ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN
------------

TRẦN HOÀI NAM

CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN
TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy
Khóa học : QH - 2009 - X

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: Th.S Trịnh Khánh Vân


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

HÀ NỘI - 2013

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài, ngoài sự nỗ lực của chính bản
thân, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ, động viên từ người thân, thầy cô và bạn
bè.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến các Ban chủ nhiệm, các giảng viên trong Khoa
Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn - Đại học Quốc
gia Hà Nội, cùng tập thể các cán bộ thư viện Thành phố Hà Nội đã tạo mọi điều kiện

thuận lợi, giúp tôi hoàn thành khoá luận này.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thạc sỹ Trịnh Khánh Vân người đã trực tiếp hướng dẫn, tận tình chỉ bảo tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài
này.
Mặc dù đã rất cố gắng, song do thời gian và trình độ có hạn nên khoá luận ắt
hẳn không tránh khỏi những sai sót. Tôi rất mong nhận được nhiều ý kiến quý báu của
các thầy cô giáo, chuyên gia trong ngành và bạn bè để khóa luận trở nên hoàn thiện
hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2013
Sinh viên

Trần Hoài Nam

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT
1.
2.
3.
4.
5.
6.


SV: Trần Hoài Nam

Từ viết tắt

Tên đầy đủ

TVHN
TT - TV
CSDL
TTTM
STVT
TSTL

Thư viện Hà Nội
Thông tin – thư viện
Cơ sở dữ liệu
Thông tin thư mục
Sách thư viện tỉnh
Tủ sách Thăng Long


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Stt
1
2
3


Tên bảng biểu
Bảng 1. Bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống của TVHN
Bảng 2. Bảng thống kê số lượng báo đống bìa của TVHN
Bảng 3. Bảng thống kê vốn tài liệu điện tử của TVHN

Trang
10
11
11

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Stt

Tên sơ đồ

Trang

1

Bảng 1. Bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống của TVHN

8

MỤC LỤC

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp


K54 – TT - TV

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Nghiên cứu vùng, địa phương đã trở thành mối quan tâm của nhiều quốc gia
trên thế giới hiện nay. Trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, mỗi vùng, mỗi
địa phương đều giữ một vị trí chiến lược. Từ khi Đảng và Chính phủ thực hiện chính
sách mở cửa, các vùng, địa phương lại có thêm điều kiện phát huy tiềm năng và thế
mạnh của mình. Cùng với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công tác
địa chí và tài liệu địa chí ngày càng thể hiện vai trò và ý nghĩa của mình đối với sự
phát triển kinh tế - văn hoá – xã hội.
Thư viện Thành phố Hà Nội là trung tâm của mạng lưới thư viện công cộng
Thủ đô - đầu não của cả nước, là nơi lưu giữ vốn tài liệu địa chí đồ sộ và quý giá về
Thủ đô Hà Nội. Thư viện không chỉ thu thập, tàng trữ, bảo tồn mà còn truyền bá thông
tin địa chí, qua đó giới thiệu hình ảnh Thủ đô ngàn năm văn hiến với bạn bè trong
nước và quốc tế.
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí là một quy trình kỹ thuật hết
sức quan trọng, có tác động trực tiếp đến hiệu quả công tác địa chí - hoạt động mang
tính đặc thù của Thư viện Hà Nội (TVHN) nói riêng và các thư viện tỉnh, thành phố
nói chung. Đặc biệt trong thời đại ngày nay, nhu cầu và giá trị thông tin địa chí ngày
càng lớn. Chính vì vậy, việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí phong phú, đa
dạng về nhiều lĩnh vực và loại hình một cách khoa học lại càng là một vấn đề được
quan tâm hơn bao giờ hết.
Đứng trước tình hình đó, Thư viện Hà Nội cần phải nhanh chóng đổi mới, hoàn
thiện và nâng cao chất lượng công tác địa chí, nhằm tìm ra một phương thức tổ chức
và bảo quản kho tài liệu địa chí phù hợp, hiệu quả nhất.
Ý thức được tầm quan trọng đó, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài “Công tác tổ chức
và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Hà Nội” làm đề tài khoá luận của
mình.

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục đích nghiên cứu:
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa
chí ở Thư viện Hà Nội, tác giả sẽ đưa ra những đánh giá, nhận xét. Từ đó đề xuất một

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác tổ chức và bảo quản vốn
tài liệu địa chí, gìn giữ nguồn di sản văn hoá thư tịch quan trọng và quý giá của Thủ đô
tại Thư viện Hà Nội.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu, đề tài cần giải quyết một số nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu đặc điểm của Thư viện Hà Nội
- Phân tích đặc điểm của tài liệu địa chí; xác định các nhân tố huỷ hoại tài liệu
địa chí nói chung và ở TVHN nói riêng
- Tiến hành khảo sát thực tiễn kho tài liệu địa chí ở TVHN; các phương pháp tổ
chức và bảo quản đã và đang được áp dụng.
- Phân tích, đánh giá những thuận lợi và khó khăn của công tác tổ chức và bảo
quản vốn tài liệu địa chí ở thư viện.
- Đề xuất một só giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác tổ
chức và bảo quản.
3. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài
Liên quan đến đề tài này đã có một số công trình khoa học nghiên cứu đến công
tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu nói chung tại các thư viện và trung tâm thông tin –
thư viện (TT – TV) các trường đại học như: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Đại học

Quốc gia Hà Nội, Đại học Giao thông vận tải ….
Cho đến nay, đã có nhiều công trình nghiên cứu về TVHN trên các khía cạnh
sau: Công tác phát triển vốn tài liệu; Tìm hiểu nhu cầu tin; Tìm hiểu bộ máy tra cứu
tin…tiêu biểu như Luận văn cử nhân khoa học thông tin – thư viện của Nguyễn Thị
Kim Dung với đề tài “Công tác địa chí ở thư viện Hà Nội trong những năm đổi mới
(1986 – 1998), cũng như như có một số công trình khoa học nghiên cứu đến công tác
tổ chức và bảo quản vốn tài liệu nói chung tại các thư viện và trung tâm TT – TV các
trường đại học như: thư viện Quốc gia Việt Nam, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học
Giao thông vận tải ….Tuy nhiên về mặt thời gian đã không còn phù hợp nữa và về nội
dung cũng không đề cập đến nguồn tài liệu địa chí.. Vì thế, tôi hy vọng có thể kế thừa
những thành quả nghiên cứu của các tác giả đi trước, đồng thời vận dụng các kiến thức
đã lĩnh hội được trong quá trình học và thực tập để làm rõ thực trạng “Công tác tổ
chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Thành phố Hà Nội’.

