LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của riêng tôi, dựa trên những kiến
thức đã học trong nhà trường dưới sự dẫn dắt của ThS. Vi Tiến Cường và trên
các nguồn tài liệu khác nhau. Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài
này là trung thực. Những số liệu cho công viêc phân tích , nhận xét, đánh giá
được chính tôi thu thập từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau.
Cuối cùng tôi xin cam đoan những điều nêu trên là sự thật. Nếu vi phạm,
tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước thầy cô trong Khoa và Nhà trường
Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2016
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin chân thành cảm ơn ThS. Vi Tiến
Cường đã tận tình hướng dẫn em qua từng buổi học trên lớp.
Nếu không có những lời hướng dẫn chỉ bảo đầy nhiệt tình và tâm huyết của
thầy có lẽ tôi không thể hoàn thành tốt bài tiểu luận này. Kiến thức của tôi còn hạn
hẹp vì vậy bài tiểu luận này còn nhiều thiếu sót là điều khó tránh khỏi. Tôi mong
nhận được những đóng góp quý báu của thầy để hoàn thiện bài tốt hơn.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn ThS. Vi Tiến Cường !
Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2016
Sinh viên


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................1

3. Đối tượng nghiên cứu...............................................................................2
4. Mục đích nghiên cứu................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................2
6. Bố cục đề tài.............................................................................................2
Chương 1. NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC..3
1.1

Khái niệm về nhà quản trị......................................................................3

1.2

Khái niệm về phân công công việc........................................................3

1.3

Ý nghĩa của việc phân công công việc..................................................3

Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC.........................5
2.1 Quy trình phân công công việc của nhà quản trị.......................................5
2.1.1 Cơ sở của quá trình phân công công việc..............................................5
2.1.2 Các bước phân công công việc..............................................................6
2.1.3 Các kiểu phân công công việc................................................................8
2.2 Các nguyên tắc trong phân công công việc.............................................10
2.3 Những ưu điểm và hạn chế trong phân công công việc..........................13
Chương 3. GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CÓ HIỆU QUẢ. 14
3.1

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng phân công công việc kém hiệu quả. 14

3.2 Giải pháp để phân công công việc đạt hiệu quả cao...............................15

KẾT LUẬN........................................................................................................17
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................18


PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Mọi sự vật hiện tượng ngay từ khi bắt đầu hình thành trên trái đất
này đã luôn luôn tuân thủ theo một quy luật định sẵn của sự vật, hiên
tượng đó, theo quy luật chung của tạo hóa. Và bản thân con người ta cũng
vậy, con người phải luôn vận động không ngừng để có thể thích nghi với
những thay đổi đó.
Trong mỗi con người chúng ta luôn luôn tồn tại những khả năng,
năng lực vốn có của mình nhưng không phải ai, không phải tổ chức, cơ
quan, doanh nghiệp nào cũng biết cách khai thác những tiềm năng đó của
người lao động.Khi nền kinh tế ngày càng có những bước phát triển mạnh
mẽ thì vấn đề đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức
càng phải được chú trọng đầu tư hơn. Bởi khi kinh tế phát triển cùng với
đó sẽ là sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ, máy móc sẽ
càng ngày càng được hiện đại hơn. Nhưng cho dù máy móc có hiện đại
đến đâu thì đó cũng chỉ là công cụ để giúp cho người lao động giảm bớt
sức lao động của mình chứ máy móc không thể thay thế hoàn toàn con
người được, bởi vì máy móc đều là do con người tạo ra. Khi con người
được đào tạo và phát triển khi có lợi ích giữa những người lao động với tổ
chức, doanh nghiệp đó sẽ được kết hợp với nhau một cách hài hòa chính
vì vậy mà trong mỗi một tổ chức, doanh nghiệp người lãnh đạo quản lý
cần phải có những cái nhìn khách quan để phân công công việc có hiệu
quả đến với từng nhân viên để đạt được năng suất làm việc tốt nhất. Để đi

chuyên sâu vào vấn đề này tôi đã chọn đề tài “ Nghệ thuật phân công
công việc hiệu quả “ làm đề tài môn Quản trị học. Với mục đích hiểu
thêm về môn học và cũng hiểu hơn về nghệ thuật trong công tác quản lý
của nhà quản trị.
2.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

 Mục tiêu nghiên cứu : nghiên cứu nghệ thuật phân công công việc của
nhà quản trị để thấy rõ được những lợi ích và vai trò của việc phân công công
1


việc hợp lí và hiệu quả để từ đó đề ra những giải pháp phân công công việc tốt
nhất cho nhà quản trị.
 Nhiệm vụ nghiên cứu : đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề sau :
- Làm rõ cơ sở lý luận về phân công công việc
- Phân tích đúng thực trạng phân công công việc hiện nay
- Nghiên cứu và đưa ra những giải pháp hợp lý để phân công công việc
có hiệu quả
3.

