bản đến qua mạng, văn thư cơ quan chuyển văn bản
giấy cho cán bộ, công chức, viên chức chuyên mơn được
giao chủ trì giải quyết. Loại văn bản scan được thực hiện
theo quy định của từng cơ quan.

- ĐỐI với văn bản điện tử gửi đến qua mạng:

+ Kiểm tra tính xác thực về nguồn gôc nơi gửi và sự
toàn vẹn của văn bản;

+ Đăng ký văn bản đến trong phân hệ quản lý văn
bản đến;

</div>
(116)<div class='page_container' data-page=116>

+ Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân
phôi văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ
quan, tổ chức).

Văn bản đến được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý
vân bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và
dóng số để quản lý.

Khơng sử dụng máy vi tính nôi mạng nội bộ và mạng
diện rộng để đăng ký văn bản mật đên.

Câu hỏi 61: Quy đinh về viêc trình văn bản 
^ên và lả y ý k iến phân phôi giải quyêt đôi với

vàn bản đến?

T rả lời:

- Sau khi đăng ký văn bản đên (văn bản đên chi được
tHnh khi đã đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đên), văn thư
phải trình kịp thịi cho người đứng đầu cơ quan, tô chức
hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tô chức giao
trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phôi, chi đạo giai
qưyêt. Văn bản đến có dâu chỉ các mức độ khân phai được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

- Căn cứ nội dung của văn bản đên; quy chê lam việc
cửa cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kê hoạch
công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, ngươi có thâm
'íưyền phân phốỉ văn bản cho ý kiên chì đạo giai quyêt và
thời hạn giải quyết văn bản (nêu cần).

Đổi với văn bản đến liên quan đên nhieu đơn VỊ hoặc

</div>
(117)<div class='page_container' data-page=117>

đơn vị hoặc cá nhân phổi hợp và thời hạn giải quyết củ
mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển
trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thò
hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi và<
phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các c<
quan, tổ chức quy định cụ thể. Mẫu Phiếu giải quyết văi
bản đến có thể tham khảo ở Phụ lục IV của Thông tư

07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyế'
(nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến đượ<
chuyển trở lại vãn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng k)
văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dc
liệu quản lý văn bản đến.

Câu hỏi 62: V iệc ch u yển giao văn bản đến được 
thực h iện như th ế nào?

T rả lời:

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền,
văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá
nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm
kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí
m ật nội dung văn bản.

</div>
(118)<div class='page_container' data-page=118>

đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo
dõi, giải quyết.

Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản
chuyển qua mạng, văn thư phải đóng dấu “Đên”, ghi số

và ngày đến như số đến và ngày đến của bản fax, văn
ban chuyển qua mạng đã đăng ký trưốc đó và chuyển
cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, vản bản
chuyển qua mạng.

Căn cứ số lượng văn bản đên hằng năm, các cơ quan,
tô chức lập sổ chuyển giao văn bản đên cho phù hợp; dưói

2.000 văn bản đến thì dùng sổ đăng ký văn ban đên đê
chuyển giao văn bản; nếu trên 2.000 văn bản đên thì lập
s° chuyển giao văn bản đến.

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đên và cách ghi thực hiẹn
theo hướng dẫn tại Phụ lục V của Thông tư sô 07/2012/TT-BNV
của Bộ Nội vụ.

Câu hỏi 63: Việc giải quyết và theo dõi, đôn đôc 
siả i quyết văn bản đến như thê nào?

T rả lời:

- Việc giải quyết văn bản đên được thực hiẹn như sau:
+ Khi nhận được văn bản đên, các đơn V Ị, ca nhan co

trách nhiệm giải quyết kịp thồi theo thơi hạn được phap
^uậ t quy định hoặc theo quy định của cơ quan, to chưc.
bíhững văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khân phải giải
^tiyêt trước.

</div>
(119)<div class='page_container' data-page=119>

quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phả
đính kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đi
xuất của đơn vị, cá nhân.

+ Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị V í

cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phả
gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giả:
quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của ngườ:

có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi
trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết
định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản
tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.

- Việc theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
được thực hiện như sau:

+ Tất cả văn bản đến có ấn định thòi hạn giải quyết
phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.

+ Người đứng đầu cơ quan, tố chức giao cho chánh văn
phịng, trưởng phịng hành chính hoặc người được giao
trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến.

+ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp sô" liệu để báo cáo
người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng
dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì văn thư cần lập
sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đên.

</div>
(120)<div class='page_container' data-page=120>

+ Đôi với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, văn
thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi
gửi theo đúng thòi hạn quy định.

Câu hỏi 64: Khi nào thực hiện việc sao văn bản 
hên? Có những hình thức sao văn bản nào?

Trả lời:

Văn thư chỉ sao văn bản đến khi có ý kiên chỉ đạo của
người có thẩm quyền (thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn
phịng). Khi có từ hai đơn vị hoặc từ hai cá nhân trở lên
cừng giải quyết một công việc có liên quan đên văn ban
hân thì người có thẩm quyền phân phôi văn ban và chi đạo
giai quyêt văn bản có ý kiến chỉ đạo việc sao văn ban đên.
h^ơn vị, các nhân chủ trì thực hiện văn bản đên sẽ nhận
han ch ín h cịn đơn vị, cá nhân phôi hợp thực hiện văn ban
hên sẽ nhận bản sao từ bản chính. Sơ lượng bản sao và nơi
chuyển bản sao tuân thủ theo ý kiên chỉ đạo cua ngươi co
thâm quyền (thủ trưởng cơ quan hoặc chánh van phong).

Có các hình thức sao văn bản đên sau đây:

- Sao y bản chính: "bản sao y bản chính' la ban sao
hầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được tnnh bay
theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được
thực hiện từ bản chính;

</div>
(121)<div class='page_container' data-page=121>

- Sao lục: "bản sao lục" là bản sao đầy đủ, chính xái
nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bảr
chính và trình bày theo thể thức quy định.

Trong đó, "bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh V í

nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức bar
hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá
trị như nhau.

Thể thức và kỹ th u ậ t trìn h bày của các loại bản sao
nói trê n theo quy định trong hướng dẫn của Thông tư
sô" 01/2011/TT-BNV ngày 19-01-2011 của Bộ Nội vụ
hưống dẫn th ể thức và kỹ th u ậ t trìn h bày văn bản
h à n h chính.

</div>
(122)<div class='page_container' data-page=122>

Câu hỏi 65: Có những loại con dấu nào của cơ 
quan, tố chức nhà nước?

Trả lời:

Cơ quan, tổ chức nhà nưốc có những loại con dâu chu
yêu sau:

- Con dấu cơ quan;

- Các con dâu chỉ các mức độ khân: "Hoa tôc , Hoa toc
hẹn giờ", "Thượng khẩn", "Khẩn";

- Các con dâu chỉ các mức độ mật: Tuyẹt mạt , Toi
mật", "Mật";

- Con dấu ghi chức vụ;
- Con dấu ghi tên;

- Con dấu chỉ phạm vi lưu hành;
- Con dấu đến.

Câu hỏi 66: Ý nghĩa của con dấu cơ quan và ý 
^ghĩa của dâu cơ quan trên văn bản?

T rả lời:

1. Ý nghĩa của con dâu cơ quan

Con dấu cơ quan thể hiện vị trí pháp ly va tư ca 
Pháp nhân của cơ quan, tổ chức; khăng đinh gia trỊ p p
!ý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, to c

chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy Ịn
°ửa Nhà nước.

2. Ý nghĩa của dâu cơ quan tren van ba

</div>
(123)<div class='page_container' data-page=123>

khẳng định, đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của
văn bản.

- Dấu cơ quan đóng lên văn bản thể hiện quyền lực
của Nhà nước và của cơ quan trong văn bản. Mỗi một cơ
quan có một con dấu riêng.

- Dâu cơ quan đóng lên văn bản giúp cho việc chông
giả mạo văn bản, là công cụ quan trọng để phân biệt tài
liệu th ật giả; đâu tran h chông lại kẻ gian làm giả tài liệu
và các hành vi vi phạm pháp luật.

- Dấu cơ quan đóng lên văn bản là nguồn sử liệu đáng
tin cậy; là các căn cứ, các bằng chứng pháp lý; là những
minh chứng lịch sử chính xác.

Câu hỏi 67: Các văn bản hiện hành quy định vể 
quản lý và sử dụng con dâu?

T rả lời:

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

- Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP
ngày 06-5-2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ
Chính phủ hưống dẫn thực hiện một sô' quy định tại Nghị
định sô' 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dâu.

</div>
(124)<div class='page_container' data-page=124>

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của
Chính phủ về cơng tác văn thư.

- Nghị định sô" 31/2009/NĐ-CP ngày 01-4-2009 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một sô" điều của Nghị định
sô 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 về quản lý và sử
dụng con dấu.

Câu hỏi 68: Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức 
được sử dụng con dấu?

Trả lời:

- Phải đăng ký con dâu tại cơ quan công an và phải
thông báo mẫu dâu vói các cơ quan có liên quan trước khi
sử dụng.

- Con dâu chỉ được đóng lên các văn bản, giây tờ sau
khi các văn bản, giây tờ đó đã có chữ ký cua các câp có
thẩm quyển gồm: Cấp trưởng, câp phó hoặc câp dưới trực
tiêp được ủy quyển của cơ quan, tơ chức đó; khơng được
đóng dâu vào văn bản, giây tờ khơng có nội dung, đóng
dâu trước khi ký.

- Con dâu phải được đê tại cơ quan, to chức và được
Quản lý chặt chẽ. Trong trường hợp thật cân thiêt do yêu
cầu cần phải giải quyêt công việc ơ xa trụ sơ, thì thủ
trưởng cơ quan, tổ chức quyêt đinh viẹc mang dâu ra ngoài
cơ quan, tổ chức đó.

- Các cơ quan, tổ chức khi bị mất dấu phải trình báo
với cơ quan cáp xã (nơi gân nhat) nơi xay ra mât dâu và cơ
quan chủ đồng thời phải báo cáo bằng văn bản và nộp

</div>
(125)<div class='page_container' data-page=125>

giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an
nơi cấp dấu.

- Trường hợp m ất “Giây chứng nhận đã đăng ký mẫu
dấu” thì cơ quan, tổ chức đó phải có văn bản đề nghị và
mang con dấu đên cơ quan công an nơi câp để đăng ký lại.

- Trường hợp con dâu của cơ quan, tổ chức bị hỏng,
mòn méo, trường hợp chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi,
giải th ể tổ chức hoặc kết thúc nhiệm vụ thì người đứng
đầu cơ quan, tổ chức đó phải nộp lại con dấu cũ và “Giấy
chứng nhận đã đăng ký m ẫu dấu” cho cơ quan công an

đã cấp.

- Trường hợp khắc lại con dấu thì chỉ được nhận con
dấu mới khi đã nộp con dấu cũ và Giấy chứng nhận đã
đăng ký mẫu dâu” đã cấp.

- Trường hợp các cơ quan, tổ chức hay các chức danh
nhà nước muốn khắc lại con dấu bị mất hoặc con dấu bị
mịn, hỏng thì phải có văn bản nêu rõ lý do và đề nghị cơ
quan công an khắc lại con dấu mới mà không cần phải có
thêm các loại văn bản khác.

Câu hỏi 69: N gu yên tắc đóng dâ”u?

Trả lời:

Khi đóng dấu lên văn bản cần tuân thủ theo những
nguyên tắc sau:

</div>
(126)<div class='page_container' data-page=126>

chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyển) hoặc đóng dâu vào
văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung.

- Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng màu
mực được quy định. Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủy
văn bản để làm văn bản khác.

- Chỉ người được giao giữ dấu mới đóng dấu vào văn
bản. Tất cả những người khác không được mượn dấu để
đóng vào văn bản, giấy tị khác.

- Dấu của cơ quan đóng vào văn bản do cơ quan làm ra.

Câu hỏi 70: Con dâu cần được bao quan như 
th ế nào?

Trả lời:

Con dấu được bảo quản như sau:

- Dấu phải được để tại cơ quan, đơn vị và phải được

quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiêt đê giai
quyết các công việc ở xa cơ quan, đơn VỊ. thu trương cơ

quan có thể mang con dấu đi theo nhưng phai cbựu trach
nhiệm trước pháp luật về việc sư dụng con dau tiong
thịi gian đó.

- Dấu phải được giao cho cán bộ văn thư giữ và đóng dấu.
- Con dấu phải được để trong hịm tủ có khóa chắc chắn.
- Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa con dấu.
- Khi làm vệ sinh dấu có thể ngâm dấu vào xăng và
đùng chổi lông để rửa.

</div>
(127)<div class='page_container' data-page=127>

- Nêu để mất dấu, đóng dấu khơng đúng quy định, lợi
dụng việc bảo quản con dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị
xử lý hành chính hoặc truy tơ" trước pháp luật.

- Khi bị m ất dấu phải báo ngay cho cơ quan công an
câp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm và thơng báo

hủy con dấu bị mất.

Câu hỏi 11:Hồ sơ là gì và lập hồ sơ là gì?

T rả lời:

- Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản tài
liệu có liên quan với nhau về một vân đề, một sự việc, một
đối tượng cụ thể hoặc cùng một đặc điểm về thể loại hoặc
tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc
một cá nhân.

- Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài
liệu hình thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp
quy định.

Câu hỏi 72: Ý nghĩa, yêu cầu của hổ sơ được lập?

Trả lời:

1. Ý nghĩa của hổ sơ được lập
Hồ sơ giúp cho người lập:

</div>
(128)<div class='page_container' data-page=128>

li
ị

1
)

- Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng,
Nhà nước, cơ quan, đơn vị;

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ
tôt cho công tác nghiên cứu và lâu dài vể sau.

2. Yêu cầu của hồ sơ được lập

Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu câu sau:

- HỒ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng,
uhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tô chức.

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hô sơ phai co hen
quan chặt chẽ, phản ánh đúng trình tự diên biên của sự
việc hay trình tự giải quyết công việc.

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá
trị bảo quản tương đối đồng đều.

