ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

VŨ THỊ LƢƠNG

XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN
ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Hà Nội, 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------

VŨ THỊ LƢƠNG

XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN
ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin – Thƣ viện
Mã số

: 60.32.02.03

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƢ VIỆN

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Giáo viên hướng dẫn

TS. Nguyễn Thu Thảo

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ

PGS.TS. Trần Thị Quý
Hà Nội, 2015


XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................

...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

PGS.TS. Trần Thị Quý


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông
tin - Thư viện Đại học Luật Hà Nội” là công trình nghiên cứu của riêng tôi,
được thực hiện nghiêm túc dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Thu Thảo.
Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và có nguồn
gốc rõ ràng. Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2016

Tác giả luận văn

Vũ Thị Lƣơng


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới
TS. Nguyễn Thu Thảo, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt
quá trình nghiên cứu và hoàn thành Luận văn.
Tôi xin cảm ơn các thầy cô giáo là giảng viên trong và ngoài khoa
Thông tin - Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã truyền

đạt cho tôi những kiến thức và kinh nghiệm quý báu trong suốt quá trình học
tập tại Trường.
Cuối cùng xin được dành lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè và
đồng nghiệp đã luôn quan tâm, động viên tôi trong suốt quá trình học tập và
nghiên cứu.
Mặc dù bản thân đã có nhiều cố gắng nhưng do năng lực còn hạn chế
nên luận văn chắc chắn không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Tôi
rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô và đồng
nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2016

Tác giả luận văn

Vũ Thị Lƣơng


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 5
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận của hoạt động xử lý nội dung tài liệu với Trung
tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học Luật Hà Nội............................... 12
1.1 Cơ sở lý luận về công tác xử lý nội dung tài liệu ........................................ 12
1.1.1 Khái niệm .............................................................................................. 12
1.1.2 Vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu........................................... 14
1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xử lý nội dung tài liệu .................. 15
1.1.4 Yêu cầu và tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu . 18

1.2 Vài nét khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện ................................ 21
1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển ............................................................ 21
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ .......................................................................... 22
1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ ......................................................... 23
1.2.4 Cơ sở vật chất ........................................................................................ 25
1.2.5 Nguồn lực thông tin ................................................................................ 26
1.2.6 Đặc điểm người dùng tin....................................................................... 30
Chƣơng 2. Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm
Thông tin – Thƣ viện trƣờng Đại học Luật Hà Nội ....................................... 34
2.1 Quy trình chung............................................................................................. 34
2.2 Phân loại tài liệu ............................................................................................ 36
2.2.1 Quy trình phân loại ................................................................................ 36
2.2.2 Công cụ phân loại .................................................................................. 41
2.2.3 Đánh giá chất lượng phân loại .............................................................. 46
2.3 Định từ khóa .................................................................................................. 49
2.3.1 Quy trình định từ khóa ........................................................................... 49
2.3.2 Công cụ định từ khóa ............................................................................. 53
2.3.3 Đánh giá chất lượng định từ khóa ......................................................... 54
2.4 Tóm tắt .......................................................................................................... 58
1


2.4.1 Quy trình biên soạn bài tóm tắt ............................................................. 59
2.4.2 Đánh giá chất lượng tóm tắt .................................................................. 64
2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xử lý nội dung tài liệu .......................... 67
2.5.1 Nhân lực ................................................................................................. 67
2.5.2 Tổ chức công việc................................................................................... 69
2.5.3 Các công cụ trợ giúp .............................................................................. 70
2.6 Nhận xét chung về công tác xử lý nội dung tài liệu...................................... 70
2.6.1 Điểm mạnh ............................................................................................. 70

2.6.2 Điểm hạn chế.......................................................................................... 71
Chƣơng 3. Giải pháp nâng cao chất lƣợng xử lý nội dung tài liệu tại
Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Luật Hà Nội .................. 74
3.1 Nâng cao năng lực cho cán bộ xử lý ............................................................. 74
3.2 Xây dựng và hoàn thiện các công cụ trong công tác xử lý nội dung tài liệu ..... 79
3.3 Thiết lập các quy định nội bộ trong xử lý nội dung tài liệu. ......................... 82
3.4 Xây dựng sổ tay nghiệp vụ xử lý tài liệu ..................................................... 83
3.5 Hiệu đính kết quả xử lý nội dung tài liệu ..................................................... 84
3.6 Xây dựng đội ngũ cộng tác viên .................................................................. 85
3.7 Khuyến nghị .................................................................................................. 86
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 88
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 89
PHỤ LỤC .......................................................................................................... 92

