7 CÁCH GIÚP QUẢN lý EMAIL KHÔNG bị QUÁ tải
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (52.84 KB, 3 trang )
7 CÁCH GIÚP QUẢN LÝ EMAIL KHÔNG BỊ QUÁ TẢI
Một hộp thư email sắp xếp không có trật tự và đầy ắp những
email chưa đọc có thể là nguyên nhân khiến công việc trở nên
áp lực và mệt mỏi hơn. Cảm giác lo lắng chất chồng khi mỗi
buổi sáng kiểm tra email, bạn lại thấy con số những email chưa
đọc tăng lên gấp đôi so với ngày hôm qua.
Làm thế nào để khi bước ra khỏi văn phòng mỗi ngày, hộp thư
của bạn luôn sạch sẽ vì tất cả email đã được xử lý trong ngày?
7 gợi ý sau có thể giúp bạn.
1. Tận dụng thời gian rảnh rỗi để xử lý những email
không
quan
trọng
Thay vì liên tục kiểm tra Facebook trong lúc đợi xếp hàng mua
cà phê hay khi đang di chuyển trên xe buýt, taxi,…hãy tận
dụng vài phút thời gian rảnh rỗi này để xem qua hộp thư. Bạn
có thể bắt đầu bằng cách “xử lý” trước những email mà ngay từ
tiêu đề có thể biết được không mất nhiều thời gian để xem và
trả lời. Cách này sẽ giúp bạn dễ dàng và nhẹ nhàng hơn khi
thực sự ngồi trước máy tính để trả lời email.
2. Dành một khoảng thời gian cụ thể để trả lời email
Liên tục kiểm tra hộp thư có thể khiến bạn mất tập trung xử lý
công việc hiện tại vì những email mới thường mang tới những
nhiệm vụ mới có thể cấp bách hơn. Kết quả là chúng ta trì
hoãn những email cũ và danh sách “email chưa đọc” có thể
chồng chất lên. Cách hiệu quả để không bỏ lỡ bất kỳ email là
dành một thời gian cụ thể tập trung hoàn toàn vào việc “giải
quyết” hộp thư của bạn.
Theo lập trình viên kiêm doanh nhân Matthew Paulson, anh
thường khoảng thời gian ít năng suất nhất để kiểm tra email.
Đó là dành 15 phút sau bữa trưa.
3. Quyết định nhanh bạn có cần trả lời hay không
Một cách rất đơn giản để tối thiểu thời gian xem email là bỏ
qua những email không có giá trị. Zoe Fox của tạp chí Mashable
gợi ý ngay lập tức di chuyển vào phần lưu trữ những email mà
ngay từ tên người gửi, tiêu đề và câu mở đầu chứng tỏ bạn
không nên dành thời gian để đọc chúng.
Nhà đầu tư Bill Liao gợi ý phân
danh mục: Trả lời ngay, Đọc và
này giúp ông không bỏ lỡ bất kỳ
thời gian để trả lời những email
hơn.
loại những email mới theo 3
Xóa, Đánh dấu để sau. Cách
email quan trọng và tiết kiệm
cần nhiều thời gian để trả lời
Đừng trì hoãn nếu những email cần trả lời ngắn gọn.
4.
Trả
lời
ngắn
gọn
và
súc
tích.
Bạn có thể tiết kiệm thời gian hiệu quả bằng cách trả lời thẳng
vào vấn đề. Không có gì sai khi trả lời một email dài bằng một
vài câu nếu nó hoàn toàn thể truyền tải đầy đủ ý kiến của bạn.
Điều này phụ thuộc vào kỹ năng viết email của bạn. Ngoài ra,
mọi người có xu hướng trả lời nhanh những email ngắn gọn.
5. Đừng “lạc” trong những email về ưu đãi, quảng cáo
Những email thông báo khuyến mãi, ưu đãi từ các nhà cung
cấp sản phẩm, dịch vụ luôn hấp dẫn và khiến bạn dễ dàng “lạc”
trong đó. Để tránh điều này, bạn nên thiết lập bộ lọc thư rác
hiệu quả để tự động di chuyển những email này từ hộp thư đến
của bạn. Bằng cách này, bạn vẫn có thể quay trở lại và kiểm
tra chúng bất cứ lúc nào.
Một cách khác là không sử dụng email văn phòng để đăng ký
thông tin tại các cửa hàng, dịch vụ nếu bạn không muốn bị quá
tải với hàng tá email gửi đến mỗi ngày.
6. Cài đặt email tự động trả lời khi bạn nghỉ phép dài
hạn
Những kỳ nghỉ phép là cơ hội để bạn thư giãn, nghỉ ngơi và tiếp
thêm năng lượng cho công việc. Tuy nhiên, trở về sau một kỳ
nghỉ phép dài hạn bạn thường bắt đầu công việc ngay lập tức
cùng với một núi của các email chưa đọc.
Một mẹo nhỏ quản lý email là hãy cài đặt email tự động trả lời
cho đến ngày đầu tiên bạn quay trở lại. Như vậy, bạn có thêm
một ngày để kiểm tra “núi” email chưa đọc và nhanh chóng bắt
kịp tiến độ công việc hiện tại.
7.
Hạn
chế
gửi
nếu
có
thể
Cách nhanh nhất để làm đầy hộp thư của bạn là gửi ra email
với nội dung là một câu hỏi mở mà từ đó sẽ liên tiếp dẫn đến
một cuộc trao đổi không có hồi kết và có thể diễn ra trong vài
ngày.
Thay vào đó, đừng ngại thực hiện một cuộc điện thoại, hoặc
đến gặp mặt trực tiếp để trao đổi. Bằng cách này, bạn có được
các thông tin cần thiết một cách kịp thời và tránh chơi trò đánh
“bóng bàn” trên email.
