THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN TIỀN MẶT TẠI CỬA HÀNG
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐẠI LA.
1. Công tác quản lý vốn tiền mặt tại cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại
La
Hiện tại, tiền mặt tại quỹ của cửa hàng Thương mại Dịch vụ Đại
La chỉ bao gồm một loại tiền duy nhất là Việt Nam đồng không sử dụng
tín phiếu, vàng bạc, đá quý, ngoại tệ do đó để theo dõi quản lý chặt chẽ
hiệu quả quá trình hình thành chi tiền mặt của cửa hàng công tác quản
lý vốn tiền mặt tuân thủ nguyên tắc sau:
- Tiền mặt tại quỹ của cửa hàng được bảo quản trong kép sắt đủ
điều kiện an toàn, chống mất cắp, chống cháy nổ.
- Mọi nghiệp vụ thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ thực
hiện và chịu trách nhiệm trước cửa hàng.
- Các khoản thu chi đều phải có chứng từ hợp lệ
- Định kỳ cuối tháng, quý, năm kế toán tiền mặt và thủ quỹ đều
phải đối chiếu số dư thực tế tồn quỹ với sổ chi tồn quỹ trên sổ kế toán
xem có khớp đúng hay không, nếu có chênh lệch phải tìm rõ nguyên nhân
và điều chỉnh.
- Cuối tháng, quý, năm phải tiến hành lập biên bản kiểm kê quỹ với
sự có mặt của kế toán trưởng, kế toán tiền mặt và thủ quỹ.
- Hàng tháng, phải lập kế hoạch tiền mặt gửi cho ngân hàng và
thoả thuận để lại một lượng nhất định chi tiêu của cửa hàng.
1 1
2. Chứng từ sử dụng để hạch toán vốn tiền mặt
Các chứng từ kế toán được sử dụng để hạch toán tiền mặt tại cửa
hàng gồm có:
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Các chứng từ gốc đi kèm phiếu thu chi giấy đề nghị tạm ứng, giấy
thanh toán tiền tạm ứng, hợp đồng kinh tế, hoá đơn bán hàng, hoá đơn
mua hàng…

2.1. Phiếu thu
- Phiếu thu là một chứng từ kế toán dùng để xác định số tiền mặt
thực tế nhập quỹ, là căn cứ để thủ quỹ thu tiền và ghi sổ các tài khoản
thu có liên quan.
Phiếu thu phải được đóng thành quyển và khi ghi sổ phải có đầy đủ
các tiêu đề chủ yếu sau:
- Ngày tháng năm lập phiếu thu
- Họ và tên người nộp tiền
- Số phiếu, lý do nộp
- Số tiền là bao nhiêu được ghi bằng chữ và số
- Có đầy đủ chữ ký của người liên quan
Trên cơ sở chứng từ gốc như hoá đơn bán hàng, giấy rút tiền gửi
ngân hàng, biên lai thu tiền… kế toán tiền mặt lập phiếu thu gồm 03 liên
(đặt giấy than viết 1 lần) ghi đầy đủ các nội dung trên và ký vào phiếu,
và được chuyển đến cho kế toán trưởng duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ
2 2
làm thủ tục nhập quỹ, thủ quỹ đếm kiểm tiền trước khi ký thủ quỹ gửi lại
01 liên để ghi sổ, 01 liên giao cho người nộp tiền, 01 liên lưu lại nơi lập
phiếu, và cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho
kế toán tiền mặt để ghi sổ kế toán.
Ví dụ minh hoạ: Trang bên
Ngày 31/3/2004 Quầy văn phòng phẩm nộp tiền bán hàng trong
ngày trị giá 16.838.150 căn cứ vào HDDHKT lập phiếu thu.
3 3
Đơn vị…………
Địa chỉ:………..
Telefax:……….
PHIẾU THU
Ngày 31 tháng 3 năm
2004

Quyển số………...
Số 26/3
Nợ: 111
Có 131
Mẫu số 01 - TT
QĐ số: 1141 - TC/ QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của
Bộ Tài chính
Họ và tên người nộp tiền: Trần Thị Kim Xuân
Địa chỉ: Chợ Mơ - Hai Bà Trưng - Hà Nội
Lý do nộp: Thu tiền bán hàng xà phòng các loại
Số tiền: 16.838.150 (Viết băng chữ) Mười sáu triệu tám trăm ba
mươi tám nghìn, một trăm mười năm đồng .
Kèm theo………………Chứng từ gốc……………………………..
………………………..Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)……….
………………………..HĐ 27871…………………………………
Ngày 31 tháng 3 năm 2004
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá qúy)………….
+ Số tiền quy đổi……………………………….
4 4
2.2. Phiếu thu
Phiếu chi là một chứng từ kế toán dùng để xác định các khoản tiền