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài phân công công việc đó là các
nhân viên, cán bộ công chức, nhà lãnh đạo trong quá trình phân công công
việc.
4.

Mục đích nghiên cứu


- Tăng hiệu quả nhân lực : Tăng thời gian cho công tác quản lý, giảm
thời gian cho tác nghiệm cụ thể.
- Tối ưu thời gian
- Tiết kiệm chi phí
- Mang lại kết quả tốt nhất
5.

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp tra cứu tài liệu từ các bài viết trên các phương tiện
thông tin đại chúng
6.

Bố cục đề tài

Đề tài gồm 3 chương :
Chương 1 : Những cơ sở lý luận về công tác phân công công việc
Chương 2 : Thực trạng phân công công việc
Chương 3 : Giải pháp để phân công công việc hiệu quả

Chương 1
NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
2


1.1

Khái niệm về nhà quản trị


Nhà quản trị , thông qua các hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến
sự thành công hay thất bại của tổ chức. Nhà quản trị làm thay đổi kết quả
của tổ chức bằng những quyết định mà họ đưa ra. Đối với huấn luyện viên
một đội bóng thì đó là quy định tuyển mộ những ai, những cầu thủ nào có
mặt trong đội hình xuất phát, những ai được chỉ định là phụ tá huấn luyện,
sự thay đổi đấu pháp cho phù hợp .v..v.. Tương tự như vậy các nhà quản
trị doanh nghiệp có thể khiến một doanh nghiệp thành công hay thất bại
thông qua những quyết định đúng sai của họ. Một câu nói rất đúng về vai
trò của nhà quản trị đối với thành bại của tổ chức là “một nhà quản trị giỏi
sẽ biến rơm thành vàng, ngược lại một nhà quản trị tồi sẽ biến vàng thành
rơm!”
1.2

Khái niệm về phân công công việc

Phân công công việc là một trong những nội dung cơ bản và quan
trọng của kỹ thuật điều hành công sở.
Phân công công việc là hoạt động bố trí, sắp xếp nhiệm vụ cho từng
bộ phận, đơn vị, cá nhân trong từng cơ quan theo một kế hoạch, lịch trình
định trước
Song song với phân công công việc, người quản lý cần cung cấp
những phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất
cho người được phân công hoàn thành công việc.
1.3

Ý nghĩa của việc phân công công việc

Người lãnh đạo,quản lý muốn thực hiện những mục tiêu nhiệm vụ
của cơ quan, đơn vị mình thì cần làm tốt việc phân công công việc, bởi :
- Phân công công việc hợp lý, khoa học sẽ góp phần khai thác năng lực

của cán bộ công chức, khai thac trí tuệ tập thể giải quyết công việc
- Tăng cường sự đoàn kết,hợp tác lẫn nhau của mọi thành viên của các
bộ phận, đơn vị trong cơ quan, công sở.
- Tránh được chồng chéo nhiệm vụ chức năng.
- Đảm bảo hoàn thành khối lượng và tính chất công việc được giao.
- Nâng cao trách nhiệm được giao và năng lực của cán bộ công chức vói
việc hoàn thành nhiệm vụ góp phần hoàn thành mục tiêu chung của công ty.
3




Tiểu kết

Ở chương 1 của bài tiểu luận tôi đã trình bày những cơ sở lý luận
chung nhất về phân công công việc : khái niệm và ý nghĩa của phân công
công việc. Tôi đã có những khái quát và toàn diện về phân công công việc
đối với người quản trị và nhân viên trong công ty hay tổ chức doanh
nghiệp. Đối với nhà quản trị đây là công tác vô cùng quản trị để đánh giá
người quản trị đó sẽ đánh giá, quản lý, tổ chức, phân công công việc phù
hợp với năng lực của từng nhân viên như thế nào để đạt được hiệu quả
công việc cao nhất. Đối với nhân viên, cán bộ công chức họ được phân
công công việc phù hợp với năng lực của bản than sẽ tạo được sự say mê
trong công việc giúp tăng năng suất công việc. Do đó, những nội dung tôi
trình bày ở chương 1 sẽ trở thành tiền đề lý luận cho việc nghiên cứu vấn
đề ở chương 2.

