CUỘC ĐÀM PHÁN GIỮA CÔNG TY
HITC VÀ ROHDE&SCHWARZ VỀ
CHO THUÊ VĂN PHÒNG

I. GIỚI THIỆU
1. Giới thiệu tóm tắt về tình huống của cuộc đàm phán
Công ty HITC là chủ đầu tư và cho thuê văn phòng có địa chỉ tại 239 Xuân Thủy
Hà Nội. Công ty Rohde & Schwarz (RS) là công ty đã thuê văn phòng tại toà nhà
HITC từ năm 2004 với diện tích 500m2.
Tháng 3 năm 2011 hợp đồng cho thuê văn phòng giữa hai bên hết hạn. HITC
muốn tăng giá cho thuê văn phòng mới từ 27 lên 30USD/m2, công ty Rohde &
Schwarz muốn giá thuê giảm xuống hoặc ít nhất giữ nguyên đồng thời thuê thêm diện
tích để mở rộng văn phòng.
Hai bên cần đàm phán để giải quyết các vấn đề phát sinh từ tình huống trên.

2. Mục đích của việc xem xét tình huống:


- Sử dụng mô hình Harvard cho cả 2 bên để xác
định:
+ Tách con người ra khỏi vấn đề
+ Mục tiêu đàm phán
+ Mối quan tâm
+ Các giải pháp
+ Các tiêu chuẩn đánh giá khách quan
+ BATNA
+ WATNA
- Đưa ra các phương hướng để cuộc đàm phán
thành công
3. Phương pháp tiếp cận:
Vận dụng các kiến thức của môn quản trị đàm phán và giao tiếp, thu thập các tài

liệu, thông tin có liên quan khác để thực hiện các yêu cầu đặt ra

II. NỘI DUNG
1. Sử dụng mô hình Harvard cho cả hai bên để xác định các nội dung lên cuộc
đàm phán:
a. Tách con người khỏi vấn đề:
- Tôn trọng đối tác: Các nhà đàm phán cũng là con người, đều có nhận thức thế
giới theo những cách khác nhau và thường dựa vào đó để giải quyết tranh chấp
với người khác, thường tiếp cận vấn đề theo cái nhìn của riêng mình chứ không
quan tâm đến quan điểm của người khác. Do vậy, là người đại diện cho tổ chức,
các nhà đàm phán của HITC và RS đều cần phải tách bạch “cái tôi” cá nhân, biết
đứng trên quan điểm của tổ chức thì cuộc đàm phán mới đi đến thành công, đạt
được mục tiêu đàm phán của mỗi bên hướng tới.
Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp

Trần Thị Mỹ Thanh – M0110

2/ 12


- Các nhà đàm phán đứng trên quan điểm công ty, không phải quan điểm cá nhân.
Mỗi nhà đàm phán đều có 2 mối quan tâm chính là vật chất và mối quan hệ. Do
vậy, các nhà đàm phán cần tách rời các mối quan hệ cá nhân ra khỏi mục tiêu
đàm phán, đi vào giải quyết trực tiếp các vấn đề, kiểm soát được tri giác, cảm
xúc và cách giao tiếp của cá nhân.
- Về tri giác: nhà đàm phán của cả HITC và RS cần biết đặt mình vào vị trí của
đối tác, tránh suy diễn suy nghĩ của đối tác từ suy nghĩ của mình, không đổ lỗi
cho đối tác về những vấn đề của bản thân, cùng nhau thảo luận về ý kiến của
nhau và tìm cơ hội, giải pháp để giải quyết vấn đề. Giữ thể diện, tôn trọng các
giá trị của nhau cũng là một yêu cầu quan trọng đối với các nhà đàm phán.

- Về cảm xúc: các nhà đàm phán cần nhận ra và hiểu được cảm xúc của nhau, biểu
lộ cảm xúc một cách rõ ràng và tạo điều kiện cho đối tác biểu lộ cảm xúc, không
nên hành động theo cảm tính và sử dụng những cử chỉ tượng trưng phù hợp. Các
nhà đàm phán cần tập trung chú ý vào 5 vấn đề cốt lõi là: Sự tôn trọng, sự tự
chủ, sự liên kết, địa vị và vai trò. Những vấn đề cốt lõi được sử dụng như một
công cụ để hiểu được những cung bậc cảm xúc trong đàm phán và kích thích
cảm xúc tích cực trong đàm phán. Từ 5 vấn đề cốt lõi, các nhà đàm phán của
HITC và RS cần tìm hiểu thêm về cá nhân của nhà đàm phán phía đối tác như:
họ là ai? Địa vị của họ trong tổ chức là gì? Khả năng ra quyết định để giải quyết
vấn đề…
- Về giao tiếp: Đại diện đàm phán của HITC và RS cần phải biết lắng nghe nhau
một cách linh hoạt và xác nhận những nội dung đã nghe được, cần giao tiếp một
cách có mục đích, rõ ràng để đối tác hiểu và không nói đến vấn đề cá nhân của
đối tác.
b. Mục tiêu đàm phán
- Mục tiêu chính của HITC: Giữ được khách hàng, ký tiếp được hợp đồng thuê
văn phòng, tăng được giá cho thuê ở mức cao nhất

Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp

Trần Thị Mỹ Thanh – M0110

3/ 12


- Mục tiêu chính của RS: tiếp tục thuê văn phòng tại tòa nhà HITC, giá thuê ở
mức thấp nhất có thể, thuê thêm diện tích bổ xung
Như vậy, trong trường hợp này, cả hai bên có cùng mục tiêu, một bên cần khách
hàng, một bên cần sử dụng dịch vụ, tuy vậy có sự đối lập về giá cho thuê, một
bên muốn tối đa, còn một bên muốn tối thiểu.


c. Mối quan tâm
- Mối quan tâm của HITC
+ Giữ vững mối quan hệ hợp tác với RS vì đây là khách hàng lâu năm, ổn định,
thuê diện tích lớn
+ Cho thuê thêm được diện tích
+ Tăng được giá cho thuê văn phòng
- Mối quan tâm của RS
+ Giữ nguyên địa điểm thuê văn phòng tại HITC, thuê thêm diện tích 50m2 cùng
tầng làm chỗ để hàng
+ Không bị tăng giá thuê quá cao

Như vậy, đằng sau mục tiêu có sự xung đột (về mức tăng giá…) thì cả 2 bên đều
có một số mối quan tâm tương đồng, trong đó, việc cùng quan tâm duy trì quan
hệ hợp tác tốt đẹp giữa 2 bên sẽ là nền tảng thúc đẩy cuộc đàm phán thành công.

d. Các giải pháp
- Để cuộc đàm phán thành công, hai bên cần tìm ra và thống nhất một số giải pháp
để đảm bảo hài hòa lợi ích và mối quan tâm của hai bên. Ví dụ: HITC đưa ra giải
pháp không tăng giá nếu RS thuê kèm 50m2 phòng trong góc (cạnh RS nhưng vị
trí khuất, khó cho công ty khác thuê) ở cùng mức giá đang thuê là 27USD/m2
Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp

Trần Thị Mỹ Thanh – M0110

4/ 12


- Khi đưa ra đề xuất, hai bên đều cần quan tâm đến nhu cầu của phía bên kia.
Trong trường hợp này, nhu cầu của cả hai bên là thỏa mãn được đồng thời cả

mục tiêu và mối quan tâm trên. Ví dụ RS đồng ý thuê thêm phòng 50m2 cùng
giá thuê với 500m2 cũ để mở rộng diện tích kinh doanh đồng thời tiết kiệm chi
phí chuyển văn phòng
- Hai bên cần hiểu rằng không chỉ có duy nhất một câu trả lời và mở rộng sự lựa
chọn của mỗi bên trong quá trình đưa ra các giải pháp.
- Trong quá trình đàm phán, hai bên cần đảm bảo tính sáng tạo trong phân tích và
lựa chọn các ý tưởng mới để đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề phù hợp.
- Có cái nhìn toàn diện, thấu đáo của nhiều chuyên gia khi đưa ra các giải pháp,
trong đó, giải quyết tốt mối quan hệ giữa mục tiêu và mối quan tâm chung là
mấu chốt để đi đến sự đồng thuận.
- Xác định mối quan tâm chung của cả HITC và RS là cần duy trì mối quan hệ tốt
đẹp giữa hai bên, từ đó sẽ có các giải pháp giải quyết vấn đề đôi bên cùng có lợi.
hai bên hiểu được các mong muốn của nhau sẽ dễ dàng đưa ra các phương
hướng ứng xử phù hợp.
- Khi đưa ra các giải pháp, hai bên cũng cần giúp đối tác lựa chọn dễ dàng hơn
bằng cách giải thích rõ ràng các lợi ích mang lại từ giải pháp đề xuất.
- Các nhà đàm phán giỏi đòi hỏi phải có trí óc mở và sáng tạo, do vậy, đại diện
đàm phán của HITC và RS nắm vững nguyên tắc sáng tạo đề xuất các giải pháp
đôi bên cùng có lợi để cuộc đàm phán thành công.
e. Các tiêu chuẩn đánh giá khách quan
Cách tốt nhất để đạt được sự thỏa thuận công bằng là tham khảo các tiêu chuẩn
khách quan. Tiêu chuẩn khách quan của sự việc phát sinh trong tình huống trên là:
- Sử dụng các Tiêu chuẩn, quy chuẩn công bằng:
+ Dựa theo giá trị thị trường: mức biến động giá cả của thị trường cho thuê văn
phòng, sự sẵn có của văn phòng cho thuê
Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp

Trần Thị Mỹ Thanh – M0110

5/ 12



+ Chi phí thay thế: kèm thêm các dịch vụ khác miễn phí khi thuê thêm diện tích như
chỗ đỗ xe, sử dụng sân tập Tenis…
+ Tiền lệ: tham khảo các phương án xử lý của cả hai bên trước đây đối với tình
huống tương tự. Ví dụ: giảm giá khi thuê thêm diện tích
+ Các tiêu chuẩn nghề nghiệp, tiêu chuẩn ngành: tham khảo các tiêu chuẩn, các
quy tắc ứng xử chung của ngành khi giải quyết các vấn đề tương tự.
- Không tạo ra áp lực lẫn nhau: 2 bên cần thống nhất việc giải quyết liên quan
trực tiếp đến vấn đề phát sinh, không được gây áp lực khi đã biết mối quan tâm
của nhau.Ví dụ: HITC nếu biết RS không muốn thay đổi địa chỉ đã quen với
khách hàng hay mất thêm chi phí thiết kế, sửa chữa khi chuyển văn phòng thì
cũng không là lý do để gây áp lực tăng giá. RS nếu biết HITC cho thuê diện tích
lớn giảm được chi phí quản lý, hay tòa nhà đã cũ do đưa vào sử dụng nhiều
năm, hiện tại xung quanh khu vực có thêm nhiều tòa văn phòng cho thuê đang
đưa vào sử dụng… thì cũng không gây áp lực quá mạnh vào các “yếu điểm” của
đối tác chỉ để giảm giá

f. BATNA - WATNA
- Phương án dự phòng tốt nhất (BATNA) và xấu nhất (WATNA) cho thỏa thuận
đàm phán của 2 bên:
Phương án

HITC

RS

- Chỉ tăng được thêm 1$/m2
giá thuê văn phòng


BATNA

- Cho thuê được diện tích trống

Tăng giá thuê chỉ thêm 1$/m2

trong góc khuất (khó cho thuê)

Thuê thêm kho với giá thuê thấp

liền kề RS cùng giá cho thuê

hơn

diện tích 500m2

Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp

Trần Thị Mỹ Thanh – M0110

6/ 12


Giá thuê tăng thêm 2$/m2
WATNA

Giá cho thuê giảm

Giá cho thuê kho phụ 25$/m2
(thấp hơn 2$)


Khi xác định BATNA và WATNA, cả hai bên cần chú ý một số nội dung sau:
- Đánh giá kỹ lượng BATNA của mình và cải thiện phù hợp. Xác định giới hạn
dưới nhưng không được tiết lộ
- Tìm hiểu BATNA và giới hạn dưới của đối tác
- Nếu được chuẩn bị trước thì nên đưa ra lời đề nghị trước và đưa ra kỳ vọng cao
(lạc quan nhưng thực tế). Nếu đối tác đưa ra đề nghị trước thì nhanh chóng thay
đổi kế hoạch tương ứng.
- Cần lên kế hoạch nhượng bộ của mình, việc nhượng bộ cũng cần xác định cường
độ, khoảng thời gian nhượng bộ…
- Việc đưa ra đề nghị cần được hỗ trợ bằng thực tế, tôn trọng nguyên tắc công
bằng và tránh rơi vào bẫy chia đều.
1. Phương hướng để cuộc đàm phán thành công
Ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc của mô hình Harvard, để cuộc đàm phán
thành công, hai bên cần thực hiện các bước sau:
a. Lập kế hoạch đàm phán:
- Lập kế hoạch là quá trình quan trọng nhất trong quá trình đàm phán.
- Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán rõ ràng. Việc xác định mục đích ảnh
hưởng trực tiếp và gián tiếp đến chiến lược đàm phán
- Lựa chọn chiến lược đàm phán dựa trên câu trả lời của các câu hỏi: kết quả
mong đợi như thế nào? việc giữ gìn mối quan hệ hiện tại và tương lai như thế
Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp

Trần Thị Mỹ Thanh – M0110

7/ 12


nào? Việc chuẩn bị chiến lược bao gồm: chuẩn bị tư duy chiến lược, thái độ
chiến lược và biện pháp chiến lược.

- Chuẩn bị kế hoạch đàm phán: bao gồm thực hiện các công việc thu thập số
liệu, dữ liệu thông tin, đưa ra các giả thiết, xây dựng các mục tiêu, chuẩn bị
nhân sự đàm phán và tự đánh giá mình và đối tác đàm phán.
- Xác định các bước mấu chốt của quá trình đàm phán, từ đó có kế hoạch chuẩn
bị cho từng khâu đầy đủ, sẵn sàng ứng phó với các tình huống có thể xảy ra.
- Hiểu rõ mối liên hệ giữa mục tiêu và mối quan tâm. Xây dựng sơ đồ mục tiêu
và mối quan tâm thể hiện mục tiêu và mối quan tâm gắn kết tất cả các bên trong
cuộc đàm phán. Từ đó xác định các thông tin cần thiết, cần hỏi điều gì và
phương pháp đưa ra đề xuất phù hợp

b. Giao tiếp trong đàm phán:
-Quá trình đàm phán bao gồm cả yếu tố ngôn ngữ và phi ngôn ngữ có vai trò tối
quan trọng trong việc đạt được mục tiêu và giải quyết tranh chấp. Đàm phán
giúp phát huy sự tinh tế trong giao tiếp, góp phần tác động đến các quá trình và
kết quả cuối cùng của đàm phán.
-Nắm vững các kỹ năng giao tiếp hiệu quả, trong đó đặc biệt chú ý kỹ năng lắng
nghe. Khi lắng nghe, cần chú ý 3 vấn đề quan trọng sau đây:
(1) nhiều người tin rằng đàm phán là quá trình thuyết phục, mà thuyết phục có
nghĩa là nói. Họ nghĩ nói là ở thế chủ động còn lắng nghe là thế bị động. Họ đã
quên rằng việc thuyết phục khó khăn khi không nắm được động cơ của người
bạn đang thuyết phục.
(2) những người lắng nghe kém thường chỉ chú ý những gì họ nói hơn là
những lời của người đối diện, và lúc họ lắng nghe là lúc họ chuẩn bị cho lời
nói tiếp theo. Do đó, họ không thể có được những thông tin cần thiết.

Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp

Trần Thị Mỹ Thanh – M0110

8/ 12



(3) người ta thường để cảm xúc lấp đi những gì cần nghe, cần thấy. Từ chỉ là
đơn vị nhỏ trong câu nói. Giọng điệu và hành vi cử chỉ cũng đóng một vai trò
quyết định. Những người nghe và quan sát tốt biết cách không để cảm xúc che
mắt vì thế có thể đánh giá được cảm nghĩ thực sự của đối tác.
c. Nhận thức rõ tầm quan trọng của văn hóa trong đàm phán
- Các nhà đàm phán cần chú ý các yếu tố văn hóa và cách phản ứng của con
người đối với các yếu tố này, tránh vi phạm các chuẩn mực văn hóa.
- Các yếu tố văn hóa theo quan điểm của Hall là: ngữ cảnh, thời gian, không
gian.
- Khi tham gia đàm phán, các nhà đàm phán của HITC & RS cần chú ý:
+ Phân tích những khác biệt trong chiến lược và chiến thuật có thể gây hiểu
nhầm;
+ Phân tích những khác biệt về văn hóa để nhận ra các giá trị khác biệt có
thể cản trở việc gia tăng lợi ích
+ Tránh hiểu nhầm các đặc trưng văn hóa
+ Tìm cách thể hiện sự tôn trọng về văn hóa của đối tác
+ Biết rõ các khả năng thích ứng về văn hóa: hội nhập, đồng hóa, phân hóa,
không can thiệp.
d. Thuyết phục, Đạo đức và xây dựng nhóm đàm phán
Các nhà đàm phán cần xây dựng cho mình một chân dung của nhà đàm
phán thành công như sau:
- Hiểu quy trình đàm phán: Những nhà đàm phán thành công luôn nhận ra
rằng đàm phán là một quy trình, không phải chỉ là việc thảo luận về các nội
dung và điều kiện liên quan tới một giải pháp nào đó.
- Tập trung vào yếu tố đôi bên cùng có lợi: Đôi bên cùng có lợi nghĩa là cả
hai bên đều cảm thấy thoải mái với kết quả của quá trình đàm phán. Các nhà
đàm phán thành công luôn giúp đỡ các đối tác và cố gắng giải quyết vấn đề khó
Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp


Trần Thị Mỹ Thanh – M0110

9/ 12


khăn, đồng thời tìm kiếm các cơ hội để có thể đem lại cho khách hàng nhiều
điểm lợi nhất. Họ cũng biết được khi nào cần giới hạn sự nhượng bộ của mình,
vì vậy họ có thể đảm bảo những thoả thuận công bằng nhất cho cả hai bên.
- Kiên nhẫn: tính kiên nhẫn luôn là một ưu điểm lớn và việc thúc đẩy nhanh
chóng quy trình thường dẫn tới những kết quả không mấy tốt đẹp. Họ không vội
vàng đi đến các thoả thuận cuối cùng với khách hàng. Thay vào đó, họ dành
thời gian để thu thập các thông tin cần thiết. Họ suy nghĩ cẩn trọng về các giải
pháp tiềm năng. Họ dành thời gian để phân tích và suy nghĩ trong suốt quy
trình. Tính kiên nhẫn là vô cùng quan trọng bởi những những sai lầm sẽ rất dễ
nảy sinh khi bạn cố gắng đạt được thoả thuận một cách mau chóng nhất.
-Sáng tạo: Hầu hết các nhà đàm thành công đều rất sáng tạo. Họ sử dụng
những kỹ năng giải quyết vấn đề của mình để xác định giải pháp nào là tốt nhất
và tìm kiếm các phương thức nhằm hoàn thành mục tiêu của mình.
-Sẵn sàng thử nghiệm: Đàm phán là một quy trình hết sức linh hoạt bởi vì
không có hai người nào lại giống nhau cả. Những gì hiệu quả trong trường hợp
này có thể lại là tai họa trong trường hợp khác. Đó là lý do tại sao các nhà đàm
phán vĩ đại luôn thực hành việc sử dụng các khái niệm và kỹ thuật khác nhau.
Họ thử nghiệm với các chiến lược, giải pháp, chiến thuật khác nhau. Và những
sai lầm nhỏ không ngăn cản được họ tiếp thục thử nghiệm những ý tưởng mới
trong tương lai.
- Tự tin và lạc quan : Các nhà đàm phán vĩ đại luôn thể hiện một sự tự tin và
lạc quan khi bước vào cuộc đàm phán. Họ không kiêu căng, thô lỗ hay tự phụ.
Họ tự xây dựng được cho mình một niềm tin lớn về khả năng có thể đạt được
một thoả thuận đôi bên cùng có lợi. Họ lạc quan rằng mình có thể giải quyết

mọi vấn đề phát sinh trong cuộc đàm phàn và sự tự tin này được hình thành từ
kinh nghiệm bản thân. Những nhà đàm phán vĩ đại luôn tự đánh giá bản thân.
Họ học hỏi nhiều thứ từ các sai lầm mắc phải và từ thành công đạt được của

Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp
12

Trần Thị Mỹ Thanh – M0110

10/


mình. Họ đặt nhiều trọng tâm vào việc cải thiện các kỹ năng bán hàng. Họ thành
công trong việc xây dựng một niềm tin không thể lay chuyển.
-Những kỹ năng lắng nghe sắc sảo: Biết lắng nghe là kỹ năng quan trọng nhất
trong đàm phán.
Kết quả: Sau khi đàm phán HITC cam kết không tăng giá cho RS trong vòng 1
năm nếu thuê kèm 50m2 phòng trong góc cùng với cùng mức giá 27USD/m2.
RS đã đạt được mong muốn của mình là giá không tăng quá cao và thuê thêm
được diện tích thích hợp để phát triển kinh doanh.
III. KẾT LUẬN
Trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao
nhất. Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp
đồng của nhà kinh doanh trên thương trường. Đàm phán là phương tiện cơ bản
để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đàm phán chính là chìa khoá
cho kinh doanh vì vậy đàm phán thành công là khởi đầu cho một thương vụ làm
ăn tốt đẹp.
Tình huống cuộc đàm phán giữa HITC và RS là một ví dụ đơn giản về đàm
phán trong kinh doanh, không có quá nhiều vấn đề phức tạp và căng thẳng, tuy
nhiên, qua việc phân tích tìm hiểu và đưa ra các giải pháp cho cuộc đàm phán

thành công, chúng ta có thể xây dựng cho mình một nền tảng căn bản để trải
nghiệm trong thực tế quản lý điều hành doanh nghiệp.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quản trị đàm phán và giao tiếp (tài liệu lưu hành nội bộ), Chương trình Thạc sĩ

quản trị kinh doanh quốc tế, 2011, đại học Griggs
2. Kỹ thuật đàm phán thương mại Quốc tế, Nguyễn Xuân Thơm- Nguyễn Xuân

Hồng, 2001, Trung tâm thông tin thư viện Đại học quốc gia Hà Nội;
Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp
12

Trần Thị Mỹ Thanh – M0110

11/


3. Những bí quyết của nhà đàm phán giỏi, Roger Dawson, 2008, Nhà xuất bản

Đồng Nai
4. Kỹ thuật đàm phán, Nic Peeling, 2009, Nhà xuất bản Công an nhân dân

Bài tập cá nhân –Quản trị đàm phán giao tiếp
12

Trần Thị Mỹ Thanh – M0110

12/