BỆNH VIỆN BẠCH MAI

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ
TRANG THIẾT BỊ Y TẾ
QT.12.HT

Họ và tên
Ký

Người viết

Người kiểm tra

Người phê duyệt

Hồ Thị Ngọc Bích

Nguyễn Hữu Bình

PGĐ.Nguyễn Ngọc Hiền


Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế

QUY TRÌNH
BỆNH VIỆN BẠCH MAI

QUẢN LÝ VẬT TƯ

QT.12.HT

Mã số: QT.12.HT

TRANG THIẾT BỊ Y TẾ Ngày ban hành: 10/12/2015
Lần ban hành: 03

1. Người có liên quan phải nghiên cứu và thực hiện đúng các nội dung của
quy trình này.
2. Nội dung trong quy trình này có hiệu lực thi hành như sự chỉ đạo của
Giám đốc bệnh viện.
3. Mỗi đơn vị được phát 01 bản (có đóng dấu kiểm soát). Các đơn vị khi có

nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với thư ký ISO để có bản
đóng dấu kiểm soát. Cán bộ công chức được cung cấp file mềm trên
mạng nội bộ để chia sẻ thông tin khi cần.
NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận rồi đánh dấu X ô bên cạnh)







Giám đốc
Phó Giám đốc
Phòng phòng chức năng
Các đơn vị lâm sàng
Các đơn vị cận lâm sàng

□
□

□
□
□

□
□
□
□
□

THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với bản trước đó)
Trang

Hạng mục
sửa đổi

11

Phiếu dự trù

05
13
6

Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi
Bỏ phiếu Dự trù kế hoạch năm

Sơ đồ quy
trình xuất Vật Bổ sung xuất TTB, Vật tư, Phụ tùng sửa chữa
tư TTB

BB giao nhận Bổ sung biểu mẫu BM.12.HT.07B
thiết bị
Biên bản giao nhận thiết bị cho Máy
5.3

Bổ sung quy định quản lý Vật tư- TTB đối với các
Viện, Trng tâm, Khoa, Phòng

Trang 2/16


Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế

QT.12.HT

1. MỤC ĐÍCH
Nhằm quản lý vật tư trang thiết bị y tế từ khâu dự trù, mua sắm, nhập- xuất đến sử
dụng tại các đơn vị.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với tất cả các đơn vị Viện/ Trung tâm/Khoa/Phòng trong bệnh viện
Bạch Mai.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
1. Quy chế Bệnh viện
2. Quyết định của Giám đốc Bệnh viện về việc chuẩn y đề nghị các đơn vị trúng thầu
cung cấp vật tư y tế
4. THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT
4.1 . Giải thích thuật ngữ:
Vật tư, trang thiết bị y tế, tài sản cố định: là các thiết bị máy móc sử dụng trong xét
nghiệm, chẩn đoán và điều trị cho bệnh nhân.
4.2 . Từ viết tắt:

-

BGĐ:

Ban Giám đốc

-

VTTBYT :

Vật tư thiết bị y tế

-

TCKT:

Tài chính kế toán

-

TSCĐ:

Tài sản cố định

-

BBBG:

Biên bản bàn giao


-

TTBYT:

Trang thiết bị y tế.

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

Trang 3/16


Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế

QT.12.HT

5.1. Sơ đồ quá trình mua và nhập vật tư trang thiết bị y tế
Trách nhiệm

Lãnh đạo
các đơn vị

Thống kê
kho máy
Lãnh đạo P.
VTTBYT/
BGĐ

Các bước thưc hiện

Xác định

yêu cầu

Tập hợp
và lập dự trù

Phê duyệt

Tiếp liệu
Thống kê;

Theo dõi quá trình
giao hàng

Thủ kho
Thống kê

Nhận hàng
và kiểm tra

Phòng
TCKT

Nhận hoá đơn,
Làm phiếu nhập

Mô tả/ các biểu mẫu
- Các đơn vị căn cứ dựa trên số giường bệnh nhân
điều trị, căn cứ theo kế hoạch hàng năm đối với
TTBYT để lập Phiếu dự trù trang thiết bị theo
BM.12.HT.01 gửi Lãnh đạo Phòng Vật tư TBYT.