4



Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
2.1 Quy trình phân công công việc của nhà quản trị
2.1.1 Cơ sở của quá trình phân công công việc
Xét một cách chung nhất, quá trình phân công công việc có thể dựa
trên 3 cơ sở chính : thứ nhất là vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan
đơn vị ; thứ hai là khối lượng và tính chất của công việc;thứ ba là theo
khối lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan.
 Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan đơn vị
Mỗi tổ chức cơ quan Nhà nước được thành lập đều có vị trí pháp lý
và thẩm quyền nhất định. Do vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau thì
đặc điểm hoạt động và nhiệm vụ được giao khác nhau. Vì vậy để tổ chức
hoạt động trong cơ quan tốt cần phải căn cứ vào vị trí pháp lý của cơ quan
tổ chức đó trong thực tế để phân công công việc cho cán bộ công chức
một cách hợp lý nhất.
Ví dụ : Bộ giáo dục và Đào tạo có thể có một nhóm cán bộ được
phân công để theo dõi hoạt động của các trường đại học trực thuộc, nhưng
ở Sở giáo dục thì không thể phân công như vậy vì nó không phù hợp với
thẩm quyền của Sở.
 Phân công theo khối lượng và tính chất công việc
Sự phân công nay thực hiên treen cơ sở kế hoạch công tác được
duyệt theo tính chất mỗi loại công việc và theo yêu cầu thực hiện các
công việc trong thực tế.
Ở đây yêu cầu đặt ra đối với người lãnh đạo cơ quan là phải :
- Phải nắm vững chương trình hoạt động của cơ quan công sở.
- Phải dựa vào kết quả của việc phân tích công việc để phân công công
việc.
- Có sự tính toán khoa học để phân công hợp lý cho các nhóm thậm chí
từng cá nhân trong công cở. Bởi nếu trong một thời gian ngắn mà phân công quá
nhiều công việc phức tạp cho một người hay một nhóm người thì lượng công

việc sẽ bị quá tải và dễ dẫn đến không hoàn thành công việc hoặc hoàn thành
5


nhưng chất lượng công việc chưa được tốt.
 Phân công công việc theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ
quan
Thiếu hay thừa biên chế so với công việc của cơ quan cần thực hiện đều
gây khó khan cho việc phân công công việc. Bên cạnh đó, nếu cơ cấu tổ chức
cảu cơ quan không khoa học chức năng chồng chéo lẫn nhau thì việc phân công
các công việc trong quá trình quản lý cũng sẽ khó khan.
Hiện nay có thể thấy nhiều cơ quan hành chính, xí nghiệp có tình
trạng thừa - thiếu cán bộ, công chức, viên chức, ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng của công việc.
Vì vậy, môt yêu cầu tất yếu là phải tính đủ biên chế cho công việc,
đồng thời phải tìm các biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của cơ
quan. Muốn vậy tổ chưc bộ máy và phân phối các chức năng ngiệp vụ
trong cơ quan đơn vị cần chú ý :
 Mục đích và nhiệm vụ mà đơn vị phải hoàn thành cần được chỉ ra một
cách rõ ràng, rành mạch.
 Chọn lựa kĩ các cán bộ cho đơn vị, họ phải hội tụ các điều kiện cần
thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
 Chức vụ và trách nhiệm được giao phải tương đương
 Chú ý hơn đến những công việc quan trọng
 Tìm cách phát huy được năng lực của cán bộ nhân viên trong đơn vị.
 Phân công công việc công bằng, phù hợp với năng lực của từng nhân
viên, cán bộ công chức.
2.1.2 Các bước phân công công việc
Bí quyết để phân công công việc hiệu quả gồm bốn bước, mỗi
bước đều phải được thực hiện đầy đủ để đạt được kết quả như mong

muốn. Đối với các nhà lãnh đạo, việc biết cách giao nhiệm vụ đóng vai trò
chủ chốt trong việc mở rộng phạm vi công việc, đồng thời giúp họ giải
phóng một lượng thời gian đáng kể. Thành công sẽ chẳng bao giờ tới nếu
bạn không nắm được nghệ thuật và cách thức phân công công việc.
 Bạn phải là một “người nói” tập trung
Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ rằng mình làm tốt việc phân công công
6


việc cho nhân viên nhưng cuối cùng nhân viên đó lại không thành công;
và sau đó, khi mổ xẻ nguyên nhân thất bại, bạn nhận ra rằng đó là do nhân
viên không thực sự hiểu hết những kỳ vọng của bạn. Bạn có từng vừa nói
chuyện với đồng sự vừa vội vàng chạy đến một cuộc họp khác, hay làm
nhiều việc cùng một lúc, thậm chí là kiểm tra email và nhắn tin trong buổi
họp không? Người nói phải luôn tập trung vào người nghe và gạt đi mọi
thứ khác để có thể truyền tải thông điệp hiệu quả. Nếu việc bạn đang nói
tới có rủi ro cao hay ngược lại, có thể mang lại lợi ích lớn thì bạn càng
cần phải ngưng lại mọi thứ khác để TẬP TRUNG vào vai trò của mình là
người truyền đạt và giao nhiệm vụ.
 Lắng nghe nhiệt tình
Hãy đọc qua phần trước với quan điểm của người nhận thông tin.
Nhân viên có tập trung vào những gì bạn hỏi không? Họ có đang vội và
không thực sự lắng nghe bạn không? Thế nhưng có một vấn đề quan trọng
hơn cả khả năng tập trung – Họ có đủ trình độ, có đáng tin cậy và có khả
năng hoàn thành nhiệm vụ không?
Trình độ : Họ có đủ trình độ cho công việc này không ?
Mức độ tin cậy : Họ có đáng tin hay không?
Khả năng : Họ có sẵn sàng học hỏi không?
Hãy nghĩ đến 3 yếu tố này khi quyết định nên giao công việc cho
nhân viên nào. Đã bao nhiêu lần bạn giao nhiệm vụ cho những người