mặt thực tế xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ
xuất quỹ ghi sổ kế toán các tài khoản có liên quan
Phiếu chi được đóng thành quyển, ghi sổ từng quyển trong cả năm
giống như phiếu thu, phải ghi đầy đủ các nội dung lên phiếu chi khi chi
tiền.
- Ngày tháng năm lập phiếu
- Số phiếu, lý do nộp
- Số tiền là bao nhiêu được ghi thành chữ
- Có đầy đủ chữ ký của người có liên quan
Phiếu chi được lập thành 02 liên (đặt giấy than viết 01 lần) và chỉ
sau khi có đủ chữ ký người lập phiếu, kế toán trưởng và giám đốc cửa
hàng, thủ quỹ mới được xuất quỹ sau khi nhận đủ số tiền người nhận
tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký và ghi rõ họ tên vào phiếu
Liên 01 lưu lại nơi lập phiếu, Liên 02 được thủ quỹ dùng để ghi sổ
quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc vào sổ kế toán.
Các chứng từ gốc dính kèm theo phiếu chi tại cửa hàng bao gồm:
Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn mua hàng, hợp
đồng kinh tế…
Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ kế toán dùng làm căn cứ đề
được xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm
ứng, tại cửa hàng, hình thức tạm ứng chủ yếu được áp dụng cán bộ công
5 5
nhân viên ở phòng kế hoạch vật tư khi đo mua nguyên vật liệu, vật tư
phục vụ sản xuất. Giấy đề nghị tạm ứg phải do người xin tạm ứng viết 01
liên, trong đó ghi rõ họ tên, số tiền xin tạm ứng, lý do xin tạm ứng được
chuyển cho trưởng phòng hoặc cán bộ phụ trách ký duyệt, sau đó chuyển
cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc duyệt chi căn
cứ vào quyết định của Giám đốc hoặc kế toán trưởng, kế toán tiền mặt
lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm
thủ tục xuất quỹ.

Ví dụ minh hoạ
Đơn vị: TMDV Tràng Thi
Địa chỉ: 12 Tràng thi
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày 31 tháng 3 năm 2004
Số:………...
Nợ: ……….
Có: …….…
Tên tôi là: Vũ Thị Thanh Hoa
Đơn vị công tác: Quầy đồ điện E
6
Quỳnh Mai
Địa chỉ:
Đề nghị thanh toán số tiền: 218.400 (Viết băng chữ) Hai trăm
mười tám nghìn bốn trăm đồng
Lý do xin thanh toán: Mua hàng
6 6
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Kế toán t.toán
(Ký, họ tên)
Phụ trách bộ phận
(Ký, họ tên)
Người thanh toán
(Ký, họ tên)
7 7
Đơn vị:Tràng Thi
Địa chỉ:………..

Telefax:……….
PHIẾU THU
Ngày 31 tháng 3 năm
2004
Quyển số………...
Số 90/3
Nợ: 111
Có 131
Mẫu số 02 - TT
QĐ số: 1141 - TC/ QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của
Bộ Tài chính
Họ và tên người nhận tiền: Vũ Thị Thanh
Địa chỉ: Quầy đồ điện E
6
Quỳnh Mai
Lý do chi: Chi trả tiền đồ điện các loại
Số tiền: 218.400 (Viết băng chữ) Mai trăm mười tắm nghìn bốn
trăm đồng
Kèm theo: Giấy ĐNT…. Chứng từ gốc: HĐ 006 1197
& PNK 6/3 Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)……….
……………………………………..………………………………
Ngày 31 tháng 3 năm 2004
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ

(Ký, họ tên)
Người nhận tiền
(Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá qúy)………….
+ Số tiền quy đổi……………………………….
8 8
3. Hạch toán vốn tiền mặt tại KD &CBTP Thắng lợi
Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ ở là TK
111”tiền mặt” hiện nay, tiền mặt tại quỹ của cửa hàng chỉ bao gồm một
loại tiền duy nhất là Việt Nam đồng được theo dõi bằng tiểu khoản
TK111 – Tiền mặt tại quỹ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK này bao
gồm:
- Bên nợ:
Khoản tiền mặt thực nhập quỹ
Số thừa phát hiện khi kiểm kê
- Bên có:
Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ
Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
- Dư bên nợ: Các khoản tiền hiện còn tồn quỹ
Cửa hàng thương mại dịch vụ Đại La là doanh nghiệp sản xuất với
quy mô lớn, hàng ngày có nhiều nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc thu,
chi tiền mặt tại cửa hàng phát sinh đòi hỏi công tác kế toán tiền mặt
phải hạch toán ghi chép phản ánh vào sổ sách kịp thời chính xác. Hiện
nay, các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tại chủ yếu gồm:
3.1. Hạch toán các nghiệp vụ tăng tiền mặt tại quỹ.
Nợ TK111 (111.1): Số tiền nhập quỹ
Có TK 511: Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ
Có TK112: Rút tiền từ ngân hàng
Có TK 131, 136, 141: Thu hồi các khoản nợ phải thu
9 9

