Tin học ứng dụng trong kinh tế
Quản trị doanh nghiệp
Biên sọan: Nguyễn Thị Bích Ngọc
Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trường Đại học Mỏ- Địa chất
Mục tiêu, đối tượng và phương pháp
nghiên cứu môn học
Muc tiêu: Cung cấp cho học viên cơ sở lý luận và công cụ
tin học để xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình
quản trị họat động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
Đối tượng nghiên cứu:

Các phần mềm ứng dụng trong lĩnh vực quản trị
kinh doanh

Đi sâu nghiên cứu các ứng dụng của phần mềm
Microsoft Excel

Các bài tóan lý thuyết và các vấn đề thực tiễn nảy
sinh trong HĐSXKD
Phương pháp nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu môn học
Bài 1: Tổng quan về M.E
Bài 2: Nhập dữ liệu
Bài 3: Tính tóan dữ liệu
Bài 4: Định dạng bảng tính trong M.E.
Bài 5: Vẽ đồ thị trong M.E.
Bài 7: Cơ sở dữ liệu và kết xuất thông tin từ CSDL
Bài 6: Các công cụ phân tích dữ liệu thống kê
Bài 8: Cài đặt môi trường làm việc của M.E.

4
Bài 1: Tổng quan về M.E
Giới thiệu về M.E
Các yêu cầu về phần cứng
Cài đặt M.E.
Chức năng của M.E.

Nhập, lưu trữ và xử lý dữ liệu

Tính tóan dữ liệu

Lập các báo cáo kết xuất thông tin

Vẽ đồ thị

Phân tích dữ liệu xử lý thống kê

Tự động hóa các công việc thường này
Vào ra, mở, ghi file dữ liệu
Cấu trúc giao diện của M.E.
5
Vào ra, mở, ghi file dữ liệu
Khởi động Excel:
Menu: Start/Program/Microsoft Excel
Kích chuột vào biểu tượng Excel trên desktop
...
Kết thúc công việc với Excel
Menu: File/Exit
Kích chuột vào nút Close
Dùng tổ hợp phím: Ctrl+F4

Mở file mới:
Menu: File/New
Kích chuột vào nút lệnh: Open
Dùng tổ hợp phím: Ctrl+N
Ghi file vào bộ nhớ ngoài: Phân biệt 2 kiểu ghi
Lệnh Save dùng để ghi lần đầu tiên sau khi tạo lập file hoặc ghi lần 2 trở đi
nhưng không thay đổi các thuộc tính của file
Lệnh Save As... dùng để lựa chọn những thuộc tính mới cho file khi ghi lần
thứ 2 trở đi
Đóng file: File/Close
6
C¸c thuéc tÝnh cña file d÷ liÖu
N¬i l­u tr÷ file -
Save in:
Tªn file – File name
KiÓu file – Type of
file
File ®­îc b¶o vÖ hay
kh«ng –
Protection...
7
bài 2: Nhập dữ liệu
1. Kiểu dữ liệu
2. Xác định ô tính, miền ô tính, dữ liệu
3. Nhập dữ liệu
4. Điền đầy dữ liệu cho miền ô
5. Copy Cut (cắt) và Paste (dán) dữ liệu and
Paste Special
6. Xóa dữ liệu
7. Tìm kiếm, thay thế dữ liệu

8
dạng dữ liệu

Dữ liệu dạng văn bản (Text)

Ví dụ: Nguyễn Văn An

Lưu ý với dữ liệu dạng văn bản:

- Khi các tóan hạng trong công thức hoặc tham số trong các hàm
số là dữ liệu dạng văn bản thì chúng phải được đặt trong dấu nháy
().

- Muốn sử dụng chữ số để biểu diến dữ liệu dạng văn bản thì phái
đặt dấu () trước khi nhập dữ liệu vào ô tính

- Theo ngầm định dữ liệu dạng văn bản căn thẳng trái trong ô tính.
Đây là một dấu hiệu để nhận biết dạng dữ liệu
9
dạng dữ liệu (tiếp)

Dữ liệu dạng số (Number)

Dữ liệu dạng số học (Numeric)

Dữ liệu dạng ngày-tháng (Date):

Lưu ý:

Dấu phân cách giữa phần nguyên và phần thập phân của 1 số.


