I.

CÂU HỎI ÔN TẬP

CHƯƠNG I
- Hoạch định là gì? Nêu tầm quan trọng của hoạch định hành chính văn phòng ?
- Phân tích những yêu cầu và nội dung đối với công tác hậu cần trong văn phòng
- Vì sao phải thực hiện 5S văn phòng? Trình bày ngắn gọn các bước khi thực hiện
5S trong văn phòng?
- Trình bày cách bố trí văn phòng theo kiểu “Mở” và “Đóng”, nêu ưu, nhược điểm
của từng kiểu?
- Bạn hiểu như thế nào về 1 văn phòng hiện đại? Ý nghĩa của văn phòng hiện đại
trong việc cải cách hành chính.
- Nếu bạn được đề bạc làm Chánh văn phòng một doanh nghiệp tại Thành phố Hồ
Chí Minh, bạn sẽ hình dung văn phòng này có nhân sự như thế nào, vẽ sơ đồ cơ
cấu tổ chức đó.
- Trình bày các hình thức tổ chức bộ máy HCVP? Nêu rõ ưu nhược điểm của từng
hình thức? (tập trung ; phân tán)
- Bạn hãy trình bày các lý do dẫn đến thay đổi vị trí của một văn phòng. Giả sử được
Giám đốc giao việc tìm kiếm một vị trí văn phòng mới, Hãy phân tích các yếu tố
ảnh hưởng đến việc ra quyết định chọn địa điểm mới của văn phòng.
CHƯƠNG II
- Tầm quan trọng của hồ sơ, tài liệu ? Vẽ quy trình quản lý khai thác hồ sơ đã được
lưu trữ trong văn phòng?
- Vẽ lưu đồ quy trình văn bản đến ? Phân tích ngắn gọn các bước
- Vẽ lưu đồ quy trình văn bản đi ? Phân tích ngắn gọn các bước
- Trình bày nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu? Ý nghĩa và tác dụng của con
dấu?
CHƯƠNG III
- Theo bạn vì sao có những cuộc họp kéo dài thời gian so với dự kiến? Trình bày
nguyên tắc tổ chức thành công cuộc họp?

- Trình bày kế hoạch tổ chức một cuộc họp giao ban tại văn phòng.
- Hồ sơ tổ chức Hội nghị khách hàng gồm những tài liệu nào?


- Anh/Chị được giao nhiệm vụ chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo. Hãy trình
-

bày những nội dung Anh/Chị sẽ chuẩn bị cho chuyến đi công tác đó.
Anh/Chị cần chuẩn bị những gì cho một chuyến đi công tác nước ngoài của mình?
Bạn cần chuẩn bị các nội dung nào để giới thiệu với các nhân viên vừa trúng tuyển
sẽ gia nhập Công ty vào tuần sau.
Sử dụng công thức 5W + 1H để xây dựng các kế hoạch công tác.
Nêu tầm quan trọng của hoạch định công việc văn phòng
Bạn hãy trình bày vắn tắt bằng các gạch đầu dòng những nguyên nhân làm mất
thời gian, hãy chọn ra 2 nguyên nhân và trình bày những biện pháp để quản trị thời

gian một cách hiệu quả.
- Hãy trình bày nhiệm vụ trong một ngày làm việc của người thư ký. Là người thư
ký, họ cần có những phẩm chất nào?
CHƯƠNG IV
- Trong văn phòng thường kiểm tra các lĩnh vực gì? Phân tích các hình thức kiểm tra
trong các lĩnh vực trên?
- Trình bày các nguyên tắc kiểm tra trong văn phòng ?
- Phân tích một số nguyên nhân gây ra tình trạng kém hiệu năng trong họat động
hành chính ở các doanh nghiệp?

II.

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG


CHƯƠNG I
TH1: Bạn là tư vấn cho một công ty. Ban Giám đốc đề nghị bạn giúp cho công ty không
bị tắc nghẽn thủ tục hành chánh. Sau thời gian nghiên cứu, bạn khám phá ra nguyên nhân
là do công ty sử dụng quá nhiều phòng riêng. Bạn hãy thuyết phục Ban giám đốc cần
phải sắp xếp bàn ghế theo luồng công việc và không nên sử dụng nhiều phòng riêng. Bạn
hãy chứng minh luận điểm trên.