2


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Tiếng việt
BPL

Bảng phân loại

CBTV

Cán bộ thư viện

CSDL

Cơ sở dữ liệu


KHPL

Ký hiệu phân loại

NDT

Người dùng tin

TT-TV

Thông tin – Thư viện

TVVN

Thư viện Việt Nam

XLTL

Xử lý tài liệu

Tiếng Anh
DDC

Dewey Decimal classification

LCC

Library of Congress classification


MARC

Machine Readable Cataloging

3


DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Luật HN .... 24
Bảng 1.1: Đội ngũ cán bộ, viên chức của Trung tâm ......................................... 25
Bảng 1.2 Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo dạng .............................................. 26
Bảng 1.3 Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung ....................................... 27
Bảng 1.4 Thống kê cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ ....................................... 27
Bảng 1.5: Các CSDL tính đến tháng 5/2015....................................................... 29
Sơ đồ 2.1. Quy trình xử lý tài liệu tại Thư viện Trường ĐH Luật HN ............... 34
Sơ đồ 2.2. Quy trình xử lý nội dung tài liệu ....................................................... 35
Bảng 2.1 Danh sách các tài liệu phân loại chưa chính xác ................................. 48
Bảng 2.2 Cách thức trình bày từ khóa trong CSDL của Trung tâm ................... 52
Bảng 2.3 Kết quả khảo sát, đánh giá chất lượng từ khóa.................................... 55
Bảng 2.4 Danh sách các biểu ghi để khảo sát chất lượng bài tóm tắt................. 64
Bảng 2.5 Kết quả khảo sát bài tóm tắt về mặt hình thức ................................... 66
Bảng 2.6 Kết quả khảo sát bài tóm tắt về mặt nội dung .................................... 67

4


LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thế kỉ XXI là thế kỉ của bùng nổ thông tin và sự phát triển vượt bậc của
nền kinh tế tri thức làm cho số lượng sách báo và các loại hình tài liệu gia tăng

nhanh chóng. Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, người dùng tin có thể tra
cứu tài liệu/ thông tin về bất cứ lĩnh vực tri thức nào, ở bất cứ nơi đâu và vào
bất cứ thời điểm nào khi có nhu cầu. Tuy nhiên, sự bùng nổ thông tin đó lại
gây nhiễu tin và làm cho người dùng khó xác định được chất lượng các nguồn
tin phù hợp với nhu cầu thông tin ngày càng cao của mình. Đây là bài toán đặt
ra và cần có lời giải cho tất cả các thư viện và cơ quan thông tin trên thế giới
cũng như ở Việt Nam. Muốn có được các công cụ tra cứu và các sản phẩm
thông tin hữu ích hỗ trợ người dùng tin trong quá trình tìm kiếm thì thông
tin/tài liệu phải trải qua quá trình xử lý. Chính vì thế, công tác xử lý tài liệu nói
chung và xử lý nội dung tài liệu nói riêng đóng một vai trò quan trọng, không
thể thiếu ở bất kì thư viện và cơ quan thông tin nào. Chất lượng của khâu công
tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng các sản phẩm, dịch vụ của Thư
viện cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu tin cho người dùng tin.
Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội là một đơn
vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu, có lịch sử gắn liền với lịch sử phát triển
của Nhà trường. Trung tâm có chức năng thông tin, thư viện phục vụ công tác
đào tạo, nghiên cứu khoa học, tư vấn pháp luật và quản lý của nhà trường; thu
thập, xử lý, khai thác và sử dụng các tài liệu chuyên ngành luật và lĩnh vực
khác phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của các đối tượng bạn đọc.
Trong những năm qua, Trung tâm luôn nỗ lực không ngừng đổi mới tổ
chức và hoạt động, nâng cao chất lượng các hoạt động thông tin thư viện đáp
ứng ở mức cao nhất nhu cầu của người dùng tin. Đặc biệt, từ năm 2002, với
việc sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5 (nay là Libol 6.0),
các hoạt động thư viện đã được tự động hóa, giúp giảm công sức cho cán bộ
5


thư viện, đồng thời làm tăng hiệu quả hoạt động của Trung tâm. Với vốn tài
liệu phong phú về các chuyên ngành luật, Trung tâm đã đáp ứng được phần
lớn nhu cầu của cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh, sinh viên, học viên cao

học của trường, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, từng bước thực hiện
mục tiêu xây dựng trường Đại học Luật Hà Nội thành trường trọng điểm quốc
gia về đào tạo luật.
Tất cả tài liệu trước khi đưa ra phục vụ bạn đọc đều được xử lý cả về
hình thức và nội dung, trong đó xử lý nội dung đóng vai trò thiết yếu. Công tác
xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm bao gồm các công đoạn: phân loại, định
từ khóa và làm tóm tắt. Tuy nhiên, những công đoạn này vẫn còn nhiều hạn
chế (ký hiệu phân loại chưa chính xác; một số từ khóa chưa phản ánh đúng nội
dung của tài liệu; bài tóm tắt còn sơ sài, chưa đầy đủ thông tin, mắc nhiều lỗi
về diễn đạt …) đã làm ảnh hưởng đến khả năng tìm kiếm thông tin/tài liệu của
bạn đọc. Bên cạnh đó, với xu hướng áp dụng các chuẩn mới của ngành thông
tin thư viện trong hoạt động xử lý tài liệu đã đặt ra cho công tác xử lý nội dung
tài liệu tại Trung tâm những yêu cầu mới. Do đó, việc nghiên cứu, tìm hiểu
thực trạng, đánh giá những ưu, nhược điểm và đưa ra những giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả của công tác này tại Trung tâm là một vấn đề cấp thiết.
Từ những lý do trên, tác giả quyết định chọn nghiên cứu vấn đề “Xử lý
nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Luật Hà Nội”
làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình.
2. Tình hình nghiên cứu
Vấn đề xử lý nội dung tài liệu đã được đề cập rất nhiều trong sách tham
khảo, giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp và luận văn,
luận án chuyên ngành thông tin thư viện.
Về sách tham khảo có những tài liệu sau:
+ “Xử lý thông tin trong hoạt động thông tin thư viện” của tác giả Trần Thị
Quý và Nguyễn Thị Đào tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận, nội dung
6