Câu hỏi 73: Các bước lập hổ sơ?

T rả lời:

Lập hồ sơ bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Mở hồ sơ (thời điểm mở ngay từ khi bắt đầu
Bước 2: Thu thập, cập nhật các văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, gia1 Qu.vet cac cong viẹc

Bước 3: Sắp xếp, đánh số các văn bản, tài liệu có trong
hồ sơ.

</div>
(129)<div class='page_container' data-page=129>

Câu hỏi 74: Cách sắp xếp và đánh số văn bản, tí 
liệu có tron g hồ sơ?

T rả lời:

1. Cách sắp xêp văn bản tài liệu có trong hồ sơ

Tùy thuộc vào văn bản, tài liệu trong hồ sơ mà lụ
chọn cách sắp xếp các văn bản, tài liệu.

Có thể lựa chọn trong các cách sắp xếp sau:
- Sắp xếp theo thứ tự thời gian;

- Sắp xếp theo sô" văn bản;

- Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản;
- Sắp xêp theo mức độ quan trọng của tác giả;
- Sắp xếp theo vần chữ cái...

2. Cách đánh số tờ văn bản có tron g hồ sơ

- Mỗi văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản dù lớ)
hay nhỏ đánh một sơ' vào góc phải, phía trên của tồ văi
bản bằng chữ sơ' Arập, bằng bút chì đen, mềm (loại 2B

4B), không được đánh bằng bút mực, bút bi.

Mục đích của việc đánh sơ" tờ là để cô" định thứ tự cá'
văn bản, tài liệu trong hồ sơ (một hồ sơ gồm nhiều đơn v
bảo quản thì đánh sơ' riêng cho từng đơn vị bảo quản), bảc
đảm không th ất lạc, quản lý và tra tìm thuận lợi.

- Trường hợp văn bản, tài liệu trong hồ sơ lớn hơn khc
giấy A4 thì việc đánh sơ' được thực hiện như sau:

</div>
(130)<div class='page_container' data-page=130>

+ Nếu có ảnh thì đánh ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào
phong bì và đánh sơ" ở ngồi bì.

+ Nếu một tờ giấy có dán nhiều ảnh hay báo cáo thì coi
như một tị và đánh một số.

+ Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng và
thêm chữ cái a, b, c (ví dụ: 15, 15°, 15b, 15'...) và ghi rõ
vào chứng từ kết thúc

Câu hỏi 75: Mục lục văn bản và chứng từ kết 
thúc là gì?

Trả lời:

• Mục lục văn bản là bản thơng kê các văn bản, tài liệu
trong đơn vị bảo quản để thuận tiện cho việc quản lý và
tfa tìm nghiên cứu.

- Chứng từ kết thúc ghi sô lượng tờ, chât lượng và
trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo

9ưản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo, đông thời theo
dõi trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu đê có biện pháp
bảo quản, xử lý kịp thời.

Câu hỏi 76: Giao nộp hổ sơ 
như thế nào?

vào lưu trữ cơ quan

T rả lời:

</div>
(131)<div class='page_container' data-page=131>

+ Đối với tài liệu hành chính: Trong thời hạn 1 năm kể
từ ngày công việc kết thúc.

+ Đối vối tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 3 tháng
kể từ ngày cơng trình được quyết toán.

- Khi nộp lưu hồ sơ, cán bộ các đơn vị sắp xếp hồ sơ
theo mục lục hồ sơ nộp lưu. Cán bộ lưu trữ của cơ quan
cần đôi chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp
lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ, những hồ sơ chưa
đ ạt yêu cầu và đề nghị các đơn vị, cá nhân sửa chữa,
hoàn chỉnh.

- Người giao và nhận cần ký nhận vào bản mục lục hồ
sơ nộp lưu, ghi rõ họ tên, ngày, tháng giao nhận.

- Mục lục hồ sơ được sao thành ba bản: đơn vị nộp hồ
sơ giữ một bản, lưu trữ cơ quan giữ một bản, Phịng Hành
chính (hoặc Phịng Văn thư) giữ một bản.

Câu hỏi 77: Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ 
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan?

Trả lời:

Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ vê công việc được
giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; trưóc
khi nghỉ hưu, thơi việc hoặc chuyển cơng tác khác thì phải
bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm
của cơ quan, tổ chức.

</div>
(132)<div class='page_container' data-page=132>

lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan.

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu của dơn vị vào lưu trữ cơ quan.

V. THỰC HIỆN NGHIỆP v ụ LƯU TRỮ
Câu hỏi 78: Công tác lưu trữ là gì?

Trả lời:

Cơng tác lưu trữ là một lĩnh vực quan lý nhà nước bao
gồm tất cả những vấn để về lý luận, thực tiễn, pháp chế
liên quan đến việc tổ chức khoa học tài hẹu, bao quan tài
liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

nhằm phục vụ công tác quan ly, nghiên cưu khoa học va
các nhu cầu chính đáng cúa cơng dan.

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc
quản lý bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục
Vụ xã hội.

Câu hỏi 79: Thế nào là tài liệu lưu trữ? Có những 
loại tài liêu lưu trữ nào?

Trả lời:

1. K h á i niệm tài liệu Ịưu trữ

</div>
(133)<div class='page_container' data-page=133>

hợp pháp) của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ
toàn bộ khơi tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản
trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục
đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử... của
toàn xã hội.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong
trường hợp khơng cịn bản gốíc, bản chính thì được thay
th ế bằng bản sao hợp pháp.

2. Các loại tài liệu lưu trữ

Có các loại tài liệu lưu trữ cơ bản sau:
- Tài liệu lưu trữ hành chính;

- Tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật;
- Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn;

- Tài liệu lưu trữ văn học nghệ thuật;
- Tài liệu lưu trữ điện tử.

Câu hỏi 80: Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ?

Trả lời:

1. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

- Nội dung của tài liệu chứa đựng thông tin quá
khứ, p hản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, tổ chức
và cá nhân.

- Có tính chính xác cao, thơng tin cấp một.

</div>
(134)<div class='page_container' data-page=134>

đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của
pháp luật.

2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa trên các mặt cơng tác sau:
- Về chính trị:

Tài liệu lưu trữ được giai cấp sử dụng làm công cụ để
bảo vệ quyền lợi của giai cẩp mình, đâu tranh chông lại
giai cấp đối địch.

+ Về mặt nội dung: Tài liệu lưu trữ chứa đựng các thông
tin về đường lối của Đảng, về chính sách cua Nhà nươc.

+ Tác dụng của tài liệu: Tài liệu lưu trữ dùng để bảo
vệ chủ quyền đất nước, quyền lợi, lợi ích dân tọc va ngược
lại, tài liệu lưu trữ còn làm bằng chứng vạch trần tội ác kẻ
xâm lược.

Ngày nay, Đảng và Nhà nước ta cũng sử dụng tài liệu
lưu trữ để quản lý nhà nước, bảo vệ chủ quyển yà toàn vẹn
lãnh thể đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong
nước và nước ngoài.

- Về kinh tế:

+ Về mặt nội dung: Tài liệu lưu trữ chứạ dựng thông
tin về hoạt động kinh tế, thành tựu kinh t í của Nhà nudc,
địa phương và các ngành.

+ Tác dụng của tài liệu: Tài liệu lưu trữ dược sử dụng
dê’ diều tra tài nguyên thiên nhiên, làm ca sỏ cho việc lập
quy hoạch phát triển kinh, tế, văn hoậ trong từng vùng và
toàn quốc, làm căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch

</div>
(135)<div class='page_container' data-page=135>

p h á t tr iể n k in h t ế h ằ n g n ăm và n h iều năm trê n đ ấ t nưốc
T ài liệ u lư u trữ được sử d ụ n g để đẩy n h a n h tiế n độ thiết
kê, th i công của các công trìn h xây dựng cơ bản, để q u ả r
lý và sử a chữ a lại các cơng trìn h đó.

- Về nghiên cứu khoa học:

+ T ài liệu lưu tr ữ được sử d ụ n g để làm tư liệu tổng
k ế t các quy lu ậ t v ậ n động và p h á t triể n của sự vật, hiện
tư ợ ng tro n g tự n h iên , xã hội và tư duy.

+ Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu đáng tin cậy để
nghiên cứu lịch sử các dân tộc. Là bằng chứng tin cậy
để xác m inh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự th ậ t
lịch sử, giúp các th ế hệ hiện tại và tương lai hiểu đúng
lịch sử.

- Về văn hóa:

+ Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc.
+ Tài liệu lưu trữ để lại cho chúng ta rất nhiều các loại
văn tự có giá trị. Sự xuất hiện của các loại văn tự và việc
lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những
tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên
thê giới.

+ Tại Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04-4-
2001 về lưu trữ quốc gia quy định: "Tài liệu lưu trữ quốc gia
là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa".

</div>
(136)<div class='page_container' data-page=136>

ic. động vê' vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các
êt thòi kỳ lịch sử.

in + Tài liệu lưu trữ có thể rút ra nhiều thông tin cho
Việc giáo dục, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng con

ngưòi mới xã hội chủ nghĩa và nền kinh tê phát triển, nền
g văn hóa tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc.

Câu hỏi 81: T hế nào là phông lưu trữ? Các loại

£ phông lưu trữ?

' Trả lời:

1. Khái niệm phông lưu trử: phông lưu trữ là một

khôi tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học, thực tiên, được
kình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tô
chức, cá nhân, gia đình, dịng họ tiêu biểu, được đưa vào
kảo quản trong một kho lưu trữ nhât định.

2. Các loại phông lưu trữ

- Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu
lưu trữ của nước Việt Nam, khơng phụ thuộc vào thời gian
kình thành, nơi bảo quản, chê độ chính trị - xã hội, kỹ
th u ật ghi tin và vật mang tin.

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gôm Phong lưu
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nưốc
Việt Nam.

</div>
(137)<div class='page_container' data-page=137>

tê, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân. nhân vật
lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các
thời kỳ lịch sử của đất nưóc.

Phơng lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu
trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định.

- Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ
chức, được lựa chọn, bảo quản trong một kho lưu trữ.

- Phông lưu trữ cá nhân gia đình và dịng họ là tồn bộ
tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động
của một cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu được dưa vào
bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định.

- Phông lưu trữ liên hợp: Là tài liệu của nhiều cơ
quan, đơn vị hình thành phơng có mối liên hệ lịch sử với
nhau, khối tài liệu của những đơn vị hình thành phơng đó
thường ít, khơng đầy đủ, do m ất mát, gián đoạn hoặc do
đơn vị đó hoạt động trong một thời gian ngắn.

- Sưu tập tài liệu lưu trữ: Là một nhóm tài liệu có ý
nghĩa lịch sử, thực tiễn... được hình thành trong quá trình
hoạt động của nhiều cơ quan, cá nhân, được kết hợp lại với
nhau theo đặc trưng như vấn đề, tên gọi, tác giả, thời
gian, địa dư.

Câu hỏi 82: Lịch sử hình thành phơng? Lịch sử 
đơn vị hìn h thàn h phông? Nội dung của lịch sử 
phông, lịch sử đơn vị hình thàn h phơng?

Trả lời:

</div>
(138)<div class='page_container' data-page=138>

và đặc điểm tài liệu của phông lưu trữ. Lịch sử đơn vị hình
thành phơng là bản tóm tắt quá trình hoạt động, chức
năng, nhiệm vụ, quyển hạn, cơ cấu tổ chức qua các thời kỳ
lịch sử của cơ quan tạo ra phông tài liệu.

- Nội dung của lịch sử phơng gồm:
+ Tài liệu có sớm nhất, muộn nhất;

+ Khối lượng tài liệu của phông (đã chỉnh lý, chưa
chỉnh lý);

+ Sô lượng tài liệu của từng năm, từng đơn vị tô chức;
+ Thành phần, nội dung tài liệu của phơng;

+ Mức độ hồn chỉnh của phơng lưu trữ;
+ Tình trạng tài liệu trong phơng:
+ Các loại hình tài liệu trong phông.

- Nội dung của lịch sử đơn vị hình thành phong gom:
+ Tên gọi chính xác của cơ quan sản sinh ra tài liệu và
những thay đổi về tên gọi (nêu có);

+ Thời gian thành lập. thời gian ngừng hoạt động
(nếu có);

+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn va nhưng thay đoi
(nêu có);

+ Cơ cấu tổ chức và những thay đổi (nêu có);

+ Lể lối làm việc và quan hệ công tác.

Câu hỏi 83: Phân loại tài liệu trong phông lưu 
trừ bao gồm những đặc trứng gì?

Trả lời:

</div>
(139)<div class='page_container' data-page=139>

- Đặc trưng cơ cấu tổ chức;
- Đặc trưng ngành hoạt động;
- Đặc trưng thời gian;

- Đặc trưng địa dư;
- Đặc trưng vân đề.

C â u hỏi 84: Lưu trữ cơ quan là gì? Đ iều kiện 
th àn h lập phông lưu trử cơ quan? Cách tổ chức tài 
liệu p h ôn g lưu trữ cơ quan?

Trả lời:

1

.Lưu trữ cơ qu a n là tổ chức thực hiện hoạt động

lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

2. Đề th à n h lá p p h ô n g lưu trữ cơ quan, cần bảo 
đ ả m các điều kiên sau:

- Có quyết định thành lập bằng văn bản quy phạm

pháp lu ật của cơ quan cấp trên có thẩm quyền, trong đó
quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ câu tổ
chức của cơ quan đó;

- Có tổ chức biên chê riêng, được quyền tuyển dụng
cán bộ, công chức, viên chức theo tổng sô' biên chế được

cấp trên phân bổ;

- Có tài khoản riêng;

- Có văn thư và con dấu riêng.

3. Cách t ổ chức tà i liệu p h ô n g lưu trữ cơ quan

nh ư sau:

</div>
(140)<div class='page_container' data-page=140>

- Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu;
- Phương p h áp ph ân loại tài liệu.

Câu hỏi 85: Kho lưu trử là gì? Có các loại kho 
!ưu trữ nào?

Trả lời:

- Kho lưu trữ là nơi chứa đựng tài liệu lưu trữ , có
ưhiệm vụ th u th ập , bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ ?

