

QUY ĐỊNH
CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC

Kiểm tra
Tên
Chức vụ
Ngày

Chữ ký

Kiểm soát

Phê duyệt


TRANG KIỂM SOÁT BAN HÀNH, SỬA ĐỔI
Lần ban
hành/ngày
ban hành
01

Lần sửa
đổi/ ngày
sửa đổi

Trang sửa
đổi

Nội dung chính ban hành, sửa đổi

Ban hành áp dụng lần đầu

DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Đơn vị được nhận tài liệu
Ban Tổng Giám đốc
Phòng Nhân sự
Phòng Hành Chính
Phòng Kế toán
Phòng Tài chính
Phòng Pháp lý
Phòng Phát triển – Kinh doanh

Nhận bản photo

(ghi rõ số lượng)
01
01
01
01
01
01
01

Nhận file mềm (đánh dấu
“X” vào nếu được nhận)

1. Mục đích
• Quy định tiêu chuẩn công tác phí cho CBNV khi đi công tác trong và ngoài nước.
• Quy định các bước thực hiện khi đi công tác, tạm ứng công tác phí, thanh toán công tác phí.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho CBNV hoàn thành tốt công tác.


• Thực hiện tiết kiệm và kiểm soát việc sử dụng chi phí phù hợp với yêu cầu công tác thực tế,
đồng thời đề cao tính tự giác, trung thực của CBNV …………………….
2. Phạm vi áp dụng
• CBNV …………………………………… được cấp có thẩm quyền cử đi công tác trong
nước và nước ngoài (Quyết định cử Cán bộ công nhân viên đi công tác, Quyết định thành
lập đoàn công tác, Giấy công tác).
• Các Công ty con/Công ty thành viên trực thuộc …………… căn cứ vào quy định này để
thực hiện cho đúng, phù hợp với thực tế của đơn vị mình.
3. Định nghĩa, thuật ngữ
• Công tác phí: là khoản phí được Công ty cấp cho Cán bộ nhân viên sử dụng, phục vụ nhu
cầu công tác trong nước và ngoài nước, bao gồm:
1. Chi phí đi lại: Vé máy bay, tàu hỏa, tàu cánh ngầm, tàu thuỷ, xe, vé qua phà, phí cầu

đường đi và về từ Trụ sở Văn phòng ………………………. đến nơi công tác, chi phí
khoán hoặc vé xe đi lại giữa nơi lưu trú và nơi công tác.
2. Phí lưu trú nơi đến công tác.
3. Chi phí ăn uống.
4. Cước hành lý, tài liệu mang theo để phục vụ cho công tác.
5. Các khoản phí, lệ phí và phụ cấp công tác phí.
• Khu vực công tác: là nơi cán bộ công nhân viên được cử đến công tác, gồm các địa phương
có cùng mức sống theo phân định khu vực hành chính của Nhà nước, bao gồm:
Khu vực I: Bao gồm tất cả các thành phố trực thuộc Trung ương (Hà Nội, Tp. HCM, Đà
Nẵng, Cần Thơ, Hải Phòng).
Khu vực II: Bao gồm tất cả các thành phố thuộc tỉnh.
Khu vực III: Bao gồm tất cả các đơn vị hành chính từ cấp huyện, thị trực thuộc tỉnh.
Khu vực đặc biệt: bao gồm tất cả các Quốc gia ngoài lãnh thổ Việt Nam.
• Đơn vị: là các phòng ban, bộ phận, tổ, đội, nhóm trực thuộc Công ty.
4. Trách nhiệm, yêu cầu
• Khi có nhu cầu đi công tác thì Trưởng đơn vị phụ trách có trách nhiệm lập kế hoạch nhu
cầu đi công tác (dự trù chi phí, thời gian công tác, công việc cần thực hiện…) trình Ban
Tổng Giám đốc phê duyệt và Thực hiện theo “Quy trình đi công tác” tại mục 9 của Quy
định này.
• Giao trách nhiệm cho Phòng hành chính chuẩn bị trước các công việc: bố trí phương tiện đi
lại, dịch vụ lưu trú (đặt vé, đặt phòng) và bố trí việc ăn uống (nếu được)… sau khi có chỉ thị
cho Cá nhân hoặc Đoàn đi công tác.
• CBNV khi đi công tác phải tuân thủ theo quy định của Quy chế này. Các trường hợp nằm
ngoài các quy định được nêu trong Quy chế này thì cá nhân/đoàn/đơn vị đi công tác lập tờ
trình xin ý kiến chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.
• Các Trưởng đơn vị, Phòng Kế toán chịu trách nhiệm kiểm soát chặt chẽ khi CBNV đi công
tác, kiểm soát tốt việc tạm ứng, thanh toán và hoàn ứng.
5. Các tiêu chuẩn công tác phí:
5.1


