Điện thoại nơi công sở
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (100.56 KB, 5 trang )
Kỹ năng sử dụng điện
thoại nơi công sở
Điện thoại là một trong những công cụ làm việc quan trọng không
thể thiếu nơi công sở. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết sử dụng
chúng đúng cách và hiệu quả.
Dưới đây là 10 điều bạn nên lưu ý khi sử dụng điện thoại:
1. Nói năng lịch sự và phát âm chuẩn
Những từ ngữ như: "Xin vui lòng", "Cảm ơn"… không những làm
cuộc nói chuyện trở nên lịch sự hơn mà còn giúp bạn dễ chiếm
được thiện cảm của người bên kia đầu dây hơn.
Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý không nói lớn hoặc quát to trong
điện thoại trong mọi tình huống.
2. Giọng nói chân thành
Nếu sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói cáu bẳn hoặc
“chanh chua”, chắc chắn bạn không thể tạo được thiện cảm với
người nghe. Hãy thể hiện cho người nghe cảm thấy bạn thật sự
rất quan tâm cuộc nói chuyện này và đang cố lắng nghe để hiểu
vấn đề và giúp họ tìm cách giải quyết.
3. Không ra lệnh
Thay vì nói “Tôi cần nói chuyện với ông A ngay bây giờ”, bạn nên
nói “Xin cho hỏi ông A hiện có ở đó không? Tôi có thể nói chuyện
với ông ấy bây giờ không?”.
4. Cư xử chuyên nghiệp và khéo léo
Bạn tuyệt đối không sử dụng những từ ngữ mang nghĩa tiêu cực
và có ý phán xét với người nghe. Tùy thuộc vào đối tượng gọi
đến và mối quan hệ của họ với công ty, bạn cần có những cách
ứng xử ngoại giao khác nhau và phù hợp.
5. Kiềm chế cảm xúc
Để tránh gặp những trường hợp khiến bạn dễ mất kiểm soát, hãy
đọc một số loại sách về cách giải quyết các mâu thuẫn và phàn
nàn thường gặp.
6. Luôn nhớ bạn là bộ mặt của công ty
Nên nhớ mỗi khi nhấc điện thoại lên thì bạn sẽ nói chuyện với tư
cách là người đại diện công ty chứ không phải với tư cách cá
nhân. Do đó hãy tập trung vào cuộc nói chuyện, lắng nghe những
nhu cầu hoặc phàn nàn của người nói để họ có cảm giác được
quan tâm và cảm thấy hài lòng về công ty bạn.
7. Tìm chỗ ngồi khi nói chuyện
Tìm chỗ ngồi thoải mái để đề phòng những cuộc điện thoại có thể
kéo dài. Ngoài ra bạn nên chuẩn bị sẵn giấy và bút bên cạnh để
có thể ghi chép lại những điều cần thiết.
8. Không nên làm việc khác khi đang nghe điện thoại
Bạn không nên làm nhiều việc cùng một lúc như vừa nghe điện
thoại vừa trả lời thư điện tử. Không ai thích khi đang nói chuyện
và nghe thấy tiếng gõ bàn phím ở bên kia đầu dây, họ sẽ cảm
thấy họ không được coi trọng và chắc chắn sẽ không muốn tiếp
tục câu chuyện nữa.
9. Ngắt lời đúng lúc
Có nhiều trường hợp khách hàng gọi điện đến và phàn nàn, kể lể
liên tục mà không cho bạn một giây nào để giải thích. Khi đó hãy
yêu cầu họ một cách lịch sự để họ có thể tập trung vào vấn đề cốt
lõi để cả hai bên đều không mất thời gian.
10. Nói rõ ràng và ngắn gọn
Khi trả lời, giải thích về những chính sách, thủ tục của công ty
cũng như khi gọi điện tới công ty khác để yêu cầu giải thích vấn
đề gì, hãy nói một cách ngắn gọn và rõ ràng. Bạn nên tránh nói
dài dòng dễ dẫn đến lạc đề và có thể gây hiểu lầm cho người
nghe.
