BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
TỔNG CÔNG TY BƯU ĐIỆN VIỆT NAM

CẨM NANG
HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI DỊCH VỤ
CHI TRẢ LƯƠNG HƯU VÀ TRỢ CẤP BẢO HIỂM XÃ HỘI
HÀNG THÁNG QUA BƯU ĐIỆN

Hà nội, tháng 5/2013


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................................................1
Chương I XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN VÀ CÁC VẤN ĐỀ CẦN QUAN TÂM TRONG TỔ
CHỨC TRIỂN KHAI...........................................................................................................................2
Chương II CÁC TIÊU CHUẨN VỀ ĐIỀU KIỆN CƠ SỞ VẬT CHẤT...........................................7
1.Điểm chi trả:.........................................................................................................................................7
2.Trang thiết bị tại điểm chi trả:................................................................................................................7
3.Các vật dụng phục vụ chi trả:................................................................................................................8
Chương IV AN TOÀN TRONG CÔNG TÁC CHI TRẢ................................................................13
Chương V CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ....................................................................................15
1.Quy trình đăng ký điểm chi trả............................................................................................................15
..............................................................................................................................................................15
2.Quy trình tạm ứng tiền chi trả..............................................................................................................16
3.Qui trình chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH.......................................................................................17
4.Qui trình quản lý thông tin người hưởng..............................................................................................19
5.Qui trình đối soát, thanh toán...............................................................................................................28
6.Quy trình trả thẻ BHYT.......................................................................................................................29
Chương VI:.........................................................................................................................................34
MỘT SỐ TÌNH HUỐNG GIAO TIẾP.............................................................................................34
TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, CUNG CẤP DỊCH VỤ.............................................................34

Chương VII.........................................................................................................................................36
MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP................................................................................................36
KHI THỰC HIỆN DỊCH VỤ CHI TRẢ CHẾ ĐỘ BHXH HÀNG THÁNG..................................36
CÁC PHỤ LỤC..................................................................................................................................41
PHỤ LỤC I.........................................................................................................................................41
ĐỀ CƯƠNG MẪU VÀ HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN..............................................41
PHỤ LỤC IV.......................................................................................................................................72
MẪU THEO DÕI GIẤY ỦY QUYỀN..............................................................................................72


LỜI NÓI ĐẦU
Tài liệu này được biên soạn để giúp cho các Bưu điện Tỉnh, Thành phố bao
gồm Ban Lãnh đạo đơn vị, các phòng chức năng, cán bộ chuyên quản dịch vụ, đội ngũ
nhân viên chi trả và những người muốn tìm hiểu về dịch vụ chi trả lương hưu và trợ
cấp BHXH qua Bưu điện có được cái nhìn đầy đủ về các nội dung, yêu cầu trong công
tác tổ chức, triển khai cung cấp dịch vụ. Tất nhiên, tài liệu này không thể bao gồm tất
cả các chi tiết mà các bạn gặp phải trong thực tiễn. Do vậy, mọi ý kiến đóng góp cho
tài liệu sẽ luôn được đón nhận và trân trọng, để giúp cho cuốn tài liệu này được hoàn
thiện hơn.
Cẩm nang Dịch vụ chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng bao gồm
các nội dung:
CHƯƠNG I: XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN, KÍ KẾT HỢP ĐỒNG
CHƯƠNG II: CÁC YÊU CẦU VỀ ĐIỀU KIỆN CƠ SỞ VẬT CHẤT
CHƯƠNG III: KĨ NĂNG GIAO TIẾP VỚI KHÁCH HÀNG
CHƯƠNG IV: AN TOÀN TRONG CÔNG TÁC CHI TRẢ
CHƯƠNG V: CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
CHƯƠNG VI: MỘT SỐ TÌNH HUỐNG GIAO TIẾP TRONG CÔNG TÁC TỔ
CHỨC, CUNG CẤP DỊCH VỤ
CHƯƠNG VII: MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP KHI THỰC HIỆN DỊCH VỤ
CHI TRẢ CHẾ ĐỘ BHXH HÀNG THÁNG

PHỤ LỤC

1


Chương I
XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN VÀ
CÁC VẤN ĐỀ CẦN QUAN TÂM TRONG TỔ CHỨC TRIỂN KHAI
Bước đầu tiên rất quan trọng để có thể tổ chức công tác chi trả lương hưu và trợ
cấp BHXH là các Bưu điện Tỉnh, Thành phố cần phải xây dựng được phương án tổ
chức triển khai dịch vụ. Đây là một công việc không đơn giản, nó bao gồm nhiều bước
từ việc gặp gỡ, tiếp xúc với Cơ quan BHXH tỉnh, Huyện, giới thiệu các năng lực của
Bưu điện, đề xuất giải pháp cho đến việc phối hợp chặt chẽ với các phòng ban của
BHXH để thu thập thông tin. Công việc này đòi hỏi các đơn vị phải tham gia khảo sát
công tác chi trả thực tế tại địa phương để hiểu rõ được tính chất, nguyên tắc của công
tác chi trả, cách thức chi trả và quản lý người hưởng mà Cơ quan BHXH đang thực
hiện, các tình huống mà nhân viên chi trả có thể gặp phải trong quá trình chi trả. Và
quan trọng nhất, từ công tác khảo sát thực tế, những thông tin thu thập được, đơn vị
xây dựng được phương án tổ chức dịch vụ của đơn vị mình một cách hợp lí, khoa học,
đảm bảo tính ưu việt của phương thức chi trả qua Bưu điện so với các phương thức chi
trả hiện hành.
1. Xây dựng phương án
Phương án tổ chức công tác chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng qua
Bưu điện phải đầy đủ các nội dung theo yêu cầu của Tổng Công ty tại Đề cương mẫu
và văn bản hướng dẫn xây dựng phương án ban hành kèm văn bản theo số 888/BĐVN
ngày 23/4/2013 của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam (Phụ lục I).
Phương án gồm 2 phần chính:
- Khảo sát hiện trạng công tác tổ chức của Cơ quan BHXH;
- Xây dựng phương án tổ chức triển khai của đơn vị.
a) Khảo sát hiện trạng công tác tổ chức của Cơ quan BHXH:

Để có được các thông tin về công tác tổ chức chi trả hiện nay của BHXH, các
đơn vị cần:
- Nghiên cứu tài liệu, quy trình nghiệp vụ của BHXH;
- Làm việc với Cơ quan BHXH để thu thập các thông tin
- Cử cán bộ tham gia các đợt chi trả thực tế, qua đó nắm bắt được các thủ tục,
quy trình chi trả; các mẫu biểu, ấn phẩm trong nghiệp vụ chi trả;
- Các nội dung khảo sát bao gồm:
+ Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của BHXH Tỉnh, BHXH Huyện;
+ Các hình thức chi trả hiện nay, ưu khuyết điểm của từng hình thức;

