Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

LỜI NÓI ĐẦU

Theo kế hoạch thực tập nghiệp vụ của khoa Quan hệ công chúng và Quảng
cáo đưa ra, sinh viên sẽ thực tập nghiệp vụ tại các công ty truyền thông,các báo,
đài truyền hình, hoặc phòng truyền thông của các doanh nghiệp trong thời gian 3
tháng từ ngày 06/02/2012 đến ngày 27/04/2012. Mục đích của đợt thực tập
nghiệp vụ này nhằm tạo điều kiện cho sinh viên được làm quen với công việc,
tiếp xúc trực tiếp với môi trường công việc trong tương lai, có những kinh
nghiệm và cảm nhận bổ ích cho công việc sau này.
Trong thời gian 3 tháng thực tập nghiệp vụ này, em đã may mắn được thực
tập tại Phòng Quảng cáo – Đài PT-TH Hà Nội.
Đây là một môi trường làm việc đúng chuyên ngành em đang theo học , rất
chuyên nghiệp, làm việc như một bộ máy rất quy củ và mọi người đều có trách
nhiệm với công việc. Chính từ điều đó nên em đã có thể học hỏi được khá nhiều
những kinh nghiệm từ những anh chị nhân viên ở đây. Đặc biệt là được sự chỉ
dẫn tận tình của trưởng phòng Quảng cáo, là một người có rất nhiều kinh nghiệm,
hiểu biết về ngành Quảng cáo của Việt Nam.
Tuy nhiên,do đặc thù đây lại là Phòng Quảng cáo của Đài PT-TH thủ đô
nên mọi công việc đều hoạt động một cách rất nghiêm túc, có sự giám sát chặt
chẽ của ban lãnh đạo đài, đòi hỏi một sự chuẩn xác, nhân viên khi làm việc đều
phải chịu trách nhiệm rất lớn về công việc của mình ( bên cạnh đó còn phải chịu
trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật ), chính vì thế nên với vai trò là sinh viên
thực tập , em cũng rất ít có cơ hội được tham gia vào các công việc chính của
phòng.
Sau 3 tháng kết thúc thực tập, bản thân em tự nhận thấy đã tiếp thu được
rất nhiều những kinh nghiệm bổ ích,có thêm những hiểu biết rất quan trọng trước
1

Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

hết là phục vụ cho bài khóa luận tốt nghiệp và tiếp đó với mục đích xa hơn là
phục vụ cho công việc trong tương lai.
Và trong báo cáo thực tập nghiệp vụ này, em xin trình bày lại những kinh
nghiệm, cảm nhận đó.

I/GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHÒNG QUẢNG CÁO–ĐÀI PT-TH HÀ NỘI :
1- Giới thiệu chung - chức năng nhiệm vụ của phòng :
Phòng Quảng cáo thuộc Đài PT-TH Hà Nội.
Địa chỉ : số 3-5 Huỳnh Thúc Kháng – Hà Nội.
Phòng Quảng cáo được thành lập từ năm 1997, khá sớm so với nền Quảng cáo
của Việt Nam, và cho tới nay đã hoạt động đều đặn quy củ được 15 năm. Nên có
thể thấy đây là một phòng khá mạnh trong đài PT-TH Hà Nội và đối với ngành
Quảng cáo của các đài.
Phòng Quảng cáo nằm ở một khu riêng, khá tách biệt so với các phòng ban khác
trong đài. Đặc biệt là đi qua 1 cổng riêng, không cần phải vào phòng qua cổng
chính của đài do đặc thù của phòng là phòng trực tiếp hoạt động với bên ngoài và
gặp gỡ khách hàng.
Hiện tại, phòng Quảng cáo đang xúc tiến để phát triển thành Trung tâm Quảng
cáo ( như mô hình của TV-Ad – Trung tâm quảng cáo và dịch vụ truyền hình –
Đài TH Việt Nam ).
* Về chức năng nhiệm vụ của phòng :
- Xây dựng kế hoạch chiến lược dài hạn và kế hoạch hàng năm để khai thác các
loại hình quảng cáo ( quảng cáo các sản phẩm, hợp tác sản xuất và trao đổi
chương trình, khai thác bản quyền truyền hình, dịch vụ giá trị gia tăng, tài trợ,
2


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ


thông tin…) được phát sóng trên truyền hình, phát thanh, truyền hình cáp và báo
điện tử…của đài PT-TH Hà Nội phù hợp với quy định của pháp luật.
- Tham mưu cho Tổng giám đốc đài ban hành các chính sách, cơ chế, giá cả cho
các hoạt động Quảng cáo.
- Tổ chức các nghiệp vụ về Quảng cáo, tạo nguồn thu cho đài.
+ Tổ chức nghiên cứu thị trường, xây dựng thương hiệu, hoạt động PR
+ Tìm kiếm , khai tác, tiếp nhận thông tin, đàm phát với khách hàng…để ký kết
và tổ chức thực hiện các hợp đồng quảng cáo và dịch vụ từ khâu đầu tiên đến
khâu cuối khi kết thúc, thanh lý hợp đồng.
- Phối hợp với phòng tài chính quản lý nguồn thu, chứng từ, hạch toán kế toán,
thống kê theo quy định.
- Quản lý cán bộ công nhận viên, phân công lao động, bồi dưỡng trình độ chuyên
môn, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên của đơn
vị.
( căn cứ theo Quyết định số 51-QĐ-PTTH ngày 20/8/1997 về việc thành lập
phòng Quảng cáo ).
2- Cơ cấu tổ chức của phòng Quảng cáo – đài PT-TH Hà Nội :
Hiện tại cho đến thời điểm này, phòng Quảng cáo – Đài PT-TH Hà Nội có
tổng số 23 nhân viên, làm việc tại 2 cơ sở :
- Cơ sở 1 tại số 3-5 Huỳnh Thúc Kháng, Hà Nội. Đây là trụ sở chính, là
nơi giao dịch trực tiếp mọi công việc liên quan đến chức năng, nhiệm
vụ của phòng Quảng cáo.
- Cơ sở 2 tại số 23 Tô Hiệu Hà Đông Hà Nội. tiếp nhận thông tin thường
xuyên, hàng ngày về các dịch vụ Thông tin kinh tế, Văn hóa xã hội, từ
thiện… trên kênh 2 và trên sóng Phát thanh.
+ Tổ chức kiểm duyệt, sản xuất và phát sóng quảng cáo trên kênh 2
+ Quản lý nguồn thu và chứng từ có liên quan tại kênh 2
3



Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

+ Quản lý cơ sở vật chất có liên quan
+ Quản lý lịch phát sóng, giấy chứng nhận phát sóng tại kênh 2.
Tổng số 23 nhân viên của phòng bao gồm : 1 trưởng phòng, 4 phó phòng
phụ trách từng phần và 18 nhân viên.
Phòng Quảng cáo được chia vào 4 tổ, theo lĩnh vực chuyên môn cụ thể, và
1 tổ hành chính – tổng hợp, dưới tổ có các nhóm phù hợp với công việc và quy
mô của phòng : ( đây cũng là mô hình của 1 trung tâm quảng cáo và dịch vụ
truyền hình ).
- Tổ tiếp nhận thông tin
- Tổ nghiệp vụ khai thác Quảng cáo
- Tổ sản xuất chương trình Quảng cáo
- Tổ kế toán,tài chính
Trong đó, tổ nghiệp vụ Quảng cáo được chia thành các nhóm như :
+ Nhóm quản lý các hợp đồng sản xuất quảng cáo
+ Nhóm tổ chức sự kiện hoặc tài trợ
+ Nhóm giá trị gia tăng
+ Nhóm quản lý các hợp đồng dài hạn
+ Nhóm Marketing
3- Hoạt động của phòng Quảng cáo – đài PT-TH Hà Nội :
Phòng Quảng cáo hoạt động dưới sự giám sát và quản lý trực tiếp của ban
lãnh đạo đài PT-TH Hà Nội.
Phòng Quảng cáo phụ trách toàn bộ mảng Quảng cáo, thông tin quảng cáo,
các chương trình, sự kiện được tổ chức tại đài PT-TH Hà Nội ( có những
chương trình sự kiện sẽ kết hợp tổ chức cùng các phòng ban khác ), và toàn bộ
hoạt động Quảng cáo cho đài PT-TH Hà Nội ( Quảng cáo bên ngoài khu vực
đài, quảng cáo trên các phương tiện như báo in, đài phát thanh hay truyền
hình…).


4


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

Phòng Quảng cáo liên kết cùng các phòng ban khác để thực hiện việc phát
sóng, tổ chức sản xuất các chương trình để phát sóng.
Hàng ngày, Tổ hành chính tổng hợp nhận lịch phát sóng quảng cáo được sắp
xếp chung theo các khung giờ của đài ( lịch phát sóng quảng cáo thường xen
lẫn vào các chương trình thời sự, kinh tế, văn hóa xã hội, phim truyện….), rồi
sau đó sắp xếp những thông tin Quảng cáo, quảng cáo ngắn hạn, Quảng cáo
dài hạn phù hợp với khung giờ phát sóng chung. Và phải đảm bảo tính chính
xác tuyệt đối về mặt thời gian, không được phép có bất cứ sai sót nào.
Phòng Quảng cáo tiếp nhận quảng cáo các loại sau :
- Về thông tin : tiếp nhận toàn bộ những thông tin quảng cáo, thông tin tìm
người nhà, thông tin từ thiện, thông tin của các cá nhân, các hội, các tổ
chức có nhu cầu ( tin buồn, tuyển dụng, mời họp mặt…)
- Về tuyên truyền : phòng tiếp nhận những thông tin tuyên truyền của nhà
nước,chính phủ, các tổ chức xã hội…
- Về quảng bá : tiếp nhận những hợp đồng quảng cáo sản phẩm ngắn hạn,
dài hạn, các hoạt động giá trị gia tăng ( sms, pop up, chạy chữ…), tài trợ…
Điểm đặc biệt là hoạt động Quảng cáo của đài PT-TH Hà Nội có phát sóng
các thông tin thuộc loại : mời họp mặt, tin buồn, tìm người nhà,rơi giấy tờ,
thông tin tuyển dụng…cũng được xếp vào là 1 hoạt động quảng cáo tại đài.
Trong khi đài truyền hình Việt Nam thì hoàn toàn không có hoạt động này.
Phòng Quảng cáo hoạt động theo thời gian quy định của nhà nước, tuy nhiên
vẫn hoạt động cả vào sáng thứ 7 để tiếp nhận các thông tin trong 2 ngày cuối
tuần cần thiết. ( bởi trong 2 ngày này,lịch phát sóng quảng cáo trên 2 kênh vẫn
diễn ra như các ngày thường ).

II/ HOẠT ĐỘNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ TẠI PHÒNG :

5


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

Ngay khi được phân công vào thực tập tại phòng Quảng cáo của đài, dưới sự
chỉ đạo của trưởng phòng, sau khi nghiên cứu về cơ cấu về các phòng ban, em
đã đề ra kế hoạch thực tập nghiệp vụ trong 3 tháng tại phòng Quảng cáo theo
lịch dưới đây để đảm bảo việc thực tập sẽ diễn ra một cách tuần tự, có mục
đích, thời gian cụ thể, và có hiệu quả nhất.

KẾ HOẠCH THỰC TẬP NGHIỆP VỤ
Sinh viên : Nguyễn Trần Hiền Trang – Lớp Quảng cáo K28 – Khoa
QHQC – Quảng cáo.

6


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

Stt

Thời gian

Tổ tham gia

Mục tiêu công việc


Ghi chú

1

07/02/12 –

Phòng Quảng

Tìm hiểu chung về phòng QC và

C Duyên

10/02/12

cáo

các hoạt động QC.

( 1 tuần )

- Hiểu rõ về bộ máy làm việc, chức

Thời gian : sáng

năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các

+ chiều.

tổ, nhóm nghiệp vụ trong phòng.


( phó
phòng )

- Nắm bắt được các hình thức
Quảng cáo trong thực tế, quy trình
tiếp nhận thông tin QC cho đến khi
thanh lý hợp động QC.
2

13/02/12 –

Tổ tiếp nhận

- Cơ chế làm việc của tổ tiếp nhận

C Chi

24/02/12

thông tin QC

thông tin. Các hoạt động chính của

( chuyên

( 2 tuần )

tổ.

Thời gian : sáng


- Tìm hiểu về hoạt động tiếp nhận

+ chiều.
3

viên)

thông tin tại Đài.

27/02/12 –

Tổ Nghiệp vụ

30/03/12

QC

( 5 tuần )

( 4 nhóm )

- Nắm được cơ chế làm việc của tổ,
các hoạt động chính của tổ trong
từng ngày làm việc.

Thời gian : sáng

- Hiểu chi tiết về từng hình thức


+ chiều.

