CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PHÊ DUYỆT: Ngày tháng 08 năm 2005
QUI TRÌNH
QUẢN LÝ GIAO NHẬN CONTAINER TẠI CẢNG CÁT LÁI
(Ban hành kèm theo Quyết đònh số 1098/ QTSX-QC-ĐĐ
ngày 31-8-2005 của Giám đốc Công ty Tân cảng Sài Gòn)
I. ĐỐI TƯNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG:
- Tất cả các loại container được vận chuyển thông qua cổng cảng (hoặc
mặt cắt cầu cảng) bằng phương tiện của khách hàng hoặc phương tiện
vận chuyển vòng ngoài của Cảng (không tính phương án xuất nhập tàu).
- Hình thức giao nhận: nguyên container.
II. QUI ĐỊNH CHUNG:
1. Giải thích các thuật ngữ, từ và ký hiệu viết tắt:
- “Lệnh giao nhận” : là các loại lệnh giao hàng, lệnh hạ container rỗng,
lệnh cấp container rỗng, packing list, lệnh hạ container hàng hoặc các
chứng từ tương đương, được phát hành bởi các hãng tàu, đại lý hãng tàu,
chủ khai thác - đã ký hợp đồng, thỏa thuận với Cảng (với mẫu chứng từ,
dấu, chữ ký của người có thẩm quyền được đăng ký trước).
- “Chứng từ” : là các giấy tờ được nêu trong qui trình này, liên quan
đến việc giao nhận một lô hàng/ 1 container nhất đònh.
- “Đơn giá” : giá dòch vụ tính cho 1 container.
- “Văn phòng thủ tục của Cảng”: là khu vực bao gồm các bộ phận Thương
vụ, Thu ngân và Phát hành EIR.
- “Giấy tờ xe” : là Giấy đăng ký xe hoặc Giấy phép lái xe (còn giá trò
pháp lý).
- “Nhân viên sà lan”: để chỉ thuyền trưởng hoặc người đại diện cho phương
tiện thủy để làm các thủ tục về giao nhận hàng hoá với cảng Cát Lái.
- “Mặt cắt cầu cảng”: là ranh giới xếp dỡ, giao nhận hàng hoá giữa phương
tiện thủy và phương tiện khác của cảng (hoặc trực tiếp với tàu container).

1
- “Các depot khác” : là các cảng (cửa khẩu), ICD, bến bãi thuộc (hoặc
không thuộc) sự quản lí của Cty Tân cảng Sài Gòn, có hàng hoá vận
chuyển qua lại với Cảng Cát Lái.
- “TBSX” (Trực ban sản xuất cảng) : bao gồm Trực ban Điều độ,
Trực ban Cảng vụ, Trực ban Cơ giới.
- “EIR” (Equipment Interchange Receipt) : “Phiếu Giao nhận
Container”
- “NV” : “nhân viên”
- “CTN” : “container”
- “/” : “hoặc”
2. Các qui đònh chung:
2.1. Trách nhiệm các cá nhân trong qui trình :
- NV Trạm cân (chỉ áp dụng đối với qui trình 1 và 7): nhận Packing list
(EIR) từ Lái xe; kiểm tra đúng số CTN thực tế; xác đònh và ghi trọng
lượng từng CTN lên Packing list (EIR), đóng dấu “Trạm cân” ở bên cạnh
và chuyển Packing list (EIR) cho Lái xe.
- NV Thương vụ: thực hiện đúng qui đònh của Cảng về giá và chính sách
đối với các khách hàng cụ thể. Có nhiệm vụ tiếp nhận Lệnh giao nhận và
khai báo của khách hàng; kiểm tra tính hợp lệ (được ký phát đúng qui
đònh, với phương án tác nghiệp mà hiện trường có thể thực hiện được…);
cập nhật máy tính các dữ liệu để in hoá đơn, ký lên hoá đơn; ghi ngày
tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên Lệnh giao
nhận và chuyển cả hoá đơn, Lệnh giao nhận sang phòng Thu ngân.
- NV Thu ngân: thu tiền của khách hàng theo hoá đơn, đóng dấu “Đã thu
tiền” lên hoá đơn và Lệnh giao nhận, sau đó chuyển cho khách hàng.
- NV Phát hành EIR (NV chứng từ): tiếp nhận Lệnh giao nhận của khách
hàng (hoặc các chứng từ tương đương); kiểm tra tính hợp lệ (đã hoàn
thành thủ tục tại Hãng tàu, Hải quan, Thương vụ thu ngân, đúng chính
sách của Cảng, còn hạn…); yêu cầu khách hàng ghi đủ và xác nhận rõ các

thông tin trên Lệnh giao nhận; nhập số hoá đơn cho hiển thò các EIR; cập
nhật thêm vào máy tính những dữ liệu liên quan được thể hiện trên Lệnh
giao nhận và khai báo của khách hàng; in EIR, ký vào mục “Người phát
hành”; thu Lệnh và giao cho khách hàng bộ EIR (gồm 3 liên); hướng dẫn
khách hàng các thông tin cần thiết và điều chỉnh lại nội dung EIR khi
khách hàng thay đổi phương án. Chú ý: các bước tác nghiệp của NV Phát
hành EIR đối với phương án cấp CTN rỗng cho khách hàng, phải được một

2
cán bộ hoặc NV khác, có nghiệp vụ phù hợp, thuộc Đội QLTH, kiểm tra
lại.
- NV Bảo vệ: chủ trì thực hiện nhiệm vụ quản lí an ninh, trật tự, an toàn
giao thông tại các khu vực cổng; trực tiếp điều tiết phương tiện tại cổng
ra theo qui đònh của qui trình (duy trì và giám sát các phương tiện vận tải
dừng lại và xuất trình EIR tại các cabin cổng).
- NV Giao nhận cổng (làm việc tại cổng vào): điều tiết sự di chuyển của
các phương tiện phù hợp với nội dung của các qui trình và yêu cầu của
NV Thống kê hiện trường cổng; kiểm tra số xe, số CTN, cỡ loại CTN, số
seal và tình trạng CTN phù hợp với chứng từ giao nhận.
- NV Kiểm tra vệ sinh CTN rỗng: do Cảng thuê ngoài; có nhiệm vụ kiểm
tra tình trạng vỏ ngoài và bên trong CTN rỗng, vệ sinh, phân loại và dán
tem lên CTN theo chủng loại qui đònh; khi trực tại cổng vào, có nhiệm vụ
trực thường xuyên đúng vò trí; sau khi kiểm tra tình trạng, dán tem CTN
rỗng, phản ánh trên EIR, đóng dấu tên và chuyển bộ EIR cho NV Giao
nhận cổng.
- NV Thống kê hiện trường cổng vào: tiếp nhận EIR từ Lái xe; kiểm tra số
xe (với xe chạy không hàng), nhập số hiệu EIR, cho hiện lên màn hình
các EIR; kiểm tra hạn cho phép, chỉnh sửa lại vò trí CTN, phương án tác
nghiệp; bấm giờ; chuyển bộ EIR cho Lái xe. Đóng mở Barie theo qui đònh
của các qui trình và tình hình mật độ giao thông trong các bãi hàng.

- NV Điều độ bãi: kiểm tra EIR và hàng hoá; tổ chức thực hiện các tác
nghiệp; điều chỉnh bổ sung nội dung trên EIR thống nhất với thực tế
(phương án làm hàng, vò trí CTN, tình trạng CTN, số hiệu phương tiện
vận chuyển, số hiệu phương tiện nâng hạ, thời điểm nâng hạ, số lượng
đảo chuyển…); đóng dấu tên trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái
xe.
- NV Thanh lí hải quan: tiếp nhận Tờ khai hải quan hoặc Biên bản bàn giao
(đã có dấu “Đã vào sổ tàu” của Hải quan Giám sát) từ khách hàng hoặc
NV Giao nhận vận tải…; cập nhật các thông tin vào máy tính (Cục hải
quan, Chi cục hải quan, tên doanh nghiệp, số hiệu, cỡ CTN, số seal hãng
tàu, số seal hải quan, tên tàu/ chuyến, số Tờ khai/ Biên bản bàn giao, ghi
chú…), sau đó in Phiếu biên nhận và trả lại khách hàng các chứng từ này.
- NV Kiểm soát CTN lạnh: có nhiệm vụ kiểm tra tình trạng vỏ ngoài và
seal đối với các CTN lạnh có hàng và kiểm tra tình trạng phần máy, vỏ,
các thiết bò liên quan của CTN rỗng lạnh, đồng thời thể hiện trên chứng
từ các kết quả kiểm tra, khi giao nhận CTN lạnh giữa Khu hàng với
phương tiện vận chuyển và khách hàng.

