Kỹ năng soạn thảo văn bản lê ngọc quang
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (358.39 KB, 23 trang )
VIAMI Software
Kỹ năng
soạn thảo văn bản
Lê Ngọc Quang
Nội Dung
➔
Phân loại văn bản
➔
Qui tắc chung cho soạn thảo văn bản
➔
Qui ước soạn thảo văn bản
➔
Hình thức văn bản qui chuẩn và ”lọt mắt”
➔
Mẹo sử dụng các công cụ soạn thảo văn bản
➔
Phương pháp sử dụng Style
➔
Phương thức gửi văn bản qua e-mail
Tiếp nhận và xử lý thông tin
LOGIC
Hiểu
Suy xét
Phân tích
...
Phản ứng
CẢM XÚC
Thích ↔ ghét
Vui ↔ buồn
Hay ↔ dở
...
Phản xạ
Xử lý và cân bằng thông tin
Logic
Tiếng nói
Phân tích
Ngữ pháp
Tâm điểm
Liên tiếp
Chi tiết
Chữ/Số
Giải mã
Ngắn hạn
Nghe
Suy nghĩ
Có nghĩa
Kế hoạch
Sáng tạo
Hình ảnh
Gợi cảm
Ngữ điệu
Minh họa
Đồng thời
Hình ảnh lớn
Hình tượng/Khoảng cách
Mã hóa
Dài hạn
Nhìn
Cảm nhận
Vô nghĩa
Tức thì
Vì sao phải có kỹ năng soạn thảo
Trông mặt bắt hình dong, nhìn chữ đoán ra người
→ Đẳng cấp người trình bày
→ Nâng cao (hoặc che dấu) mình bằng kỹ năng
→ Nghệ thuật trình bày
Bài hay nhưng cần có người đọc
Nội dung hay, bố cục dở → ai quan tâm?
Nội dung dở, bố cục đẹp → có người muốn đọc...
Muốn đọc, muốn xem → sẽ quan tâm...
Đọc hiểu, đọc lướt vẫn hiểu → cảm tình...
Kỹ năng không phụ thuộc vào ”Trình (công cụ) soạn thảo”
Các công cụ soạn thảo chính
2 dòng Office chính: Microsoft (MS) là độc quyền
và OpenOffice, LibreOffice... (OO) là mã nguồn mở,
miễn phí, dễ sử dụng và có phiên bản tiếng Việt
Trình soạn thảo
Microsoft Office
Open Office
Văn bản
Word
Writer
Bảng tính
Excel
Spredsheet
Powerpoint
Presenter
Draw
Draw
Trình chiếu
Vẽ
Các công cụ online khác: Google docs, webmail...
Phân loại các văn bản
Thư từ (thư, fax, e-mail...)
tầm thường, cấp trên, cấp dưới...
quảng cáo, chào hàng...
Công văn, văn bản chính thống...
Báo cáo
Giới thiệu, trình chiếu...
...
Thành phần của văn bản
Tiêu đề: ngắn gọn mang ý chính nhất
Mở đầu: dẫn chuyện, gợi sự tò mò, mong muốn...
Nội dung: các ý chính, bố cục rõ ràng, toát ra ý
tưởng, tránh lan man lạc đề
Minh họa: gợi ý, gợi cảm
Đoạn kết: chốt hạ, kết luận...
Nguyên tắc soạn thảo
Ý tưởng và thông điệp chuyển tải
Chính tả, ngữ pháp chuẩn tiếng Việt
Soạn thảo khác với gõ chữ
Trình bày
Văn bản: bắt mắt, gọn gàng, qui củ...
Bảng tính: bố cục bảng, đầu bảng, đóng khung gợi ý...
Trình chiếu: rõ ràng, ý chính, minh họa...
Vẽ hình: bố trí chữ và hình cân xứng, gọn trong trang...
Vòng đời của soạn thảo
ĐỌC
Duyệt đọc
Chỉnh sửa, sắp xếp
Viết
VIẾT
Suy nghĩ
Nháp, tốc ký
Kế hoạch, dàn bài
Qui tắc chung cho văn bản
Các dấu chấm, phảy, chấm phảy, ngoặc...
Dấu cách
Đẩy chữ
Viết hoa
Đánh số, chấm điểm (gạch đầu dòng)
Canh lề, thụt lề, thụt hàng, dóng hàng...
Phông chữ, cỡ chữ, style (kiểu) chữ, màu chữ...