- Căn cứ trên mức dự trữ tối thiểu đối với hàng
tiêu hao theo máy để lập dự trù vật tư tiêu hao
theo BM.12.HT.02 gửi Thống kê kho Điện máy.
- Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị có thể dự
trù lẻ theo BM.12.HT.02 chuyển lãnh đạo
P.VTTTBYT phê duyệt.
- Tiếp nhận dự trù các đơn vị, tổng hợp thành bảng dự
trù chung toàn bệnh viện
- Căn cứ theo kế hoạch mua TTBYT năm
- Căn cứ theo ngân sách được phân bổ.
- Căn cứ theo dự trù của các khoa phòng được LĐ
đơn vị duyệt.
- Đối với hàng đấu thầu: Căn cứ trên kết quả trúng
thầu, theo dõi hàng về theo đúng tiến độ theo quy
trình đấu thầu chung của bệnh viện.
- Gọi hàng theo dự trù hàng tháng được duyệt.
- Kiểm tra số lượng theo hợp đồng.
- Nguồn gốc xuất xứ, hạn dùng (đối với hàng tiêu
hao theo máy), ngoại quan…
- Kết quả kiểm tra ghi trong sổ nhận hàng, và ký
nhận 2 bên. (BM.12.HT.03).
- Đối với hàng không đạt yêu cầu: Lập biên bản,
không nhập kho và trả lại.
- Làm phiếu nhập (BM.12.HT.04)

* Sắp xếp và bảo quản Kho vật tư
- Nguyên tắc sắp xếp kho:
 Phân loại vật tư theo chủng loại, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.
 Vật tư và phụ tùng máy phải để trên kệ, chống cháy nổ, mối mọt.
- Trách nhiệm của thủ kho:

 Nhập xuất hàng theo yêu cầu, sắp xếp kho.
 Cập nhật thẻ kho hàng ngày: kiểm tra được về số lượng và chất lượng.
 Kiểm soát đáo hạn. Bảo vệ tài sản kho.

Trang 4/16


Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế

QT.12.HT

5.2 Sơ đồ quá trình xuất vật tư trang thiết bị y tế
Các bước thực hiện

Mô tả/ các biểu mẫu

Các đơn vị
Khoa, Phòng

Lập phiếu lĩnh

- Các đơn vị làm dự trù hàng tháng và lập phiếu
lĩnh vật tư theo nhu cầu sử dụng có sự đồng ý
của Lãnh Đạo khoa (BM.12.HT.05).
- Đối với TTBYT đấu thầu; Các khoa viết sổ lĩnh
hàng theo số lượng máy đã được phê duyệt.

Lãnh đạo P.
VT-TTBYT


Phê duyệt

Trách nhiệm

- Thủ kho Vtư,
- NV thống kê,
- Đại diện
khoa phòng

- NV phòng
Vật tưTTBYT
- NV phụ
trách máy
của ĐV

Xuất TTB, Vật tư
phụ tùng sửa chữa

Bàn giao trang thiết
bị và các tài liệu liên
quan

Làm phiếu
xuất kho

- Lãnh đạo phòng VTTBYT duyệt cung cấp cho
các khoa phòng.
* Đối với vật tư, phụ tùng sửa chữa:
- Kiểm tra, số lượng, chủng loại, đối chiếu với
hợp đồng (nếu có)

- Cấp phát theo số lượng đã duyệt.
- Làm Biên bản bàn giao (BM.12.HT.06)
* Đối với trang thiết bị:
- Kiểm tra, số lượng, chủng loại, đối chiếu với
hợp đồng (nếu có)
- Cấp phát theo số lượng đã duyệt.
- Làm Biên bản bàn giao (BM.12.HT.06)
- Đào tạo (đối với các TTB được yêu cầu).
- Bàn giao:
 trang thiết bị, vật tư và các giấy tờ đi kèm:
Hướng dẫn sử dụng, bảo quản,
 Sổ lý lịch thiết bị (BM.11.HT.02)
 Biên bản giao nhận thiết bị (BM.12.HT.06):
(gồm 04 bản).
- NV phụ trách máy của ĐV sẽ nhập thông tin
vào sổ Theo dõi trang thiết bị y tế của đơn vị
(BM.12.HT.07).
- NV thống kê của P. VT- TTBYT dựa trên Biên
bản bàn giao để nhập vào Phần mềm theo dõi
TSCĐ của các đơn vị (BM.12.HT.07)
- Công ty cung cấp TTB hoặc Hãng SX sẽ hướng
dẫn sử dụng cho đơn vị (thể hiện trong Biên bản
nghiệm thu)
- Làm phiếu Xuất kho theo số lượng đã được
duyệt sổ (BM.12.HT.08)

Trang 5/16


Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế


QT.12.HT

6. HỒ SƠ
Tên hồ sơ lưu

STT
1.

Phiếu dự trù

2.

Sổ nhận hàng

3.

Phiếu nhập kho

4.

Phiếu Lĩnh vật tư tiêu hao

Nơi lưu

Thời gian lưu

Phòng VTTBYT
Phòng TCKT


5.

Biên bản giao nhận thiết bị

6.

Số Lý lịch thiết bị

7.

