Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Lưu Thị Hồng Nhung

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại lịch sử nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò quan trọng
cho sự phát triển của xã hội và con người. Theo dòng chảy của thời gian, thế
giới luôn có sự vận động và phát triển không ngừng. Nhu cầu tìm lại quá khứ,
hiểu biết hiện tại và khám phá những điều mới mẻ là một tất yếu luôn tồn tại
trong xã hội. Tài liệu là một nguồn thông tin không thể thiếu nhằm phục vụ hoạt
động của xã hội và con người. Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương
tiện khác nhau. Trong đó văn bản giấy tờ là một phương tiện chủ yếu và phổ
biến nhất. Thông tin bằng văn bản được thực hiện nhờ công tác Văn thư của mỗi
cơ quan. Văn bản là công cụ quản lý Nhà nước phổ biến của các cấp lãnh đạo.
Là phương tiện để các cấp, các ngành, các cơ quan thuộc mọi lĩnh vực trao đổi
thông tin; phục vụ hoạt động của các cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo công
tác quản lý, điều hành trong cơ quan được thông suốt qua việc tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác Văn thư trong quản
lý Nhà nước, đặc biệt là trong tình hình đổi mới đất nước, vấn đề này càng được

Đảng và Nhà nước quan tâm
1.Lý do chọn đề tài
Công tác Văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các
tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà
nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên
phiến đá, gỗ,. để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho
các thế hệ sau. Hoạt động quản lý nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu
theo khái niệm nôm na là một công việc mang tính chung chung là công việc sổ
sách, giấy tờ.
Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng
trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái tên
mới là công tác Văn thư. Công tác Văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng
Lưu Thị Hồng Nhung

2

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói
riêng. Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp
thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói
chung và của mỗi cơ quan nói riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có

đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Công tác Văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn
bí mật của Đảng, Nhà nước . Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt
động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau
trong cơ quan. Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
kiện làm tốt công tác Lưu trữ.
Theo kế hoạch của nhà trường cùng sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn
nhiệt tình của cô cán bộ Văn phòng UBND huyện Lý Nhân nơi tôi thực tập. Đặc
biệt là cô Nguyễn Thị Quế Anh- cán bộ phòng văn thư lưu trữ UBND huyện Lý
Nhân, tôi đã có 10 tuần tìm hiểu kỹ hơn về nội dung công tác nghiệp vụ Văn thư
ở Văn phòng UBND Huyện Lý Nhân. Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây
dựng và ban hành văn bản; quản lý giải quyết văn bản đi – đến; quản lý và sử
dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan. Được sự
giúp đỡ, hướng dẫn của các cán bộ trong cơ quan cùng với vốn kiến thức đã
được trang bị ở trường tôi quyết định chọn đề tài “Công tác Văn thư tại Văn
phòng UBND huyện Lý Nhân”. Lý do tôi chọn đề tài này là vì tôi thấy nó rất
hay. Vì chỉ khi làm tốt công tác Văn thư thì mới có thể làm tốt công tác Lưu trữ.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.
- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại UBND
huyện Lý Nhân, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề
cần nghiên cứu và giải quyết đối với UBND huyện Lý Nhân.
Lưu Thị Hồng Nhung

3

Lớp ĐH QTVP K1A



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu những quy trong
công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lý Nhân, tỉnh Hà Nam.
- Phạn vi nghiên cứu: Văn phòng UBND huyện Lý Nhân.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Cuốn: “Cẩm nang nghiệp vụ công tác văn phòng” dành cho HĐND và
UBND các cấp – NXB Chính trị - Hành chính.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý
và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/04/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
-- Quyết định 693/QĐ-BTP của Bộ Tư pháp ngày 09 tháng 4 năm 2015
về việc ban hành Quy chế tổ chức họp trong hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp.
- Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội
vụ về quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động, của Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

5.Lịch sử ngkiên cứu
Có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ, tieeuu
biểu nhất là các công trình sau:
- Báo cáo Công tác Văn thư – Lưu trữ và quản trị văn phòng của Văn
phòng ủy ban nhân dân Huyện Vĩnh Tường của tác giả Đỗ Thị Thơm….

Lưu Thị Hồng Nhung

4

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

- Đề tài Công tác văn thư tại văn phòng ubnd xã lai uyên, huyện Bến
Cát, tỉnh Bình Dương của Nguyễn Thị Kim Ngọc
- Khóa luận Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự
- Bộ Tư pháp của Nguyễn Quốc Hỷ
6. Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp định nghĩa;
- Phương pháp điều tra, khảo sát;
- Phương pháp thống kê;
- Phương pháp so sánh.
7. Bố cục của đề tài

Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung bài khóa luận của em bao gồm 03
phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Lý Nhân.
Phần II: Tổ chức công tác văn thư.
Phần III: Kết luận và đề xuấ kiến nghị.