- Có hai loại kho lưu trữ: Kho lưu trữ hiện hành và

kho lưu tr ữ lịch sử.

Câu hỏi 86: Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan 
trong thu thập tài liệu lưu trữ?

Trả lời:

Lưu trữ cơ qu an tro n g th u thập tài hệu lưu trư co
t^ách nhiệm sau:

- G iúp người đứng đầu cơ quan, tô chức hương dân
việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

- T h u th ập , chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thông kê,
bảo q u ản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trư.

</div>
(141)<div class='page_container' data-page=141>

Câu hỏi 87: Xác định giá tài lưu trữ là gi?

Ý n gh ĩa, yêu cầu của v iệc xác định giá trị tài liệu

lưu trữ?

T rả lời:

1. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài
liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo
quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những
tài liệu có giá trị lưu trữ, thòi hạn bảo quản và tài liệu hết
giá trị.

2. Ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ
như sau:

- G iúp cho việc q u ả n lý tà i liệu lưu trữ được c h ặ t chẽ;
- Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các
phông lưu trữ, nhằm tốỉ ưu hoá thành phần phông lưu trữ
quốc gia Việt Nam, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương
tiện bảo quản tài liệu (khắc phục tình trạng tài liệu tích
đơng trong các cơ quan).

- Vệc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục tình
trạng tiêu huỷ tài liệu một cách tuỳ tiện.

3. Yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ
như sau:

</div>
(142)<div class='page_container' data-page=142>

thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước và các hướng
dẫn nghiệp vụ về xác dinh giá trị tài liệu.

Câu hỏi 88: Các loại giá trị của tài liệu lưu trử? 
Nội dung xác định giá trị tài liệu lưu trữ?

T rả lời:

1. Các loại giá trị của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có giá trị thực tiên và giá tri hch sư:

- Giá trị thực tiễn: Là những thông tin chứa đựng
trong tài liệu có thể phục vụ hoạt động hiện hành cua cac
cd quan, cá nhân.

- Giá trị lịch sử: Là giá trị của những thông tin chứa
đựng trong tài liệu để phục vụ cho yêu cau nghiên cưu
Uch sử.

Tài liệu có giá trị lịch sử chiếm tỷ lệ thấp so vói tổng
sị tài liệu được hình thành (khoảng 1-10%).

Tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản vĩnh viễn
trong các lưu trữ lịch sử.

2. Nội dung xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Nội dung xác định giá trị tài liệu bao gom:

- Nghiên cứu, nắm vững các nguyên tắc, phương pháp,
tiêu chuẩn để xác định giá trị tài hẹu.

- Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn công tác
Xác định giá trị tài liệu lư u trữ ở giai đoạn văn thư, lưu
trữ hiện hành, lưu trữ lịch sư:

</div>
(143)<div class='page_container' data-page=143>

+ Lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo
quản tại các lưu trữ;

+ Tổ chức kiểm tra và loại ra những tài liệu hết giá trị
để tiêu hủy.

Câu hỏi 89: Các tiêu chuẩn đ ể xác định giá trị 
tài liệu lưu trữ?

T rả lời:

Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ như sau:
- Ý nghĩa nội dung của tài liệu;

- Tác giả tài liệu;

- Ý nghĩa cơ quan, cá nhân hình thành phông;
- Sự trùng lặp thông tin trong tài liệu;

- Thời gian, địa điểm hình thành tài liệu;

- Mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ;
- Hiệu lực pháp lý của tài liệu;

- Ngôn ngữ, kỹ th u ật chế tác và các đặc điểm bề ngoài
của tài liệu.

Câu hỏi 90: Nội dung tài liệu và ý nghĩa nội dung 
tài liệu?

T rả lời:

- Nội dung tài liệu là những thông tin chứa đựng trong
tài liệu. Có thể nói, nội dung là linh hồn của tài liệu, giá
trị các m ặt của tài liệu chủ yếu do nội dung quyêt định.

</div>
(144)<div class='page_container' data-page=144>

tài liệu trong mối liên hệ với chức năng, nhiệm vụ của đơn
vị hình thành phông.

- Ý nghĩa nội dung của tài liệu không thể xét một cách
riêng rẽ mà phải đặt chúng vào nhóm tài liệu đê xem xét.

Câu hỏi 91: Tác giả tài liệu và tiêu chuẩn tác giả 
của tài liệu?

T rả lời:

1. Tác giả tài liệu là cơ quan hoặc cá nhan lạp ra
tài liệu.

2. Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu.

Khi xác định giá trị tài liệu phải xét đến vai trò và ý
ttghĩa của cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài hẹu.

Trong một phơng lưu trữ thường có các tác giả sau: cơ
quan cấp trên; cơ quan hình thành phong; cơ quan hưu
QUan; đơn vị trực thuộc.

Đơì với những nhân vật kiệt xuất trong lịch sù, toàn
bộ tài liệu sẽ được giữ lại.

Câu hỏi 92: Tiêu chuẩn, ý nghĩa của cơ quan, 
^ơn vị hình thành phơng?

Trả lời:

Tiêu chuẩn, ý nghĩa của co quan, đon vị hình thành
Phơng là những co quan, cá nhân trong quá trình hoạt
'lộng của mình đã sản sinh ra phơng tai hẹu. ^

Chú ý: Tiêu chuẩn tác giả khác tiêu chuẩn ỷ nghĩa co
q u an don V , hình thành phơng (đai khi tác giả cùa tài liệu

không phải là co quan, don vi hình thành phóng).

L

</div>
(145)<div class='page_container' data-page=145>

Theo tiêu chuẩn này, những cơ quan có vị trí quan
trọng trong bộ máy nhà nước, những cá nhân kiệt xuất,
tiêu biểu thì tài liệu của những cơ quan, cá nhân đó được
xem là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho phông lưu trữ
quốc gia.

N hững cơ quan có vị tr í ít quan trọng trong bộ máy
nhà nước thì tài liệu sản sinh ra sẽ được bảo quản tại
kho lưu trữ của cơ quan nhằm phục vụ cho hoạt động
hằng ngày cũng như phục vụ việc nghiên cứu lịch sử của
cơ quan.

Câu hỏi 93: Tiêu chuẩn trù ng lặp thôn g tin trong 
tài liệu?

T rả lời:

Sự trùng lặp thông tin của tài liệu là sự lặp lại nội
dung của tài liệu này trong các tài liệu khác.

Sự trùng lặp thơng tin có thể xảy ra trong phạm vi
một cơ quan hoặc trong nhiều cơ quan.

Tị-pnp m ô t cCJ quia.il, sự trCing lặp th ơ n g tin thiiịrìg có 
Ị-ịHĨ dang: lạ p n.o viêc sá o ih; tirCirig ìă p dị viêb tổn g

hợp thông tin.

Câu hỏi 94: Tiêu ch uẩn hiệu lực pháp lý của văn 
bản được th ể h iện ờ những phướng diện nào?

T rả lời:

</div>
(146)<div class='page_container' data-page=146>

Mặt thể thức của văn bản phải đúng quy định hiện
hành của Nhà nước. Cụ thể, đối với văn bản quy phạm
pháp luật của Hội đồng nhân dân và ủ y ban nhân dân thì
thể thức của văn bản phải đúng vối quy định cua Thông tư
liên tịch số 5 5/2 0 0 5/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ hướng dân ve the thưc
và kỹ th u ật trình bày văn bản. Đôi với văn ban quy phạm
Pháp luật của Chính phủ, Thủ tưóng Chính phủ, Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản quy
phạm pháp luật liên tịch thì thể thức của văn bản phải
đúng vói quy định của Thông tư số 2 5/2 0 1 1/TT-BTP ngày
27-12-2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản quy phạm pháp luật cua Chinh phu, Thu
tướng Chính phu, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang

bộ và Văn bản quy phạm pháp luật liên tịch; đối với văn
bản hành chính thì thể thức của văn bản phải đúng với
quy định của Thông tư 0 1/2 0 1 1/TT-BNV ngày 19-01-2011
của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính.

M ặ t nội d u n g r ủ a văn ban phai phu hợp VƠI hình thưe

Uh1„„1 4 , v«* u » vầ

Júng

VỚI

thím

Pfl 5HSÍ1

ban hành.

Câu hỏi 95: Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật ch ế 
t(ic và các dốc diểm bể n g o à i c ủ a tài liệu đưực th ể 
hiện ở những nội dung gì?

Trả lời:

</div>
(147)<div class='page_container' data-page=147>

Ngôn ngữ thể hiện trên tài liệu lưu trữ của nước ta
gồm: chữ Hán, chữ Nôm, chữ quốc ngữ, chữ của một số
dân tộc thiểu số...

Vật liệu và phương pháp chế tác tài liệu lưu trữ của
nước ta gồm: gỗ, đá, thẻ tre, lá đồng, dải lụa, giấy bạc, giấy
gió, giấy trắng, đĩa, băng...

Câu hỏi 96: T h ế nào là bảng thời hạn bảo quản 
tài liệu lưu trữ? Y ngh ĩa của bảng thời hạn bảo quản 
tài liệu lưu trữ? Mức độ của thời hạn bảo quản tài 
liệu lưu trữ?

T rả lời:

1. B ảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ

- Là bảng danh sách các loại tài liệu có ghi thời hạn
bảo quản và được sắp xếp theo thứ tự nhâ't định.

- Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần
thiết để bảo quản tài liệu trong các lưu trữ.

- Thòi hạn bảo quản chủ yếu áp dụng cho lưu trữ hiện
hành để xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu trước khi
tài liệu được giao nộp vào lưu trữ lịch sử.

2. Ý ngh ĩa của bảng thời hạn bảo quản tài liệu 
lưu trữ

</div>
(148)<div class='page_container' data-page=148>

3. Mức độ của thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ

Thòi hạn bảo quản tài liệu được quy định các mức sau:
tạm thời; lâu dài; vĩnh viễn.

Câu hỏi 97: Thời hạn nộp lưu tài liệu được quy 
định như th ế nào?

Trả lời:

- Thòi hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
được quy định như sau:

+ Trong thời hạn một năm, kể từ ngày công việc kết
thúc, trừ một sô" trường hợp theo quy định.

+ Trong thịi hạn ba tháng kể từ ngày cơng trình được

quyết tốn đối vói hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

+ Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ Sơ,

tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công viẹc thi phai
dược người đứng đầu cơ quan, tô chức đông y va phai lạp
danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan. ^

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân
không quá hai năm kể từ ngày dên hạn nọp lưu.

- Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử

+ Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kêt
thúc, cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, to chưc

thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài

hệu có giá trị bảo quản vĩnh viên vào lưu trư hch sư.

</div>
(149)<div class='page_container' data-page=149>

VI. Tổ CHỨC VÀ PHỤC VỤ HỘI HỌP

Câu hỏi 98: “Họp” là gì?

T rả lời:

Theo nghĩa chung nhất, “họp” được hiểu là sự tập hợp
của nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên
tắc n h ất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực
hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận
các thông tin, tổng kết các hoạt động hoặc tìm các biện
pháp giải quyết các vấn đề mà những người dự họp cùng
quan tâm .

Theo Điều 3 Mục 1 Quyết định sô" 114/2006/QĐ-TTg
ngày 25-5-2006 của Thủ tưống Chính phủ quy định về chế
độ hội họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính
nhà nưốc, khái niệm “họp” được định nghĩa như sau:

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước,

một cách thức giải quyết cơng thơng qua đó thủ

trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực sự

lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải 
quyết các công việc thuộc chức năng, thảm quyền của cơ 
quan theo quy định của ph áp luật.

Câu hỏi 99: V iệc tổ chức cuộc họp có th ể đem lại 
những lợi ích gì?

T rả lời:

</div>
(150)<div class='page_container' data-page=150>

điều hành tổ chức. Bên cạnh đó, việc tổ chức cuộc họp cịn
mang lại những lợi ích thiết thực trên các phương diện
sau đây:

- Tạo ra sự phôi hợp hành động trong công việc, nâng
cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao;

- Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của
cơ quan, đơn vị;

- Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người
đóng góp những ý kiến sáng tạo của bản thân đê xây dựng
tổ chức vững mạnh;

- Phổ biến những tư tưởng, quan diêm mới, bàn bạc,
tháo gỡ những khó khăn; n nắn, sửa chữa những lệch
lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;

- Trong nhiều trường hợp, nêu cuộc họp được tơ chức
tơt có thể đem lại những lợi ích kinh tê đáng kê.

Câu hỏi 100: Có những loại cuộc họp nào?

Trả lời:

Có các loại cuộc họp sau đây: họp tham mưu tư vấn;
họp làm việc; họp chuyên môn; họp giao ban; họp tập huấn
triển khai; họp tổng kêt.

</div>
(151)<div class='page_container' data-page=151>

- Họp làm việc: là cuộc họp của câp trên vói thủ trưởng

cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có
tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưối
hoặc để kiểm tra trực tiếp, tại chỗ về tình hình thực hiện
các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.

- Họp chuyên môn: là cuộc họp để trao đổi, thảo luận
những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ
nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.

- Họp giao ban: là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn
vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực
hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ
đạo giải quyết các công việc thường xuyên.

- Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển
khai): là cuộc họp để quán triệt, thông nhất nhận thức và
hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính
sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nưốc về quản lý,
điều hành hoạt động kinh tế - xã hội.

- Họp tổng kết (hội nghị tổng kết) hằng năm: là cuộc
họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực
hiện nhiệm vụ công tác hằng năm và bàn phương hưống,
nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành
chính nhà nước.

Câu hỏi 101: N hững ngu yên tắc cần tuân thủ 
tron g tổ chức cuộc họp?

T rả lời:

</div>
(152)<div class='page_container' data-page=152>

của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định về chế độ
họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước,
cụ thể như sau:

- Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyển và
phạm vi trách nhiệm được phân công; câp trên không can
thiệp và giải quyêt công việc thuộc thâm quyen cua câp
dưối và cấp dưối không đẩy công việc thuộc thâm quyen
lên cho cấp trên giải quyêt.

- Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiêt đê phục vụ cho
công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trương cơ quan trong
việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không
dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyêt đinh quan ly,
điều hành.

- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành
Phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ
trách nhiệm cá nhân trong phân công va xư ly cong viẹc,
bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo,
điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của thủ
trưởng cơ quan.

- Điều hành họp theo chương trình, kê hoạch; thực
hiện cải tiến, đơn giản hoá quy trình thủ tục tiến hành,
được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết
thực, tiết kiệm, khơng hình thức phô trương.

- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc

cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp vói nhau trong việc tổ
chức họp một cách hợp lý

</div>
(153)<div class='page_container' data-page=153>

đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc
điểm vể tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị
hành chính nhà nưổc.

Câu hỏi 102: Văn phịng có trách nhiệm gì trong 
v iệc tổ chức cuộc họp của cơ quan?

T rả lời:

1

.Trước k h i cu ộc h op d iê n ra

Văn phòng tham mưu giúp lãnh đạo lập kế hoạch và
nội dung cuộc họp, đề cử chủ tịch đoàn và thư ký, chuẩn bị
chương trình nghị sự, phân công công việc cho các bộ
phận, chuẩn bị tài liệu, giấy mời, phân cơng đón tiếp đại
biểu, dự trù kinh phí, nơi ăn nghỉ, các phương tiện đi lại...

2. T ro n g k h i d iễ n ra cu ộc họp

Văn phịng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự
cuộc họp để phục vụ cho việc khai mạc, điều hành, bế mạc
và thông báo kết quả cuộc họp.

Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến của cuộc họp;
đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị và cán bộ cơ quan phục vụ

kịp thòi các nhu cầu để cuộc họp diễn ra đúng chương
trìn h đã định.

</div>
(154)<div class='page_container' data-page=154>

Cùng với đơn vị chủ trì, văn phịng cử cán bộ ghi biên
bản cuộc họp; tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết
cuộc họp.

3. S a u k h i cuộc hop k ết thúc

Sau khi cuộc họp kết thúc, văn phòng đề xuất với thủ
trưởng cơ quan nội dung và hình thức thơng báo kêt quả
của cuộc họp; báo cáo với câp trên về kêt quả cuộc họp.

Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của cuộc họp thuộc
chức năng của văn phịng thì văn phịng có trách nhiệm
thu thập tài liệu và lập hồ sơ cuộc họp. Nêu công việc
thuộc đơn vị khác thì văn phịng đơn đơc, nhăc nhơ đơn vị
đó hồn chỉnh hồ sơ cuộc họp theo quy định.

Trên cơ sơ kết quả cuộc họp, văn phịng tơ chức việc bơ
sung những việc mà cuộc họp đề ra vào kê hoạch công tác
của cơ quan; tổ chức việc qut tốn kinh phí cuộc họp.

Câu hỏi 103: Đ ể việc tổ chức cuộc họp đạt hiệu 
quả cao, cần bảo đảm những điểu kiện cơ bản nào?

T rả lời:

Để đạt được mục tiêu và ý nghĩa như mong muốn, việc
tổ chức cuộc họp cần đảm bảo những điều kiện sau đây:

1

.Đ iều k iện p h á p lý

</div>
(155)<div class='page_container' data-page=155>

tuân thủ các quy định dẫn đến lãng phí thời gian, tài
chính và kết quả cuộc họp khơng có hiệu lực, hiệu quả.

Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị phải tuân thủ các
quy định của Nhà nước về tổ chức hội họp, ví dụ một sơ'
văn bản như: Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25-5-
2006 của Thủ tưóng Chính phủ quy định về chê độ hội họp
trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06-7-2010 của Bộ
trưởng Bộ Tài chính quy định chê độ cơng tác phí, chê độ
chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan nhà nước
và đơn vị sự nghiệp công lập.

2. Đ iêu kiện con người

Chất lượng mỗi cuộc họp, hội nghị đều phụ thuộc trực
tiếp vào những người tham gia vào cuộc họp, hội nghị đó,
bao gồm: người chủ trì, người dự (đại biểu) và những người
có liên quan.

- Người chủ trì:

</div>
(156)<div class='page_container' data-page=156>

- Người dự:

Mọi cuộc họp đều cần sự tham gia tích cực của các

thành viên. Người dự họp được triệu tập đúng thành
phần, tham gia cuộc họp một cách tích cực, thái độ xây
dựng là nhân tố rất quan trọng cho sự thành công của
cuộc họp.

Các thành viên dự họp và chủ tọa cũng cần có những
hiểu biết cần thiết để sử dụng các trang thiết bị phục vụ
cuộc họp.

- Những người liên quan (như bao vẹ, ky thuạt, văn
thư, kế toán, phục vụ,...).

Để hỗ trợ cuộc họp, bộ phận văn phịng có liên quan
cần có sự phân cơng, phơi hợp chặt che, nhíp nhang; nhiệt
tình, chu đáo, làm việc với tinh thần trách nhiệm cao. Bên
cạnh đó, những người liên quan đến cuộc họp cũng cần có
chun mơn về hành chính văn phịng, có sự linh hoạt,
sáng tạo trong xử lý những tình huống phát sinh trong
cuộc họp.

3. Đ iêu kiên v ậ t ch á t

</div>
(157)<div class='page_container' data-page=157>

Các cuộc họp, hội nghị nếu được chuẩn bị chu đáo vê
tài liệu, phương tiện kỹ th u ật hỗ trợ, tạo môi trường làm
việc thuận lợi, thoải mái, an tồn thì chất lượng cuộc họp
được nâng cao.

Câu hỏi 104: Quy trìn h tổ chức cuộc họp cần 
được thực h iện như th ế nào?

T rả lời:

Quy trìn h tổ chức cuộc họp gồm 3 giai đoạn cơ bản:

1

.C h u ẩ n b ị cu ộc hop

Để chuẩn bị cho cuộc họp diễn ra đạt kết quả tốt,
việc đầu tiên nhà quản lý cần chỉ đạo hoặc trực tiếp
thực hiện là xây dựng một bản kê hoạch tổ chức cuộc
họp. Kế hoạch tổ chức cuộc họp cần phải làm rõ một số
vấn để sau đây:

- Mục đích;

- Thành phần tham dự;
- Địa điểm tiến hành;
- Thời gian;

- Các điều kiện vật chất, hậu cần;
- Nội dung.

</div>
(158)<div class='page_container' data-page=158>

đón tiếp khách; quà tặng; chiêu đãi khách; phân công
trách nhiệm tổ chức cuộc họp cho các bộ phận có liên
quan (lãnh đạo cơ quan, bộ phận văn phòng và các đại
biểu tham dự cuộc họp).

Để bảo đảm công tác chuẩn bị cuộc họp được đầy đủ,
chu đáo, tránh sai sót, lãnh đạo văn phịng hoặc người có

trách nhiệm cần kiểm tra lần cuôi tông thê các công việc
đã chuẩn bị.

2. Tiên h à n h cc hop

- Đón, tiếp đại biểu: đón tiêp đại biêu và phát tài liệu
(nếu có).

- Khai mạc, triển khai phát biêu và thao luận:

+ Trước khai mạc: với những cuộc họp lớn cần tiến
hành những nghi thức nhà nưốc nhât đinh như lê chào cơ,
tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ trong cac tiương hợp có
hên quan...

_l_ mac- bao gôm cac cong V1GC như on đinh to
Chức trước CUỘC họp; giới thiệu chủ tịch đoàn, đoàn thư
ký và đại biểu tham dự; chủ tọa đọc diễn văn khai mạc
cuộc họp.

bày báo cáo va tham luạn. trinh bay bao cao
chính trước, sau đó đến các báo cáo, tham luận bổ sung.

</div>
(159)<div class='page_container' data-page=159>

tình hng phát sinh, bảo đảm cuộc họp không bị gián
đoạn bởi công tác phục vụ.

- Ghi biên bản:

Biên bản có thể phải trình bày ngay sau khi kết thúc
cuộc họp hoặc vào một thòi gian nhất định nào đó. Trong

điều kiện cho phép, có thể tiến hành hoàn thiện ngay các
văn kiện có liên quan.

- Bê mạc: Báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận, cuối cùng
có thể có diễn văn bế mạc.

3. C ông viêc s a u cu ơc hop
- Hồn thiện các văn kiện;
- Tiễn khách (tặng quà, chiêu đãi);

- Thông báo cho các cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp;
- Lập hồ sơ cuộc họp (bao gồm: giấy mời, danh sách đại
biểu, danh sách những người tham dự, lời khai mạc, các
báo cáo, tham luận, lời phát biểu, nghị quyết cuộc họp, thư
quyết tâm (nếu có), biên bản, lời bế mạc);

- Thanh quyết tốn những chi phí cho cuộc họp;

- Triển khai các nội dung đã được thông qua rú t kinh
nghiệm việc tổ chức cuộc họp.

VII. CƠNG TÁC LỄ TÂN

Câu hỏi 105: Cơng tác lể tân là gì?

T rả lời:

</div>
(160)<div class='page_container' data-page=160>

thiệp ti’ong quan hệ đối ngoại theo những thể thức nhất
định”1. Có cách hiểu khác cho rằng: lễ tân trong cơ quan
nhà nước là những nghi thức, thủ tục trong việc đón, tiễn,

giao tiếp với khách.

Từ đó có thể hiểu: Cơng tác tân trong cơ quan nhà

nước là hoạt động giao tiếp một cách có nghi thức giữa cơ 
quan nhà nước với các đối tác bên ngoài cơ quan.

Cần nhấn mạnh rằng đây là giao tiêp chính thức cua
các cơ quan, tổ chức, diễn ra hoàn toàn theo lê lôi và thu
tục quy định chứ không phải giao tiêp cá nhân đơi thương.
Bởi vì mục đích của q trình giao tiêp này khong chi là
tiên hành các sự vụ hành chính, thu nhận thong tin, ma
trong một sô' trường hợp, nó cịn là phương tiện đê thê hiện
thái độ chính trị, thể hiện quốc thể và thể hiện năng lực
hoạt động của chính cơ quan, tổ chức nhằm thuyêt phục
sự hợp tác lâu dài. Hơn th ế nữa, kết quả của hoạt động
này cịn là một trong những thơng số để các nhàquản lý có
thể đánh giá hiệu quả công việc của cơ quan, tô chức một

I

cách khách quan.Câu hỏi 106: Ý nghĩa của công tác lê tân trong cơ 
quan nhà nước?

T rả lời:

Trong thòi đại ngày nay, công tác lễ tân, giao tiêp
càng trở nên đặc biệt quan trọng, vì:

l Viện Ngơn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, Sđd, tr. 561.

</div>
(161)<div class='page_container' data-page=161>

- Cần củng cô' và phát triển lòng tin bền vững trong

nhân dân đối với cơ quan công quyển. Trước kia, do quan
niệm chưa đúng đắn của một sô' cán bộ, công chức nên việc
tiếp công dân không được đặt đúng vị trí của nó trong
cơng tác lễ tân nói chung. Nhiều cơ quan, tổ chức đã nhìn
nhận việc tiếp công dân đến cơ quan công quyền như một
sự chiếu cô' thậm chí ban ơn, do vậy đã tổ chức xoàng
xĩnh, chiếu lệ, tiếp đón một cách hời hợt hoặc thiếu dân
chủ. Diễn biến của tình trạng này đã gây mất lòng tin
nghiêm trọng trong nhân dân đôi với các cơ quan chính
phủ mà vô'n đường lôi, chủ trương vạch ra là đúng đắn.
Trước yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính mà một
trong những nhiệm vụ trọng tâm là chuyển từ nền hành
chính cai quản thuần tuý sang nền hành chính phục vụ,
việc gây dựng lại lòng tin cho nhân dân vào Đảng, Chính
phủ thơng qua việc liên hệ giao tiếp với các cơ quan chức
năng của Nhà nước là một u cầu sơng cịn trong việc gìn
giữ an ninh chính trị quốc gia cũng như phát triển bển
vững nền kinh tê' đất nước.

- Đầu tư nưóc ngoài của thê' giới đứng trước nhiều
cơ hội lựa chọn, vì vậy cần tạo tâm thê' và sức th u y ết
phục cho các chủ đầu tư, hướng sự đầu tư vào đ ất nưốc
Việt Nam;

</div>
(162)<div class='page_container' data-page=162>

chính thức lẫn khơng chính thức. Vì vậy, chú trọng và
hồn thiện cơng tác giao tiêp lễ tân của các cơ quan, tổ
chức chính là động thái tích cực hưởng xu thế tất yếu - xu
th ế hội nhập toàn cầu.

Trong các cơ quan, nhiệm vụ lễ tân, giao tiêp thường

được giao cho bộ phận văn phòng tổ chức và điều hành.
Người lãnh đạo văn phịng trưóc hết cần ý thức được tầm
quan trọng đặc biệt của công tác này trong thời đại ngày
nay và nỗ lực tìm ra cách thức tổ chức, điêu hành sao cho
hiệu quả của hoạt động giao tiêp, lễ tân thích ứng được với
tầm quan trọng của nó.

Hoạt động giao tiêp lễ tân trong các cơ quan nhà nước
thường được tiến hành đơi với ba nhóm đơi tượng chính:

- Cơng dân đến cơng sở;

- Khách hoặc đối tác trong nưốc đến giao dịch, thăm viếng;
- Khách hoặc đối tác nước ngoài đến thăm và làm việc.

Câu hỏi 107: Văn phịng có trách nhiệm gì trong 
việc tiếp nhân dân đến cơ quan, cong sơ?

Trả lời:

Với hoạt động tiêp khách, văn phong cung luc thực
hiện cả chức năng đại diện, chức năng hậu cần và chức
năng tham mưu. Trách nhiệm của văn phòng trong hoạt
động tiếp nhân dân đến công sở được thể hiện cụ thể
như sau:

</div>
(163)<div class='page_container' data-page=163>

lại, dễ tìm, bảo đảm trậ t tự, an tồn; có thể chủ động phối
hợp với cơ quan công an để thực hiện tốt việc bảo đảm trậ t
tự, an tồn cho khu vực tiếp cơng dân;

- Phòng tiếp dân khang trang, gọn gàng, lịch sự, có
phòng vệ sinh. Trong phòng trang bị đầy đủ các điều kiện
vật chất tối thiểu như bàn ghế, nước uống, sách báo, V.V..