2


+ Hiện trạng công tác tổ chức chi trả và quản lý người hưởng: số người hưởng,
số tiền trả qua từng hình thức chi trả, số điểm chi trả, người tham gia chi trả, các biện
pháp đảm bảo an toàn chi trả, công tác quản lý đối tượng, các quy trình và phí dịch vụ.
b) Xây dựng phương án tổ chức của đơn vị:
Trên cơ sở nghiên cứu kĩ lưỡng cách thức thực hiện của BHXH, đơn vị xây
dựng phương án tổ chức công tác chi trả và quản lý người hưởng qua Bưu điện. Việc
xây dựng phương án cần đảm bảo các nguyên tắc:
- Về tổ chức mạng lưới chi trả: Phương án xây dựng của đơn vị cần đảm bảo có
số điểm chi trả lớn hơn hoặc bằng số điểm mà Cơ quan BHXH đang sử dụng. Mạng
lưới chi trả BHXH bao gồm hệ thống bưu cục các cấp, các điểm BĐVHX. Các điểm
giao dịch này đảm bảo giữ khoảng cách tối đa là 2km so với các điểm chi trả hiện tại
của Cơ quan BHXH. Trong trường hợp không bố trí được điểm giao dịch của mình
trong khu vực chi trả, thì đơn vị cần có phương án thuê địa điểm chi trả ngoài. Các
điểm thuê mướn này cần phải đạt các tiêu chuẩn, yêu cầu quy định về điểm chi trả
(xem quy định tại Chương II).
- Về tổ chức lao động: Do tính chất đặc thù của dịch vụ chi trả BHXH hiện nay
là thời gian chi trả chỉ giới hạn trong một vài ngày nhất định, cho nên đơn vị cần huy

động tối đa lực lượng lao động của đơn vị mình cho công tác chi trả, hạn chế việc thuê
ngoài. Trong các tháng đầu triển khai, đơn vị cần bố trí ít nhất 02 nhân viên cho mỗi
bàn chi trả, trong đó có ít nhất một nhân viên chính thức của Bưu điện. Việc bố trí số
bàn chi trả, số nhân viên cần phù hợp với số người hưởng, số tiền chi tại từng điểm,
không để người hưởng phải chờ đợi quá lâu, tuy nhiên việc bố trí phải tính toán khoa
học, tránh lãng phí nhân lực.
Trong quá trình chi trả, đơn vị cần phải bố trí cán bộ chuyên quản rà soát, hỗ trợ
xử lý các vấn đề vướng mắc phát sinh tại các điểm chi trả.
- Về đảm bảo an toàn chi trả: Các điểm chi trả phải đảm bảo các tiêu chuẩn về
cơ sở vật chất (quy định tại chương II); Trong công tác vận chuyển và chi trả, đơn vị
cần bố trí phương án bảo vệ phù hợp với từng tuyến đường, số tiền vận chuyển của
từng tuyến; Có phương án bảo vệ tiền lưu quỹ qua đêm, bảo vệ tại điểm chi trả (quy
định tại chương IV).
2. Kí kết hợp đồng
Sau khi phương án của đơn vị đã được Tổng Công ty và BHXH Việt Nam thẩm
định, phê duyệt, đơn vị tiến hành kí kết Hợp đồng với BHXH Tỉnh (Mẫu hợp đồng tại
Phụ lục II). Khi đàm phán kí kết hợp đồng, các đơn vị cần lưu ý một số nội dung về
phí dịch vụ như sau:
- Phí dịch vụ do Bưu điện tỉnh và BHXH tỉnh thỏa thuận trên nguyên tắc đảm
bảo chi phí cho Bưu điện tổ chức chi trả và quản lý đối tượng thuận lợi, đúng quy
định. Nội dung phí dịch vụ Cơ quan BHXH tính toán trả cho Bưu điện (theo các quy
định tại Thông tư số 134/2011/TT-BTC ngày 30/9/2011 của Bộ Tài chính) bao gồm:
3


+ Chi thù lao cho cá nhân tham gia chi trả, quản lý đối tượng (bao gồm cả
người hưởng nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua tài khoản thẻ ATM), hỗ
trợ nước uống, chi phí thuê địa điểm chi trả, thuê lực lượng bảo vệ trong những ngày
chi trả tại xã (tối đa không quá 50% lệ phí chi mà BHXH tỉnh được phân bổ);
+ Chi phí vận chuyển tiền và lực lượng bảo vệ trong quá trình chuyển tiền đến

các điểm chi trả tại xã, phường, thị trấn;
+ Chi phí thuê, mua các công cụ kiểm đếm, bảo quản, cất giữ tiền mặt trong quá
trình chi trả (máy đếm tiền, bao gói đựng tiền, két sắt…);
+ Phí đổi tiền rách, phí gửi tiền qua đêm tại các ngân hàng (nếu có).
- Các đơn vị nghiên cứu thông tư 134/2011/TT-BTC ngày 30/9/2011 của Bộ
Tài chính, tính toán chi phí cho những nội dung công việc Bưu điện thực hiện và dự
kiến mức phí.
- Trước khi đàm phán mức phí với BHXH tỉnh, các đơn vị phải báo cáo xin ý
kiến Tổng công ty để đảm bảo cân đối hài hòa giữa các đơn vị trên toàn mạng lưới.
3.

Chuyển giao các địa bàn

- Việc chuyển giao địa bàn từ các hình thức chi trả hiện tại sang chi trả qua Bưu
điện cần phải tiến hành thận trọng, chắc chắn, đảm bảo hiệu quả của công tác triển
khai. Đơn vị cần rà soát, thống nhất với Cơ quan BHXH các địa bàn có thể triển khai
ngay, xây dựng kế hoạch, lộ trình chuyển giao đối với các địa bàn còn lại.
- Việc chuyển địa điểm chi trả sang các cơ sở Bưu điện phải tuân thủ nguyên
tắc không gây khó khăn cho người hưởng, trong ít nhất 02 tháng đầu mới chuyển giao,
cần thực hiện chi trả tại các địa điểm mà hiện tại Cơ quan BHXH đang chi trả;
Công tác chuyển giao địa bàn cần lưu ý:
+ Đối với các địa bàn Cơ quan BHXH đang chi trả trực tiếp: Phải phối hợp với
Cơ quan BHXH tuyên truyền, quán triệt chủ trương, ổn định tư tưởng đối với cán bộ
bảo hiểm đang trực tiếp làm công tác chi trả; Tạo mối quan hệ tốt, tạo sự đồng thuận,
giúp đỡ của cán bộ bảo hiểm trong quá trình chuyển giao;
+ Đối với các địa bàn Cơ quan BHXH đang chi trả gián tiếp thông qua đại diện
phường xã: Cần có giải pháp tranh thủ sự hợp tác của đại diện chi trả trong giai đoạn
đầu triển khai như ký hợp đồng quản lý người hưởng hàng tháng với đại diện chi trả,
ký hợp đồng thuê lao động thực hiện công tác chi trả tại địa phương. Tuy nhiên, việc
thực hiện các giải pháp cụ thể trên từng địa bàn phải được trao đổi kỹ với Cơ quan