Lưu Thị Hồng Nhung

5

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
UBND

Uỷ ban nhân dân

HĐND

Hội đồng Nhân dân

NXB

Nhà xuất bản


TCN

Trước công nguyên

PCT

Phó chủ tịch

CN-TTCN

Công nghiệp- Trung tâm công nghiệp

CNVCLĐ

Công nhân viên chức lao động

GT-VT

Giao thông vận tải

TC-KH

Tài chính - Kế hoạch

GD-ĐT

Giáo dục – Đào tạo

LĐTB-XH


Lao động thương binh – xã hội

TNMT

Tài nguyên và môi trường

NN-PTNT

Nông nghiệp và phát triển nông thôn

Lưu Thị Hồng Nhung

6

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LÝ NHÂN

Hình ảnh: Bản đồ hành chính - kinh tế huyện Lý Nhân
1. Điều kiện tự nhiên huyện Lý Nhân
- Vị trí địa lý:
Huyện Lý Nhân là một trong 06 đơn vị hành chính của tỉnh Hà Nam. Vị
trí địa lý nằm ở phía Đông tỉnh, trong toạ độ 20 0,35’ độ vĩ Bắc, 106,5 độ kinh

Đông. Phía Nam giáp tỉnh Nam Định và huyện Bình Lục, phía Tây giáp huyện
Bình Lục và Duy Tiên, phía Đông qua sông Hồng là tỉnh Hưng Yên và Thái
Bình, phía Bắc giáp huyện Duy Tiên.
Diện tích tự nhiên toàn huyện là 167,045 km2.
-Địa hình:
Vốn là đất hình thành tại chỗ và do đất phù sa sông Hồng bồi đắp. Đất đai
tương đối đồng đều, hình thành 3 vùng sinh thái khác nhau: vùng bãi bồi ngoài
Lưu Thị Hồng Nhung

7

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

đê sông Hồng và bối sông Châu; vùng đồng chiêm trũng (chiếm 2/3 diện tích);
vùng đất màu và cây công nghiệp.
-Khí hậu thời tiết:
Khí hậu huyện Lý Nhân nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưa
nhiều, thuộc tiểu vùng khí hậu đồng bằng Bắc Bộ, chịu ảnh hưởng sâu sắc của
gió mùa Đông Bắc và gió mùa Đông Nam. Mùa mưa từ tháng 5 đến tháng 10,
mùa khô từ tháng 11 đến tháng 4 năm sau. Nhiệt độ trung bình năm dao động từ
23,5 độ đến 24 độ, mùa hè nhiệt độ trung bình 27 độ có khi cao nhất lên tới 36
độ, mùa đông nhiệt độ trung bình 18,9 độ. Độ ẩm các tháng chênh lệch nhau
không lớn, giữa tháng khô nhất và ẩm nhất chỉ chênh nhau 12%. Gió thay đổi
theo mùa.

2. Điều kiện kinh tế xã hội
Cùng với sự phát triển chung của tỉnh Hà Nam, Lý Nhân đẩy mạnh quá
trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, tiếp tục phát triển nền kinh tế thị trường
định hướng xã hội chủ nghĩa theo hướng mở cửa và hội nhập quốc tế. Trong bối
cảnh như vậy, Lý Nhân có những lợi thế và cơ hội phát triển to lớn:
a. Lý Nhân là vùng đất hình thành sớm, cư dân sinh sống từ thuở các thời
vua Hùng mở nước, người Lý Nhân đã từng phụ thuộc Đông Đô, Hà Nội, tiếp
thu những tinh hoa của nền văn minh Thăng Long.
b. Huyện Lý Nhân có một số đình, đền đã được công nhận là di tích lịch
sử - văn hoá - kiến trúc như : đình Văn Xá - Đức Lý, đình Thọ Chương - Đạo
Lý; đình Đông Lư, đền Bà Vũ - Chân Lý (thờ bà Vũ Thị Thiết vợ Chàng Trương
trong chuyện “Người con gái Nam Xương”, lễ hội vào ngày 10/2 âm lịch). Đáng
lưu ý là Lý Nhân còn có đền Trần Thương - Nhân Đạo thờ Hưng Đạo Đại
Vương Trần Quốc Tuấn, đền được hành hương từ Kiếp Bạc về quê nhà Trần ở
Bảo Lộc. Đây là lễ hội lớn nhất vùng Lý Nhân, hạt nhân của tuyến du lịch, nội
đại, lễ hội được tổ chức vào ngày 20 tháng 8 âm lịch.
c. Lý Nhân nằm gần trung tâm kinh tế - chính trị của tỉnh và tỉnh bạn
như: thành phố Phủ Lý (Hà Nam), thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố
Lưu Thị Hồng Nhung