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
4.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Hà Nội
4.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
• Phạm vi về không gian:
Tại Thư viện Hà Nội
• Phạm vi về thời gian:
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí ở thư viện Hà Nội trong
những năm gần đây

5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận
Để nghiên cứu đề tài này, tôi đã áp dụng phương pháp duy vật biện chứng, chủ
nghĩa duy vật lịch sử của chủ nghĩa Marx – Lenin và tư tưởng Hồ Chí Minh.
5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể
Trên cơ sở phương pháp luận, đề tài đã sử dụng một số phương pháp cụ thể sau:
- Phương pháp khảo sát thực tế
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp phỏng vấn, trao đổi
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp phân tích, tổng hợp số liệu, tài liệu
6. Đóng góp của niên luận
6.1. Đóng góp về lý luận
Niên luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ý nghĩa và giá
trị khoa học của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu nói chung và vốn tài liệu địa
chí nói riêng.
6.2. Đóng góp về thực tiễn
- Giới thiệu chung về TVHN với công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí
- Tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại TVHN
- Phân tích những thuận lợi và khó khăn, từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm
góp phần hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại TVHN.

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

7. Cấu trúc của khoá luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, phần nội dung của
khoá luận được chia thành 3 chương:
Chương 1: Thư viện Hà Nội với vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
địa chí.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí ở Thư
viện Hà Nội.
Chương 3: Một vài nhận xét, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ
chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Hà Nội.

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

CHƯƠNG 1
THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ
TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ
1.1. Khái quát về Thư viện Thành phố Hà Nội
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Thư viện Hà Nội được thành lập vào ngày 15/10/1956 với tên gọi ban đầu là
“Phòng được sách nhân dân”. Thư viện đã nhiều lần thay đổi địa điểm, lúc ở nhà hàng
Thủy Tạ - bên bờ hồ Hoàn Kiếm, khi chuyển về phố Lò Đúc, Mai Dịch, Văn Miếu –
Quốc Tử Giám. Đến tháng 1/1959 thư viện chính thức được định vị tại số 47 phố Bà
Triệu – Quận Hoàn Kiếm và mang tên Thư viện nhân dân Hà Nội, sau là Thư viện
Thành phố Hà Nội.
Ngày đầu thành lập, thư viện chỉ có 4 cán bộ với 5.000 cuốn sách, một số báo,
tạp chí được chuyển từ chiến khu về. Khó khăn còn nhiều, nhưng với lòng nhiệt tình
cháy bỏng, các cán bộ thư viện đã sáng tạo nhiều hình thức phong phú phục vụ kịp

thời cho cách mạng cho nhân dân.
Trong những năm tháng chiến tranh chống Mỹ cứu nước (1960-1975), với
phương châm “sách đi tìm người” bằng những phương tiện thô sơ (ba lô, túi sách, xe
đạp…). Thư viện Hà Nội đã đưa hàng vạn cuốn sách, báo đi phục vụ bộ đội, dân quân,
công nhân, nông dân nội, ngoại thành Hà Nội. Sách báo của thư viện thủ đô đã đến tận
các chiến hào, bên các ụ pháo, vào các nhà máy xí nghiệp, đến với ruộng đồng, len lỏi
vào từng ngõ xóm làng quê, góp phần cùng toàn dân đánh Mỹ.
30/4/1975 kháng chiến thắng lợi, thư viện Hà Nội cùng với Thành phố bước
vào mặt trận mới: khắc phục những hậu quả của chiến tranh, vượt qua những khó
khăn, hạn chế của thời bao cấp, xây dựng và phát triển kinh tế - văn hóa – xã hội thủ
đô ngang tầm với vị thế mới. Hà Nội thay da đổi thịt. Những con đường mới, những
khu khu đô thị mới cao tầng liên tiếp mọc lên. Tháng 5/1996, thư viện Hà Nội được
cải tạo và xây dựng lại. Nếp nhà cấp 4 năm xưa đã nhường chỗ cho khu nhà 3 tầng
khang trang, xinh xắn. Kho sách báo thư viện lớn dần lên với 25 vạn bản. Đội ngũ cán
bộ thư viện được bổ sung thêm và được đào tạo cơ bản hơn với 31 người, trong đó có

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

1 tiến sĩ, 3 thạc sĩ,27 cử nhân. Đây là đội ngũ có đủ nhiệt tình và năng lực kế thừa
xứng đáng sự nghiệp của lớp đàn anh.
Trong chương trình phát triển văn hóa thủ đô, thư viện Hà Nội đươc xây dựng
lại. Đây là một trong những công trình văn hóa tiêu biểu chào mừng kỉ niệm 1000 năm
Thăng Long – Hà Nội. Trong thời gian 3 năm xây dựng (2005 – 2008) thư viện Hà
Nội tạm chuyển vào hoạt động tại Thành cổ Hà Nội số 12 phố Nguyễn Tri Phương,
quận Ba Đình.

Ngày 10/10/2008 trụ sở thư viện Hà Nội mới được khánh thành với tòa nhà 9
tầng với 7.000 m2 sàn. Đây là sự kiện đánh dấu sự thay đổi về chất trong hoạt động
của thư viện.
Thực hiện quyết định của chính phủ về việc mở rộng địa giới hành chính thủ đô
Hà Nội, thủ đô mới bao gồm Hà Nội và tỉnh Hà Tây cũ, huyện Mê Linh (Vĩnh Phúc)
và thêm 4 xã của tỉnh Hòa Bình. Với 29 quận, huyện thị, 575 phường, xã và 6,5 triệu
dân – Hà Nội làm thành phố lớn nhất về diện tích vad lớn thứ 2 về dân số ở việt Nam.
Theo quyết định số 593/QĐ-UBND ngày 4/2/2009 của UBND Thành Phố, thư viện Hà
Nội mới được thành lập trên cơ sở hợp nhất thư viện Hà Nội và thư viện Hà Tây.
Hiện nay TVHN có 2 cơ sở:
- Cơ sở 1: 47 Bà Triệu – Hoàn Kiếm – Trụ sở làm việc: 9 tầng với 7.500 m2
sử dụng – Đây là công trình kỷ niệm 1000 năm Thăng long – Hà Nội
- Cơ sở 2: 2B Quang Trung – Hà Đông – Trụ sở làm việc: 2.029 m2.
UBND TPHN đã đầu tư 44,457 tỷ đồng cho xây dựng trụ sở 47 Bà Triệu,
trong đó 2,8 tỷ cho dự án xây dựng thư viện điện tử. Năm 2010 Sở đã cấp 880 triệu
cho việc nâng cấp cơ sở 2 tại Hà Đông.
Hiện nay, TVHN có 4 máy chủ, 133 máy tính, 2 máy scan, 3 máy chiếu, 3
máy photocopy và máy in. Hệ thống bảo vệ, bảo quản tài liệu: camera, máy hút bụi,
máy điều hòa… Có hệ thống nội bộ, máy Internet đường truyền tốc độ cao, mạng wifi.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện Thành phố Hà Nội
* Chức năng
Thư viện Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có chức năng thu thập, bảo quản
tổ chức khai thác và sử dụng chung các tài liệu được xuất bản tại Hà Nội và nói về Hà
Nội, các tài liệu trong nước và nước ngoài phù hợp với đặc điểm yêu cầu xây dựng và
SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV


phát triển thủ đô về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trong thời
kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
* Nhiệm vụ
Thư viện Hà Nội tổ chức phục vụ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người
đọc sử dụng vốn tài liệu tại thư viện qua hình thức đọc tại chỗ, mượn về nhà.
Xây dựng và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tự nhiên – kinh tế văn hóa của Hà Nội.
Tổ chức tuyên truyền giới thiệu kịp thời rộng rãi vốn tài liệu thư viện đến mọi người.
Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm thông tin – thư mục của Thư viện. Thực
hiện ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động thư viện; tham gia xây dựng và phát
triển mạng thông tin – thư viện của hệ thống thư viện công cộng.
Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện quận, huyện và cơ sở trên
địa bàn thành phố.
Hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện: tham gia các tổ chức quốc tế về thư viện;
xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu…
Tổ chức các hoạt động, dịch vụ có thu phù hợp với chức năng nhiệm vụ được
giao và phù hợp với quy định của pháp luật. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ
tài liệu; thực hiện chính sách chế độ với cán bộ viên chức và nhà lãnh đạo. Quản lý, sử
dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật.
Thực hiện các nhiệm vụ khác của Giám đốc Sở VHTT&DL thành phố Hà Nội giao.

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Thư viện Hà Nội được khái quát theo sơ đồ sau:


Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Hà Nội
Hiện nay thư viện Hà Nội có 75 cán bộ, trong đó có 56 cán bộ biên chế, 19
lao động hợp đồng. 100% cán bộ chuyên môn có trình độ cử nhân, 7 cán bộ có trình độ
thạc sĩ, 7 cán bộ có văn bằng 2 các chuyên ngành ngoại ngữ, báo chí, hành chính...
1.1.4. Vài nét về phòng Địa chí – thông tin – thư mục
Cuối năm 1970 khi có QĐ 178/CP của HĐCP, việc thành lập kho tư liệ địa chí
về công tác thư viện tại thư viện Hà Nội (TVHN) đã được đề cập và bàn bạc. Năm
1973, Ban giám đốc sở văn hóa quy định rõ chức năng của TVHN là: “ thư viện phổ
thông phục vụ đại chúng, đồng thời tiến dần lên phục vụ KHKT công tác địa chí và tư
liệu”. Từ năm 1973, thư viện đã đặt kế hoạch xây dựng và tổ chức hoạt động địa chí,
có cán bộ địa chí chuyên trách. Năm 1983, phòng Địa chí – TVHN được chính thức
thành lập với 3 cán bộ. Phòng có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo quản các loại

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

hình tài liệu có nội dung phản ánh hoặc viết về Thủ đô Hà Nội; bổ sung và xây dựng
kho tư liệu địa chí một cách đầy đủ và tổ chức khai thác phục vụ bạn đọc, đáp ứng nhu
cầu tìm hiểu, nghiên cứu toàn diện hay một khía cạnh riêng biệt về Thủ đô Hà Nội.
Năm 2008, Thành phố Hà Nội mở rộng địa giới hành chính, thư viện Tỉnh Hà
Tây sát nhập về thư viện Hà Nội, nên hiện nay phòng Địa chí – thông tin – thư mục
của TVHN về nhân sự gồm 6 cán bộ, 2 kho tài liệu (Cơ sở 1: tầng 7, số 47 Bà Triệu;
Cơ sở 2: tầng 2, số 2B Quang Trung, Hà Đông) với trang thiết bị, kho tàng khang
trang ổn định.
Phòng Địa chí – thông tin – thư mục chính là một thư viện thu nhỏ nằm trong

TVHN với vốn tài liệu chuyên biệt về Thủ đô Hà Nội. Ở đây, các hoạt động nghiệp vụ
cũng là một chu trình khép kín bao gồm: nhập kho, đăng ký, phân loại, miêu tả, tổ
chức kho, tổ chức mục lục, phục vụ bạn đọc theo quy định chung của ngành thư viện.
Vốn tài liệu địa chí được bảo quản ngay tại kho tài liệu địa chí trong phòng Địa
chí – thông tin – thư mục.
1.1.5. Vốn tài liệu địa chí
Vốn tài liệu địa chí là nguồn tin quan trọng và đặc thù của các thư viện tỉnh,
thành phố. Đây là nguồn tin thường được người dùng tin rất quan tâm khi nghiên cứu
về địa phương. Xác định được tầm quan trọng đặc biệt của vốn tài liệu Địa chí nên thư
viện Hà Nội đã có nhiều hình thức thu thập, bổ sung kịp thời như: Mua, trao đổi, biếu
tặng, tìm kiếm trong nhân dân… Đến nay, thư viện Hà Nội đã thu thập được 16.505 tài
liệu địa chí, bao gồm sách, báo tạp chí, ảnh, bản đồ, tài liệu điện tử…khái quát khá đầy
đủ mọi lĩnh vực về thủ đô Hà Nội từ xưa đến nay (trước năm 2008). Tiêu biểu là
những bộ sách 1000 năm Thăng Long – Hà Nội, Bách khoa thư viện Hà Nội, tủ sách
Thăng Long - Hà Nội (với 100 tên sách), Tổng tập thư mục địa chí Thăng Long – Hà
Nội (4 tập), Lịch sử Thăng Long – Đông Đô – Hà Nội, Văn hoá Thăng Long – Hà Nội,
1000 câu hỏi, đáp về Thăng Long – Hà Nội Dư địa chí, Bắc thành địa dư chí lục,
Thượng kinh phong vật chí, Hà Nội địa dư, trọn bộ 120 tập Tạp chí Nam Phong….
Hiện nay,nguồn tài liệu địa chí của các địa phương mới sát nhập vào thủ đô từ
năm 2008 như: Hà Tây, Mê Linh…đang được các cán bộ của Phòng Địa chí tiếp tục
thu thập, bổ sung, xử lý…nhằm phục vụ nhu cầu thông tin của bạn đọc.