Tiêu chuẩn chi phí đi lại:


Phương tiện

Các đối tượng đi công tác
-

Máy bay

công tác.
-

Đồng thời chỉ áp dụng: Vé hạng thương gia (Business class hoặc C
class) hoặc Vé hạng nhất (First Class) khi có sự phê duyệt của Ban TGĐ;

-

CBNV khi đi công tác bằng tàu hỏa được thanh toán theo giá vé xe từ
nơi làm việc đến khu vực công tác và ngược lại gồm: tiền vé xe, cước chuyên chở tài
liệu, dụng cụ và hành lý phục vụ cho chuyến công tác (nếu có) mà người đi công tác
trực tiếp chi trả.

-

Giá vé trên không bao gồm các chi phí dịch vụ khác như: tham quan
du lịch và các dịch vụ khác không phục vụ công việc.

-


Áp dụng cho CBNV khi đi công tác bằng ô tô khách được thanh toán
theo giá vé xe từ nơi làm việc đến khu vực công tác và ngược lại gồm: tiền vé xe,
cước chuyên chở tài liệu, dụng cụ và hành lý phục vụ cho chuyến công tác (nếu có)
mà người đi công tác trực tiếp chi trả.

-

Giá vé trên không bao gồm các chi phí dịch vụ khác như: tham quan
du lịch và các dịch vụ khác không phục vụ công việc.

-

Trường hợp CBNV đi công tác đột xuất, cấp bách từ nơi làm việc đến
khu vực công tác và ngược lại bằng ô tô khách mà không thể mua vé, hoặc đi lại bằng
các phương tiện tự túc mà không có vé, chứng từ thanh toán, thì chi phí đi lại được
thanh toán theo tiêu chuẩn giá vé được niêm yết của hãng xe khách Phương Trang
hoặc Mai Linh.

Tàu hỏa

Ô tô khách,

Phương tiện
do CBNV
tự túc

Áp dụng: Vé hạng phổ thông (economy Class) cho các đối tượng đi

Trường hợp đi lại trong nội vùng công tác, cán bộ nhân viên đi công
Chi phí đi

tác sẽ dùng thẻ taxi Công ty để thanh toán.
lại trong nội
Cán bộ nhân viên di chuyển trong nội vùng công tác chỉ được thanh
vùng công toán
phụ
cấp
này
khi có kế hoạch công tác, giấy công tác được Trưởng đơn vị, Ban
tác
Tổng Giám đốc ký xác nhận.
-

Chú ý:

-

Trường hợp đi công tác bằng phương tiện của Công ty hoặc Công ty thuê phương tiện phục vụ cho
CBNV đi công tác thì Công ty không tính chi phí đi lại cho CBNV. Các cá nhân/đơn vị đi công tác
liên hệ Phòng Hành chính để phối hợp thực hiện.

-

Trong các phương tiện di chuyển nêu trên, vẫn ưu tiên sử dụng phương tiện máy bay cho những
chặng đường có tuyến máy bay. Việc sử dụng phương tiện di chuyển nào do người đi công tác đề
nghị, có ý kiến của Trưởng đơn vị và được Ban Tổng giám đốc phê duyệt.

-

Các loại chứng từ cần thanh toán:
a. Nếu là hóa đơn tài chính hợp lệ: hóa đơn đỏ, vé tàu xe, … thì sẽ được thanh toán tại Phòng

kế toán. Vì vậy, cần giữ lại cùi vé để làm căn cứ thanh toán.
b. Còn lại căn cứ vào giấy công tác, giấy đi đường… có ký xác nhận của Trưởng đơn vị, phê
duyệt của Ban Tổng Giám đốc sẽ chuyển sang cho Phòng Nhân sự phối hợp với Phòng Kế
toán để tính chi phí đó vào lương;

-

Tiêu chuẩn chi phí đi lại không áp dụng cho tất cả CBNV được hưởng phụ cấp lưu động khi đi công
tác nội thành và khu vực lân cận trong ngày.