8

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội


Nam Định (Nam Định), giao thông thuận tiện cho cả đường bộ, đường thuỷ,
nhất là khi hoàn thành cầu Yên Lệnh qua sông Hồng và mở rộng quốc lộ 38A.
Là nơi giao lưu kinh tế trọng điểm của các tỉnh lân cận như: Hưng Yên, Nam
Định, Thái Bình.
Dự báo đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng Lý Nhân có thể đạt khoảng
12% - 14%/năm. Lý Nhân đã hình thành cụm CN - TTCN tại xã Hòa Hậu, giao
hết diện tích cho 8 nhà đầu tư với diện tích 6,3 ha, dần mở rộng ra các địa
phương khác như ở Đồng Lý, Phú Phúc, Nhân Bình, thu hút được nhiều nhà đầu
tư đến đầu tư. Nguồn nhân lực dồi dào, là nơi cung cấp nguồn lực có trình độ
cao đáp ứng yêu cầu của quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá của đất nước,
đưa nền kinh tế của Lý Nhân phát triển ngang tầm với khu vực.
Lý Nhân còn tập trung xây dựng các làng nghề truyền thống như: dệt ở
xã Hòa Hậu, làm bánh đa nem ở xã Nguyên Lý, sản xuất đồ mộc ở xã Nhân
Khang, Xuân Khê, đan cót ở xã Đạo Lý...; khôi phục phát triển cây trồng có
nguồn gen quý hiếm như: chuối Ngự Đại Hoàng, quýt hương Văn Lý. Sự phát
triển nhanh của nền kinh tế thị trường cũng sẽ tác động mạnh đến kinh tế - xã
hội của Lý Nhân trên các mặt:
- Tạo ra sự liên kết các thị trường và sự hội nhập của kinh tế Lý Nhân vào
thị trường trong vùng và cả nước. Điều này không chỉ tạo ra cơ hội mở rộng thị
trường tiêu thụ nông sản, thực phẩm là thế mạnh phát triển của Lý Nhân, mà còn
mở ra cơ hội lớn hơn cho việc cung cấp, bổ sung các nguồn lực phát triển cho
tỉnh nhà và tỉnh lân cận.
- Sự phát triển và kết nối các hệ thống kết cấu hạ tầng theo hướng hiện
đại hóa và đồng bộ hóa.
- Tạo nên sự giao lưu văn hóa, xã hội thúc đẩy nâng cao dân trí, văn hóa,
giáo dục - đào tạo và các lĩnh vực xã hội khác.
- Mở ra khả năng và xu hướng chuyển dịch các dòng vốn đầu tư, sự phát
triển lan toả của các trung tâm kinh tế, thương mại với sự chuyển dịch của các
cơ sở công nghiệp đến các vùng ngoại vi. Với xu hướng chuyển giao công nghệ
Lưu Thị Hồng Nhung


9

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

kỹ thuật, thu hút lao động nông nghiệp ở các vùng nông thôn sang các lĩnh vực
công nghiệp, dịch vụ và mở rộng khả năng khai thác các tài nguyên, nguồn lực
trên toàn huyện.
Những tác động trên sẽ tạo cho Lý Nhân có khả năng, cơ hội và nguồn
lực lớn hơn trong việc khai thác, phát huy các nguồn lực nội tại cũng như khai
thác, thu hút các nguồn lực từ bên ngoài để thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế
của huyện theo hướng công nghiệp hóa và đẩy nhanh công nghiệp hóa, hiện đại
hóa nền kinh tế của huyện.
d. Trong những năm đổi mới vừa qua và hiện nay, kinh tế xã hội Lý Nhân
đã có bước phát triển quan trọng, tạo nền tảng và tạo đà cho Lý Nhân phát triển
trong giai đoạn tới, đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
e. Các thể chế kinh tế - xã hội tiếp tục được đổi mới, tăng cường. Các cấp
chính quyền và nhân dân trong huyện đang và sẽ có những nỗ lực, quyết tâm to
lớn trong việc xây dựng và phát triển quê hương Lý Nhân ngày một giàu mạnh.
- Về giao thông vận tải: Mạng lưới giao thông nông thôn phát triển mạnh,
tạo điều kiện thuận lợi để huyện phát triển kinh tế nông thôn. Là điểm gần trung
tâm kinh tế - chính trị của tỉnh và tỉnh bạn như: thành phố Phủ Lý (Hà Nam),
thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam Định (Nam Định), giao thông
thuận tiện cho cả đường bộ, đường thuỷ, nhất là khi hoàn thành cầu Yên Lệnh

qua sông Hồng, mở rộng quốc lộ 38A và dự án đường 499 (Đức Lý - Thái
Bình). Bên cạnh đó Lý Nhân còn một số khó khăn đó là hệ thống đường huyện,
đường liên xã, cầu cống qua sông, mương đã xuống cấp cần được đầu tư xây
dựng.
- Về mạng lưới giáo dục đào tạo: của Lý Nhân phát triển cả về quy mô
trường lớp và chất lượng đào tạo, là quê hương của phong trào "hai tốt"; huyện
có 38 trường được công nhận chuẩn Quốc gia, đặc biệt trường THCS Bắc Lý
được Nhà nước hai lần phong tặng danh hiệu Anh hùng Lao động. Huyện đã
hoàn thành phổ cập trung học cơ sở vào năm học 1999 - 2000. Hiện nay toàn

Lưu Thị Hồng Nhung

10

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

huyện có tổng số 88 trường học, trong đó: 26 trường THCS, 31 trường Tiểu học,
24 trường Mầm non, 5 trường THPT và 01 Trung tâm Giáo dục thường xuyên.
- Về mặt xã hội: người dân Lý Nhân có sức chịu đựng gian khổ bền bỉ, có
nghị lực phấn đấu cao, có lòng yêu nước thiết tha, có tinh thần chiến đấu dũng
cảm đồng thời lại có chí hiếu học, sự nghiệp giáo dục ổn định, phát triển vững
chắc (8 năm liền luôn dẫn đầu toàn tỉnh).
- Về y tế: Huyện có 3 cơ sở khám chữa bệnh lớn: Bệnh viện Đa khoa Lý
Nhân - thị trấn Vĩnh Trụ, Trung tâm khám chữa bệnh Nam Lý - Tiến Thắng,