BHXH và phải phù hợp với chi phí của đơn vị;
+ Trong các tháng đầu mới chuyển giao, cần có cán bộ BHXH tham gia chi trả
cùng để hỗ trợ nhân viên Bưu điện nhận biết người hưởng và giải quyết các tình huống
đặc biệt phát sinh;

4


+ Khi bàn giao phải liên hệ với Cơ quan BHXH (hoặc đại diện chi trả) nhận
bàn giao lại giấy lĩnh thay (giấy ủy quyền) trước thời gian bàn giao cho Bưu điện chi
trả để đối chiếu khi người hưởng lĩnh tiền. Phối hợp với Cơ quan BHXH huyện rà soát
lại thời hạn giấy ủy quyền, đề nghị Cơ quan BHXH thông báo đối với các trường hợp
hết hạn, các trường hợp thiếu giấy ủy quyền lĩnh thay;
+ Trong quá trình bàn giao cần chú ý nhận biết các trường hợp đặc biệt (Người
hưởng khó tính, thương binh, người bệnh, người nhà Lãnh đạo, người không biết
chữ...) để có cách thức ứng xử phù hợp.
4. Sự phối hợp với cơ quan Bảo hiểm Xã hội
Sự phối hợp chặt chẽ với Cơ quan BHXH Tỉnh, Huyện là một yếu tố thiết yếu
cho sự thành công của công tác quản lý người hưởng, chi trả lương hưu và trợ cấp
BHXH qua hệ thống Bưu điện. Công tác phối hợp được thực hiện chặt chẽ với BHXH
các cấp trong tất cả các nội dung của công tác triển khai:
- Phối hợp với Cơ quan BHXH báo cáo Lãnh đạo Đảng, chính quyền địa
phương (tỉnh, huyện) về chủ trương và kế hoạch chuyển giao công tác chi trả lương
hưu, trợ cấp BHXH qua Bưu điện;
- Phối hợp với BHXH tỉnh, huyện trong công tác bàn giao địa bàn;
- Đề nghị Cơ quan BHXH tỉnh, huyện phối hợp tham gia đào tạo chuyên môn
nghiệp vụ cho đội ngũ của Bưu điện tỉnh, huyện;
- Phối hợp với Cơ quan BHXH đảm bảo việc chuyển danh sách chi trả, chuyển
tiền và các biểu mẫu, ấn phẩm phục vụ chi trả kịp thời, không gây gián đoạn, ảnh
hưởng đến việc nhận tiền của người hưởng;

- Phối hợp với Cơ quan BHXH thực hiện công tác truyền thông và giải đáp kịp
thời những thắc mắc của người hưởng;
- Lưu ý: Trong giai đoạn đầu triển khai các đơn vị cần phối hợp với Cơ quan
BHXH có văn bản thông báo đến người hưởng về việc chuyển giao công tác chi trả;
Thông báo đến người hưởng quy định của Cơ quan BHXH về việc xuất trình giấy tờ
tùy thân, giấy ủy quyền nhận thay khi nhận tiền. Các văn bản thông báo phải do Cơ
quan BHXH ký, đóng dấu để đảm bảo tính khách quan và hiệu quả chấp hành văn
bản đối với người hưởng.
5. Công tác phối hợp với các cấp chính quyền tại địa phương:
- Bưu điện tỉnh, Bưu điện huyện xây dựng mối quan hệ với bộ máy chính quyền
địa phương các cấp (UBND tỉnh, huyện, phường xã, cán bộ hộ tịch, tổ hưu trí…), có
giải pháp, cách thức phối hợp với chính quyền để nắm bắt các thông tin về người
hưởng phục vụ công tác quản lý đối tượng.
- Tranh thủ sự ủng hộ của các cơ quan Đảng, đoàn thể, chính quyền và các cơ
quan truyền thông địa phương để thông tin đến người hưởng về chủ trương thực hiện
phương thức quản lý, chi trả qua Bưu điện. Đề nghị chính quyền địa phương (quận,
5


huyện) ủng hộ, quán triệt đến Lãnh đạo các phường, xã để đảm bảo công tác chuyển
giao từ đại diện chi trả phường, xã sang Bưu điện được thuận lợi.
Lưu ý: Bưu điện tỉnh, Bưu điện huyện phải phối hợp tốt với chính quyền địa
phương để UBND tỉnh có văn bản chỉ đạo UBND các huyện, UBND huyện có văn bản
chỉ đạo UBND các phường, xã hỗ trợ cơ quan BHXH và Bưu điện thực hiện công tác
chuyển giao.
6. Công tác truyền thông:
- Các đơn vị cần thực hiện công tác tuyên truyền đến người hưởng về việc thực
hiện phương án quản lý người hưởng và chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng
qua hệ thống Bưu điện trên địa bàn tỉnh.
- Trước khi bắt đầu thực hiện công tác chuyển giao hoặc khi có bất kì kế hoạch

nào về việc chuyển địa điểm chi trả, đơn vị phải thông báo trước cho người hưởng ở kì
chi trả trước đó. Nội dung thông báo cần nêu rõ việc chuyển giao công tác quản lý
người hưởng và chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng sang Bưu điện, địa điểm
nhận, thời gian bắt đầu thực hiện, các số điện thoại liên hệ, Sơ đồ quy trình hướng dẫn
cách tìm đến địa điểm mới.
Các hình thức thông báo bao gồm:
+ Thông báo trực tiếp với người nhận tại điểm chi trả (thông báo miệng);
+ Niêm yết văn bản công khai tại điểm chi trả;
+ Thông tin qua báo chí, đài phát thanh, truyền hình địa phương;
+ Gửi thông báo cho người hưởng nhận chế độ BHXH hàng tháng.
- Ngoài ra, đơn vị cũng cần triển khai kế hoạch truyền thông, quảng bá thường
xuyên khác bằng các hình thức truyền thông qua báo chí, truyền hình, đài phát thanh
địa phương, băng rôn, biển hiệu tại các điểm chi trả để nâng cao vị thế Bưu điện trong
việc thực hiện chi trả các chế độ, chính sách xã hội phục vụ cộng đồng.
- Việc in ấn các băng rôn, biển hiệu dịch vụ tại các đơn vị mới triển khai cần
tuân thủ mẫu thống nhất theo nhân diện thương hiệu mới của Bưu điện Việt Nam. Lưu
ý đối với các biển hiệu trang bị tại các điểm chi trả đang thuê, mượn nên in ấn trên
chất liệu gọn nhẹ, có thể tháo dời dễ dàng để tiện di chuyển, cất giữ, bảo quản.

