Quy trình thực hiện event
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (143.77 KB, 6 trang )
QUY TRÍNH THUC HIÉN 1 EVENT
DÃ có kiên, dù nhô hay cüng träi qua các công chuän bi co’ bän.
Có thé tam chia quy trình tô chúc su kiên thành nhóm các công viêc nhó nhu sau:
evemchannel
everything in event
Quy trình tà chúc ki_ên
1. Nhân thông tin khách hàng/ciîp trên (Briefing)
Thông qua buóc nhân Brief hay RFP (Request for proposal) tùt câp trên (dôi vói nhüng nguòri làm Event cho chính công ty mình(In
house Event) hay Khách hàng (dôi vói Event Agency), nguòi làrn Event có duqc nhüng thông tin ce bán: dich, lv do tô chútc kiên,
thòri gian, só lutcyng tham gia, dôi tutcyng tharn các yêu câu dôi vóri Event... tù dó sê xác dinh duqc hutóng di cho công viêc tó
chútc kiên cúa mình.
2. Hình thành Concept và Theme
Concept là 5' chů dgn cúa su kiên, thuòng duqc nguòi làm Event ví nhu “linh
hôn cúa Event” cho nên buóc hình thành Concept cho Event rät quan trçng. Sau khi dä có Concept, nguòi ta sê phát triên duqc
Theme (Chů dê Event), nhürng hiêu úng
phõn nhỡn nhu thiờt kộ sự dung trong chuorng trỡnh, viờc trang tri, hoat dũng Event sao cho phự vúi Concept dọ dinh ra. Núi thờm vờ
Theme, nờu Concept l Linh hụn thỡ Theme l Diờn mao Event. Theme chi phụi ton bụ nũi dung v cỏc hoat dũng úf Event.
Bỏnh bốo sờ cú bi Viờt giỏi thớch hon khỏi niờm Concept v Theme, nhung ban cú thờ tam hiờu 2 khỏi niờm ny qua vớ sau: Event
ra mõt nhọn hiờu nuúrc giỏi khỏt dnh cho teen, Concept cú thờ l Luụn trn dõy nọng luỗrng sụng, cũn Theme thỡ phỏi thộ hiờn
duqc 5'/ tỳ Trn dõy nọng luc_mgdú, cú thộ qua cỏc gam mu nrc trố trung, qua hỡnh ỏnh cỏc chng trai cụ gỏi cọng trn sỳc sụng
trờn backdrop, poster. . ., qua cỏc trũ chori trong Event thõt trố khúe, nọng dũng.
Bộ cú duoc Concept v Theme, nguũi ta phỏi trờn cỏc thụng tin vờ Bọc diởm sn phõm, thụng diờp cỳa sn phõm, vọn húa v hnh
vi tiờu dựng khỏch hng, v muc tiờu truyốn thụng cỳa su kiờn. Quỏ trỡnh cựng nhau ngoi phỏt triờn cỏc $1 tuũng vờ Concept v
Theme nguũi ta goi l Brainstorm.
3. Viờt kộ (Planning proposal)
Tự Concept, nguũi ta phat triờn ra nhiờu Y tuúrng (Idea), tuy phiờn cỏc Y tuửng ny`phỏi xoay quanh 5'/ tuúng dao l Concept. V
sau khi phỏt triờn duorc cỏc 5'/ rụi thỡ nguũri ta phỏc thỏo kờ hoach (proposal) dua trờn Y tuúrng Proposal tụt phỏi ra cho khỏch
hng/cõp trờn bỳc tranh mang tinh khỏ thi vờ viờc th1_rc hiờn Event dú: Y tuúrng, muc tiờu, nũi dung chuorng trỡnh, quỏ trỡnh thuc
hiờn, kờ hoach truyờn thụng, cỏch thỳc do hiờu qu... Ban cú thờ thờm bi Viờt huúng dõn Viờt Proposal tai dõy.
Mụt phõn khụng thộ thiờu nỹa l lõp trự kinh phi (nờu lỏm cho cụng ty), hay Bỏo giỏ (lm cho khỏch hng).
4. Thuyởt trỡnh kộ hogch (Proposal Presentation)
Sau khi dọ cú trong tay kộ hoach, cỏc thiờt kộ v toỏn ngõn sỏch cho kiờn, ban bõt dõu cho buúc khỏch hng/Cõp trờn dộ Present
(thuyởt trỡnh) kộ hoach cựa mỡnh. Thụng qua viờc thuyờt trỡnh, ban phỏi lỏm cho nguũi nghe hỡnh dung duqc tiờn trỡnh th1_Ic hiờn
kộ hoach sờ nhu thộ no, mỳtc dũ khỏ thi ra Sao, sú khỏch hng/cõp trờn dũi húi ban cho hcp thõy duqc cor sũ dỏnh giỏ, do hiờu qu
m kiờn mang lai cho hg.
Nờu kiờn m ban thuyờt trỡnh dỏp ỳng duqc mong dqi cỳa hcp, vờ yờu cõu tụ chỳc, mỳc dũ khỏ thi, chi phi, hg sờ chõp thuõn cho ban
tiờn hnh.
5. T5 chớrc triởn khai (Execution)
Bộ tộ Chae mộm khai met kộ beach, du rien dũi hai han phi cfs nhõn su tlm nien. Nộu l nguũri trong cụng ty, ban cõn huy dũng
Team/phũng ban mỡnh, nhũr hử trỗr cỳa phũng ban khỏc dộ hiờn, dụi khi ban cũn phỏi thuờ ngoi dộ cú nguũri hử ban th1_Ic hiờn.
Nờu úf mũt Agency, viờc ny hõn dọ cú quy trỡnh riờng v cú nhỹng nhõn duorc phõn cụng trỏch tựng phõn dira trờn chuyờn mụn
mỡnh: B@ phõn trỏch khỏch hng (Account), bụ phõn Thiờt kộ (Design), Bũ phõn Y tuúng (Creative), Bũ phõn Sỏn xuõt
(Production), B@ phõn Ti chỏnh (Finance), B@ phõn truyờn thụng doi ngoai (PR-Media). . .
Nhiêm cúa ban - mét nguòi quán 15'/ du án, cu the là quán chính Event này, là kêt ndi các bô phân nhàm th1_rc hiên thông suôt
kiên. Ban sê phài lên các báng mô tà, phân công công viêc, (checklist), tien dò (schedule) có các thòri han (deadline) cu the. .. thât
chi tiet va) giám sát, dôn ddc công viêc cúa tùng bô phân nhàm dám báo công tác chuân bi thât tôt.
kiên (Pre-Event) sê có rät nhiêu hang muc cân phái tiên hành: Tù kháo sát día diêm, Xin giây phép, thiêt kê, sán Xuât cho dên thuê
nhân su, giái tri vän nghê, dán dung läp dàt (set up), truyên thông cho chuorng trình, säp viêc mòri khách, phuong tiên di lai, (nêu
có), tông duyêt (rehearsal). .. và ban sê phài thât chu dáo và nghiêm túc dé hoàn thành. Ngoài ra còn phái du phòng các růi ro, su cô
có thê Xáy ra dê có bién pháp úng biên phù nüa.
Trung kiên (At-Event), vói vai trò Truóng du án, ban sê là dâu näo chi huy mçi hoa_1t dòng. Môt nguòi chi huy tôt sê biêt cách vân
hành guông máy cúa mình suôn sè, dem lai mòt Event làm hài lòng nguòi tham lân Công ty/Khách hàng.