Cách thể hiện dữ liệu dạng ngày tháng (tháng/ngày/năm)

Theo ngầm định dữ liệu dạng số sẽ được căn phải khi nhập dữ
liệu vào ô tính.
10
dạng dữ liệu (tiếp)

Dữ liệu dạng công thức (Formular)

Dữ liệu dạng công thức được bắt đầu bởi dấu (=)

Trong công thức bao gồm:

Các tóan tử: + ; - ; * ; / ; ^

Các tóan hạng, có thể là:

Hằng số: Ví dụ: =2*3

Tham chiếu, bao gồm:

Tham chiếu là địa chỉ ô: Ví dụ: =B3+B4+8

Tham chiếu là tên miền, ví dụ: =6%*Thu_nhap

Hàm số, ví dụ: =6%*Sum(B2:B20)

Lưu ý:


Công thức được thể hiện trên thanh công thức, còn kết quả của công
thức thể hiện trong ô tính
11
Xác định miền ô

Xác định miền ô liền kề

Đưa chuột lên góc trái trên miền ô cần xác định, giữ và
rê tới góc phải dưới của miền ô

Đưa con trỏ ô tới ô góc trái trên của miền cần xác định,
giữ phím Shift+mũi tên lên, xuống, trái phải đề di chuyển
con trỏ ô tới góc phải của miền cần xác định

Đưa con trỏ ô (nhắp chuột) ở ô góc trái trên của miền
cần xác định, giữ phím Shift+nhắp chuột vào ô góc phải
dưới của miền cần xác định.

Xác định miền ô không liền kề

Tương tự như trên nhưng giữ phím Ctrl đồng thời khi
thao tác.
12
X¸c ®Þnh dßng, cét, trang tÝnh
■
X¸c ®Þnh dßng liÒn kÒ
–
Nh¾p chuét t¹i tiªu ®Ò dßng, gi÷ vµ rª ®Ó x¸c ®Þnh nhiÒu dßng liÒn
kÒ
■

X¸c ®Þnh dßng kh«ng liÒn kÒ
–
T­¬ng tù nh­ trªn nh­ng gi÷ phÝm Ctrl ®ång thêi khi thao t¸c.
■
X¸c ®Þnh cét liÒn kÒ
–
Nh¾p chuét t¹i tiªu ®Ò cét, gi÷ vµ rª ®Ó x¸c ®Þnh nhiÒu dßng liÒn
kÒ
■
X¸c ®Þnh cét kh«ng liÒn kÒ
–
T­¬ng tù nh­ trªn nh­ng gi÷ phÝm Ctrl ®ång thêi khi thao t¸c.
■
X¸c ®Þnh trang tÝnh
–
Nh¾p chuét vµo « lµ giao cña tiªu ®Ò dßng vµ tiªu ®Ò cét
13
Nhập dữ liệu

Nhập dữ liệu cho từng ô tính

Đưa con trỏ ô về nơi cần nhập, gõ dữ liệu, xác định dữ liệu nhập

Nhập cùng dữ liệu cho miền nhiều ô

Xác định miền ô cần nhập dữ liệu

Gõ dữ liệu

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter


Hoặc

Gõ dữ liệu cần nhập vào ô đầu

Menu: Edit/Fill Down (Left ; Right; Up)

Nhập dãy dữ liệu (serie dữ liệu)

Gõ giá trị đầu tiên của dãy dữ liệu

Menu: Edit/Fill/Serie
14
Copy-cut-Paste dữ liệu
1. Xác định miền dữ liệu cần Copy hoặc Cut
1. Chọn 1 trong các cách sau để thực hiện lệnh Copy
1. Nhấn tổ hợp phím: Ctrl+C
2. Menu: Edit/Copy
3. Nhắp chuột vào nút lệnh Copy trên thanh công cụ chuẩn
4. Kích chuột phải ở vị trí dữ liệu đã xác định để kích họat Menu tắt, chọn lệnh
Copy
2. Chọn 1 trong các cách sau để thực hiện lệnh Cut
1. Nhấn tổ hợp phím: Ctrl+X
2. Menu: Edit/Cut
3. Nhắp chuột vào nút lệnh Cut trên thanh công cụ chuẩn
4. Kích chuột phải ở vị trí dữ liệu đã xác định để kích họat Menu tắt, chọn lệnh
Cut
3. Đưa con trỏ ô về vị trí cần dán, chọn 1 trong các cách sau để thực hiện lệnh Paste
1. Nhấn tổ hợp phím: Ctrl+V
2. Menu: Edit/Paste