và phương pháp xử lý nội dung thông tin/tài liệu, phương pháp biên soạn bài
chú giải, bài tóm tắt, định từ khóa cho tài liệu và tổng luận thông tin/tài liệu.

+ “Phân loại tài liệu – Giáo trình dùng cho sinh viên đại học và cao đẳng
ngành thư viện thông tin học” của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà. Cuốn sách đề
cập đến khái niệm phân loại, phân loại tài liệu, lịch sử công tác phân loại, giới
thiệu một số bảng phân loại tiêu biểu như UDC, DDC, LCC và phương pháp
phân loại cho một số nhóm tài liệu.
+ “Định chủ đề và định từ khóa tài liệu (Giáo trình dùng cho sinh viên đại học
và cao đẳng ngành thư viện – thông tin học)” của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà
và Vũ Thúy Bình. Giáo trình trình bày khái lược về định chủ đề và định từ
khóa tài liệu, ứng dụng của công tác định chủ đề, định từ khóa trong hoạt động
thông tin thư viện; giới thiệu một số bảng đề mục chủ đề tiêu biểu; nêu phương
pháp định chủ đề và định từ khóa đối với một số loại tài liệu cụ thể.
Nghiên cứu về công tác mô tả nội dung tài liệu hay từng công đoạn cụ
thể như phân loại, tóm tắt, chú giải còn có một số tài liệu khác: “Phân loại và
tổ chức mục lục phân loại” của tác giả Tạ Thị Thịnh năm 1999; “Mô tả nội
dung tài liệu bằng từ khóa: Tài liệu hướng dẫn”; đề tài nghiên cứu cấp Trường
“ Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm thông tin – thư viện Đại học Quốc gia
Hà Nội” năm 2006 của tác giả Trần Thị Quý…
Các bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành nghiên cứu về công tác
xử lý nội dung tài liệu tương đối đa dạng và phong phú. Tuy nhiên, các bài viết
này chỉ đề cập đến một khâu trong công tác xử lý nội dung tài liệu. Có thể kể
đến một số bài viết sau:
- “Khảo cứu và đánh giá về các bộ từ khóa và từ điển từ khóa được sử dụng
trong định từ khóa tài liệu ở Việt Nam hiện nay”, Tạp chí Thư viện Việt Nam
số 1/2010 và “Quan điểm chuẩn hóa trong xử lý tài liệu và những biện pháp
đảm bảo chuẩn hóa trong xử lý tài liệu ở Việt Nam hiện nay” của tác giả Vũ
Dương Thúy Ngà
7


- “DDC 14 với công tác phân loại tài liệu ở thư viện trường đại học Khoa học

Huế” đăng trên tạp chí Thư viện Việt Nam số 1/2011 của tác giả Trần Thị
Khánh.
- “Vai trò và ý nghĩa của công tác phân loại tài liệu trong hoạt động thư viện
hiện nay” của tác giả Nguyễn Lan Hương trên tạp chí Thư viện Việt Nam số
2/2012.
- “Một số vấn đề trong công tác phân loại tại Thư viện Quốc gia Việt Nam”
của tác giả Nguyễn Thanh Tâm, tap chí TVVN số 6/2012.
Ngoài sách và các bài tạp chí, còn có nhiều luận văn, luận án nghiên
cứu theo hướng của đề tài đã được bảo vệ. Luận án tiến sĩ của tác giả Vũ
Dương Thúy Ngà với tên gọi “Nghiên cứu hoàn thiện việc chuẩn hoá trong
xử lý tài liệu tại các thư viện Việt Nam” bảo vệ năm 2012. Đề tài đã góp phần
làm sáng tỏ một số vấn đề lý luận về chuẩn hóa trong xử lý tài liệu và đưa ra
hệ thống các giải pháp đảm bảo việc thực hiện trong chuẩn hóa xử lý tài liệu ở
Việt Nam hiện nay. Một số luận văn cao học như: “Xử lý nội dung tài liệu tại
Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội" của tác giả
Ngô Thị Thu Huyền năm 2012; “Xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông
tin – Thư viện Viện Khoa học giáo dục Việt Nam” của tác giả Đào Kim
Phương năm 2012; “Hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội” của tác giả
Nguyễn Thị Minh Tú năm 2007; “ Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài
liệu tại Trung tâm Thông tin tư liệu – Thư viện trường Đại học Vinh” của tác
giả Nguyễn Lê Quang năm 2007; “Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài
liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu – trường Đại học Bách khoa Hà Nội” của tác
giả Đinh Thúy Quỳnh năm 2009.
Các luận văn trên đều đi sâu làm rõ các vấn đề lý luận về xử lý nội dung
tài liệu, nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu và đưa
ra các giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác này tại từng thư
8