-

Các đơn vị đi công tác có trách nhiệm và chủ động liên hệ với phòng Hành chính để chuẩn bị
trước công tác đặt vé khi có lịch công tác cần phương tiện di chuyển.

5.2
Khu
vực
trong
nước
I

Tiêu chuẩn chi phí lưu trú: chi phí thuê phòng ở lại tại nơi công tác
Chủ tịch HĐQT, Chuyên gia cấp cao,
Thành viên HĐQT, Giám đốc chức Trưởng Phó Phòng Ban
Ban TGĐ
năng
Thanh toán theo hoá
đơn tài chính, chứng

từ thực tế phát sinh

II, III
K.vực
nước
ngoài

Tối đa 1.000.000
đồng/người/ngày

Tối đa 700.000
đồng/người/ngày

Tối đa 800.000
đồng/ngày/người

Tối đa 500.000
đồng/ngày/người

Tiêu chuẩn khách sạn
4 sao hoặc 5 sao

Các đối tượng còn
lại
Tối đa là
350.000đồng
/người/ngày

Tiêu chuẩn khách sạn 3 sao


Trường Trường hợp cấp dưới đi công tác cùng cấp trên từ cấp P.TGĐ trở lên, thì tiêu chuẩn lưu trú
hợp
thực hiện theo mức tiêu chuẩn của cấp trên
quy
Trường hợp CBNV khi đi công tác tại các đơn vị thuộc Hệ thống, nếu nghỉ tại các Đơn vị này
thì không được hưởng chi phí lưu trú.
-

Ghi chú:

-

Yêu cầu CBNV khi đi công tác, việc lưu trú nêu trên phải có chứng từ cần thanh toán: là hóa đơn tài
chính hợp lệ để thanh toán tại Phòng Kế toán.

-

Các đơn vị đi công tác có trách nhiệm và chủ động liên hệ với phòng Hành chính để chuẩn bị
trước công tác đặt phòng khi có lịch công tác cần nơi lưu trú.
5.3

Khu
vực

Tiêu chuẩn chi phí ăn uống
Chủ tịch HĐQT, Chuyên gia cấp
Trưởng
TV. HĐQT, Ban cao, Giám đốc
phòng Ban
TGĐ

chức năng

Chi phí ăn uống
được thanh toán
theo hóa đơn
Trong
thực tế phát sinh
nước
(nếu có) cho tất
cả các khu vực
công tác

150.000
đồng/người/bữa

Phó

100.000
đồng/người/bữa

Các đối tượng còn lại

Trên 01 ngày (có qua đêm): 50.000
đồng/người/bữa ăn.

Nước Chi phí ăn uống Chi phí ăn uống là 15 USD/người/bữa ăn đối với các nước Châu Âu, Châu
ngoài được thanh toán Mỹ, Nhật Bản, Trung Đông; và 10USD/người/ bữa ăn đối với các nước khác
theo hóa đơn
thực tế phát sinh
(nếu có) cho tất



Khu
vực

Chủ tịch HĐQT, Chuyên gia cấp
Trưởng
TV. HĐQT, Ban cao, Giám đốc
phòng Ban
TGĐ
chức năng

Phó

Các đối tượng còn lại

cả các khu vực
công tác
Lưu ý:
-

Việc thanh toán tiền ăn uống nêu trên nếu có hóa đơn tài chính hợp lệ thì sẽ được thanh toán tại
Phòng kế toán.

-

Còn lại thì căn cứ vào giấy công tác, giấy đi đường… có ký xác nhận của Trưởng đơn vị, phê duyệt
của Ban Tổng Giám đốc sẽ chuyển sang cho Phòng Nhân sự phối hợp với Phòng Kế toán để tính chi
phí đó vào lương;


-

Trong trường hợp phát sinh thực tế nằm ngoài quy định nêu trên thì các cá nhân/đơn vị đi công tác
phải xin ý kiến chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc.
5.4

Cước hành lý, tài liệu mang theo để phục vụ cho công tác trong và ngoài nước (nếu
có): được chi trả thực tế theo giá vé hoặc phiếu thu của Nhà xe.

5.5

Các khoản phí, lệ phí:
Các khoản phí, lệ phí sân bay, lệ phí visa, lệ phí tham dự Hội nghị, hội thảo được thanh
toán thực chi theo hoá đơn hoặc phiếu thu hợp lệ, quy định của lãnh sự các nước.