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

* Tài liệu truyền thống:

Loại tài liệu
Sách tiếng Việt
Sách ngoại văn

Sách tiếng Anh
Sách tiếng Pháp
Sách tiếng Nga

Ảnh
Đĩa CD
Bản đồ
Tài liệu quý hiếm

Sách Hán Nôm
Bản dập văn bia
Hương ước, thần phả
Tủ sách Thăng Long
Tài liệu tiếng Việt
Tài liệu tiếng Anh
Tài liệu tiếng Pháp
Tài liệu tiếng Nga
Tài liệu Hán Nôm - TSTL
Tổng số

Số lượng
9500
650
200
45
55

1.100
4.000
475
953
37
50
6
178
16.500

Bảng 1. Bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống của TVHN
Loại báo đóng bìa
Báo khổ lớn
HBL
Báo khổ vừa
HBV
Báo khổ nhỏ
HBN
Tổng số

Số lượng
341
779
206
1200

Bảng 2. Bảng thống kê số lượng báo đống bìa của TVHN
Sách tiếng Việt: 9.500 cuốn phản ánh các lĩnh vực địa lý tự nhiên, tiềm năng
thiên nhiên của Hà Nội, lịch sử hình thành các địa danh Hà Nội, bộ máy tổ chức chính
quyền của Hà Nội qua các thời kỳ lịch sử, kinh tế Hà Nội, các ngành thủ công truyền

thống, văn hóa giáo dục và đặc biệt mảng tư liệu văn học Hà Nội và Hà Nội trong văn
học, trong đó có khoảng 200 tư liệu trước năm 1954 ( thu thập từ các tủ sách gia đình,
tủ sách cá nhân, cơ quan,…). Tư liệu này chủ yếu là phóng sự, truyện ngắn, tiểu thuyết
hoặc bút ký và một số tài liệu tra cứu…

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

Sách ngoại văn (Pháp – Anh – Nga): 650 cuốn, mặc dù số lượng này không lớn
ngưng có nhiều tài liệu quí và giá trị, tập trung chủ yếu là sách tiếng Pháp như cuốn
Histoire de HaNoi nguyên là đề tài tiến sĩ về lịch sử của Philippapine – Giám đốc viện
viễn Đông Bác Cổ, hay cuốn Le pagoda de HaNoi của G.Dumoutier giới thiệu về các
chùa, chùa Một Cột, chùa Dục Khánh…
Sách Hán Nôm: 1.100 cuốn, chủ yếu là tư liệu photo với các thần tích, thần
sắc, thần Thành hoàng, hương ước ở các làng xã, phủ…thuộc Hà Nội. Các tư liệu viết
dưới dạng chữ Hán cổ, chữ Nôm (có chú giải). Đây là một bộ phận tư liệu đặc biệt quý
giá của kho tư liệu địa chí. Mảng tài liệu này đã giúp ích rất nhiều cho các nhà nghiên
cứu am hiểu về lịch sử, bộ máy hành chính, về địa danh, về nhân vật, phong tục tạp
quán của một Thăng Long – Hà Nội xưa. Đây là những tư liệu lịch sử có giá trị cho
các nhà nghiên cứu viết sách về Hà Nội.
Bản dập văn bia: trên 4.000 bản. Các văn bia tại các đền miếu cho chúng ta
những thần tích của các vị thánh, thần được thờ phụng, như: Bà chúa Thiên Niên, thôn
Trích Sài, Hồ Tây, bia đền Cao Sơn phường Kim Liên, huyện Hoàng Long (Đống Đa),
chép sự tích đánh giặc cứu dân của thần Cao Sơn, bia đình Thanh Hà (số 10 ngõ Gạch)
là ngôi đình thuộc loại cổ nhất của Hà Nội có tấm bia ghi sử tích của Đại Vương Trần
Lưu. Nội dung của các bản dập văn bia còn cho chúng ta hiểu thêm về một địa danh,

về một sự kiện, nhân vật trong lịch sử. Như bia chùa Hưng Phúc cho biết cho biết:
phường Hòe Nhai đông Bộ Đầu có ngôi chùa tên là Hồng Phúc, lấy Nhị Hà là đại
lưng, lấy Tô Lịch làm vạt áo … xưa là chợ nay là đạo trưởng, xưa là trại binh nay là
chùa… Hay những tấm bia trong Văn Miếu Quốc Tử Giám đã là nhân chứng lịch sử
cho một nền văn hiến nghìn năm, truyền thống hiếu học, chính sách trọng dụng nhân
tài của dân tộc.
Bản đồ: 55 bản, trong đó có 20 bản đồ Hà Nội thời kỳ phong kiến. Ngoài ra
còn có các bản đồ nằm rải rác trong các tài liệu Hán nôm mà thư viện đã có phích chỉ
dẫn giúp bạn đọc tra cứu. Việc nghiên cứu bản đồ Thăng Long – Hà Nội kết hợp với
các thư tịch cổ giúp chúng ta có một cái nhìn tổng thể, rõ nét về một Thăng Long với
sự biến đổi qua các triều đại: sự thay đổi giới hành chính, sự quy hoạch Tăng Long
qua các triều đại.