3
- NV Vận hành CTN lạnh: có trách nhiệm cắm rút phích điện, theo dõi,
duy trì điện năng và tình trạng hoạt động của CTN lạnh, báo cáo Điều độ
bãi các hiện tượng bất thường; có nhiệm vụ kiểm tra tình trạng kỹ thuật
(nhiệt độ, thông gió, các thiết bò và thông số liên quan) của các CTN
lạnh, đồng thời thể hiện trên chứng từ các kết quả kiểm tra, khi giao nhận
CTN lạnh có hàng giữa Khu hàng với phương tiện vận chuyển và khách
hàng.
- NV Thống kê hiện trường cổng ra: kiểm tra số xe, số CTN, cỡ loại và chủ
khai thác CTN rỗng; thu đủ số lượng EIR từ Lái xe; nhập số hiệu EIR
trên máy tính, cho hiện lên màn hình các EIR, kiểm tra tính hợp lệ của
EIR; giao bộ EIR cho Hải quan cổng kiểm tra và nhận lại (đối với CTN

có hàng qua cổng) để bấm giờ; giữ liên 1, giao liên còn lại cho Lái xe;
chòu trách nhiệm đóng mở Barie theo qui đònh của qui trình; cập nhật các
thông tin được ghi chép bổ sung bằng tay trên EIR của các bộ phận làm
việc trước đó (NV Giao nhận; Điều độ bãi…) vào máy.
- Hải quan giám sát cổng ra: thực hiện các nghiệp vụ quản lí hàng hoá
theo chức năng. Tiếp nhận EIR (đối với CTN có hàng) từ NV Thống kê
hiện trường cổng ra; kiểm tra EIR phù hợp với hàng hoá; thông qua; giữ
liên 3 EIR và chuyển trả NV Thống kê hiện trường các liên còn lại để
giải quyết cho xe rời cảng.
- Khách hàng (Chủ hàng, Lái xe, Phụ xe, NV sà lan):
+ Tuân thủ các qui đònh về luồng, tuyến, tốc độ an toàn giao thông trong
cảng; cũng như chấp hành sự hướng dẫn, điều hành của các bộ phận hiện
trường và các qui trình, qui đònh, nội qui của Cảng; đồng thời không chi tiền
bồi dưỡng và kòp thời phản ánh tới Điều độ bãi, TBSX, đường dây điện thoại
nóng các ách tắc và tiêu cực trong quá trình giao nhận hàng hoá tại Cảng.
+ Để đảm bảo an toàn giao thông trong các cổng và chứng từ luôn đi kèm
với phương tiện và hàng hoá, yêu cầu các Lái xe hoặc Phụ xe chỉ trình EIR
cho NV Thống kê hiện trường tại cổng ra/ cổng vào từ cabin xe.
+ Phương tiện vận chuyển hàng hoá chỉ được tiến vào các cổng khi đã
hoàn thành các thủ tục trước đó theo qui đònh của qui trình. Nếu chưa đủ
thủ tục cần thiết để vào cổng, xe phải đỗ chờ trước vạch DỪNG XE của cổng
và nhường đường cho xe đã hoàn thành thủ tục vượt lên, được vào cổng.
+ Khi các phương tiện đậu chờ tại vạch DỪNG XE của cổng ra để làm thủ tục,
nhưng chưa đủ điều kiện về chứng từ, nếu gây cản trở luồng của các phương
tiện phía sau (đã đủ điều kiện qua cổng), thì Lái xe phải chấp hành yêu cầu của
NV Bảo vệ quay lại đường ra ban đầu để tiếp tục chờ bổ sung thủ tục.

4
+ Các phương tiện khi qua cổng vào, nếu chưa hoàn thành thủ tục theo qui
đònh của qui trình, thì tùy tình hình mật độ giao thông tại cổng, NV Thống kê

hiện trường quyết đònh cho xe đậu chờ tại chỗ/ lùi lại vạch DỪNG XE/ tiến
về phía trước đậu chờ/ cấp Phiếu ra vào tạm thời quay cổng ra để bổ sung
thủ tục. Tương tự, tại cổng ra, khi các phương tiện đã vào cổng, nếu chưa đủ
thủ tục theo qui đònh của qui trình, thì tùy tình hình giao thông, NV Thống kê
hiện trường quyết đònh xe đậu tại chỗ/ lùi lại vạch DỪNG XE/ tiến ra phía
trước tạm chờ để hoàn thiện thủ tục (để bảo đảm xe tiến ra phía trước tạm
chờ, NV Thống kê hiện trường cổng ra tạm giữ Giấy tờ xe).
- Người vận hành phương tiện cơ giới của Cảng (hoặc của các hợp tác xã
do Cảng thuê):
+ Lái xe nâng/ cẩu khung (thiết bò nâng hạ trong các kho bãi): chấp hành sự
điều hành của NV Điều độ; hướng dẫn các phương tiện vận chuyển trong
quá trình xếp dỡ đảm bảo nhanh chóng, an toàn.
+ Lái cẩu bờ/ cẩu tàu/ cẩu nổi (thiết bò xếp dỡ CTN qua mặt cắt cầu cảng):
chấp hành sự chỉ huy của NV Trực ban tàu; hướng dẫn các phương tiện vận
chuyển trong quá trình xếp dỡ đảm bảo nhanh chóng, an toàn.
+ Lái xe đầu kéo vận chuyển nội bộ (vận chuyển CTN trong phạm vi 1
cảng): ghi và nộp đầy đủ các EIR, CMC cho NV Giao nhận tàu/ NV Điều độ
bãi kiểm hoá sau mỗi chuyến vận chuyển.
+ Lái xe đầu kéo vận chuyển vòng ngoài (vận chuyển CTN giữa cảng và
các nơi khác): thực hiện đúng và đầy đủ trách nhiệm của Lái xe nêu trong
các qui trình 7 đến 12 dưới đây. Lưu ý thêm:
•
Lái xe tự giác trình đầy đủ các bộ EIR đã giao dòch trong Cảng cho NV
cổng khi xe đi qua; trường hợp mất chứng từ phải khai báo rõ, ngược lại sẽ
không được tính sản lượng các CTN này.
•
Nếu xe chạy không hàng và chưa có EIR, khi qua cổng, xe xuất trình
Lệnh điều xe cho NV Thống kê hiện trường.
•
Các phương tiện phải giao nhận cụ thể tình trạng hàng hoá và chứng từ

với các đầu mối liên quan tại 2 đầu của tuyến vận chuyển, chòu trách nhiệm
về việc khắc phục hậu qủa nếu làm hư hỏng hàng hoá do lỗi của mình hoặc
không phát hiện được trong quá trình giao nhận. (Đối với CTN lạnh vận
chuyển tuyến ICD Transimex, NV giao nhận vận tải sẽ chòu trách nhiệm
giao nhận về tình trạng kỹ thuật của CTN tại Transimex).
•
Các phương tiện phải ghi lên EIR: tên phương tiện của mình; tên phương
tiện nâng hạ CTN; số lượng đảo chuyển; vò trí hạ CTN thực tế.
- Trực ban tàu: là người chủ trì chỉ huy dây chuyền làm hàng giải phóng
tàu hoặc sà lan theo đúng phương án được ghi trên các bộ EIR.

5
- NV Giao nhận tàu: là người đại diện cho cảng để giao nhận hàng hóa với
phương tiện thủy tại mặt cắt cầu cảng.
- NV Giao nhận vận tải (GNVT): là người thay mặt Đội GNVT tiếp nhận
các thông tin, chứng từ yêu cầu vận chuyển vòng ngoài (từ TBSX); làm
thủ tục hải quan theo qui đònh; lập kế hoạch sản xuất thực hiện các yêu
cầu này (chuyển kế hoạch cho TBSX phê duyệt và TBSX chỉ huy thực
hiện); theo dõi tổng hợp, báo cáo sản lượng chuyên chở các tuyến để
thanh quyết toán với các bên. Ngoài ra chủ trì công tác vận chuyển vòng
ngoài phục vụ khách hàng theo các hợp đồng dòch vụ cụ thể của Cảng;
làm các thủ tục đối với hàng hoá trung chuyển quốc tế; thực hiện các
công việc tại hiện trường ICD Transimex, Depot Nhơn Trạch.
- Thuyền trưởng sà lan (hoặc người chòu trách nhiệm tương đương): là
người đại diện chính thức của phương tiện thủy để tiến hành các trình tự
giao nhận hàng hoá theo qui đònh của qui trình; chấp hành các qui đònh,
nội qui của cảng về an ninh trật tự, an toàn hàng hải, an toàn lao động và
PCCN; Các phương tiện phải giao nhận cụ thể tình trạng hàng hoá và
chứng từ với các đầu mối liên quan tại 2 đầu của tuyến vận chuyển, chòu
trách nhiệm về việc khắc phục hậu qủa nếu làm hư hỏng hàng hoá do lỗi

của mình hoặc không phát hiện được trong quá trình giao nhận.
- Công nhân bốc xếp cầu tàu: thực hiện đúng Qui trình công nghệ xếp dỡ
và tuân thủ sự điều hành của Trực ban tàu; ngoài ra có trách nhiệm kiểm
tra nóc CTN qua mặt cắt cầu cảng, mở cửa CTN rỗng và dán tem theo
chủng loại yêu cầu của NV giao nhận tàu.
- NV các Depot: là người chòu trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra tính hợp
lệ của các chứng từ giao nhận hàng hoá; đảm bảo tính thống nhất giữa
tình trạng thực tế của hàng hoá và chứng từ đi kèm.
2.2. Xử lí các tình huống phát sinh về giao nhận hàng hoá :
- Xe vào cảng không làm hàng:
+ Trường hợp 1, tại cổng vào, phương tiện (có hoặc không có hàng) tiến
hành trình tự giao nhận bình thường, sau đó vì lí do nào đó không thực hiện.
Khi phương tiện tới cổng ra, NV Thống kê hiện trường cổng ra kiểm tra
đúng số xe, số CTN, số seal; yêu cầu Lái xe ký vào mục “Người giao/ nhận
CTN” (ghi rõ họ tên); kiểm tra tính hợp lệ của EIR (nhập vào máy tính số
hiệu của EIR để kiểm tra nguồn gốc); ghi vào mục Remark: “KHÔNG
THỰC HIỆN”; (đối với xe có CTN, giao bộ EIR cho Hải quan, sau khi kiểm
tra thông qua, Hải quan giữ liên 3 EIR, chuyển trả NV Thống kê hiện trường
2 liên còn lại); NV Thống kê hiện trường bấm giờ (phần “Cổng ra” trên