5.6

Khoản hỗ trợ phụ cấp công tác phí:

Khi đi công tác CBNV sẽ được hỗ trợ thêm tiền phụ cấp công tác phí như sau:
Đối với cán bộ quản lý là: 400.000 đồng/người/ngày;
Đối với nhân viên là: 250.000 đồng/người/ngày;
6. Chi phí tiếp khách
Khi có nhu cầu tiếp khách để giải quyết các công việc liên quan đến Công ty, CBNV
(trừ Ban Tổng Giám đốc) phải làm Phiếu nhu cầu tiếp khách (theo biểu mẫu) trình Ban
TGĐ duyệt.
Nếu tiếp khách đột xuất ở xa Công ty, CBNV phải điện thoại báo cho người quản lý
trực tiếp để ghi vào biểu mẫu trình TGĐ duyệt. Đối với cấp Giám đốc chức năng trở
lên thì điện thoại báo Ban TGĐ, khi về phải lập phiếu nhu cầu tiếp khách, trình ký và
làm theo đúng thủ tục khi thanh toán.

7. Quy định trách nhiệm kiểm soát việc thực hiện
Ban TGĐ, Trưởng các đơn vị, GĐ chức năng (nếu có), cấp có thẩm quyền phải xem
xét, cân nhắc khi cử người đi công tác (về số lượng người, thời gian đi công tác), bảo
đảm hiệu quả công tác, tiết kiệm trong phạm vi dự toán đã được duyệt (nếu có).
Căn cứ theo tính chất công việc của chuyến đi công tác và phạm vi dự toán cho chuyến
công tác theo quy định, CBNV đi công tác sử dụng chi phí công tác bảo đảm nguyên
tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Những khoản chi công tác phí không đúng theo quy định này, nếu bị cơ quan Nhà
nước, Cơ quan Thuế, Phòng Kế toán phát hiện và xuất toán, thì người đi công tác phải
hoàn trả khoản thanh toán đó cho Công ty.


Kế toán viên phụ trách thanh toán công tác phí chịu trách nhiệm kiểm tra hoá đơn
chứng từ và giấy tờ có liên quan trước khi thực hiện chi thanh toán.
Trưởng đơn vị quản lý có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát việc thanh toán chi phí theo
đúng quy định.
Người ký duyệt thanh toán công tác phí vượt định mức, tiêu chuẩn, chế độ, lợi dụng
thanh toán công tác phí để thu lợi bất chính phải hoàn trả số tiền đã chi không đúng
trên và bị xử lý kỷ luật theo quy định của Công ty.
Đồng thời, các chứng từ thanh toán đã được xem xét là hợp pháp mà nếu Ban TGĐ yêu
cầu giải thích không thỏa đáng, hợp lý thì cũng được coi như không được thanh toán.
8. Các trường hợp không được thanh toán công tác phí
Những chi phí sau đây sẽ không được thanh toán công tác phí ngoại trừ có sự chỉ đạo khác
của Ban Tổng Giám đốc:
Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác.
Những ngày được công ty cử đi học, đào tạo.
Hoá đơn, chứng từ, giấy công tác, giấy đi đường không hợp lệ.
Phần chi phí phát sinh vượt mức tối đa của tiêu chuẩn chế độ đã được quy định.
Chi phí khác không thuộc danh mục tiêu chuẩn chi phí công tác theo quy định.
9. Quy trình đi công tác



B
ư
ớc

Trách
nhiệm

Lưu đồ

- Căn cứ vào chỉ đạo của Ban TGĐ về việc thành lập/cử
đoàn hoặc cá nhân đi công tác.
-Ban TGĐ; - Căn cứ vào tính chất yêu cầu của công việc cần phải đi
-Trưởng các
công tác, cá nhân/ đoàn công tác lập Giấy công tác/ Kế QĐ.CTP.BM01
đơn vị;
hoạch đi công tác và các giấy tờ liên quan khác trình QĐ.CTP.BM03
-Người được
trưởng đơn vị/Ban TGĐ phê duyệt.
cử đi công - Trường hợp đi công tác nước ngoài, cá nhân, đơn vị có
tác;
nhu cầu đi công tác nước ngoài phải lập bản kế hoạch
c.tác chi tiết trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.