Bệnh viện Tâm thần Cao Đà (của tỉnh) - Tiến Thắng và có 23/23 trạm y tế xã
thuận tiện cho việc khám chữa bệnh cho người dân. Công tác y tế, chăm sóc sức
khoẻ được quan tâm đầu tư, 16/23 trạm y tế xã có bác sỹ, có 18 xã chuẩn Quốc
gia về y tế.
Ngành y tế đã thực hiện tốt công tác khám chữa bệnh, nâng cao nghiệp vụ
chuyên môn, y đức người thầy thuốc. Công tác kiếm tra, kiểm soát, giám sát
dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường được chỉ đạo, triển
khai có hiệu quả, trong 6 tháng đầu năm 2008 không có dịch bệnh lớn xảy ra
trên địa bàn, tai biến trong chuyên môn.
-Về điện: Lưới điện nông thôn phát triển nhanh, 100% số xã, thị trấn, hộ
dân có điện dùng.
-Về các chính sách xã hội đối với người có công, người nghèo, vấn đề xóa
đói giảm nghèo, giải quyết việc làm được các cấp chính quyền của huyện Lý
Nhân tổ chức nghiêm túc, sáng tạo, đa dạng, góp phần ổn định xã hội.
Với tiềm năng kinh tế - xã hội thuận lợi, Lý Nhân chắc chắn sẽ có những
bước tiến nhanh và được đánh giá cao trên con đường công nghiệp hóa.

Lưu Thị Hồng Nhung

11

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

Hình ảnh: UBND huyện Lý Nhân


Lưu Thị Hồng Nhung

12

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

PHẦN I:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN

I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Lý Nhân
1. Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân
Uỷ ban nhân dân do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng
cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
* Trách nhiệm của Chủ tịch UBND

Chủ tịch UBND (sau đây gọi chung là chủ tich) chịu trách nhiệm quản lý
công tác Văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo công tác văn thư ở các
cơ quan cấp dưới và các đơn vị trưc thuộc trong phạm vi do mình quản lý. Chủ
tịch có thể giao cho Chánh Văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư trong
phạm vi cơ quan mình.
Chủ tịch có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến
của cơ quan. Chủ tịch phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy
định của nhà nước. Chủ tịch có thể giao cho các Phó Chủ tịch ký thay những
văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã được giao hoặc giao cho các Chánh
Văn phòng ký thừa lệnh những văn bản không quan trọng.
* Trách nhiệm của Chánh Văn phòng:

Lưu Thị Hồng Nhung

13

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp Chủ tịch tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác đối với các
phòng ban trong cơ quan.
Chánh Văn phòng phải trực tiếp làm các công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các phòng, ban, cá nhân
và báo cáo Chủ tịch về những công việc quan trọng;

- Ký thừa lệnh Chủ tịch một số văn bản được Chủ tịch giao và ký những
văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành;
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Chủ tịch;
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký
gửi

đi.

Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện
một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
* Trách nhiệm của Trưởng các phòng, ban trong cơ quan
Trưởng các phòng, ban trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về
toàn bộ công tác văn thư của phòng, ban mình và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn
đốc và kiểm tra công chức, viên chức trong phòng, ban thực hiện tốt các nhiệm
vụ quản lý hồ sơ tài liệu ở phòng ban.
* Trách nhiệm của công chức, viên chức
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của trưởng phòng,
ban;
- Dự thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình trình cấp trên;
- Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
theo quy định;
- Giữ gìn bí mật, an toàn văn bản;
- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể khác theo quy chế công tác
văn thư của cơ quan.
* Trách nhiệm của văn thư chuyên trách
Lưu Thị Hồng Nhung

14

Lớp ĐH QTVP K1A



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

a. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
- Nhận văn bản đến;
- Phân loại. bóc phong bì, đóng dấu văn bản đến;
- Trình văn bản đến;
- Đăng ký văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến;
- Giúp Chánh văn phòng theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
b. Đối với việc quản lý văn bản đi
- Kiểm tra lại thể thức, ghi số, ngày, tháng,… đóng dấu văn bản đi;
- Viết phong bì và làm thủ tục gửi văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc sử dụng bản lưu văn bản đi;
- Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
- Lập và bảo quản sổ sách cảu cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ
chuyển giao văn bản….
c. Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập
hồ sơ theo danh mục; đôn đốc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan;
- Hoàn chỉnh tập lưu văn bản đi để nộp vào lưu trữ cơ quan.
d. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan
- Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan;
- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan.
2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân

Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu của cơ quan huyện, có nhiệm
vụ quản lý, lãnh đạo, điều hành cơ quan.
Các Phó Chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch huyện.
Có 3 Phó Chủ tịch huyện: PCT phụ trách Nông Nghiệp, PCT phụ trách
Văn xã, PCT phụ trách Kinh tế.
Lưu Thị Hồng Nhung