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

Báo – tạp chí của Hà Nội: 1.200 đơn vị (báo đóng tập), gồm báo trước năm
1954 đến nay. Đây cũng là một nguồn tư liệu quý, bởi có những lĩnh vực, khía cạnh
của Hà Nội chưa được nghiên cứu một cách đầy đủ trọn vẹn, nhiều nội dung nằm rải
rác trong các bài nghiên cứu. Dù chỉ là các bài báo cứu nhỏ lẻ, nhưng các bài viết này
cũng giúp ích rất nhiều cho các nhà nghiên cứu.
Ngoài ra, còn phải kể đến 200 bức ảnh về Hà Nội xưa và nay, ảnh về Bác Hồ,
một số cuốn sách ảnh tư liệu và những bức ảnh mới về thủ đô văn minh hiện đại và hội
nhập hôm nay là những tư liệu giúp các nhà nghiên cửu rất nhiều trong việc tìm hiểu
về kiến trúc đường phố, di tích, về trang phục, về cuộc sống con người Hà Nội xưa.
Cho đến nay dựa trên vốn tài liệu địa chí trong kho, TVHN đã biên soạn được

nhiều bộ thư mục có giá trị.. Những thư mục địa chí hiện có của thư viện gồm:
1. Thư mục “Đảng bộ Hà Nội”
2. Thư mục “Hà Nội qua các thời đại”
3. Thư mục “Truyền thống chống ngoại xâm của Hà Nội”
4. Thư mục “Vành đai thực phẩm”
5. Thư mục tổng quát “Hà Nội 1954 – 1979”
6. Thư mục “30 năm văn hóa – văn nghệ Hà Nội”
7. Thư mục “Công nghiệp Hà Nội”
8. Thư mục “Tiểu công nghiệp – thủ công nghiệp”
9. Thư mục “Hà Nội 12 ngày đêm”
10. Thư mục “Điện biên phủ trên không”
11. Thư mục “Bác Hồ với thủ đô Hà Nội”
12. Thư mục “Hà Nội văn bia”
13. Thư mục “Hà Nội ngoại văn”
14. Thư mục “Hà Nội – Hán Nôm”
15. Thư mục “Hà Nội trước năm 1954” (tiếng Việt)
16. Thông tin tư liệu “Khoán sản phẩm” theo nghị quyết 10 của Bộ Chính trị.
17. Thông tin tư liệu “Công tác tổ chức cán bộ “
18. Thư mục “Nếp sống văn minh – gia đình văn hóa”
19. Thư mục “Hà Nội trên con đường đổi mới”
20. Thư mục “Hương ước Hà Nội xưa”

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

21. Thư mục “Hà Nội thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của đảng, Nhà nước”

22. Thư mục “50 năm toàn quốc kháng chiến” (1946 – 1996)
23. Thư mục “50 năm ngày thương binh liệt sĩ” (1947 – 1997)
24. Thư mục “25 năm chiến thắng B52 của Hà Nội” (1972 – 1997)
25. Thư mục ngoại văn.
Nhờ các thư mục này mà các đề tài khoa học và các công trình nghiên cứu của
bạn đọc về Hà Nội được tiến hành thuận lợi, rút ngắn thời gian nghiên cứu hơn.
Những bản thư mục do thư viện biên soạn đều có lời dẫn giải cụ thể, nhờ đó mà bạn
đọc có thể nắm được những nội dung có trong tài liệu, thậm chí những vấn đề, những chi tiết
mà bạn đọc cần tìm còn được chỉ rõ ở phần nào, trang nào trong thư mục.
* Tài liệu điện tử:
Kho Địa chí cơ sở 1: gồm 41.877 biểu ghi trên phần mềm quản lý thư viện
CDS/ISIS (số liệu tập hợp ngày 20/10/2011)
CSDL

NỘI DUNG

Dchi
Văn bia
Thư mục
HNOM

toàn bộ sách địa chí trong kho
Các bản văn bia trong kho
toàn bộ bài trích báo theo chủ đề
Các tài liệu Hán Nôm trong kho
toàn bộ bài trích phục vụ tra cứu

TCUU
TTTM
Tổng tập

tiếng Pháp

dữ kiện
toàn bộ dữ liệu trong Tổng tập thư mục
Toàn bộ sách Pháp ngữ tronh kho
Tổng số

SỐ LƯỢNG
BIỂU GHI
5.080
1.710
17.905
1.806
5.079
9.278
1.019
41.877

Bảng 3. Bảng thống kê vốn tài liệu điện tử của TVHN

Hiện tại với tư liệu địa chí TVHN có những CSDL thư mục sau:
CSDL DCHI: toàn bộ sách trong kho 5000 biểu ghi
CSDL THMUC: 18.597 biểu ghi, toàn bộ các thư mục địa chí của TVHN đã
được nhập vào cơ sở dữ liệu này. Với hệ thống từ khóa tìm kiếm rất khoa học, bao
quát được chủ đề chính, chủ đề cụ thể, chi tiết, từ khóa địa lý, thời gian, loại hình tư

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp


K54 – TT - TV

liệu; cùng với bài tóm tắt tương đối tổng quát nhằm giúp bạn đọc có thể tìm kiếm được
tài liệu chính xác, phù hợp với nhu cầu thông tin của mình. Thêm vào đó, cán bộ thư
viện cũng dễ dàng tạo sản phẩm thư mục theo yêu cầu: chủ đề, thời gian xuất bản, loại
hình tài liệu, hình thức trình bày thư mục…
Với cách tổ chức quản lý thông tin trong CSDL, một số chủ đề như: nhân vật,
di tích, sự kiện lịch sử… có thể coi như là CSDL dữ kiện.
CSDL TCUU: 5000 biểu ghi gồm các ài trích mang tính tra cứu dữ liệu – hỏi
đáp. Trong đó có một phần nội dung là các bài trích về hổi đáp pháp luật hay những sự
kiện nổi bật, những di tích danh thắng vào bậc nhất của thế giới, sự kiện lịch sử, những
ngày kỷ niệm, thủ đô của các nước… Với chức năng là phòng thông tin – thư mục –
địa chí có ý tưởng xây dựng CSDL này kết hợp với CSDL THMUC nhằm mục đích
trả lời các nhu cầu thông tin dữ kiện về địa danh, nhân vật, sự kiện cho bạn đọc.
CSDL TTTM: 9.700 tư liệu trong bộ tổng tập thư mục được cập nhật và lưu
trữ trên máy tính. Đây là sản vật của đề tài “Cơ sở và giải pháp thu thập phát triển kho
tư liệu địa chí Thăng Long – Hà Nội”, tập hợp gần như toàn bộ các tư liệu về Hà Nội
được lưu trữ trong cơ quan thông tin – thư viện – lưu trữ. Sau này, nhiều thư viện
trong nước học tập thư viện Hà Nội đã xây dựng các bộ thư mục địa chí cho tỉnh. Việc
làm này góp phần không nhỏ cho việc nghiên cứu tiềm năng kinh tế, lịch sử, văn hóa,
xã hội của địa phương. Trên cơ sở đó giúp cho các cán bộ lãnh đạo hoạch định chính
sách phát triển, kế hoạch sản xuất, quy hoạch kiến trúc, đô thị cho địa phương.
CSDL HNOM: 1500 biểu ghi. Nguồn lực thông tin được xử lý, lưu trữ trên
máy tính và được cập nhật thường xuyên đã tạo một hiệu quả rất tốt cho công tác phục
vụ thông tin địa chí. Bạn đọc sẽ nhanh chóng tìm kiếm được câu trả lời cho câu hỏi dữ
kiện trong nhiều lĩnh vực, dễ dàng tìm kiếm thông tin phục vụ cho công tác nghiên
cứu, với việc kết hợp nhiều phương pháp một lúc.
Kho Địa chí cơ sở 2: tổng số vốn tài liệu địa chí 2.626 bản sách, 5 loại báo,
tạp chí chuyên đề được bổ sung thường xuyên (số liệu tập hợp ngày 20/10/2011).