6
EIR); giữ liên 1, giao các liên còn lại cho Lái xe, đồng thời bấm mở barie; xe
rời khỏi cảng.
+ Trường hợp 2, tại cổng vào, phương tiện (có hoặc không có hàng) qua
cổng nhưng sẽ không thực hiện một tác nghiệp nào trong cảng: NV Thống
kê hiện trường cổng vào căn cứ việc kiểm tra số xe, số CTN, số seal của NV
Giao nhận cổng, cấp Phiếu ra vào tạm thời cho phương tiện (lưu ý có đủ dấu
tên của NV giao nhận cổng, NV Thống kê hiện trường, chữ ký, họ tên của
Lái xe theo mẫu và bấm giờ); NV Thống kê hiện trường cổng ra kiểm tra
đúng số xe, số CTN, số seal, thu Phiếu ra vào tạm thời, đóng dấu tên, bấm

giờ, (thông báo Hải quan, đối với xe có CTN) và mở Barie cho phương tiện
đi qua.
- Xe tới cổng ra, nhưng phát hiện lấy nhầm CTN, song không thể lùi lại được:
+ NV Thống kê hiện trường cổng ra giữ Giấy tờ xe, đồng thời cấp Phiếu ra
vào tạm thời cho phương tiện (lưu ý ghi rõ số seal – nếu là CTN hàng, có đủ
dấu tên của NV Thống kê hiện trường, chữ ký, họ tên của Lái xe theo mẫu
và bấm giờ);
+ Khi xe tới cổng vào: NV Giao nhận kiểm tra số xe, số CTN, số seal, đóng
dấu tên lên Phiếu và chuyển cho NV Thống kê hiện trường cổng (nếu thấy
thời gian xe ra vào cổng quá lâu hoặc CTN mất seal, thì giữ xe lại, báo
TBSX giải quyết); NV Thống kê hiện trường thu Phiếu ra vào tạm thời, đóng
dấu tên, bấm giờ và mở Barie cho phương tiện đi qua.
+ Lái xe mang bộ EIR ban đầu và thực hiện lại các bước giao nhận hàng
hóa theo qui đònh.
+ NV điều độ bãi sửa lại các dữ liệu trên EIR đúng với thực tế.
- Xe đã qua cổng vào, sau đó bổ sung thêm Lệnh giao nhận (ví dụ: xe vào
giao hàng, sau đó bổ sung nhận hàng khác): có 2 cách giải quyết,
+ Cách 1: nếu NV Thống kê hiện trường yêu cầu và/ Lái xe chấp nhận, cho
xe vòng cổng ra và thực hiện trình tự giao nhận như bình thường;
+ Cách 2: Lái xe trình Giấy tờ xe tại cổng vào (không có phương tiện đi
theo); NV Thống kê hiện trường nhập số xe trên máy tính, chương trình chỉ
rõ các EIR kèm theo trước đó của xe (đang thực hiện trong cảng); trả Giấy
tờ xe cho Lái xe và tiến hành các thủ tục với bộ EIR mới như qui đònh của
từng qui trình.
- Xe đã qua cổng vào, sau đó thay đổi Lệnh giao nhận khác: tương tự như
trên, có 2 cách giải quyết,
+ Cách 1: nếu NV Thống kê hiện trường yêu cầu và/ Lái xe chấp nhận, cho
xe vòng cổng ra và thực hiện trình tự giao nhận như bình thường;

7

+ Cách 2: Lái xe trình Giấy tờ xe và các EIR không thực hiện, tại cổng vào
(không có phương tiện đi theo); NV Thống kê hiện trường nhập số xe trên
máy tính và xác nhận đúng các EIR kèm theo xe trước đó (chưa thực hiện
trong cảng), gạch bỏ các ô “số xe”, “bấm giờ”, trả Giấy tờ xe và các EIR
không thực hiện cho Lái xe, đồng thời tiến hành các thủ tục với bộ EIR mới
như qui đònh của từng qui trình.
- Xe vào cảng mang theo 1 CTN 20’, không hạ bãi, đồng thời nhận 1
CTN 20’ khác: CTN 20’ trên xe sẽ được cấp Phiếu ra vào tạm thời, CTN
dự kiến nhận sẽ thực hiện theo qui trình thông thường.
- Trong trường hợp một xe nào đó, cùng lúc gặp phải 2 hay nhiều tình huống
trên, các bộ phận yêu cầu xe vòng cổng ra và thực hiện lại qui trình chuẩn.
- Khi có thay đổi, bổ sung phương án giao nhận hàng hoá mà liên quan đến
việc thay đổi đơn giá dòch vụ, yêu cầu các bộ phận hướng dẫn khách
hàng về khu thủ tục để điều chỉnh, bổ sung trên chứng từ. Trường hợp
đơn giá ngang bằng hoặc thấp hơn đơn giá ban đầu, NV Thống kê hiện
trường/ NV điều độ có thể sửa lại phương án trực tiếp trên chứng từ và hệ
thống, việc điều chỉnh hoá đơn do khách hàng quyết đònh.
2.3. Các qui đònh khác :
- Trong mọi qui trình, bước sau chỉ được tiến hành khi chứng từ thể hiện đã
thực hiện bước trước đó (ký hiệu bấm giờ/ dấu/ chữ ký), đồng thời các
mắt xích giao nhận (Phương tiện – NV giao nhận cổng – NV Thống kê
hiện trường cổng – NV điều độ bãi) phải luôn luôn xác đònh sự thống
nhất giữa CTN và chứng từ kèm theo.
- Liên 3 EIR là liên dành cho Hải quan, vì vậy khách hàng có thể tách
riêng liên này trong bộ chứng từ giao nhận với cảng để đi làm thủ tục hải
quan.
- Yêu cầu các NV thuộc dây chuyền giao nhận hàng hoá: ngoài nhiệm vụ
đã nêu, phải tích cực, tận tình hướng dẫn cho khách hàng các vấn đề liên
quan đến giao nhận hàng tại cảng; kòp thời báo cáo, xin ý kiến của cán bộ
phụ trách về việc giải quyết các vướng mắc, phát sinh trong sản xuất.

- Người đi bộ khi qua các cổng, không được đi trong các luồng dành cho xe
CTN.
- Các phương án giao nhận hàng đóng rút ruột, hàng kho CFS, hàng rời các
loại… thực hiện theo qui đònh ở các văn bản khác.
III. NỘI DUNG CÁC QUI TRÌNH:
1. ĐỐI VỚI CTN ĐƯC VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG BỘ:

8
1.1. GIAO NHẬN TRỰC TIẾP VỚI PHƯƠNG TIỆN CỦA KHÁCH
HÀNG:
QUI TRÌNH 1: CẢNG NHẬN CTN HÀNG XUẤT.
Bước 1: Xác đònh trọng lượng CTN tại trạm cân.
- Khi phương tiện chở CTN hàng xuất đậu ổn đònh trên cân, NV trạm cân
nhận Packing list từ Lái xe, kiểm tra đúng số CTN thực tế, ghi trọng
lượng từng CTN vào Packing list, đóng dấu “Trạm cân” ở bên cạnh và
chuyển Packing list cho Lái xe.
- Nếu Lái xe có EIR trước khi qua cân (Lái xe đã làm thủ tục tại các văn
phòng phát hành EIR của cảng, NV chứng từ ghi trọng lượng từ Packing
list lên EIR và phải ghi vào phần Remark: “CTN chưa qua cân”) thì NV
trạm cân sẽ sửa lại theo số cân thực tế; đóng dấu “Trạm cân” bên cạnh ô
“Trọng lượng” và chuyển EIR cho Lái xe.
- Trường hợp các CTN trên phương tiện đã qua cân của Tân cảng/ Sóng
Thần (có số liệu trên EIR), thì không phải qua cân tại Cát Lái.
- Trường hợp phương tiện chở CTN hàng xuất vào Cảng Cát Lái mà không
qua cân theo qui đònh: NV Thống kê hiện trường cổng vào cấp Phiếu ra
vào tạm thời để xe quay cổng ra và qua cân theo đúng Qui trình.
- Trường hợp 1 xe chở 2x20’, thì trọng lượng mỗi CTN xác đònh như sau:
+ Nếu 2 CTN cùng đóng 1 loại hàng, qui cách như nhau, thì trọng lượng mỗi
CTN bằng tổng trọng lượng 2 CTN chia đôi.
+ Nếu 2 CTN đóng 2 loại hàng khác nhau, NV trạm cân dựa vào trọng

lượng loại CTN có hàng tương tự/ dựa vào kinh nghiệm/ hoặc dựa vào
packing list để quyết đònh, sao cho tổng trọng lượng 2 CTN đúng phản ánh
của cân.
+ Các trường hợp khác, lấy trọng lượng của một CTN làm chuẩn để xác
đònh trọng lượng của CTN kia.
Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phòng thủ tục của cảng.
- Lái xe (hoặc Khách hàng) trình packing list cho NV Thương vụ, khai báo
về việc kiểm hoá (nếu có); NV thương vụ cập nhật máy tính (tên chủ
hàng, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án “HBCX” hoặc “HBCK”…); lập
hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên); ghi ngày tháng, số lượng CTN,
phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên packing list và chuyển cả hoá đơn,
packing list sang phòng Thu ngân; tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận
lại packing list, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu tiền”).
- Tại phòng phát hành EIR, Lái xe nộp packing list. NV chứng từ kiểm tra
tính hợp lệ của packing list và nhập số hoá đơn vào máy, chương trình sẽ
tự động hiển thò EIR với một số thông tin (Tên chủ hàng; số hiệu; cỡ

9
CTN; trạng thái; phương án tác nghiệp…); sau đó NV chứng từ tiếp tục
cập nhật các thông tin từ packing List vào máy tính (kiểu loại CTN, trọng
lượng, tàu/chuyến, chủ khai thác (nếu có), cảng dỡ/cảng đích - phải được
đổi thành “cảng dỡ” theo “Bảng chuyển tải” do Hãng tàu cung cấp, số
seal hãng tàu (nếu có), nhiệt độ, thông gió, IMDG, số xe (nếu có)); in
phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ
gồm 3 liên). Trên phiếu EIR lúc này đã có vò trí dự kiến xếp CTN trong
bãi.
Bước 3: Kiểm tra CTN và EIR, bấm giờ vào cảng, tại cổng vào.
- Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui đònh, trình bộ EIR cho NV
Giao nhận cổng.
- NV Giao nhận cổng tiến hành:

+ Kiểm tra số xe, số seal, loại CTN thực tế có đúng như đã ghi trên EIR
không? Nếu sai thì sửa lại và đóng dấu tên bên cạnh. Nếu cỡ và số hiệu
CTN sai thực tế thì ghi cỡ, số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu Lái xe
trở lại bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu, cỡ thực tế
CTN trùng với packing list); trường hợp số hiệu, cỡ thực tế CTN không trùng
với packing list, bộ phận Phát hành EIR yêu cầu Lái xe liên hệ với chủ hàng
xác nhận lại rồi mới sửa/ cấp EIR mới.
+ Kiểm tra tình trạng vỏ ngoài CTN và seal (có bò rách lủng, móp méo,
thiếu các bộ phận…) không? Nếu CTN/ seal hư hỏng, hoặc không seal, phải
ghi rõ vào mục “Remark”, nêu rõ tình trạng này xảy ra trước khi nhận hàng
vào cảng, lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng và yêu cầu Lái xe ký (ghi cả
họ tên) vào phần “Người giao” trên EIR. Nếu CTN bò hư hỏng, NV Giao
nhận phải liên hệ Trực ban SX để thông báo Đại lý hãng tàu có mặt giải
quyết trước khi hạ bãi (nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý ký và ghi rõ họ tên).
Trường hợp Đại lí không có mặt, Trực ban SX sẽ quyết đònh phương án xử lí
theo thoả thuận giữa Cảng với từng hãng tàu cụ thể.
+ Sau khi kiểm tra và ghi chép xong, đóng dấu tên lên liên 1 EIR (phần
“Cổng vào”) và chuyển bộ EIR cho Lái xe.
- Lái xe cho xe dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện
trường cổng. NV Thống kê hiện trường thực hiện các nhiệm vụ: nhập số
hiệu EIR, cho hiện lên màn hình các EIR; nhập số xe; kiểm tra chỉnh sửa
lại Vò trí hạ dự kiến; nếu Phương án tác nghiệp phải thay đổi thì thống
nhất với Lái xe sửa lại; bấm giờ vào cổng (phần “Cổng vào”); chuyển bộ
EIR cho Lái xe và mở Barie (xe chạy qua cổng Barie sẽ hạ trở lại).
+ Lưu ý:

10
•
Trường hợp xe loại 40’ chỉ giao 1x20’ thì NV Thống kê hiện trường cổng
ghi thêm ký hiệu “1E” và ký tên ở phần “Cổng vào” trên EIR đó.

•
Trường hợp xe vào hạ bãi chờ xuất, sau đó đi nhận hàng khác, thì Lái xe
tiến hành các thủ tục trên các EIR độc lập theo qui đònh của các qui trình,
ngoài ra NV Thống kê hiện trường cổng sẽ ghi thêm ký hiệu sau và ký tên, ở
phần “Cổng vào”, trên các EIR mà xe sẽ nhận hàng, tùy từng trường hợp cụ
thể:
Trường hợp cụ thể Ký hiệu cần ghi
Xe giao 1 CTN và nhận 1 hoặc 2 CTN 1E
Xe giao 2 CTN và nhận 1 hoặc 2 CTN 2E
Ký hiệu “1E” (“2E”) có nghóa là tại cổng ra, Lái xe ngoài việc phải trình
các EIR nhận hàng, đồng thời phải trình đủ 1 EIR (hoặc 2 EIR) đã giao hàng
cho NV Thống kê hiện trường cổng.
- Lái xe dựa trên vò trí dự kiến xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng luồng
giao thông trong Cảng.
Bước 4: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng.
- Lái xe cho xe đến vò trí dự kiến, khi qua trạm của khu hàng trình bộ EIR
cho NV Điều độ bãi.
- Điều độ bãi kiểm tra hàng hoá và sửa lại phương án (nếu không đúng),
hiệu chỉnh vò trí thực tế của CTN, ghi số hiệu phương tiện hạ, thời điểm
hạ, đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR, hướng dẫn Lái xe
về giao thông, giao bộ EIR cho Lái xe, đồng thời điều động các phương
tiện thực hiện.
+ Lưu ý:
•
NV Điều độ bãi có trách nhiệm điều động phương tiện xếp dỡ linh hoạt, hạ
CTN trên bãi theo đúng yêu cầu chuyên môn (hàng kiểm hoá, hàng không kiểm
hoá, theo cảng - trọng lượng - loại HC…); khi kẹt bãi, có thể yêu cầu NV
Thống kê hiện trường cổng vào ngừng hoặc giảm tiến độ tiếp nhận xe trong
một thời gian; nếu phát hiện sai lệch giữa thực tế hàng hoá và EIR, phải hiệu
chỉnh ngay; có biện pháp khắc phục các CTN hư hỏng (che bạt, dán giấy

bạc…); khi khách hàng cắt seal để kiểm hoá CTN và/ bấm seal mới, phải theo
dõi, quản lí (có phương án xác nhận số seal mới trên chứng từ).
•
Đối với CTN lạnh, trước khi gặp Điều độ bãi, Lái xe trình EIR cho NV kiểm
soát (để kiểm tra tình trạng vỏ ngoài CTN và seal), trình cho NV Vận hành
(để kiểm tra tình trạng kỹ thuật của CTN : nhiệt độ, thông gió, các thiết bò và
thông số liên quan). Nếu CTN bò hư hỏng, thiếu các thiết bò đi kèm, mà EIR
chưa thể hiện, thì NV Kiểm soát/ Vận hành ghi bổ sung cụ thể, đóng dấu tên
vào bên cạnh ô đã ghi, nêu rõ trên mục “Remark” lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/

11
Chủ hàng và yêu cầu Lái xe ký vào phần “Người giao” trên EIR, đồng thời
tùy theo thỏa thuận của Cảng với riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN có
tình trạng vừa nêu, sẽ có các cách xử lí như sau:
@ NV Vận hành liên hệ Điều độ bãi để thông báo Đại lý hãng tàu có mặt
giải quyết trước khi hạ bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý và khách hàng (Lái
xe) ký và ghi rõ họ tên;
@ Khi Đại lý không thể có mặt, Cảng vẫn tiến hành giao nhận bình thường
với khách hàng (Lái xe), Hãng tàu công nhận nội dung chứng từ là đúng thực
tế và có biện pháp thích hợp để chế tài Khách hàng.
Sau khi kết thúc kiểm tra CTN, NV Vận hành giữ lại bản copy Packing list
và Điều độ bãi giữ lại liên 3 EIR phục vụ công tác quản lí hàng hoá.
Bước 5: Kiểm tra phương tiện và EIR, bấm giờ rời cảng, tại cổng ra.
- Lái xe cho xe đi theo luồng qui đònh trong cổng, dừng tại vạch Stop, trình
bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường
kiểm tra số xe thực tế so với EIR và yêu cầu Lái xe ký vào mục “Người
giao” (ghi rõ họ tên); kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các
mục theo qui đònh, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào
để thu đủ số lượng EIR) và bấm giờ ra cổng (phần “Cổng ra”), giữ liên 1,
giao các liên còn lại cho Lái xe và mở barie (xe chạy qua cổng Barie sẽ

hạ trở lại). Xe rời khỏi Cảng.
- NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổ
sung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điều
độ bãi…) vào máy (xác đònh rõ lỗi gây hư hỏng CTN thuộc Cảng/ Hãng
tàu/ Chủ hàng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà soát đảm bảo tất
cả các thông tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính).
Bước 6: Kiểm hoá, hoàn tất thủ tục hải quan hàng xuất.
- Nếu hàng hoá thuộc diện phải kiểm tra hải quan tại cảng, trước khi mời
cán bộ Hải quan tới hiện trường, khách hàng phải liên hệ văn phòng Khu
hàng xuất, để thông báo về việc kiểm hoá và các yêu cầu dời dòch CTN,
bố trí công nhân; đồng thời thực hiện các qui đònh quản lí của Khu hàng
(về trật tự, an toàn lao động, an toàn giao thông và kiểm soát số seal).
- Sau khi làm thủ tục thanh lí Tờ khai (hoặc Biên bản bàn giao) hàng xuất
tại Hải quan, khách hàng qua “Nơi đăng ký tàu xuất” của cảng, để NV
thanh lí hải quan cập nhật danh sách CTN và số seal theo từng tàu cụ thể.
QUI TRÌNH 2: CẢNG NHẬN CTN RỖNG.
Bước 1: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phòng thủ tục của cảng.

12
- Lái xe (hoặc khách hàng) trình “Lệnh hạ CTN rỗng” (hoặc 1 chứng từ
tương đương theo yêu cầu của Chủ khai thác) cho NV Thương vụ, NV
thương vụ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ (nếu quá hạn hoặc không đúng
với thoả thuận của các hãng tàu thì yêu cầu Lái xe thông qua Đại lý hãng
tàu để giải quyết) và cập nhật máy tính (tên chủ hàng, số CTN, cỡ, trạng
thái, phương án “NHAR…); in hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên); ghi
ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên “Lệnh hạ
CTN rỗng” và chuyển cả hoá đơn, Lệnh sang phòng Thu ngân; tại đây
Khách hàng đóng tiền và nhận lại Lệnh, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu
tiền”).
- Tại phòng phát hành EIR, Lái xe nộp “Lệnh hạ CTN rỗng”. NV chứng từ

kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh và nhập số hoá đơn vào máy, chương trình
sẽ tự động hiển thò EIR với một số thông tin (Tên chủ hàng; số hiệu; cỡ;
trạng thái; phương án tác nghiệp…), sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật
các thông tin từ “Lệnh” vào máy tính (Đại lý phát hành lệnh; ngày phát
hành; hạn trả rỗng; kiểu loại CTN; tàu/chuyến; cảng dỡ; chủ khai thác;
số xe – nếu có; nếu như CTN bò hư hỏng từ trước, do Cảng hoặc Tàu, tình
trạng CTN sẽ được tự động hiển thò trên mục “Remark”…); in phiếu EIR,
ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3
liên). Trên phiếu EIR lúc này đã có vò trí dự kiến xếp CTN trong bãi hàng.
Bước 2: Kiểm tra CTN và EIR, bấm giờ vào cảng, tại cổng vào.
- Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui đònh, trình bộ EIR cho NV
Kiểm tra CTN rỗng.
- NV Kiểm tra tiến hành kiểm tra tình trạng vỏ ngoài và bên trong CTN.
Nếu CTN bò hư hỏng, thiếu các bộ phận đi kèm, dơ bẩn hoặc có tem nguy
hiểm, mà mục ”Remark” chưa thể hiện thì NV Kiểm tra yêu cầu Lái xe
tháo dỡ, vệ sinh… (trong trường hợp đơn giản, nhanh chóng) đảm bảo
CTN sạch tốt, nguyên vẹn. Nếu khắc phục tại chỗ không được, NV Kiểm
tra ghi bổ sung cụ thể tình trạng của CTN vào phần “Remark”, dán tem
lên CTN theo chủng loại qui đònh; đóng dấu tên lên liên 1 EIR (phần
“Cổng vào”) và chuyển bộ EIR cho NV Giao nhận cổng.
- NV Giao nhận cổng tiến hành:
+ Kiểm tra số xe, loại CTN thực tế có đúng như đã ghi trên EIR không?
Nếu sai thì sửa lại và đóng dấu tên bên cạnh. Nếu cỡ và số hiệu CTN sai
thực tế thì ghi cỡ, số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu Lái xe trở lại
bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu, cỡ thực tế CTN
trùng với Lệnh giao nhận); trường hợp số hiệu, cỡ thực tế CTN không trùng

13
với Lệnh, bộ phận Phát hành EIR yêu cầu Lái xe liên hệ với chủ hàng xác
nhận lại rồi mới sửa/ cấp EIR mới.

+ Căn cứ vào kết qủa kiểm tra tình trạng CTN của NV Kiểm tra, NV giao
nhận ghi rõ trên EIR lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng và yêu cầu Lái xe
ký vào phần “Người giao” trên EIR, đồng thời tùy theo thỏa thuận của Cảng
với riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN có tình trạng vừa nêu, sẽ có các
cách xử lí như sau:
• NV Giao nhận liên hệ Trực ban SX để thông báo Đại lý hãng tàu có
mặt giải quyết trước khi hạ bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý và khách hàng
(Lái xe) ký và ghi rõ họ tên;
• Khi Đại lý không thể có mặt, Cảng vẫn tiến hành giao nhận bình
thường với khách hàng (Lái xe), Hãng tàu công nhận nội dung chứng từ là
đúng thực tế và có biện pháp thích hợp để chế tài Khách hàng;
• Cảng thu phí trực tiếp từ khách hàng để làm dòch vụ vệ sinh, sửa chữa,
khắc phục các khiếm khuyết của CTN.
+ Sau khi kiểm tra và ghi chép xong, đóng dấu tên lên liên 1 EIR (phần
“cổng vào”) và chuyển bộ EIR cho Lái xe.
- Lái xe cho xe dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện
trường cổng. NV Thống kê hiện trường nhập số hiệu, cho hiện lên màn
hình các EIR, nhập số xe, kiểm tra chỉnh sửa lại Vò trí hạ dự kiến, kiểm
tra hạn ghi trên EIR, bấm giờ (phần “cổng vào”); chuyển bộ EIR cho Lái
xe và mở Barie (xe chạy qua cổng Barie sẽ hạ trở lại).
+ Lưu ý:
•
Trường hợp xe loại 40’ chỉ giao 1x20’ thì NV Thống kê hiện trường cổng
ghi thêm ký hiệu “1E” và ký tên ở phần “Cổng vào” trên EIR đó.
•
Trường hợp xe vào trả CTN rỗng, sau đó đi nhận hàng khác, thì Lái xe tiến
hành các thủ tục trên các EIR độc lập theo qui đònh của các qui trình, ngoài
ra NV Thống kê hiện trường cổng sẽ ghi thêm ký hiệu sau và ký tên, ở phần
“Cổng vào”, trên các EIR mà xe sẽ nhận hàng, tùy từng trường hợp cụ thể:
Trường hợp cụ thể Ký hiệu cần ghi

Xe giao 1 CTN và nhận 1 hoặc 2 CTN 1E
Xe giao 2 CTN và nhận 1 hoặc 2 CTN 2E
Ký hiệu “1E” (“2E”) có nghóa là tại cổng ra, Lái xe ngoài việc phải trình
các EIR nhận hàng, đồng thời phải trình đủ 1 EIR (hoặc 2 EIR) đã giao CTN
cho NV Thống kê hiện trường cổng.
- Lái xe dựa trên vò trí dự kiến xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng luồng
giao thông trong Cảng.
Bước 3: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi.

14
- Lái xe cho xe đến vò trí dự kiến, khi qua trạm của khu hàng, trình bộ EIR
cho NV Điều độ bãi.
- Điều độ bãi kiểm tra CTNù, hiệu chỉnh vò trí thực tế của CTN, ghi số hiệu
phương tiện hạ, thời điểm hạ, đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên
1 EIR, hướng dẫn Lái xe vò trí hạ và giao lại bộ EIR cho Lái xe, đồng thời
điều động các phương tiện thực hiện.
+ Lưu ý:
•
NV Điều độ bãi có trách nhiệm điều động phương tiện linh hoạt, xếp CTN
trên bãi theo đúng yêu cầu chuyên môn (theo chủ khai thác, FI-FO, tình trạng
tốt xấu, để xuất tàu, để sửa chữa…), khi kẹt bãi, có thể yêu cầu NV Thống kê
hiện trường cổng vào ngừng tiếp nhận phương tiện trong một thời gian; nếu
phát hiện sai lệch giữa thực tế CTN và EIR, phải hiệu chỉnh ngay; lên Kế
hoạch khắc phục các CTN hư hỏng (nếu có Order của Chủ khai thác hoặc lỗi
của Cảng…).
•
Đối với CTN rỗng lạnh, Lái xe trình EIR cho NV Kiểm soát trước khi trình
cho Điều độ bãi. NV Kiểm soát kiểm tra phần máy, vỏ và các thiết bò liên
quan của CTN. Nếu CTN bò hư hỏng, thiếu các bộ phận đi kèm, mà mục
“Remark” chưa thể hiện, thì NV Kiểm soát ghi bổ sung cụ thể tình trạng của

CTN vào phần “Remark”, đóng dấu tên lên EIR (bên dưới phần “Remark”),
ghi rõ trên EIR lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng và yêu cầu Lái xe ký vào
phần “Người giao” trên EIR, đồng thời tùy theo thỏa thuận của Cảng với
riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN có tình trạng vừa nêu, sẽ có các cách
xử lí như sau:
@ NV Kiểm soát liên hệ Điều độ bãi để thông báo Đại lý hãng tàu có mặt
giải quyết trước khi hạ bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý và khách hàng (Lái
xe) ký và ghi rõ họ tên;
@ Khi Đại lý không thể có mặt, Cảng vẫn tiến hành giao nhận bình thường
với khách hàng (Lái xe), Hãng tàu công nhận nội dung chứng từ là đúng thực
tế và có biện pháp thích hợp để chế tài Khách hàng.
Bước 4: Kiểm tra phương tiện và EIR, bấm giờ rời cảng, tại cổng ra.
- Lái xe cho xe đi theo luồng qui đònh trong cổng, dừng tại vạch Stop, trình
bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường
kiểm tra số xe thực tế so với EIR và yêu cầu Lái xe ký vào mục “Người
giao” (ghi rõ họ tên), kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các
mục theo qui đònh, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào
để thu đủ số lượng EIR) và bấm giờ ra cổng (phần “Cổng ra”), giữ liên 1,
giao các liên còn lại cho Lái xe và mở barie (xe chạy qua cổng Barie sẽ
hạ trở lại). Xe rời khỏi Cảng.

15
- NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổ
sung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điều
độ bãi…) vào máy (xác đònh rõ lỗi gây hư hỏng CTN thuộc Cảng/ Hãng
tàu/ Chủ hàng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà soát đảm bảo tất
cả các thông tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính).
QUI TRÌNH 3: CẢNG NHẬN CTN HÀNG NHẬP TỪ CẢNG KHÁC
CHUYỂN VỀ.
Bước 1: Đăng ký thủ tục tiếp nhận tại TBSX.

- Khách hàng trình Lệnh giao nhận, Manifest và chứng từ hải quan về lô
hàng tại TBSX.
- TBSX xác đònh tính hợp lệ của Lệnh giao nhận, căn cứ hàng hoá cụ thể và
qui đònh của Cảng để phê duyệt đồng ý (cán bộ TBSX ký và đóng dấu) hoặc
chuyển cấp trên giải quyết.
Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phòng thủ tục của cảng.
- Khách hàng trình Lệnh giao nhận tại phòng Thương vụ, ghi rõ là hạ CTN
hàng nhập cảng khác chuyển về. NV thương vụ kiểm tra đã có phê duyệt
của cấp có thẩm quyền, cập nhật máy tính (tên chủ hàng/ hãng tàu, số
CTN, cỡ, trạng thái, phương án…); lập hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ
tên); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên
Lệnh giao nhận và chuyển cả hoá đơn, Lệnh sang phòng Thu ngân; tại đây
Khách hàng đóng tiền và nhận lại Lệnh, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu
tiền”).
- Tại phòng phát hành EIR, Lái xe nộp Lệnh giao nhận, Manifest. NV
chứng từ kiểm tra tính hợp lệ (đã qua thủ tục hãng tàu, thương vụ), nhập
số hoá đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thò EIR với một số
thông tin (Tên chủ hàng/ hãng tàu; số hiệu; cỡ CTN; trạng thái; phương
án tác nghiệp…); sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin từ
Lệnh vào máy tính (kiểu loại CTN, trọng lượng, tàu/chuyến, chủ khai
thác, số seal, nhiệt độ, thông gió, IMDG, số xe - nếu có); in phiếu EIR, ký
vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên).
Trên phiếu EIR lúc này đã có vò trí dự kiến xếp CTN trong bãi.
Bước 3: Kiểm tra CTN và EIR, bấm giờ vào cảng, tại cổng vào.
- Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui đònh, trình bộ EIR cho NV
Giao nhận cổng.
- NV Giao nhận cổng tiến hành:
+ Kiểm tra số xe, số seal, loại CTN thực tế có đúng như đã ghi trên EIR
không? Nếu sai thì sửa lại và đóng dấu tên bên cạnh. Nếu cỡ và số hiệu