3. Nhắp chuột vào nút lệnh Paste trên thanh công cụ chuẩn
4. Kích chuột phải ở vị trí cần dán để kích họat Menu tắt, chọn lệnh Paste
4. Lệnh Paste Special
1. Đưa con trỏ tới vùng cần dán
2. Chọn: Menu: Edit/Paste Special
15
Sao chép hoặc di chuyển trang tính
1. Đặt con trỏ ở ô bất kỳ trong trang tính nguồn
2. Menu: Edit/Move or Copy sheet
1. Chọn Create a Copy để tạo bản Copy
1. Không chọn: Di chuyển
2. To Book: chọn file (book) nơi bạn
muốn di chuyển hoặc Copy (Chọn nơi
đích) Nếu đích là một File khác thì
File ấy phải đang được mở hoặc bạn có
thể chọn đích là một File mới
3. Before sheet: Chọn vị trí đứng của bản
Copy hoặc bản được di chuyển tới
3. Cách khác: Giữ và rê chuột vào tên
trang tính đồng thời giữ phím Ctrl
16
xóa dữ liệu

Xóa nội dung trong ô tính

Xác định miền dữ liệu cần xóa

Nhấn phím Delete

Với lệnh này chỉ dữ liệu trong miền ô bị xóa


Xóa ô, miền ô, cột, hoặc xóa dòng

Xác định miền ô cần xóa

Menu: Edit/Delete hoặc Kích họat Menu tắt, chọn Delete

Shift Cells Left: Xóa khối ô và dịch những ô còn lại sang trái

Shift Cells Upt: Xóa khối ô và dịch những ô còn lại lên

Entire Row: Xóa toàn bộ những dòng có chứa khối ô đang xác định

Entire Column: Xóa toàn bộ những cột có chứa khối ô đang xác định

Clear

Xác định miền ô cần xóa

Chọn menu: Edit/Clear và lựa chọn:

All: Xóa tất tần tật

Formats: Xóa những thuộc tính về định dạng

Contents: Xóa nội dung của miền ô (tương đương với việc nhấn phím Del)

Comment: Xóa lời chú giải của ô tính
17
Bµi 4: §Þnh d¹ng b¶ng tÝnh

1. §Þnh d¹ng « tÝnh
2. §Þnh d¹ng dßng
3. §Þnh d¹ng cét
4. §Þnh d¹ng trang tÝnh
5. Sö dông mÉu thiÕt kÕ s½n ®Ó ®Þnh d¹ng
6. §Þnh d¹ng b»ng thÎ kiÓu
18
Định dạng (format)

Định dạng ô tính

Định dạng dữ liệu dạng số (number)

Căn dữ liệu trong ô (Alignment)

Định dạng font chữ (Font)

Định dạng đường kẻ khung (Border)

Định dạng nền của ô tính (Parttent)

Bảo vệ dữ liệu cho ô (Protection)

Định dạng dòng (Format/Row)

Xác định dòng (nhiều dòng) cần nhập dữ liệu

Format/Row

Chiều cao dòng (Height)


Tự động thay đổi chiều cao phù hợp với dữ liệu trong dòng (Autofit)

ẩn dòng (Hide)

Tái hiện những dòng đang bị ẩn: Unhide

Định dạng cột (tương tự)
19
§Þnh d¹ng (format) (tiÕp)
■
§Þnh d¹ng trang tÝnh
–
§æi tªn trang tÝnh (Rename sheet)
–
¢n trang tÝnh: Menu: Format/Sheet/Hide
–
T¸i hiÖn trang tÝnh: Menu: Format/Sheet/Unhideh
■
Sö dông c«ng cô ®Þnh d¹ng cã s½n
–
X¸c ®Þnh miÒn cÇn ®Þnh d¹ng
–
Menu: Format/Autoformat
20
Định dạng trang in

Menu: File/Page Setup

Cài đặt trang in (Page):


Chọn hướng in (Orientation): Portrait: in dọc trang giấy; Lanscape: In ngang trang giấy

Điều chỉnh mật độ in (Scalling): Ajust To: 100% để thu nhỏ hoặc phóng to khi in

Tự động điều chỉnh cho vừa số trang in: Fit to. wide and . tall

Lựa chọn kích cỡ giấy in: Paper size

Chất lượng in (Print Quality):