15

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:
Văn phòng HĐND – UBND huyện
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Công thương
Phòng Tài chính kế hoạch
Phòng Tư pháp
Phòng Nội vụ
Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội
Phòng Thanh tra
Phòng Giáo dục
Phòng Y tế
Phòng Văn hóa thông tin
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan ( phụ lục 01)
II. Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành chính của
Văn phòng UBND huyện Lý Nhân
1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Lý Nhân
Nguồn lực con người luôn là nhân tố cơ bản, quan trọng quyết định cho
sự thành công của bất cứ công việc nào. Do vậy, bên cạnh sự hỗ trợ đắc lực của
các trang thiết bị văn phòng hiện đại, hiệu quả công việc của văn phòng còn phụ
thuộc phần lớn vào đội ngũ cán bộ, công chức thực thi công vụ cũng như năng
lực tổ chức, điều hành của lãnh đạo văn phòng.
Qua thời gian thực tập, được tiếp xúc làm việc với những đồng chí đã có
thâm niên trong việc trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của Văn phòng
UBND huyện Lý Nhân, em đã học hỏi được nhiều bài học quý báu về phương
pháp cũng như kinh nghiệm tổ chức điều hành công việc.
- Một là: Để hoạt động của bất kỳ một cơ quan hay tổ chức nào đi vào nề
nếp đều cần phải có một bản Quy chế làm việc của Văn phòng nói riêng và của
Lưu Thị Hồng Nhung

16

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

các phòng ban khác nói chung. Bản quy chế làm việc cần phải được xây dựng
một cách khoa học, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng đối với từng cán bộ
chuyên viên thuộc cơ cấu tổ chức của văn phòng. Quy chế nếu được xây dựng

chặt chẽ thì sẽ là cơ sở để cán bộ văn phòng phát huy hết vai trò, trách nhiệm
của bản thân trong công việc. Mặt khác, đây còn là thước đo để Lãnh đạo và
Văn phòng kiểm tra hiệu quả công việc đã giao cho cán bộ.
Tại Văn phòng UBND huyện Lý Nhân việc xây dựng quy chế được Ban
lãnh đạo rất quan tâm vì qua đây cán bộ công nhân viên trong cơ quan có cơ sở
tạo dựng phong cách, lề lối làm việc đúng trách nhiệm, quyền hạn.
Hiện nay Văn phòng sở đang thực hiện quy chế làm việc theo QĐ số176
ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lý Nhân,
bản quy chế này được xây dựng khoa học, tỷ mỉ chi tiết gồm 05 chương và 21
điều. (Phụ lục 02)
- Hai là: Người lãnh đạo luôn phải giữ thế chủ động trong điều hành hoạt
động chung kể cả khả năng xảy ra tình huống bị động cũng phải biến thành chủ
động. Vì vậy yêu cầu đầu tiên, nguyên tắc làm việc không thể thiếu của người
lãnh đạo văn phòng là phải là phải có kế hoạch từ trước, dự trù mọi khả năng có
thể xẩy ra và các xử lý ra sao?
VD : Khi tiếp dân để giải quyết khiếu nại, tố cáo của cơ quan thì cần
điều tra xem thì người kiện có đúng tên, tuổi và địa chỉ không hay mạo danh?
Vấn đề đi kiện chính xác đến đâu? Đã đựoc giải quyết lần nào chưa? Nếu chưa
thì vì sao? Nếu có thì vấn đề chưa thoả đáng là gì?
Trong trường hợp bị động thì người lãnh đạo cần thể hiện khả năng nắm
bắt tình hình và quản lý của mình: Công việc này liên quan đến vấn đề gì? Gồm
những việc nào? Những ai có thể tham gia vào việc này? Trách nhiệm của từng
cá nhân ra sao? Người lãnh đạo cần điều hoà, phối hợp hoạt động giữa các bộ
phận và cá nhân sao cho đảm bảo công việc thực hiện một cách trôi chảy nhất.
-Ba là: Bộ máy hoạt động và thủ tục hành chính của một cơ quan bất kỳ
có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả và chất lượng công việc chung. Nếu bộ máy
Lưu Thị Hồng Nhung

17


Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

được tổ chức theo đúng yêu cầu công việc sẽ phát huy hiệu quả và nguồn lực
con người. Ngược lại nếu bộ máy cồng kềnh, cán bộ chuyên viên nên sẽ không
biết trách nhiệm của mình đến đâu, công việc giải quyết qua nhiều khâu dẫn tới
chất lượng kém hiệu quả, chậm trễ.
Thủ tục hành chính cũng đóng vai trò quan trọng trong giải quyết công
việc, nếu các thủ tục nhanh gọn mà vẫn đảm bảo tính chính xác thì khách đến
liên hệ, giao dịch không mất thời gian, mà công việc cơ quan được tiến hành
nhanh, không bị ùn tắc. Đối với UBND huyện Lý Nhân thì việc cải cách bộ máy,
cải cách thủ tục hành chính là mục tiêu hàng đầu đang được ban lãnh đạo cơ
quan quan tâm, chỉ đạo sâu sắc (thành lập một ban chuyên nghiên cứu, theo dõi
về công tác này do đồng chí Chủ tịch UBND huyện Lý Nhân làm trưởng ban).
-Bốn là: Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, chức năng của mình, Văn
phòng cần tạo mối quan hệ với các phòng, ban trong cơ quan để các bộ phận có
sự phối hợp nhịp nhàng, góp phần đưa chủ trương chính sách của Lãnh đạo cơ
quan khi ban hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
-Năm là: Luôn phát huy tinh thần dân chủ trong mọi hoạt động của Văn
phòng có như vậy Ban lãnh đạo mới nắm bắt được ý kiến, nguyện vọng và giải
quyết những vấn đề vướng mắc, tồn đọng, những khó khăn của cán bộ chuyên
viên. Qua đó nâng cao tinh thần đoàn kết tạo sự nhịp nhàng trong phối hợp giải
quyết công việc tại Văn phòng UBND huyện. Hàng tuần có họp hội ý giải quyết
công việc trong tuần, 1 tháng toàn Văn phòng họp giữa Ban lãnh đạo và cán bộ
chuyên viên, 3 tháng họp toàn cơ quan với Ban lãnh đạo sở.