- Sách Địa chí nằm trong CSDL sách thư viện tỉnh (STVT) trên phần mềm quản
lý thư viện điện tử Ilib 3.6
- Tra cứu trích báo: 17.000 biểu ghi (trên phần mềm quản lý thư viện
(CDS/ISIS)

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

Có thể thấy với số ít vốn tài liệu này, công tác phục vụ địa chí tại cơ sở 2 chưa
thực sự khởi sắc, cán bộ làm công tác địa chí chưa phát huy hết được năng lực chuyên
môn nghiệp vụ, chưa tận dụng được sức mạnh của công nghệ kỹ thuật số trong việc
swu tầm, bảo quản, khai thác phục vụ nguồn thông tin tài liệu…
Hơn nữa, vốn tài liệu địa chí của TVHN chưa đủ để đáp ứng nhu cầu bạn đọc.
Cũng vì hoàn cảnh xã hội Việt Nam nhiều biến cố thăng trầm và sự điều chỉnh địa giới
nhiều lần của Hà Nội nên việc thu thập, khai thác, gìn giữ vốn tài liệu đại chí còn
chưa có tính hệ thống , tài liệu còn chắp vá, không liên tục.
1.2. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu thông tin địa chí ở Thư viện Thành
phố Hà Nội
• Đặc điểm người dùng tin địa chí ở Thư viện thành phố Hà Nội
Người dùng tin là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống tin. Đó là đối tượng phục vụ
của công tác thông tin tư liệu. Người dùng tin vừa là khách hàng của các dịch vụ thông
tin, đồng thời họ cũng là người sinh sản ra thông tin mới. Người dùng tin giữ vai trò
quan trọng trong các hệ thống thông tin.
Người dùng tin luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động của đơn vị thông tin.
Người dùng tin tham gia vào hầu hết vào các giai đoạn của dây truyền thông tin. Họ
biết các nguồn thông tin và có thể thông báo hoặc đánh giá các nguồn tin đó.

Người dùng tin là đối tượng phục vụ của bất kì một cơ quan thông tin thư viện
nào. Người dùng tin là người sử dụng thông tin đồng thời là người sáng tạo ra và làm
giàu nguồn thông tin. Thỏa mãn nhu cầu tin cho người dùng tin cũng đồng nghĩa với
việc phát triển nguồn tin của thư viện. Sự thỏa mãn nhu cầu tin cho người dùng tin
chính là cơ sở để đánh giá chất lượng hoạt động thông tin trong thư viện.
Hiện nay người dùng tin của thư viện phát triển nhanh chóng cả về số lượng và
thành phần. Trình độ của người dùng tin có nhiều cấp độ khác nhau. Đối tượng người
dùng tin mà thư viện hướng tới là các nhà quản lý, lãnh đạo các cấp, các ngành; các
cán bộ giảng dạy ở các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, các trường
phổ thông; cán bộ công tác tại các phòng hành chính, sự nghiệp và sản xuất kinh
doanh; sinh viên các trường đại học cao đẳng.
Có thể chia thành 3 nhóm người dùng tin địa chí như sau:
- Nhóm 1: Cán bộ quản lý, lãnh đạo

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

- Nhóm 2: Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, doanh nghiệp
- Nhóm 3: Nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên
- Nhóm 4: Quần chúng nhân dân nói chung
• Đặc điểm nhu cầu thông tin địa chí ở Thư viện thành phố Hà Nội
Cách mạng khoa học công nghệ đang diễn ra một cách mạnh mẽ trên toàn thế
giới. Nhiều thành tựu khoa học mới ra đời đã tạo nên hiện tượng “bùng nổ thông tin”.
Lượng thông tin trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng. Cũng từ đây thông tin trở
thành động lực cho sự phát triển của xã hội. Nhu cầu thông tin ngày càng lớn và trở
nên cấp thiết. Nhu cầu tin chính là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp

nhận và xử lý thông tin để duy trì và phát triển sự sống. Nhu cầu tin xuất phát từ nhu
cầu nhận thức của con người tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã
hội và mang tính chất chu kỳ. Nếu nhu cầu tin được thỏa mãn kịp thời, chính xác thì
nhu cầu tin ngày càng được phát triển .
Qua khảo sát thực tế tại TVHN, chúng tôi thấy bạn đọc tới thư viện sử dụng tài
liệu địa chí rất đa dạng về thành phần. Vì thế, nhu cầu sử dụng tài liệu địa chí của từng
đối tượng hết sức cụ thể, đòi hỏi có tính hệ thống và chuyên môn sâu.
- Nhu cầu tin của cán bộ quản lý, lãnh đạo
Đây là nhóm người dùng tin chiếm lượng số lượng khá lớn, đồng thời lại là
nhóm người dùng tin rất quan trọng của Thư viện, đáp ứng nhu cầu tin của họ là việc
mà thư viện hết sức quan tâm. Bởi lẽ họ là những người đưa ra quyết định mang tính
chiến lượng và sách lược ở tầm vĩ mô hay vi mô có ảnh hưởng đến sự phát triển của xã
hội; họ có thể là những người xây dựng, phác thảo đường lối chính sách của Đảng và
nhà nước, của các cán bộ, các ngành, các đơn vị sản xuất kinh doanh. Ngoài ra công
tác quản lý, một số cán bộ còn trực tiếp tham gia nghiên cứu khoa học. Do đó, nhu cầu
tin của họ rất đa dạng, phong phú và chính xác cao. Thông tin phải vừa rộng đồng thời
cũng phải mang tính chuyên sâu, bảo mật và hệ thống.
- Nhu cầu tin của cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, doanh nghiệp
Họ có nhu cầu tài liệu khá cao. Thông tin họ cần vừa mang tính tổng hợp lại
mang tính chuyên sâu. Nhóm người dùng tin này có khả năng sử dụng mọi loại hình
thức tài liệu cả truyền thông lẫn hiện đại. Tài liệu họ cần thường là tài liệu quý hiếm,