TH2: Một Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội đang cần thuê 1 địa điểm tại thành phố Hồ
Chí Minh làm văn phòng làm việc công ty trong thời gian tới. Giả sử bạn là Trưởng
phòng Hành chính hãy:


1.
2.

Hãy trình bày với Giám đốc các yếu tố liên quan đến quyết định lựa chọn văn
phòng.
Ban giám đốc đưa ra yêu cầu địa điểm được chọn phải có diện tích khoảng120m 2,
toạ lạc ở mặt tiền của tuyến đường chính của thành phố, địa điểm này phải có ít
nhất 4 phòng làm việc, trong đó có 01 phòng rộng tối thiểu 40 m2 để dung làm hội
trường, có bãi để xe và có chi phí thuê mỗi tháng dưới 50 triệu. Sau khi khảo sát
ban đầu, nhân viên phòng Hành chính đề xuất 3 địa điểm như sau : địa điểm thứ 1
trên đường Võ Văn Kiệt quận 5, địa điểm thứ 2 trên đường Lê Duẩn quận 1 và địa
điểm thứ 3 ở đường Nguyễn Đình Chiểu quận 3. Hãy tư vấn cho giám đốc ra quyết
định chọn địa điểm nào phù hợp để làm văn phòng của công ty? ( Lưu ý : Bạn có
quyền giả định thông tin về 3 địa điểm trên để thuận tiện cho việc ra quyết định).

TH3: Giả sử, Công ty chuẩn bị tổ chức đại hội cổ đông thường niên. Bạn là một nhân
viên văn phòng được giao nhiệm vụ trong đội hậu cần. Hãy mô tả những nhiệm vụ cụ thể
đội Hậu cần sẽ làm trong thời gian sắp tới?

TH4: Nếu bạn được đề bạt làm Chánh văn phòng một doanh nghiệp tại Thành phố Hồ
Chí Minh, bạn sẽ hình dung văn phòng này có nhân sự như thế nào, vẽ sơ đồ cơ cấu tổ
chức đó.
TH5: Trong một buổi thảo luận về việc thuê mặt bằng và sơ đồ bố trí văn phòng để mở
rộng kinh doanh tại Thành phố Hồ Chí Minh của một công ty, có hai ý kiến trái chiều của
Giám đốc và Phó Giám đốc như sau:
-

-

Giám đốc cho rằng thuê mặt bằng tại Bình Dương cách Thành phố Hồ Chí
Minh 30 km và Phó Giám đốc thì có quan điểm nên thuê tại trung tâm Thành
phố Hồ Chí Minh vì có nhiều thuận tiện hơn.
Giám đốc cho rằng bố trí theo hướng mở vì có nhiều thuận lợi hơn trong việc
giao tiếp và phục vụ khách hàng
Phó Giám đốc bố trí theo kiểu truyền thống cho rằng, bố trí các phòng riêng
(kiểu kín) có nhiều thuận lợi hơn đặc biệt với các nhân viên thực hiện công việc
nghiên cứu.
1. Hãy phân tích những thuận lợi và khó khăn trong việc sử dụng các nguồn
lực để kinh doanh tại Thành phố Hồ Chí Minh?
2.

Hãy nêu những thuận lợi cũng như bất lợi của hai phương pháp bố trí trên

3.

Hãy ví dụ cụ thể những trường hợp nào thì nên bố trí kiểu mở hay phòng
riêng thì hiệu quả hơn.