QC. ( tài trợ, hợp tác sản xuất, QC
thu tiền…)
- Hiểu chi tiết về quy trình nghiệp
vụ ký kết 1 hợp đồng QC.
+ Hoạt động tìm kiếm khách hàng
( các kĩ năng tìm kiếm ).
+ Đàm phán,soạn thảo,ký kết hợp
7

A Minh
( tổ trưởng
)


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

đồng.
+ Tổ chức thực hiện, quản lý hợp
đồng một cách chặt chẽ.
+ Vấn đề tài chính trong hợp đồng.
( tính toán chi phí của hợp đồng,…)
+ Thanh lý hợp đồng.
4

02/04/12 –
13/04/12

Tổ sản xuất


- Nắm được cơ chế làm việc, các

chương trình QC hoạt động của tổ.

( 2 tuần )

- Hiểu rõ về quy trình sản xuất 1

Thời gian : buổi

chương trình QC ( TVC QC, các

sáng.

A Dũng
( tổ trưởng
)

chương trình khác….)
- Nắm được những khó khăn có thể
gặp phải, các kinh nghiệm trong
quá trình sản xuất.

5

16/04/12 –

Tổ Kế toán


- Nắm được cơ chế làm việc, các

20/04/12

hoạt động của tổ.

( 1 tuần )

- Hiểu về vấn đề ngân sách trong

Thời gian : buổi

C Hiền
( tổ trưởng
)

hoạt động QC ở các cơ quan truyền

sáng.

thông,báo đài…
+ Cách thức quản lý ngân sách…
+ Cách thức phân chia hoa hồng,
phí môi giới…
+ Cách thức tính toán chi phí trong
các hợp đồng QC.

6

23/04/12 –


Phòng Quảng

27/04/12

cáo

- Tổng hợp các thông tin cần thiết.
- Hoàn thành báo cáo thực tập
8

Chú
Dương


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

Thời gian : tự
do.

- Hoàn thành các thủ tục hành chính

(trưởng

cần thiết.

phòng)

Em xin báo cáo kết quả thực tập nghiệp vụ của mình dựa theo tuần tự hoạt động
trong các tuần tại các tổ nghiệp vụ đã chia ra theo bản kế hoạch trên.

Dưới đây là toàn bộ những kinh nghiệm về từng nghiệp vụ đã được đúc kết trong
thời gian 3 tháng thực tập tại phòng. Đó là các nghiệp vụ như : nghiệp vụ tiếp
nhận thông tin, nghiệp vụ khai thác tìm kiếm khách hàng, nghiệp vụ soạn thảo kí
kết và theo sát hợp đồng quảng cáo, nghiệp vụ kiểm duyệt quảng cáo, nghiệp vụ
sản xuất các chương trình quảng cáo, các nghiệp vụ về tài chính kế toán : lập báo
cáo tài chính, đối chiếu doanh thu,…
Trước hết, do tổ hành chính tổng hợp hoạt động xen kẽ song song cùng các tổ
khác,lại không phải là 1 tổ chuyên môn nên em không sắp xếp thời gian chính
xác để thực tập về tổ này mà chỉ tìm hiểu để thấy được nhiệm vụ và sự hoạt động
của tổ một cách sơ lược nhất.
Tổ hành chính tổng hợp : có nhiệm vụ :
+ Tham mưu xây dựng các quy định, quy chế, chính sách có liên quan chức năng,
nhiệm vụ của phòng Quảng cáo, chế độ của người lao động…
+ Tổ chức tiếp nhận, phát hành, quản lý lưu trữ các văn bản ( công văn, thông
báo, quyết định, quy định, báo cáo, đề xuất, đề nghị…) liên quan đến hoạt động
của Phòng Quảng cáo.
+ Quản lý lao động, duy trì và yêu cầu mọi cán bộ công nhân viên của Phòng
chấp hành tốt mọi nội quy, quy chế về lao động, nội vụ trật tự, các quy định của
phòng Quảng cáo, của đài PT-TH Hà Nội và pháp luật nhà nước.
+ Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, văn phòng phẩm phục vụ cho các hoạt động
của Phòng Quảng cáo.
9


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

+ Giúp trưởng phòng tổng hợp hoạt động của Phòng phục vụ cho các yêu cầu của
Phòng và của Đài. )
1- Thực tập tại Tổ tiếp nhận thông tin :
Tổ tiếp nhận thông tin được sắp xếp ở vị trí bên ngoài cùng của phòng Quảng

cáo, có khu vực cho khách ngồi chờ và gặp nhân viên của phòng.
Sau thời gian 2 tuần theo kế hoạch thực tập làm việc tại tổ tiếp nhận thông tin
Quảng cáo của phòng. Em đã rút ra được những hiểu biết sau về hoạt động tại tổ,
cơ chế làm việc, các hình thức quảng cáo… và đặc biệt là kinh nghiệm, nghiệp vụ
tiếp nhận thông tin ra sao.
Việc tiếp nhân thông tin chủ yếu do 3 nhân viên của phòng chịu trách nhiệm
chính.
Trong đó, 1 chuyên viên Quảng cáo phụ trách tiếp nhận những quảng cáo lẻ,
quảng cáo ngắn hạn.
2 nhân viên Quảng cáo phụ trách tiếp nhận toàn bộ các thông tin đăng như : tin
buồn, mời họp mặt,….
Tổ tiếp nhận thông tin thực hiện toàn bộ hoạt động tiếp nhận thông tin tại đài.
Hiện tại, đài PT-TH Hà Nội nhận đăng phát sóng các loại tin như sau :
- Mời họp mặt, mời hội đồng hương…
- Rơi giấy tờ
- Tìm người nhà
- Tin buồn
- Thông tin tuyển dụng
- Những thông tin quảng cáo ngắn hạn,quảng cáo lẻ với quy mô nhỏ ( những
quảng cáo chỉ đăng từ 2-3 lần trong 1 lần đăng kí phát sóng )
- Các hợp đồng giá trị gia tăng có quy mô nhỏ như : sms, pop up, chạy
chữ…
10


