điều hành một cuộc họp hiệu quả
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (136.22 KB, 4 trang )
ĐIỀU HÀNH MỘT CUỘC HỌP HIỆU QUẢ
Bước 1: Lên chương trình cuộc họp
Chương trình cuộc họp cần tập hợp đầy đủ những nội dung sẽ có trong
cuộc họp và ước lượng thời gian dành cho mỗi phần. Lưu ý rằng bạn đừng quá
tham lam mà đặt ra quá nhiều nội dung trong một cuộc họp hay bố trí thời gian
không cân đối và hợp lý giữa các phần.
Bước 2: Thông báo mời họp
Sau khi lên chương trình cuộc họp, bước tiếp theo là bạn phải gửi thông
báo mời họp đến các thành viên tham dự. Trong thông báo mời họp bạn cũng nên
hỏi xem các thành viên tham dự cuộc họp có muốn biết trước chương trình cuộc
họp không? Nếu có yêu cầu thì lịch trình cuộc họp phải được gửi ít nhất một ngày
trước ngày chính thức tổ chức cuộc họp. Bằng cách này bạn có thể thu thập được
các ý kiến đóng góp của những thành viên sẽ tham dự cuộc họp trước khi cuộc họp
bắt đầu.
Bước 3: Điều hành cuộc họp
Điều đầu tiên cần phải nhớ là bạn nên bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Ngay
khi bắt đầu cuộc họp bạn cần tuyên bố mục đích của cuộc họp và giới thiệu tổng
quan về chương trình cuộc họp.
Là một nhà điều hành, bạn cũng cần có trách nhiệm theo sát tiến trình
cuộc họp để có những điều chỉnh thích hợp cũng như ghi lại những quyết định
chính mà cuộc họp đã thống nhất.
Bước 4: Tổng kết cuộc họp
Kết thúc cuộc bạn nên tổng kết lại các nội dung chính để những người
tham dự có cái nhìn tổng quát và xuyên suốt cuộc họp; đồng thời ghi nhớ những
điểm đã thống nhất. Trong phần cuối cuộc họp này, bạn cũng nên dành một
khoảng thời gian nhất định cho phần thảo luận nhóm.
Bước 5: Gửi biên bản cuộc họp cho các thành viên tham dự
Bước cuối cùng để có một cuộc họp thành công là gửi biên bản cuộc họp
cho tất cả các thành viên tham dự. Biên bản này sẽ góp phần nhắc nhở các thành
viên về trách nhiệm thực hiện các công việc mà họ được giao cũng như thời gian
hoàn thành những công việc đó.
Nếu bạn là nhân viên văn phòng, nhà quản lý trẻ hay những người cần tổ
chức, điều hành các cuộc họp thì những gợi ý trên sẽ rất hữu ích. Tuy nhiên để có
kiến thức cơ bản trong vấn đề này thì việc theo học các khóa học kỹ năng là hoàn
toàn cần thiết. Để tiết kiệm thời gian và chi phí, bạn có thể tham khảo các hình
thức học trực tuyến (Elearning) tại website www.vietnamlearning.vn Với 3 lợi ích
thiết thực cần được nhắc đến “ Just in time”, “Just enough” và “Just for me” .Các
khóa học của Vietnamlearning sẽ làm bạn hài lòng.
Chúc bạn luôn trau dồi hơn nữa!