6


Chương II
CÁC TIÊU CHUẨN VỀ ĐIỀU KIỆN CƠ SỞ VẬT CHẤT
1. Điểm chi trả:
Điểm chi trả là nơi Bưu điện thực hiện chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng
tháng cho người hưởng. Hệ thống điểm chi trả gồm Bưu cục, Điểm bưu điện - văn hóa
xã, các địa điểm khác do Bưu điện thuê hoặc mượn để thực hiện việc quản lý, chi trả
tiền lương hưu và các chế độ BHXH hàng tháng cho người hưởng theo yêu cầu của Cơ
quan BHXH. Điểm chi trả của Bưu điện phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Cơ sở vật chất khang trang, diện tích đủ rộng để phục vụ số lượng người
hưởng theo danh sách Cơ quan BHXH chuyển sang;
- Dễ nhận biết: Điểm chi trả phải có biển hiệu, pano phía ngoài, nếu cần phải có
biển chỉ dẫn lối đi rõ ràng;
- Thuận tiện: Vị trí thuận tiện cho việc đi lại, di chuyển của người hưởng;
- Đảm bảo sạch sẽ, gọn gàng: Tổ chức quét dọn, lau chùi thường xuyên; Sắp
xếp đồ đạc gọn gàng, không bày đồ dùng cá nhân trong phạm vi khuôn viên giao dịch;
Dọn sạch cỏ, rác, có thể trồng thêm cây xanh, trồng hoa để tăng tính thẩm mỹ;
- Đảm bảo an toàn đối với người hưởng: Lối đi phải bằng phẳng, không trơn
trượt, đủ ánh sáng để người hưởng đi lại dễ dàng; Vật dụng bài trí trong điểm chi trả
phải chắc chắn, không có nguy cơ đổ, gẫy, vỡ; Không có các thiết bị dễ gây nguy cơ
cháy nổ;
- Đảm bảo an ninh: Nhà, cửa phải gia cố chắc chắn, không đặt ở những nơi có
nguy cơ cao về trộm cắp. Các điểm chi trả số tiền lớn, số người nhiều nhất thiết phải
có chỗ để xe, có người trông giữ xe.
2. Trang thiết bị tại điểm chi trả:
Các điểm chi trả phải trang bị đầy đủ các trang thiết bị, vật dụng cần thiết phục
vụ công tác chi trả, bao gồm:
- Bàn ghế cho nhân viên chi trả và người hưởng nhận tiền;
- Ghế ngồi cho người hưởng chờ lĩnh tiền;
- Quạt mát phục vụ người hưởng;
- Nước uống, báo đọc;
- Bảng mica đặt tại bàn chi trả;
- Khay xếp sổ lĩnh lương đặt trên bàn chi trả;
- Bảng niêm yết các giấy tờ hoặc thông báo trong các kỳ chi trả;
- Loa thông báo (đối với các điểm chi trả có số người hưởng đông)
7


3. Các vật dụng phục vụ chi trả:

- Két sắt, valy hoặc thùng sắt chuyên dụng đựng tiền;
- Khay đựng tiền, ghim kẹp tiền hoặc chun vòng buộc tiền;
- Máy tính cá nhân;
- Bút viết, giấy viết, sổ ghi chép;
- Tem ghi số tiền kẹp cùng tiền trả cho người hưởng;
- Các mẫu biểu, mẫu ấn phẩm liên quan theo quy định của Cơ quan BHXH.
(Một số mẫu băng rôn, biển báo tại Phụ lục III kèm theo)

8


Chương III
GIAO TIẾP VỚI KHÁCH HÀNG
1. Khách hàng của dịch vụ chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH
a) Quy mô:
Hiện nay, cả nước ta có gần 3 triệu người hưởng chế độ lương hưu và các
khoản trợ cấp BHXH. Hàng năm, Nhà nước chi gần 100,000 tỷ đồng cho loại đối
tượng này. Người hưởng lương hưu và các khoản trợ cấp BHXH phân bổ đều trên toàn
quốc, tuy nhiên, số đối tượng hưởng lương hưu tập trung nhiều hơn ở các khu vực
trung tâm thành phố, thị xã, thị trấn.
b) Nhu cầu:
Khách hàng của dịch vụ chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH đa số là người già,
người có khả năng lao động bị hạn chế. Họ thường có tâm trạng hụt hẫng về vật chất
và tinh thần, nhu cầu giao tiếp và được tôn trọng của họ là rất cao, họ mong muốn
được lắng nghe, được nhìn nhận rằng mình vẫn có ích cho xã hôi. Về quy trình dịch
vụ, họ mong muốn quy trình dịch vụ phải nhanh gọn, không phải chờ đợi lâu, môi
trường sử dụng dịch vụ phải mát mẻ, yên tĩnh, tránh những yếu tố ảnh hưởng tới sức
khỏe của họ.
c) Các yếu tố ảnh hưởng đến việc sử dụng dịch vụ của khách hàng:


Trên thực tế, những người hưởng lương hưu và trợ cấp không phải là đối tượng
ra quyết định cho việc triển khai phương thức chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH
hàng tháng qua Bưu điện. Tuy nhiên, đây là tầng lớp dễ tạo được sự quan tâm của dư
luận xã hội, có sức ảnh hưởng tới việc thiết lập và duy trì các cách nhìn nhận trong xã
hội. Vì vậy, các ý kiến, phản ánh của họ thường là bằng chứng và là cơ sở để Nhà
nước và BHXH các cấp đánh giá phương thức chi trả qua Bưu điện và quyết định có
tiếp tục duy trì phương thức chi trả này hay không.
Khi sử dụng các dịch vụ của Bưu điện nói chung và dịch vụ chi trả lương hưu
và trợ cấp BHXH nói riêng, người hưởng thường quan tâm đến các yếu tố sau:
- Vị trí địa lí của các điểm chi trả có thuận tiện hay không?
- Các điểm chi trả có tiện nghi hay không (rộng rãi, thoáng mát, có các điều
kiện cơ sở vật chất phục vụ như ghế ngồi, nước uống, quạt mát v.v…)?
- Quy trình nhận tiền qua Bưu điện có nhanh chóng, tiện lợi hay không?
- Nhận tiền qua Bưu điện có đảm bảo được nhận đủ tiền hay không?
- Cán bộ chi trả có vui vẻ, thân thiện, tôn trọng người nhận hay không?
2. Các tiêu chuẩn về đội ngũ Cán bộ chi trả
a) Tiêu chuẩn bố trí lao động phục vụ chi trả:
9


- Mỗi điểm chi trả phải bố trí tối thiểu 2 nhân viên, các điểm chi trả đông tùy
theo số lượng người hưởng để bố trí tăng thêm lao động chi trả.
- Mỗi điểm chi trả nên bố trí thêm 1 cán bộ thường trực để phổ biến, tuyên
truyền tại chỗ về chủ trương, mục đích ý nghĩa của việc chuyển giao công tác chi trả
lương hưu và trợ cấp BHXH qua Bưu điện và hướng dẫn người hưởng làm quen với
địa điểm và phương thức chi trả mới (đặc biệt lưu ý trong các tháng đầu thực hiện chi
trả).
b) Các yêu cầu đối với nhân viên chi trả:
b1) Yêu cầu về tố chất và phẩm chất:
- Nhanh nhẹn, dễ giao tiếp, tận tâm, nhiệt tình với công việc;

- Yêu Ngành, yêu nghề, có ý thức chứng minh, khẳng định và nâng cao những
ưu thế của Bưu điện trong công tác cung cấp các dịch vụ hành chính công;
- Lịch sự, kiên nhẫn, biết kiềm chế các cảm xúc của bản thân.
b2) Yêu cầu về năng lực:
- Có năng lực quan sát và giải quyết tình huống: nhân viên chi trả phải bao quát
được tình hình tại các điểm chi trả và đưa ra các biện pháp xử lý tình huống phù hợp;
- Có khả năng lắng nghe, giải đáp các thắc mắc của khách hàng về dịch vụ;
- Nhớ và nhận dạng khách hàng để tạo mối quan hệ thân tình, nâng cao sự hài
lòng của khách;
- Được đào tạo và nắm chắc các quy tắc, quy trình dịch vụ, các nghiệp vụ
BHXH có liên quan đến công tác chi trả và quản lý người hưởng theo đúng yêu cầu
của Cơ quan BHXH;
- Được quán triệt về nội dung công việc cần làm, tầm quan trọng của công việc,
cách trả lời một số thắc mắc thường gặp của người hưởng;
- Được hướng dẫn cụ thể cách giao tiếp với người cao tuổi; Hiểu được tâm lý
người cao tuổi.
b3) Yêu cầu về hình thức, trang phục:
Trang phục, diện mạo của nhân viên chi trả phải đảm bảo lịch sự, gần gũi, kín
đáo, không tạo ra khoảng cách giữa khách hàng và nhân viên chi trả. Các yêu cầu cụ
thể bao gồm:
- Nhân viên chi trả phải mặc đồng phục trong suốt thời gian làm việc, đồng
phục phải được ủi thẳng và sạch sẽ, không nhàu nát hoặc xộc xệch;
- Nhân viên chi trả phải đeo thẻ (bảng tên) ngay ngắn;
- Trang điểm nhẹ nhàng phù hợp với tính chất công việc; Đầu tóc sạch sẽ, gọn
gàng; Không đeo quá nhiều trang sức;
10


- Mang giầy hoặc dép quai hậu, tuyệt đối không được đi dép lê.
b4) Yêu cầu về nội quy, kỷ luật lao động:

- Tài liệu, vật dụng nghiệp vụ, đồ dùng cá nhân của từng nhân viên chi trả cần
được sắp xếp gọn gàng, hợp lý, đảm bảo dễ tìm kiếm và không gây cản trở công việc
cũng như tạo cảm nhận không tốt từ phía khách hàng;
- Có mặt sớm tại địa điểm chi trả trước thời gian chi trả tối thiểu 15 phút,
- Vệ sinh điểm chi trả sạch sẽ, ngăn nắp trước giờ chi trả;
- Treo bảng hiệu, bảng thông báo và chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất khác
sẵn sàng cho việc chi trả;
- Kiểm tra các điều kiện an toàn tại điểm chi trả;
- Chuẩn bị tiền và các giấy tờ liên quan đến việc chi trả; Giấy tờ, ấn phẩm phải
được sắp xếp thứ tự, gọn gàng, đảm bảo dễ tìm, dễ lấy;
- Tiền chi trả phải được chia sẵn đến từng người hưởng, sắp xếp số tiền đã chia
theo thứ tự danh sách chi trả để tiện tìm kiếm. Lưu ý chuẩn bị mệnh giá tiền lẻ đủ để
đáp ứng yêu cầu chi trả, không được trả thiếu tiền (kể cả tiền lẻ) cho người hưởng;
Nếu khách hàng có yêu cầu đổi tiền rách, nát thì phải đổi cho khách hàng. Nếu khách
hàng có nhu cầu đổi tiền sang loại tiền mệnh giá khác, nhân viên chi trả nên tạo điều
kiện đáp ứng nhu cầu khách hàng, trường hợp không có sẵn tiền tại điểm chi trả thì
hướng dẫn và tạo điều kiện cho khách hàng đổi tiền tại các bưu cục của Bưu điện.
- Thực hiện chi trả đúng thời gian đã thông báo, không để người hưởng phải
chờ đợi;
- Không thu bất kỳ khoản lệ phí nào từ khách hàng, trừ trường hợp khách hàng
sử dụng các dịch vụ cộng thêm đã thỏa thuận;
- Kết thúc buổi chi trả thực hiện vệ sinh sạch sẽ điểm chi trả, tắt điện, quạt và
các thiết bị khác trước khi ra về, bàn giao địa điểm (nếu cần thiết).
3. Quy tắc ứng xử, giao tiếp của nhân viên chi trả
- Luôn giữ nét mặt vui tươi, thân thiện;
- Sử dụng ngôn ngữ nho nhã và lịch sự;
- Gọi tên khách hàng bằng âm lượng vừa đủ, giọng nói phải nhẹ nhàng, rõ ràng;
luôn sử dụng đại từ nhân xưng như “chú”, “bác”, “cô” trước tên của khách hàng để thể
hiện sự tôn trọng;
- Khi khách hàng đến phải chào khách hàng. Khi chào, phải chú ý hướng ánh

mắt nhìn vào khách hàng một cách tôn trọng và lịch sự, thái độ thân thiện và niềm nở
với khách hàng;
- Luôn mở đầu và kết thúc các câu giao tiếp với khách hàng bằng các từ/cụm từ:
“vui lòng”, “xin phép”, “ạ”
11


- Mời người hưởng ngồi chờ đến lượt; Chi trả tiền theo thứ tự xếp hàng của
người hưởng, các trường hợp đặc biệt cần được ưu tiên phải xin phép khách hàng.
- Giữ thái độ tôn trọng, bình tĩnh, kiên nhẫn khi khách hàng kiểm lại tiền, sẵn
sàng giúp đỡ khách hàng xử lý các vấn đề khó khăn của khách hàng;
- Tận tình hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục quy định, giải thích rõ
ràng đảm bảo khách hành hiểu các yêu cầu, thủ tục quy định;
- Cố gắng nhớ mặt, nhớ tên của khách hàng để tạo mối quan hệ thân tình trong
những lần chi trả tiếp theo;
- Với đồng nghiệp phải giữ cách xưng hô lịch sự, không nên thể hiện thái độ
quá thân thiết, suồng sã;
- Luôn giữ các hành động của mình được nhẹ nhàng, lịch sự, không tán gẫu với
đồng nghiệp, không nghe điện thoại, ăn uống khi đang phục vụ khách hàng.
- Lắng nghe, chia xẻ, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của người hưởng;
- Giải quyết tối đa trong thẩm quyền các kiến nghị, thắc mắc của người hưởng
hoặc phản ánh kịp thời để Cơ quan BHXH cùng phối hợp giải quyết.