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

Hàng ngày, hoạt động tiếp nhận thông tin tại đài sẽ diễn ra vào khoảng thời gian
từ 8h30’ cho đến 11h các buổi sáng thứ 2 đến thứ 7. Và sau đó, toàn bộ thông tin
được tiếp nhận trong buổi sáng đó sẽ được chuyển qua cho bộ phận sản xuất để

tiến hành sản xuất và thu âm. Rồi phát sóng vào thời gian từ 16h-18h theo lịch
sắp xếp các chương trình của đài.
 Nghiệp vụ tiếp nhận và xử lý thông tin, quy trình tại phòng được diễn ra theo
trình tự như sau:
- Lấy thông tin từ khách hàng có nhu cầu muốn đăng các thông tin. Ví dụ :
tên, nội dung…. ( những thông tin này được lấy theo bản mẫu đã có sẵn tại
phòng ).
- Kiểm tra lại thông tin chính xác, tránh nhầm lẫn.
- Biên tập lại thông tin theo mẫu ( mẫu in, không viết tay ).
- Thông báo lịch phát sóng,số lần phát sóng cho khách hàng.
- Báo giá ( giá phát sóng các thông tin lẻ trong ngày là : 600.000 đ/ 1 lần
phát sóng/ 1 ngày . Nếu muốn phát sóng không tuân theo mẫu có sẵn thì sẽ
tính là 3 âm tiết/1 giây và số giây nhân theo đơn gía tùy từng thời điểm
phát để báo giá lại cho khách hàng. Đối với các quảng cáo lẻ…thì giá sẽ áp
dụng theo bảng giá ). ( có bảng giá quảng cáo kèm theo ).
- Lập phiếu, viết hóa đơn cho khách hàng.
- Tổ kế toán tài chính thu tiền.  Hoàn tất
Thông tin được tập hợp cho chuyên viên Quảng cáo của tổ để sắp xếp trình tự
cho phù hợp với khung chương trình của đài. ( chuyên viên lập bảng kê phát
sóng và hồ sơ quảng cáo bao gồm : băng, đĩa, hồ sơ, nội dung theo mẫu…)
Sau đó, toàn bộ thông tin trong ngày đã được tiếp nhận sẽ chuyển qua bộ phận
sản xuất ( phòng ban khác ) để phát thanh viên biên tập lại và thu âm phát
sóng. Rồi sau đó chuyển qua bộ phận phát sóng là hoàn tất 1 chu trình như các
tin đã được đăng trong khoảng thời gian từ 16h-18h trên kênh 1 và kênh 2 của
đài PT-TH Hà Nội.
11


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ


 Nhận xét : Sau thời gian 2 tuần thực tập tại tổ tiếp nhận thông tin, em nhận
thấy hoạt động tiếp nhận thông tin và cơ chế làm việc của tổ rất chuyên
nghiệp, quy củ, tất cả đều được diễn ra theo trình tự khoa học, hợp lý, các cá
nhân thực hiện thì đều phải chịu trách nhiệm rất cao đối với những thông tin
mình tiếp nhận và xử lý.
2 – Thực tập tại Tổ nghiệp vụ khai thác Quảng cáo :
Tổ nghiệp vụ khai thác Quảng cáo là tổ chủ chốt thực hiện các công việc
chuyên môn chính trong phòng Quảng cáo.
Tổ gồm các chuyên viên nhân viên quảng cáo thực hiện việc chính là khai
thác tìm kiếm và giám sát các hợp đồng Quảng cáo dài hạn, hợp đồng tài trợ,
hợp đồng hợp tác sản xuất các chương trình truyền hình, sản xuất phim….
Trước hết, sau thời gian 5 tuần thực tập tại tổ, em đã nắm được khá rõ về hoạt
động, trách nhiệm của tổ. nghiệp vụ khai thác tìm kiếm, kí kết và giám sát hợp
đồng Quảng cáo, việc phân loại các hình thức Quảng cáo hiện có thực hiện tại
đài PT-TH Hà Nội.
* Về hoạt động và nhiệm vụ của tổ :
- Xây dựng kế hoạch dài hạn và kế hoạch hằng năm để khai thác các loại hình
Quảng cáo, trên các phương tiện Quảng cáo…tạo nguồn thu cho đài.
- Tham mưu cho trưởng phòng dự thảo trình Tổng giám đóc đài ban hành các
chế độ, chính sách giá cả về quảng cáo hàng năm và từng thời kỳ cụ thể.
- Tổ chức nghiên cứu thị trường, xây dựng thương hiệu, tìm kiếm khai thác,
chăm sóc khách hàng,tổ chức các hoạt động kinh doanh tạo nguồn thu theo
chức năng nhiệm vụ.
- Đàm phán, lập báo cáo, soạn thảo Hợp đồng trình trưởng phòng và tổng
giám đốc kí kết các hợp đồng dài hạn. Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực

12


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ


hiện chính xác các hợp đồng quảng cáo từ khi ký kết cho đến khi kết thúc và
thanh lý hợp đồng theo quy định.
- Giải quyết mọi vấn đề liên quan đến khách hàng.
- Từng cá nhân có trách nhiệm quản lý lưu trữ tất cả các hồ sơ có liên quan
đến các hợp đồng kinh tế, dịch vụ đã tiếp nhận.
- Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ ( tiếp nhận thông tin, nhận lịch phát sóng
của khách hàng, xây dựng bảng kê quảng cáo mà thuộc phạm vi của tổ) phối
hợp với các bộ phận khác trong phòng và các bộ phận khác của đài, tổ chức
việc trả quyền lợi trên sóng cho các chương trình, các hợp đồng đã ký kết,
kiểm soát và phát hành giấy chứng nhận phát sóng theo quy định trình cho
trưởng phòng ký kết.
- Cùng với tổ kế toán- tài chính giải quyết xử lý kịp thời công nợ của khách
hàng.
- Có trách nhiệm báo cáo thường xuyên với trưởng phòng mọi phát sinh về
chuyên môn nghiệp vụ và kết quả công việc được giao.
- Phối hợp với Tổ sản xuất và khai thác chương trình quảng cáo thực hiện các
nghiệp vụ có liên quan đến hoạt động quảng cáo.
- Tổ trưởng tổ chịu trách nhiệm phân công lao động trong tổ cho hợp lý và tổ
chức thực hiện một cách chính xác, hiệu quả các nhiệm vụ.
* Về các loại Quảng cáo hiện đang có tại đài :
- Thông tin chung, thông tin Quảng cáo. ( vd : thông tin tìm người nhà, tin
buồn, tuyển dụng… đã nói rõ ở phần trên…)
- Quảng cáo ngắn hạn : là các quảng cáo chỉ đăng kí phát sóng trong từ 2-3
lần. Nếu khách hàng muốn phát sóng tiếp thì có thể đăng kí phát tiếp theo.
Quảng cáo lẻ không kí kết hợp đồng mà chỉ nhận phát sóng như các thông tin
quảng cáo thông thường tại tổ tiếp nhận thông tin.

13



Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

- Hoạt động giá trị gia tăng : pop up, chạy chữ, sms….các hoạt động này có kí
kết hợp đồng hoặc không tùy thuộc vào quy mô của từng hoạt động.
- Hoạt động hợp tác sản xuất chương trình, phim…ví dụ như : các doanh
nghiệp. công ty đăng kí cùng hợp tác với đài truyền hình để sản xuất các chương
trình truyền hình trực tiếp, chương trình ca múa nhạc….hoạt động này sẽ được kí
kết hợp đồng, các điều khoản đưa ra chặt chẽ là các quyền lợi và nghĩa vụ của các
bên khi tham gia hoạt động.
- Hoạt động Tài trợ : các doanh nghiệp, công ty đăng kí tài trợ cho các chương
trình truyền hình của đài, các phim…. ( ví dụ: hiện tại sữa đậu nành Fami đang
tài trợ cho chương trình Đuổi hình bắt chữ…) hoạt động này cũng được kí kết
hợp đồng thỏa thuận quyền lợi tài trợ cho doanh nghiệp như thế nào…
- Quảng cáo dài hạn :
Quảng cáo dài hạn theo phòng Quảng cáo quy định là những quảng cáo kéo
dài trong thời gian vài tháng cho tới vài năm. Được kí kết hợp đồng cụ thể có các
điều khoản quy định chặt chẽ quyền lợi và nghĩa vụ cho cả 2 bên tham gia hợp
đồng. Tuy nhiên mỗi hợp đồng chỉ kí kết trong thời gian 1 năm và sau đó sẽ thực
hiện kí kết lại trong năm tiếp theo nếu doanh nghiệp vẫn muốn duy trì quảng cáo.
Dưới đây là các nghiệp vụ em đã đúc kết được qua quá trình thực tập tại phòng
để có thể áp dụng cho công việc sau này.
* Nghiệp vụ khai thác, tìm kiếm hợp đồng :
Hoạt động khai thác, tìm kiếm hợp đồng là trách nhiệm, nhiệm vụ cần thực hiện
của từng thành viên trong tổ.
Hiện tại, phòng Quảng cáo cũng cần phải thường xuyên đi tìm kiếm và mời các
doanh nghiệp, công ty quảng cáo sản phẩm tại đài.
Nhưng có một thực tế là hoạt động khai thác tìm kiếm hợp đồng còn rất hạn chế.
Và chủ yếu các hợp đồng quảng cáo còn phụ thuộc nhiều vào mối quan hệ của
14



Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

trưởng phòng. Rồi sau đó trưởng phòng phân công các chuyên viên quảng cáo
trong tổ thực hiện, giám sát, theo dõi hợp đồng cho đến khi hợp đồng được thanh
lý.
Việc khai thác, tìm kiếm hợp đồng đòi hỏi chuyên viên quảng cáo phải tận dụng
triệt để các mối quan hệ của mình. Hoặc chính tự các chuyên viên phải tự động
tìm kiếm, tiếp cận và mời các doanh nghiệp quảng cáo tại đài. ( tuy nhiên hoạt
động này còn rất ít ).
Theo kinh nghiệm của trưởng phòng Quảng cáo và các chuyên viên của tổ :
Việc mời và thuyết phục sao cho các doanh nghiệp quảng cáo tại đài đó là cần
phải cho họ thấy được những quyền lợi quảng cáo ưu việt mà họ sẽ có được khi
quảng cáo tại đài PT-TH Hà Nội.
Trước hết có thể là những ưu việt về chi phí phát sóng quảng cáo ( rẻ hơn so với
quảng cáo tại đài truyền hình Việt Nam )., phạm vi ảnh hưởng trực tiếp ( đối với
các sản phẩm doanh nghiệp chỉ phát triển và mở rộng ở Hà Nội ), thời gian phát
sóng hợp lý ( theo khung chương trình,…), hoặc mời tài trợ cho các chương trình
truyền hình, phim truyện có lượng người xem lớn.
Bên cạnh đó, phòng Quảng cáo của đài PT-TH Hà Nội còn luôn có chương trình,
chính sách giá rất hợp lý cho các hợp đồng xác định sẽ kí kết lâu dài, trung thành
và có quy mô lớn. Ví dụ như có chính sách hoa hồng cho người ký kết phụ trách
hợp đồng của các doanh nghiệp, chính sách giảm % chi phí phát sóng khi doanh
nghiệp có mong muốn ( việc này sẽ được trình qua trưởng phòng Quảng cáo và
thậm chí là tổng giám đốc đài đối với các hợp đồng có quy mô rất lớn để có sự
phê duyệt ). Các chuyên viên quảng cáo cần nhấn mạnh, chủ động có sự linh hoạt
trong việc điều chỉnh chính sách giá. Từ những chương trình chính sách này sẽ là
động lực, ưu điểm để thuyết phục những doanh nghiệp, công ty lựa chọn quảng
cáo và kí kết hợp đồng lâu dài tại đài.

* Nghiệp vụ đàm phán, ký kết hợp đồng sao cho chặt chẽ :
15


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

Mỗi hợp đồng được giao cho một chuyên viên thuộc tổ nghiệp vụ khai thác
quảng cáo phụ trách, chuyên viên có thể được giao phụ trách một hoặc nhiều hợp
đồng và có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận có liên quan để tổ chức thực
hiện và quản lý toàn diện hợp đồng kể từ khi đàm phán ký kết cho đến khi thanh
lý hợp đồng, từng chuyên viên sẽ chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, và các cơ
quan quản lý về tính pháp lý của hợp đồng mình phụ trách.
Hoạt động này sẽ do trưởng phòng Quảng cáo và các chuyên viên trong tổ
được phân công trực tiếp đàm phán, thỏa thuận với khách hàng những nội dung
cơ bản của hợp đồng.
Trên cơ sở nội dung hợp đồng đã được thống nhất với khách hàng, chuyên
viên soạn thảo hợp đồng và trưởng phòng ký tắt trước khi trình tổng giám đốc đài
kí duyệt.
Trường hợp cần có văn bản giải trình chi tiết thì chuyên viên soạn thảo báo
cáo ký tắt, trưởng phòng ký báo cáo trình tổng giám đốc đài. Sau đó hợp đồng
được soạn thảo trên cơ sở phê duyệt của tổng giám đốc.
Đối với các hợp đồng hợp tác sản xuất, trao đổi chương trình, tài trợ có thể
có thêm báo cáo của ban biên tập thẩm định nội dung và đề xuất thực hiện, biên
bản thẩm định chi phí của bộ phận thẩm định.
Số hợp đồng, ngày ký hợp đồng do tổ hành chính tổng hợp của phòng
quảng cáo mở sổ theo dõi và quản lý theo mẫu sau :
Số hợp đồng/Loại hình-Năm
Ví dụ :
01/QC-2009 : Hợp đồng số 01, loại hình Quảng cáo thu tiền, năm 2009\
01/HTSX-2009 : Hợp đồng số 01, loại hình hợp tác sản xuất chương trình, năm

