NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
TRONG DOANH NGHIỆP
I. KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG
1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp.
Văn phòng hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện
các hoạn động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hoặc làm công việc hành chính
đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ gọi là văn phòng.
Trong một doanh nghiệp công việc giấy tờ như vậy khá nhiều, từ khi cách
mạng KHKT tiến nhanh như vũ bão, giao lưu thương mại được mở rộng, cuộc
cách mạng thông tin bùng nổ, công việc giấy tờ trong các tổ chức đơn vị tăng
lên nhanh chóng. Nếu không kịp xử lý nó sẽ cản trở đến công việc kinh doanh
của các doanh nghiệp từ đó các nhà nghiên cứu quản trị của Việt Nam cũng
như của Tổng công ty quan tâm nhiều hơn tới công tác Văn phòng của đơn vị
và coi công tác văn phòng là điều kiện sống còn của các tổ chức.
Mỗi Văn phòng có nhiệm vụ cụ thể khác nhau, ở các doanh nghiệp Nhà
nước thì Văn phòng có những nhiệm vụ sau:
- Xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng
và lịch hàng tuần, hàng ngày của CQ đồng thời đôn đốc, theo dõi công việc thực
hiện kế hoạch đã vạch ra. Văn phòng tiến hành thu thập thông tin từ bên ngoài
và trong nội bộ doanh nghiệp để kịp thời xử lý, giúp lãnh đạo kịp thời đề ra
phương hướng hoạt động SXKD. Văn phòng còn chịu trách nhiệm biên tập văn
bản, chuẩn bị báo cáo đề án, báo cáo phương án quản lý theo sự lãnh đạo của
CQ.
- Bên cạnh đó Văn phòng thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính,
hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của
CQ để xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
- Văn phòng cũng có trách nhiệm đảm bảo nhu cầu, hậu cần, tạo cơ sở vật
chất kỹ thuật, hỗ trợ phương tiện và điều kiện để cán bộ CNV nâng cao hiệu
quả công tác và hiệu quả hoạt động.
Như vậy, Văn phòng là bộ phận tổng hợp quản lý các hoạt động của CQ và

là bộ máy tham mưu giúp đỡ lãnh đạo điều hành hoạt động của CQ.
2. Chức năng của Văn phòng
Có rất nhiều loại hình văn phòng như văn phòng cơ quan hành chính, văn
phòng DNSXKD, văn phòng dịch vụ... Để phân biệt được CQ này với CQ khác ta
căn cứ vào các chức năng của từng văn phòng. Ở đây chủ yếu phân tích về Văn
phòng DNSXKD. Văn phòng trong đơn vị SXKD đóng vai trò hết sức to lớn có
ảnh hưởng quyết định mọi hoạt động cuả DN. Quan trọng hơn, Văn phòng là
nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý
doanh nghiệp. Bất cứ một doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có qui mô lớn hay
nhỏ cũng đều có văn phòng là nơi đại diện cho doanh nghiệp đảm nhận công
tác hoạt động SXKD. Văn phòng có 3 chức năng cơ bản sau:
a. Chức năng thông tin tổng hợp
Ngày nay các hoạt động kinh tế, thông tin có ý nghĩa rất to lớn và được xem
như nguồn nhân lực của mọi sự phát triển. Nguồn thông tin thường rất phong
phú và đa dạng, nó hiển diện ở mọi lĩnh vực. Thông tin được thu thập và xử lý
theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
Thông tin tiếp nhận từ hai loại: Thông tin có hệ thống và Thông tin không
có hệ thống.
-Thông tin có hệ thống là loại thông tin được duy trì trong hệ thống tổ chức,
được quy định về yêu cầu, nội dung và theo một kiểu thống nhất trong CQDN.
Loại thông tin này được thể hiện dưới dạng văn bản như các quyết định, nghị
định của Chính phủ xuống cấp dưới, các báo cáo của cấp dưới lên cấp trên.
-Thông tin không có hệ thống là loại thông tin liên quan đến sự kiện xảy ra
bất ngờ mang tính chất đột xuất không biết trước. Loại thông tin này đòi hỏi
phải thu nhận và xử lý nhanh chóng, kịp thời.
Trong hoạt động văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp luôn thể hiện
tính năng động của nó. Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đã phục vụ
cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất, giúp cấp quản lý có
được quyết định đúng đắn để kịp thời xử lý. Bên cạnh đó, công tác thông tin
giúp các nhà quản lý phân tích dữ liệu, thông số để vạch ra những chiến lược

