Bản mô tả công việc nhân viên văn thư lễ tân
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (168.92 KB, 13 trang )
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
LOGO
Chức danh công việc
: NHÂN VIÊN LỄ TÂN-VĂN THƯ
Bộ phận
: Phòng Tổ chức hành chính
Đơn vị
: Văn phòng Công ty – Công ty ……
Ký mã hiệu : MTCV-NVLT-VT
Ban hành
: ……../……../2018
Lần ban hành :01
:
Mã số : TCHC_08
Chức danh quản lý trực tiếp
Tên cấp trên trực tiếp
: GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ
: ………………………………
Ký tên
Tên người giữ vị trí hiện tại
Mã số nhân viên
: ……………………………………..
:.....................................................
Ký tên
BIỂU ĐỒ CÁC MỐI QUAN HỆ PHỐI HỢP TRONG CÔNG VIỆC
(Mối quan hệ cấp trên)
GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ
(Mối quan hệ với các phòng
ban trong Công ty)
(Mối quan hệ bên ngoài)
Đối tác
Khách hàng,
Cơ quan chính quyền địa
phương.
I.
-
NHÂN VIÊN
LỄ TÂN – VĂN THƯ
Ban TGĐ
Công ty thành viên
Trung tâm, phòng, ban
Các dự án, chi nhánh
MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Thực hiện các công việc liên quan đến Lễ tân, Văn thư, quản trị hành chính
Bản Mô tả công việc – Nhân viên Lễ tân – Văn thư
Trang 1/13
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
LOGO
II.
Ký mã hiệu : MTCV-NVLT-VT
Ban hành
: ……../……../2018
Lần ban hành :01
:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC (03 cấp trên trực tiếp)
BAN TỔNG
GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC
NHÂN SỰ
CHUYÊN VIÊN
TIỀN LƯƠNG,
BHXH
III.
STT
1.
2.
3.
4.
CHUYÊN VIÊN
TUYỂN DỤNG,
ĐÀO TẠO
CHUYÊN VIÊN
TIN HỌC,
TRUYỀN THÔNG
NHÂN VIÊN
THỦ QUỸ
LÁI XE
VĂN PHÒNG
NHÂN VIÊN LỄ
TÂN – VĂN THƯ,
HÀNH CHÍNH
MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHÍNH
TRÁCH NHIỆM
Nghe và trả lời điện
thoại
Quản lý công văn đi,
công văn đến
Lên kế hoạch và mua
văn phòng phẩm.
Liên hệ sửa chữa, thay
thế vật tư, linh kiện của
NHIỆM VỤ
KẾT QUẢ ĐẦU RA
1. Thường xuyên có mặt tại vị trí Lễ tân để trả lời
điện thoại và hướng dẫn khách đến liên hệ
công tác.
2. Trả lời điện thoại trước khi chuông reo quá 3
lần.
3. Nghe và trả lời điện thoại nhẹ nhàng, lịch sự,
chuyên nghiệp và tạo thiện cảm cho khách
hàng và đối tác. Mở đầu cuộc trả lời điện thoại
bằng câu : “alo, …… xin nghe”, sử dụng
nhiều câu “xin lỗi”, “cảm ơn”…trong khi nói
chuyện điện thoại với khách hàng và đối tác.
Công tác Lễ tân
Nghe và trả
lời điện thoại đúng quy định và thể
hiện được văn hóa Công ty
Giọng nói dễ
nghe, lịch sự và chuyên nghiệp.
Tạo được
thiện cảm với khách hàng, đối tác.
Tạo sự hài
lòng đối với khách hàng, đối tác và
CBCNV trong Công ty.
1. Tiếp nhận công văn đi, ghi số, vào sổ, đóng
dấu và chuyển ngay đến các bộ phận liên quan
sau khi đã nhận được công văn. Chuyển trực
tiếp và/hoặc email và/hoặc eoffice.
2. Tiếp nhận công văn đến từ đơn vị bên ngoài
chuyển đến, ghi số, vào sổ và chuyển ngay đến
Lãnh đạo Công ty hoặc các bộ phận liên quan
sau khi đã nhận được công văn.
3. Tiếp nhận công văn đến sau khi Lãnh đạo đã
phê duyệt, phô tô và chuyển ngay đến các
phòng ban liên quan và lưu giữ theo quy định.
4. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định
trong Quy chế Văn thư Lưu trữ đã được Tổng
Giám đốc ký ban hành.
Công văn đi + Công văn đến
- Ghi số, vào sổ đầy đủ, đóng dấu
chính xác.
- Chuyển công văn đi, đến kịp thời,
kiểm tra lại thông tin của văn bản
gửi đi.
- Lưu giữ công văn đầy đủ, dễ tìm
kiếm, không bị nhàu nát hoặc bị
mất.
1. Ngày 25 hàng tháng, tập hợp đề nghị mua VPP
của các Phòng ban, Trung tâm để trình cấp trên
phê duyệt và thực hiện mua.