Có TK 515: Thu tiền từ hoạt động tài chính
Có TK 711: Thu tiền từ hoạt động khác
Có TK 121, 128, 138, 144, 244 thu hồi các khoản
Vốn đầu tư ngắn hạn, các khoản cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền
3.2. Hạch toán các nghiệp vụ giảm tiền mặt tại quỹ
Nợ TK112 gửi tiền vào tài khoản tại ngân hàng
Nợ TK 141 tạm ứng cho CNV
Nợ TK 152, 153, 156 mua hàng hoá, vật tư nhập kho
Nợ TK 211, 213 mua TSCĐ đưa vào sử dụng
Nợi TK 241 xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm
Nợ TK 121, 221 Mua chứng khoán ngắn và dài hạn
Nợ TK 144, 244 thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn và dài hạn
Nợ TK 331, 333, 334 thanh toán với nhà cung cấp, nộp thuế và
khoản khác cho ngân sách, thanh toán lương và các khoản cho CNV
Nợ TK 641, 642, 627 thanh toán các chi phí bằng tiền cho văn
phòng, các phân xưởng và bộ phận bán hàng
Nợ TK133 thuế GTGT được khấu trừ
………………….
Có TK 111 số tiền thực xuất quỹ
10 10
3. Sổ sách kế toán tiền mặt và trình tự ghi sổ, theo dõi, tổng hợp
Cửa hàng đã áp dụng hình thức sổ NKCT nên các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt được theo dõi, phản
ánh vào các sổ kế toán sau:
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ chi tiết tiền mặt
- Sổ cái tiền mặt
4.1. Sổ quỹ tiền mặt
Sổ quỹ tiền mặt cho thủ quỹ lập dùng để theo dõi, ghi chép các
khoản thu, chi tồn quỹ tiền mặt phát sinh hàng ngày tại cửa hàng. Ngoài

ra nó còn có tác dụng như một báo cáo quỹ, nhờ đó mà ta biết được lý do
thu, chi lương tiền tồn quỹ cuối ngày của một cách nhanh nhất
Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các phiếu thu, phiếu chi và các
chứng từ gốc đính kèm.
Sổ quỹ tiền mặt của cửa hàng hiện nay được mở như sau:
- Cột : “Ngày tháng ghi sổ” ghi chép ngày tháng ghi sổ của phiếu thu,
phiếu chi
- Cột “chứng từ (thu – chi) : Ghi số liệu phiếu thu, phiếu chi
- Cột “Diễn giải” ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Cột “Tồn quỹ” phản ánh lượng tiền thực tồn quỹ sau mỗi lần thu,
chi tiền mặt
Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước, tháng trước, năm trước
chuyển sang
Cuối trang sổ, ghi số chi tồn quỹ chuyển sang
11 11
- H Cột “chi” ghi số tiền chi ra khỏi quỹ
àng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi do kế toán lập. Thủy quỹ
tiến hành ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Cuối buổi, thủ quỹ tập hợp toàn bộ
phiếu thu, chi phát sinh trong ngày chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ
Trích mẫu sổ quỹ tiền mặt của cửa hàng trong thắng 03 năm 2003
CÔNG TY TMDV TRÀNG THI BÁO CÁO QUĨ
Cửa hàng TMDV Đại La
NGÀY 31 THÁNG 3 NĂM 2004
SỐ DƯ ĐẦU: 96.425.201
Chứng từ
Diễn giải Tổng thu Tổng chi
Ghi nợ TK 111- Ghi có TK Ghi nợ TK 111- Ghi có TK
Chi 511.1 3368.b
Mai-Tiến bán hàng 2.801.920 2.547.200 254.720
Hồng- Tiến bán hàng 3.019.000 2.744.545 274.455