- Nội quy tiếp dân, quy trình thủ tục khiếu nại tô" cáo,
ngày giờ tiếp dân phải được niêm yết công khai, rõ ràng,
cụ thể, khơng để tình trạng nhân dân phải đi lại nhiều lần
m ất thời gian, tôn kém tiền bạc, công sức;

- Bố trí một người tiếp nưốc và trả lịi những câu hỏi có
tính châ't hành chính của dân trong thời gian chờ đợi;

- Người phụ trách phòng tiếp dân phải thường xuyên
kiểm tra nơi tiếp dân và công tác hậu cần phục vụ tại nơi
tiếp dân, kịp thịi điều chỉnh nếu có thiếu sót.

2. Văn p h ị n g th am mưu viêc lưa chon và b ố trí 
người tiếp d â n

Là người nắm đầu môi mảng công tác quan trọng này,
người phụ trách văn phòng cần:

- Thường xuyên báo nhắc thủ trưởng cơ quan về lịch
tiếp dân của thủ trưởng theo luật định và lịch định;

- Tham mưu cho thủ trưởng để lựa chọn cán bộ chuyên
trách tiếp dân:

</div>
(164)<div class='page_container' data-page=164>

cá nhân, cán bộ tiếp dân cịn phải có kỹ năng giao tiếp tốt
và biết kiềm chế, khéo léo, kiên nhẫn.

+ Khi làm nhiệm vụ, cán bộ tiếp dân phải ăn mặc
chỉnh tề, đeo thẻ công chức, tự giới thiệu rõ ràng chức vụ
của mình trước cơng dân.

+ Khi tiếp dân, cán bộ tiếp dân có nhiệm vụ: lắng
nghe, ghi chép những điều công dân trình bày, trả lịi dân
những vân để thuộc thẩm quyền, tiêp nhận đơn từ và các
tài liệu giấy tờ liên quan để báo cáo thủ trương cơ quan
giải quyết; hướng dẫn công dân đên đúng nơi cân nêu đơn
thư không thuộc thẩm quyền giải quyêt cua cơ quan; nêu
khiếu nại tô" cáo đẩ được giải quyêt thì nhã nhặn u câu
cơng dân chấp hành.

Câu hỏi 108: Văn phịng cần làm gì trong việc 
tiếp khách hoặc đối tác trong nước đến giao dịch, 
thăm viến g cơ quan?

Trả lời:

Để đem lại hiệu quả cho hoạt động của cơ quan và
cũng là để guồng máy hành chinh hoạt đọng nhíp nhang,
thuận lợi một công việc không kém phần quan trọng so
với việc tiếp công dân phải được chú ý đúng mức là tiếp
khách đến giao dịch, viếng thăm cơ quan. Nguyên tắc đặt
ra là công việc này cần phải được tổ chức hết sức chu đáo,
vừa phải đáp ứng tập quán truyền thống, vừa phải tuân
theo đúng quy định cua ph,a-p luạt.

</div>
(165)<div class='page_container' data-page=165>

1. Tơ chức đón tiếp k h á ch

- Cần treo bảng nội quy tiếp khách của cơ quan tại
phòng thường trực để khách đến lần đầu tiên có thể dễ
dàng nắm bắt quy trình và thủ tục giao dịch.

- Nhân viên trực phải là người lịch sự, nhã nhặn, đúng
nguyên tắc nhưng không hách dịch.

- Khi gặp khách, nhân viên trực niềm nở chào hỏi
khách và nắm bắt nhu cầu của khách một cách khéo léo,
lịch sự để hướng dẫn những thông tin cần thiết hoặc báo
cho các bộ phận có trách nhiệm tiếp theo.

Nếu lãnh đạo cơ quan hoặc người cần giao dịch trực
tiếp ra đón khách thì nhân viên trực có thế giới thiệu
hai bên khi gặp n hau và tiễn khách trước khi vào phòng
làm việc.

Nếu thư ký là người đón khách thì cần khéo léo khai
thác một số thông tin để phân loại khách, bơ' trí gặp ai cho
đúng yêu cầu và đáp ứng đúng yêu cầu của khách hoặc
mời ngồi rồi báo cáo lãnh đạo xin ý kiến giải quyết.

2. S oạn th ả o g iấ y mời

Do nhu cầu công tác, cơ quan có thể chủ động mòi
khách tới tham quan và làm việc. Trong trường hợp này,
văn phòng sẽ tiến hành các nhiệm vụ thuộc chức trách
đưối sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.

</div>
(166)<div class='page_container' data-page=166>

thoại hoặc trực tiếp mời trước thì nhất thiết vẫn phải có
văn bản mòi kèm theo sau. Người lãnh đạo văn phịng cần
thơng qua thủ trưởng cơ quan để biết những thông tin cụ
thể về cuộc gặp gỡ và căn cứ vào đó chỉ đạo việc chế bản và
gửi văn bản mòi.

Việc soạn thảo và gửi giấy mời cần lưu ý những chi
tiêt sau đây:

Hình thức văn bản mời (thư mòi, giấy mịi hay cơng
văn mời) phải phù hợp vối tình hng hành chính. Nêu
mịi đích danh cá nhân nào đó thì nhât thiêt phải soạn
thảo giấy mịi, trong đó ghi đích xác tên và chức danh của
người được mồi. Nếu mời một sơ chức danh thì có thể gửi
giây mời thông thường, cịn nêu mời một đồn khách mà
phía được mời có thể tùy nghi sắp xêp người tham dự thì
có thể gửi công văn mời.

Bảo đảm những thông tin thiết yếu trong một văn
bản mời: thời gian, địa điểm, lý do, chương trình, người
cần liên hệ để biết chi tiêt. Nêu văn ban mịi là cơng văn
thì có thể đưa thêm những thông tin vê nhiệm vụ tham
luận, điểu kiện vật chât, lưu trú, phương tiẹn và phương
thức đi lại, tài liệu, trang phục, V . V . .

Nếu sử dụng giấy mời thông thường, khơng đích
danh thì có thể ghi chú thêm nhưng lưu y đạc biệt nêu
cân thiêt (ví du* giây mơi danh cho hai khach, đe nghi
Xuất trìn h giây mời ơ cưa ra vao, giay mơi co gia tri cho
một người, xin khăng đinh sự co m ạt cua quý khách

trước ... giờ ... ngày ... thông qua số điện thoại...); bên

</div>
(167)<div class='page_container' data-page=167>

cạnh đó cũng có thể đưa thêm những thông tin cụ thể
hơn về địa điểm như sơ" nhà, số và tên phịng họp, sơ đồ
đường đi nếu cần.

Chú ý hình thức trang trí của giấy mời: phơng chữ, cỡ
chữ, kiểu dáng chữ, lôgô, biểu trưng, màu sắc kích cỡ của
giấy mòi hợp lý và trang nhã.

- Văn bản mòi cần được gửi sốm cho người được mời để
có đủ thời gian và điều kiện chuẩn bị. Những cá nhân và
cơ quan là đối tác quan trọng, cần cử người đem giấy mời
đến giao tận tay; những nơi khác có thể gửi qua bưu điện
và kiểm tra lại qua điện thoại.

3) Tiếp k h á ch ở xa lưu cơ qu an

Trong trường hợp khách ở xa cần lưu lại phòng khách
của cơ quan, người phụ trách bộ phận văn phòng cần:

- Kiểm tra phòng khách cơ quan chu đáo đến từng chi
tiết nhỏ nhất; bổ sung điều chỉnh ngay nếu thiếu sót hoặc
chưa hợp lý.

- Nắm bắt nhu cầu của khách về sinh hoạt ăn ở, đi lại,
nếu cần bố trí người giúp đỡ tận tình.

- Lưu ý khách những thông tin về thời tiết, khí hậu
địa phương và những thông tin khác đề phòng những

b ất trắc có th ể xảy ra trong thời gian khách lưu trú tại
địa phương.

</div>
(168)<div class='page_container' data-page=168>

Câu hỏi 109: Văn phòng có nhiệm vụ gì trong 
việc chuẩn bị đón tiếp khách nước ngồi?

Trả lời:

Trong giao tiếp lễ tân ngoại giao, dù cơ quan cấp nào
cũng phải luôn ghi nhớ nguyên tắc: trọng thị, hữu nghị,
chu đáo, an toàn. Muốn được vậy, người được giao trọng
trách tổ chức và điều hành công việc này cần lưu ý tối
từng khâu, từng bước trong quá trình gặp gỡ, tiếp xúc và
đưa tiễn khách.

1. N ắ m b ắ t những thông tin cơ bản vê khách,

bao gồm :

- Tính chất đồn khách;
- Mục đích viếng thăm;
- Cấp bậc đoàn khách;
- Thành phần, số lượng;

- Đặc điểm về sức khoẻ, sở thích, tín ngưỡng;
- Ngày, giờ đến;

- Trách nhiệm đưa đón.

2

.Chuẩn bị k ế hoạch đón tiếp

Trước hết, cần xin ý kiến cấp trên và lập kế hoạch cụ
thể về việc đón tiếp, chương trình hoạt động của khách
trong thời gian lưu lại.

Phân công nhiệm vụ cụ thê đôi với các mục việc:
- Thành phần tiêp khách;

</div>
(169)<div class='page_container' data-page=169>

- Nghi lễ ngoại giao (nếu cần);
- Trang trí phịng tiếp khách;

* Người phụ trách hậu cần và các khâu hậu cần;
- Người chủ trì cuộc gặp gỡ đầu tiên;

- Người hưóng dẫn và giới thiệu khách;

- N hân sự làm việc từng buổi nếu khách lưu lại
nhiều ngày.

Kiểm tra việc liên hệ nơi ở, ăn, đi lại tham quan, giải
trí; bảo đảm chu đáo và an ninh cho khách.

Chuẩn bị những phương án dự phịng cho từng cơng
việc.

Câu hỏi 110: Cần phải chú ý những gì trong cơng 
tác lể tân tại phòng tiếp khách?

T rả lời:

1

.Giới th iêu

</div>
(170)<div class='page_container' data-page=170>

Nguyên tắc chung của nghi lễ giới thiệu là “nhạt với đậm”,
cụ thể là:

- Người ít quan trọng được giới thiệu với người quan
trọng hơn;

- Cấp dưối vối cấp trên;
- Trẻ hơn vối già hơn;
- Nam với nữ;

- Người sở tại với khách;

- Người tới sau với người tối trước.

2. Bơ' tr í chỗ ngồi

Có thể dựa trên những đặc điểm tính chất và cấp bậc
của đoàn khách mà nghiên cứu trước, lựa chọn mọt hoặc
một sô" trong các nguyên tắc săp xêp chô ngoi sau đay đe
ấp dụng:

- Nguyên tắc ngôi thứ: người được công nhận là quan
trọng nhất luôn được xếp chỗ ngồi vào vị trí quan trọng
hàng đầu.

- Nguyên tắc đoàn khách tự định đoạt: đoàn khách tự
chỉ định người đứng đầu và thứ bậc của mỗi người trong
đoàn để xác định vị trí.

</div>
(171)<div class='page_container' data-page=171>

- Nguyên tắc ngôi thứ không ủy quyền: một người khi
đên bàn hội nghị vói tư cách được ủy quyển bởi một người
khác thì khơng thể được đổi xử như với người mình đại
diện, trừ trường hợp liên quan đến các nguyên thủ quốc
gia. Để có được vinh dự như nhau, người thay th ế phải
cùng cấp.

- Nguyên tắc nhường chỗ: chủ của một buổi lễ tiếp
một n hân v ật cấp bậc cao hơn cấp bậc của mình sẽ lịch
sự nhường chỗ quan trọng n h ấ t cho nhân vật khách cấp
cao đó.

- Nguyên tắc tuổi tác và thâm niên: người nhiều tuổi
xếp ở vị trí quan trọng hơn người ít tuổi; người cùng chức
vụ với những người khác nhưng có thâm niên cao hơn sẽ
được xếp ở vị trí quan trọng hơn; người tiền nhiệm xếp sau
người đương nhiệm, người giữ cương vị danh dự xếp sau
người giữ chức vụ thực tế.

- Nguyên tắc ưu tiên phụ nữ: khách nữ có cùng cấp
bậc được ưu tiên xếp trước khách nam.

- Nguyên tắc “người được mời”: chỗ của các cặp vợ chồng
được xếp theo cấp bậc của người giữ cương vị được mời.

- Nguyên tắc dân sự trước tôn giáo: trong các buổi lễ
không mang màu sắc tôn giáo, vị trí của các chức sắc tôn
giáo được xếp sau quan chức dân sự.

</div>
(172)<div class='page_container' data-page=172>

- Nguyên tắc vần chữ cái: sắp xếp vị trí theo bảng chữ
cái của ngơn ngữ nơi diễn ra sự kiện hoặc ngôn ngữ của tổ
chức hay một ngôn ngữ khác do các bên thoả thuận.

- Nguyên tắc bên phải trước bên trái sau: người quan
trọng nhất ở bên phải chủ nhân, người quan trọng thứ hai
ở bên trái và cứ th ế xen kẽ lần lượt.

- Nguyên tắc “đối diện tương đồng”: chủ nhân ngồi đối
diện với khách chính, sau đó theo quy tăc phải trái đê xêp
xen kẽ chủ và khách khác.

Câu hỏi 111: Hoạt động chiêu đãi khách được 
thực hiện như th ế nào?

Trả lời:

Chiêu đãi là một khâu tự nhiên trong quá trình giao
tiếp. Tuy nhiên cần ý thức rằng, cơng đoạn này có một
tầm quan trọng rấ t đặc biệt, khơng những thể hiện thịnh
tình của bên chiêu đãi đối vối khách mà còn là cơ hội quý
báu để các bên hiểu nhau kỹ hơn, tạo cơ hội hợp tác lâu
bền hơn.