12


Chương IV
AN TOÀN TRONG CÔNG TÁC CHI TRẢ
An toàn là một yếu tố và chỉ tiêu chất lượng quan trọng của tất cả các giao dịch,
đặc biệt là các giao dịch có liên quan đến tiền. Để đảm bảo an toàn cho dịch vụ, các

đơn vị phải ghi nhớ các nguyên tắc sau đây:
1. An toàn về địa điểm và nhân viên chi trả:

- Các điểm chi trả phải đảm bảo các tiêu chuẩn về điều kiện cơ sở vật chất theo
quy định (xem chương II);
- Các nhân viên chịu trách nhiệm chính trong các khâu tiếp nhận tiền từ Ngân
hàng giao nhận đến các điểm chi trả, các nhân viên thực hiện chi trả phải là những cán
bộ có phẩm chất tốt (xem chương III);
- Cán bộ quản lý tại các đơn vị phải theo dõi sát sao các nhân viên, nhận biết
được các biến động trong đời sống của cán bộ để cân nhắc khi bố trí cán bộ tham gia
công tác tổ chức, cung cấp dịch vụ. Những nhân viên có lối sống xa hoa bất thường
hay bản thân và người nhà có liên quan đến các hoạt động tài chính không minh bạch
đều không được phép tham gia dịch vụ;
- Việc sắp xếp các bàn chi trả tại điểm chi trả phải đảm bảo khoa học, nên tách
biệt khu vực ngồi chờ của người hưởng và địa điểm đặt bàn chi trả;
- Các ngăn tủ đựng tiền tại điểm chi trả phải đảm bảo luôn có khóa trong tình
trạng tốt.
2. An toàn trong giao dịch:
a) Các yêu cầu đối với người hưởng:
Người hưởng khi muốn nhận tiền phải xuất trình được giấy tờ tùy thân hợp lệ
(chứng minh thư hoặc các giấy tờ tùy thân khác). Ngay cả khi người hưởng xuất trình
được các giấy tờ hợp lệ nhưng nhân viên chi trả nhận thấy nhiều biểu hiện bất thường
của khách hàng (như quá lúng túng, không biết địa chỉ chính xác của mình, không biết
cách ghi, kí nhận) hay đặc biệt hơn, đó là người không phải đã nhận tiền trong những
lần chi trả trước thì hãy tìm mọi cách có thể để trì hoãn việc trả tiền cho đến khi có
phương thức xác minh tin cậy hơn. Nên nhớ việc này không chỉ giữ an toàn cho Bưu
điện mà chính là nhân viên chi trả đang đảm bảo cơ hội được nhận tiền chính đáng của
người nhận thực sự trong giao dịch này.
Trong trường hợp người nhận không tự đến để nhận tiền được, họ bắt buộc phải
có giấy ủy quyền cho người khác theo mẫu quy định của Cơ quan BHXH. Thời hạn

của giấy ủy quyền là 06 tháng đối với người hưởng chế độ BHXH hàng tháng đang cư
trú tại Việt Nam hoặc 01 năm đối với người hưởng chế độ BHXH hàng tháng đang cư
trú tại nước ngoài.
13


Lưu ý: Khi người nhận thay xuất trình giấy ủy quyền, nhân viên chi trả căn cứ
vào giấy ủy quyền và ghi trên góc bên phải sổ lĩnh lương: “Ông/bà…. Nhận thay từ
tháng … đến tháng…” để tiện theo dõi, quản lý. Khi nhân viên chi trả nhìn thấy một
người đã nhận thay người khác vòng 05 tháng thì nên nhắc nhở họ làm lại giấy ủy
quyền cho kì tới. Bên cạnh đó, với các trường hợp này, nhân viên chi trả nên lưu ý xác
minh lại người hưởng thực sự, giúp công tác quản lý đối tượng được chính xác.
Nhân viên chi trả cần lập bản Theo dõi giấy ủy quyền để tiện theo dõi hàng
tháng (mẫu tại Phụ lục IV)
b) Các yêu cầu đối với nhân viên chi trả:
- Không nên vừa trả tiền vừa nói chuyện với người khác, hoặc bỏ đi ra ngoài
trong khi đang thực hiện giao dịch cho khách hàng. Điều này không những thể hiện sự
thiếu tôn trọng của bạn với khách hàng mà còn là nguyên nhân dẫn tới sự mất an toàn
trong giao dịch của bạn và đương nhiên, bạn phải là người chịu trách nhiệm về vấn đề
này.
- Không được rời bỏ vị trí khi đang trong quá trình chi trả;
- Hạn chế việc thực hiện các giao dịch liên quan đến tiền bạc của cá nhân tại
nơi chi trả vì có thể gây lẫn lộn về nguồn tiền;
- Thông báo cho khách hàng về số tiền họ được nhận, yêu cầu khách hàng kiểm
tra và đợi khách hàng kiểm lại ngay trước mắt mình.
3. An toàn trong quá trình vận chuyển, lưu giữ tiền:

- Đơn vị cần cân nhắc phương tiện vận chuyển phù hợp cho từng lộ trình, cự li
di chuyển, số tiền vận chuyển, đảm bảo công tác vận chuyển an toàn.
- Các món tiền phải được đựng trong cặp đựng tiền (có khóa) và được chia chọn

thành từng món cho từng người cụ thể.
- Đơn vị phải xây dựng kế hoạch chi trả chi tiết đến từng ngày, cụ thể số tiền
giao nhận cho từng điểm chi trả, xây dựng phương án rút tiền từ tài khoản ngân hàng
và tổ chức vận chuyển đến các điểm chi trả.
- Cần xây dựng phương án bảo vệ tiền tại các điểm chi trả và lưu giữ tiền qua
đêm, đảm bảo quỹ két an toàn trong toàn bộ thời gian chi trả.

14


Chương V
CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
1. Quy trình đăng ký điểm chi trả
1.1.

Sơ đồ quy trình

1.2.

