Quản lý bằng trực quan (VCS) –
Nguyên tắc và Ứng dụng
Bs. Quản Hồng Đức
Giám Đốc Điều Hành
Công ty TNHH MTV Dòng Kẻ
Bài giảng bổ sung cho chương trình đào tạo nhận thức mối nguy – từ suy nghĩ đến
hành động
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Bạn nghĩ gì khi nhìn thấy bức hình này?

Hình thực tế của khách hàng thay vào đây
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Thảo luận nhóm
Học viên trả lời các câu hỏi sau:
1. Điều gì ngay lập tức xuất hiện trong suy nghĩ
của bạn khi bạn nhìn thấy bức hình?
2. Bạn có thể chia sẻ điều bạn suy nghĩ?
3. Bạn có nghĩ năng suất lao động của người
nhân viên này bị ảnh hưởng?
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Chia sẻ
Đây là văn phòng làm việc của các nhân viên bảo trì.
Phòng bảo trì nhận hồ sơ, giấy tờ, các yêu cầu công việc từ tất cả các
phòng ban khác trong công ty

Sự thật là rất khó và đôi khi gần như là không thể để có thể tìm được đúng
giấy tờ, hồ sơ cần thiết, đặc biệt là khi đang vội
Cũng có những tài liệu đã để trên bàn này cả 3 – 4 tháng rồi, trong đó có
cả những hồ sơ đã giải quyết xong

Phòng bảo trì chưa bao giờ thực hiện việc đo lường thời gian sử dụng cho
việc tổng hợp dữ liệu và các công việc liên quan đến hành chính khác
Không có tiêu chuẩn – nếu một nhân viên trong phòng nghỉ bệnh thì sẽ
gây khó khăn cho người khác vì không biết tìm hồ sơ ở đâu
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Định nghĩa thế nào là quản lý bằng trực
quan?
Quản lý trực quan (QLTQ) là việc sử dụng
các hình thức kiểm soát nhằm giúp nhân
viên NGAY LẬP TỨC nhận thức và hiểu các
tiêu chuẩn, chuẩn mực đang áp dụng cũng
như các thay đổi từ các tiêu chuẩn đó.

Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Lợi ích từ QLTQ
Thực hiện QLTQ giúp:
• Tự giải thích – Không cần hỏi
• Tự vệ sinh – Không còn chỗ cho dơ bẩn
• Tự duy trì – Không còn chỗ cho vật dụng thừa
• Tự cải thiện – Vì bây giờ mọi thứ trở nên đơn
giản, gọn gàng, rõ ràng

Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Bạn nghĩ gì khi nhìn thấy bức hình này?
Các
thông tin
thiết bị

Bộ phận
truyền động
nguy hiểm –
Cảnh báo an
toàn khi sửa
chữa, vệ sinh

Vòng
tròn bảo
trì
Cửa máy bằng
nhựa trong suốt,
có thể nhìn
xuyên qua

Bảng nút
dừng khẩn
cấp

Thẻ đỏ (RedTag) – Báo cáo
khuyết tật
Vòng tròn bảo trì


Hình ảnh của giảng viên – KHÔNG CHIA SẺ

Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Nói một cách khác, QLTQ là
o
o

o

o

o

Không phải là thêm việc
Môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn, gọn gàng
và rõ ràng
Các tiêu chuẩn được nhận ra một cách dễ dàng,
cũng như các tình trạng không theo tiêu chuẩn
cũng dễ dàng phát hiện và sửa chữa
Năng suất, thành tích luôn sẵn sàng và rõ ràng
minh bạch
Không có khuyết tật là việc hoàn toàn khả thi
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Nếu QLTQ hiệu quả


Tại nơi làm việc có quản lý bằng trực quan
hiệu quả, bất kz nhân viên nào cũng có thể
tự trả lời các câu hỏi: Ai – Làm gì - Ở đâu –
Khi nào – Như thế nào – Tại sao trong vòng
5 phút

Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Tại sao cần áp dụng QLTQ tại nhà máy?
o
o
o
o

o

o

Cải thiện an toàn & sức khỏe nghề nghiệp
Cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm
Giảm lãng phí thời gian – tăng thời gian giá trị
Nâng cao dịch vụ khách hàng và thỏa mãn khách
hàng nội bộ
Giảm thiểu và tiến tới triệt tiêu hoàn toàn các
khó chịu, bực mình cho nhân viên trong khi làm
việc
Cải thiện việc đảm bảo thông tin liên quan – cập
nhật, liên tục, chính xác và hiệu quả
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.