Trong chiêu đãi, cần chú ý tối các công việc sau đây:

1

.Chọn kiểu tiệc

Viêc lưa chon kiểu tiệc phụ thuộc vào khá nhiều yếu tô"
kể cả khách quan lẫn chủ quan. Nếu là khách trong nước,
yếu tô' mục đích yêu cầu của cuộc chiêu đãi, thời gian,
kinh phí sẽ là những yếu tố quyết định; nếu là khách nước
ơgồi thì tính chất đồn khách, cấp bậc, đặc điểm văn hoá

</div>
(173)<div class='page_container' data-page=173>

sẽ là những yêu tơ" phải tính tới trước tiên. Cá biệt, trong
một sô trường hợp, điều này lại được quyết định dựa trên
ý mn của khách và lịng hiếu khách của chủ nhà.

Thông thường, đối vối khách nước ngoài, vào những
bữa tiệc đầu tiên khi khách đặt chân đến đất nưóc, nên
mòi khách dự tiệc kiểu thuần Á để giới thiệu ẩm thực, văn
hóa bản địa và thỏa mãn tâm lý thông thường là muốn
được thưởng thức đặc sản địa phương của khách. Nếu
đoàn khách lưu lại thời gian dài, thỉnh thoảng nên mòi họ
ăn tiệc Âu để họ bớt nhớ quê hương hoặc củng cố sức khỏe
cho khách trong trường hợp họ không dùng quen các món
ăn châu Á.

Nếu thời gian đãi tiệc hạn hẹp, có thể mời tiệc đứng
với những đồ ăn nguội và rượu nhẹ là chủ yếu. Nhưng
nếu thời gian rộng rãi và kinh phí dồi dào, phía chủ nhà
có thể mở một buổi chiêu đãi long trọng để thể hiện thêm
thái độ trọng thị và tăng ấn tượng tốt đẹp, đáng nhố đôi
với khách.

Nguyên tắc là không nên mở tiệc Á, Âu lẫn lộn, vì như
vậy khách sẽ không cảm nhận sâu sắc được vị trí trung
tâm của họ, không đánh giá cao năng lực phân tích của
phía chiêu đãi. Và như vậy, phần ý nghĩa quan trọng của
công việc tiếp khách sẽ bị giảm đi.

2. B à i tr í tro n g p h ò n g tiệc

</div>
(174)<div class='page_container' data-page=174>

một phòng chị để khách có thể trao đổi, trò chuyện, giao
lưu vối nhau trước khi vào phần chính. Đó cũng là nơi để
nhân viên lễ tân có thể hưống dẫn vị trí của khách trong
bàn tiệc chính thức, ở phòng này có thể sắp xếp giá treo
áo khoác và các vật dụng khác, tạo điểu kiện cho khách
rảnh rang và thoải mái khi vào dùng tiệc.

Phịng tiệc phải có đầy đủ phương tiện điều hịa khơng
khí như máy điểu hịa nhiệt độ, hệ thơng lị sươi vào mùa
đông hoặc quạt gió, quạt mát vào mùa hè. Trong phịng
khơng có mùi hôi hoặc những mùi khó chiu, kiêng kỵ đơi
với tập quán của khách. Phòng tiệc có thê trang trí thêm
dây hoa trang kim, bóng màu nhưng cân vừa phai, sao cho
đồ ăn mối là tiêu điểm gây sự chú ý trong bữa tiệc. Sự lạm
dụng đồ trang trí sẽ làm rôi, nhàm khong gian, co the
khiến cho khách đánh giá không cao ve gu tham mỹ cũng
như năng lực tổ chức sự kiện của phía chu nhà. Nêu đặt lọ
hoa thì cần lưu ý không nên cắm hoa quá cao làm ảnh
hưởng tầm nhìn của khách hoặc tạo cảm giác chênh vênh,
không sử dụng loại hoa có mùi gắt, nồng làm át hương vị
của rượu và món ăn hoặc gây kho chiu cho khach.

Đồ dùng trong buổi tiệc phải đồng bộ, được lau chùi
sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng, đẹp mắt. Bộ phận phục vụ cần
kiểm tra và loại bỏ những bàn ghế, đồ dùng hư hỏng, sứt
mẻ rạn nứt không đồng bộ khi tiến hành các khâu
chuẩn bị.

</div>
(175)<div class='page_container' data-page=175>

phải nghiên cứu và tính tốn kỹ để tránh tình trạng thức
ăn, đồ dùng châ't chứa trên bàn, gây khó khăn cho thực
khách khi cử động. Bàn ăn nên rộng vừa phải (thường
không quá 1,6 m) để khi nói chuyện, ngưịi ngồi hai bên
bàn có thể nghe được tiếng nói của nhau mà không gây
m ất trậ t tự chung.

Về khăn trải bàn, trừ bàn danh dự, ở các bàn còn lại
cần được trải khăn bàn và trang trí giơng nhau để khách
khơng có cảm giác bị phân biệt đốì xử. Khăn trải bàn tiệc
nên dùng vải một màu trang nhã, trán h dùng khăn hoa
hoặc nilon.

3. Bơ tr í chỗ ngồi tron g bàn tiêc

Trong một số cuộc chiêu đãi, cần đặc biệt chú ý đến vị
trí quan trọng nhất dành cho một hoặc một sô' nhân vật
trung tâm. Nếu cần bơ' trí chỗ ngồi cho đoàn chủ nhà và
một đồn khách thì theo thơng lệ, vị trí trung tâm dành
cho hai trưởng đoàn (tức là người chủ chính và khách
chính) có thể là giữa hai bên theo chiều dọc của bàn chữ
n h ật (tức là hai đầu bàn), hoặc giữa hai bên theo chiều
ngang. Các vị trí khác sẽ được tính từ nhân vật trung tâm

trở đi, theo thứ tự mức độ quan trọng giảm dần, lần lượt
phải rồi đến trái.

</div>
(176)<div class='page_container' data-page=176>

nhà nói chuyện với nhau, chúc tụng nhau suổt bữa tiệc.
Nhưng cũng nên tránh việc tạo khơng khí giao lưu q ồn
ã khi ăn tiệc, nói cười quá to, cố tình ép khách uống rượu
bia khi họ không muốn hoặc tửu lượng kém.

Nếu trong bữa tiệc có các cặp vợ chồng đi cùng thì có
thể tạm thời tách họ ra trong lúc ăn tiệc, trừ những trường
hợp đặc biệt hoặc họ có lý do riêng mn ngồi cạnh nhau.
Có thể sắp xếp cặp vỢ chồng ngồi cùng phía nhưng không
sát cạnh nhau nếu có một bàn, hoặc ngơi khác bàn nêu có
nhiều bàn.

Nếu trong bàn tiệc có nhiều nữ, không nên sắp xếp hai
nữ ngồi cạnh nhau trừ trường hợp một trong hai là phiên
dịch hoặc trợ lý riêng.

Trường hợp nhân vật trung tâm ca phía chu va khach
đều có vỢ đi cùng thì sắp xếp hai nhân vật chính ngồi đôi
diện nhau, vỢ khách chính ngồi bên phải chủ chính và vợ
chủ chính ngồi bên phải khách chính.

4. s ắ p xếp đ ồ d ù n g trên bàn tiệc

Nếu trên bàn tiệc có hoa, nến hoặc các món đồ trang
trí khác thì nên đặt các món đó ở vị trí giữa bàn.

Bộ đồ ăn phải được lựa chọn phù hợp với kiểu tiệc và

thực đơn sạch, khô và xếp đặt ngay ngắn ở vị trí thuận
tay đối với khách.

Trước khi thực khách ngồi vào bàn tiệc cần có một bộ
đồ ăn vừa có tính chất trang trí vừa phục vụ cho món ăn
đầu tiên. Không nên bày qưá nhiều đồ dùng cùng một lúc
sẽ gây cảm giác rối, chật chội, làm mất ấn tượng ẩm thực,

</div>
(177)<div class='page_container' data-page=177>

mà nên dùng xong đến đâu dọn đi đến đó rồi mới đem tiếp
đồ dùng cho món sau. Trên một bàn tiệc, đồ ăn dùng cho
mọi người phải đồng bộ.

Ly, tách, cốc cần phù hợp vối từng loại đồ uống dự
định, tránh dùng một ly, tách cho nhiều loại đồ uống khác
nhau vừa không lịch sự, vừa làm m ất mùi vị khác biệt của
các loại đồ uống.

Ngoài bộ đồ ăn, uống chính cho thực khách, mỗi bàn
cần có thêm một hoặc hai đồ dùng chung đế đựng xương
và thức ăn bỏ đi, trán h cho thực khách lúng túng không
biết bỏ xương vào đâu hoặc vứt bừa bãi gây mất vệ sinh,
m ất lịch sự.

5. Thực đơn

Khi lựa chọn thực đơn cần căn cứ vào tổng hồ các yếu
tố, như:

- Tính chất buổi chiêu đãi (xã giao hay thân tình);
- Kiểu tiệc (đứng hay bàn, Âu hay Á);

- Truyền thông ẩm thực, thói quen, tín ngưỡng của
khách mời;

- Ý muốn của khách mời;
- Sức khoẻ của khách mời;
- Thời tiết;

- Khả năng tài chính của phía chủ tiệc.

</div>
(178)<div class='page_container' data-page=178>

cũng làm cho thực khách thấy hài lòng, gây ấn tượng sâu
săc hơn so với một bữa tiệc thừa mứa, nhiều thức ăn
không dùng đến.

Nêu chiêu đãi tiệc Việt Nam, cần lưu ý tới năm nhóm
món ăn thơng lệ chủ yếu sau:

- Đồ ăn nguội kèm vối uống rượu bia;
- Các món xào, rán;

- Các món mặn;
- Canh;

- Đồ tráng miệng.

Một nguyên tắc nữa của việc chọn thực đơn, nhât là
tiêp khách nước ngoài là khơng chọn những món ăn khiên
khách phải lúng túng, khó xử vì:

- Có mùi vị quá đặc biệt hoặc mùi vị khó chịu đơi vối

thói quen của khách;

- Địi hỏi những đồ dùng khó sử dụng;

- Món ăn q dai, cứng, phải dùng tay mà khơng báo trước.
Danh mục các món ăn cần được in trang nhã, đẹp
mắt, dễ đoc và để sẵn trên môi bàn tiệc. 0 những cuộc
chiêu đãi ngoại giao trọng thê, cân gưi trưóc thực đơn cho
đồn khách và để ở vị trí cạnh đồ dùng của mỗi khách
khi vào bàn tiêc. Nhờ đó, khách se biet. minh được mịi
những món gì, tiên độ âm thực ra sao, có cân kiêng món
gì khơng, có đủ thời gian đê dự tiệc không, cân chuẩn bị
tâm lý ra sao, V . V . . Nêu gửi thực đơn trước, có thể ghi

thêm thông tin vê chủ tiệc .mòi, thời gian, lý do và địa
điểm mòi tiệc.

</div>
(179)<div class='page_container' data-page=179>

Câu hỏi 112: Nghi thức nhà nước là gì? Nội dung 
cơ bản cấu thàn h nghi thức nhà nước?

T rả lời:

Nghi thức nhà nưốc là cách thức, lễ nghi giao tiếp
chính thức trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Nghi thức nhà nước do các cơ quan chức năng có thẩm
quyền quy định, thường bao gồm một số nội dung sau:

- Cách sử dụng biểu tượng quốc gia như quốc kỳ, quốc
ca, quốc huy;

- Cách thức, thủ tục, quy trình tiến hành các sự kiện
quan trọng, các ngày lễ tết của quốc gia;

- Cách thức trang trí, bài trí cơng sở;

- Nghi thức công sở: trang phục, lễ phục; thủ tục tang
lễ, cưới hỏi đốì vói cán bộ, công chức, viên chức.

- Nghi thức lễ tân, trong đó có lễ tân ngoại giao.

Câu h ỏi 113: N ghi th ứ c cô n g sở là gì? Văn bản 
nào của cơ qu an nhà nước quy địn h ngh i thức 
cô n g sở?

T rả lời:

</div>
(180)<div class='page_container' data-page=180>

Văn bản làm nền tảng cho các cơ quan, tổ chức xây
dựng và ban hành quy chế riêng về vân đề này là “Quy
chê văn hố cơng sở tại các cơ quan hành chính nhà nước”
ban hành kèm theo Quyết định sô 129/2007/QĐ-TTg ngày
02-8-2007 của Thủ tưống Chính phủ.

Câu hỏi 114: Nêu quy định về việc tổ chức Ngày 
Qc khánh nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt 
Nam (ngày 02 tháng 9)?

Trả lời:

Nghị định sô 82/2001/NĐ-CP ngày 06-11-2001 của

Chính phủ đưa ra các quy định về nghi lê tô chức các sự
kiện trọng đại của đất nước, trong đó quy định về tổ chức
Quốc khánh nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
(ngày 02 tháng 9) như sau:

1

.N ă m lẻ

- Lãnh đạo Đảng, Nhà nưóc, Qc hội, Chính phủ, Uy
ban Trung ương Mặt trận Tô quôc Việt Nam và đại diện
lãnh đạo các cơ quan Trung ương của các tơ chức chính
trị - xã hội (sau đây gọi là các đồn thê) đặt vịng hoa, vào
Lăng viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh và đặt vòng hoa tại
Đài Tưởng niệm các Anh hùng Liệt sĩ (sau đây gọi tắ t là
Đài Tưởng niệm).

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủ y ban nhân dân,
ủ y ban Mặt trận Tổ quôc- thành phô Hà Nội tổ chức
rníttinh; mời đại diện lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội,

179

</div>
(181)<div class='page_container' data-page=181>

Chính phủ, ủ y ban Trung ương M ặt trậ n Tổ quốc Việt
Nam và các đoàn thể dự.

- Thủ tướng Chính phủ tiếp Đồn Ngoại giao và các
Trưởng đại diện của Tổ chức Quốc tế tại Hà Nội với hình
thức tiệc rượu.

- Bộ Ngoại giao tổ chức cho Đoàn Ngoại giao và các
Trưởng đại diện của Tổ chức Quốc tế tại Hà Nội đặt vòng
hoa, vào Lăng viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh và đặt vòng
hoa tại Đài Tưởng niệm.

