KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN


Phân biệt các loại văn bản

1

MỤC TIÊU
KHÓA HỌC

2

3

Nguyên tắc soạn thảo văn bản
Kỹ năng soạn thảo các văn bản
thường dùng trong công việc hàng ngày


Nguyên tắc lớp học
 Cùng
 Làm

chia sẻ.

việc tích cực.


VĂN BẢN LÀ GÌ?
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt
thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất

định
Văn bản

Văn bản có tên loại
(Thông báo, kế hoạch,
quyết định, báo cáo,
biên bản,…)

Văn bản không
có tên loại (công
văn)


Stt
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.

17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.

Tên loại văn bản hành chính
Nghị quyết (cá biệt)
Quyết định (cá biệt)
Chỉ thị (cá biệt)
Quy chế
Quy định
Thông cáo
Thông báo
Hướng dẫn
Chương trình
Kế hoạch
Phương án
Đề án

Dự án
Báo cáo
Biên bản
Tờ trình
Hợp đồng
Công văn
Công điện
Bản ghi nhớ
Bản cam kết
Bản thỏa thuận
Giấy chứng nhận
Giấy ủy quyền
Giấy mời
Giấy giới thiệu
Giấy nghỉ phép
Giấy đi đường
Giấy biên nhận hồ sơ
Phiếu gửi
Phiếu chuyển
Thư công

Chữ viết tắt
NQ
QĐ
CT
QC
QyĐ
TC
TB
HD

CTr
KH
PA
ĐA
DA
BC
BB
TTr
HĐ
 
CĐ
GN
CK
TTh
CN
UQ
GM
GT
NP
ĐĐ
BN
PG
PC
 


CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN

 Truyền đạt thông tin



Quản lý



Sử liệu

VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN


KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
1. Font chữ: Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi
tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
2. Khổ giấy: A4 (các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên
nhận, phiếu chuyển, phiếu gửi …. Được trình bày trên khổ
giấy A5).
3. Kiểu trình bày: theo chiều dài của trang .
4. Định lề trang văn bản:
+ Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
+ Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
+ Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
+ Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.


THỂ THỨC VĂN BẢN
Tập hợp các cấu thành phần văn bản bao gồm những
thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản được
nhà nước quy định (thông tư số 01/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ).



Thể thức văn bản bao gồm các thành phần sau:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Quốc hiệu;
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
Số, ký hiệu của văn bản;
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
Nội dung văn bản;
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có
thẩm quyền;
Dấu của cơ quan, tổ chức;
Nơi nhận;
Các thành phần khác: dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với
những văn bản loại khẩn, mật). Đối với công văn, công
điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển,
ngoài các thành phần được quy định trên, có thể bổ sung
địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số
Telex, số Fax.



QUỐC HIỆU


1. QUỐC HIỆU
Chữ in hoa,
size 12/13, kiểu
chữ đứng, đậm

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Đường kẻ ngang,
nét liền, sử dụng
lệnh draw không
dùng underline, có
chiều dài bằng
chiều dài của dòng
chữ

Chữ in thường,
size 13/14, kiểu
chữ đứng, đậm


TÊN
CƠ
QUAN, TỔ
CHỨC BAN

HÀNH VĂN
BẢN


2. TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC BAN HÀNH VĂN BẢN
- Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc
hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Tập đoàn Kinh tế nhà nước không có cơ quan chủ quản.
-Đối với các tổ chức kinh tế, cơ quan chủ quản trực tiếp là công ty mẹ.
-Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng
như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN).
-Cùng cỡ chữ với quốc hiệu (12/13), chữ in hoa, kiểu chữ đứng.

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC BAN HÀNH VĂN BẢN

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc
được viết tắt theo quy định tại văn
bản thành lập. Cùng cỡ chữ với quốc
hiệu. Cỡ chữ 12/13, kiểu chữ in hoa
đứng đậm

Đường kẻ ngang,
nét liền, có độ dài
bằng ½ hoặc 1/3
chiều dài của dòng
chữ



TÊN CQ, TC BAN HÀNH VĂN BẢN
SỞ Y TẾ TP.HCM
TRƯỜNG
DƯƠNG

ĐẠI

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN

UBND THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
HỌC

BÌNH

CỤC THUẾ THÀNH PHỐ CẦN
THƠ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TỔNG CỤC THUẾ

BỘ QUỐC PHÒNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TÒA ÁN NHÂN DÂN THÀNH
PHỐ HÀ NỘI