2. Cấp phát VPP cho các đơn vị hoàn thành trước
ngày mùng 5 hàng tháng.
3. Báo cáo chi phí VPP hàng quý trước ngày 10
của tháng đầu tiên của quý kế tiếp.
Văn phòng phẩm
Lập kế
hoạch, mua và cấp phát kịp thời,
đầy đủ.
Báo cáo
đúng thời hạn quy định, số liệu
chính xác.
1. Tiếp nhận thông tin từ các phòng ban và liên
hệ ngay với đơn vị sửa chữa, bảo dưỡng máy
Máy văn phòng
Bản Mô tả công việc – Nhân viên Lễ tân – Văn thư
Trang 2/13
LOGO
STT
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
TRÁCH NHIỆM
các loại máy thiết bị văn
phòng.
5.
Soạn thảo văn bản.
6.
Phục vụ nước uống cho
lãnh đạo khi tiếp khách
Ký mã hiệu : MTCV-NVLT-VT
Ban hành
: ……../……../2018
Lần ban hành :01
:
NHIỆM VỤ
KẾT QUẢ ĐẦU RA
thiết bị văn phòng để xử lý sự cố. Đảm bảo
máy thiết bị có thể hoạt động hiệu quả trở lại
trong thời gian sớm nhất.
2. Làm các thủ tục thanh toán chi phí sửa chữa,
bảo dưỡng máy thiết bị sau khi đã hoàn thành
theo quy định Kế toán của Công ty.
3. Theo dõi và báo cáo chi phí sửa chữa, thay thế
vật tư, linh kiện định kỳ hàng quý, 6 tháng và
hàng năm.
-
1. Soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của cấp
trên.
2. Áp dụng đúng mẫu văn bản cho mỗi lần soạn
thảo.
3. Trình cấp trên phê duyệt sau khi đã soạn xong.
Văn bản hoàn chỉnh
- Đúng nội dung yêu cầu.
- Đúng tiến độ yêu cầu
- Đúng quy định của Công ty.
- Nội dung chính xác, đúng chính tả.
Hoạt động
liên tục, chất lượng và hiệu quả
cao.
Được kiểm
tra thường xuyên và khắc phục sự
cố kịp thời khi xảy ra hỏng hóc.
Báo cáo chi
phí kịp thời, đầy đủ.
Nhiệm vụ phụ:
IV.
▫
V.
▫
▫
▫
VI.
1. Pha nước và chuyển vào phòng Lãnh đạo khi
tiếp khách (làm thay Thư ký TGĐ khi vắng
mặt).
Chất lượng phục vụ:
- Nhanh chóng, kịp thời
THẨM QUYỀN
Được quyền chủ động nghiên cứu và đề xuất với cấp trên trực tiếp tất cả các vấn đề liên quan
đến các công việc được giao phụ trách.
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
Làm việc tại VP Công ty, trong môi trường thoải mái, được trang bị máy điều hòa nhiệt độ
Được bố trí 01 máy tính để bàn có kết nối Internet, được dùng điện thoại bàn, sử dụng máy
fax, máy photocopy, máy scan và các loại máy văn phòng khác.
Được cung cấp bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ tài liệu.
TIÊU CHUẨN CHỨC DANH
Chuyên môn : Tốt nghiệp Trung cấp trở lên, chuyên ngành : Văn thư lưu trữ, Hành chính,
Ngoại ngữ, Kinh tế, Kế toán, QTKD vv…
Giới tính: Nữ
Độ tuổi: Từ 20-35 tuổi
Hình thức : Ngoại hình khá, ưa nhìn, nhanh nhẹn, hoạt bát.
Kinh nghiệm : Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm lễ tân – văn thư.
Kiến thức nghiệp vụ Lễ tân – Văn thư : Hiểu biết và có kỹ năng nghiệp vụ văn thư : quản lý
công văn, quản lý dấu, soạn thảo văn bản. Nhanh nhẹn, cẩn thận. Ngoại hình khá, giao tiếp
tốt, chăm chỉ nhiêt tình. Nắm được quy trình và cách thức lưu giữ hồ sơ tài liệu. Biết phân loại
công văn đến trước khi chuyển cho các bộ phận có liên quan.
Kỹ năng mềm: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng word, excel, email vv…, biết sử dụng
các loại máy văn phòng: điện thoại, fax, phôtôcopy, điều hoà nhiệt độ, máy scan…. Có khả
năng giao tiếp, giọng nói chuẩn, không mắc tật nói ngọng, nói lắp.
Ưu tiên biết giao tiếp Tiếng Anh.
Soạn thảo
Bản Mô tả công việc – Nhân viên Lễ tân – Văn thư
Xem xét
Phê duyệt
Trang 3/13
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
LOGO
Họ và tên: ………………..
Họ và tên: ……………………
Chức vụ: Lễ Tân – Văn Thư
Chức vụ: Giám đốc Nhân sự
Ngày: ………………….
Ngày: …………………
Chức danh công việc
: NHÂN VIÊN LỄ TÂN-VĂN THƯ
Bộ phận
: Phòng Tổ chức hành chính
Đơn vị
: Văn phòng Công ty – Công ty ……
Ký mã hiệu : MTCV-NVLT-VT
Ban hành
: ……../……../2018
Lần ban hành :01
:
Họ và tên: ………………………
Chức vụ: Tổng Giám đốc
Ngày:............................................
Mã số : TCHC_08
Chức danh quản lý trực tiếp
Tên cấp trên trực tiếp
: GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ
: ………………………………
Ký tên
Tên người giữ vị trí hiện tại
Mã số nhân viên
: ……………………………………..
:.....................................................
Ký tên
BIỂU ĐỒ CÁC MỐI QUAN HỆ PHỐI HỢP TRONG CÔNG VIỆC
(Mối quan hệ cấp trên)
GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ
(Mối quan hệ với các phòng
ban trong Công ty)
(Mối quan hệ bên ngoài)
Đối tác
Khách hàng,
Cơ quan chính quyền địa
phương.
Bản Mô tả công việc – Nhân viên Lễ tân – Văn thư
NHÂN VIÊN
LỄ TÂN – VĂN THƯ
Ban TGĐ
Công ty thành viên
Trung tâm, phòng, ban
Các dự án, chi nhánh
Trang 4/13
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
LOGO
VI.
-
VII.
Ký mã hiệu : MTCV-NVLT-VT
Ban hành
: ……../……../2018
Lần ban hành :01
:
MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Thực hiện các công việc liên quan đến Lễ tân, Văn thư, quản trị hành chính
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC (03 cấp trên trực tiếp)
BAN TỔNG
GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC
NHÂN SỰ
CHUYÊN VIÊN
TIỀN LƯƠNG,
BHXH
VIII.
STT
7.
CHUYÊN VIÊN
TUYỂN DỤNG,
ĐÀO TẠO
CHUYÊN VIÊN
TIN HỌC,
TRUYỀN THÔNG
NHÂN VIÊN
THỦ QUỸ
LÁI XE
VĂN PHÒNG
NHÂN VIÊN LỄ
TÂN – VĂN THƯ,
HÀNH CHÍNH
MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHÍNH
TRÁCH NHIỆM
Nghe và trả lời điện
thoại
NHIỆM VỤ
KẾT QUẢ ĐẦU RA
4. Thường xuyên có mặt tại vị trí Lễ tân để trả lời
điện thoại và hướng dẫn khách đến liên hệ
công tác.
5. Trả lời điện thoại trước khi chuông reo quá 3
lần.
6. Nghe và trả lời điện thoại nhẹ nhàng, lịch sự,
chuyên nghiệp và tạo thiện cảm cho khách
hàng và đối tác. Mở đầu cuộc trả lời điện thoại
bằng câu : “alo, …… xin nghe”, sử dụng
nhiều câu “xin lỗi”, “cảm ơn”…trong khi nói
chuyện điện thoại với khách hàng và đối tác.
Công tác Lễ tân
Nghe và trả
lời điện thoại đúng quy định và thể
hiện được văn hóa Công ty
Giọng nói dễ
nghe, lịch sự và chuyên nghiệp.
Tạo được
thiện cảm với khách hàng, đối tác.
Tạo sự hài
lòng đối với khách hàng, đối tác và
CBCNV trong Công ty.
5. Tiếp nhận công văn đi, ghi số, vào sổ, đóng
dấu và chuyển ngay đến các bộ phận liên quan
sau khi đã nhận được công văn. Chuyển trực
tiếp và/hoặc email và/hoặc eoffice.
6. Tiếp nhận công văn đến từ đơn vị bên ngoài
chuyển đến, ghi số, vào sổ và chuyển ngay đến
Quản lý công văn đi,
Lãnh đạo Công ty hoặc các bộ phận liên quan
8.
công văn đến
sau khi đã nhận được công văn.
7. Tiếp nhận công văn đến sau khi Lãnh đạo đã
phê duyệt, phô tô và chuyển ngay đến các
phòng ban liên quan và lưu giữ theo quy định.
8. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định
trong Quy chế Văn thư Lưu trữ đã được Tổng
Giám đốc ký ban hành.
Lên
kế
hoạch
và
mua
4.
Ngày 25 hàng tháng, tập hợp đề nghị mua VPP
9.
văn phòng phẩm.
của các Phòng ban, Trung tâm để trình cấp trên
phê duyệt và thực hiện mua.
5. Cấp phát VPP cho các đơn vị hoàn thành trước
ngày mùng 5 hàng tháng.
6. Báo cáo chi phí VPP hàng quý trước ngày 10
Bản Mô tả công việc – Nhân viên Lễ tân – Văn thư
Công văn đi + Công văn đến
- Ghi số, vào sổ đầy đủ, đóng dấu
chính xác.
- Chuyển công văn đi, đến kịp thời,
kiểm tra lại thông tin của văn bản
gửi đi.
- Lưu giữ công văn đầy đủ, dễ tìm
kiếm, không bị nhàu nát hoặc bị
mất.
Văn phòng phẩm
Lập kế
hoạch, mua và cấp phát kịp thời,
đầy đủ.
Báo cáo
Trang 5/13
LOGO
STT
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
TRÁCH NHIỆM
NHIỆM VỤ
của tháng đầu tiên của quý kế tiếp.
Liên hệ sửa chữa, thay
thế vật tư, linh kiện của
các loại máy thiết bị văn
phòng.
10.
Văn bản hoàn chỉnh
- Đúng nội dung yêu cầu.
- Đúng tiến độ yêu cầu
- Đúng quy định của Công ty.
- Nội dung chính xác, đúng chính tả.
Chất lượng phục vụ:
- Nhanh chóng, kịp thời
Soạn thảo văn bản.
12.
Phục vụ nước uống cho
lãnh đạo khi tiếp khách
Nhiệm vụ phụ:
2. Pha nước và chuyển vào phòng Lãnh đạo khi
tiếp khách (làm thay Thư ký TGĐ khi vắng
mặt).
X.
▫
▫
▫
VI.
đúng thời hạn quy định, số liệu
chính xác.
Máy văn phòng
Hoạt động
liên tục, chất lượng và hiệu quả
cao.
Được kiểm
tra thường xuyên và khắc phục sự
cố kịp thời khi xảy ra hỏng hóc.
Báo cáo chi
phí kịp thời, đầy đủ.
11.
▫
KẾT QUẢ ĐẦU RA
4. Tiếp nhận thông tin từ các phòng ban và liên
hệ ngay với đơn vị sửa chữa, bảo dưỡng máy
thiết bị văn phòng để xử lý sự cố. Đảm bảo
máy thiết bị có thể hoạt động hiệu quả trở lại
trong thời gian sớm nhất.
5. Làm các thủ tục thanh toán chi phí sửa chữa,
bảo dưỡng máy thiết bị sau khi đã hoàn thành
theo quy định Kế toán của Công ty.
6. Theo dõi và báo cáo chi phí sửa chữa, thay thế
vật tư, linh kiện định kỳ hàng quý, 6 tháng và
hàng năm.
4. Soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của cấp
trên.
5. Áp dụng đúng mẫu văn bản cho mỗi lần soạn
thảo.
6. Trình cấp trên phê duyệt sau khi đã soạn xong.
IX.
Ký mã hiệu : MTCV-NVLT-VT
Ban hành
: ……../……../2018
Lần ban hành :01
:
THẨM QUYỀN
Được quyền chủ động nghiên cứu và đề xuất với cấp trên trực tiếp tất cả các vấn đề liên quan
đến các công việc được giao phụ trách.
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
Làm việc tại VP Công ty, trong môi trường thoải mái, được trang bị máy điều hòa nhiệt độ
Được bố trí 01 máy tính để bàn có kết nối Internet, được dùng điện thoại bàn, sử dụng máy
fax, máy photocopy, máy scan và các loại máy văn phòng khác.
Được cung cấp bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ tài liệu.
TIÊU CHUẨN CHỨC DANH
Chuyên môn : Tốt nghiệp Trung cấp trở lên, chuyên ngành : Văn thư lưu trữ, Hành chính,
Ngoại ngữ, Kinh tế, Kế toán, QTKD vv…
Giới tính: Nữ
Độ tuổi: Từ 20-35 tuổi
Hình thức : Ngoại hình khá, ưa nhìn, nhanh nhẹn, hoạt bát.
Kinh nghiệm : Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm lễ tân – văn thư.
Kiến thức nghiệp vụ Lễ tân – Văn thư : Hiểu biết và có kỹ năng nghiệp vụ văn thư : quản lý
công văn, quản lý dấu, soạn thảo văn bản. Nhanh nhẹn, cẩn thận. Ngoại hình khá, giao tiếp
tốt, chăm chỉ nhiêt tình. Nắm được quy trình và cách thức lưu giữ hồ sơ tài liệu. Biết phân loại
công văn đến trước khi chuyển cho các bộ phận có liên quan.
Kỹ năng mềm: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng word, excel, email vv…, biết sử dụng
các loại máy văn phòng: điện thoại, fax, phôtôcopy, điều hoà nhiệt độ, máy scan…. Có khả
năng giao tiếp, giọng nói chuẩn, không mắc tật nói ngọng, nói lắp.
Ưu tiên biết giao tiếp Tiếng Anh.
Soạn thảo
Bản Mô tả công việc – Nhân viên Lễ tân – Văn thư
Xem xét
Phê duyệt
Trang 6/13
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
LOGO
Họ và tên: ………………..
Họ và tên: ……………………
Chức vụ: Lễ Tân – Văn Thư
Chức vụ: Giám đốc Nhân sự
Ngày: ………………….
Ngày: …………………
Chức danh công việc
: NHÂN VIÊN LỄ TÂN-VĂN THƯ
Bộ phận
: Phòng Tổ chức hành chính
Đơn vị
: Văn phòng Công ty – Công ty ……
Ký mã hiệu : MTCV-NVLT-VT
Ban hành
: ……../……../2018
Lần ban hành :01
:
Họ và tên: ………………………
Chức vụ: Tổng Giám đốc
Ngày:............................................
Mã số : TCHC_08
Chức danh quản lý trực tiếp
Tên cấp trên trực tiếp
: GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ
: ………………………………
Ký tên
Tên người giữ vị trí hiện tại
Mã số nhân viên
: ……………………………………..
:.....................................................
Ký tên
BIỂU ĐỒ CÁC MỐI QUAN HỆ PHỐI HỢP TRONG CÔNG VIỆC
(Mối quan hệ cấp trên)
GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ
(Mối quan hệ với các phòng
ban trong Công ty)
(Mối quan hệ bên ngoài)
Đối tác
Khách hàng,
Cơ quan chính quyền địa
phương.
Bản Mô tả công việc – Nhân viên Lễ tân – Văn thư
NHÂN VIÊN
LỄ TÂN – VĂN THƯ
Ban TGĐ
Công ty thành viên
Trung tâm, phòng, ban
Các dự án, chi nhánh
Trang 7/13
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
LOGO
XI.
-
XII.
Ký mã hiệu : MTCV-NVLT-VT
Ban hành
: ……../……../2018
Lần ban hành :01
:
MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Thực hiện các công việc liên quan đến Lễ tân, Văn thư, quản trị hành chính
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC (03 cấp trên trực tiếp)
BAN TỔNG
GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC
NHÂN SỰ
CHUYÊN VIÊN
TIỀN LƯƠNG,
BHXH
XIII.
STT
13.
14.
CHUYÊN VIÊN
TUYỂN DỤNG,
ĐÀO TẠO
CHUYÊN VIÊN
TIN HỌC,
TRUYỀN THÔNG
NHÂN VIÊN
THỦ QUỸ
LÁI XE
VĂN PHÒNG
NHÂN VIÊN LỄ
TÂN – VĂN THƯ,
HÀNH CHÍNH
MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHÍNH
TRÁCH NHIỆM
Nghe và trả lời điện
thoại
Quản lý công văn đi,
công văn đến
NHIỆM VỤ
KẾT QUẢ ĐẦU RA
7. Thường xuyên có mặt tại vị trí Lễ tân để trả lời
điện thoại và hướng dẫn khách đến liên hệ
công tác.
8. Trả lời điện thoại trước khi chuông reo quá 3
lần.
9. Nghe và trả lời điện thoại nhẹ nhàng, lịch sự,
chuyên nghiệp và tạo thiện cảm cho khách
hàng và đối tác. Mở đầu cuộc trả lời điện thoại
bằng câu : “alo, …… xin nghe”, sử dụng
nhiều câu “xin lỗi”, “cảm ơn”…trong khi nói
chuyện điện thoại với khách hàng và đối tác.
Công tác Lễ tân
Nghe và trả
lời điện thoại đúng quy định và thể
hiện được văn hóa Công ty
Giọng nói dễ
nghe, lịch sự và chuyên nghiệp.
Tạo được
thiện cảm với khách hàng, đối tác.
Tạo sự hài
lòng đối với khách hàng, đối tác và
CBCNV trong Công ty.
9. Tiếp nhận công văn đi, ghi số, vào sổ, đóng
dấu và chuyển ngay đến các bộ phận liên quan
sau khi đã nhận được công văn. Chuyển trực
tiếp và/hoặc email và/hoặc eoffice.
10.
Tiếp nhận công văn đến từ đơn vị bên
ngoài chuyển đến, ghi số, vào sổ và chuyển
ngay đến Lãnh đạo Công ty hoặc các bộ phận
liên quan sau khi đã nhận được công văn.
11.
Tiếp nhận công văn đến sau khi Lãnh
đạo đã phê duyệt, phô tô và chuyển ngay đến
các phòng ban liên quan và lưu giữ theo quy
định.
12.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy
định trong Quy chế Văn thư Lưu trữ đã được
Tổng Giám đốc ký ban hành.
Công văn đi + Công văn đến
- Ghi số, vào sổ đầy đủ, đóng dấu
chính xác.
- Chuyển công văn đi, đến kịp thời,
kiểm tra lại thông tin của văn bản
gửi đi.
- Lưu giữ công văn đầy đủ, dễ tìm
kiếm, không bị nhàu nát hoặc bị
mất.
Bản Mô tả công việc – Nhân viên Lễ tân – Văn thư
Trang 8/13
LOGO
STT
TRÁCH NHIỆM
Lên kế hoạch và mua
văn phòng phẩm.
15.
Liên hệ sửa chữa, thay
thế vật tư, linh kiện của
các loại máy thiết bị văn
phòng.
16.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
NHIỆM VỤ
Văn phòng phẩm
Lập kế
hoạch, mua và cấp phát kịp thời,
đầy đủ.
Báo cáo
đúng thời hạn quy định, số liệu
chính xác.
7. Tiếp nhận thông tin từ các phòng ban và liên
hệ ngay với đơn vị sửa chữa, bảo dưỡng máy
thiết bị văn phòng để xử lý sự cố. Đảm bảo
máy thiết bị có thể hoạt động hiệu quả trở lại
trong thời gian sớm nhất.
8. Làm các thủ tục thanh toán chi phí sửa chữa,
bảo dưỡng máy thiết bị sau khi đã hoàn thành
theo quy định Kế toán của Công ty.
9. Theo dõi và báo cáo chi phí sửa chữa, thay thế
vật tư, linh kiện định kỳ hàng quý, 6 tháng và
hàng năm.
Máy văn phòng
Hoạt động
liên tục, chất lượng và hiệu quả
cao.
Được kiểm
tra thường xuyên và khắc phục sự
cố kịp thời khi xảy ra hỏng hóc.
Báo cáo chi
phí kịp thời, đầy đủ.
Văn bản hoàn chỉnh
- Đúng nội dung yêu cầu.
- Đúng tiến độ yêu cầu
- Đúng quy định của Công ty.
- Nội dung chính xác, đúng chính tả.
Chất lượng phục vụ:
- Nhanh chóng, kịp thời
17.
Soạn thảo văn bản.
18.
Phục vụ nước uống cho
lãnh đạo khi tiếp khách
Nhiệm vụ phụ:
3. Pha nước và chuyển vào phòng Lãnh đạo khi
tiếp khách (làm thay Thư ký TGĐ khi vắng
mặt).
XV.
▫
▫
▫
VI.
KẾT QUẢ ĐẦU RA
7. Ngày 25 hàng tháng, tập hợp đề nghị mua VPP
của các Phòng ban, Trung tâm để trình cấp trên
phê duyệt và thực hiện mua.
8. Cấp phát VPP cho các đơn vị hoàn thành trước
ngày mùng 5 hàng tháng.
9. Báo cáo chi phí VPP hàng quý trước ngày 10
của tháng đầu tiên của quý kế tiếp.
7. Soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của cấp
trên.
8. Áp dụng đúng mẫu văn bản cho mỗi lần soạn
thảo.
9. Trình cấp trên phê duyệt sau khi đã soạn xong.
XIV.
▫
Ký mã hiệu : MTCV-NVLT-VT
Ban hành
: ……../……../2018
Lần ban hành :01
:
THẨM QUYỀN
Được quyền chủ động nghiên cứu và đề xuất với cấp trên trực tiếp tất cả các vấn đề liên quan
đến các công việc được giao phụ trách.
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
Làm việc tại VP Công ty, trong môi trường thoải mái, được trang bị máy điều hòa nhiệt độ
Được bố trí 01 máy tính để bàn có kết nối Internet, được dùng điện thoại bàn, sử dụng máy
fax, máy photocopy, máy scan và các loại máy văn phòng khác.
Được cung cấp bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ tài liệu.
TIÊU CHUẨN CHỨC DANH
Chuyên môn : Tốt nghiệp Trung cấp trở lên, chuyên ngành : Văn thư lưu trữ, Hành chính,
Ngoại ngữ, Kinh tế, Kế toán, QTKD vv…
Giới tính: Nữ
Độ tuổi: Từ 20-35 tuổi
Hình thức : Ngoại hình khá, ưa nhìn, nhanh nhẹn, hoạt bát.
Kinh nghiệm : Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm lễ tân – văn thư.
Kiến thức nghiệp vụ Lễ tân – Văn thư : Hiểu biết và có kỹ năng nghiệp vụ văn thư : quản lý
công văn, quản lý dấu, soạn thảo văn bản. Nhanh nhẹn, cẩn thận. Ngoại hình khá, giao tiếp
tốt, chăm chỉ nhiêt tình. Nắm được quy trình và cách thức lưu giữ hồ sơ tài liệu. Biết phân loại
công văn đến trước khi chuyển cho các bộ phận có liên quan.
Kỹ năng mềm: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng word, excel, email vv…, biết sử dụng
các loại máy văn phòng: điện thoại, fax, phôtôcopy, điều hoà nhiệt độ, máy scan…. Có khả
năng giao tiếp, giọng nói chuẩn, không mắc tật nói ngọng, nói lắp.
Bản Mô tả công việc – Nhân viên Lễ tân – Văn thư
Trang 9/13
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
LOGO
Ký mã hiệu : MTCV-NVLT-VT
Ban hành
: ……../……../2018
Lần ban hành :01
:
Ưu tiên biết giao tiếp Tiếng Anh.
Soạn thảo
Xem xét
Họ và tên: ………………..
Họ và tên: ……………………
Chức vụ: Lễ Tân – Văn Thư
Chức vụ: Giám đốc Nhân sự
Ngày: ………………….
Ngày: …………………
Chức danh công việc
: NHÂN VIÊN LỄ TÂN-VĂN THƯ
Bộ phận
: Phòng Tổ chức hành chính
Đơn vị
: Văn phòng Công ty – Công ty ……
Phê duyệt
Họ và tên: ………………………
Chức vụ: Tổng Giám đốc
Ngày:............................................
Mã số : TCHC_08
Chức danh quản lý trực tiếp
Tên cấp trên trực tiếp
: GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ
: ………………………………
Ký tên
Tên người giữ vị trí hiện tại
Mã số nhân viên
: ……………………………………..
:.....................................................
Ký tên
BIỂU ĐỒ CÁC MỐI QUAN HỆ PHỐI HỢP TRONG CÔNG VIỆC
(Mối quan hệ cấp trên)
GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ
(Mối quan hệ với các phòng
ban trong Công ty)
(Mối quan hệ bên ngoài)
Đối tác
Khách hàng,
Cơ quan chính quyền địa
phương.
Bản Mô tả công việc – Nhân viên Lễ tân – Văn thư
NHÂN VIÊN
LỄ TÂN – VĂN THƯ
Ban TGĐ
Công ty thành viên
Trung tâm, phòng, ban
Các dự án, chi nhánh
Trang 10/13
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
LOGO
Ký mã hiệu : MTCV-NVLT-VT
Ban hành
: ……../……../2018
Lần ban hành :01
:
XVI.
-
MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Thực hiện các công việc liên quan đến Lễ tân, Văn thư, quản trị hành chính
XVII.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC (03 cấp trên trực tiếp)
BAN TỔNG
GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC
NHÂN SỰ
CHUYÊN VIÊN
TIỀN LƯƠNG,
BHXH
XVIII.
STT
19.
CHUYÊN VIÊN
TUYỂN DỤNG,
ĐÀO TẠO
CHUYÊN VIÊN
TIN HỌC,
TRUYỀN THÔNG
NHÂN VIÊN
THỦ QUỸ
NHÂN VIÊN LỄ
TÂN – VĂN THƯ,
HÀNH CHÍNH
MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHÍNH
TRÁCH NHIỆM
Nghe và trả lời điện
thoại
Quản lý công văn đi,
công văn đến
NHIỆM VỤ
KẾT QUẢ ĐẦU RA
10.Thường xuyên có mặt tại vị trí Lễ tân để trả lời
điện thoại và hướng dẫn khách đến liên hệ
công tác.
11.Trả lời điện thoại trước khi chuông reo quá 3
lần.
12.Nghe và trả lời điện thoại nhẹ nhàng, lịch sự,
chuyên nghiệp và tạo thiện cảm cho khách
hàng và đối tác. Mở đầu cuộc trả lời điện thoại
bằng câu : “alo, …… xin nghe”, sử dụng
nhiều câu “xin lỗi”, “cảm ơn”…trong khi nói
chuyện điện thoại với khách hàng và đối tác.
Công tác Lễ tân
Nghe và trả
lời điện thoại đúng quy định và thể
hiện được văn hóa Công ty
Giọng nói dễ
nghe, lịch sự và chuyên nghiệp.
Tạo được
thiện cảm với khách hàng, đối tác.
Tạo sự hài
lòng đối với khách hàng, đối tác và
CBCNV trong Công ty.
13.
Tiếp nhận công văn đi, ghi số, vào sổ,
đóng dấu và chuyển ngay đến các bộ phận liên
quan sau khi đã nhận được công văn. Chuyển
trực tiếp và/hoặc email và/hoặc eoffice.
14.
Tiếp nhận công văn đến từ đơn vị bên
ngoài chuyển đến, ghi số, vào sổ và chuyển
ngay đến Lãnh đạo Công ty hoặc các bộ phận
liên quan sau khi đã nhận được công văn.
15.
Tiếp nhận công văn đến sau khi Lãnh
đạo đã phê duyệt, phô tô và chuyển ngay đến
Bản Mô tả công việc – Nhân viên Lễ tân – Văn thư
20.
LÁI XE
VĂN PHÒNG
Công văn đi + Công văn đến
- Ghi số, vào sổ đầy đủ, đóng dấu
chính xác.
- Chuyển công văn đi, đến kịp thời,
kiểm tra lại thông tin của văn bản
gửi đi.
- Lưu giữ công văn đầy đủ, dễ tìm
kiếm, không bị nhàu nát hoặc bị
Trang 11/13
LOGO
STT
TRÁCH NHIỆM
Lên kế hoạch và mua
văn phòng phẩm.
21.
Liên hệ sửa chữa, thay
thế vật tư, linh kiện của
các loại máy thiết bị văn
phòng.
22.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
NHIỆM VỤ
các phòng ban liên quan và lưu giữ theo quy
định.
16.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy
định trong Quy chế Văn thư Lưu trữ đã được
Tổng Giám đốc ký ban hành.
10.
Tiếp nhận thông tin từ các phòng ban và
liên hệ ngay với đơn vị sửa chữa, bảo dưỡng
máy thiết bị văn phòng để xử lý sự cố. Đảm
bảo máy thiết bị có thể hoạt động hiệu quả trở
lại trong thời gian sớm nhất.
11.
Làm các thủ tục thanh toán chi phí sửa
chữa, bảo dưỡng máy thiết bị sau khi đã hoàn
thành theo quy định Kế toán của Công ty.
12.
Theo dõi và báo cáo chi phí sửa chữa,
thay thế vật tư, linh kiện định kỳ hàng quý, 6
tháng và hàng năm.
Máy văn phòng
Hoạt động
liên tục, chất lượng và hiệu quả
cao.
Được kiểm
tra thường xuyên và khắc phục sự
cố kịp thời khi xảy ra hỏng hóc.
Báo cáo chi
phí kịp thời, đầy đủ.
Văn bản hoàn chỉnh
- Đúng nội dung yêu cầu.
- Đúng tiến độ yêu cầu
- Đúng quy định của Công ty.
- Nội dung chính xác, đúng chính tả.
Chất lượng phục vụ:
- Nhanh chóng, kịp thời
Soạn thảo văn bản.
24.
Phục vụ nước uống cho
lãnh đạo khi tiếp khách
Nhiệm vụ phụ:
4. Pha nước và chuyển vào phòng Lãnh đạo khi
tiếp khách (làm thay Thư ký TGĐ khi vắng
mặt).
▫
VI.
mất.
Văn phòng phẩm
Lập kế
hoạch, mua và cấp phát kịp thời,
đầy đủ.
Báo cáo
đúng thời hạn quy định, số liệu
chính xác.
23.
XX.
▫
▫
KẾT QUẢ ĐẦU RA
10.
Ngày 25 hàng tháng, tập hợp đề nghị
mua VPP của các Phòng ban, Trung tâm để
trình cấp trên phê duyệt và thực hiện mua.
11.
Cấp phát VPP cho các đơn vị hoàn thành
trước ngày mùng 5 hàng tháng.
12.
Báo cáo chi phí VPP hàng quý trước
ngày 10 của tháng đầu tiên của quý kế tiếp.
10.
Soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của
cấp trên.
11.
Áp dụng đúng mẫu văn bản cho mỗi lần
soạn thảo.
12.
Trình cấp trên phê duyệt sau khi đã soạn
xong.
XIX.
▫
Ký mã hiệu : MTCV-NVLT-VT
Ban hành
: ……../……../2018
Lần ban hành :01
:
THẨM QUYỀN
Được quyền chủ động nghiên cứu và đề xuất với cấp trên trực tiếp tất cả các vấn đề liên quan
đến các công việc được giao phụ trách.
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
Làm việc tại VP Công ty, trong môi trường thoải mái, được trang bị máy điều hòa nhiệt độ
Được bố trí 01 máy tính để bàn có kết nối Internet, được dùng điện thoại bàn, sử dụng máy
fax, máy photocopy, máy scan và các loại máy văn phòng khác.
Được cung cấp bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ tài liệu.
TIÊU CHUẨN CHỨC DANH
Chuyên môn : Tốt nghiệp Trung cấp trở lên, chuyên ngành : Văn thư lưu trữ, Hành chính,
Ngoại ngữ, Kinh tế, Kế toán, QTKD vv…
Giới tính: Nữ
Độ tuổi: Từ 20-35 tuổi
Hình thức : Ngoại hình khá, ưa nhìn, nhanh nhẹn, hoạt bát.
Kinh nghiệm : Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm lễ tân – văn thư.
Kiến thức nghiệp vụ Lễ tân – Văn thư : Hiểu biết và có kỹ năng nghiệp vụ văn thư : quản lý
công văn, quản lý dấu, soạn thảo văn bản. Nhanh nhẹn, cẩn thận. Ngoại hình khá, giao tiếp
Bản Mô tả công việc – Nhân viên Lễ tân – Văn thư
Trang 12/13
LOGO
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Ký mã hiệu : MTCV-NVLT-VT
Ban hành
: ……../……../2018
Lần ban hành :01
:
tốt, chăm chỉ nhiêt tình. Nắm được quy trình và cách thức lưu giữ hồ sơ tài liệu. Biết phân loại
công văn đến trước khi chuyển cho các bộ phận có liên quan.
Kỹ năng mềm: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng word, excel, email vv…, biết sử dụng
các loại máy văn phòng: điện thoại, fax, phôtôcopy, điều hoà nhiệt độ, máy scan…. Có khả
năng giao tiếp, giọng nói chuẩn, không mắc tật nói ngọng, nói lắp.
Ưu tiên biết giao tiếp Tiếng Anh.
Soạn thảo
Họ và tên: ………………..
Chức vụ: Lễ Tân – Văn Thư
Ngày: ………………….
Xem xét
Họ và tên: ……………………
Chức vụ: Giám đốc Nhân sự
Ngày: …………………
Bản Mô tả công việc – Nhân viên Lễ tân – Văn thư
Phê duyệt
Họ và tên: ………………………
Chức vụ: Tổng Giám đốc
Ngày:............................................
Trang 13/13
