Kỹ năng hỏi của người quản lý
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (97.56 KB, 5 trang )
Kỹ năng hỏi của
người quản lý
Hỏi không chỉ đơn thuần là để biết, mà còn nhiều
mục đích khác nữa như khích tướng, biết được
những yếu tố quan trọng của vấn đề, kiểm tra lại
cho chắc chắn, yêu cầu sự cam kết.
Tùy theo mục đích hỏi và trường hợp cụ thể mà có những cách hỏi
khác nhau. Thông thường, trước khi hỏi sâu vào vấn đề chính, người
hỏi vì ở vị thế chủ động hơn sẽ tạo ra một bầu không khí phù hợp.
Một bầu không khí thân thiện, thoải mái sẽ giúp người được hỏi bộc lộ
bản thân nhiều hơn, thông tin mang tính xác thực hơn. Để tạo được bầu
không khí này, có thể mở đầu bằng lời hỏi thăm nhẹ nhàng nhằm phá
vỡ tảng băng ngăn cách giữa người hỏi và người được hỏi, có tác dụng
làm giảm căng thẳng của cuộc gặp gỡ hơn.
Để tiết kiệm thời gian, những câu hỏi thăm sẽ có mục đích thu thập
thông tin chung, chẳng hạn: “Anh thấy khách hàng đó ra sao?”, “Công
việc tiến triển đến đâu rồi?”… Trái ngược lại là bầu không khí căng
thẳng với khuôn mặt lạnh như tiền và những câu truy vấn “tại sao”
được lặp đi lặp lại liên tục ngay từ đầu.
Còn kiểu kết hợp là lúc đầu thân thiện để người được hỏi bộc lộ hết
mình và không đề phòng trước những câu truy vấn hoặc hỏi phủ đầu
bất ngờ. Tuy nhiên, hai dạng này chỉ thích hợp cho các cuộc phỏng vấn
tuyển chọn hoặc khi cần rút ra một phán xét hoặc đánh giá khả năng
chịu áp lực của đối phương hơn là để trao đổi với nhân viên.
Những câu hỏi bất ngờ khiến người ta thể hiện sự nhanh nhạy trong
ứng phó và trong nhiều trường hợp sẽ đem lại những thông tin chân
thật hơn là có thời gian chuẩn bị. “Hỏi lúc vội vàng để xem cái trí” là
một trong những cách mà Trang Tử khuyên dùng để chọn người.
Mục đích phổ biến nhất của việc đặt ra các câu hỏi chính là tìm hiểu
thông tin. Đó có thể là những thông tin chi tiết, cặn kẽ hoặc những yếu
tố, chi tiết quan trọng và khái quát thông qua các câu hỏi trực tiếp hoặc
gián tiếp, từ khái quát đến chi tiết hoặc đi theo diễn biến của vấn đề.
Thủ thuật “ếch ngồi đáy giếng” trong phỏng vấn báo chí rất hữu dụng
để lấy thông tin, ví dụ “Tôi không hiểu lắm, anh có thể nói rõ hơn được
không?”. Điều quan trọng nhất là người quản lý cần phải nắm bắt được
ngọn ngành thông tin. Có thể hỏi hơn một lần về một vấn đề, với
khoảng cách giữa hai lần hỏi xa nhau và câu hỏi được dùng khác nhau
để kiểm chứng xem thông tin nhận được có xác thực không, hoặc sự
hiểu biết có chính xác không.
Ngoài ra, có những thông tin không thể có được từ những câu hỏi
thông thường, mà phải qua những cách hỏi gián tiếp, được lồng vào
tình huống cụ thể, kết hợp với quan sát hành động, cử chỉ và đoán ý
qua lời nói. Thường thì đó là những thông tin mang tính nhân tố, quan
trọng, chung chung, chẳng hạn công ty cần người cho một vị trí quan
trọng mà tố chất cần có là phải thực hành tiết kiệm được cho công ty.
Giả sử có hai ứng viên tương đương về năng lực cho vị trí này và vì
không thể hỏi trực tiếp: “Anh có tiết kiệm không?”, nhà quản trị nhân
sự khéo léo mời hai ứng viên đó đi ăn trưa, bảo họ có thể tùy ý chọn
bất cứ món nào mình thích mà không cần quan tâm đến chi phí. Một
người gọi món thật đắt tiền để nếm thử, còn người kia chọn món mình
thích với giá vừa phải. Câu trả lời đã hiện trong đầu nhà quản trị. Đó là
áp dụng của kế “Thạch đầu vấn lộ” (ném đá hỏi đường), nghĩa là ném
đá, nghe ngóng động tĩnh rồi mới quyết định đi hay không đi.
Ngày xưa, cả Bính Súc lẫn Diêm Chức đều ngấm ngầm hận vua Tề Ý
Công vì ông đã cướp vợ Diêm Chức và quật mồ cha Bính Súc. Bính
Súc muốn trả thù, giết Tề Ý Công, nhưng chưa rõ ý tứ của Diêm Chức.
Nhân lúc Diêm Chức ngủ, Bính Súc gõ vào đầu Diêm Chức. Diêm
Chức nổi giận mắng, lúc đó Bính Súc khích: “Bị người cướp vợ thì
không giận, mới đánh một cái nhẹ đã ăn thua gì đâu?”. Diêm Chức lập
tức mắng lại: “Mất vợ nhục nhã thật nhưng so với việc bị người ta
hành hạ thi thể của cha thì thứ nào nhục hơn?”. Nhờ câu nói này mà
Bính Súc biết Diêm Chức cũng rất uất hận Tề Ý Công, nên hai người
cùng bàn kế trả thù.
Ngoài ra, những câu hỏi khích tướng, ví dụ “Giỏi như anh mà không
làm được sao?” hoặc yêu cầu cam kết “Như vậy thì ngày nào xong việc
này?” cũng có tác dụng rất tốt trong việc nâng cao năng suất nhân viên.
Theo Ngôisao