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

tài liệu xám, tài liệu đa số hóa, các tài liệu chuyên sâu về một ngành, một lĩnh vực cụ

thể mà họ quan tâm.
Thư viện phục vụ bạn đọc là các nhà nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực
nào đó của Hà Nội như: giúp đỡ các chuyên gia kinh tế tìm hiểu về các ngành nghề
truyền thống của Hà Nội, những ngành nghề nào còn tồn tại hoặc bị mai một; giúp đỡ
cán bộ Sở Văn hoá, Viện Sử học…tìm những tài liệu Hán Nôm (văn bia, thần phả,
hương ước…) để nghiên cứu về lịch sử, văn hoá Thủ đô…
Những người làm kinh tế sử dụng tài liệu địa chí (chủ yếu là sách, báo tạp chí)
nghiên cứu đặc điểm môi trường kinh doanh, giúp họ vạch ra chiến lược đầu tư, phát
triển đúng đắn. Thư viện còn lựa chọn tài liệu cho Sở Giáo dục và đào tạo, các trường
đại học, cao đẳng trên địa bàn thành phố để phục vụ công tác giảng dạy và học tập,
nghiên cứu khoa học.
- Nhu cầu tin của nghiên cứu sinh, học sinh, sinh viên
Nhu cầu tin của họ rất đa dạng và rất cao. Họ mong muốn tham khảo tài liệu để
mở rộng kiến thức (sách, báo tạp chí và các nguồn tài liệu điện tử - CSDL). Thư viện
tạo điều kiện cho sinh viên các trường đại học, cao đẳng thực tập và giúp các bạn làm
niên luận, khoá luận tốt nghiệp về đề tài địa chí Hà Nội.
Nghiên cứu đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại thư viện là giúp cho
việc nhận dạng nhu cầu thông tin và sử dụng các nguồn tài liệu số của họ, qua đó tìm
ra những biện pháp phù hợp để đáp ứng đúng với nhu cầu. Điều này khẳng định vai trò
quan trọng của TVHN.
- Nhu cầu tin của quần chúng nhân dân
Họ sử dụng tài liệu địa chí chủ yếu để tìm hiểu thông tin, nâng cao hiểu biết về
thủ đô Hà Nội, nơi họ đang sống và làm việc.
Thư viện cũng phục vụ bạn đọc là người nước ngoài có nhu cầu tìm hiểu về mọi
mặt lĩnh vực của Thủ đô Hà Nội; giúp đỡ các tổ chức xã hội, các đoàn thể như: Hội
liên hiệp Phụ nữ, Công an thành phố Hà Nội…viết về lịch sử của mình.
1.3. Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí
1.3.1 Các khái niệm cơ bản
Khái niệm tài liệu địa chí


SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

Tất cả mọi loại hình tài liệu dù xuất bản ở trong nước hay ngoài nước, tại địa
phương hay ngoài địa phương, bằng bất cứ ngôn ngữ gì, song có nội dung đề cấp đến
địa phương đều được gọi là tài liệu địa chí.
Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu địa chí. Tài liệu địa chí căn cứ vào những dấu hiệu
chủ yếu sau:
- Theo nội dung phản ánh: Tài liệu có thể phản ánh nhiều mặt, tổng thể hay toàn
diện về địa phương hoặc một mặt nào đó của địa phương không kể xuất bản ở đâu và
do ai xuất bản.
- Theo ngôn ngữ: Ở Việt Nam ngôn ngữ chủ yếu trong tài liệu địa chí là tiếng
Việt nhưng cũng có thể là tiếng Hán Nôm – Anh – Pháp – Nga.
- Theo dấu hiệu địa lý: Tất cả các tài liệu xuất bản địa phương không kể tài liệu
đó nói về vấn đề gì.
- Hình thức:
Ở nước ta tài liệu địa chí thường được thể hiện dưới các dạng sau đây:
- Sách in
- Bản chép tay
- Tài liệu đánh máy hoặc bản in typo, roneo
- Tập tranh ảnh, bản đồ, đồ án thiết kế
- Báo – tạp chí và các bài báo – tạp chí
- Sách Hán Nôm, thần phả, gia phả, hương ước...
- Tác giả và người biên soạn:
Có thể là người Việt Nam hay là người nước ngoài
Khái niệm tài liệu quý hiếm

Từ những gì trình bày ở trên chúng ta thấy tài liệu quý hiếm là tài liệu có các
yếu tố sau:
- Giá trị của thông tin có trong tài liệu:
- Tài liệu đó phải là những tài liệu có giá trị đặc biệt về lịch sử, văn hoá, khoa
học, xã hội
- Là những tài liệu phản ánh các khía cạnh của đời sống chính trị, kinh tế, văn
hoá - xã hội và khoa học – kỹ thuật của đất nước trong những giai đoạn lịch sử nhất
định.