16
CTN sai thực tế thì ghi cỡ, số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu Lái xe
trở lại bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu, cỡ thực tế
CTN trùng với Lệnh giao nhận); trường hợp số hiệu, cỡ thực tế CTN không
trùng với Lệnh, bộ phận Phát hành EIR yêu cầu Lái xe liên hệ với chủ hàng/
hãng tàu xác nhận lại rồi mới sửa/ cấp EIR mới.
+ Kiểm tra tình trạng vỏ ngoài CTN và seal (có bò rách lủng, móp méo,
thiếu các bộ phận…) không? Nếu CTN/ seal hư hỏng, hoặc không seal, phải
ghi rõ vào mục “Remark”, nêu rõ tình trạng này xảy ra trước khi nhận hàng
vào cảng, lỗi thuộc khách hàng và yêu cầu Lái xe ký (ghi cả họ tên) vào
phần “Người giao” trên EIR. Nếu CTN bò hư hỏng, NV Giao nhận phải liên
hệ Trực ban SX để thông báo Đại lý hãng tàu có mặt giải quyết trước khi hạ
bãi (nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý ký và ghi rõ họ tên). Trường hợp Đại lí
không có mặt, Trực ban SX sẽ quyết đònh phương án xử lí theo thoả thuận
giữa Cảng với từng hãng tàu cụ thể.
+ Sau khi kiểm tra và ghi chép xong, đóng dấu tên lên EIR (phần “Cổng
vào”) và chuyển bộ EIR cho Lái xe.
- Lái xe cho xe dừng tại vạch Stop, trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện
trường cổng. NV Thống kê hiện trường thực hiện các nhiệm vụ: nhập số
hiệu EIR, cho hiện lên màn hình các EIR; nhập số xe; kiểm tra chỉnh sửa
lại Vò trí hạ dự kiến; bấm giờ; chuyển bộ EIR cho Lái xe và mở Barie.
+ Lưu ý:
•
Trường hợp xe loại 40’ chỉ giao 1x20’ thì NV Thống kê hiện trường cổng
ghi thêm ký hiệu “1E”và ký tên ở phần “Cổng vào” trên EIR đó.
•
Trường hợp xe vào hạ CTN, sau đó đi nhận hàng khác, thì Lái xe tiến hành
các thủ tục trên các EIR độc lập theo qui đònh của các qui trình, ngoài ra NV
Thống kê hiện trường cổng sẽ ghi thêm ký hiệu sau và ký tên, ở phần “Cổng
vào”, trên các EIR mà xe sẽ nhận hàng, tùy từng trường hợp cụ thể:

Trường hợp cụ thể Ký hiệu cần ghi
Xe giao 1 CTN và nhận 1 hoặc 2 CTN 1E
Xe giao 2 CTN và nhận 1 hoặc 2 CTN 2E
Ký hiệu “1E” (“2E”) có nghóa là tại cổng ra, Lái xe ngoài việc phải trình
các EIR nhận hàng, đồng thời phải trình đủ 1 EIR (hoặc 2 EIR) đã giao hàng
cho NV Thống kê hiện trường cổng.
- Lái xe dựa trên vò trí dự kiến xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng luồng
giao thông trong Cảng.
Bước 4: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng.
- Lái xe cho xe đến vò trí dự kiến, khi qua trạm của khu hàng, trình bộ EIR
cho NV Điều độ bãi.

17
- Điều độ bãi kiểm tra hàng hoá, hiệu chỉnh vò trí thực tế của CTN, ghi số
hiệu phương tiện hạ, thời điểm hạ, đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên
liên 1 EIR, hướng dẫn Lái xe về giao thông và giao lại bộ EIR cho Lái
xe, đồng thời điều động các phương tiện thực hiện.
+ Đối với CTN lạnh, trước khi gặp Điều độ bãi, Lái xe trình EIR cho NV
kiểm soát (để kiểm tra tình trạng vỏ ngoài CTN và seal), trình cho NV Vận
hành (để kiểm tra tình trạng kỹ thuật của CTN : nhiệt độ, thông gió, các thiết
bò và thông số liên quan). Nếu CTN bò hư hỏng, thiếu các thiết bò đi kèm, mà
EIR chưa thể hiện, thì NV Kiểm soát/ Vận hành ghi bổ sung cụ thể, đóng dấu
tên vào bên cạnh ô đã ghi, nêu rõ trên mục “Remark” lỗi thuộc Cảng/ Hãng
tàu/ Chủ hàng và yêu cầu Lái xe ký vào phần “Người giao” trên EIR, đồng
thời tùy theo thỏa thuận của Cảng với riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN
có tình trạng vừa nêu, sẽ có các cách xử lí như sau:
@ NV Vận hành liên hệ Điều độ bãi để thông báo Đại lý hãng tàu có mặt
giải quyết trước khi hạ bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý và khách hàng (Lái
xe) ký và ghi rõ họ tên;
@ Khi Đại lý không thể có mặt, Cảng vẫn tiến hành giao nhận bình thường

với khách hàng (Lái xe), Hãng tàu công nhận nội dung chứng từ là đúng thực
tế và có biện pháp thích hợp để chế tài Khách hàng.
Sau khi kết thúc kiểm tra CTN: NV Vận hành ký nhận thêm với khách hàng
Phiếu Bàn giao trạng kỹ thuật CTN (có các nội dung: số hiệu CTN; nhiệt độ;
thông gió; thời gian vận hành) và giữ lại 1 liên; Điều độ bãi giữ lại liên 3
EIR và Packing list (do khách hàng nộp), để phục vụ công tác quản lí hàng
hoá.
Bước 5: Kiểm tra phương tiện và EIR, bấm giờ rời cảng, tại cổng ra.
- Lái xe cho xe đi theo luồng qui đònh trong cổng, dừng tại vạch Stop, trình
bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường
kiểm tra số xe thực tế so với EIR và yêu cầu Lái xe ký vào mục “Người
giao” (ghi rõ họ tên), kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các
mục theo qui đònh, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào
và để thu đủ số lượng EIR), bấm giờ, giữ liên 1, giao các liên còn lại cho
Lái xe và mở barie. Xe rời khỏi Cảng.
- NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổ
sung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điều độ
bãi…) vào máy (xác đònh rõ lỗi gây hư hỏng CTN thuộc Hãng tàu/ Chủ
hàng).
QUI TRÌNH 4: CẢNG GIAO NGUYÊN CTN HÀNG NHẬP.
Bước 1: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phòng thủ tục của cảng.

18
- Khách hàng mang Lệnh giao hàng (D/O) đã có dấu Hãng tàu tới phòng
Thương vụ Cảng (đăng ký rõ là giao nguyên cont, kèm/ không kèm hạ
kiểm hoá/ chuyển kiểm hoá), NV Thương vụ kiểm tra tính hợp lệ của D/O
(mẫu lệnh, con dấu, chữ ký của Đại lý/ Hãng tàu, ngày hết hạn…); cập nhật
máy tính (tên chủ hàng, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án tác nghiệp…);
lập hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên), (đối với CTN lạnh, chương
trình vi tính tự động hiển thò thời gian tiêu thụ điện của CTN và số tiền

tương ứng trên hoá đơn); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác
nghiệp, số hoá đơn lên D/O và chuyển cả hóa đơn, D/O sang phòng Thu
ngân; tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại D/O, hoá đơn (đều có dấu
“Đã thu tiền”), sau đó sang phòng phát hành EIR.
- Khách hàng trình D/O cho NV chứng từ. NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ
của D/O (đã hoàn thành thủ tục tại Hãng tàu, Hải quan, Thương vụ thu
ngân, còn hạn…), nhập số hoá đơn cho hiển thò các EIR với một số thông
tin (phương án tác nghiệp, số hiệu CTN – máy tính sẽ truy cập từ mạng để
hiện lên màn hình các dữ liệu khác như: cỡ, kiểu, trạng thái, số seal, trọng
lượng, vò trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, nhiệt độ,
thông gió cài đặt, IMDG, tình trạng CTN… ), sau đó NV chứng từ tiếp tục
cập nhật các thông tin từ D/O vào máy tính (người nhận hàng, số hiệu
D/O, ngày hết hạn D/O, Đại lý phát hành, ngày phát hành, số xe - nếu có -
…), thu D/O, in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho
khách hàng (1 bộ gồm 3 liên).
Lưu ý:
+ NV chứng từ đề nghò khách hàng nhận lô từ 5 CTN trở lên, liên hệ Khu
hàng để xác đònh vò trí chính xác của các CTN trên bãi, nhằm mục đích phát
EIR cho các Lái xe theo trình tự: xe đến cảng trước lấy CTN bên ngoài; hoặc
thống nhất trước với Điều độ bãi thứ tự nhận các CTN, để tránh đảo chuyển
cho Cảng cũng như thuận tiện cho khách hàng. Việc thông báo của khách
hàng với Điều độ bãi về thứ tự nhận các CTN có thể thực hiện trước khi tàu
cập ít nhất 4h, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Khu hàng lập kế hoạch xếp bãi.
+ Sau khi đã phát hành EIR ghi phương án “GTHA” mà khách hàng đóng
bổ sung các loại phí: hạ kiểm hoá/ chuyển kiểm hoá/ phụ phí kiểm hoá thì
NV chứng từ căn cứ xác nhận của Thương vụ – Thu ngân trên D/O, hiệu chỉnh
lại tên phương án cho đúng thực tế, đồng thời ký và đóng dấu lên phần sửa.
+ Đối với phương án kiểm hóa giao nguyên:
•
Việc chuyển kiểm hoá có thể được khách hàng đăng ký thực hiện trước mà

chưa cần phải qua các thủ tục nêu trên.
•
Khách hàng đăng ký trước bằng cách Fax D/O (kèm các thông tin về Đề
nghò chuyển kiểm hoá giao nguyên; Thời gian dự kiến kiểm hoá) hoặc mang