-Sáu là: Tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ Văn
phòng, tiến tới chuyên môn hoá đội ngũ cán bộ Văn phòng theo đúng ngành
nghề được đào tạo, nhằm đầu tư một cách tốt nhất yêu cầu mới trong công việc.
Cán bộ được đào tạo ở chuyên ngành nào cần sắp xếp làm đúng công việc
chuyên môn, đúng trình độ và có kỹ năng kết hợp với các thiết bị hỗ trợ để nâng
cao năng suất công việc. Tại Văn phòng UBND huyện Lý Nhân việc chuyên
môn hoá được thực hiện khá tốt.
Lưu Thị Hồng Nhung

18

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

Ví dụ : Chánh Văn phòng thường tổ chức những đợt tập huấn để củng cố
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ tin học để theo kịp với sự phát triển
của công nghệ thông tin, có thể sử dụng được hệ thống trang thiết bị văn phòng
ngày càng tinh vi, hiện đại.
2. Chức năng , nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
2.1. Chức năng
Tham mưu, giúp việc Ban chấp hành, Ban Thường vụ trong lãnh đạo, điều
hành, chỉ đạo hoạt động Công đoàn các cấp và cơ quan Công đoàn ngành; tham
mưu cho Ban Thường vụ về tình hình phong trào CNVCLĐ và hoạt động Công
đoàn ngành.
Trực tiếp quản lý tài sản và phối hợp với các ban đảm bảo phục vụ các

hoạt động tại cơ quan. Là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
2.2. Nhiệm vụ
- Giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ xây dựng, tổ chức thực hiện quy
chế làm việc và chương trình công tác. Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương
trình công tác của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Ban Thường vụ để thực hiện
quy chế làm việc và chương trình công tác của Ban Thường vụ.
- Quản lý các văn bản và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản
do Ban Chấp hành, Ban Thường vụ ban hành. Tiếp nhận, phát hành, lưu trữ các
văn bản, báo cáo của các cấp Công đoàn, các cơ quan hữu quan và CNVCLĐ
trong ngành, vào sổ trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch được uỷ quyền xử lý và
chuyển văn bản tới các ban chuyên đề nghiên cứu, đề xuất biện pháp giải quyết.
- Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường
trực và Ban Thường vụ. Theo dõi, đôn đốc các cấp Công đoàn thực hiện chế độ
thông tin báo cáo theo quy định.
-Tham gia phối hợp với các ban, đơn vị hữu quan nghiên cứu, tổng hợp
tình hình CNVCLĐ, đề xuất một số chủ trương công tác đối với CNVCLĐ và
Công đoàn. Chủ trì hoặc phối hợp cùng các ban tham gia xây dựng các văn bản
và một số đề án do Ban Thường vụ giao. Theo dõi, đánh giá, tổng hợp tình hình
Lưu Thị Hồng Nhung

19

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội


tổ chức thực hiện các nghị quyết, chủ trương của Ban Chấp hành, Ban Thường
vụ. Phối hợp với các ban, đơn vị giúp Ban Thường vụ kiểm tra, sơ kết, tổng kết
việc thực hiện nghị quyết, quyết định, các chuyên đề công tác của Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ.
- Chuẩn bị nội dung và ghi chép văn bản cho các Hội nghị Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ, Thường trực Ban Thường vụ, các Hội nghị sơ tổng kết…
của Công đoàn ngành. Theo dõi, tổng hợp việc thực hiện các vấn đề liên quan
khác theo yêu cầu của Chủ tịch Công đoàn ngành.
-Giúp các ban Công đoàn ngành và các Công đoàn cơ sở về nghiệp vụ
soạn thảo, thể thức văn bản đúng theo quy định của Nhà nước.
-Tham mưu Thường trực Ban Thường vụ, Thủ trưởng cơ quan quản lý và
sử dụng tài sản ở cơ quan Công đoàn ngành. Phục vụ tốt các Hội nghị, Hội thảo
ở cơ quan cũng như của Công đoàn ngành tổ chức. Giúp Thường trực Ban
Thường vụ và Thủ trưởng cơ quan đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ trong tháng
của các ban Công đoàn ngành theo kết luận của Hội nghị giao ban hàng tháng.
- In ấn các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi Công đoàn GTVT Việt Nam,
chuyển giao văn bản cho các ban và cơ sở, báo cáo kịp thời tình hình hoạt động
của Công đoàn ngành với Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Ban cán sự
Đảng, Bộ GTVT hàng tháng.
- Ban hành các loại giấy mời họp, giấy triệu tập các Hội nghị theo kết luận
của Thường trực Ban Thường vụ. Dự toán chi tiêu và chuẩn bị cơ sở vật chất
cho các Hội nghị của Công đoàn ngành, bố trí ăn, nghỉ, phương tiện đi lại cho
các đại biểu về dự họp theo đúng chủ trương của Ban Thường vụ Công đoàn
ngành hoặc Ban tổ chức Hội nghị.
- Thực hiện kế hoạch công tác đối ngoại, làm thủ tục cho các đoàn đi công
tác nước ngoài và đoàn nước ngoài đến Việt Nam, quản lý giấy giới thiệu,
giao dịch với các cơ quan trong và ngoài ngành.
- Bảo đảm điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành, Ban
Thường vụ, Thường trực. Bố trí phương tiện, nơi làm việc cho các ban trong cơ
Lưu Thị Hồng Nhung