quan trọng, lâu dài cũng như các kế hoạch trung hạn hoặc ngắn hạn nhằm
nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất. Công tác thông tin tổng hợp cũng
cung cấp tài liệu, báo cáo, các công trình khoa học cho nhà quản lý nghiên cứu,
từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm thực tiễn cho việc điều hành quản lý và
cũng có thể qua các đề nghị đó cải tiến phương thức đổi mới tư duy và cách
quản lý nhằm đưa đơn vị phát triển.
Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay thì công tác thông tin tổng hợp
càng làm thay đổi vị trí và vai trò văn bản của văn phòng trong mỗi doanh
nghiệp. Rõ ràng cuộc cách mạng thông tin đã tạo ra sự phát triển vượt bậc của
kinh tế mỗi nước. Các doanh nghiệp đã nhận thấy rõ vai trò, chức năng quan
trọng của thông tin trong hoạt động kinh doanh bởi vì nền kinh tế càng phát
triển thì lưu lượng thông tin càng phong phú và đa dạng. Mặt khác, để tồn tại
và phát triển kinh tế xã hội, các quốc gia phải thi hành chính sách mở cửa,
khuyến khích các doanh nghiệp hội nhập và trong cơ chế mở.Muốn tồn tại, các
doanh nghiệp phải nhanh chóng nắm bắt các nguồn thông tin và xử lý chúng
kịp thời để đạt được mục tiêu trong kinh doanh.
Trong công tác thông tin thì yếu tố thiết bị thông tin đóng vai trò rất quan
trọng. Ngày nay, song song với sự phát triển không ngừng của lưu lượng thông
tin thì các phương tiện, thiết bị thông tin điện tử cũng xuất hiện ngày càng đa
dạng và phong phú. Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép các nhân
viên văn phòng và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và rất có
hiệu quả. Hệ thống thông tin hiện đại này giúp các nhà quản lý giải phóng khỏi
phần lớn các công việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch định
chương trình hoạt động và điều hành, quản lý cơ quan.Bên cạnh đó, với các
trang thiết bị thông tin hiện đại các nhân viên làm việc đạt hiệu quả hơn, năng
động và thao tác nghiệp vụ cũng trở nên linh hoạt hơn. Như vậy, công tác
thông tin tổng hợp thực sự đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị
văn phòng.
b. Chức năng tham mưu
Ta biết rằng hoạt động của một CQ phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có

yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý bởi vậy muốn ra những quyết định mang
tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan như ý kiến
tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp.
Như chúng ta đã biết, bất cứ cấp lãnh đạo nào cũng phải đặt ra các mục
tiêu SXKD.Muốn đạt được mục tiêu đó, doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ chức
thích hợp, năng động và uyển chuyển. Đặc điểm chính của một tổ chức hoạt
động hiệu quả đó là khả năng dự báo những thay đổi cần thiết về mặt tổ chức
và giải pháp thích nghi với điều kiện SXKD thay đổi. Việc hoạch định và lập kế
hoạch được xem như là con đường dẫn tới đích, đòi hỏi phải xác định được
hướng đi nhanh nhất, đúng đắn nhất.
Thông thường các DNSX kế hoạch dựa trên quy luật cơ bản: quy luật giá trị
và những khả năng thực tế của mình để đảm bảo vai trò là công cụ để quản lý
nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh nền KTXH.
c. Chức năng hậu cần
Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động
bình thường của tổ chức. Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã
nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Hậu cần thường là những công
việc dịch vụ như tạo ra cơ sở vật chất để CBCNV thực hiện nhiệm vụ của họ,
tăng thêm hiệu quả làm việc.
Công tác hậu cần thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm
bảo cho đời sống của CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng được coi như
công cụ quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp phần vào
việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng như việc tổ chức thành công
các hội nghị, hội thảo. Công tác hậu cần còn là diện mạo của CQ qua việc xây
dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tín bằng công tác đối nội, đối ngoại.
II. CẢI TIẾN, HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG THEO HƯỚNG HIỆN ĐẠI DOANH
NGHIỆP
1. Vai trò của văn phòng hiện đại ở doanh nghiệp
Trước đây, trong cơ chế cũ, Văn phòng là nơi làm việc giấy tờ và lo hậu cần
cho hoạt động lãnh đạo. Trong vài năm trở lại đây, khi chuyển sang cơ chế thị

trường, theo định hướng XHCN với sự quản lý của nhà nước, để đảm bảo đứng
vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã đầu tư dây chuyền
thiết bị hiện đại đồng thời tiến hành đổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng
nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao. Do đó hiệu quả hoạt động đã được nâng
lên rõ rệt.
Thực tế đó đã phản ánh yêu cầu khách quan của công cuộc đổi mới, góp
phần tạo chỗ đứng cho mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường. Bên cạnh
đó, những thành tự khoa học của công nghệ thông tin gần đây cũng là áp lực
buộc các văn phòng phải khẩn trương đi vào hiện đại hoá. Khi các nhà quản lý
chú trọng đến các công tác văn phòng thì vai trò của văn phòng hiện đại trong
doanh nghiệp Nhà nước ngày càng được khẳng định. Rõ ràng, văn phòng kết
hợp với khoa học hiện đại đã ngày càng nâng cao hiệu suất làm việc của cán
bộ, nhân viên văn phòng. Các trang thiết bị hiện đại đã giúp họ đắc lực hơn
trong công việc, tạo năng suất và hiệu quả ngày càng cao.