19
2 Bản copy D/O tới Điều độ Xí nghiệp kho bãi. Tại đây NV tiếp nhận sẽ thống
nhất với khách hàng về thời gian cụ thể mà Cảng đáp ứng được; xác nhận
trên D/O; trả khách hàng 1 bản; đồng thời cập nhật các thông tin trên D/O
vào hệ thống (Tên chủ hàng, số CTN, thời điểm đăng ký, thời điểm dự kiến
kiểm hoá, thời điểm dự kiến lấy CTN – nếu có -, máy tính sẽ tự động truy cập
từ mạng và hiện lên màn hình các thông tin: tên tàu, chuyến, ngày cập cảng,
cỡ, kiểu, hãng tàu, chủ khai thác, trọng lượng, số seal thực tế, số B/L – để
nhận biết cùng lô, IMDG, vò trí trên bãi…). Điều độ XN kho bãi thông báo
cho Điều độ Khu hàng nhập chủ động in các CMC từ mạng (theo từng đợt).
•
Trường hợp CTN được hạ kiểm hoá tại bãi hàng nhập, Khách hàng phải
trình cho Điều độ bãi EIR trước khi thực hiện.
+ Đối với CTN lạnh, khách hàng muốn chỉ đònh thời gian Cảng ngắt điện,
thì khách hàng đến văn phòng Khu CTN lạnh để ký Bản cam kết thời gian
yêu cầu ngắt điện với NV theo dõi vận hành.
- Khách hàng đưa các bộ EIR cho Lái xe của họ để vào bãi lấy hàng.
Bước 2: Kiểm tra phương tiện và EIR, bấm giờ vào cảng, tại cổng vào.
- Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui đònh, dừng xe trước Barie,
trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng.
- NV Thống kê hiện trường kiểm tra số xe và hạn cho phép của EIR, nếu
chưa có số xe trên EIR thì ghi bổ sung, cho hiện lên màn hình các EIR, nhập
số xe, kiểm tra lại Vò trí thực tế, bấm giờ vào cổng, sau đó chuyển bộ EIR
cho Lái xe và mở Barie (xe chạy qua cổng Barie sẽ hạ trở lại).
- Các Lái xe dựa trên vò trí xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng tuyến giao

thông vào nhận hàng.
- Trường hợp xe vào cảng hạ CTN trước, sau đó mới nhận CTN hàng nhập
thì thực hiện như đã nêu tại Qui trình 1, 2, 3.
Bước 3: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng.
- Lái xe trình phiếu EIR cho NV Điều độ bãi; Điều độ bãi kiểm tra hạn
cho phép và tổ chức thực hiện đúng phương án tác nghiệp. (Đối với CTN
lạnh, Điều độ bãi yêu cầu NV Vận hành rút điện và tháo, giữ Biểu độ
nhiệt độ trước khi nâng CTN lên xe).
- Sau khi xếp hàng lên xe, Điều độ bãi ghi tên phương tiện xếp dỡ, số
lượng đảo chuyển (nếu có), thời điểm xếp hàng lên xe, tình trạng CTN
(phát sinh – nếu có), sửa số xe vận chuyển (nếu chưa đúng), đóng dấu
tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe.
+ Lưu ý đối với Điều độ bãi:
•
Điều phương tiện cấp hàng cho các xe theo thứ tự ưu tiên: xe vào Cảng
trước -> CTN gần phương tiện xếp dỡ đang hoạt động -> theo lô -> CTN ít
phải đảo chuyển.

20
•
Trong trường hợp kẹt bãi do số lượng xe nhiều, có thể yêu cầu NV Thống
kê hiện trường cổng vào giảm tiến độ tiếp nhận xe vào khu vực bãi mà mình
phụ trách.
•
Trường hợp CTN bò hư hỏng:
@ Nếu hư hỏng trước khi dỡ từ tàu thì trên EIR đã được ghi chú;
@ Nếu ghi chú trên, Khách hàng (Lái xe) thấy chưa đúng, yêu cầu sửa lại
đúng thực tế hoặc hư hỏng của CTN phát sinh sau khi dỡ từ tàu (chưa có ghi
chú trên EIR) thì Điều độ bãi phải đánh dấu vò trí hư hỏng trên hình vẽ, gạch
chéo vào ô mã số hư hỏng tương ứng, ghi tình trạng hư hỏng thực tế vào mục

“Remark” và đóng dấu tên vào đó;
@ Dù hư hỏng do nguyên nhân nào, kể cả mất seal hay sự cố khác, Điều độ
bãi phải báo cán bộ phụ trách giải quyết thủ tục với các bên liên quan (lập
biên bản mất seal, thoả thuận giám đònh, trả rỗng về Cảng…).
+ Đối với phương án kiểm hóa giao nguyên:
•
Sau khi in các CMC, trên cơ sở các xe đầu kéo nhận bàn giao từ XN kho
bãi, Điều độ khu hàng nhập tổ chức chuyển CTN theo đúng yêu cầu đăng ký
của khách hàng. Điều độ bãi phát CMC cho các đầu kéo và điều động xe
nâng/ cẩu khung xếp CTN lên xe. Sau khi di chuyển tới các vò trí chỉ sẵn và
nhận CTN xong, các Lái xe đầu kéo ghi chép số xe của mình, tên phương tiện
nâng, số lượng đảo chuyển lên CMC. Khi xe sang bãi kiểm hoá, Điều độ bãi
căn cứ nội dung CMC điều động vò trí hạ. Sau khi hạ xong, Lái xe ghi tiếp lên
CMC: tên phương tiện hạ, vò trí hạ, thời điểm hạ, ký tên trên CMC – ghi rõ
họ tên - và chuyển các CMC cho Điều độ bãi kiểm hoá. Điều độ tổ chức cập
nhật kòp thời vào máy các thông tin ghi tay trên CMC.
•
Khách hàng liên hệ Khu thủ tục và Điều độ khu hàng nhập (nếu CTN kiểm
hoá tại bãi hàng nhập) hoặc liên hệ Điều độ bãi rút hàng (nếu CTN phải
chuyển bãi) để được điều động công nhân cắt seal, xếp dỡ hàng hoá phục vụ
kiểm hoá theo các qui đònh hiện hành.
•
Điều độ bãi yêu cầu khách hàng đóng tiền phụ thu (Nếu khách hàng chưa
đóng) tại Thương vụ, rồi mới giao hàng. Mọi trường hợp do nhầm lẫn hoặc cố
ý làm thất thu tiền của Cảng, NV Điều độ giao hàng sẽ phải chòu hình thức kỷ
luật và đóng tiền phụ thu thay cho khách hàng.
Bước 4: Kiểm tra CTN và EIR, bấm giờ rời cảng, tại cổng ra.
- Lái xe cho xe đi theo luồng qui đònh trong cổng, dừng tại vạch Stop, trình
bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường
kiểm tra số xe, số CTN thực tế so với EIR (trường hợp cần thiết thì kiểm

tra số seal); yêu cầu Lái xe ký vào mục “Người nhận” (ghi rõ họ tên);
kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui đònh, căn
cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường cổng vào để thu đủ số lượng

21
EIR); nhập vào máy tính số hiệu của EIR để kiểm tra nguồn gốc, nếu
đúng thì giao bộ EIR cho Hải quan. Sau khi kiểm tra hoàn tất thủ tục, Hải
quan thông qua và giữ liên 3 EIR, chuyển trả NV Thống kê hiện trường
các liên còn lại. NV Thống kê hiện trường bấm giờ (phần “Cổng ra” trên
EIR); giữ liên 1, giao liên 2 EIR cho Lái xe, đồng thời bấm mở barie; xe
rời khỏi cảng.
- NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổ
sung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điều
độ bãi…) vào máy (ghi chú rõ các hư hỏng phát sinh của CTN thuộc trách
nhiệm của Cảng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà soát đảm bảo
tất cả các thông tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính).
QUI TRÌNH 5: CẢNG CẤP CTN RỖNG.
Bước 1: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phòng thủ tục của cảng.
- Khách hàng mang Lệnh cấp CTN rỗng (hoặc chứng từ tương đương) tới
phòng Thương vụ Cảng, NV Thương vụ kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh
(mẫu lệnh, con dấu, chữ ký của Đại lý/ Hãng tàu, ngày hết hạn…); cập nhật
máy tính (tên chủ hàng, số CTN – nếu có, cỡ, trạng thái, phương án
“CAPR”…); lập hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên); ghi ngày tháng, số
lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên Lệnh và chuyển cả hóa
đơn, Lệnh sang phòng Thu ngân; tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại
Lệnh, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu tiền”), sau đó sang phòng phát hành
EIR
- Khách hàng trình Lệnh cho NV chứng từ. NV chứng từ kiểm tra tính hợp
lệ của Lệnh và nhập số hoá đơn cho hiển thò các EIR với một số thông tin
(Tên chủ hàng, phương án tác nghiệp, số hiệu CTN – nếu được chỉ đònh -

máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu về CTN đó
như: cỡ, kiểu, trạng thái, vò trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai
thác, tình trạng CTN…); sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông
tin từ Lệnh vào máy tính (số hiệu Lệnh, số Booking Note, ngày hết hạn
Lệnh, Đại lý phát hành, ngày phát hành, cỡ, kiểu, trạng thái, chủ khai
thác, các vò trí dự kiến, các ghi chú đặc biệt, số xe (nếu có), phương án
“CAPR”…); thu Lệnh; in phiếu EIR; ký vào mục “Người phát hành” và
giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên).
Lưu ý:
+ NV chứng từ đề nghò khách hàng nhận lô từ 5 CTN (chỉ đònh số) trở lên,
liên hệ Khu hàng để xác đònh vò trí chính xác của các CTN trên bãi, nhằm
mục đích phát EIR cho các Lái xe theo trình tự: xe đến cảng trước lấy CTN