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

- Số lượng bản ít và khó bổ khuyết được nếu như bị mất hoặc hư hỏng, xét về ý
nghĩa pháp lý và bút tích của chúng. Hoặc là những tài liệu có niên đại cổ và trên
những vật mang tin đặc biệt như: trên lá cây, trên da, trên đất sét…
Qua những phân tích và gợi ý trên, có thể hiểu khái quát: Tài liệu quý hiếm là
tài liệu có giá trị đặc sắc về các vấn đề lịch sử, văn hóa xã hội, khoa học, nội dung
thông tin bao quát được các sự kiện, biến cố và các hiện tượng đặc biệt quan trọng
trong cuộc sống: tài liệu quý hiếm có số lượng bản ít, hình thức đặc biệt và khó bổ
khuyết được nếu như bị mất hoặc hư hỏng, xét về ý nghĩa pháp lý và bút tích của
chúng.
1.3.2. Những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu địa chí
Tổ chức vốn tài liệu về bản chất là phương thức sắp xếp tài liệu sao cho khoa
học, hợp lý và hiệu quả.
Tổ chức vốn tài liệu trong thư viện hay nói cách khác, tổ chức kho tài liệu là
một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làm cho vốn tài liệu có một trật tự

nhất định trên các giá để sẵn sàng phục vụ khi độc giả yêu cầu và có tính chính sách
bảo quản hợp lý nhất.
Sự chính xác cẩn thận trong từng thao tác của quá trình tổ chức kho có ý nghĩa
to lớn đối với việc sử dụng tài liệu của độc giả, bởi vỉ chỉ cần có những thiếu sót nhỏ
cũng ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ bạn đọc.
Nhiều người cho rằng: Thư viện phải tổ chức vốn tài liệu thế nào để độc giả có
thể sử dụng tối đa các tài liệu mà Thư viện có. Nếu tổ chức vốn tài liệu không khoa
học thì kho sách sẽ bị hủy hoại, vì vậy tổ chức vốn tài liệu khoa học sẽ tạo diều kiện
cho thư viện hoạt động được dễ dàng, hiệu quả và bảo quản tốt vốn tài liệu mà thư
viện có.
Vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng của mọi hoạt động của thư viện, đó là vấn đề
then chốt, quyết định sự tồn tại và phát triển của mọi thư vện. Để có vốn tài liệu phong
phú và đa dạng, đáp ứng mọi nhiệm vụ của thư viện và nhu cầu người sử dụng, vốn
tài liệu là yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc quyết định chất lượng của công tác
thông tin – thư viện (TT-TV).
Tài liệu trong thư viện là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất, và không
có thư viện nào lại không có tài liệu.

SV: Trần Hoài Nam


Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

Muốn tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả ta phải tổ chức kho tài
liệu sao cho khoa học: Cất giữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy, dễ bảo quản. Vậy “tổ chức
vốn tài liệu là phương thức sắp xếp tài liệu sao cho khoa học, hiệu quả”. “Tổ chức kho
tài liệu là một loạt các quá trình và thao tác liên tục với mục đích vừa sử dụng tài liệu
tốt nhất cho bạn đọc, vừa bảo quản tài sản đảm bảo nhất”.

Tổ chức kho tài liệu là một loạt các thao tác các nghiệp vụ kế tiếp nhằm làm
cho vốn tài liệu có một trình tự nhất định trên các giá để sẵn sàng phục vụ khi độc giả
yêu cầu và có chính sách bảo quản hợp lý nhất. Đây chính là nghệ thuật tổ chức kho.
Các thao tác bao gồm:
Xử lý tài liệu:
+ Xử lý hình thức
+ Xử lý nội dung
Phương thức tổ chức vốn tài liệu trong thư viện thực chất là các cách tổ chức tài
liệu theo những tiêu chí khác nhau như: loại hình tài liệu, ngôn ngữ tài liệu, hình thức
phục vụ…với mục đích:
- Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu
- Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu
- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu
- Bảo quản tài liệu lâu dài
- Sử dụng tài liệu lâu bền
- Tiết kiệm kinh phí
Sự chính xác, cẩn thận trong từng thao tác của quá trình tổ chức kho có ý nghĩa
to lớn đới với việc sử dụng tài liệu của độc giả, bởi vì những sai lầm, thiếu xót trong
từng công việc nhỏ nhất cũng ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ bạn đọc.
1.3.3. Những vấn đề về bảo quản vốn tài liệu địa chí
Thư viện là nơi lưu giữ các di sản văn hóa thành văn của dân tộc, của nhân loại.
Các tài liệu được thu thập qua nhiều thế hệ và tổ chức thành các kho tài liệu. Đồng
thời với công việc đó là vấn đề bảo vệ cho các kho tài liệu không bị hư hỏng, mất mát.
Song song với công tác tổ chức vốn tài liệu thì bảo quản cho các kho tài liệu
không bị hư hỏng, mất mát lại cũng là một vấn đề được hết sức lưu ý. Bảo quản vốn
tài liệu là chỉ những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ các tài liệu

SV: Trần Hoài Nam



Khóa luận tốt nghiệp

K54 – TT - TV

thư viện và lưu trữ khỏi bị làm hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại. Tất cả những công việc
bảo quản là nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu tránh sự mất mát, hư hỏng đảm bảo tính
thông tin đầy đủ của tài liệu. Bảo quản vốn tài liệu bao gồm những phương pháp và kỹ
thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra.
Theo IFLA (Liên hiệp Quốc tế các Hội thư viện ) nguyên lý bảo tồn và bảo
quản tài liệu được định nghĩa như sau:
“Bảo tồn bao gồm tất cả những suy xét về mặt quản lý và tổ chức liên quan đến
việc tàng trữ và cung cấp tiện nghi, biên chế, các chính sách, kỹ thuật và phương pháp
được sử dụng để bảo tồn các tài liệu thư viện và lưu trữ cùng với thông tin chứa đựng
trong đó”.
“Bảo quản là chỉ những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ
tài liệu thư viện và lưu trữ khỏi bị làm hư hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại, bao gồm
những phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra”.
Việc bảo quản vốn tài liệu trong cơ quan thông tin thư viện được phân chia
thành hai loại: bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế.
- Bảo quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ
các tư liệu nói chung.
- Bảo quản phục chế nhằm phục sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính
hoặc hóa tính của tài liệu. Nó đòi hỏi phải có một lượng công nhân cũng như một đội
ngũ chuyên gia có chuyên môn, do vậy mà nó rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trong
phạm vi chọn lọc của toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập. Bảo quản tài liệu là những
biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thường của các tài liệu trong
kho. Nói cách khác, bảo quản tài liệu là những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc
thù kéo dài tuổi thọ của tài liệu tránh sự mất mát, hư hỏng, đảm bảo tính thông tin đầy
đủ của tài liệu.
1.4. Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu địa chí tại Thư viện

thành phố Hà Nội
1.4.1. Vai trò của công tác tổ chức vốn tài liệu địa chí
Vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng của mọi hoạt động địa chí của thư viện, đó là vấn
đề then chốt quyết định sự tồn tại và phát triển của thư viện. Để có vốn tài liệu địa chí
phong phú, đa dạng đáp ứng được với nhiệm vụ của thư viện và nhu cầu người đọc.

SV: Trần Hoài Nam