2009
01/GTGT-2009 : Hợp đồng số 01, loại hình hợp tác thực hiện các dịch vụ giá trị
gia tăng, năm 2009.
01/TT-2009 : Hợp đồng số 01, loại hình tài trợ chương trình, năm 2009.
16


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

01/DV-2009: Hợp đồng số 01, loại hình dịch vụ, năm 2009.
Hợp đồng gốc được ký kết với số lượng theo yêu cầu của khách hàng nhưng tối
thiểu Đài giữ 3 bản, số lượng còn lại theo khách hàng quy định.
* Nghiệp vụ tổ chức thực hiện, giám sát hợp đồng :
Chuyên viên phụ trách Hợp đồng chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các nghiệp
vụ phát sinh từ Hợp đồng, cụ thể như sau :
- Chủ động tiếp nhận đăng ký quảng cáo của khách hàng, thiết lập bảng kê
phát sóng và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thời điểm phát sóng.
- Theo dõi chính xác việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mỗi bên theo hợp
đồng.
- Hàng tháng cùng với Tổ kế toán – tài chính đối soát nguồn tài chính công
nợ và các nghĩa vụ của khách hàng đối với đài,có trách nhiệm đôn đốc thu
hồi công nợ của các hợp đồng do từng chuyên viên phụ trách.
- Phối hợp với Tổ sản xuất và khai thác chương trình và các đơn vị trong Đài
thực hiện các thử tục liên quan đến việc phát sóng chương trình
- Báo cáo trưởng phòng và đề xuất phương án giải quyết những vấn đề phát
sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Báo cáo tổng kết, phân tích hiệu quả kinh tế của hợp đồng.
- Đối với các hợp đồng hợp tác sản xuất, phối hợp với các đơn vị trong đài
theo dõi và xác nhận số lượng chương trình phát sóng.
- Phối hợp với tổ kế toán – tài chính đối chiếu doanh thu hàng tháng với

khách hàng
- Trên cơ xở đối chiếu doanh thu với khách hàng, soạn thảo chứng nhận phát
sóng chương trình quảng cáo trình Trưởng phòng ký
- Tổng kết quá trình thực hiện hợp đồng và soạn thảo thanh lý hợp đồng.

17


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

* Nghiệp vụ tiếp nhận thông tin, quảng cáo ( đây là thông tin để phục vụ cho việc
thực hiện hợp đồng Quảng cáo )
Các sản phẩm Quảng cáo bao gồm : băng,đĩa hình ảnh, âm thanh, lời đọc…được
phát trên sóng phát thanh và truyền hình, truyền hình cáp, báo điện tử của đài.
Các sản phẩm Quảng cáo được giao cho các chuyên viên trực tiếp tiếp nhận và
kiểm duyệt.Chuyên viên này có trách nhiệm tiếp nhận các sản phẩm và các tài
liệu đi kèm,kiểm duyệt chất lượng kỹ thuật, nội dung và các tài liệu theo đúng
quy định của pháp luật và quy định của đài,lập phiếu nghiệm thu,cấp mã số, lưu
trữ các sản phẩm và tài liệu đi kèm.
Về quy trình thực hiện, diễn ra như sau :
+ Tiếp nhận thông tin và các sản phẩm quảng cáo và các tài liệu đi kèm từ khách
hàng ( sẽ là thông tin khi khách hàng có nhu cầu sản xuất tại phòng Quảng cáo ).
+ Kiểm tra nội dung và các tài liệu có liên quan
+ Kiểm tra chất lượng hình ảnh,âm thanh, kỹ thuật
+ Xác lập phiếu nghiệm thu sản phẩm ( đối với các sản phẩm do khách hàng
chuyển đến ) trình lãnh đạo phê duyệt
+ Lập mã sản phẩm
+ Chuyển sản phẩm quảng cáo đến các bộ phận có liên quan để sản xuất và phát
sóng.
+ Lưu trữ sản phẩm và các tài liệu có liên quan, lập hệ thống sổ sách để lưu trữ

thông tin liên quan.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, có thể sẽ phát sinh các vấn đề ngoài hợp
đồng, các chuyên viên cần giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực
hiện hợp đồng :
Trước hết, các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng các chuyên viên chịu
trách nhiệm về hợp đồng cần phải kịp thời nắm bắt và đề xuất biện pháp xử lý
ngay lập tức.
18


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

Tất cả các thay đổi, điều chỉnh về quyền lợi, nghĩa vụ,phương án hợp tác của đài
và đối tác đều phải cụ thể hóa dưới hình thức phụ lục hợp đồng và được tổng
giám đốc phê duyệt.
Về phụ lục hợp đồng, cần soạn thảo và ký kết phụ lục như sau :
Căn cứ vào thực tế thực hiện hợp đồng và đề xuất của khách hàng, chuyên viên
phụ trách hợp đồng sẽ tổng hợp lại và báo cáo với trưởng phòng về các nội dung
cần điều chỉnh.
Trên cơ sở nội dung điều chỉnh hợp đồng đã thống nhất với khách hàng, chuyên
viên soạn thảo phụ lục hợp đồng và trưởng phòng ký tắt, trình tổng giám đốc đài
ký duyệt.
Trường hợp cần có văn bản giải trình chi tiết thì chuyên viên cần soạn thảo báo
cáo ký tắt, trưởng phòng sẽ ký báo cáo trình tổng giám dốc của đài. Phụ lục hợp
đồng sau đó được soạn thảo trên cơ sở phê duyệt của tổng giám đốc.
Về thanh lý hợp đồng :
Hợp đồng được thanh lý ngay sau khi kết thúc thời hạn hiệu lực và các bên liên
quan đã thực hiện đầy đủ cam kết.
Căn cứ vào hợp đồng và phụ lục hợp đồng ( nếu có ), chuyên viên quảng cáo phụ
trách hợp đồng sẽ soạn thảo thanh lý hợp đồng, tổ trưởng tổ kế toán- tài chính

kiểm soát số liệu có liên quan, chuyên viên phụ trách hợp đồng cùng với trưởng
phòng ký tắt trước khi báo cáo lên tổng giám đốc đài kí duyệt.
Thanh lý hợp đồng được ký kết với số lượng theo yêu cầu của khách hàng nhưng
tối thiểu là 3 bản lưu tại đài, số lượng còn lại do khách hàng quyết định.
Về lưu trữ, quản lý hợp đồng và các tài liệu có liên quan :
- Tổ kế toán – tài chính lưu giữ toàn bộ hồ sơ gốc về hợp đồng, gồm có :
+ 1 bản gốc hợp đồng và các văn bản liên quan
+ 1 bản gốc phụ lục hợp đồng ( nếu có ) và các văn bản liên quan
19