Mô tả các bước quy trình:

Bước
(1)

(2)

(3)

Tên bước


Người thực
hiện
Lập danh sách các tổ có Nhân viên kinh
thay đổi
doanh/ nghiệp
vụ
tại Bưu
điện huyện

Mô tả các bước quy trình: chi tiết

Khi bắt đầu tham gia vào dịch vụ
chi trả lương hưu và trợ cấp
BHXH, hoặc khi có thay đổi về số
lượng/địa điểm các tổ chi trả, Bưu
điện huyện phải lập danh sách
đăng kí các tổ chi trả này để gửi
cho BHXH huyện.
Gửi danh sách cho Nhân viên kinh Danh sách thông tin các tổ chi trả
BHXH huyện
doanh/ nghiệp được gửi sang BHXH huyện
vụ
tại Bưu
điện huyện
Thống nhất các điểm chi BĐH, BHXH Bưu điện huyện và BHXH huyện
trả
Huyện
cần thống nhất về địa điểm chi trả
mới trước khi thông báo đến đối
tượng hưởng.


15


2. Quy trình tạm ứng tiền chi trả
2.1.
Sơ đồ quy trình

2.2. Mô tả các bước quy trình: :

Mã
Tên bước
bước
(1)
Gửi danh sách chi trả

Người thực
hiện
BHXH huyện

(2)

Bưu điện
huyện

Lập đề nghị tạm ứng

Mô tả các bước quy trình: chi tiết
Hàng tháng, BHXH huyện
chuyển Danh sách chi trả các chế

độ BHXH trong tháng chi tiết đến
từng xã, phường, tổ chi trả theo
mẫu C72a-HD (hoặc C72bHD;C72c-HD); Danh sách người
hưởng phải khấu trừ tiền lương
hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng
(Mẫu số 32-CBH) và Danh sách
người hưởng trợ cấp một lần khi
nghỉ hưu (Mẫu số 37-CBH )cho
Bưu điện huyện trước thời gian
chi trả 05 ngày. Khi BHXH huyện
chuyển Danh sách cho Bưu điện
huyện phải có biên bản giao nhận
ghi đầy đủ số lượng người hưởng,
số tiền Bưu điện huyện phải chi
trả cho người hưởng để làm cơ sở
thanh quyết toán.
Căn cứ trên danh sách chi trả
nhận từ BHXH huyện, Bưu điện
huyện lập đề nghị tạm ứng theo
mẫu C73 HD.
16


(3)

Gửi đề nghị tạm ứng

Bưu điện
huyện


(4)

Chuyển tiền tạm ứng

BHXH huyện

(5)

Nhận tiền tạm ứng

Kế toán Bưu
điện huyện

Gửi đề nghị tạm ứng được lập ở
bước (2) cho BHXH huyện trước
04 ngày chi trả
Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng
của Bưu điện huyện, BHXH
Huyện chuyển tiền vào tài khoản
của Bưu điện huyện, thời gian
chuyển tiền trước thời gian chi trả
ít nhất 03 ngày. Trường hợp ngày
chuyển tiền trùng vào ngày nghỉ
theo quy định, BHXH huyện
chuyển tiền cho Bưu điện huyện
muộn nhất vào buổi sáng ngày
trước ngày nghỉ; Đồng thời thông
báo bằng văn bản cho Bưu điện
Khi nhận được tiền, Bưu điện
huyện thông báo bằng văn bản

cho BHXH huyện.

3. Qui trình chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH
3.1. Sơ đồ quy trình:

3.2. Mô tả các bước quy trình: :

Mã
Tên bước
bước
(1)
Lập kế hoạch chi trả

Người thực hiện

Mô tả các bước quy trình: chi tiết

Nhân viên kinh
doanh, nghiệp
vụ tại Bưu điện

Sau khi có danh sách chi trả và
tiền tạm ứng từ BHXH huyện.
Bưu điện huyện tiến hành lập kế
17


(2)

Chuẩn bị tiền theo kế

hoạch

huyện
Kế toán tại Bưu
điện huyện

(3)

Chi tạm ứng

Kế toán

(4)

Nhận tiền tạm ứng

Cán bộ chi trả
tại các tổ chi trả

(5)

Yêu cầu lĩnh lương hưu Người hưởng
và trợ cấp BHXH

(6)

Tiếp nhận yêu cầu

(7.1)


Kiểm tra thông tin
người hưởng

(7.2)

Kiểm tra thông tin
người lĩnh thay

Cán bộ chi trả
tại các tổ chi trả
Giao dịch viên

Giao dịch viên

hoạch chi trả theo từng ngày.
Căn cứ trên kế hoạch chi trả, bộ
phận kế toán chuẩn bị tiền theo kế
hoạch
Vào đầu các ngày chi trả, kế toán
tại Bưu điện huyện chi tiền tạm
ứng và danh sách chi trả cho các
tổ chi trả
Nhận tiền và danh sách chi trả từ
kế toán Bưu điện huyện và ký xác
nhận tạm ứng
Định kỳ khi đến ngày chi trả, đối
tượng hưởng đến các tổ chi trả để
nhận lương hưu và trợ cấp
BHXH.
Tiếp nhận các yêu cầu từ người

hưởng.
Nếu người hưởng trực tiếp đến
lĩnh tiền thì kiểm tra thông tin
người hưởng (kiểm tra CMT hoặc
giấy tờ tùy thân khác).
Nếu người hưởng ủy quyền cho
người khác đến lĩnh thay thì cần
kiểm tra thông tin người lĩnh
thay:
+ Kiểm tra giấy lĩnh thay (mẫu
18-CBH). Giấy lĩnh thay được
Bưu điện lưu giữ trong quá trình
chi trả cho đến kỳ nhận cuối, nộp
cùng mẫu số C72a-HD cho
BHXH huyện.

(8)

Chi trả

Giao dịch viên

(9)
(10)

Xác nhận và nhận tiền
Nộp tiền và danh sách
ký nhận

Người hưởng

Giao dịch viên

(11)

Nhận tiền và danh sách
ký nhận

Kế toán tại bưu
điện huyện

+ Kiểm tra thông tin người lĩnh
thay (kiểm tra CMT hoặc giấy tờ
tùy thân khác).
Yêu cầu người hưởng ký xác
nhận và chi trả cho người hưởng
theo danh sách
Ký nhận, và nhận tiền
Cuối ngày chi trả, Cán bộ chi trả
nộp tiền chưa chi trả hết và danh
sách ký nhận về Bưu điện huyện.
Bộ phận kế toán tại Bưu điện
huyện nhận tiền chưa chi trả hết
của các tổ chi trả và danh sách ký
nhận vào cuối ngày chi trả.

