Khoa học quản lý đại cương (ThS Tạ Thị Bích Ngọc) - Chương 8
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1014.54 KB, 33 trang )
CHƯƠNG 8
CHỨC NĂNG KIỂM TRA
KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG
ThS Tạ Thị Bích Ngọc
KHQLDC
Nội dung bài học
8.1 Khái niệm kiểm tra
8.1.1 Định nghĩa
8.1.2 Đặc điểm của kiểm tra trong quản lý
8.1.3 Phân loại kiểm tra
8.1.4 Vai trò của kiểm tra trong quản lý
8.2 Quy trình, phương pháp và yêu cầu kiểm tra
8.2.1 Quy trình kiểm tra
8.2.2 Phương pháp kiểm tra
8.2.3 Yêu cầu của kiểm tra
2
KHQLDC
Kiểm tra là gì?
• Harold Koontz:
“Kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh hoạt động các bộ phận cấp
dưới để tin chắc rằng các mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục
tiêu đó đã đang được hồn thành”
• Kenneth A. Merchant:
“Kiểm tra bao gồm tất cả các hoạt động mà nhà quản trị thực
hiện nhằm đảm bảo chắc chắn rằng các kết quả thực tế sẽ đúng
như kết quả dự kiến trong kế hoạch”
3
KHQLDC
8.1.1 Định nghĩa
Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết
quả hoạt động của tổ chức trên cơ sở các tiêu
chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu
điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù
hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu.
4
KHQLDC
Nội hàm khái niệm
Là một quá trình
Đo lường hoạt động và kết quả hoạt động
Xác lập các tiêu chuẩn
MỤC
TIÊU
Phát hiện những ưu điểm và hạn chế
Các giải pháp
5
KHQLDC
8.1.2 Đặc điểm của kiểm tra trong QL
1
1
Là một quá trình
1
2
Là chức năng của quy trình quản lý
3
4
6
Thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của NQL
Là hệ thống mang tính phản hồi
KHQLDC
8.1.3 Phân loại kiểm tra
•
•
7
Có nhiều cách phân loại
Một số cách cơ bản
KHQLDC
8.1.3 Phân loại kiểm tra (1)
• Căn cứ vào thời gian
Kiểm tra sau
Kiểm tra trước
(hậu kiểm)
(đề phòng, ngăn ngừa
tác động xấu tới mục tiêu)
Kiểm tra trong
8
KHQLDC
8.1.3 Phân loại kiểm tra (2)
• Căn cứ vào hệ thống
Đầu ra
Đầu vào
Nhân lực
Cơng nghệ
Vốn
Thiết bị
Ngun liệu
Thơng tin
…
9
Q trình
xử lý
Sản phẩm
Hàng hóa
Dịch vụ
KHQLDC
8.1.3 Phân loại kiểm tra (3)
Căn cứ vào tần suất của kiểm tra
Đột xuất
10
Định kỳ
KHQLDC
8.1.3 Phân loại kiểm tra (3)
Căn cứ vào phạm vi của kiểm tra
Kiểm tra
Cá nhân
Kiểm tra
tổng thể
Kiểm tra
bộ phận
Kiểm tra
Trọng điểm
11
KHQLDC
8.1.3 Phân loại kiểm tra (4)
• Kiểm tra trọng điểm có thể tìm nhờ các câu hỏi:
–
–
–
–
–
Điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu?
Điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu?
Điểm nào đo lường tốt nhất cho sự sai lạc?
Điểm nào cho biết người chịu trách nhiệm về sự thất bại?
Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thơng tin nhiều nhất mà
ít tốn kém nhất?
– …
12
KHQLDC
8.1.3 Phân loại kiểm tra (4)
Căn cứ vào các chức năng của quản lý
1
2
Kiểm tra công tác tổ chức
3
Kiểm tra công tác lãnh đạo
4
13
Kiểm tra công tác kế hoạch
Kiểm tra công tác kiểm tra
KHQLDC
8.1.4 Vai trò của kiểm tra trong quản lý (1)
1
Giúp NQL
nắm được
nhịp độ, tiến
độ, mức độ
của công
việc
14
2
Giúp phát
hiện ưu điểm
và hạn chế
để đưa ra
các giải pháp
phù hợp
KHQLDC
8.1.4 Vai trò của kiểm tra trong quản lý (2)
Cung cấp
thêm thơng
tin cho để
hồn thiện
các quyết
định quản lý
15
Giúp đảm bảo
thực thi
quyền lực của
chủ thể quản
lý
KHQLDC
8.1.4 Vai trò của kiểm tra trong quản lý (3)
Giúp cho tổ chức
theo sát và đối phó
với sự thay đổi của
mơi trường
16
Tạo tiền đề cho
q trình hồn
thiện và đổi mới tổ
chức
KHQLDC
8.2 Quy trình, phương pháp
và yêu cầu kiểm tra
8.2.1 Quy trình kiểm tra
8.2.2 Phương pháp kiểm tra
8.2.3 Yêu cầu của kiểm tra
17
KHQLDC
8.2.1 Quy trình kiểm tra
8.2.1.1 Quy trình kiểm tra cơ bản
8.2.1.2 Quy trình kiểm tra chi tiết
18
KHQLDC
8.2.1.1 Quy trình kiểm tra cơ bản
Thiết lập
các tiêu chuẩn
Đo lường
việc thực hiện
Giải pháp
19
KHQLDC
Thiết lập các tiêu chuẩn (1)
• Tiêu chuẩn là thứ tự và phương pháp thực hiện
– Định lượng
– Định tính
• Cơ sở xây dựng:
– Mục tiêu, Nguyên tắc quản lý
– Bản mơ tả cơng việc
– Bản tiêu chuẩn cơng việc
• Yêu cầu:
– Rõ ràng
– Dễ sử dụng
20
KHQLDC
Thiết lập các tiêu chuẩn (2)
• Ví dụ:
–
–
–
–
–
–
21
Số lượng giờ cơng
Số phế phẩm
Chi phí
Doanh thu
Sự hài lịng của khách hàng
…
KHQLDC
Đo lường việc thực hiện (1)
•
Đo lường là so sánh giữa tiêu chuẩn với kết quả thực tế
Vùng nguy hiểm
Sai lệch trên
Giá trị chuẩn
Vùng cho phép
Vùng nguy hiểm
Sai lệch dưới
Thời gian
22
KHQLDC
Đo lường việc thực hiện (2)
•
Ai đo?
•
Đo cái gì?
–
–
–
–
•
Phương pháp đo?
–
–
–
–
23
Con người
Tài chính
Thơng tin
Các hoạt động cụ thể
Quan sát
Báo cáo thống kê
Báo cáo miệng/văn bản
…
KHQLDC
Đo lường việc thực hiện (3)
• Yêu cầu:
– Đúng tiêu chuẩn đúng đối tượng
– Khách quan
– Chỉ ra được nguyên nhân hiện trạng
• Kế hoạch khơng phù hợp
• Mơi trường bên ngồi thay đổi
• Đối tượng quản lý (phân cơng chưa phù hợp)
• …
24
KHQLDC
Đo lường việc thực hiện (4)
25
KHQLDC