TH6: Hãy đặt 7 câu hỏi đề đánh giá nhu cầu khi thiết kế và bố trí văn phòng? Phân tích
mối quan hệ: Dòng công việc - Người làm việc- Thiết bị để bố trí một cách hiệu quả
nhất?
CHƯƠNG II
TH1: Sáng nay, Công ty ABC nhận được:
-

Thông báo số 12/ TB-KCN đề ngày …/…./…..của Ban quản lý Khu Công nghiệp
XYZ về việc cúp điện toàn khu công nghiệp vào ngày …/…/… để bảo dưỡng đường
dây trung thế;

-

Văn bản số 108/TB-SCT đề ngày …/…/… của Sở Công thương TPHCM gửi cho
công ty thông báo về việc bà Nguyễn Thị Liên, phó bí thư thường trực Đảng ủy Sở
Công thương TPHCM giữ chức phó giám đốc sở theo quyết định số 588/QĐ-UBND
ngày …/…/….
Giả định bạn là nhân viên văn thư của công ty:
1.

Điền đầy đủ thông tin vào con dấu “ ĐẾN” được đóng trên văn bản;

2.

Thiết kế “Sổ văn bản đến” và đăng ký nội dung vào sổ này.
(Biết rằng trước ngày nhận các văn bản trên, số thứ tự văn bản đến cuối cùng
trong ngày được ghi trong sổ là 15)

3.


Trình bày các bước xử lý tiếp theo trong tiến trình xử lý nội dung 2 văn bản này?

TH2: Giả sử bạn là thư ký giám đốc, hãy trình bày cách xử lý các văn bản khi giám đốc
đi vắng?
TH3: Giả sử một công ty có quy ước mã hồ sơ như sau:
1.

FIN 200 (Hồ sơ liên quan đến tài chính)

2.

CON 300 (Hồ sơ hợp đồng)

3.

HR 400 (Hồ sơ nhân sự)

4.

MAR 500 (Hồ sơ quảng cáo tiếp thị)


PJT 100 (Các dự án trọng điểm)

5.

Hãy cho biết bạn sẽ lưu các loại giấy tờ sau đây vào hồ sơ nào, có thể ghi mã số thế
nào?
a.


Báo cáo quyết toán quý, năm.

b.

Phụ lục bổ sung hợp đồng mua bán hàng hóa nhập khẩu

c.

Thông tin về đối thủ cạnh tranh mới tham gia thị trường

d.

Báo cáo trình duyệt ngân sách năm

e.

Tập hợp bản đánh giá thành tich cá nhân sau khi tổng kết năm

f.

Mẫu thiết kế bích chương sản phẩm mới sẽ dán tại các điểm bán lẻ

g.

Kế hoạch tuyển dụng bổ sung nhân viên kỹ thuật và bán hàng

h.

Biên bản nghiệm thu hợp đồng tư vấn thiết kế phần mềm kế toán


i.

Danh sách các đơn vị đã nhận tài trợ cho đợt khuyến mãi của công ty

j.

Bảng tiến độ triển khai dự án sản xuất sản phẩm mới

TH4: Công ty TNHH Thế Giới Mới được Sở Kế hoạch - Đầu tư tỉnh A cấp Giấy Chứng
nhận Đăng ký Kinh doanh số: 123456789 vào ngày xx/yy/20zz.
Sáng nay, sau khi họp Ban lãnh đạo, Giám đốc Công ty kết luận một số yêu cầu cần
thực hiện như sau:
Soạn thảo công văn đề nghị Công ty An An thanh toán số tiền nợ quá hạn theo hợp

-

đồng xây dựng số xxx/HĐ-XD ký ngày xx/yy/zzzz.
Thông báo nội bộ các phòng ban về việc phát hành cổ phiếu đợt hai trong năm

-

2015.
Bạn hãy:
1.

Thiết kế “Sổ Đăng ký Văn bản Đi” và đăng ký nội dung vào sổ này. Biết rằng
hết ngày trước đó, số thứ tự văn bản trong sổ là 20)

2.


Trình bày các bước xử lý tiếp theo trong tiến trình xử lý nội dung 2 văn bản này?
Chú ý: Người ký văn bản là Giám đốc Trần Thế Hùng.