không đủ độ tin cậy hoặc không đủ khả năng để hoàn thành công việc?
 Truyền đạt rõ ràng thời gian thực hiện công việc
Giả sử bạn đã hoàn thành những điều trên, bước kế tiếp là hãy
đảm bảo rằng bạn truyền đạt rõ khung thời gian và thời hạn hoàn thành.
Gợi ý cho bước này là: Nếu đó là việc không khẩn cấp, hãy nói rõ với
nhân viên nhưng vẫn phải cho họ biết ngày kiểm tra tiến độ hay thời hạn
hoàn tất công việc. Bên cạnh đó, hãy ghi chú vào lịch làm việc của bạn để
tiện kiểm tra và theo dõi. Việc theo dõi sẽ bảo đảm trách nhiệm đối với
công việc của cả đôi bên.
 Thông báo điều kiện hoàn thành công việc
7


Kết quả đạt được là gì? Cần đạt được những thành quả như thế
nào? Phải như thế nào mới gọi là thành công? Kinh nghiệm của tôi cho
thấy bạn hãy cố gắng hết sức, hãy vẽ ra cho nhận viên thấy những kết quả
bạn muốn đạt được và yêu cầu nhân viên diễn tả những kết quả họ muốn
đạt được bằng chính từ ngữ của họ . Trong bước cuối cùng này, lượng thời
gian mà hai bên phải bỏ ra cho việc đối thoại sẽ tỉ lệ thuận với mức độ
phức tạp của công việc. Và cũng như ở bước đầu tiên, mức độ rủi ro hay
lợi ích của công việc càng cao thì bạn càng phải thảo luận kĩ lưỡng về vấn
đề và nhất trí về những yêu cầu thành công.
2.1.3 Các kiểu phân công công việc
Từ những kinh nghiệm chung về thực tế hoạt động của cơ quan,
công sở, có thể nêu lên một số kiểu phân công công việc như sau :

 Phân công theo chuyên môn hóa
Chuyên môn hóa là phương pháp tất yếu để các cá nhân đi sâu và
công việc và có được thói quen nghề nghiệp tốt. Từ đó sẽ có khả năng
nâng cao năng suất lao động. Nhà lãnh đạo nếu bỏ qua chuyên môn mà

phân công tùy tiện thì công việc sẽ có khả năng không hoàn thành hoặc
chất lượng công việc không được như mong muốn.
Ví dụ : Nếu không có trình độ chuyên môn về công tác thanh tra,
hơn nữa lại là thanh tra có tính chuyên môn như thanh tra tài chính, thanh
tra y tế… thì chắc chắn kết quả sẽ hêt sức hạn chế, thậm chí có thể dễ mắc
sai lầm.
Muốn chuyên môn hóa thì mỗi cá nhân trọng công sở phải có hiểu
biết rộng, các kiến thức chuyên môn và kiến thức chung luôn tác động bổ
sung cho nhau, cùng nâng cao hiểu biết chung và bản lĩnh của nhà quản
trị. Kinh nghiệm thực tế cho thấy, để có được một chuyên môn sâu nhằm
thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, các nhà chuyên môn đều chú ý trang bị
cho mình kiến thức rộng. Ít có nhà quản lý nào chỉ có những kiến thức
chuyên môn sâu đơn thuần mà có thể thành đạt trong quản lý.
Ví dụ : Những cán bộ được giao nhiệm vụ làm công tác thanh tra
trong bộ máy quản lý nhà nước ngoài kiến thức chuyên môn về thanh tra
8


thì cán bộ cũng cần phải hiểu biết các kiến thức quản lý nhà nước, pháp
luật…
 Phân công theo các tiêu chuẩn định múc cụ thể
Mọi phương thức làm việc dù tiên tiến đến đâu cũng đòi hỏi phải có
những tiêu chuẩn và định mức để phân công và đánh giá kết quả của quá
trình áp dụng nó vào thực tiễn. Tiêu chuẩn càng rõ ràng thì càng thuận lợi
khi phân công công việc.
Khi xây dựng các tiêu chuẩn để làm chỗ dựa cho phân công công
việ cần chú ý đến chất lượng và số lượng.
Ví dụ : Ban hành được nhiều văn bản nhưng nếu văn bản không có
chất lượng thì những văn bản đó lại là trở ngại tiềm ẩn và gây ảnh hưởng
không tốt cho quản lý nhà nước.