viện cụ thể như thư viện Tạ Quang Bửu, thư viện trường Đại học Giao thông
vận tải, thư viện trường Cao đẳng nội vụ Hà Nội…
Nghiên cứu về hoạt động thông tin thư viện tại Trường Đại học Luật Hà
Nội cũng có rất nhiều đề tài như:
Luận văn cao học với đề tài: “Hoạt động tổ chức, quản lý thư viện
Trường Đại học Luật Hà Nội trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin”
của tác giả Lê Thị Hạnh; “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
thông tin thư viện tại Trung tâm thông tin thư viện Trường Đại học Luật Hà
Nội” của tác giả Lê Thị Tuyết Mai; “Tổ chức kho mở phục vụ đào tạo theo tín
chỉ tại Trung tâm thông tin thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội” của tác giả
Lê Thị Hồng Lý.
Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức và hoạt động tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội” của tác giả Kiều Hồng
Xuyên; “Tìm hiểu khả năng kiến thức thông tin của sinh viên Trường Đại học
Luật Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Như; “Đánh giá công tác tổ chức quản
lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm Thông tin – Thư viện
Trường Đại học Luật Hà Nội” của tác giả Bùi Thị Phượng; “Nguồn lực thông
tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội”của tác
giả Đặng Thị Nga; “Đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin thư
viện tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội” của tác
giả Trần Thị Chiêm; “Hoạt động marketing tại Trung tâm Thông tin – Thư
viện Trường Đại học Luật Hà Nội” của tác giả Chu Thị Nguyệt. Ngoài ra còn
có khóa luận tốt nghiệp Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu tại một số thư viện
trường đại học trên địa bàn Hà Nội của tác giả Vũ Thị Lương đi sâu tìm hiểu
công tác phân loại tài liệu tại thư viện một số trường đại học ở Hà Nội, trong
đó có thư viện trường Đại học Luật Hà Nội.
Như vậy có thể khẳng định rằng, cho đến nay chưa có một công trình
nào nghiên cứu đầy đủ về công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông
9



tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội. Đây là một đề tài hoàn toàn mới,
không bị trùng lặp với các kết quả đã nghiên cứu.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là ba khâu trong công tác xử lý nội dung tài liệu,
bao gồm: phân loại tài liệu, định từ khóa và làm tóm tắt.
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Không gian: Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội
Thời gian: từ năm 2002 đến nay. Đây là thời điểm Trung tâm bắt đầu sử
dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 5.5 trong hoạt động thư viện.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
4.1 Mục đích
Đề ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác xử lý nội
dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội.
4.2 Nhiệm vụ
Nghiên cứu lý luận về công tác xử lý nội dung tài liệu và khái quát
những nét cơ bản về Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội
Nghiên cứu thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm bao
gồm các công đoạn: phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt.
Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu
tại Trung tâm.
5. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện
trường Đại học Luật Hà Nội vẫn còn một số hạn chế. Nguyên nhân của những
hạn chế này có thể do nguồn nhân lực xử lý tài liệu còn thiếu và hạn chế về
trình độ, công cụ xử lý chưa hoàn thiện, chưa làm tốt công tác hiệu đính kết
quả xử lý. Do đó, cần phải có những giải pháp như hoàn thiện các công cụ xử
lý, tăng cường số lượng và nâng cao trình độ cho cán bộ xử lý tài liệu, xây
10



dựng đội ngũ cộng tác viên... nhằm khắc phục hạn chế và nâng cao hơn nữa
chất lượng của công tác này tại Trung tâm.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
6.1 Phƣơng pháp luận
Luận văn sử dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật lịch sử và
chủ nghĩa duy vật biện chứng.
6.2 Phƣơng pháp cụ thể
Phương pháp phân tích, tổng hợp.
Nghiên cứu, đánh giá thực tế chất lượng kết quả xử lý nội dung tài liệu.
Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi nhằm khảo sát quy trình thực hiện và
năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm.
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
Về mặt lý luận: Góp phần hoàn thiện lý luận về công tác xử lý nội dung
tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện.
Về mặt thực tiễn: Góp phần nâng cao chất lượng công tác xử lý nội
dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội.
8. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung
của luận văn gồm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận của hoạt động xử lý nội dung tài liệu với Trung tâm
Thông tin Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội
Chương 2. Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin
– Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội.
Chương 3. Giải pháp nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội.

