130
CHỈÅNG 7


BÄÜ MẠY KÃÚ TOẠN V MÄ HÇNH TÄØ CHỈÏC
BÄÜ MẠY KÃÚ TOẠN




7.1 ÂÅN VË KÃÚ TOẠN V KHÄÚI LỈÅÜNG CÄNG TẠC KÃÚ TOẠN
7.1.1 Âån vë kãú toạn
Phäúi håüp khon 5 ca âiãưu 4 våïi khon 1 ca âiãưu 2 Lût kãú toạn cọ thãø âënh
nghéa vãư âån vë kãú toạn nhỉ sau:
Âån vë kãú toạn l cạc âäúi tỉåüng ạp dủng Lût Kãú toạn cọ láûp bạo cạo ti
chênh, bao gäưm:
- Cå quan nh nỉåïc, âån vë sỉû nghiãûp, täø chỉïc cọ sỉí dủng kinh phê ngán sạch
nh nỉåïc;
- Âån vë sỉû nghiãûp, täø chỉïc khäng sỉí dủng kinh phê ngán sạch nh nỉåïc;
- Doanh nghiãûp thüc cạc thnh pháưn kinh tãú âỉåüc thnh láûp v hoảt âäüng theo
phạp lût Viãût Nam; chi nhạnh, vàn phng âải diãûn ca doanh nghiãûp nỉåï
c ngoi hoảt
âäüng tải Viãût Nam;
- Håüp tạc x;
- Häü kinh doanh cạ thãø, täø håüp tạc.
Tỉì âënh nghéa trãn, cọ thãø tháúy ràòng âån vë kãú toạn trỉåïc hãút phi l mäüt täø chỉïc
hoảt âäüng v qun l hoảt âäüng trãn cạc lénh vỉûc .Vç cọ sỉû hoảt âäüng v qun l hoảt
âäüng cho nãn cạc täø chỉïc ny ln phi dng âãún mäüt cäng củ l kãú toạn âãø phủc vủ
cho viãûc qun l âọ.
Nãúu xẹt trãn gọc âäü chỉïc nàng ca kãú toạn, thç âån vë kãú toạn phi l âån vë
thỉûc hiãûn âáưy â cạc giai âoản ca quy trçnh hảch toạn kãú toạn, gäưm: láûp hồû

c tiãúp
nháûn chỉïng tỉì; ghi säø kãú toạn; xỉí l säú liãûu v láûp hãû thäúng bạo cạo kãú toạn. Mäüt âån
vë kãú toạn våïi chỉïc nàng hoảt âäüng nhỉ váûy cáưn phi täø chỉïc bäü mạy kãú toạn riãng cọ
chỉïc nàng, nhiãûm vủ , quưn hản nháút âënh v bäü säø kãú toạn riãng tỉång ỉïng.
Âån vë kãú toạn phi l âån vë âäüc láûp cọ tỉ cạch phạp nhán âáưy â hồûc l mäüt
âån vë trỉûc thüc trong hãû thäúng phán cáúp qun l.