Sổ Theo dõi trang thiết bị y tế

8.

Phiếu xuất kho

Phòng VTTBYT
Phòng TCKT
Phòng TCKT,
Phòng VTTBYT
Các đơn vị

Theo quy định
hiện hành của
nhà nước.

Các đơn vị
Phòng VTTBYT
Phòng TCKT


7. PHỤ LỤC
1. BM.12.HT.01:

Dự trù Vật tư (Kế hoạch năm) của các đơn vị

2. BM.12.HT.02:

Dự trù TTBYT của các đơn vị

3. BM.12.HT.03:

Sổ nhận hàng

4. BM.12.HT.04:

Phiếu nhập kho

5. BM.12.HT.05:

Phiếu lĩnh vật tư trang thiết bị y tế

6. BM.12.HT.06:

Biên bản giao nhận thiết bị

7. BM.11.HT.02:

Số Lý lịch thiết bị

8. BM.12.HT.07:


Sổ Theo dõi trang thiết bị y tế

9. BM.12.HT.08:

Phiếu xuất kho

Trang 6/16


Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế

BỆNH VIỆN BẠCH MAI
Đơn vị: ……………………

BM.12.HT.
01
QT.12.HT

CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà nội, ngày

tháng

năm

PHIẾU DỰ TRÙ TRANG THIẾT BỊ
Kính gửi: - Ban Giám đốc Bệnh viện
- Phòng Tài chính kế toán

- Phòng Vật tư thiết bi y tế
(Trình bày nội dung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
................ ........................................................
...............................................................
.........................................................................
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

Xin trân trọng cảm ơn!

LÃNH ĐẠO KHOA, PHÒNG
(Ký, ghi rõ họ tên)

TRƯỞNG PHÒNG VẬT TƯ TBYT

BAN GIÁM ĐỐC DUYỆT

Trang 7/16


Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế
BỆNH VIỆN BẠCH MAI
Đơn vị: ……………………

BM.12.HT.02
QT.12.HT

CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Hà nội, ngày


tháng

năm

PHIẾU DỰ TRÙ THÁNG. . . NĂM . . .
Kính gửi:

STT

Tên Vật tư, Hàng hóa

PHÒNG VẬT TƯ TBYT

Phòng Vật tư thiết bị y tế

Đơn vị

Số
lượng

Ghi chú

LÃNH ĐẠO KHOA, PHÒNG
(Ký, ghi rõ họ tên)

Trang 8/16


BM.12.HT.03


Phòng Vật tư - TTBYT

SỔ NHẬN HÀNG

Ngày/tháng

Tên đơn vị giao hàng

Tên thiết bị

Đơn
vị

Số
lượng

Hóa đơn

Người giao hàng

Ghi chú


BM.12.HT.04

BM.12.HT. 04
Đơn vị: Bệnh viện Bạch Mai
Bộ phận: ............................
Mã đơn vị SDNS: ..............


Mẫu số C21-HĐ
(Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC
Ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Phiếu Nhập kho
Ngày.... tháng....năm....
Số: ....

Nợ TK.....
Có TK.....
Họ tên người nhận hàng: ....................... Địa chỉ (bộ phận)............................
Lý do nhập kho:
Tháng.... năm.......................................
Nhập tại kho (ngăn lô): Kho Máy
Địa điểm...........................

STT

Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật
tư, dụng cụ sản
phẩm, hàng hóa

Mã
số

Đơn
vị
tính


x

x

Số lượng
Yêu
Thực
cầu
xuất

Đơn giá

Thành
tiền

x

x

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

12.
13.
14.
15.
16.

17. Tổng

x

x

Tổng số tiền: (viết bằng chữ): .................................................................
Số chứng từ kèm theo: ............................................................................
Ngày.... tháng ....năm....
Người lập Người nhậm hàng Thủ kho
Kế toán trưởng
Thủ trưởng đơn vị
(ký ,họtên)

(ký ,họ tên)

(ký, họ tên) (hoặc phụ trách bộ phận) (ký ,họ tên, đóng dấu)
(ký ,họ tên)


BM.12.HT.05
QT.12.HT

Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế

Bệnh viện Bạch Mai
Phòng vật tư – TBYT

Số phiếu: ................

PHIẾU LĨNH
Vật tư trang thiết bị y tế
Tên Đơn vị lĩnh ...............................................................................................................
Số TT

TÊN HÀNG

Đơn vị
tính

Số lượng
đề nghị

Số lượng
duyệt

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.