Ngoài ra các tiêu chuẩn cũng như định mức phải xây dựng sao cho
có thể khuyến khích được cán bộ công chức, nhân viên làm việc hăng hái,
đạt kết quả cao nhất khi được phân công nhiệm vụ.
 Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực cán bộ, công
chức
Khi phân công công việc nếu không tính đến năng lực thực sự của cán bộ
công chức trong cơ quan thì đó sẽ là nguyên nhân đầu tiên dẫn đến hiệu quả thấp
trong công việc. Vì vậy cùng với việc phân công phải chỉ rõ trách nhiệm của
từng cá nhân, từng bộ phận. Có nhiều loại trách nhiệm : trách nhiệm pháp lý,
trách nhiệm tổ chức, kiểm tra… và cán bộ công chức phân công trước hết phải
tự xác nhận khả năng đảm nhiệm công việc cụ thể.
Ngoài ra cũng cần tạo điều kiện để cán bộ công chức có thể tiến bộ
qua công việc được giao. Giao việc cho một người hay một nhóm người
càn phải dựa trên nguyên tắc phù hợp, có nghĩa là nhìn trước khả năng
của họ trên nhiều mặt, khả năng trước mắt, khả năng lâu dài, yêu cầu công
việc đã đặt ra và muacj tiêu cuối cùng cần đạt tới.
Ví dụ : M ục tiêu là để bồi dưỡng cán bộ công chức thì phân công
công việc cho họ phải tính đến mục tiêu lâu dài, phương hướng bồi
dưỡng, đào tạo đội ngũ cán bộ có chất lượng, mở các lớp tập huấn,…
9


 Phân công theo các nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan
Thực hiện tốt kiểu phân chia này sẽ tạo sự đoàn kết trong công sở,
đồng thời tăng thêm tiềm lực nội bộ trong cơ quan công sở. Có thể có
những trường hợp cán bộ công chức, nhân viên có trình độ chuyen môn
cao nhưng không phải lúc nào họ cũng có sự hợp tác thuận lợi với đồng
nghiệp. Sự hợp tác không chỉ phụ thuộc vào trình độ cán bộ công chức mà
còn khả năng nhận thức của mỗi người vào nội dung công việc, vào sự
phân công công việc. Nó cũng phụ thuộc vào cán bộ công chức, nhân viên

có thể thay thế lẫn nhau, có thể tập hợp được để giải quyết một nhiệm vụ
cụ thể nào đó khi cần thiết hay không. Điều này sẽ đảm bảo cho công việc
không bị gián đoạn trước những tình thế đột biến thường gặp trong công
việc.
Có thể nhận thấy rằng không một cá nhân hay một nhóm riêng lẻ
nào có thể hoàn thành mọi công việc từ khi khởi đầu đến khi kết thúc. Vì
vậy hợp tác là một quy luật tất yêu để đảm bảo công việc thuận lơi, bảo
đảm cho công ty, cơ quan giữ thăng bằng.
Khi phân công cán bộ công chức tạo thành một nhóm công tác
với nhau cần đảm bảo rằng mỗi cá nhân trong nhóm phụ thuộc vào nhóm
do công việc được giao, nhưng họ đều có những nét đặc thù riêng của
mình. Người lãnh đạo, quản lý cần biết rõ để phân công hợp lý, tạo cơ hội
cho tinh thần tập thể phát triển. Đó có thể là đặc điểm về tâm, sinh lý, về
khả năng tư duy, sức khỏe. Tạo ra các nhóm làm việc tốt sẽ tăng khả năng
hiệu quả trong công việc.
2.2 Các nguyên tắc trong phân công công việc
Theo kinh nghiệm của các nước phát triển và dựa trên những
nguyên chung, có thể phân chia công việc theo nhiều kiểu. Và để phân
công công việc hợp lý khoa học thì phải dựa theo 5 nguyên tắc sau :
 Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ
Yêu cầu đặt ra là phải có đủ điều kiện làm việc, tránh theo ý chủ
quan. Nguyên tắc đảm bảo công việc cụ thể phải có những phương tiện để
10


giải quyết, đó là những điều kiện về vị trí của công sở về pháp lý , thẩm
quyền để giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất . căn cứ vào chức
năng nhiệm vụ của mỗi cơ quan công sở để ấn định điều kiện làm việc mà
phân công hợp lý .
Một trong những vấn đề quan trọng của nguyên tắc này là dựa vào

