Hội nghị truyền hình trực tuyến

Việc gặp gỡ, trao đổi thông tin không phải bao giờ cũng diễn ra trực tiếp. Với những
công ty, tổ chức có mô hình quản lý đa điểm (tại nhiều tỉnh thành và đa quốc gia) việc
tổ chức gặp gỡ trực tiếp với tất cả các nhân viên là điều vô cùng khó khăn, tốn kém
và thường không khả thi. Hơn hẳn so với hình thức hội đàm qua điện thoại, hệ thống
hội nghị truyền hình (HNTH) ngay từ khi ra đời đã là một giải pháp thực sự nổi bật vì
nó giúp những người ở xa giao tiếp với nhau không chỉ qua giọng nói mà qua cả hình
ảnh, thậm chí có thể chia sẻ với nhau các tài liệu trực tuyến.

Hội nghị truyền hình là gì?
Hệ thống HNTH (video conference) được mô tả như một buổi truyền hình trực tiếp, ở
đó người tham gia hội nghị ở các đầu cầu truyền hình có thể cùng nói chuyện, và
nhìn thấy hình ảnh của nhau.
Thế hệ đầu tiên của HNTH được thực hiện qua mạng số đa dịch vụ (ISDN –
Intergrated Services Digital Network) dựa trên chuẩn H230 của ITU. Thế hệ 2 của
HNTH được ứng dụng cho máy tính và các thiết bị CNTT, tuy nhiên vẫn dựa vào
mạng ISDN và các thiết bị CODEC (mã hóa/giải mã, nén/giải nén). Giữa những năm
90, thế hệ HNTH thứ ba ra đời trên cơ sở phát triển mạng cục bộ (LAN). Ngày nay,
với chuẩn công nghệ mới, chuẩn H323, HNTH đã phát triển ở mức chất lượng cao
hơn do sử dụng giao thức IP (Internet Protocol). IP được xem như công nghệ truyền
dẫn hiện đại nhất hiện nay trong lĩnh vực HNTH do khả năng truyền các ứng dụng
thời gian thực như: hình ảnh, thoại, âm thanh, số liệu qua mạng chuyển mạch gói.
Có thể thấy khi công nghệ IP phát triển, HNTH đã bước sang một bước ngoặt mới
trong vấn đề triển khai và phổ cập, người ta có thể thực hiện HNTH tại bất cứ đâu họ
muốn và vào bất cứ thời điểm nào.
Với quyết tâm cao, năm 2002, Trung Quốc đã xây dựng mạng HNTH quốc gia đầu
tiên trên cả nước và lớn nhất thế giới có thể kết nối tới 300 thành phố. Dự án này do
hãng China Unicom xây dựng dựa trên công nghệ IP, sử dụng các đường dẫn
internet 10.000 series của Cisco, cho phép cung cấp và xử lý hàng ngàn kết nối video
trên internet cùng một lúc.

Cách thức hoạt động
Một điểm HNTH tối thiểu cần có: màn hình (1 hoặc 2 chiếc), thiết bị quay camera,
micro, loa, thiết bị kiểm soát điểm, phần mềm quản lý, thiết bị kết nối và hạ tầng
mạng viễn thông. Trong ứng dụng internet, các camera sẽ chuyển đổi tín hiệu hình
ảnh video của người dùng sang tín hiệu số. Phần mềm sẽ giải nén và mã hóa dữ
liệu, cho phép gửi nó đi qua mạng internet. Để xem được hình ảnh ở các đầu cầu,
cần có phần mềm hộ khách giống nhau để chuyển và nhận tín hiệu ảnh và thoại của
mỗi người.
Bộ phần mềm điều khiển trung tâm thường có chức năng điều khiển và sắp đặt các
điểm tham gia HNTH. Khi một người muốn tham gia hội nghị với một đầu cầu nào đó,
người ta sẽ phát tín hiệu đăng nhập và bộ điều khiển sẽ sắp xếp và phát tín hiệu cho
phép tham gia.
Mô hình HNTH hiện nay có thể triển khai theo nhiều hướng: giữa nhóm với nhóm (ví
dụ họp giữa công ty với các chi nhánh); giữa cá nhân với cá nhân; giữa nhóm với cá
nhân (họp lãnh đạo với các nhân viên ở xa, đào tạo, huấn luyện)...

Ứng dụng tại Việt Nam
Việc sử dụng HNTH ở nước ta trong khoảng 2 năm trở lại đây khá phổ biến nhưng
chưa nhiều, bằng chứng là có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ HNTH xuất hiện. Thậm
chí, một số hãng lớn trên thế giới chuyên cung cấp thiết bị đầu cuối cho dịch vụ này
cũng đã thiết đặt nhà phân phối ở Việt Nam, trong đó có hãng TANDBERG (Nauy).
Trên thực tế, tại Việt Nam, những biến thể của HNTH đã trở nên khá quen thuộc với
những người đã và đang tham gia mô hình lớp học trực tuyến hoặc các chương trình
chữa bệnh từ xa... Trong chiến lược hiện đại hóa của một số đơn vị, tổ chức kinh tế
lớn của Việt Nam, hệ thống HNTH cũng đã được xét đưa vào như một dự án trọng
điểm. Có thể kể đến: Tổng Công Ty Đường Sắt Việt Nam với hệ thống HNTH Bắc
Nam chạy trên đường cáp quang khai trương ngày 30/4/2003; Hệ thống đào tạo từ
xa thông qua HNTH sử dụng công nghệ ISDN có mô hình đa điểm (16 điểm) của
Trung tâm Đào Tạo Bưu Chính Viễn Thông hoạt động từ tháng 7/2003...