Lãnh Đạo phòng Vật tư TBYT

Ngày .... tháng ..... năm......
Lãnh Đạo đơn vị

Trang 2/16


Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế

BỘ Y TẾ
BỆNH VIỆN BẠCH MAI

QT.12.HT
BM.12.HT.06

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN THIẾT BỊ
Hà nội, ngày
tháng
năm

BÊN GIAO:
Đại diện . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Đại diện . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Thống kê Phòng Vật tư TBYT
Thủ kho Phòng Vật tư TBYT


1- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
BÊN NHẬN:

1- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Đại diện . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Đại diện . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NỘI DUNG
Tên thiết bị

STT
I

Nước SX

Đơn vị
tính

Số
lượng

Ghi chú

(Tên thiết bị)
Model:
Hãng SX:
Năm SX:
S/N:
Phụ tùng kèm theo (nếu có)


II

Tài liệu hướng dẫn: (Tiếng Việt)

1

Hướng dẫn sử dụng và bảo quản

2

Hướng dẫn sửa chữa (nếu có)

III

Bảo hành

PHÒNG VẬT TƯ TBYT

ĐẠI DIỆN CÔNG TY

ĐƠN VỊ NHẬN

Trang 3/16


Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế

QT.12.HT
BM.11.HT.02


LÝ LỊCH THIẾT BỊ
PHẦN 1: THÔNG TIN CHUNG VỀ THIẾT BỊ
1. TÊN THIẾT BỊ:
2. SERIAL:

3. MÃ QLTB:

4. NƠI SẢN XUẤT/ XUẤT XỨ:
5. NGÀY MUA/NHẬN:

........./………/200…

6. BẢO HÀNH: từ ........./………/200… đến ........./………/200…

Hết/Không bảo hành:

7. THÔNG SỐ KỸ THUẬT/CẤU HÌNH:

8. PHỤ KIỆN KÈM THEO (nếu có):

9. TÌNH TRẠNG THIẾT BỊ KHI MUA/NHẬN
- Mới 100%

- Thiết bị cũ:

, phần trăm còn lại:

%


10. YÊU CẦU VỀ BẢO DƯỠNG VÀ LƯU Ý KHI SỬ DỤNG (NẾU CÓ)
- Không cần bảo dưỡng

- Bảo dưỡng:

, chu kỳ:

- Nội dung bảo dưỡng:

- Lưu ý khi sử dụng:

Ngày……/……/20…
Trưởng phòng Vật tư- TBYT

Cán bộ quản lý

Trang 4/16


BM.11.HT.02
(tiếp)
QT.12.HT

Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế

PHẦN 2: THEO DÕI SỬ DỤNG, SỬA CHỮA, THAY THẾ, NÂNG CẤP THIẾT BỊ

Ngày

Sửa chữa/bảo dưỡng/thay

thế/nâng cấp/chuyển sử
dụng

Tình
trạng

Người liên
quan ký tên

Ghi chú

Chú ý: Người sử dụng thiết bị phải ký vào cột “Người liên quan ký tên” khi
được bàn giao TTB mới hay TTB sau khi được sửa chữa/bảo dưỡng

Trang 5/16


BM.12.HT.07

SỔ THEO DÕI THIẾT BỊ Y TẾ

BỆNH VIỆN BẠCH MAI
VIỆN, KHOA, PHÒNG . . . . . . . . . . . . . . . . . .

TT
1
2

Tên Thiết bị


Model/
Số serie

Hãng SX

Nước
SX

Số
lượng

Năm
sử
dụng

Nguyên
giá

Tên
Công ty

Xác nhận
của Phòng
VT


BM.12.HT.08

Đơn vị: Bệnh viện Bạch Mai
Bộ phận: ............................

Mã đơn vị SDNS: ..............

Mẫu số C21-HĐ
(Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC
Ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Phiếu xuất kho
Ngày.... tháng....năm....
Số: ....

Nợ TK.....
Có TK.....
Họ tên người nhận hàng: ....................... Địa chỉ (bộ phận)............................
Lý do xuất kho: Xuất kho TBYTT
Tháng.... năm.......................................
Xuất tại kho (ngăn lô): Kho Máy
Địa điểm...........................

STT

Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật
tư, dụng cụ sản
phẩm, hàng hóa

Số lượng
Mã
số

Đơn

vị
tính

Yêu
cầu

Thực
xuất

x

x

x

x

Đơn giá

Thành
tiền

x

x

1.
2.
3.
4.

5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.

17. Tổng

Tổng số tiền: (viết bằng chữ): .................................................................
Số chứng từ kèm theo: ............................................................................
Ngày.... tháng ....năm....
Người lập Người nhận hàng Thủ kho
Kế toán trưởng
Thủ trưởng đơn vị
(ký ,họtên)
(ký ,họ tên)

(ký, họ tên)

(ký, họ tên)

(hoặc phụ trách bộ phận)


(ký ,họ tên, đóng dấu)