Thảo luận
Hỏi mọi nhân viên tại sao cần thực hiện QLTQ tại nhà máy/khu vực
làm việc – Ghi lại các { kiến vào flipchart và sau đó giải thích thêm
về những { kiến chưa được nêu ra

Hình thực tế của THP Group
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


6 cấp độ của quản lý trực quan
6.
Không có
khuyết
tật/lỗi
5. Ngăn ngừa khuyết
tật bằng các hành động
sửa chữa và khắc phục

Quản lý trực quan (cấp 3 đến cấp 6)
ngăn ngừa lỗi và khuyết tật bằng cách:
• bảng thông số, kiểm soát lỗi
• bảng ngăn ngừa và khắc phục lỗi
• mã màu

4. Cảnh báo (sớm) các hư hỏng/khuyết
tật hoặc không tiêu chuẩn
3. Xây dựng tiêu chuẩn/chuẩn mực tại nơi làm việc
2. Chia sẻ tiêu chuẩn/các ý tưởng về tiêu chuẩn hóa


Hiển thị để nhìn bằng
mắt (cấp độ 1 và 2) để
• hiểu rõ thiết bị
• tiêu chuẩn hóa thiết bị
• tiêu chuẩn hóa vận
hành

1. Chia sẻ thông tin

Tổ chức thực hiện 5S tại nơi làm việc:
Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ - Săn sóc – Sẵn sàng
Tổ chức và tiêu
chuẩn hóa nơi
làm việc của bạn.
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Bắt đầu thực hiện QLTQ như thế nào?
• Bắt đầu bằng xây dựng nền tảng cơ bản
– 5S (đó chính là 5S)

• Xây dựng cấp độ 2 và 3
– Hiển thị mọi thông tin, tiêu chuẩn để có
thể nhìn thấy bằng mắt

• Xây dựng cấp độ 4, 5 và 6
– Quản lý trực quan (kiểm soát tiêu chuẩn
và không tiêu chuẩn)
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.



5S là gì?

Seiri - (Sort – Sàng lọc)
Seiton - (Simplified Storage – Sắp xếp)
Seiso - (Shine – Sạch sẽ)
Seketsu - (Standardize – Săn sóc)
Shitsuke - (Sustain – Sẵn sàng)

Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Lợi ích của 5S cho doanh nghiệp
5S tạo dựng nền tảng cơ bản cho sự thay đổi và cải tiến nơi làm việc để đạt được tiêu
chuẩn quốc tế (world-class) cũng như duy trì kỷ luật và năng suất, hiệu quả làm việc

• Điều kiện an toàn được cải thiện
• Nơi làm việc sạch hơn, gọn gàng hơn
• Cải tiến chất lượng – tiêu chuẩn hóa để không có lỗi chất lượng
• Giảm các thời gian “chết” hoặc “lãng phí”
• Hiệu quả cao hơn, năng suất hơn
• 5S nên được thể hiện rõ thông qua các thay đổi đang diễn ra
• Các thay đổi đó nhanh, ảnh hưởng tích cực và vui nhộn
• 5S hỗ trợ để tạo ra văn hóa của cải tiến liên tục, không bao giờ vừa lòng
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


5S – Các cấp độ của sự hoàn thiện
CẤP


5
Cải tiến liên tục

CẤP

4
Cải thiện độ
tin cậy

CẤP

3
Làm cho
nó hiển thị

CẤP

2
Cơ Bản

CẤP

1
Mới bắt đầu

Các vấn đề cản trở
vệ sinh được nhận
diện và kế hoạch
ngăn ngừa dơ bẩn

được thực hiện

Văn bản hóa kế
hoạch và trách
nhiệm vệ sinh và
theo dõi thực hiện
Làm vệ sinh, các
nguồn gây dơ bẩn
được phát hiện và
khắc phục

Các vấn đề tiềm ẩn
được phát hiện và
biện pháp khắc phục
được viết thành tài
liệu
Khu vực làm việc
Các vật dụng có tần
được kiểm tra, vệ
suát sử dụng hạn
sinh mỗi ngày. Phát
chế được phân loại
hiện và sửa chữa các
và sắp xếp
khuyết tật
Các vật dụng cần
Tiêu chuẩn sạch sẽ
thiết được phân loại, được thiết lập và
thống nhất vị trí,
kiểm soát và thể hiện

nhận diện, số lượng
rõ tại khu vực cần vệ
cần thiết
sinh
Các vật dụng cần
thiết có thể tìm
được và lấy được
trong vòng 30 giây

Nhân viên chia sẻ
các kinh nghiệm
kiểm soát tại khu
vực

Các nguyên nhân gốc
được phát hiện và
loại trừ. Các hành
động khắc phục và cải
tiến được thực hiện

Nhân viên duy trì và
thực hiện các kiểm
soát tại khu vực bằng
các phương pháp đã
thống nhất
Các thống nhất,
tiêu chuẩn quản lý
bao gồm: mã màu,
nhãn hiệu ...được
văn bản hóa


Nguồn gốc và tần
suất xuất hiện các
vấn đề được ghi lại,
phân tích và khắc
phục .
Nhân viên thường
xuyên kiểm tra và
đảm bảo 5S được
thực hiện và duy trì

Vật cần và không cần
phân biệt rõ ràng.
Những vật không cần
được dọn đi

Các vật dụng cần
thiết được phân
loại và sắp đặt theo
tần suất sử dụng

Những khu vực cần
vệ sinh được đánh
dấu và tiêu chuẩn vệ
sinh được ban hành

Mọi sắp xếp quản lý
và kiểm soát tại khu
vực đều được văn
bản hóa


Các tiêu chuẩn 5S
được xác lập và dán
tại vị trí làm việc

Vật cần và vật
không cần để lẫn
lộn với nhau tại nơi
làm việc

Các vật dụng được
để khắp mọi nơi,
không theo trật tự
và tiêu chuẩn

Những khu vực cần
vệ sinh không được
nhận diện và đánh
dấu

Phương pháp, hướng
dẫn công việc không
được tuân thủ và
không thành văn bản

Khu vực làm việc
thỉnh thoảng mới
được kiểm tra và
không có 5S


Sàng lọc

Sắp xếp

Sạch sẽ

Thực hiện – Bắt đầu theo hàng

Săn sóc

Sau đó
theo cột

Sẵn sàng

Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Sorting – Sàng lọc
Phân biệt rõ ràng những vật cần và không cần sử dụng
• Nhận diện và liệt kế các yêu cầu để bạn có thể làm việc, hoàn thành
công việc được giao
• Vứt bỏ những vật dụng không cần thiết, tài liệu, giấy tờ, đồ dùng
khỏi khu vực bạn làm việc

Dễ dàng tiếp cận những vật dụng bạn cần bằng cách loại bỏ
những vật bạn không cần
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.



Simplified Storage – Sắp xếp
Tạo ra vị trí phù hợp cho các vật dụng bạn cần

Đơn giản hóa • Sắp xếp các vật dụng theo tần suất sử dụng
• Sử dụng phương pháp quản lý trực quan để mọi
người cùng biết
A place for everything and everything in place – Một chỗ cho
mọi thứ và mọi thứ ở cùng một chỗ
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Một chỗ cho mọi thứ

Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.

Hình ảnh của giảng viên – KHÔNG CHIA SẺ


Shine (Systematic Cleaning) – Sạch sẽ
Thực hiện việc vệ sinh hàng ngày để có cơ hội kiểm tra khu
vực/thiết bị hàng ngày nhằm kiểm tra tình trạng, phát hiện
khuyết tật và hư hỏng để có biện pháp khắc phục và xử lý
• Thực hiện nhất quán, xuyên suốt các ca sản xuất
• Lập kế hoạch để phối hợp và thực hiện với các khu vực khác
• Xác định các điểm/tiêu chí kiểm tra và giám sát thực hiện
• Xác định và quyết định tiêu chí thực hiện và hoàn thành ở mức tối thiểu

• Xác định phương pháp và thực hiện việc quản lý trực quan (kiểm soát và
theo dõi thực hiện)
• Thực hiện hiển thị thông tin thiết bị và các biện pháp kiểm soát

• Lên và hiển thị kế hoạch vệ sinh “Ai” và “Khi nào”
• Tiến hành vệ sinh và kiểm tra hàng ngày
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Làm thế nào bạn đảm bảo duy trì vệ sinh
thường xuyên quạt thông gió của máy tính này?

Hình thực tế của THP Group
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Standardize – Săn sóc
Xác định, chia sẻ và sử dụng các ví dụ điển hình về cách làm,
phương pháp thực hiện và tiến hành nhằm tiêu chuẩn hóa các
hoạt động 5S
• Văn bản hóa sự thống nhất và cam kết thực hiện và yêu cầu thực
hiện
• Chia sẻ các tiêu chuẩn đã được xác lập giữa các khu vực

• Văn bản hóa các tiêu chuẩn và phương pháp duy trì đã thống nhất
• Luôn cập nhật các yêu cầu cần thiết nhằm duy trì
Tiêu chuẩn hóa giúp thu hẹp các “tranh cãi” “không xác định” có thể ảnh
hưởng đến hiệu quả, năng suất, chất lượng và an toàn
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Sustain – Sẵn sàng
Duy trì tiêu chuẩn và luôn luôn cải thiện tốt hơn nữa
• Xác định rõ các cấp độ hoàn thành và hoàn thiện về 5S

• Thực hiện kiểm tra định kz
• Phân tích kết quả kiểm tra định kz
• Theo dõi tiến độ thực hiện các hành động cải tiến
• Rà soát định kz các hoạt động của S5 – Sẵn sàng

Niềm tự hào của sự cải thiện và hoàn thành và khao
khát để làm tốt hơn nữa
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Ví dụ: Phụ tùng thay thế
TRƯỚC 5S

Mã màu cho thấy tần suất
sử dụng phụ tùng

SAU 5S

Vạch vàng cho thấy vị trí
của xe để phụ tùng
Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.

Hình ảnh của giảng viên – KHÔNG CHIA SẺ

24


Ví dụ: Sắp xếp dụng cụ làm việc

Copyright © 2011 The Liner Group. All right reserved.


Hình ảnh của giảng viên – KHÔNG CHIA SẺ