22
bên ngoài; hoặc thống nhất trước với Điều độ bãi thứ tự nhận các CTN, để
tránh đảo chuyển cho Cảng cũng như thuận tiện cho khách hàng.
+ Các bước tác nghiệp của NV Phát hành EIR trong phương án này, phải
được một cán bộ hoặc NV khác, có nghiệp vụ phù hợp, thuộc Đội QLTH,
kiểm tra lại một cách độc lập.
- Khách hàng đưa các bộ EIR cho Lái xe của họ để vào bãi lấy hàng.
Bước 2: Kiểm tra phương tiện và EIR, bấm giờ vào cảng, tại cổng vào.
- Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui đònh, dừng xe trước Barie,
trình bộ EIR cho NV NV Thống kê hiện trường cổng.
- NV Thống kê hiện trường kiểm tra số xe, hạn cho phép của EIR, nếu
chưa có số xe trên EIR thì ghi bổ sung, cho hiện lên màn hình các EIR,
nhập số xe, kiểm tra lại Vò trí thực tế, bấm giờ vào cổng, sau đó chuyển
bộ EIR cho Lái xe và mở Barie.
- Các Lái xe dựa trên vò trí xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng tuyến vào
nhận hàng.
- Trường hợp xe vào cảng hạ CTN sau đó nhận CTN rỗng thì thực hiện như

đã nêu tại Qui trình 1, 2, 3.
Bước 3: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi.
- Lái xe cho xe đến Vò trí dự kiến, trình phiếu EIR cho NV Điều độ bãi.
Điều độ bãi kiểm tra hạn cho phép, điều phương tiện cấp CTN cho xe
(nếu EIR chưa có số CTN, Điều độ bãi liên hệ về văn phòng bằng VHF,
để kiểm tra xem CTN đònh cấp có đúng yêu cầu của EIR hay không).
(Đối với CTN lạnh, yêu cầu NV Vận hành rút điện – nếu có - trước khi
nâng CTN lên xe).
- Sau khi xếp CTN lên xe, Điều độ bãi ghi tên phương tiện xếp dỡ, số
lượng đảo chuyển (nếu có), sửa số xe vận chuyển (nếu chưa đúng), và
giao lại bộ EIR cho Lái xe.
- Lái xe cho phương tiện qua văn phòng hiện trường của hãng tàu (chỉ đối
với các hãng có yêu cầu kiểm tra CTN rỗng trước khi cấp cho khách
hàng).
- Lái xe cho xe qua văn phòng khu CTN rỗng, trình các EIR. NV Khu hàng
kiểm tra lại chủng loại và chủ khai thác của CTN…; ghi lên EIR số CTN
(nếu Lệnh không chỉ đònh số), thời điểm xếp CTN lên xe, tình trạng CTN
(phát sinh – nếu có), đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR và
giao lại bộ EIR cùng seal, packing list (nếu có) cho Lái xe. Xe di chuyển
ra cổng cảng. (Đối với CTN lạnh, trước khi ra cổng cảng, Lái xe cho xe
qua điểm cắm điện, để NV Vận hành cài đặt nhiệt độ, thông gió theo yêu
cầu của EIR).

23
+ Lưu ý đối với Điều độ bãi:
Điều phương tiện cấp hàng cho các xe theo thứ tự ưu tiên: xe vào Cảng
trước -> CTN gần phương tiện xếp dỡ đang hoạt động -> theo lô -> CTN ít
phải đảo chuyển.
Trong trường hợp kẹt bãi do số lượng xe nhiều, có thể yêu cầu NV Thống
kê hiện trường cổng vào giảm tiến độ tiếp nhận xe vào khu vực bãi mà mình

phụ trách.
Các trường hợp CTN bò hư hỏng, dơ bẩn thì khách hàng thường không
nhận. Vì vậy, trước khi ghi các thông tin vào EIR, Điều độ bãi phải yêu cầu
Lái xe kiểm tra kỹ tình trạng CTN (trách nhiệm của Cảng phải cấp CTN sạch
tốt cho khách hàng). Nếu khách hàng hoặc hãng tàu quyết đònh nhận CTN
trong tình trạng không tốt thì yêu cầu họ ký rõ vào mục “Remark” là “chấp
nhận CTN này”.
Bước 4: Kiểm tra CTN và EIR, bấm giờ rời cảng, tại cổng ra.
- Các CTN phải được mở cửa khi qua cổng (để kiểm tra xác đònh đúng là
cont rỗng).
- Lái xe cho xe đi theo luồng qui đònh trong cổng, dừng tại vạch Stop, trình
bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng. NV Thống kê hiện trường
kiểm tra số xe, số CTN thực tế so với EIR; yêu cầu Lái xe ký vào mục
“Người nhận” (ghi rõ họ tên); kiểm tra tính hợp lệ của EIR (đã ghi đúng,
đủ các mục theo qui đònh, căn cứ ký hiệu của NV Thống kê hiện trường
cổng vào để thu đủ số lượng EIR); kiểm tra và chòu trách nhiệm chính về
việc cấp CTN đúng Chủ khai thác và cỡ loại CTN; nhập vào máy tính số
hiệu của EIR để kiểm tra nguồn gốc, nếu đúng thì bấm giờ; giữ lại liên 1;
giao các liên EIR còn lại cho Lái xe và mở barie; xe rời khỏi cảng.
- NV Thống kê hiện trường cổng cập nhật các thông tin được ghi chép bổ
sung bằng tay trên EIR của các bộ phận trước đó (NV Giao nhận; Điều
độ bãi…) vào máy (ghi chú rõ các hư hỏng phát sinh của CTN thuộc trách
nhiệm của Cảng), giờ ra cổng sẽ được cập nhật tự động (rà soát đảm bảo
tất cả các thông tin trên EIR phải được cập nhật ngay vào máy tính).
QUI TRÌNH 6: CẢNG GIAO NGUYÊN CTN HÀNG XUẤT.
Bước 1: Đăng ký thủ tục lấy hàng tại Khu hàng xuất và TBSX.
- Khách hàng trình Đơn xin lấy hàng xuất ra khỏi cảng (về kho riêng/ đi
cảng khác/ … có xác nhận của Chủ khai thác) – gọi là Lệnh giao nhận -
cho Khu hàng xuất để được xác nhận về nguồn gốc các CTN (do hạ bãi
chờ xuất/ đóng hàng tại cảng/ depot khác chuyển về và thời gian cụ thể).


24
- Khách hàng mang Lệnh giao nhận và chứng từ hải quan về lô hàng qua
TBSX. TBSX xác đònh tính hợp lệ của Lệnh giao nhận; căn cứ lí do khách
hàng nêu và xác nhận của Khu hàng xuất; căn cứ qui đònh của Cảng để phê
duyệt đồng ý (cán bộ TBSX ký và đóng dấu), hoặc chuyển cấp trên giải
quyết.
Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phòng thủ tục của cảng.
- Khách hàng trình Lệnh giao nhận, đã có phê duyệt đồng ý của các cơ
quan có thẩm quyền, tới phòng Thương vụ (đăng ký rõ là lấy cont hàng
xuất về kho riêng/ đi cảng khác), NV Thương vụ cập nhật máy tính (tên
chủ hàng/ hãng tàu, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án tác nghiệp…); lập
hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên), (đối với CTN lạnh, chương trình
vi tính tự động hiển thò thời gian tiêu thụ điện của CTN và số tiền tương
ứng trên hoá đơn); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp,
số hoá đơn lên Lệnh và chuyển cả hóa đơn, Lệnh sang phòng Thu ngân;
tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại Lệnh, hoá đơn (đều có dấu “Đã
thu tiền”), sau đó sang phòng phát hành EIR.
- Khách hàng trình Lệnh cho NV chứng từ. NV chứng từ kiểm tra tính hợp
lệ của Lệnh (chính sách Cảng cho phép, mẫu lệnh, con dấu, chữ ký của
Đại lý/ Hãng tàu, ngày hết hạn, đã hoàn thành thủ tục hải quan, Thương
vụ thu ngân…), nhập số hoá đơn cho hiển thò các EIR với một số thông tin
(phương án tác nghiệp, số hiệu CTN – máy tính sẽ truy cập từ mạng để
hiện lên màn hình các dữ liệu khác như: cỡ, kiểu, trạng thái, số seal, trọng
lượng, vò trí thực tế, hãng tàu, chủ khai thác, nhiệt độ, thông gió cài đặt,
IMDG, tình trạng CTN…), sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông
tin từ Lệnh vào máy tính (người nhận hàng, số hiệu Lệnh, ngày hết hạn
(nếu có), Đại lý phát hành, ngày phát hành…), thu Lệnh, in phiếu EIR, ký
vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên).
- Khách hàng đưa các bộ EIR cho Lái xe của họ để vào bãi lấy hàng.

Bước 3: Kiểm tra phương tiện và EIR, bấm giờ vào cảng, tại cổng vào.
- Khi vào cổng Lái xe cho xe đi theo luồng qui đònh, dừng xe trước Barie,
trình bộ EIR cho NV Thống kê hiện trường cổng.
- NV Thống kê hiện trường kiểm tra số xe, hạn cho phép của EIR (nếu có),
nếu chưa có số xe trên EIR thì ghi bổ sung, cho hiện lên màn hình các EIR,
nhập số xe, kiểm tra lại Vò trí thực tế, bấm giờ, sau đó chuyển bộ EIR cho
Lái xe và mở Barie.
- Các Lái xe dựa trên vò trí xếp CTN trên bãi để cho xe đi đúng tuyến giao
thông vào nhận hàng.

25