11



CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU VỚI
TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

1.1 Cơ sở lý luận về công tác xử lý nội dung tài liệu
1.1.1 Khái niệm
Xử lý nội dung tài liệu hay còn gọi là mô tả nội dung tài liệu là quá trình
phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các ngôn ngữ tư liệu
(ký hiệu phân loại, từ khóa, chủ đề, tóm tắt, chú giải, tổng luận...) [19, tr.23].
Mức độ xử lý nội dung tài liệu phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của
người dùng và điều kiện thực tế tại các cơ quan thông tin – thư viện.
Mục đích xử lý nội dung tài liệu là:
- Sắp xếp, tổ chức và lưu trữ tài liệu theo nội dung, ví dụ tổ chức kho
đóng/kho mở, xây dựng cơ sở dữ liệu…
- Tạo lập các điểm truy cập thông tin hoặc trợ giúp chọn lọc thông tin
theo nội dung tài liệu trong hệ thống tìm tin.
Công tác xử lý nội dung tài liệu bao gồm nhiều công đoạn như phân
loại, định chủ đề, định từ khóa, làm tóm tắt, chú giải, tổng luận… Tuy nhiên,
trong khuôn khổ luận văn và thực tế công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung
tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội, tác giả chỉ nghiên cứu
các công đoạn: phân loại, làm tóm tắt và định từ khóa.
Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung
chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng ký hiệu phân loại. Các ký hiệu này được
rút ra trên cơ sở một bảng phân loại cụ thể mà thư viện và các cơ quan thông
tin sử dụng. Ký hiệu này có thể đơn giản hoặc phức tạp phụ thuộc vào nội
dung được phản ánh trong tài liệu.
Định từ khóa là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội
dung đó bằng ngôn ngữ từ khóa nhằm mục đích phục vụ tìm tin theo phương
thức tự động hóa. Định từ khóa có thể tiến hành theo phương thức định từ

12


khóa tự do (do người xử lý thông tin đặt ra theo nguyên tắc chung nhưng
không được kiểm soát theo một phương tiện kiểm soát nào) và từ khóa kiểm
soát (từ khóa tự do nhưng được kiểm soát theo một phương tiện kiểm soát
được chấp nhận như Bộ từ khóa hay từ điển từ khóa) [13, tr.11].
Tóm tắt nội dung tài liệu là trình bày lại nội dung chính của tài liệu gốc
một cách ngắn gọn dưới dạng một bài văn, sao cho người đọc có thể nắm bắt
được nội dung đó nhanh chóng và chính xác nhất. Bài tóm tắt có tác dụng định
hướng cho người dùng lựa chọn thông tin trong quá trình tìm kiếm. Trong một
số trường hợp đặc biệt như tài liệu gốc viết bằng tiếng hiếm, tài liệu hạn chế
truy cập…, bài tóm tắt có thể được thay thế cho tài liệu gốc [13, tr.21].
Định chủ đề tài liệu là quá trình xử lý nội dung tài liệu mà kết quả được
thể hiện dưới dạng đề mục chủ đề. Sau quá trình xử lý, chúng ta sẽ rút được ra
các đề mục chủ đề, phản ánh vấn đề và góc độ nghiên cứu của vấn đề trong nội
dung tài liệu.
Đề mục chủ đề (hay còn gọi là tiêu đề chủ đề) là một loại ngôn ngữ tư
liệu có các đơn vị từ vựng là từ và ngữ dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, biểu thị các
khái niệm đơn giản hoặc phức tạp được trình bày theo cấu trúc quy định. Cấu
trúc của đề mục chủ đề gồm đề mục chủ đề chính và các phụ đề. [13, tr.68]
Như vậy, khác với từ khóa, đề mục chủ đề phản ánh bao quát chủ đề
chính và các góc độ nghiên cứu được đề cập trong nội dung tài liệu. Có thể
nói, từ khóa chỉ biểu đạt một phần hoặc một mặt nào đó của nội dung tài liệu,
còn đề mục chủ đề có khả năng biểu đạt đầy đủ và ngắn gọn nội dung tài liệu.
Do đó, đề mục chủ đề đã hạn chế được sự nhiễu tin hơn so với từ khóa trong
quá trình tìm tin.
Mặc dù định chủ đề tài liệu có nhiều ưu điểm như vậy, nhưng do số
lượng cán bộ xử lý tài liệu còn hạn chế nên hiện tại Trung tâm chưa tiến hành
công đoạn xử lý nội dung này mà chỉ dừng lại ở công đoạn định từ khóa cho