chức năng, điều kiện làm việc mà phân công công việc, tránh tình trạng vì
tình cảm mà giao cho những dự án quan trọng để rồi gây thất thoát cho
nhà nước.
Ngoài ra, cũng không thể dựa vào phán đoán củ quan mà cho rằng
người này làm được việc hay không để giao nhiệm vụ khi không có cơ sở
thực tế.
Nguyên tắc này đảm bảo giao việc đúng người và đảm bảo cho sự
thành công của công việc.
 Nguyên tắc “ Dụng nhân như dụng mộc “
Nguyên tắc này có thể hiểu khi phân công công việc cần chú ý đến
kinh nghiệm và năng lực của từng cá nhân để sắp xếp cho họ vào những
nơi thích hợp đồng thời phải chú ý đến cá tính và long hang say, nhiệt tình
của họ với công việc để khuyến khích nỗ lực của cá nhân khi làm việc.
Mỗi người thì luôn có sở trường, sở đoản, vì vậy khi phân công
công việc cho cấp dưới nên cố gắng tạo điều kiện cho cấp dưới phát huy
sở trường và hạn chế sở đoản, từng bước hoàn thiện mình trong công việc.
Thậm chí khi phân nhóm làm việc cần chú ý đến cá tính của cá nhân để
tránh hiện tượng xung khắc tâm lý trong nhóm dẫn đến hiệu quả công
việc kém.
 Nguyên tắc phân chia chức năng nghiệp vụ có tính đồng nhất
Nguyên tắc này có thể hiểu là những công việc cùng chủng loại
được tập trung giao cho một đơn vị cấp dưới để thực hiện và được phân
chia cho những cá nhân theo chỉ định cụ thể.
Việc phân chia này sẽ đảm bảo tính đồng nhất trong công việc, các
bộ phận cá nhân không phải ôm đồm nhiều, hoặc giải quyết công việc
theo đúng chức năng nghiệp vụ góp phần tăng cường tính chuyên môn
11


hóa nghiệp vụ trong cơ quan.

Ví dụ : Bộ phận thông tin trong công sở chỉ thực hiện chức năng
ứng dụng công nghệ thông tin để thu thập, xử lý thông tin, quản lý thông
tin sau đó cung cấp cho cơ quan, đơn vị. Như vậy khi có công việc kiên
quan đến thông tin thì nhất định phải đưa đến bộ phận này đảm nhận.
 Nguyên tắc cân bằng về chức năng ngiệp vụ
Nguyên tắc này đòi hỏi chất và lượng của công việc phải được
phân phối một cách chính đáng, thích hợp. Việc phân công công việc
không tạo ra sự chồng chéo nhau. Các công việc cần thiết được phân phối
đến mọi nhân viên. Trong quá trình hợp tác làm việc phải làm rõ người
chịu trách nhiệm chính.
Đảm bảo cân bằng về chức năng nghiệp vụ nhằm tận dụng tối đa
các nguồn lực của công sở, đặc biệt là nguồn nhân lực. Khi phân công
công việc phải tính toán các tiêu chuẩn chất lượng của công việc, cách
tính các biến số chất và lượng sao cho chúng tương thích với nhau trong
một biên độ có thể chấp nhận được.
Đồng thời, phải đảm bảo công bằng về nhiệm vụ và quyền lợi của
nhân viên trong quá trình làm việc, khuyến khích nhân viên phát triển
khả năng của mình, nhưng phải tránh hiện tượng đánh đồng tâm lý như
nhau giữa mọi người. Nguyên tăc này còn đòi hỏi tính trách nhiệm đối với
công việc của nhân viên đặc biết là phải xác định trách nhiệm chính thức
về ai, khi phân công công việc phải định ra chế tài thưởng phạt hợp lý.
 Nguyên tắc tạo sự ổn định tránh lãng phí
Đối với tất cả các cơ quan tổ chức thì hai khía cạnh sau luôn phải
được quan tâm : Ổn định để phát triển – Phát triển để ổn định
Nghĩa là có ổn định mới có phát triển, có phát triển mới duy trì
được sự ổn định. Do đó vấn đề để xảy ra việc mất ổn định trong tổ chức
có ảnh hưởng xấu tới quá trình phát triển của tổ chức. Một trong những
nguyên nhân gây mất ổn định trong tổ chức là việc phân công công việc
bất hợp lí – nguyên nhân là không tuân thủ các nguyên tắc trên. Do vậy
khi phân công công việc phải tính toán kỹ khả năng ảnh hưởng của sự