131
7.1.2 Khäúi lỉåüng cäng tạc kãú toạn
Khäúi lỉåüng cäng tạc kãú toạn l cå såí âãø xáy dỉûng bäü mạy kãú toạn. Khäúi lỉåüng
cäng tạc kãú toạn phủ thüc vo quy mä, tênh cháút hoảt âäüng ca âån vë âäưng thåìi cng
phủ thüc vo u cáưu ca cäng tạc qun l v mủc âêch cung cáúp thäng tin.
Khäúi lỉåüng cäng tạc kãú toạn l bao hm cạc giai âoản, cạc cäng viãûc nghiãûp vủ
m cạn bäü kãú toạn phi thỉûc hiãûn theo quy âënh ca cạc cáúp qun l vç mủc âêch thu
tháûp, xỉí l v cung cáúp thäng tin vãư hoảt âäüng kinh tãú, ti chênh ca âån vë kãú toạn.
Nãúu xẹt theo giai âoản ca quạ trçnh hảch toạn kãú
toạn, thç khäúi lỉåüng cäng tạc
kãú toạn bao gäưm cạc cäng viãûc thỉûc hiãûn åí tỉìng giai âoản: giai âoản hảch toạn ban âáưu
trãn chỉïng tỉì; giai âoản phán loải sàõp xãúp thäng tin trãn cạc chỉïng tỉì kãú toạn â láûp
âỉa vo säø kãú toạn; giai âoản xỉí l chn lc säú liãûu v tiãún hnh láûp bạo cạo kãú
toạn...Trãn gọc âäü ny, khäúi lỉåüng cäng tạc kãú toạn phủ thüc vo quy mä nghiãûp vủ
kinh tãú, ti chênh phạt sinh åí tỉìng loải hçnh hoảt âäüng.
Nãúu xẹt theo mỉïc âäü phn ạnh, khäúi lỉåüng cäng tạc kãú toạn bao gäưm khäúi lỉåüng
cäng tạc kãú toạn täøng håüp v khäúi lỉåü
ng cäng tạc kãú toạn chi tiãút cho mäüt säú âäúi tỉåüng
cáưn chi tiãút. Váûy åí gọc âäü ny khäúi lỉåüng cäng tạc kãú toạn phủ thüc vo u cáưu qun
l v cạch täø chỉïc cäng tạc kãú toạn åí âån vë.
Nãúu xẹt theo mủc âêch ca viãûc cung cáúp thäng tin, thç khäúi lỉåüng cäng tạc kãú
toạn bao gäưm cäng tạc kãú toạn ti chênh v cäng tạc kãú toạn qun trë.Trong trỉåìng håüp
ny khäúi lỉåüng cäng tạc kãú toạn phủ thüc vo mäúi quan hãû ca âån vë kãú toạn våïi cạc

ch thãø qun l v cạc ch thãø liãn quan khạc.
Nãúu xẹt theo tỉìng näüi dung củ thãø, khäúi lỉåüng cäng tạc kãú toạ
n âỉåüc chia thnh
cạc pháưn hnh kãú toạn. Mäùi pháưn hnh kãú toạn l sỉû củ thãø họa näüi dung cäng tạc kãú
toạn gàõn våïi âàûc trỉng ca tỉìng âäúi tỉåüng kãú toạn. Nọ thãø hiãûn cäng viãûc kãú toạn gàõn
våïi mäüt âäúi tỉåüng kãú toạn nháút âënh.
Pháưn hnh kãú toạn trong cạc âån vë kãú toạn khạc nhau s cọ sỉû khạc nhau nháút
âënh, chụng phủ thüc vo lénh vỉûc hoảt âäüng, quy mä v chỉïc nàng hoảt âäüng ca
âån vë. Trong doanh nghiãûp, pháưn hnh kãú toạn thỉåìng bao gäưm:

- Kãú toạn ti sn cäú âënh , - Kãú toạn bạn hng,
- Kãú toạn váût tỉ - sn pháøm - hng họa , - Kãú toạn qu tiãưn màût ,
- Kãú toạn tiãưn lỉång, BHXH& BHYT, - Kãú toạn thanh toạn (cäng nåü),
- Kãú toạn tiãưn gỉíi ngán hng , - Kãú toạn xáy dỉûng cå bn,
- Kãú toạn väún v cạc qu chun dng - Kãú toạn chi phê v giạ thnh,
- Kãú toạn täøng håüp.

Mäùi doanh nghiãûp thüc cạc loải hçnh khạc nhau trãn nhiãưu lénh vỉûc khạc nhau
s cọ mäüt säú pháưn hnh kãú toạn ch úu khạc nhau trong cạc pháưn hnh kãø trãn.
132
7.2 Tỉ CHặẽC Bĩ MAẽY K TOAẽN
7.2.1 Khaùi nióỷm
Vióỷc thổỷc hióỷn chổùc nng nhióỷm vuỷ kóỳ toaùn trong õồn vở kóỳ toaùn seợ do bọỹ maùy
kóỳ toaùn õaớm nhỏỷn. Do vỏỷy caùc õồn vở kóỳ toaùn nhỏỳt thióỳt phaới tọứ chổùc bọỹ maùy kóỳ toaùn
trón cồ sồớ khọỳi lổồỹng cọng taùc kóỳ toaùn xaùc õởnh vaỡ yóu cỏửu vóử cung cỏỳp thọng tin.
Bọỹ maùy kóỳ toaùn laỡ tỏỷp hồỹp caùc caùn bọỹ nhỏn vión kóỳ toaùn õaớm nhỏỷn vióỷc thổỷc
hióỷn khọỳi lổồỹng cọng taùc kóỳ toaùn theo phỏửn haỡnh kóỳ toaùn õaợ phỏn cọng vồùi chổùc nng
thọng tin vaỡ kióứm tra hoaỷt õọỹng cuớa õồn vở. óứ tọứ chổùc bọỹ maùy kóỳ toaùn cỏửn phaới cn cổù

vaỡo:

- Khọỳi lổồỹng cọng taùc kóỳ toaùn vaỡ caùc phỏửn haỡnh kóỳ toaùn õaợ xaùc õởnh trón cồ sồớ
quy mọ cuớa doanh nghióỷp;
- Nhu cỏửu cung cỏỳp thọng tin cuớa caùc cỏỳp quaớn lyù;
- ỷc õióứm vóử tọứ chổùc saớn xuỏỳt, quaớn lyù;
- ióửu kióỷn vóử cồ sồớ vỏỷt chỏỳt kyợ thuỏỷt phuỷc vuỷ cho cọng taùc kóỳ toaùn.
7.2.2 Nọỹi dung

Coù thóứ hỗnh dung nọỹi dung tọứ chổùc bọỹ maùy kóỳ toaùn gọửm:
- Xaùc õởnh sọỳ lổồỹng caùn bọỹ kóỳ toaùn vión vồùi õỏửy õuớ yóu cỏửu vóử trỗnh õọỹ nghóử
nghióỷp;
- Bọỳ trờ vaỡ phỏn kóỳ toaùn vión thổỷc hióỷn tổồng ổùng vồùi caùc phỏửn haỡnh kóỳ toaùn õaợ
xaù
c õởnh;
- Xaùc lỏỷp mọỳi quan hóỷ giổợa caùc bọỹ phỏỷn, caùc phỏửn haỡnh kóỳ toaùn vồùi nhau cuợng
nhổ giổợa caùc phỏửn haỡnh kóỳ toaùn vồùi caùc phoỡng ban quaớn lyù lión quan ...
Khi phỏn cọng lao õọỹng kóỳ toaùn trong bọỹ maùy coỡn cỏửn phaới tọn troỹng caùc
nguyón từc coù tờnh luỏỷt õởnh nhổ: nguyón từc bỏỳt vở thỏn, bỏỳt kióm nhióỷm; chuyón mọn
hoaù vaỡ hồỹp taùc hoaù lao õọỹng; tióỳt kióỷm vaỡ hióỷu quaớ ...
Trong bọỹ maùy kóỳ toaùn, mọựi kóỳ toaùn vión phỏửn haỡnh vaỡ kóỳ toaùn tọứng hồỹp õóửu coù
chổùc nng, nhióỷm vuỷ, quyóửn haỷn rióng vóử khọỳi lổồỹng cọng taùc kóỳ toaùn õổồỹc giao.
Theo quy õởnh cuớa Luỏỷt kóỳ toaùn, mọựi nhỏn vión kóỳ toaùn õóửu phaới õaớ
m baớo tióu
chuỏứn vaỡ coù õỏửy õuớ quyóửn haỷn, traùch nhióỷm cuớa ngổồỡi laỡm kóỳ toaùn nhổ sau:
- Coù phỏứm chỏỳt õaỷo õổùc nghóử nghióỷp, trung thổỷc, lióm khióỳt, coù yù thổùc chỏỳp
haỡnh phaùp luỏỷt; coù trỗnh õọỹ chuyón mọn, nghióỷp vuỷ vóử kóỳ toaùn
- Coù quyóửn õọỹc lỏỷp vóử chuyón mọn, nghióỷp vuỷ kóỳ toaùn.
- Coù traùch nhióỷm tuỏn thuớ caùc quy õởnh cuớa phaùp luỏỷt vóử kóỳ toaùn, thổỷc hióỷn caùc
cọng vióỷc õổồỹc phỏn cọng vaỡ chởu traùch nhióỷm vóử chuyón mọn, nghióỷp vuỷ cuớa mỗnh.
133
- Khi thay âäøi ngỉåìi lm kãú toạn, ngỉåìi lm kãú toạn c phi cọ trạch nhiãûm bn

giao cäng viãûc kãú toạn v ti liãûu kãú toạn cho ngỉåìi lm kãú toạn måïi. Ngỉåìi lm kãú
toạn c phi chëu trạch nhiãûm vãư cäng viãûc kãú toạn trong thåìi gian mçnh lm kãú toạn.