CHƯƠNG III
TH1: Soạn thảo Thông báo về việc quy định ngày mặc đồng phục công ty trong tuần;
Thông báo về việc dời địa điểm văn phòng; Thông báo về việc tiết kiệm chi phí văn
phòng;…
TH2: Soạn thảo Công văn về việc đối tác thực hiện không đúng các điều khoản trong
hợp đồng (giao hàng chậm; Thanh toán không đúng tiến độ; Giao sản phẩm không đúng
số lượng hoặc chất lượng,…); Về việc đòi nợ; Về việc thu hồi mặt bằng đã cho Cty khác
thuê; Về việc tiếp nhận SV thực tập;…
TH3: Soạn thảo Quyết định kỷ luật : Về việc sa thải nhân viên; Về việc kéo dài thời gian
nâng lương
TH4: Soạn thảo quyết định về nhân sự : Về việc tuyển dụng; Về việc bổ nhiệm; Về việc
khen thưởng; Về việc chấm dứt HĐ lao động,…
TH5: Viết biên bản một cuộc họp
TH6: Viết Giấy giới thiệu
TH7: Bạn hãy sắp xếp thời gian (theo thứ tự ưu tiên) hoàn tất các công việc sau đây cho
giám đốc trong 1 ngày?
-

Mua vé máy bay cho giám đốc đi công tác vào trưa ngày hôm sau.

-

Điện chia buồn đến đối tác khi nghe tin thân nhân họ vừa qua đời.

-


Mua quà tặng cho giám đốc mang đi công tác.

-

Ra thông báo nhắc các đơn vị trực thuộc chuẩn bị báo cáo sơ kết quý I;

-

Soạn công văn yêu cầu đối tác đổi sản phẩm quá hạn sử dụng trình Giám đốc ký
trước khi đi công tác.

TH8: Bạn là Thư ký giám đốc của Công ty xuất nhập khẩu XYZ, bạn được cử đi công
tác với Giám đốc sang các nước châu Mỹ tìm thị trường trong thời gian sắp tới. Hãy trinh
bày những công việc chuẩn bị cũng như trách nhiệm của bạn trong chuyến đi?
TH9: Sáng nay, thứ Sáu là ngày cuối tuần, bạn là thư ký của Giám đốc công ty, có kế
hoạch hoàn thành những công việc trong ngày như sau:


Hoàn thành bản báo cáo năm vì hôm nay là hạn nộp cuối cùng
2. Gửi thư mời họp mặt cuối năm của Công ty đến các đối tác;
3. Trả lời thư cho đối tác về việc hợp tác làm nhà phân phối của Công ty tại Hà Nội.
4. Hoàn thiện các chứng từ đi công tác với lãnh đạo tuần trước để thanh toán;
5. Hoàn thiện lịch công tác tuần sau cho đơn vị;
6. Đi ăn trưa với một người bạn học cũ.
Tuy nhiên, bạn lại được Giám đốc giao nhiệm vụ chuẩn bị gấp cuộc họp lúc 13h chiều
cùng ngày để triển khai chương trình khuyến mãi cuối năm trước khi Giám đốc đi công
tác nước ngoài. Hãy sắp xếp thứ tự những công việc ưu tiên mà bạn sẽ giải quyết sáng
nay, giải thích?
1.


TH10: Công ty SX gạch men Khải Hoàng do ông Hoàng làm Tổng Giám đốc có kế
hoạch xem xét và điều chỉnh lại chính sách đãi ngộ và chế độ lương thưởng hàng năm
cho nhân viên trong Công ty. Mục đích nhằm giữ chân nhân viên giỏi, thu hút thêm nhân
tài, tối ưu hóa việc quản lý nhân sự trong giai đoạn công ty mở rộng sản xuất kinh doanh
sang thị trường nước ngoài.
-