Hoa-Tiến bán hàng 596.200 542.000 54.200
Hà-Tiến bán hàng 1.926.650 1751.500 175.150
Hà-Tiến bán hàng 2.121.350 1.928.500 192.850
Thỏa-Tiến bán hàng 4.505.000 4.095.453 409.547
Thanh-Tiến bán hàng 3.600.000 3.272.727 327.273
Thanh-Tiến bán hàng 3.645.000 3.313.636 331.364
Châu -Tiến bán hàng 1.950.000 1.800.000 180.000
Châu -Tiến bán hàng 1.158.433 1.053.121 105.312
Châu -Tiến bán hàng 3.202.400 2.911.273 291.127
Châu -Tiến bán hàng 1.885.419 1.714.017 171.402
Thịnh-Tiến bán hàng 1.115.020 1.013.657 101.363
Thịnh-Tiến bán hàng 3.091.655 2.810.596 281.059
Thịnh-Tiến bán hàng 2.991.813 2.719.830 271.983
Lợi-Tiến bán hàng 7.469.660 6.790.600 679.060
Tổng 45.739.220 41.581.109 4158111
12 12
4.2. Sổ chi tiết tiền mặt
Sổ chi tiết tiền mặt do kế toán tiền mặt theo dõi, dùng để ghi chép
các nghiệp vụ thu tiền, chi tiền phát sinh hàng ngày tại cửa hàng. Hàng
ngày căn cứ vào chứng từ kế toán tiền mặt – (phiếu thu, phiếu chi và
các chứng từ gốc đính kèm) kế toán tiền mặt tiến hành kiểm tra tính
đầy đủ, chính xác, hợp lệ của chứng từ và khản ánh ghi chép vào sổ chi
tiết tiền mặt ở các cột phù hợp
Sổ chi tiết tiền mặt của cửa hàng hiện nay được mở như sau
- Cột : “Ngày tháng ghi sổ” ghi chép ngày tháng ghi sổ của phiếu
thu, phiếu chi
- Cột “chứng từ (thu – chi)” : Ghi số liệu phiếu thu, phiếu chi
- Cột “Diễn giải” ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Cột “Tài khoản đối ứng” ghi số hiệu tài khoản của các tài khoản
đối ứng liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Cột “Phát sinh (Nợ – Có)” Ghi số tiền phát sinh nợ hoặc có của
nghiệp vụ kinh tế.
Đầu trang sổ, ghi số cộng lũy kế và số dư trang trước, tháng
trước, năm trước chuyển sang
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế, tính số dư để chuyển sang
trang sau, tháng sau, năm sau
Cuối tháng, cuối quý, kế toán tiền mặt tiến hành tổng hợp số liệu
và khóa sổ chi tiết tiền mặt, sau đó lập bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu
trên sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết được kiểm tra đối chiếu sổ quỹ
tiền mặt, với số phát sinh Nợ, phát sinh có và số dư cuối tháng của tài
khoản 111 – Tiền mặt trên sổ cái. Mọi sai sót nếu có phải được sửa chữa
kịp thời theo đúng phương pháp sửa chữa quỹ định hiện hành.
13 13
Trích mẫu sổ chi tiết tiền mặt – TK111 tháng 06 năm 2003 của
cửa hàng TMDV Tràng Thi
4.3. Sổ cái tiền mặt
Sổ cái tiền mặt là sổTK tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt một tháng,
quý, năm
Căn cứ để ghi vào sổ cái tiền mặt là các số liệu đã ghi tiền sổ NK
chung và được kế toán tổng hợp phản ánh định kỳ hai tuần 1 lần lên sổ
cái. Cuối tháng, cuối quỹ, cuôí năm, kế toán tổng hợp tiến hành cộng số
liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối
chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết, sổ chi
tiết tiền mặt được dùng để lập báo cáo tài chính.
Hiện nay, mẫu sổ cái tiền mặt của cửa hàng được mở thống nhất,
phù hợp với mẫu ban hành quy định thống nhất của Bộ tài chính như
sau:
- Cột : “Ngày tháng ghi sổ” ghi chép ngày tháng ghi sổ
- Cột “chứng từ (thu – chi)” : Ghi số liệu phiếu thu, phiếu chi

- Cột “Diễn giải” ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Cột “Trang sổ nhật ký chung” ghi trang của sổ nhật ký chung đã
ghi nghiệp vụ này.
- Cột “Số hiệu tài khoản đối ứng” Ghi số hiệu của các tài khoản đối
ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh tài khoản trang sổ cái này.
- Cột “Số phát sinh (Nợ – Có)”: ghi số tiền phát sinh Nợ hay có của
tài khoản TK111- Tiền mặt trong sổ cái này.
14 14