20

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

quan Công đoàn ngành; đón tiếp khách đến làm việc; quản lý và sắp xếp các
phương tiện đi công tác theo quy chế của Công đoàn ngành. Căn cứ vào thực tế
mối quan hệ ngang dọc, trên dưới để tham mưu đề xuất lịch làm việc hàng tuần
của Lãnh đạo Công đoàn ngành và các ban sau họp giao ban Thường trực Ban
Thường vụ đầu tuần.
- Phối hợp với Công đoàn cơ quan rà soát, bổ sung, sửa đổi các quy chế
hoạt động của cơ quan theo đúng quy định hiện hành.
2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Văn phòng UBND huyện là đơn vị giúp việc cho UBND huyện, văn
phòng là cầu nối giữa UBND với các phòng , ban và các xã , thị trấn thuộc
huyện cũng như các huyện, tỉnh bạn. Văn phòng UBND là nơi tổng hợp thông
tin và truyền đạt thông tin đến các nơi cần thiết để giải quyết các công việc hành
ngày của cơ quan và các đơn vị trong huyện. Văn phòng UBND huyện Lý Nhân
có 20 cán bộ trong đó có 14 cán bộ vào biên chế và 06 cán bộ làm hợp đồng.
Các cán bộ đều có trình độ chuyên môn cao và phẩm chất chính trị tốt.
Sơ đồ tổ chức cơ cấu văn phòng (phụ lục 03)
III. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong văn phòn
Chánh văn phòng: Đ/c Lương Văn Tuyên

- Chánh Văn phòng là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Thường
trực HĐND, lãnh đạo UBND, Chủ tịch UBND thị xã và trước pháp luật về toàn
bộ hoạt động của văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức đã được quy định.
- Được Chủ tịch UBND huyện ủy quyền chủ tài khoản các hoạt động của
TT HĐND, lãnh đạo UBND huyện .
- Được thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các giấy triệu tập họp, các
văn bản sao lục, thông báo ý kiến kết luận của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch thị xã
gửi các cấp, các ngành của thị xã để thực hiện.
Lưu Thị Hồng Nhung

21

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

- Xem xét và xử lý công văn, tài liệu, thông tin gửi đến TT HĐND, lãnh
đạo UBND huyện hàng ngày, tổng hợp báo cáo với TT HĐND, lãnh đạo UBND
huyện hoặc chuyển cho các bộ phận của văn phòng xử lý cụ thể. Quản lý và chịu
trách nhiệm về công tác phát hành các văn bản của HĐND, UBND huyện và của
văn phòng.
- Chánh Văn phòng ủy quyền cho các Phó văn phòng phụ trách một số
lĩnh vực. Khi Chánh văn phòng đi công tác vắng thì ủy quyền cho một số đồng
chí Phó văn phòng làm nhiệm vụ thường trực để giải quyết, xử lý công việc
thuộc thẩm quyền của Chánh văn phòng.

Phó Chánh văn phòng: Đ/c Nguyễn Thế Quỳnh, Đ/c Phạm Thị Lợi,
Đ/c Đỗ Ngọc Sơn
Trách nhiệm, quyền hạn của các Phó Chánh văn phòng:
- Được Chánh văn phòng phân công theo dõi chuyên trách một số lĩnh
vực công tác của văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng, trước
pháp luật về những nhiệm vụ được phân công và những công việc do mình giải
quyết.
- Thực hiện chế độ làm việc dưới sự giao nhiệm vụ của Thường trực
HĐND, lãnh đạo UBND huyện đồng thời theo sự phân công của Chánh văn
phòng. Ngoài ra đồng chí Phó văn phòng được phân công một số mặt công tác
ổng định nhưng có thể phân công giải quyết một số công việc phát sinh đột xuất
của văn phòng.
- Hàng tuần, tháng, quý khi giải quyết công việc xong hoặc còn những tồn
tại cần phải giải quyết tiếp thuộc lĩnh vực mình theo dõi, phụ trách trao đổi lại
với Chánh văn phòng để tổng hợp và thống nhất ý kiến để báo cáo thường trực
HĐND, lãnh đạo UBND huyện. Đối với công việc cần gấp phải báo cáo kịp thời
và xin ý kiến chỉ đạo của Chánh văn phòng.
- Các Phó Chánh văn phòng được ký thay Chánh văn phòng các văn bản
thuộc thẩm quyền của Chánh văn phòng theo lĩnh vực công tác được phân công
hoặc được ủy quyền.
Lưu Thị Hồng Nhung