BỘ Y TẾ



TÊN CQ, TC BAN HÀNH VĂN BẢN

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN

NHÀ XUẤT BẢN TÀI CHÍNH

BỘ TÀI CHÍNH

BHXH VIỆT NAM

BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH XÃ
HỘI

BHYT VIỆT NAM

BỘ Y TẾ

TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC
MIỀN NAM

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

HỌC VIỆN NGOẠI GIAO

BỘ NGOẠI GIAO

NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG
BÌNH DƯƠNG


NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT
NAM

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU
CHÍNH VIỄN THÔNG

TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
VIỆT NAM


TÊN CQ, TC BAN HÀNH VĂN BẢN
CÔNG TY DỊCH VỤ BAY HÀNG
KHÔNG VASCO

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN

TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC
GIA

BỘ NỘI VỤ

VIỆN HẢI DƯƠNG HỌC

VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VN

UBND PHƯỜNG PHÚ HÒA
TÒA ÁN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
VĂN PHÒNG LUẬT SƯ VÌ DÂN


ĐOÀN LUẬT SƯ TP. HÀ NỘI

ĐẠI HỌC NGÔ QUYỀN

BỘ QUỐC PHÒNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
CÔNG TY CỔ PHẦN KINH
DOANH VÀ PHÁT TRIỂN BÌNH
DƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÌNH DƯƠNG
TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT
TRIỂN CÔNG NGHIỆP - TNHH MỘT
THÀNH VIÊN (BECAMEX IDC CORP)


CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
VÀ PHÁT TRIỂN GIÁO DỤC

TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT
TRIỂN CÔNG NGHIỆP - TNHH MỘT
THÀNH VIÊN (BECAMEX IDC CORP)

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC
BECAMEX

TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT
TRIỂN CÔNG NGHIỆP - TNHH MỘT

THÀNH VIÊN (BECAMEX IDC CORP)

BỆNH VIỆN ĐA KHOA MỸ
PHƯỚC

TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT
TRIỂN CÔNG NGHIỆP - TNHH MỘT
THÀNH VIÊN (BECAMEX IDC CORP)

CÔNG TY CHỨNG KHOÁN ĐỀ
NHẤT

TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT
TRIỂN CÔNG NGHIỆP - TNHH MỘT
THÀNH VIÊN (BECAMEX IDC CORP)

CÔNG TY CỔ BẢO HIỂM HÙNG
VƯƠNG

TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT
TRIỂN CÔNG NGHIỆP - TNHH MỘT
THÀNH VIÊN (BECAMEX IDC CORP)


Số, ký hiệu
của văn bản


3. SỐ VÀ KÝ HIỆU CỦA VĂN BẢN
Là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức.

Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01
vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Số:……./ KÝ HIỆU CỦA VĂN BẢN-CƠ QUAN BAN HÀNH

Chữ
in
thường,
cỡ
chữ 13, kiểu
chữ đứng

Đối với VB có tên loại: ký hiệu bao gồm chữ
viết tắt tên loại VB và chữ viết tắt cơ quan, tổ
chức hoặc chức danh nhà nước ban hành VB.
 Chữ in hoa, kiểu chữ đứng



3. SỐ VÀ KÝ HIỆU CỦA VĂN BẢN
Đối với VB không có tên loại: ký hiệu công
văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức
hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn
và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản .
 Chữ in hoa, kiểu chữ đứng


Số:……./ CƠ QUAN BAN HÀNH – ĐƠN VỊ SOẠN THẢO VB



Địa
danh,
ngày tháng
năm
ban
hành văn bản


4. ĐỊA DANH, NGÀY THÁNG NĂM BAN HÀNH VĂN BẢN
-

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ
quan, tổ chức đóng trụ sở
Ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được ban
hành.
Đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở
trước

Địa danh, ngày …. tháng …. năm ….

Chữ in thường, cỡ chữ
13,14. Kiểu chữ
nghiêng

là ngày, tháng, năm văn bản
được ban hành


TÊN LOẠI,
TRÍCH YẾU

NỘI DUNG
VĂN BẢN


5. TÊN LOẠI, TRÍCH YẾU NỘI DUNG VĂN BẢN
chữ in thường, cỡ chữ từ
12 đến 13, kiểu chữ
đứng; được đặt canh giữa
dưới số và ký hiệu văn
bản, cách dòng 6pt với số
và ký hiệu văn bản

Trích yếu nội dung của
VB không có tên loại
(Công văn). Được ghi như
sau: V/v……

Tên của VB được
ban hành. Chữ in
hoa, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng
đậm

TÊN LOẠI VĂN BẢN
Trích yếu nội dung văn bản

Trích yếu nội dung VB là một câu gắn
ngọn hoặc một cụm từ khái quát nội dung
chủ yếu của VB. Chữ in thường, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng đậm. (Về việc….)


Đường kẻ ngang,
nét liền, có độ
dài bằng từ 1/3
đến 1/2 độ dài
của dòng chữ.


NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN