Để tổ chức sự kiện doanh nghiệp mang lại hiệu quả
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (82.11 KB, 2 trang )
Để tổ chức sự kiện DN mang lại hiệu quả
Cách đơn giản nhất để đo lường chất lượng một sự kiện là nhìn vào những người
tham dự.
Khách mục tiêu phù hợp với sự kiện là những ai? Làm thế nào bảo đảm họ đến đông đủ?
Dave Welty, Trưởng phòng sự kiện tại công ty quan hệ công chúng Maloney & Fox ở New
York City cho biết: “Khách mời mục tiêu là những người tiêu dùng có sức ảnh hưởng, những
người đã đầu tư và các đối tác có hứng thú với hoạt động hiện tại và kế hoạch tương lai của
thương hiệu chúng tôi”.
Các bước thu hút khách mời phù hợp cho sự kiện doanh nghiệp:
Xác định khách mời mục tiêu phù hợp
Nhà sản xuất chương trình Cass Phillipps khẳng định: Cần bảo đảm khách tham dự là thật
sự đến vì có hứng thú với doanh nghiệp, chứ không phải chỉ để nhận quà hoặc ăn tiệc.
Hãy tự hỏi: “Tôi muốn đạt được gì khi tổ chức sự kiện này?” Câu trả lời sẽ giúp xác định
khách mời thích hợp. Ví dụ đó có thể là những khách hàng đã biết đến thương hiệu, muốn
thử sản phẩm mới, và sẵn lòng giới thiệu sản phẩm mới cho bạn bè, người quen.
Welty gợi ý một sự kiện được đánh giá là thành công khi khách ra về cảm thấy hài lòng và
doanh nghiệp tổ chức đạt được mục đích đã đề ra.
Hợp tác tổ chức
Nếu tổ chức một sự kiện có quy mô lớn, bạn cần mời nhiều người hơn danh sách khách
hàng thường xuyên của công ty. Những lúc thế này, bạn cần tìm đối tác cùng tổ chức sự
kiện. Tương tự như khi tìm đối tác khởi nghiệp, nếu không có ít nhất một người đồng ý góp
thời gian và công sức cho ý tưởng của bạn thì làm sao thu hút hàng trăm, hàng ngàn người
đến dự sự kiện.
Kết hợp với các tổ chức và doanh nghiệp khác thì sẽ tranh thủ được khách hàng của họ.
Chọn đúng đối tác sẽ giúp tăng hiệu quả của sự kiện, thu hút thêm sự chú ý của giới truyền
thông và khách hàng cho doanh nghiệp. Hãy để mắt đến các đối tác hoặc nhà tài trợ trong
mạng lưới doanh nghiệp cùng ngành.
Giăng lưới rộng
Công ty nên mời nhiều gấp đôi, gấp ba số lượng khách mình muốn có mặt tại sự kiện. Ở
những thành phố nhộn nhịp có nhiều người bận rộn, thì khả năng mất khách càng cao, đôi
khi đến 50%, 70%.
Nếu đó là sự kiện miễn phí thì nên mời dư 40% khách. Nhưng nếu là sự kiện mà khách phải
trả tiền tham dự thì nhiều khả năng lượng đăng ký ít những lượng tham dự thực tế lại nhiều.
Khi lập danh sách khách mời danh dự VIP thì hãy nghĩ đến các lãnh đạo đầu ngành, bởi vì
chính họ cũng là nam châm thu hút người tham dự.
Chọn địa điểm vàng
Địa điểm tổ chức sự kiện, nếu không phải là quan trọng nhất, thì cũng là một trong những
điều quan trọng nhất. Và chẳng có gì là bí mật: ai cũng biết nơi nổi tiếng thu hút đông đảo
người đến dự hơn.
Khi tổ chức sự kiện tại các thành phố lớn thì phải tính toán giải pháp phương tiện giao
thông, đồng thời, cân đối thời gian để khách có thể đến đúng giờ… Họ đi thẳng từ phòng làm
việc đến nơi tổ chức sự kiện một cách dễ dàng? Sau khi sự kiện kết thúc, họ về nhà bằng
cách nào? Không phải mọi người đều có xe; và không phải mọi người đều sẵn lòng đi chặ
đường xa để tham gia sự kiện.
Giữ liên lạc
Nếu hôm nay bạn đã tổ chức một sự kiện thành công thì hẳn bạn sẽ muốn họ lại đến dự
nhiều lần sau này nữa. Sau đây là vài điều bạn có thể cân nhắc áp dụng để giữ liên lạc với
các khách mời:
- Khảo sát cảm nhận và đánh giá của khách mời sau sự kiện và điều chỉnh thích hợp để cải
tiến dần.
- Làm trung gian kết nối các vị khách trong và sau sự kiện.
- Lập trang Facebook hay Twitter cho khách cùng lên để thảo luận, trò chuyện sâu hơn về sự
kiện đã diễn ra, đồng thời, kích thích họ háo hức chờ đón thông tin của sự kiện tiếp theo.