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

+ 1 bản gốc thanh lý hợp đồng và các văn bản liên quan
+ bản gốc bảng kê phát sóng hàng ngày
+ bản gốc các văn bản khác liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.
- Chuyên viên phụ trách hợp đồng lưu 1 bản gốc hợp đồng và bản sao các văn
bản đã chuyển cho tổ kế toán – tài chính.
- Việc cung cấp các thông tin liên quan đến hoạt động quảng cáo phải được sự
cho phép của trưởng phòng và tổng giám đốc đài.
 Nhận xét :
Sau thời gian 5 tuần thực tập tại tổ nghiệp vụ khai thác quảng cáo , em đã rút ra
được rất nhiều những kinh nghiệm cũng như trang bị thêm cho mình những
nghiệp vụ quảng cáo cần thiết cho nghề nghiệp.
Em cũng nhận thấy rằng, hoạt động tại tổ rất chuyên nghiệp, công việc phân công
rõ ràng, mỗi chuyên viên có trách nhiệm trước trưởng phòng và trước pháp luật
về hợp đồng mà mình phụ trách. Lượng hợp đồng quảng cáo tại phòng Quảng
cáo là khá lớn, mỗi chuyên viên phụ trách nhiều hợp đồng, tuy nhiên việc thực
hiện vẫn có thể diễn ra ổn thỏa, không bị đan xen do có sự chỉ đạo giám sát chặt
chẽ của tổ trưởng, các phó phòng có liên quan và trưởng phòng quảng cáo.

3- Thực tập tại Tổ sản xuất chương trình Quảng cáo :
Tổ sản xuất chương trình quảng cáo thực hiện nhiệm vụ :
- Sản xuất các chương trình bằng hình thức Thông tin bảng chữ…hàng ngày
theo đúng nội dung khách hàng yêu cầu và theo đúng bảng kê phát sóng đã
được lãnh đạo phê duyệt
- Xây dựng kế hoạch và quản lý việc phát sóng các trailer quảng cáo cho các
chương trình của đài hoặc các chương trình miễn phí theo yêu cầu của cấp
có thẩm quyền….

20


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

- Sản xuất các chương trình quảng cáo ngắn hạn, quảng cáo dài hạn, tài trợ
hợp tác sản xuất, giá trị gia tăng theo đúng bảng kê đã được phê duyệt.
- Phối hợp với các bộ phận có liên quan ráp nối và phát sóng các chương
trình quảng cáo trên sóng truyền hình, phát thanh…kiểm tra kết quả thực
hiện sau khi phát sóng.
- Kiểm duyệt nội dung các băng hình quảng cáo, các giấy tờ pháp lý có liê
quan theo quy định của pháp luật, cấp mã số băng, lập phiếu nghiệm thu
sản phẩm trước khi phát sóng.
- Lưu trữ băng, đĩa quảng cáo và tài liệu liên quan đến các sản phẩm quảng
cáo theo quy định.
- Tổ chức khai thác bản quyền các chương trình truyền hình, sản xuất các
chương trình để trao đổi, mua bán…khi được cấp có thẩm quyền cho phép.
Sau thời gian 2 tuần thực tập tại tổ sản xuất các chương trình quảng cáo, em đã
rút ra được những công việc, những kinh nghiệm và nghiệp vụ làm việc của tổ
như sau :
Hàng ngày, tổ sản xuất và khai thác chương trình quảng cáo sẽ nhận từ tổ tiếp

nhận thông tin quảng cáo và tổ nghiệp vụ khai thác quảng cáo bảng kê phát sóng
các quảng cáo và thông tin trong ngày. Bảng kê phát sóng quảng cáo được ký
duyệt là căn cứ duy nhất để xác định số lượng, thời điểm và mẫu quảng cáo phát
sóng. ( bảng kê phát sóng này sẽ do phó phòng liên quan trực tiếp soạn thảo tổng
hợp và ký duyệt ).
Bảng kê phát sóng quảng cáo và nội dung các thông tin từ thiện, thông báo tìm
kiếm…phải được hoàn thiện trước 11h30’ hàng ngày và được bàn giao từ 2 tổ
trên tới tổ sản xuất và khai thác chương trình.Bảng kê này phải ghi rõ ràng, đầy
đủ các thông tin về sản phẩm, mã số băng, thời lượng, thời điểm phát sóng và các
chú thích kèm theo ( nếu có ).

21


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

Nội dung về thông tin như : thông tin từ thiện, thông tin tìm kiếm, thông báo,
kinh tế xã hội…phải được biên tập, trình bày rõ ràng (theo mẫu, không viết tay)
và chuyển kèm theo Bảng kê phát sóng trước 11h30’ hàng ngày.
Tổ sản xuất và khai thác chương trình quảng cáo sẽ phối hợp với các đơn vị có
liên quan tổ chức sản xuất và phát sóng các chương trình quảng cáo ( bao gồm in
băng, bàn giao băng, báo thời lượng…)
Sau thời hạn bàn giao bảng kê và nội dung thông tin (11h30’ sáng ) việc bổ sưng
được thực hiện trên cơ sở yêu cầu của khách hàng nhưng không được muộn hơn
15h00 cùng ngày ( bởi 16h sẽ phát sóng ).
Sau khi sản xuất xong, tổ sản xuất và khai thác chương trình bàn giao toàn bộ
bảng kê phát sóng và nội dung thông tin cho tổ tài chính-kế toán trong vòng 2
ngày kể từ ngày nhận.
Quy trình sản xuất kết thúc.
Trên thực tế, phòng Quảng cáo hầu hết nhận các sản phẩm quảng cáo do khách

hàng mang đến, tổ sản xuất và khai thác chương trình cũng có nhận sản xuất,
quay, thực hiện các đoạn quảng cáo theo nhu cầu của khách hàng tuy nhiên rất ít.
Chủ yếu tổ nhận và sản xuất các đoạn thông tin, và các sản phẩm quảng cáo có
sẵn, biên tập để chuyển cho bên bộ phận phát sóng và các bộ phận có liên quan
khác tại đài.
Việc thực hiện các đoạn quảng cáo theo nhu cầu của khách hàng chủ yếu vẫn
tuân theo quy trình vốn có khi làm sản phẩm quảng cáo đó là : lên ý tưởng, thuyết
phục khách hàng, làm storyboard, chọn diễn viên, chọn địa điểm, tiến hành quay,
làm hậu kì….--> ra sản phẩm hoàn chỉnh.
 Nhận xét :
Sau thời gian 2 tuần thực tập tại tổ sản xuất và khai thác chương trình quảng cáo,
em nhận thấy tổ sản xuất và khai thác chương trình quảng cáo là tổ gắn liền, kết
22