Đánh số trang in đầu tiên (First Page Number)

Cài đặt lề trang in:

Top (lề trên; Bottom (lề dưới); Left (lề trái); Right (lề phải)

Lựa chọn nội dung in có được in ở giữa trang (theo chiều dọc hoặc theo chiều ngang
hay không? Center on Page

Cài đặt tiêu đề trên (dưới) cho mỗi trang in

Header

Footer

Cài đặt thuộc tính cho trang tính khi in

Xác định miền in (Print Area)


In nhắc lại dòng đầu đề trên đầu mỗi trang in, hoặc cột đầu tiên bên trái mỗi trang in

Row to Repeat at top

Column to Repeat at Left

Thứ tự đánh số trang
21
Cài đặt in

Menu: File/Print

Miền in (Print Range)

In tất cả các trang in (All)

Lựa chọn in một số trang nhất: Page(s) From. To .

Xác định số bản in (Copies)

Lựa chọn trình tự in khi in nhiều bản (Collate)

Lựa chọn phạm in

In phần trang tính đã được xác định (Selection) Phải xác định miền cần in trước khi
chọn lệnh File/Print

In trang tính hiện thời (Active Sheet)

In tất cả các trang tính trong Workbook (file): Entire Workbook

22
Bài 3: Tính tóan với bảng tính
1. Các tóan tử và tóan hạng trong công thức

Công thức được bắt đầu bởi dấu (=)

Trong công thức bao gồm:

Các tóan tử: + ; - ; * ; / ; ^

Các tóan hạng, có thể là:

Hằng số: Ví dụ: =2*3

Tham chiếu, bao gồm:

Tham chiếu là địa chỉ ô: Ví dụ: =B3+B4+8

Tham chiếu là tên miền, ví dụ: =6%*Thu_nhap

Hàm số, ví dụ: =6%*Sum(B2:B20)

Lưu ý:

Công thức được thể hiện trên thanh công thức, còn kết quả
của công thức thể hiện trong ô tính
23
Các dạng tham chiếu trong công thức
1. Theo tính chất cố định khi tham chiếu


Tham chiếu tương đối: Ví dụ: =B2*B3

Tham chiếu tuyệt đối: Ví dụ: =$C$12*F4

Tham chiếu hỗn hợp: =$C12*F14

Lưu ý: Để chuyển từ địa chỉ tương đối thành địa chỉ tuyệt đối
sử dụng phím F4 khi nhập tham chiếu
2. Tham chiếu là tên miền, Ví dụ:
1. =Ngày_công*Tổng_hệ_số
3. Theo tầm xa của tham chiếu
1. Tham chiếu 1 chiều: C24
2. Tham chiếu 2 chiều: Sheet1!C14
3. Tham chiếu 3 chiều: Ví dụ: [VD_luong_ht]Lg_thg_1!C17
24
Gán tên cho miền ô
1. Xác định miền ô cần gán tên
2. Menu: Insert/Name/Define
1. Names in workbook: Xác nhận tên miền
2. Tên miền tham chiếu tới đâu (Refers To:)
3. Insert/Name/Create - để gán tên cho miền bởi
những nhãn (labels) có sẵn trên trang tính
1. Xác định miền cần gán tên (Trong miền đó phải có
chứa các nhãn)
2. Menu: Insert/Name/Create
25
Nhập công thức
1. Xác định ô họăc miền ô cần cần nhập công thức
2. Gõ dấu (=); ngoại trừ công thức được bắt đầu bởi dấu (+) hoặc dấu (-) hoặc chèn
hàm số

3. Nhập các tham chiếu và các tóan tử

Nhập tham chiếu:

Nếu tham chiếu là địa chỉ ô:Đưa chuột để xác định miền tham chiếu

Nếu tham chiếu là tên miền:

Nhập các tóan tử: Sử dụng nhóm phím NumLock để nhập các tóan tử
4. Nếu nhập cùng một công thức cho miền có nhiều ô thì phải nhấn tổ hợp phím
Ctrl+Enter. Nếu chỉ nhập giữ liệu cho 1 ô: Enter
5. Có thể sử dụng thao tác Copy- Paste để sao chép công thức của ô tới những ô khác
1. Hết sức lưu ý tham chiếu tuyệt đối và tham chiếu tương đối trong công thức
2. Tham chiếu là tên miền luôn luôn là tham chiếu tuyệt đối