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủ y ban nhân dân, ủ y
ban M ặt trận Tổ quốc Thành phơ' Hồ Chí Minh tổ chức
m íttinh.

2. N ă m trò n

- Tại Thủ đô Hà Nội, tổ chức m íttinh với danh nghĩa
Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Nhà nước, Quốc hội,
Chính phủ, ủ y ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam; mịi Đồn Ngoại giao và các Trưởng đại diện của Tổ
chức Quốc tế tại Hà Nội dự.

- Tổng Bí thư Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng
sản Việt Nam (sau đây gọi tắ t là Tổng Bí thư), Chủ tịch
nước, Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Quốc hội, Chủ tịch
Đoàn Chủ tịch ủ y ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam chiêu đãi trọng thể tại Phủ Chủ tịch. Chủ tịch nước
đọc lồi chúc rượu; mời Đoàn Ngoại giao và các Trưởng đại
diện của Tổ chức Quốc tế tại Hà Nội dự.

</div>
(182)<div class='page_container' data-page=182>

Chủ tịch Hồ Chí Minh và đặt vòng hoa tại Đài Tưởng
niệm như năm lẻ.

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủ y ban nhân dân, ủ y
ban Mặt trận Tổ quốc Thành phơ Hồ Chí Minh tổ chức

míttinh.

3. N ăm ch ẵn

Tổ chức míttinh, diễu hành tại Quảng trường Ba
Đình; lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Qc hội, Chính phủ,
ủ y ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các
đoàn thể dự. Chủ tịch nước đọc diễn văn; nếu có duyệt
binh thì Bộ trưởng Bộ Quốc phòng đọc nhật lệnh; mời
Đoàn Ngoại giao và các Trưởng đại diện của Tổ chức quốc
tế tại Hà Nội dự.

Các hoạt động khác tổ chức như năm tròn.

Câu hỏi 115: Quy định của Nhà nước về v iệc tổ 
chức Ngày Giỗ tổ Hùng Vương (ngày 10-3 âm lịch ) 
như th ế nào?

Trả lời:

Điều 6 Nghị định số 82/2001/NĐ-CP do Chính phủ
ban hành ngày 06-11-2001 quy định việc tổ chức Ngày Giỗ
tổ Hùng Vương (ngày 10-3 âm lịch) như sau:

Việc xác định năm lẻ, năm tròn, năm chẵn để tổ chức
Ngày Giỗ tổ Hùng Vương được tính theo năm dương lịch.

1

.N ăm lẻ

</div>
(183)<div class='page_container' data-page=183>

lãnh đạo Bộ Văn hoá - Thông tin dự lễ dâng hương và tổ
chức các hoạt động trong lễ hội.

2. N ă m trò n

ủ y ban nhân dân tỉnh Phú Thọ tổ chức lễ hội; mời đại
diện lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốic hội, Chính phủ, ủ y
ban Trung ương M ặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn
thể dự lễ dâng hương.

3. N ă m c h ẵ n

Bộ Văn hố - Thơng tin và ủ y ban nhân dân tỉnh Phú
Thọ tổ chức Lễ hội; mòi đại diện lãnh đạo Đảng, Nhà nưốc,
Quốc hội, Chính phủ, ủ y ban Trung ương Mặt trận Tổ
quốíc Việt Nam và các đoàn thể dự lễ dâng hương.

Câu hỏi 116: Nêu quy định vể việc tổ chức Ngày 
thàn h lập Đ ảng Cộng sản V iệt Nam

T rả lời:

Quy định về việc tổ chức Ngày thành lập Đảng Cộng
sản Việt Nam (ngày 03-2) được thể hiện tại Điều 7 Nghị
định số 82/2001/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 06-
11-2001 cụ thể như sau:

1

.N ă m lẻ

</div>
(184)<div class='page_container' data-page=184>

2. N ă m trò n

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủ y ban nhân dân, ủy
ban Mặt trận Tổ quốc thành phô" Hà Nội tổ chức míttinh;
mời lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, ủ y ban
Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể dự.

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, Uy ban nhân dân, Uy
ban Mặt trận Tổ quốc Thành phô Hồ Chí Minh tổ chức
míttinh.

3. N ă m ch ẵn

- Lãnh đạo Đảng, Nhà nưốc, Quốc hội, Chính phủ, ủ y
ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đồn
thể đặt vịng hoa, vào Lăng viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh
và đặt vịng hoa tại Đài tưởng niệm.

- Tại Thủ đô Hà Nội, tô chức míttinh với danh nghĩa
Ban Chấp hành Trung ương Đảng, ủ y ban Trung ương
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; mời Đoàn Ngoại giao và các
Trưỏng đại diện của Tổ chức Quốic tế tại Hà Nội dự.

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủ y ban nhân dân,
ủ y ban Mặt trận Tổ quốc Thành phố Hồ Chí Minh tổ
chức m íttinh.

Câu hỏi 117: Quy định của Nhà nước về việc tổ

chức Ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh như th ế nào?

Trả lời:

Việc tổ chức kỷ niệm Ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh
(ngày 19-5) được quy định tại Điều 8 Nghị định số
82/2001/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 06-11-2001.
Nội dung như sau:

</div>
(185)<div class='page_container' data-page=185>

1

.N ă m lẻ

Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, ủ y
ban Trung ương Mặt trận Tổ quổc Việt Nam và các đoàn
thể đặt vòng hoa và vào Lăng viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh.

2. N ă m trị n

- Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, ủ y
ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đồn
thể đặt vịng hoa và vào Lăng viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh.

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủ y ban nhân dân, ủ y
ban Mặt trận Tổ quốc thành phô' Hà Nội tổ chức míttinh;
mời lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, ủ y
ban Trung ương M ặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn
thể dự.

- T hành ủy, Hội đồng nhân dân, ú y ban nhân dân,

ủ y ban M ặt trậ n Tổ quốc Thành phô' Hồ Chí Minh tổ
chức m íttinh.

- Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, ủ y ban nhân dân, ủ y
ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh Nghệ An tổ chức míttinh.

3. N ă m c h ẵ n

- Tại Hà Nội, tổ chức m íttinh với danh nghĩa Ban
Chấp hành Trung ương Đảng, Nhà nưốc, Quốc hội, Chính
phủ, ủ y ban Trung ương Mặt trận Tổ quôc Việt Nam; mồi
Đoàn Ngoại giao và các Trưởng đại diện của Tổ chức Quốc
tế tại Hà Nội dự.

</div>
(186)<div class='page_container' data-page=186>

Câu hỏi 118: Nêu quy định về tổ chức Ngày 
chiến thắng, giải phóng m iền Nam, thống nhất đất 
nước (ngày 30 tháng 4)?

Trả lời:

Điều 9 Nghị định số 82/2004/NĐ-CP ngày 06-11-2001
của Chính phủ quy định việc tổ chức kỷ niệm Ngày chiến
thắng giải phóng miền Nam, thơng nhất đất nước như sau:

1

.N ă m lẻ

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, Uy ban nhân dân, ử y
ban Mặt trận Tổ quôc thành phô Hà Nội tổ chức míttinh;

mời đại diện lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính
phủ, ủ y ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và
các đoàn thể dự.

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủ y ban nhân dân,
ủ y ban M ặt trận Tổ qc Thành phơ Hồ Chí Minh tổ
chức m íttinh.

2. N ă m tròn

- Tại Hà Nội, tổ chức míttinh với danh nghĩa Ban Chấp
hành Trung ương Đảng, Nhà nưóc, Quốc hội, Chính phủ,
ủ y ban Trung ương Mặt trận Tổ quôc Việt Nam; đại diện
lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quôc hội, Chính phủ, ủ y ban
Trung ương Mặt trận Tổ qc Việt Nam và các đồn thể dự.

- Các hoạt động khác tổ chức như năm lẻ.
3

.N ă m ch ẵ n

</div>
(187)<div class='page_container' data-page=187>

ủ y ban Trung ương M ặt trận Tổ quốc Việt Nam; đại diện
lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, ủ y ban
Trung ương M ặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể
dự; mời Đoàn Ngoại giao và các Trưởng đại diện của Tổ
chức Quốc tế tại Hà Nội dự.

- Các hoạt động khác tổ chức như năm tròn.

- Tại T hành phơ Hồ Chí Minh, tổ chức diễu binh,

diễu hành.

Câu hỏi 119: Quy định của Nhà nước về việc tổ 
chức N gày Tết N guyên đán như th ế nào?

T rả lời:

Nội dung này được thể hiện tại Điều 10 Nghị định số

82/2001/NĐ-CP ngày 06-11-2001 của Chính phủ như sau:
- Chủ tịch nưốc chúc Tết đồng bào cả nước và người
Việt Nam ở nước ngoài trên Đài Truyền hình và Đài Tiếng
nói Việt Nam lúc giao thừa.

- Bộ trưởng Bộ Ngoại giao gặp mặt Đoàn Ngoại giao và
các Trưởng đại diện của Tổ chức quốc tế tại Hà Nội.

Câu hỏi 120: Cách trang trí buổi lể tổ chức 
m íttin h , lể kỷ niệm và đón nhận các danh hiệu vinh 
dự của Nhà nước được tổ chức như thê nào?

T rả lời:

</div>
(188)<div class='page_container' data-page=188>

1

.Tô chức tro n g hôi trường

Sân khâu hội trường được trang trí trang trọng theo
những quy định sau:

a) Quốc kỳ hoặc Quốc kỳ và cờ Đảng treo trên phông
hậu hoặc trên cột cờ về phía bên trái của sân khấu; Quốc
kỳ ở bên phải, cò Đảng ở bên trái (nhìn từ phía hội
trường lên).

b) Tượng bán thân Chủ tịch Hồ Chí Minh đặt trên bục
cao phía dưối ngơi sao hoặc ở phía dưới giữa ngôi sao và
hình búa liềm theo chiều thẳng đứng. Trường hợp cờ được
treo trên cột thì đặt tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh chếch
phía trước bên phải cột cị (nhìn từ phía hội trường lên).

c) Tiêu để buổi lễ kiểu chữ chân phương trên nền
phơng hậu về phía bên phải sân khấu.

d) Bàn Đoàn Chủ tịch: căn cứ vào tính chất của buổi
lễ, Ban Tổ chức quyết định việc bơ' trí bàn Đồn Chủ tịch
buổi lễ.

Bàn Đoàn Chủ tịch được bố trí ở giữa sân khấu. Tùy
theo số lượng thành viên Đoàn Chủ tịch, Ban Tổ chức
quyết định sơ' hàng (cao dần vê phía sau) nhưng hàng sau
cùng người ngồi không được che khuât tượng Chủ tịch Hồ
Chí Minh và tiêu để bi lê. Đồn Chủ tịch được bơ trí
ngồi theo chức vụ quan trọng từ giữa ra hai bên, từ phía
trước ra phía sau.

đ) Bục diễn giả có thể bơ trí trên sân khấu (phía bên
phải sân khấu) hoặc phía dưới trước sân khấu tùy theo
điều kiện cụ thể của hội trường. Không đặt bục diễn giả

L

</div>
(189)<div class='page_container' data-page=189>

che lấp tiêu để trên phông hậu; không đặt hoa che lấp mặt
người nói; micrô trên bục diễn giả được đặt ngay ngắn,
thuận tiện cho người nói.

e) Hoa trang trí đặt ở phía dưối, trước bục đặt tượng
Chủ tịch Hồ Chí Minh. Đổi với những cuộc míttinh, lễ kỷ
niệm có thể đặt lẵng hoa phía trước bục diễn giả và chậu
cây cảnh hoặc lẵng hoa phía dưới tiêu để dọc theo phông
hậu. Nếu có lẵng hoa của các đồng chí lãnh đạo cao cấp
của Đảng, Nhà nước tặng thì đặt ở vị trí trang trọng.
Không đặt quá nhiều lẵng hoa trên sân khấu (khoảng 5
chậu cây cảnh hoặc 5 lẵng hoa).

g) Khẩu hiệu của buổi lễ được treo ở vị trí nổi bật, phù
hợp với không gian hội trường. Nội dung khẩu hiệu do
Ban Tổ chức quyết định.

h) Bên ngoài hội trường treo Quốc kỳ ở vị trí trang
trọng, cờ trang trí, băng khẩu hiệu, tạo cảnh quan phù
hợp vối buổi lễ.

i) Khách mời được bơ' trí ngồi đối diện phía dưới trước
sân khấu theo chức vụ quan trọng từ giữa ra hai bên, từ
phía trước ra phía sau.

2. T ổ ch ứ c n g o à i trờ i

a) Buổi lễ ngoài trời được tổ chức tại quảng trường,

sân vận động hoặc một nơi trang trọng khác do Ban Tổ
chức quy định.

</div>
(190)<div class='page_container' data-page=190>

c) VỊ trí Đồn Chủ tịch được bơ" trí giữa lễ đài. Quần
chúng dự míttinh đứng thành khối trước lễ đài.

Câu hỏi 121: Trang phục của các nhóm thành 
viên tham gia lể m íttinh, lể kỷ niệm như th ế nào?

Trả lời:

Theo Nghị định số 154/2004/NĐ-CP ngày 09-8-2004
của Chính phủ vể nghi thức nhà nước trong tổ chức
míttinh, lễ kỷ niệm, trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh
dự nhà nước, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của
Chính phủ, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, trang
phục khi tổ chức lễ míttinh, lễ kỷ niệm như sau:

1. Đối với Đoàn Chủ tịch, người chủ trì buổi lễ; đại
biểu là các đồng chí lãnh đạo các cấp, khách mời; người
trao tặng và người đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nưốc,
Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của Chính phủ,
Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ:

- Nam: mặc comlê có thắt cà vạt hoặc áo sơ mi dài tay
có th ắt cà vạt.

- Nữ: mặc áo dài truyền thống (trời lạnh có thể có áo
khốc ngồi) hoặc comlê nữ.