Lưu ý: đọc thêm các nội dung về an toàn chi trả tại chương III
18


4. Qui trình quản lý thông tin người hưởng

4.1. Quy trình niêm yết thông tin người hưởng tăng, hưởng giảm
4.1.1. Sơ đồ quy trình:

4.1.2. Mô tả các bước quy trình:
Mã
Tên bước
bước
(1)
Gửi danh sách cho bưu
điện huyện

(2)

Phân chia danh sách
theo các tổ chi trả

(3)

Bàn giao danh sách cho
tổ chi trả

(4)

Niêm yết danh sách

Người thực
hiện
BHXH huyện

Mô tả các bước quy trình: chi tiết


Đầu tháng, BHXH huyện gửi
danh sách báo tăng/giảm các đối
tượng hưởng cho Bưu điện huyện
theo các mẫu:
11-CBH; 12-CBH; 13-CBH.
Nhân viên kinh Căn cứ vào thông tin trên danh
doanh/ nghiệp sách báo tăng/giảm, Bưu điện
vụ tại Bưu
huyện phân chia danh sách này
điện huyện
theo các tổ chi trả.
Nhân viên kinh Bưu điện huyện bàn giao danh
doanh/ nghiệp sách cho các tổ chi trả.
vụ tại Bưu
điện huyện
Nhân viên giao Nhân viên giao dịch tại các tổ chi
dịch tại các tổ
trả niêm yết công khai danh sách
chi trả
chi trả cho người hưởng theo quy
định của BHXH.

19


4.2.
Quy trình thông báo tạm dừng in danh sách chi trả lương hưu trợ
cấp BHXH hàng tháng và thông báo tiếp tục hưởng lương hưu trợ cấp BHXH
hàng tháng

4.2.1. Sơ đồ quy trình

4.2.2. Mô tả các bước quy trình:
Mã
Tên bước
bước
(1)
Tiếp nhận thông báo
từ BHXH Huyện

Người thực hiện
Bưu điện huyện

(2)

Chia thông báo theo
các tổ chi trả

Nhân viên kinh
doanh/ nghiệp vụ
tại Bưu điện huyện

(3)

Bàn giao thông báo
cho tổ chi trả

(4)

Chuyển cho người

hưởng và lấy xác
nhận

Nhân viên kinh
doanh/ nghiệp vụ
tại Bưu điện huyện
Nhân viên giao
dịch tại các tổ chi
trả

Mô tả các bước quy trình: chi tiết
Bưu điện Huyện tiếp nhận Thông
báo tạm dừng in danh sách chi trả
lương hưu, trợ cấp BHXH hàng
tháng (Mẫu số 14a-CBH), Thông
báo tiếp tục hưởng lương hưu, trợ
cấp BHXH hàng tháng (mẫu số
14b - CBH) từ BHXH huyện và
chuyển cho người hưởng trong
thời gian 5 ngày từ ngày nhận
được thông báo).
Căn cứ vào thông tin trên thông
báo, Bưu điện huyện phân chia
các thông báo này theo các tổ chi
trả.
Bưu điện huyện bàn giao các
thông báo cho các tổ chi trả.
Nhân viên giao dịch tại các tổ chi
trả bàn giao thông báo cho người
hưởng và yêu cầu ký nhận

20


4.3.
Quy trình thay đổi nơi lĩnh lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng
4.3.1. Sơ đồ quy trình:

4.3.2. Mô tả các bước quy trình:
Mã
Tên bước
Người thực
bước
hiện
(1)
Nộp giấy đề nghị chuyển Người hưởng
nơi lĩnh cho giao dịch
viên

Mô tả các bước quy trình: chi tiết
Người hưởng làm đơn đề nghị
chuyển nơi lĩnh tiền theo mẫu quy
định của BHXH và nộp cho Cán
bộ chi trả tại các tổ chi trả.
Mẫu đơn đề nghị: 20-CBH
Trường hợp người đang hưởng
lương hưu, trợ cấp BHXH hàng
tháng có hưởng phụ cấp khu vực
chuyển sang nơi cư trú mới thuộc
địa bàn có phụ cấp khu vực thì
ngoài Giấy đề nghị (Mẫu số 20CBH) phải gửi kèm 01 bản phô tô

sổ hộ khẩu đồng thời xuất trình sổ
hộ khẩu (bản chính) để kiểm tra,
đối chiếu.

(2)
(3)

Kiểm tra và ký xác nhận

Cán bộ chi trả Cán bộ chi trả tại các tổ chi trả
tại các tổ chi tiếp nhận đơn đề nghị và ký xác
trả
nhận vào đơn
Bàn giao đơn đề nghị về Cán bộ chi trả Cuối ngày các Cán bộ chi trả bàn
21


bưu điện huyện
(4)

(5)

tại các tổ chi
trả
Tập hợp đơn đề nghị Nhân viên kinh
trên toàn huyện
doanh/ nghiệp
vụ tại bưu điện
huyện
Bàn giao hồ sơ cho Nhân viên kinh

BHXH huyện
doanh/ nghiệp
vụ tại bưu điện
huyện

giao các đơn đề nghị về Bưu điện
huyện.
Bưu điện huyện tập trung các đơn
đề nghị chuyển nơi lĩnh trên phạm
vi toàn huyện
Bưu điện huyện bàn giao cho
BHXH huyện trong thời gian quy
định trong hợp đồng

22


4.4.
Tiếp nhận giấy giới thiệu trả lương hưu và trợ cấp BHXH
4.4.1. Sơ đồ quy trình

4.4.2. Mô tả các bước quy trình: :
Mã
Tên bước
Người thực
Mô tả các bước quy trình: chi tiết
bước
hiện
(1)
Tiếp nhận giấy giới Bưu

điện Bưu điện Huyện tiếp nhận giấy
thiệu từ BHXH Huyện
huyện
giới thiệu trả lương hưu và trợ cấp
BHXH (Mẫu C77-HD) từ BHXH
Huyện, có trách nhiệm chuyển
cho người hưởng trong khoảng
thời gian 5 ngày kể từ ngày nhận
được giấy giới thiệu.
(2)
Chia giấy giới thiệu theo Nhân viên kinh Căn cứ vào thông tin của người
tổ chi trả
doanh/ nghiệp hưởng trên giấy giới thiệu, Bưu
vụ tại bưu điện điện huyện chia giấy giới thiệu
huyện
theo các tổ chi trả.
(3)
Bàn giao giấy giới thiệu Nhân viên kinh Bưu điện huyện bàn giao giấy
cho tổ chi trả
doanh/ nghiệp giới thiệu cho tổ chi trả
vụ tại BĐH
(4)
Chuyển
cho
người Cán bộ chi trả Cán bộ chi trả chuyển giấy xác
hưởng và lấy xác nhận
tại các tổ chi nhận cho người hưởng và yêu cầu
trả
người hưởng ký nhận.


23