-

-

-

-

Ông Hoàng đã giao cho Giám đốc nhân sự chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai
kế hoạch này. Hơn 01 tháng qua, Giám đốc nhân sự đã tiến hành thăm dò ý kiến của nhân
viên trong Công ty, tham khảo các công ty trong cùng lĩnh vực về chính sách và chế độ
lương thưởng, đồng thời cũng rà soát lại những điểm còn bất hợp lý trong hệ thống lương
thưởng của công ty.
Trên cơ sở phân tích về những số liệu và thông tin có được, Giám đốc Nhân sự đã đưa ra
một đề xuất khá táo bạo về một cách tính lương thưởng mới. Ông Hoàng nhận thấy rằng
đề xuất này tuy còn một vài hạn chế nhưng mang lại nhiều lợi ích cho Công ty bởi lẽ nó
chỉ ra phương thức tính mới có thể sử dụng hiệu quả quỹ lương đồng thời cũng gián tiếp
tạo ra sự gắn bó của nhân viên với Công ty.
Theo như đề xuất này, cũng có những thay đổi lớn trong thu nhập hàng năm của rất
nhiều người lâu nay vốn hưởng lợi từ những nhược điểm trong cách tính lương thưởng
hiện tại. Ông Hoàng cũng đã hình dung ra được những phản ứng của họ.
Trước khi hoàn thành và thực thi đề xuất, ông Hoàng quyết định triệu tập một cuộc họp
với những Giám đốc chức năng (hoặc trưởng phòng) trong Công ty để thăm dò phản ứng

đồng thời tham khảo ý kiến của họ.
Cuộc họp được ấn định vào thứ sáu tuần sau, vì đây là đề tài khá “Nhạy cảm” nên đích
thân ông Tổng Giám đốc Hoàng và Giám đốc nhân sự bắt tay vào chuẩn bị cuộc họp
quan trọng này.
Câu hỏi :
1.
2.
3.

Theo bạn thì ai nên làm chủ tọa cuộc họp này? Vì sao ?
Chủ tọa của cuộc họp nên chuẩn bị những gì trước cuộc họp?
Những người được mời dự họp cần phải được cung cấp những thông tin và những
lưu ý gì để tham gia vào cuộc họp một cách hiệu quả ?


4.

Trong cuộc họp, Giám đốc Nhân sự sẽ trình bày về đề xuất chính sách và chế độ
lương thưởng mới trước các thành viên dự họp. Bạn sẽ khuyên Giám đốc Nhân sự
triển khai nội dung như thế nào?

Gợi ý cho tình huống này như sau:
-

•
•
•
•

Chủ tọa cuộc họp nên là người đứng đầu, vì cuộc họp này rất quan trọng và có tính nhạy cảm,

ảnh hưởng quyền lợi của nhiều người;
Chủ tọa cuộc họp cần chuẩn bị những nội dung sau:
 Chương trình họp;
 Phân công nội dung trình bày trong cuộc họp cho từng thành viên;
 Nhắc thư ký chuẩn bị các nội dung như:
• Lên danh sách thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp;
• Chuẩn bị chương trình;
• Chuẩn bị tài liệu;
• Mẫu Biên bản họp;
• Gửi thư mời;
• Chuẩn bị sơ đồ bố trí chỗ ngồi trong phòng họp;
• Tổ chức vệ sinh phòng họp;
• Kiểm tra đèn, bàn ghế, máy lạnh, ổ cắm điện…
• Chuẩn bị nước uống;
• Khăn phủ bàn, hoa (nếu cần)
• Máy chiếu, computer, màn chiếu, giấy bút…
• Nhắc nhở những thành phần dự họp
Những người mời họp cần có tài liệu về cách tính lương, thưởng mới và phải đọc kỹ trước khi
vào cuộc họp và cần chuẩn bị những câu hỏi.
Giám đốc Nhân sự cần triển khai:
Trình bày mục tiêu của hệ thống tính tiền lương, thưởng mới;
Trình bày thực trạng về tiền lương, thưởng hiện nay tại công ty và sự bất cập của hệ thống tính
lương, thưởng cũ dẫn đến tình trạng thiếu công bằng và chưa động viên được nhân viên giỏi.
Trình bày hệ thống tính lương, thưởng mới và những tác động của nó đến việc khuyến khích
cũng như giữ chân nhân tài
Xin ý kiến của các thành viên trong cuộc họp

TH11: Bạn hãy:
1. Xây dựng chương trình nghị sự cho một buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty?
2. Liệt kê các công việc cần thực hiện để chuẩn bị cho lễ kỷ niệm này?

TH12: Chi nhánh Ngân hàng Thương mại Cổ phần Sài Gòn – Đà Nẵng (SCB Đà Nẵng)
dự kiến tổ chức cuộc họp.