Đoạn văn
Qui ước về soạn thảo
Qui ước = Qui tắc mềm với người đọc
Phụ thuộc vào văn hóa khu vực
Phụ thuộc vào thời đại
Phụ thuộc vào công cụ soạn thảo
Phụ thuộc vào đối tượng
Quy ước về style
Bố trí hình ảnh, tỷ lệ hình ảnh, nền hình ảnh, đồ thị
minh họa
Các dòng qui ước chính
French style
English style
Cổ điển, kiểu đánh máy
Hiện đại, mạnh
Chương ở giữa dòng
Bố trí từ trái sang phải
Các điểm đầu dòng
Các điểm thụt dần
Thụt chữ đầu đoạn văn
Đầu đoạn văn để thẳng
Cứng nhắc
Qui củ, dễ nhận
Khó thoát ý
Gợi ý
Kiểu chữ bay bướm
Kiểu chữ Arial, cứng
Việt Nam dùng cả 2 styles
Cách sắp xếp bằng bảng
Mục đích dùng bảng:
Trình bày khung các ý tưởng
Sắp xếp nhiều ngăn và canh nội dung theo từng ngăn
Bố trí ngăn nắp giữa chữ và minh họa
Tính toán
Các qui ước dùng bảng:
Tiêu đề cột, dòng, chân bảng, tổng...
Đoạn văn, phông, canh lề, justify
Đóng khung cho bảng (viền, nền...)
Dùng Section/page breake
Mục đích: không bị ảnh hưởng khi soạn
thảo nội dung của các phần khác
Chia vùng (phần)
Mỗi phần có thể có style riêng
Phân vùng để soạn thảo bên trong từng vùng
Chia trang
Sang trang cứng
Dùng kiểu dáng (style)
Dùng các style có sẵn
Định nghĩa, thiết kế style
Phân vùng style
Sử dụng style
Kỹ năng soạn thư/e-mail
Biết rõ đối tượng
¼ phần đầu quan trọng nhất
Tôn trọng người đọc
Bố cục thân thư
Dùng bảng và nền màu
Không quên link tham khảo
Gợi tò mò để mở file đính
File đính nên dùng PDF
Có chữ ký để liên hệ
Kỹ năng soạn báo cáo
Mô hình trực tiếp
Người đọc đã
được biết trước
Báo cáo
Người đọc
chịu đọc
Ý chính
-------------------------------------------------------------------------------------------
Người đọc quan
tâm đến kết
quả trước
Mô hình gián tiếp
Người đọc
cần được
dẫn dắt
Người đọc cần
được
thuyết phục
Người đọc có
hiềm khích
thất vọng...
Báo cáo
------------------------------------------------------------------------------------------Ý chính
Kỹ năng soạn bảng tính
Bảng tính có kèm văn viết → chú ý xếp/căn lề, gộp
xẻ ô
Đóng khung theo cấp độ
Canh lề trong ô, xoay chữ
Kết quả (Tổng và tiểu tổng) theo hàng ngang/dọc
Khung đồ thị
Sắp xếp bảng tính để in
Chèn Bảng tính trong Trình soạn văn bản
Kỹ năng soạn thảo trình chiếu
Slide: ý chính, thoát ý, dòng chảy, dễ cảm nhận
Mẫu nền slide gợi ý và ấn tượng
Câu ngắn chọn, từ như chọn tiêu đề, đề mục (ghi chú
để diễn giải khi trình bày)
Nguyên tắc xanh: hình, đồ thị, minh họa > 20%
Hình ảnh: nơi đặt, nền, giữ tỷ lệ...
Hiệu ứng: phông chữ, hoạt hình, slide
Chuyển chương nên có hình ảnh toàn slide
Không nên dùng khung tự do để giữ style
Soạn thảo ↔ rà soát
Soạn thảo
Sửa
chữ,
cách
viết
Đánh dấ
u, điểm
Chính tả
háp
p
Ngữ
Rà soát
au
h
n
h ác
k
g từ
n
ữ
n nh
ọ
h
C
ết
i
t
i
h
c
ớt
Thêm b
Thay đổ
i nội du
ng
Hoàn thiện văn bản
Xây + Hoàn thiện = Thương hiệu + Đẳng cấp
Rà soát
đọc lại 2 lần
nhờ người khác đọc ít nhất 1 lần
Sẵn sàng in/gửi/trình bày
Chúc bạn thành công