12


phân chia tới sự ổn định của tổ chức.
Các nguồn lực của tổ chức không phải là vô cùng vô tận, nguồn
lực là yếu tố chủ chốt sống còn của tổ chức. Nguồn nhân lực phải được sử
dụng hợp lí khoa học nhằm thu lại hiệu quả cao nhất. Việc lãng phí các
nguồn lực là việc mà bất cứ tổ chức, cơ quan nào không muốn mắc phải.
Khi phân công công việc phải tính toán đến các nguồn lực cần cho công
việc làm sao sử dụng có hiệu quả hợp lí nhất.
2.3 Những ưu điểm và hạn chế trong phân công công việc
 Ưu điểm trong phân công công việc
- Phân công công việc giúp người được phân công được:
 Cơ hội phát triển chuyên môn, Cơ hội phát triển các kỹ năng: xử lý
tình huống, giải quyết vấn đề, thuông lượng và thuyết phục, quản lý
thời gian, giao tiếp, ra quyết định, …
 Tạo cho họ sự hài lòng về bản thân khi hoàn thành công việc
 Nâng cao giá trị của họ với doanh nghiệp
 Cơ hội thử thách và chinh phục
 Tính tham gia cao hơn, dẫn đến tinh thần làm việc ngày càng tốt hơn
- Phân công công việc giúp người phân công:
 Điều hòa được công việc của phòng ban
 Có thêm nhiều thời gian hơn cho việc quản lý và kiểm soát công việc
 Củng cố được quyền hạn và trách nhiệm trong việc quản lý, giám sát,
đánh giá
 Giảm áp lực công việc của bạn và bộ phận
 Chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa
 Tăng ảnh hưởng và uy tín đối với nhân viên
 Minh chứng được năng lực điều hành với doanh nghiệp
Hạn chế trong phân công công việc

- Không phải ai cũng có khả năng phân công công việc, giao không phù
hợp với năng lực của nhân viên làm hiệu quả công việc không cao.
- Một số nhân viên chưa thực sự chủ động đầu tư năng lực, họ sẽ nói : “
Tôi đã quá nhiều việc rồi ”, “ việc đó không phù hợp với tôi “ …
- Môi trường làm việc thiếu thân thiện, chuyên nghiệp, hợp tác.
- Không ghi nhận thành tích của nhân viên và đặc biệt họ không nhìn
thấy được con đường phát triển phía trước dẫn đến tình trạng người lao động
không vui, không tích cực làm việc.
- Nhà lãnh đạo thường chỉ giao cho nhân viên những việc lặt vặt vô
13


nghĩa.
Chương 3
GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CÓ HIỆU QUẢ
3.1

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng phân công công việc

kém hiệu quả
Để nâng cao năng suất lao động cần phân công công việc phù hợp
với từng nhân viên. Người quản lý cũng cần thấu hiểu và chia sẻ với
những khó khăn của nhân viên, kịp thời động viên và dẫn dắt họ yên tâm
vượt qua những khó khăn trong cuộc sống và trong công việc.
Theo báo cáo toàn cầu “Thế giới việc làm 2014” của Tổ chức Lao
động Quốc tế (ILO) và nhận định của ông Guy Ryder, Tổng Giám đốc
ILO, thì “năng suất lao động và năng lực cạnh tranh thấp là một trong
những thách thức lớn đối với Việt Nam”. Đặc biệt theo các số liệu “năng
suất của lao động Việt Nam thấp hơn Singapore gần 15 lần, Nhật Bản 11
lần, Hàn Quốc 10 lần. Ngay cả so với các nước ở ASEAN có mức thu

nhập trung bình, năng suất lao động của Việt Nam cũng chỉ bằng 1/5
Malaysia và 2/5 Thái Lan”.
Nguyên nhân của vấn đề này đầu tiên phải kể đến là công việc
không phù hợp với chuyên môn, kỹ năng và đặc biệt là lòng đam mê. Môi
trường làm việc thiếu thân thiện, chuyên nghiệp và hợp tác, thiếu tôn
trọng, không ghi nhận thành tích và đặc biệt là họ không nhìn thấy con
đường phát triển ở phía trước. Do vậy đa số người lao động làm việc đều
không vui.
Kế đến, phương pháp quản trị “cảm tính” đã ảnh hưởng rất lớn đến
tâm lý và năng suất lao động. Cần cho nhân viên biết con đường nào phải
đi, công việc gì phải làm, làm thế nào là đạt… đặc biệt khi họ làm đạt thì
họ sẽ được gì. Thứ ba, việc thiếu đầu tư công tác đào tạo đã khiến người
lao động làm việc mà thiếu sự chủ động và sáng tạo, chưa hiểu nghề và
thiếu gắn bó.
Nguyên nhân cuối cùng là doanh nghiệp chưa chú trọng đến công
14