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

hợp chặt chẽ với các tổ khác trong phòng quảng cáo. Các công việc thực hiện
trong tổ là : sản xuất chương trình,kiểm duyệt băng ( về chất lượng, hình ảnh, âm
thanh )…đòi hỏi cần phải làm việc một cách hết sức chính xác và trách nhiệm đối
với từng sản phẩm quảng cáo bởi nếu sai xót sẽ gây ra một hậu quả rất lớn.
4- Thực tập tại Tổ tài chính – kế toán :
Tổ tài chính- kế toán có trách nhiệm :
- Tổ chức hạch toán kế toán, thống kê, ghi chép đầy đủ các bút toán và hệ
thống sổ sách theo luật Kế toán, luật Thống kê…các Thông tư sửa đổi bổ
sung của Bộ tài chính và của Nhà nước.
- Tổ chức quản lý lưu trữ toàn bộ chứng từ kế toán như :
+Hợp đồng kinh tế, dịch vụ ( bản gốc ) bao gồm tất cả các loại hình, quảng
cáo dài hạn, ngắn hạn, hợp tác sản xuất chương trình, tài trợ và các dịch vụ
khác nếu có.

+Các văn bản có liên quan đến hợp đồng kinh tế, dịch vụ ( bản gốc). báo cáo
đề xuất, biên bản thỏa thuận, công văn…của đối tác của phòng quảng cáo, bút
phê của các cơ quản lãnh đạo đài và các ban.
+ Bảng kê phát sóng của từng hợp đồng, từng khách hàng.
- Quản lý tiền mặt đang trong quá trình lưu chuyển từ phòng quảng cáo ( cơ
sở 1 và cơ sở 2 ) đến phòng Tài chính của đài, lập sổ quỹ theo dõi tiền mặt
đúng theo quy định.
- Mở hệ thống sổ sách theo dõi chi tiết diễn biến của từng hợp đồng kinh tế,
hợp đồng dịch vụ, từng khách hàng. Kiểm tra bảng kê phát sóng hàng ngày
để tổng hợp doanh thu, đối soát với khách hàng và phòng tài chính của đài
về nguồn thu, quyền lợi, nghĩa vụ của các bên theo quy định của hợp đồng
và các quy định về chế độ, chính sách của đài.
- Theo dõi, quản lý việc thanh toán tiền của khách hàng, theo dõi và thu hồi
công nợ của khách hàng, cùng với phòng tài chính viết và trả hóa đơn tài
23


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

chính cho khách hàng, thanh toán tiền hoa hồng và tiên môi giới theo quy
định.
- Hàng tháng có trách nhiệm cung cấp số liệu kế toán của từng hợp đồng,
cho các chuyên viên theo dõi hợp đồng đó để kiểm soát chặt chẽ việc thực
hiện hợp đồng của khách hàng.
- Xây dựng các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, lập các báo cáo tài chính theo quy
định
- Trực tiếp giao dịch với phòng tài chính của đài về các nghiệp vụ hạch toán
kế toán và tài chính có liên quan
- Được quyền yêu cầu tổ nghiệp vụ và các bộ phận có liên quan cung cấp
thông tin, tư liệu trong phạm vi chức năng của tổ để thực hiện nhiệm vụ

được giao.
Hàng tháng, hoạt động giao ban họp phòng luôn phải báo cáo lại doanh thu
nội bộ trong tháng ra sao.
Quy trình báo cáo doanh thu nội bộ theo em đúc kết được diễn ra như sau:
- Báo cáo doanh thu nội bộ hàng tháng phải thể hiện được các thông tin sau :
+ Doanh thu phát sóng ( tháng hiện tại, từ đầu năm )
+ Doanh thu trên từng kênh, từng phương tiện ( phát thanh, báo điện tử…)
+ Doanh thu trên từng loại hình dịch vụ ( quảng cáo, hợp tác sản xuất, tài trợ,
giá trị gia tăng…)
+ Tình hình công nợ trong tháng hoặc từ đầu năm đến thời điểm hiện tại.
- Bảng tổng hợp doanh thu hàng tháng của đài được xây dựng theo mẫu
thống kê phù hợp.
- Bảng tổng hợp được chuyển cho :
+ Tổng giám đốc đài
+ Phòng tài chính của đài
+ Trưởng phòng quảng cáo
+ Lưu hồ sơ tổ kế toán-tài chính.
24


Sinh viên Nguyễn Trần Hiền Trang – Báo cáo Thực tập nghiệp vụ

 Nhận xét :.
Vấn đề kinh tế và tài chính luôn phải được làm một cách minh bạch, tuyệt đối
chính xác, và tuân thủ theo những yêu cầu, quy định của đài cũng như tuân thủ
theo pháp luật của nước ta.
Sau thời gian thực tập 1 tuần tại tổ em đã thấy được tổ kế toán – tài chính thực
hiện công việc rất công mình, minh bạch, rõ ràng, các cá nhân chịu trách nhiệm
rất lớn đối với từng chi phí… Tuy nhiên, do đặc thù đây là vấn đề kinh tế, tài
chính do vậy việc đảm bảo tính bảo mật đối với thông tin là rất cao, nên em

không khai thác được nhiều những thông tin như mong muốn ( như thông tin về
chính sách hoa hồng, công thưởng cho nhân viên….)
III/ NHỮNG CẢM NHẬN CỦA BẢN THÂN SAU QUÁ TRÌNH THỰC
TẬP :
Kết thúc 3 tháng thực tập nghiệp vụ tại phòng Quảng cáo – đài PT-TH Hà
Nội, có thể nhận thấy đây là một môi trường làm việc thật sự chuyên nghiệp, quy
củ, có sự giám sát và trách nhiệm với công việc cao của trưởng phòng và từng
thành viên trong phòng. Hơn nữa, điểm ưu việt hơn đó là phòng Quảng cáo có
được hệ thống phân công trách nhiệm và bộ máy làm việc rất rõ ràng rành mạch
do trưởng phòng soạn thảo nên các nhân viên, chuyên viên trong phòng có thể
làm việc theo những trách nhiệm và nhiệm vụ đã được quy định sẵn.
Chú trưởng phòng Quảng cáo là một chuyên gia có rất nhiều kinh nghiệm
cũng như những kiến thức, hiểu biết về lĩnh vực truyền thông nói chung và về
lĩnh vực quảng cáo nói riêng. Hệ thống nhân viên có nhiều kiến thức phục vụ tốt
cho công việc…Chính từ những điều này đã tạo nên những thành công cũng như
sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc của phòng.

25