Mới đây, ngày 9/1/2004, Tổng công ty Bảo Hiểm Việt Nam (Bảo Việt) vừa chính thức
khai trương mạng WAN với một trong những phần giá trị nhất của dự án này là họ đã
tích hợp được một hệ thống HNTH giữa Hà Nội và TP.HCM. Nhờ có hệ thống này
mà việc đào tạo cho hơn 20.000 đại lý của Bảo Việt hiện nay chỉ cần thực hiện một
lần (trong vài ngày) so với trước đây, khi không có hệ thống HNTH, họ phải mất hàng
năm trời.
Những lợi ích mang lại từ hệ thống HNTH có thể thấy là rất lớn. Theo tính toán, việc
tổ chức HNTH đã giúp các ngành này tiết kiệm được hằng tỷ đồng mỗi năm do không
phải chi phí cho cán bộ đi lại, ăn ở khi công tác, đồng thời tiết kiệm được quỹ thời
gian làm việc chung của công ty.

Và những phương án lựa chọn
Các chuyên gia cho rằng, nếu nhu cầu tổ chức hội nghị từ xa không thường xuyên
(một năm 1-2 lần) thì đơn vị đó có thể lựa chọn phương thức thuê nhà cung cấp dịch
vụ HNTH trọn gói. Việc này cần được liên hệ sớm với nhà cung cấp để tiện việc sắp
xếp lịch và bố trí địa điểm lắp đặt. Tuy nhiên, sẽ vô cùng tốn kém và phiền phức nếu
số lượng các đầu cầu hội nghị nhiều và nhà cung cấp không có sẵn hệ thống HNTH
tại địa điểm bạn yêu cầu. Hiện tại Việt Nam đang có một số nhà cung cấp dịch vụ
trọn gói này như: Công ty Viễn Thông Quốc Tế (VTI), phục vụ HNTH quốc tế tới 10
quốc gia, vùng, lãnh thổ); Công ty Viễn Thông Liên Tỉnh (VTN), phục vụ HNTH trong
nước; Công ty Dịch Vụ Viễn Thông Sài Gòn (Saigon Telecom) phục vụ HNTH trong
nước và kết nối tới 11 quốc gia. Chi phí thuê dịch vụ trọn gói thường bao gồm phí
thuê: địa điểm, nhân viên kỹ thuật, thuê thiết bị, cước thông tin, cước thuê bao, cước
đấu nối hòa mạng... tùy thuộc vào việc khách tổ chức tại phòng họp của bên cung
cấp dịch vụ hay tại phòng họp của mình. Nếu thuê dịch vụ tại phòng họp của nhà
cung cấp, tổng chi phí cho một cuộc họp với thời gian 4 tiếng khoảng 2- 3 triệu đồng.
Nếu tổ chức tại địa điểm khác hàng yêu cầu thì chi phí sẽ cao hơn rất nhiều.

Một giải pháp khác tiện dụng và linh động hơn đó là cơ quan bạn tự lắp đặt hệ thống
HNTH. Hiện nay thông qua Công ty Niềm Tin (NTC), Hãng TANDBERG có thể cung

cấp một loạt giải pháp trọn gói các thiết bị HNTH theo nhiều tiêu chuẩn, từ dùng cho
văn phòng lãnh đạo, đến các ứng dụng nhóm nhỏ, vừa và lớn. Đối với các đơn vị có
mô hình toàn cầu hoặc những công ty hoạt động trong lĩnh vực dầu khí, ngân hàng,
xây dựng, bảo hiểm... có nhu cầu trao đổi thường xuyên về tiến độ và chất lượng
công việc, hay tổ chức đào tạo giữa nhiều đầu mối thì việc lắp đặt hệ thống HNTH
riêng là vô cùng cần thiết.
Theo ông Nguyễn Mạnh Trúc, Công ty NTC thì chất lượng tối thiểu cần đạt được của
đường mạng là từ 384 Kpbs trở lên tùy theo nhu cầu. Người dùng có thể dùng
đường lease-line riêng hoặc đường ADSL. Dải sản phẩm của TANDBERG cung cấp
từ thiết bị kiểm soát, màn hình, phần mềm, thiết bị kết nối đến kệ đỡ đồng bộ. Các
thiết bị kết nối của TANDBERG có thể giúp người dùng kết nối thông suốt giữa các
mạng IP và ISDN. Đặc trưng nổi bật của thiết bị TANDBERG là sử dụng công nghệ
DuoVideo cho phép người diễn thuyết vừa xuất hiện trên một màn hình, vừa giới
thiệu được bài thuyết trình trên màn hình thứ hai.
Có thể thấy, mỗi đơn vị đang có rất nhiều giải pháp để lựa chọn khi có nhu cầu hội
họp ở nhiều điểm phân tán. Đây thực sự là những giải pháp vừa tiết kiệm chi phí cho
doanh nghiệp vừa giúp lãnh đạo quản lý và điều hành hiệu quả.

Tường Vy