Quy trình tổ chức cuộc họp
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (122.1 KB, 8 trang )
Quy trình tổ chức một cuộc họp
Để chuẩn bị cho một cuộc họp, người tổ chức
phải xác định được:
- Mục đích cuộc họp là gì?
- Ai sẽ tham dự?
- Tổ chức cuộc họp khi nào và ở đâu?
- Thông báo mời họp như thế nào?
- Có tài liệu hội họp?
- Các nội dung nên sắp xếp theo thứ tự nào?
- Những gì về mặt cơ sở vật chất cần phải chuẩn bị
?
1
Chương trình một cuộc họp thường có các nội dung sau đây:
Nội dung chính;
- Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc;
- Thời gian giải lao;
- Tên người chủ toạ;
- Tên người điều khiển chương trình(nếu có);
- Tên các chủ đề sẽ trình bày,tên người trình bày;
- Thời gian dự kiến cho mỗi nội dung;
- Tính chất mỗi phần( ra quyết định,thông báo, lấy ý kiến…)và cách thức triển khai (
thảo luận chung, phát ý tưởng, cá nhân trình bày…)
- Tên người ghi biên bản cuộc họp;
- Chuẩn bị các tài liệu có liên quan.
+Tài liệu cần gửi đi trước cùng giấy mời họp (những tài liệu cần có sự nghiên
cứu kĩ lưỡng nên được in ấn đủ số lượng, thông qua ý kiến lãnh đạo, gửi đến
trước cùng với giấy mời cho các thành viên dự họp để họ có thời gian đọc ,
nghiên cứu và chuẩn bị ý kiến tham gia)
+ Tài liệu phát tại chỗ khi họp.
-
2
Chuẩn bị cơ sở vật chất và các phương tiện
phục vụ cuộc họp.
+ Chuẩn bị phòng họp
+ Phải bố trí chỗ ngồi cho phù hợp với từng loại hình
cuộc họp.
+ Chuẩn bị trà nước, tiếp tân, ăn nhẹ, ăn trưa( nếu
có)
+ Lên danh sách những người trực tiếp phục vụ bảo
đảm cho cuộc họp được tiến hành tốt.
3
Giai đoạn thực hiện các công việc điều
hành cuộc họp.
- Đón đại biểu
- Khai mạc, triển khai phát biểu và thảo luận
- Ghi biên bản
- Bế mạc
4
Giai đoạn các công việc sau cuộc họp:
- Bảo đảm cho biên bản được biên tập đầy đủ,
rõ ràng,chính xác và đưa lãnh đạo thông qua.
- Sao gửi biên bản cuôc họp và những tài liệu
kèm theo biên bản cho những thành viên
vắng mặt tại cuộc họp.
5
- So sánh kết quả thực tế của cuộc họp với
mục đích được đề ra khi chuẩn bị
- Thanh toán các chi phí
- Đối chiếu tổng chi phí với dự toán
- Rút kinh nghiệm/.
6
Tập nói trước đám đông.
– Không nói nhỏ quá, nhanh quá.
– Giọng run run, hụt hơi thường không gây
ấn tượng nơi đồng nghiệp.
– Nói chậm rãi, lên giọng xuống giọng, nhấn
mạnh ở những điểm bạn cho là quan
trọng cần truyền đạt đến đồng nghiệp.
7
Nếu có ý kiến phản bác, không nên căng
thẳng. Hãy luôn nhớ rằng cái đầu “mát
mẻ” sẽ giúp bạn có những lập luận chắc
chắn để bảo vệ ý kiến của mình, và hơn
nữa nó làm cho bạn thân thiện hơn trong
mắt đồng nghiệp.
8