2. Đối với quần chúng dự lê: trang phục lịch sự, chỉnh
tề, phù hợp với buổi lê. Ban Tổ chức buổi lễ quy định trang
phục của khôi quần chúng và đơn vị tham gia diễu hành.

</div>
(191)<div class='page_container' data-page=191>

4. Người dự lễ là tướng lĩnh, sĩ quan, chiến sĩ các lực
lượng vũ trang mặc quân phục của quân chủng, binh
chủng.

Câu hỏi 122: Trình tự tiến hành buổi lế m íttinh, 
lê kỷ niệm diển ra như th ế nào?

Trả lời:

Nghị định số 154/2004/NĐ-CP ngày 09-8-2004 của
Chính phủ về nghi thức nhà nước trong tổ chức míttinh, lễ
kỷ niệm; trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh dự nhà
nưốc, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của Chính
phủ, Bằng khen của Thủ tưống Chính phủ quy định trình
tự tiến hành buổi lễ m íttinh, lễ kỷ niệm như sau:

1. Trưởng Ban Tổ chức buổi lễ thơng báo chương trình
buổi lễ; mòi lãnh đạo và đại biểu đứng dậy làm lễ chào cờ;
phát lệnh chào cờ.

2. Nhạc Quốc ca qua băng ghi âm, đốì với buổi lễ quan
trọng do Quân nhạc cử Quốc ca, người dự lễ hát theo.

3. Trưởng Ban Tổ chức cảm ơn và mời lãnh đạo, đại
biểu ngồi.

4. Trưởng Ban Tổ chức tuyên bô' lý do và giới thiệu đại
biểu ngắn gọn, trang trọng. Chỉ giới thiệu tên và chức vụ
đồng chí đại biểu có chức vụ cao nhất về Đảng, chính
quyển, Mặt trận Tổ quốc của Trung ương và địa phương;
các đồng chí khác giói thiệu chung.

</div>
(192)<div class='page_container' data-page=192>

6. Trưởng Ban Tổ chức giới thiệu lãnh đạo cấp trên
hoặc khách mồi phát biểu ý kiến.

Đế đơn giản hóa thủ tục, mở đầu diễn văn, báo cáo
hoặc phát biểu chỉ “kính thưa” một đồng chí có chức vụ
cao n h ất của Trung ương hoặc địa phương dự buổi lễ
còn lại “kính thư a” chung các đồng chí lãnh đạo, các vị
đại biểu.

7. Trưởng Ban Tổ chức nói lịi cảm ơn. Trường hợp
lãnh đạo cấp cao của Đảng hoặc Nhà nước phát biểu thì
người đứng đầu đơn vị tiêp thu ý kiên và nói lời cảm ơn.

8. Trưởng Ban Tổ chức cảm ơn và kêt thúc buổi lễ
trong tiếng nhạc của bài hát phù hợp với tính chất của
buổi lễ.

Câu hỏi 123: Trình tự tiên hành đón nhân các 
danh hiệu vinh dự của Nhà nước như th ế nào?

Trả lời:

Nghị định sô 154/2004/NĐ-CP ngày 09-8-2004 của
Chính phủ về nghi thức nhà nước trong tổ chức míttinh, lễ

kỷ niệm; trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh dự nhà
nước, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của Chính
phủ, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ quy định trình
tự tiến hành đón nhận các danh hiệu vinh dự của Nhà
nước như sau:

1. Nghi thức chào cị, tụn bơ lý do và giới thiệu đại
biểu thực hiện theo quy định.

</div>
(193)<div class='page_container' data-page=193>

2. Trưởng Ban Tổ chức mời thủ trưởng đơn vị báo cáo
tóm tă t thành tích của đơn vị và của cá nhân được khen
thưởng (nếu nhiều tập thể, cá nhân được khen thưởng thì
báo cáo tóm tắ t thành tích chung, khơng đọc bản thành
tích của từng tập thể, cá nhân).

3. Trưởng Ban Tổ chức mời đại diện chính quyền, cấp
ủy đảng, cơng đồn, đồn thanh niên của đơn vị được khen
thưởng và cá nhân được khen thưởng lên lễ đài hoặc sân
khấu để đón nhận quyết định.

4. Trưởng Ban Tổ chức công bố quyết định. Đại diện
tập thể hoặc cá nhân được khen thưởng đứng nghiêm theo
hàng trên lễ đài nghe cơng bơ' và đón nhận quyết định.
Những người tham dự khác không đứng dậy trong khi đọc
quyết định khen thưởng. Khi công bô' xong quyết định,
người dự vỗ tay chúc mừng.

5. Trưởng Ban Tổ chức mời đồng chí lãnh đạo có chức
vụ cao nhất vể Đảng và Nhà nước có m ặt tại buổi lễ trao
Huân chương, Huy chương, Cò thi đua của Chính phủ,

Bằng khen của Thủ tưống Chính phủ cho tập thể, cá nhân
được khen thưởng. Người trao gắn huân chương, huy
chương lên góc cao lá cờ truyền thống của đơn vị (nếu có)
hoặc trên ngực áo. Nếu trên lá cờ truyền thông của đơn vị
hoặc trên ngực áo của cá nhân đang có các loại huân
chương, huy chương mà huân chương, huy chương được
trao lần sau cao hơn thì phải được gắn ở vị trí cao hơn các
huân chương, huy chương có trước.

</div>
(194)<div class='page_container' data-page=194>

7. Trưởng Ban Tổ chức mời thủ trưởng đơn vị, cá nhân
được khen thưởng phát biểu ý kiến.

8. Trưởng Ban Tổ chức cảm ơn và tuyên bố- bế mạc
buổi lễ.

Câu hỏi 124: Trang phục, lế phục của cán bộ, 
công chức, viên chức nhà nước được quy định trong 
văn bản pháp luật nào? Những trường hợp nào bắt 
buộc phải mặc lể phục?

Trả lời:

Trang phục của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước
là bộ quần áo mà cán bộ, công chức, viên chức mặc thường
ngày khi thực hiện cộng vụ. Lễ phục là bộ quần áo mà cán
bộ, công chức, viên chức mặc khi tham gia các sự kiện
quan trọng có tính chất nghi lễ.

Theo Quy chê văn hố cơng sở tại các cơ quan hành
chính nhà nước ban hành kèm theo Quyết định sơ'

129/2007/QĐ-TTg ngày 02-8-2007 của Thủ tướng Chính phủ,
Trang phục:

+ Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên
chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự.

+ Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì
thực hiện theo quy định của pháp luật.

Lễ phục:

</div>
(195)<div class='page_container' data-page=195>

+ Lê phục của nam cán bộ, công chức, viên chức: bộ
comlê, áo sơ mi, cà vạt.

+ Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài
truyền thông, bộ comlê nữ.

Câu hỏi 125: Giao tiếp và ứng xử trong công sở 
được quy định như th ế nào và tại văn bản nào?

T rả lời:

Quy chế văn hố cơng sở tại các cơ quan hành chính
nhà nước ban hành kèm theo Quyết định sô” 129/2007/QĐ-TTg
ngày 02-8-2007 của Thủ tướng Chính phủ quy định về
giao tiếp và ứng xử tại các điều sau đây:

" Điều8. Giao tiếp và ứng xử

Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ
phải thực hiện các quy định về những việc phải làm và
những việc không được làm theo quy định của pháp luật.

Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên
chức phải có th ái độ lịch sự, tôn trọng. Ngôn ngữ giao
tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; khơng nói tục, nói tiếng
lóng, q uát nạt.

Điều 9. Giao tiếp và ứng xử với nhăn dân

Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công
chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải
thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan
đến giải quyết công việc.

</div>
(196)<div class='page_container' data-page=196>

hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực
hiện nhiệm vụ.

Điều 10. Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp
Trong giao tiếp và ứng xử với dồng nghiệp, cán bộ,

công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân
thiện, hợp tác.

Điều 11.Giao tiếp qua điện thoại

Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên
chức phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi
ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt

điện thoại đột ngột".

Câu hỏi 126: Quy định về bài trí khn viên 
cơng sở như thê nào?

Trả lời:

Theo Quy chế văn hố cơng sở tại các cơ quan
hành chính nhà nước ban hành kèm theo Quyết định

số 1 2 9/2 0 0 7/QĐ-TTg ngày 02-8-2007 của Thủ tướng

Chính phủ, việc bài trí khuôn viên công sở được quy
định như sau:

- Biển tên cơ quan

+ Cơ quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính,
trên đó ghi rõ tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ
của cơ quan.

</div>
(197)<div class='page_container' data-page=197>

- Phòng làm việc

+ Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ
và tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức.

+ Việc sắp xếp, bài trí phịng làm việc phải bảo đảm
gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý.

+ Không lập bàn thờ, thắp hương, khơng đun, nấu

trong phịng làm việc.

- Khu vực đê phương tiện giao thông

Cơ quan có trách nhiệm bơ' trí khu vực để phương tiện
giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người
đến giao dịch, làm việc. Khơng thu phí gửi phương tiện
giao thông của người đến giao dịch, làm việc.

Câu hỏi 127: H iện nay, việc tố chức lể tang đối 
với cán bộ, côn g chức, viên chức được thực hiện 
th eo quy định nào của Nhà nước?

T rả lời:

Ngày 17-12-2012, Chính phủ đã ban hành Nghị định
số 105/2012/NĐ-CP về tổ chức lễ tang cán bộ, công chức,
viên chức với Điều 59 quy định vê hiệu lực thi hành như
sau: “Nghị định này có hiệu lực thi hành kê từ ngày 01 
tháng 02 năm 2013 và thay th ế Nghị định sô'

62/ 2001/ NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2001 của Chính

phủ về việc ban hành Quy chê tô chức lễ tang đôi với cán 
bộ, công chức, viên chức nhà nước khi từ

</div>
(198)<div class='page_container' data-page=198>

này quy định việc tổ chức lễ tang đố] với cán bộ, công chức
viên chức đang làm việc hoặc nghỉ hưu khi từ trần (sau
đây gọi chung là người từ trần)”.

Nguyên tắc tổ chức lễ tang được quy định tại Điểu 2
của Nghị định như sau:

- Việc tổ chức lễ tang đổì với người từ trần thể hiện sự
trân trọng của Đảng, Nhà nước và nhân dân, cơ quan, đơn
vị đôi với công lao, công hiên của cán bộ, công chức, viên
chức trong quá trình làm việc, hoạt động cách mạng, xây
dựng và bảo vệ Tổ quôc.

- Việc tổ chức lễ tang đơì với người từ trần phải trang
trọng, văn minh, kê thừa nét đẹp văn hóa truyền thốhg
của dân tộc, tiết kiệm, phù hợp với điểu kiện kinh tế - xã
hội của đất nước, của từng vùng; hạn chế, từng bước loại
bỏ những tập quán lạc hậu, mê tín dị đoan, phơ trương,
lãng phí. Khuyến khích tổ chức an táng theo các hình thức
hỏa táng, điện táng, an táng tại quê hương.

Ngoài ra, tại Điều 4 của Nghị định cịn có một sơ quy
dịnh khác đối với việc tổ chức tang lễ:

- Lễ viếng tổ chức tại nhà tang lễ, lễ đưa tang và lễ an
táng thực hiện cùng trong một ngày (trừ lễ quôc tang).

</div>
(199)<div class='page_container' data-page=199>

- Linh cữu người từ trần quàn tại nhà tang lễ hoặc tại
gia đình khơng để ơ cửa có lắp kính trên nắp quan tài.

- Không rắc vàng mã và các loại tiền do Ngân hàng
Nhà nước Việt Nam phát hành và ngoại tệ trong quá trình
đưa tang từ nhà tang lễ hoặc gia đình đến nơi an táng;
không đốt đồ mã tại nơi an táng.

- Chỉ các thành viên Ban Lễ tang Nhà nước và Ban Tổ
chức Lễ tang đeo băng tang đen (có chiều rộng 07 cm) trên
cánh tay trái.

Câu hỏi 128: Đ ối tượng nào được tố chức tang lể 
th eo nghi thức quôc tang? Việc thôn g báo lể quốc 
tang, thành lập ban tổ chức quốc tang, ban tang lể 
được thực h iện như thê nào?

T rả lời:

Điêu 3 của Nghị định 105/2012/NĐ-CP về tổ chức lễ
tang cán bộ, công chức, viên chức liệt kê các hình thức lễ
tang bao gồm: lễ quốc tang, lễ tang cấp nhà nước, lễ tang
cấp cao, lễ tang cán bộ, cơng chức, viên chức.

Về hình thức quốc tang, có những quy định cụ thể
như sau:

1

.C hức d a n h dược t ố chứ c qu ốc ta n g

Cán bộ đang giữ hoặc thôi giữ một trong các chức vụ
sau đây khi từ trần được tổ chức lễ quôc tang:

</div>
(200)<div class='page_container' data-page=200>

- Thủ tướng Chính phủ nưốc Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam;

- Chủ tịch Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam.

Ngoài những trường hợp trên, đối với cán bộ cấp cao
khác có q trình đóng góp và cơng lao to lớn đôi với sự
nghiệp cách mạng của Đảng, Nhà nước và nhân dân, có uy
tín lớn trong nưốc và quốc tế, Bộ Chính trị quyết định việc
tổ chức lễ quốc tang.

2. Việc th ô n g cáo lễ quốc ta n g

Các cơ quan sau đây cùng đứng tên ra thông cáo về lễ
quốc tang:

- Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam;
- Quốc hội nưốc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Chính phủ nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- ủ y ban Trung ương Mặt trận Tổ quôc Việt Nam.

3. B a n lễ ta n g n h à nước và ban t ổ chức lễ ta n g

a) Bộ Chính trị quyết định thành lập ban lễ tang nhà
nước, gồm từ 25 (hai mươi lăm) đên 30 (ba mươi) thành
viên đại diện Bộ Chính trị, Ban Chấp hành Trung ương,
Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, ủ y ban Trung ương
Mặt trận Tổ quôc Việt Nam, các đoàn thể trung ương, cơ
quan nơi người từ trần đã hoặc đang công tác, đại diện
lãnh đạo tỉnh, thành phô' trực thuộc Trung ương quê
hương hoặc nơi sinh của người từ trần.

</div>