-

Thời gian dự kiến ngày 5/6/201X (từ 8 giờ đến 11 giờ).

-

Thành phần tham dự cuộc họp: Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc, Giám
đốc Chi nhánh và 50 thành viên thuộc Chi nhánh SCB Đà Nẵng.

-

Nội dung chính của cuộc họp:
1.

Trưởng Chi nhánh, các Trưởng phòng, báo cáo kết quả hoạt động, kinh doanh
của các đơn vị mình trong 6 tháng đầu năm 201X.

2.

Các thành viên tham gia góp ý kiến về việc phát triển kinh doanh 6 tháng cuối
năm 201X.

Là người Quản trị văn phòng Anh/Chị hãy lập kế hoạch tổ chức cuộc họp:
-

Xác định các công việc chuẩn bị để tổ chức cuộc họp?


-

Dự kiến chương trình cho cuộc họp?

TH13: Tuần này Công ty bạn có một đoàn khách quan trọng đến tham quan và học hỏi
kinh nghiệm, Giả sử, bạn là thư ký Giám đốc của công ty hãy trình bày các việc cần làm
khi khách đến thăm Công ty?

MỘT SỐ GỢI Ý TRẢ LỜI CÂU HỎI VÀ TÌNH HUỐNG ÔN TẬP


I.

CÁCH VIẾT MỘT QUYẾT ĐỊNH

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
NAM
VĂN BẢN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Số:XXX/QĐ-….

Địa danh, ngày … tháng … năm ….
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thi hành kỷ luật lao động
GIÁM ĐỐC ……………………


Căn cứ Bộ luật lao động năm …….;
Căn cứ Nghị định số …ngày …của Chính phủ về việc quy định chi tiết và
hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động về kỷ luật lao động và
trách nhiệm vật chất;
Căn cứ Điều lệ của Cty……………. ban hành ngày…tháng…năm;
Căn cứ Thỏa ước lao động tập thể của Cty……………ký ngày…..tháng….năm;
Căn cứ Nội quy lao động của Cty………………. ban hành ngày…
tháng….năm;
Căn cứ Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động ngày …./…/…;
Theo đề nghị của Trưởng phòng HC-NS.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Thi hành kỷ luật lao động đối với ……..
- Đơn vị làm việc:………………………………...
- Công việc đang thực hiện: ………………………….
- Chức vụ: …………………..
- Trình độ chuyên môn: …………………………….
- Hình thức và mức độ phạm lỗi:……………………………………..
- Hình thức kỷ luật:……………………………………………..
- Trách nhiệm vật chất:


Điều 2: Thời gian thi hành kỷ luật lao động kể từ ngày ../../…. đến hết ngày ../../
…..
Điều 3: Ông/Bà…………………và các Ông/Bà Trưởng phòng Hành chánh - Nhân
sự, Trưởng phòng Kinh doanh, Trưởng phòng Kế toán và các đơn vị, cá nhân có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ../../…..
Nơi nhận:
- Như Điều 3;

- Ban chấp hành CĐ;
- Lưu VT;

GIÁM ĐỐC
(Đã ký)
XYZ



Xác định các công việc chuẩn bị để tổ chức cuộc họp:

−

Lên danh sách thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp;

−

Chuẩn bị chương trình cuộc họp;

−

Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;

−

Soạn thư mời và trình duyệt;

−

Gửi thư mời;


−

Chuẩn bị sơ đồ bố trí chổ ngồi trong phòng họp;

−

Tổ chức vệ sinh phòng họp;

−

Kiểm tra đèn, bàn ghế, máy lạnh, ổ cắm điện…

−

Chuẩn bị nước uống;

−

Khăn phủ bàn, hoa (nếu cần)

−

Máy chiếu, computer, màn chiếu, giấy bút…

−

Nhắc tham gia cuộc họp trước 60’



−

Theo dõi sau cuộc họp.