22

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội

Vụ Hà Nội

Cán bộ văn phòng:
+ Tổ hành chính gồm: 01 đồng chí
+ Tổ tổng hợp gồm: 02 đồng chí
+ Tổ kế toán, thủ quỹ, tin học gồm: 02 đồng chí
+ Tổ bộ phận 1 cửa điện tử liên thông gồm: 02 đồng chí
+ Tổ nhà bếp, bảo vệ, lái xe gồm: 09 đồng chí
Mối quan hệ công tác:
- Chánh văn phòng phụ trách chung và một số lĩnh vực cụ thể, các Phó
Chánh văn phòng phụ trách từng lĩnh vực công tác do Chánh văn phòng phân
công.
- Hàng tuần, sau khi giao ban với Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND
huyện, Chánh văn phòng và các Phó Chánh văn phòng tổ chức họp giao ban để
kiểm tra tiến độ, đôn đốc giải quyết công việc, trao đổi và bàn biện pháp triển
khai công việc theo yêu cầu chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND
huyện và những công việc trọng tâm của cơ quan, đồng thời phân công nhiệm
vụ cho các đồng chí lãnh đạo và các bộ phận của văn phòng để thực hiện.
- Trong quá trình công tác, Chánh văn phòng thường xuyên giữ mối liên
hệ với Đảng ủy và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan trong việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ được giao. Tạo điều kiện để các tổ chức đoàn thể trong cơ quan
vận động các thành viên thực hiện tốt nhiệm vụ, chấp hành các chủ trương,
chính sách, pháp luật của Nhà nước, tham gia xây dựng các phong trào văn
nghệ, thể dục - thể thao, xây dựng cơ quan văn hóa, giám sát các hoạt động của
cơ quan về tình hình thực hiện chương trình công tác, quy chế dân chủ, quy chế
làm việc của cơ quan.
(Phụ lục 4)

Lưu Thị Hồng Nhung


23

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

PHẦN II:
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý,
sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước kết quả của công tác
Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề của
công tác Lưu trữ. Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã
hội. Công tác Văn thư tại phòng UBND huyện Lý Nhân đóng vai trò hết sức
quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
- Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan , tổ chức, quần
chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác Văn thư góp phần nâng
cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.
- Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động , một mắt xích
quan trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Văn phòng
UBND huyện. Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công
việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật.
- Trong nghiệp vụ văn thư gồm có:
+ Soạn thảo và ban hành văn bản;
+ Quản lý giải quyết văn bản đi – đến;
+ Quản lý và sử dụng con dấu;
+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan.

1. Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư
Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích
nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc,
đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện – là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa
phương , công tác Văn thư ở Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát,
đôn đốc của lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này .
- Trong quá trình hoạt động Văn phòng HĐND và UBND Huyện ban hành
các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban hành các
Văn bản nhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên trách lĩnh vực
Lưu Thị Hồng Nhung

24

Lớp ĐH QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội

này. Thực hiện Thông Tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản ( PHỤ LỤC 5), Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư ... (PHỤ LỤC 6)Văn phòng
U ỷ ban cũng luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn chuyên
môn ở cấp tỉnh , để nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ tại Uỷ ban nhân dân huyện
vào cuối mỗi năm hoạt động , văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công
tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn toàn huyện , đề ra phương hướng nhiệm vụ
nămtới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và
hiệu quả , phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan.

- Nhìn chung việc quản lí , chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện đã
được tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được vận
hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra , đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộ
Văn thư nhiều hơn.
2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệpvụ quan
trọng. Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan . Tại UBND
huyện Lý Nhân , công tác soạn thảo , ban hành văn bản được tiến hành đúng qui
trình thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản được ban hành đúng đảm bảo đúng
qui định ,có đầy đủ thể thức , có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải quyết công việc
một cách nhanh chóng , đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.
a. Quy trình soạn thảo
Công tác soạn thảo –Ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên
trách ở Văn phòng HĐND và UBND đảm nhận. Quy trình soạn thảo và ban
hành được tiến hành theo trình tự sau: Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo
đánh máy xong được chuyển đến Chánh văn phòng xem xét , kiểm tra,sau đó
trình lên Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND Huyện ký ban hành.Sau khi ký văn
bản được tập trung ở Văn phòng để kiểm tra lại lần nữa. Khi đã kiểm tra thấy
không có vấn đề gì , Nhân viên Văn thư tiến hành đánh số, ghi ngày, tháng năm
ban hành Văn bản và đăng ký vào sổ “Đăng ký văn bản đi ” sau đó nhân văn bản
Lưu Thị Hồng Nhung

25

Lớp ĐH QTVP K1A