tác nghiên cứu để cải tiến bộ máy quản lý, quy trình, máy móc, thiết bị.
Ngoài ra những vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính tại các cơ quan,
doanh nghiệp và trong bộ máy hành chính nhà nước; việc thường xuyên
ách tắc giao thông cũng là những nguyên nhân đáng kể ảnh hưởng đến
năng suất lao động chung tại Việt Nam.
3.2 Giải pháp để phân công công việc đạt hiệu quả cao
Trên cơ sở đó, cần có một số giải pháp mang tính cốt lõi để nâng
cao năng suất lao động tại Việt Nam như sau:
- Phân công công việc phù hợp với từng nhân viên. Người quản lý cũng
cần thấu hiểu và chia sẻ với những khó khăn của nhân viên, kịp thời động viên
và dẫn dắt họ yên tâm vượt qua những khó khăn trong cuộc sống và trong công
việc.

- Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp, hợp tác và
tôn trọng. Đặc biệt hệ thống cơ sở hạ tầng quản lý phù hợp và thống nhất sẽ tạo
sự chủ động cho nhân viên, giảm bớt vai trò quản lý đáng kể.
- Việc áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu và đánh giá thành tích
nhân viên vào trong cơ quan, doanh nghiệp sẽ là đòn bẩy lớn nhất trong việc
nâng cao năng suất lao động của nhân viên, bởi vì khi áp dụng phương pháp này
thì sẽ tạo cho nhân viên từ thế bị động (đến cơ quan, doanh nghiệp có việc gì thì
làm, không có thì chơi) sang thế chủ động suy nghĩ, hoạch định công việc.
- Trả lương và các chế độ đãi ngộ đảm bảo cạnh tranh và công bằng. Để
đáp ứng nguyên tắc này thì cơ quan, doanh nghiệp cần khảo sát và so sánh với
cơ quan, doanh nghiệp tương đương để xây dựng chính sách trả lương và đãi
ngộ vừa hợp lý vừa cạnh tranh.
- Chú trọng đến công tác đào tạo và phát triển nhân viên: Đầu tư để phát
triển con người là một sự đầu tư thông minh vì con người là yếu tố quan trọng
nhất để giúp nâng cao năng suất và tăng tính cạnh tranh đối với sản phẩm và
dịch vụ. Hơn thế nữa cần xây dựng lộ trình thăng tiến cho mỗi vị trí để nhân
viên nhìn thấy được họ đang ở đâu, họ làm gì, cần tham gia các khóa đào tạo
nào để có thể bước lên cấp bậc cao hơn.
- Cuối cùng, doanh nghiệp cũng giống như con người, qua thời gian sẽ
có lúc bị bệnh, có lúc sai đường… do vậy cần thường xuyên nghiên cứu hoặc
15


phát động các phong trào thi đua về cải tiến để nâng cao hiệu quả quản lý, hiệu
quả trong sản xuất, kinh doanh. Nâng cấp hoặc thay thế máy móc, thiết bị hiện
đại hơn, giảm thiểu nguồn lực, giảm chi phí do hao hụt cũng là giải pháp nâng
cao năng suất và tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.


Tiểu kết


Như vậy ở chương 3 tôi đã nêu ra được một số nguyên nhân và
giải pháp cụ thể để khắc phục tình trạng phân công công việc kém hiệu
quả của các nhà quản trị như phân công không đúng năng lực, tạo môi
trường làm việc không thoải mái, không phát huy hết được năng lực thực
sự của cán bộ công chức, nhân viên làm ảnh hưởng đến sự phát triển của
công ty hay các cơ quan tổ chức. Và để từ đó đề ra những giải pháp khắc
phục tình trạng đó.

16


KẾT LUẬN
Công tác phân công công việc có vai trò vô cùng quan trọng trong
việc đánh giá từng cán bộ, nhân viên của một tổ chức hay doanh nghiệp,
cơ quan nào đó. Nếu một nhà quản trị phân công công việc khoa học, hợp
lí thì thái độ hay tác phong làm việc của từng bộ phận nhân viên trong cơ
quan hay tổ chức đó sẽ rất linh hoạt, chơn chu, tạo môi trường làm việc
năng động sáng tạo.
Với nội dung tôi trình bày ở trong đề tài góp phần nào giúp bạn
hiểu hơn về công tác phân công công việc của một nhà quản trị. Một nhà
quản trị giỏi không chỉ có trình độ chuyên môn cao mà còn phải có óc
quan sát nhạy bén, tinh thần thép, lắng nghe tiếng nói nhân viên của mình
để đánh giá và phân công nhiệm vụ một cách công bằng và thỏa đáng
nhất.

17


TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. TS.Nguyễn Sinh Phút (2013), Giáo trình Quản trị học, NXB
Kinh tế Quốc dân
2. Nguồn Internet :
/> /> /> />
18