8:00 – 8: 15

 Đón khách

8:15 – 8:30:



TuyênCHƯƠNG
bố lý do vàTRÌNH
giới thiệu
đại biểu,
khách
CUỘC
HỌP
mời.
Giới thiệu nội dung chương trình họp



 Giám đốc Chi nhánh báo cáo kết quả kinh doanh của

8:30 – 9:00:
9:00 – 9:15:

Chi nhánh 6 tháng đầu năm.

 Các Trưởng phòng ban, Chi nhánh lần lượt báo cáo và

tự đánh giá kết quả kinh doanh 6 tháng của bộ phận
mình.

9:15 – 9:30:

 Tổng Giám đốc phát biểu nhận định và đánh giá tình

hình kinh doanh của chi nhánh 6 tháng đầu năm 201X.
 Giải lao
9:30 – 9:45
9:45 – 10:00

 Chủ tịch Hội đồng quản trị khen thưởng, biểu dương

một số cá nhân có thành tích xuất sắc trong 6 tháng đầu
năm 201X.
 Giám Đốc Chi nhánh báo cáo kế hoạch và nhiệm vụ

10:00 – 10:15

kinh doanh 6 tháng cuối năm 201X.
 Cán bộ, nhân viên thuộc Chi nhánh tham gia góp ý việc

triển khai kế hoạch kinh doanh 6 tháng cuối năm 201X.
10:15 – 10:30

 Tổng Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng Quản trị phát biểu


chỉ đạo tình hình kinh doanh 6 tháng cuối năm 201X
của Chi nhánh.
10:30 – 10:45

 Giám đốc Chi nhánh tiếp thu ý kiến chỉ đạo và tuyên bố

kết thúc cuộc họp

10:45 – 11:00

Phân tích những nội dung cơ bản trong công tác hậu cần


-

Quản lý chi tiêu kinh phí, đây là một nội dung lớn bao gồm nhiều nội dung chi tiết,
cụ thể.
Nội dung chi tiêu hành chính sự nghiệp: lương chính, phụ cấp lương, công tác phí,
công vụ phí, văn phòng phẩm, nghiệp vụ phí và các khoản chi tiêu nghiệp vụ khác

-

theo quy định của Nhà nước.
Quản lý biên chế quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật tư, hàng hoá, vật

-

rẻ tiền mau hỏng
Quản lý tài sản cố định
Đảm bảo các điều kiện làm việc cho cơ quan. văn phòng có trách nhiệm bảo đảm

việc bố trí phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học; bảo đảm

đầy đủ, kịp thời;
Các loại công vụ khác của công tác hậu cần như:
- Phục vụ xe cộ, phương tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đạo;
- Phục vụ nước uống hàng ngày cho các phòng làm việc;
- Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan;
- Phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp;
- Phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan;
- Phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ;
Bảo vệ trật tự an toàn phòng chống cháy nổ trong cơ quan
Phân tích các bước trong quy trình xử lý văn bản đến
-

Kiểm tra phân loại văn bản
Người nhận kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận;
Nếu phát hiện bì không nguyên vẹn, văn bản chuyển đến muộn (đối với văn bản

-

KHẨN) phải báo ngay với người có trách nhiệm;
Các văn bản chuyển qua máy fax, qua mạng kiểm tra số lượng trang của mỗi văn


-

bản nếu thiếu phải báo cáo kịp thời.
Phân lọai sơ bộ, bóc bì văn bản đến;
Loại không bóc bì : các văn bản ghi đích danh người nhận, ghi tên các tổ chức,




đoàn thể trong đơn vị (trừ trường hợp có quy định khác) cần chuyển trực tiếp đến

-

người nhận;
Lọai do nhân viên văn thư bóc bì: Gồm những văn bản ngoài bì để tên cơ quan;
Đóng dấu ĐẾN và vào “Sổ Đăng ký Văn bản Đến;
Văn bản đến của tất cả các đơn vị phải tập trung tại văn thư, trừ những lọai văn bản
được đăng ký riêng theo qui định khác của cơ quan như hóa đơn, chứng từ kế toán.