Cạc kãú toạn pháưn hnh âỉåüc chun män hoạ sáu theo tỉìng pháưn hnh hồûc cọ
thãø kiãm nhiãûm mäüt säú pháưn hnh theo ngun tàõc chung ca täø chỉïc lao âäüng kãú toạn.
Kãú toạn pháưn hnh phi cọ trạch nhiãûm qun l trỉûc tiãúp, phn ạnh thäng tin kãú toạn,
thỉûc hiãûn sỉû kiãøm tra ghi chẹp, phn ạnh täøng håüp âäúi tỉåüng kãú toạn. Cạc kãú toạn pháưn
hnh âãưu cọ trạch nhiãûm liãn hãû våïi kãú toạn täøng håüp âãø hon thnh ghi säø täøng håüp
hồûc láûp bạo cạo âënh k chung ngoi bạo cạo pháưn hnh.
Kãú toạn täøng håüp l mäüt loải lao âäüng kãú
toạn m chỉïc nàng v nhiãûm vủ cå
bn ca nọ l: thỉûc hiãûn cäng tạc kãú toạn cúi k, thu tháûp, täøng håüp v xỉí l thäng tin,
kãút xút säú liãûu âãø hon thnh cạc bạo cạo ti chênh theo quy âënh v u cáưu ca cạc
cáúp qun l.
* Kãú toạn trỉåíng

Kãú toạn trỉåíng l mäüt chỉïc danh nghãư nghiãûp âãø dnh cho cạc chun gia kãú
toạn cọ trçnh âäü chun män cao, cọ pháøm cháút âảo âỉïc täút v cọ nàng lỉûc âiãưu hnh,
cọ kh nàng täø chỉïc cäng tạc kãú toạn trong âån vë kãú toạn âäüc láûp. ÅÍ nỉåïc ta, cạc quy
âënh vãư quưn hản v trạch nhiãûm cng nhỉ vë trê ca kãú toạn trỉåíng trong bäü mạy kãú
toạn ca cạc âån vë kãú toạn âỉåüc củ thãø họa trãn Lût kãú toạn âỉåüc Qúc häüi nỉåïc
Cäüng ha X häüi Ch nghéa Viãût Nam thäng qua ngy 17/06/2003, cọ thãø khại lỉåüc
mäüt säú näüi dung nhỉ sau:
- Kãú toạn trỉåíng cọ nhiãûm vủ täø chỉïc thỉû
c hiãûn cäng tạc kãú toạn trong âån vë kãú
toạn theo quy âënh vãư nhiãûm vủ ca kãú toạn
- Kãú toạn trỉåíng ca cạc cå quan nh nỉåïc, âån vë sỉû nghiãûp, täø chỉïc cọ sỉí
dủng hồûc khäng sỉí dủng kinh phê ngán sạch ca nh nỉåïc v cạc doanh nghiãûp nh
nỉåïc cọ nhiãûm vủ giụp ngỉåìi âải diãûn theo phạp lût ca âån vë kãú toạn giạm sạt ti
chênh tải âån vë kãú toạn.

- Kãú toạn trỉåíng cọ quưn: phäø biãún ch trỉång v chè âảo thỉûc hiãûn cạc ch
trỉång vãư chun män; k duût cạc ti liãûu kãú toạn, cọ quưn tỉì chäúi khäng k duût
cạc ti liãûu, cạc váún âãư liãn quan âãún t
i chênh doanh nghiãûp khäng ph håüp våïi chãú âäü
quy âënh, cọ quưn u cáưu cạc bäü pháûn chỉïc nàng khạc trong bäü mạy qun l åí âån vë
cng phäúi håüp thỉûc hiãûn nhỉỵng cäng viãûc chun män cọ liãn quan tåïi cạc bäü pháûn
chỉïc nàng âọ.
7.2.3 Cạc phỉång thỉïc täø chỉïc bäü mạy kãú toạn
Quan hãû giỉỵa kãú toạn trỉåíng våïi cạc pháưn hnh kãú toạn trong bäü mạy kãú toạn cọ
thãø täø chỉïc theo mäüt trong ba phỉång thỉïc ( kiãøu) sau:

134
7.2.3.1 Bäü mạy kãú toạn täø chỉïc theo kiãøu trỉûc tuún
Theo kiãøu trỉûc tuún, kãú toạn trỉåíng trỉûc tiãúp âiãưu hnh cạc kãú toạn viãn khäng
thäng qua kháu trung gian nháûn lãûnh. Våïi cạch täø chỉïc bäü mạy kãú toạn trỉûc tuún, mäúi
quan hãû phủ thüc trong bäü mạy kãú toạn tråí nãn âån gin, phỉång thỉïc âiãưu hnh gn
nhẻ. Kiãøu täø chỉïc bäü mạy kãú toạn trỉûc tuún thỉåìng ạp dủng trong trỉåìng håüp hoảt
âäüng kãú toạn táûp trung v hoảt âäüng sn xút kinh doanh quy mä nh.
7.2.3.2 Bäü mạy kãú toạn täø chỉïc theo kiãøu trỉûc tuún tham mỉu
Theo kiãøu trỉûc tuún tham mỉu, bäü mạy kãú toạn âỉåüc hçnh thnh vỉì
a cọ tênh
trỉûc tuún tỉång tỉû nhỉ phỉång thỉïc trỉûc tiãúp, âäưng thåìi vỉìa cọ tênh tham mỉu giỉỵa kãú
toạn trỉåíng våïi cạc bäü pháûn kãú toạn.
Mäúi liãn hãû tham mỉu trong chè âảo ca kãú toạn trỉåíng thỉåìng ạp dủng âọi våïi
cạc bäü pháûn âm nháûn cạc mng cäng viãûc chun sáu phỉïc tảp. Cn âäúi våïi cạc bäü
pháûn thỉûc hiãûn cạc cäng viãûc khạc khäng chun sáu, kãú toạn trỉåíng thỉûc hiãûn chè âảo
trỉûc tiãúp.
7.2.3.3 Bäü mạy kãú toạn täø chỉïc theo kiãøu chỉïc nàng
Bäü mạy kãú toạn täø chỉïc theo kiãøu chỉïc nàng âỉåüc chia thnh nhiãưu bäü pháûn âäüc
láûp âm nháûn nhỉỵng chỉïc nàng hoảt âäü

ng riãng l, thỉåìng gi l ban, phng kãú toạn.
Kãú toạn trỉåíng ca âån vë chè âảo kãú toạn nghiãûp vủ thäng qua cạc trỉåíng ban (phng)
kãú toạn. Mäúi liãn hãû chè âảo tỉì kãú toạn trỉåíng âãún cạc bäü pháûn trong phỉång thỉïc täø
chỉïc ny gim nhẻ hån so våïi cạc phỉång thỉïc khạc. Kiãøu täø chỉïc bäü mạy kãú toạn ny
thỉåìng ạp dủng khi quy mä bäü mạy kãú toạn låïn, nhiãưu thnh viãn.
7.3. MÄ HÇNH TÄØ CHỈÏC BÄÜ MẠY KÃÚ TOẠN
7.3.1 Mä hçnh täø chỉïc bäü mạy kãú toạn táûp trung
Täø chỉïc kãú toạn táûp trung cn gi l täø chỉïc kãú toạn mäüt cáúp. Theo mä hçnh
ny, mäùi âån vë kãú toạn âäü
c láûp chè måí mäüt bäü säø kãú toạn, täø chỉïc mäüt bäü mạy kãú toạn
âãø thỉûc hiãûn táút c cạc giai âoản kãú toạn v cạc pháưn hnh kãú toạn.
Phng kãú toạn trung tám ca âån vë phi thỉûc hiãûn ton bäü cäng tạc kãú toạn tỉì
thu nháûn, ghi säø v xỉí l thäng tin trãn hãû thäúng bạo cạo phán têch - täøng håüp ca âån
vë.
Trỉåìng håüp âån vë kãú toạn cọ cạc âån vë trỉûc thüc thç cạc âån vë trỉûc thüc
trong mä hçnh kãú toạn táûp trung khäng âỉåüc måí bäü säø kãú toạn riãng v khäng âỉåüc
hçnh thnh bäü mạy kãú toạn riãng. Ton bäü cäng viãûc ghi säø, láûp bạo cạo kãú toạn âãưu
thỉû
c hiãûn åí phng kãú toạn trung tám; cạc âån vë trỉûc thüc chè thỉûc hiãûn hảch toạn ban
âáưu theo chãú âäü bạo säø.
Mä hçnh kãú toạn táûp trung thỉåìng täưn tải trong cạc âån vë thäúng nháút cọ tỉ cạch
phạp nhán âáưy â hồûc trong cạc doanh nghiãûp tuy cọ täø chỉïc cạc âån vë thnh viãn