tài liệu.
13


1.1.2 Vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu
Trong quy trình đường đi của tài liệu từ khâu bổ sung tới phục vụ bạn
đọc, xử lý nội dung tài liệu là công đoạn khó khăn nhất và có ảnh hưởng mạnh
mẽ tới chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ của các thư viện. Kết quả của
quá trình xử lý tài liệu sẽ tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin. Thông qua
hệ thống các sản phẩm và dịch vụ này, thư viện và cơ quan thông tin có thể
đáp ứng được nhu cầu của NDT. Do vậy, nếu công tác xử lý nội dung tài liệu
được thực hiện tốt và có chất lượng, kết quả xử lý phản ánh chính xác và đầy
đủ nguồn lực thông tin của thư viện sẽ đáp ứng ở mức cao yêu cầu của các đối
tượng bạn đọc.
Công tác xử lý nội dung tài liệu trong các thư viện và cơ quan thông tin
đóng vai trò:
- Hỗ trợ người dùng tin có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng thông qua
các ngôn ngữ tìm tin như: ký hiệu phân loại, từ khóa, bài tóm tắt…
- Khai thác tối đa giá trị các thông tin, hạn chế sự nhiễu tin, loãng tin.
Ngoài ra, làm tốt công tác xử lý nội dung tài liệu còn tạo ra khả năng
chia sẻ, trao đổi, khai thác biểu ghi thư mục và nguồn lực thông tin giữa các
thư viện trong và ngoài nước. Đặc biệt, sau khi công văn số 1598/BVHTT của
Bộ Văn hóa - Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) Về việc áp
dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam ban hành ngày 7/5/2007
khuyến cáo các thư viện triển khai áp dụng 3 chuẩn biên mục mới là DDC,
MARC21, AACR2 đã tạo sự chuẩn hóa trong công tác xử lý tài liệu, tăng
cường khả năng khai thác, phát triển và chia sẻ nguồn lực thông tin. [31, tr.17].
Thêm vào đó, với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt
động chuyên môn của thư viện đã góp phần nâng cao hiệu quả công tác xử lý
tài liệu, tăng độ chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ thư viện

trong việc tổ chức bộ máy tra cứu và phục vụ nhu cầu tin của bạn đọc.

14


Nhờ tốc độ xử lý nguồn tin trên máy tính nhanh chóng mà thông tin đến
với độc giả nhanh chóng, kịp thời. Người dùng tin có thể tra cứu tin bằng máy
tính thông qua các cơ sở dữ liệu thay vì tra cứu thủ công trên mục lục truyền
thống như trước đây, vừa tiết kiệm được thời gian tra cứu lại đảm bảo độ đầy
đủ và chính xác của kết quả tìm kiếm.
Xử lý nội dung tài liệu còn có ý nghĩa lớn trong công tác tổ chức kho,
lưu trữ, tìm kiếm thông tin.
1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác xử lý nội dung tài liệu
1.1.3.1 Cách thức tổ chức công việc
Cũng giống như bất kỳ hoạt động nào, công tác xử lý nội dung tài liệu
muốn đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng xử lý đạt hiệu quả cao thì cần phải
xây dựng quy trình xử lý tài liệu cụ thể, có sự phân công công việc hợp lý,
khoa học, gắn trách nhiệm với từng cán bộ.
Tổ chức công việc theo hướng chuyên môn hóa để phát huy tối đa khả
năng, kinh nghiệm của cán bộ thư viện. Mỗi cán bộ nên phụ trách một công
đoạn nhất định chẳng hạn một cán bộ chuyên phân loại, một cán bộ chuyên
làm tóm tắt… thay vì phải thực hiện tất cả các công đoạn đó. Đối với việc xử
lý các tài liệu ngoại văn cũng thực hiện theo hướng như vậy, cán bộ thông thạo
ngoại ngữ nào sẽ được phân công xử lý tài liệu thuộc ngôn ngữ đó để đảm bảo
độ chính xác của kết quả xử lý.
Bên cạnh đó, công tác kiểm tra, giám sát, hiệu đính kết quả xử lý cũng
cần được tiến hành thường xuyên, nghiêm túc để theo dõi tiến độ công việc và
kịp thời phát hiện, sửa chữa những sai sót, đảm bảo chất lượng của các biểu
ghi được xử lý.
1.1.3.2 Trình độ cán bộ

Chất lượng công tác xử lý tài liệu phụ thuộc rất lớn vào trình độ, năng
lực và kinh nghiệm của cán bộ xử lý. Kết quả của công tác này có ảnh hưởng

15


trực tiếp đến hiệu quả phục vụ của thư viện. Do đó, công tác này đòi hỏi người
cán bộ xử lý phải có những phẩm chất và năng lực sau:
Có kiến thức và kỹ năng xử lý tài liệu, có khả năng phân tích, đánh giá
đúng nội dung của tài liệu.
Am hiểu cấu trúc, sử dụng thông thạo các bảng phân loại, Bộ từ khóa,
có thói quen sử dụng các tài liệu tra cứu như bách khoa thư, từ điển, thông
thạo thuật ngữ khoa học…
Thường xuyên cập nhật những chuẩn mới, quy định mới, lựa chọn các
công cụ xử lý phù hợp với vốn tài liệu của thư viện và xu thế phát triển của
ngành cả ở trong và ngoài nước.
Có kiến thức sâu rộng, am hiểu nhiều lĩnh vực của xã hội. Đối với các
thư viện chuyên ngành thì ngoài chuyên môn nghiệp vụ còn đòi hỏi người cán
bộ xử lý tài liệu phải có kiến thức về chuyên ngành mà thư viện phục vụ.
Ngoài ra, để xử lý được tài liệu ngoại văn thì ngoại ngữ cũng là một yêu
cầu đặt ra đối với cán bộ thư viện. Việc sử dụng thành thạo ngoại ngữ là điều
vô cùng cần thiết và hữu ích, giúp cho việc xác định nội dung tài liệu ngoại
văn được dễ dàng và chính xác hơn.
1.1.3.3 Công cụ hỗ trợ
Công cụ hỗ trợ công tác xử lý nội dung tài liệu bao gồm: Các chuẩn
trong XLTL, quy định, bộ từ khóa, tài liệu tra cứu (bách khoa thư, từ điển,…)
trong đó các chuẩn trong XLTL là yếu tố quan trọng nhất.
Chuẩn hoá hoạt động XLTL đóng một vai trò quan trọng trong việc
cung cấp cho NDT những thông tin chính xác về nguồn tin của mỗi cơ quan
TT - TV dưới những dạng thức dễ hiểu và dễ tiếp cận. Việc chuẩn hóa còn

giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát thư mục và hỗ trợ việc trao đổi, chia sẻ
nguồn thông tin thư mục giữa các thư viện, cơ quan thông tin trong và ngoài
nước thuận lợi hơn.
Các chuẩn gồm: Chuẩn trong mô tả tài liệu, chuẩn khổ mẫu, chuẩn trong
16


phân loại tài liệu, định chủ đề,... Việc lựa chọn, sử dụng các chuẩn để áp dụng sẽ
ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công tác xử lý tài liệu của các thư
viện. Do đó khi lựa chọn các chuẩn, cần căn cứ vào độ phổ biến của chuẩn áp
dụng cũng như sự phù hợp với đặc điểm cụ thể của từng đơn vị áp dụng. Chẳng
hạn một thư viện chuyên ngành khi sử dụng phương tiện kiểm soát từ khóa đa
ngành thì sẽ chỉ thỏa mãn độ rộng mà không thỏa mãn độ sâu của chuyên
ngành đó.
Đối với việc lựa chọn Bảng phân loại lại phải xét ở góc độ khác, bởi
thực tế cho thấy hầu như không thể tạo ra một Bảng phân loại nào có thể thỏa
mãn đầy đủ yêu cầu của các nhà chuyên môn và người dùng, dù là DDC, UDC
hay LCC. Chính vì vậy, khi lựa chọn Bảng phân loại, các cơ quan TT - TV
phải xét đến đặc điểm vốn tài liệu, cách thức tổ chức và hoạt động của mình:
ví dụ, để tổ chức kho mở thì KHPL đồng nhất bằng số sẽ thuận lợi hơn KHPL
kết hợp cả chữ và số. Ngoài ra, cũng phải xét đến hệ thống thư viện cùng
ngành cũng như khuyến cáo, chính sách của thư viện trong nước để lựa chọn
Bảng phân loại phù hợp, thuận lợi cho việc chia sẻ, trao đổi dữ liệu.
Đối với công tác làm tóm tắt, định từ khóa hay định chủ đề nên tham
chiếu các tiêu chuẩn, quy định trong nước như các Tiêu chuẩn Việt Nam hay
các Bảng đề mục chủ đề, Bộ Từ khóa,…
1.1.3.4 Công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm, các thiết bị ngoại
vi được áp dụng trong quá trình xử lý tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian, công
sức của cán bộ xử lý và đem lại hiệu quả cao trong công việc.

Ngoài các trang thiết bị máy móc, mạng Internet thì phần mềm thư viện
với các phân hệ chức năng là yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp
đến hoạt động của thư viện nói chung và công tác xử lý tài liệu nói riêng. Phân
hệ biên mục trong các phần mềm thư viện là công cụ hữu hiệu và tiện lợi cho
công tác biên mục. Phân hệ này có chức năng tạo mới, chỉnh sửa các format
17


biên mục cho từng loại hình tài liệu, đặt các giá trị ngầm định cho mỗi phiên
làm việc…Một số phần mềm có tính năng hỗ trợ từ điển tham chiếu giúp kiểm
soát tính nhất quán trong các CSDL.
Bên cạnh đó, các phần mềm còn cung cấp phân hệ tra cứu mục lục trực
tuyến (OPAC) với cổng Z39.50 hỗ trợ cán bộ xử lý trong việc tải biểu ghi thư
mục của các thư viện trong và ngoài nước, giúp tiết kiệm được thời gian, công
sức mà vẫn đảm bảo độ chính xác của kết quả xử lý.
Việc sử dụng khổ mẫu biên mục MARC21 để trình bày kết quả xử lý tài
liệu sẽ giúp cán bộ kịp thời phát hiện, chỉnh sửa sai sót trong quá trình biên
mục trước khi duyệt biểu ghi và cập nhật dữ liệu lên các CSDL thư mục để
bạn đọc có thể tra tìm được. Việc sử dụng khổ mẫu MARC 21 còn tạo điều
kiện trong việc trao đổi, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan thông tin thư viện,
đồng thời là cơ hội để các cán bộ làm công tác xử lý tài liệu học hỏi, trau dồi
chuyên môn, góp phần nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại cơ quan mình.
1.1.4 Yêu cầu và tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu
1.1.4.1 Đối với phân loại tài liệu và định từ khóa
Để phân loại tài liệu và định từ khóa (sau đây gọi là định chỉ mục) đạt
chất lượng tốt cần đảm bảo được các yêu cầu sau:
- Tính chính xác: đó là mức độ tương ứng giữa lượng khái niệm của đặc
trưng tài liệu với lượng khái niệm đặc trưng được chọn để mô tả. Trong trường
hợp mức độ chính xác cao nhất không được đảm bảo, nên mở rộng khái niệm
ở mức cao hơn gần nhất.