-

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “ĐẾN”, ghi

-

số đến và ngày đến;
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến



-

trên máy vi tính.
Phân chuyển văn bản Đến;
Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản Đến.
Thư ký của lãnh đao hoặc phụ trách văn thư ghi nhận vào sổ theo dõi các thông tin:

đơn vị giải quyết, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, thời hạn giải quyết và chuyển văn
bản đến các đơn vị được phân công xử lý văn bản.

CÔNG TY ……………….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Số:---------/………………

Địa danh, ngày

tháng năm…..

V/v: ……………………..

Kính gửi: …………………….
Phần nội dung có thể có các nội dung khác nhau nhưng phải thể hiện 3 ý chính:
-

Cảm ơn sự hợp tác của quý Công ty trong thời gian qua

-

Nêu các thông tin về vấn đề muốn đề cập

-

Mong được sự hợp tác với quý Công ty


Nơi nhận:

GIÁM ĐỐC

-Như trên;
-Lưu VT.
XYZ
Hồ sơ của Hội nghị khách hàng



Thành lập ban tổ chức sự kiện;
Kế hoạch tổ chức sự kiện;



-

Dự toán ngân sách
Chi phí thiết kế;
Chi phí in ấn;
Tiền thuê hội trường;
Tiền thuê khách sạn;
Tiền ăn sáng, tiệc ..
Chi phí trang trí ( hoa tươi, hoa cài áo khách, hoa tặng nhà tài trợ, giỏ hoa để

bàn,…)
- Chi phí thuê thiết bị
- Thuê MC
- Chi phí văn nghệ

- Chi phí nhân sự (tuyên truyền , hướng dẫn viên)
Quà tặng, quay phim chụp hình
 Danh sách khách mời
 Chuẩn bị việc ghi biên bản, Bố trí Sân khấu, thiết bị, âm thanh, phiên dịch, ánh






sáng, tổ chức ăn sáng, ăn trưa..
Chuẩn bị việc đón tiếp đại biểu;
Chuẩn bị bài phát biểu của lãnh đạo;
Các bài tham luận của khách hàng;
Các hợp đồng với các đối tác.
Sơ đồ trưng bày hàng hóa sản phẩm mới của công ty

Chuẩn bị chuyến đi công tác
a. Giải quyết công việc hành chính cho chuyến đi
1. Lập danh sách thành viên theo quyết định cử đi công tác, hoặc sự chỉ đạo của thủ trưởng
cơ quan, tổ chức, giấy giới thiệu, giấy đi đường, công lệnh, hộ chiếu, visa,…
2. Chuẩn bị địa chỉ và số điện thoại của đại sứ quán ở nước ngoài và các địa chỉ liên lạc của
những nơi quen biết.
3. Thông báo cho các thành viên tham gia chuyến đi chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân.
4. Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng và quà tặng cho đối tác.
b. Liên hệ đến nơi công tác:
1. Cần liên hệ trước thời gian và nội dung với nơi đến công tác.
2. Cần thông báo cho nơi đến biết về kế hoạch thời gian của chuyến đi

c. Chuẩn bị Hồ sơ tài liệu:

Nếu chuyến đi công tác để ký hợp đồng thì cần có bản hợp đồng (dự thảo) cho các đơn vị
chức năng;
• Nếu dự hội thảo, hội nghị thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội nghị để soạn thảo các bài
phát biểu, bài tham luận.
Để soạn thảo nội dung cho chuyến đi, lãnh đạo phải có các tư liệu, tài liệu tham khảo như:
•


Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến chuyến đi;
• Các tài liệu chuyên môn;
• Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ.
d. Chuẩn bị phương tiện giao thông:
•

Tuỳ theo đặc điểm, thời gian, tính chất của từng chuyến đi mà lựa chọn phương tiện giao
thông cho phù hợp
Văn phòng, thư ký cần nắm chính xác, đầy đủ các thông tin về phương tiện giao thông
đến nơi công tác để lựa chọn loại phương tiện, giờ đi cho phù hợp thì tiến hành đặt vé và chuẩn
bị tư liệu cho chuyến đi.
e. Chuẩn bị kinh phí:

(SV căn cứ vào GT chính và slide bài giảng của GV để ôn tập)