1

- QĐ
cử
- Ban TGĐ xem xét, phê duyệt, nếu đồng ý thì cá nhân,

CBNV đi c.tác,
Đơn vị công tác thông báo cho Phòng NS lập: Quyết
-Ban TGĐ
- QĐ
thành
định cử CBNV đi công tác, Quyết định thành lập đoàn
lập đoàn c.tác,
công tác (nếu có)s
Giấy công tác
- CBNV đi công tác, đoàn công tác chuẩn bị nội dung,
tài liệu, hồ sơ liên quan, trang thiết bị cần thiết.
- Liên hệ với Phòng Hành chính để bố trí: phương tiện đi
- Quy
trình
-CBNV,
lại, nhu cầu lưu trú, ăn uống (nếu có)…
điều xe
đoàn công - Căn cứ kế hoạch công tác, CBNV lập Giấy đề nghị tạm
- Quy
trình
tác
ứng (nếu có) – thực hiện theo quy trình tạm ứng, đề
tạm ứng
nghị tạm ứng phải kèm theo kế hoạch công tác, quyết
định thành lập đoàn công tác/quyết định cử đi công tác,
được Ban Tổng Giám đốc/ Trưởng Đơn vị phê duyệt.

2

Nhu cầu đi

công tác

3

Tài liệu, biểu
mẫu

Nội dung

Không
đồng ý

Phê duyệt

4
Đồng ý

5

Chuẩn bị nội dung
công tác

6
Thực hiện công tác

Báo cáo công tác

- Thực hiện công việc theo chỉ đạo, phân công công tác.
-CBNV,
đoàn công - Ghi nhận thời gian, khoảng cách và đóng dấu/ký xác QĐ.CTP.BM02

tác
nhận của nơi đến công tác vào Giấy đi đường.
- Chậm nhất trong vòng 03 ngày sau khi hoàn thành
công tác, phải lập báo cáo kết quả thực hiện công tác
-CBNV,
trình Trưởng đơn vị duyệt.
QĐ.CTP.BM04
đoàn công
- Trường hợp công tác nước ngoài, trong vòng 05 ngày
tác
kể từ ngày kết thúc đợt công tác, phải lập báo cáo công
tác trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Làm thủ tục thanh toán – hoàn ứng theo Quy định tại
-CBNV,
Phòng Kế toán;
- QT
thanh
đoàn công - Hồ sơ thanh toán hoàn ứng phải kèm theo quyết định
toán - hoàn ứng
tác
cử đi công tác, giấy công tác, giấy đi đường, báo cáo
công tác được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.

-CBNV,
đoàn c.tác

- Cán bộ nhân viên công tác thực hiện việc lưu tất cả các
hồ sơ liên quan đến các nội dung công tác.

10. Biểu mẫu sử dụng

STT

Tên biểu mẫu

1. Làm thủ tục thanh
toánứng
Giấyhoàn
công
tác
2.

Giấy đi đường
Lưu hồ sơ

Nơi lưu trữ chính
Kế toán/Nhân sự


3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Kế hoạch công tác

Kế toán/trưởng đơn vị


Báo cáo công tác

Trưởng đơn vị

Phiếu nhu cầu tiếp khách

Kế toán

Bản cam kết hoàn thành nghĩa vụ công
tác nước ngoài

Phòng Nhân sự/Người đi
công tác
Phòng Hành chính, Người
đi công tác
Phòng Kế toán

Quyết định cử đi công tác
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy thanh toán tạm ứng
Giấy đề nghị thanh toán

11. Điều khoản thi hành.
Quy định có hiệu lực kể từ ngày Tổng Giám đốc ………….. ký quyết định ban hành. Các
quy định trước đây trái với nội dung của quy định này không còn hiệu lực thực hiện.
Các Công ty thành viên/Công ty con (nếu có) trực thuộc ……………… tiến hành soạn thảo
Quy định chế độ công tác phí phù hợp với Quy định này và thực tế tại đơn vị mình quản lý.
Trong quá trình áp dụng, quy định sẽ được sửa đổi bổ sung cho phù hợp với tình hình thực
tế của Công ty, của thị trường và những thay đổi liên quan của Nhà nước.

Tp. Hồ Chí Minh, ngày

PHÊ DUYỆT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

tháng

PHÒNG NHÂN SỰ

năm 20……