- Tính khách quan: Từ khóa phải độc lập với văn cảnh của nội dung tài
liệu, tức là có thể hiểu từ khóa mà không cần đọc nội dung tài liệu gốc. Đồng
thời từ khóa không được mang sắc thái đánh giá, phê phán.
- Tính đơn nghĩa: Mỗi chỉ mục phải đảm bảo tính đơn nghĩa, mỗi nội
dung khoa học ứng với một tập hợp chỉ mục và chỉ một mà thôi. Kết quả xử lý
cùng một tài liệu bởi nhiều người khác nhau phải giống nhau.
18


- Tính đầy đủ: Được hiểu là sự bao hàm đầy đủ các đặc trưng quan trọng
nhất của tài liệu, với độ sâu tương ứng với quy định chung của hệ thống.
Để đánh giá chất lượng của công tác phân loại tài liệu, định từ khóa
người ta sử dụng hai hệ số đánh giá cơ bản sau:
- Hệ số chính xác thông qua mô tả:
Kcxmt = Ncxmt/Ncmmt x 100%, trong đó:
Kcxmt - Hệ số chính xác
Ncxmt - Số lượng chỉ mục mô tả chính xác
Ncmmt - Tổng số chỉ mục trong kết quả
- Hệ số đầy đủ thông qua mô tả:
Kđđmt = Nđtmt /Mđtmt x 100%, trong đó:
Kđđmt - Hệ số đầy đủ thông qua mô tả
Nđtmt - Số lượng đặc trưng được mô tả
Mđtmt - Tổng số các đặc trưng nội dung
Ngoài ra, ta còn có thể đánh giá hiệu quả công tác này thông qua tìm tin.
- Hệ số chính xác thông qua tìm tin
Kcx = Ncx/ Nr x 100%
Kcx - Hệ số chính xác thông qua tìm tin
Ncx - Số lượng các biểu ghi tìm ra đáp ứng yêu cầu tìm
Nr - Tổng số các biểu ghi tìm ra
- Hệ số đầy đủ thông qua tìm tin

Kđđ = Ŋcx/Ncx x100% trong đó
Kđđ - Hệ số đầy đủ thông qua tìm tin

19


Ŋcx - Số lượng các biểu ghi tìm ra đáp ứng yêu cầu tin
Ncx - Tổng số các biểu ghi đáp ứng yêu cầu tin trong CSDL. [39, tr.11]
1.1.4.2 Đối với bài tóm tắt
Nếu như ký hiệu phân loại được kiểm soát bằng các bảng phân loại thì
bài tóm tắt lại không có một công cụ nào để so sánh, đối chiếu và đưa ra kết
quả chính xác nhất. Chính vì vậy, khi đánh giá chất lượng bài tóm tắt có thể
xem xét ở 2 khía cạnh sau:
Về mặt nội dung:
Thông tin cơ bản trong tài liệu gốc phải được chuyển tải đầy đủ sang bài
tóm tắt. Đây là yêu cầu về mặt định lượng của bài tóm tắt.
Thông tin được chuyển tải phải chính xác, đúng như nội dung tài liệu
gốc, có nghĩa là giá trị khoa học và ý tưởng của tác giả trong tài liệu gốc phải
được đảm bảo nguyên vẹn trong thông tin bài tóm tắt. Đây là yêu cầu về mặt
định tính của bài tóm tắt.
Thông tin được chuyển tải phải khách quan, đảm bảo trong bài tóm tắt
không có bất cứ ý kiến bình luận hoặc đánh giá nào của người xử lý đối với
nội dung tài liệu gốc.
Về mặt hình thức
Văn phong phải khoa học, trong sáng, đơn giản, dễ hiểu. Câu văn ngắn
gọn, hạn chế sử dụng các câu phức hợp, đa nghĩa, ưu tiên sử dụng loại cú pháp
đặc thù: dùng câu thiếu chủ ngữ nếu chủ ngữ là chủ thể thực hiện công việc,
không xuống dòng, không dùng câu nghi vấn, cảm thán trong bài tóm tắt.
Các thuật ngữ khoa học sử dụng trong bài tóm tắt phải thông dụng, phù
hợp với sự phát triển của các ngành khoa học hiện đại.

Về chính tả cần có sự quy định thống nhất cho từng hệ thống tìm tin,
thống nhất trong toàn ngành thông tin thư viện về dấu thanh, chữ I hay Y…Có

20