Website: Email : Tel : 0918.775.368
LI GII THIU
Ngày nay, trong thời đại Công nghệ thông tin bùng nổ trên toàn cầu thì
các quốc gia trên thế giới dù là phát triển hay đang phát triển đều cố gắng áp
dụng tin học vào mọi mặt của đời sống xã hội. Tin học luôn có mặt mọi lúc,
mọi nơi nhằm hỗ trợ cho các ngành nghiên cứu đạt đợc những thành tựu to
lớn cũng nh để hiện đại hoá quy trình quản lý sản xuất kinh doanh nhằm đạt
hiệu quả kinh tế cao nhất. Chính vì vậy, trong thời gian gần đây mọi ngành
nghề đã chú trọng đến việc xây dựng các phần mềm ứng dụng tin học trong
công tác quản lý.
Với những lợi ích hiển nhiên do Công nghệ thông tin mang lại, các
nhà quản lý đã kịp thời đa những ứng dụng tin học vào phục vụ cho công tác
quản lý kinh doanh, đặc biệt là quản lý khách sạn. Tuỳ thuộc vào quy mô,
mục đích thị trờng, mức độ phục vụ, quyền sở hữu mà ta phân tích thiết kế
sao cho ngời quản lý nắm đợc nhanh chóng chính xác đồng thời giảm đợc
các chi phí, các thao tác thủ công và đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Qua đó nó
cũng giúp ngời quản lý nắm bắt đợc số lợng khách, tình trạng phòng, thời
gian lu trú của khách để làm cơ sở cho việc thanh toán sau này.
Bài toán Quản lý khách sạn ra đời nhằm giải quyết và đáp ứng một
cách hiệu quả các nhu cầu về mặt quản lý thông tin trong khách sạn trong
điều kiện cơ sở vật chất và cơ sở hạ tầng ở Việt Nam còn nhiều khoảng cách
so với các nớc phát triển trên thế giới.
Trong phạm vi đề án em không thể trình bày đợc cặn kẽ về hệ thống
quản lý do việc hoạt động kinh doanh trong thực tế còn nhiều phức tạp đòi
hỏi có tính chuyên môn cao, do đó em chỉ nêu lên những vấn đề mà mình đã
thực hiện đợc trong việc phân tích và thiết kế hệ thống xây dựng chơng trình .
Ngoài các phần lời giới thiệu, kết luận, phụ lục, và danh sách các tài
liệu tham khảo, đề án tốt nghiệp gồm 4 chơng :
Chơng 1 : Đặt vấn đề.
Chơng 2 : Khảo sát bài toán.
Chơng 3 : Phân tích và thiết kế hệ thống cho bài toán

Chơng 4 : Thiết kế giao diện cho chơng trình.
Tuy nhiên, do việc nghiên cứu và xây dựng chơng trình trong thời gian
không dài cho nên đề án Quản lý khách sạn chắc chắn sẽ không tránh
khỏi thiếu sót, em momg nhận đợc những ý kiến đóng góp quý báu của các
thầy cô giáo và các bạn để chơng trình này ngày càng hoàn thiện hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các thầy cô giáo trong khoa đã dạy dỗ
và giúp đỡ em trong suốt thời gian học qua, và đặc biệt em xin chân thành
cảm ơn Thầy giáo-Phùng Tiến Hải đã tận tình chỉ bảo và tạo điều kiện giúp
đỡ em hoàn thành tốt bản đề án này.
2
Chơng 1
Đặt vấn đề
I. Tính cấp thiết của đề tài
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và cùng với
sự xâm nhập nhanh chóng của tin học vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội
thì vệc sử dụng máy tính trong công tác quản lý đã trở thành một nhu cầu cấp
bách, nó là một trong những yếu tố không thể thiếu nhằm nâng cao chất lợng
và hiệu quả trong công tác quản lý.
Trong lĩnh vực kinh doanh thì hoạt động kinh doanh khách sạn là một
trong những ngành đã gặp phải rất nhiều khó khăn khi phải quản lý toàn bộ
trên giấy tờ. Khi khách đến có nhu cầu thuê phòng, nhân viên luôn phải có
những thông tin về tình trạng phòng có thể cho thuê nhanh chóng, chính xác
để trả lời cho khách, nhân viên phải báo cáo tình hình hoạt động của khách
sạn sau mỗi ca làm việc hàng ngày tới ban quản lý. Việc điều chỉnh và bổ
sung thông tin thực hiện rất khó khăn và không rõ ràng, việc tìm kiếm thông
tin mất nhiều thời gian, độ chính xác kém. Đồng thời việc ghi hoá đơn còn rề
rà, cha đáp ứng yêu cầu về thời gian và thẩm mỹ. Những công việc trên nếu
thực hiện trên giấy tờ thì sẽ mất rất nhiều thời gian mà độ chính xác không
cao. Điều đó dẫn đến một hiệu quả kinh doanh thấp.
Do đó, việc Tin học hoá các hoạt động kinh doanh và quản lý ngày

càng trở nên bức thiết. Việc ứng dụng Tin học trong công tác quản lý giúp
cho con ngời thoát khỏỉ lao động thủ công, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hệ
thống thông tin quản lý khách sạn ra đời có ý nghĩa quan trọng vì nó có thể
góp một phần nào đó để giải quyết những khó khăn, vớng mắc còn tồn tại
trong thực tế quản lý. Ta cũng có thể coi đó là một đóng góp tích cực của
khoa học kỹ thuật vào cuộc sống.
3
II. Mục đích và yêu cầu của đề tài
Kinh doanh khách sạn là ngành kinh doanh dịch vụ cho con ngời, nó
ra đời là để đáp ứng nhu cầu của con ngời trong quá trình đi công tác cũng
nh nghỉ ngơi.
Hoạt động chính của kinh doanh khách sạn là cho thuê phòng. Trong
khách sạn có nhiều loại phòng với nhiều mức giá khác nhau có thể là theo
tiền Việt hoặc ngoại tệ để phục vụ khách.
- Khách đến thuê phòng trong khách sạn có thể là ngời Việt Nam hoặc
ngời nớc ngoài. Khách có thể đi đơn lẻ hoặc theo đoàn. Khi có khách đến
thuê phòng, tuỳ theo nhu cầu của khách muốn ở trong thời gian bao lâu,
phòng hạng mấy, giá cả nhân viên lễ tân sẽ tìm ra danh sách các phòng
thoả mãn cho khách lựa chọn.
- Khi khách rời khỏi khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ nhận phòng trả từ
khách. Căn cứ vào thời gian ở nhân viên lễ tân sẽ làm thủ tục thanh toán cho
khách. Hình thức thanh toán có thể bằng tiền Việt hay ngoại tệ, có thể trả
bằng tiền mặt hoặc séc. Sau đó nhân viên lễ tân sẽ lập hoá đơn cho khách
Hoạt động quản lý khách sạn thì có nhiều lĩnh vực nh quản lý Lễ tân,
quản lý Dịch vụ, quản lý Bar, Restaurant . Qua khảo sát thực tế, em nhận
thấy hầu hết các giao tiếp với khách hàng, các báo cáo gửi cho ban quản lý
khách sạn đều do nhân viên lễ tân đảm nhiệm. Do vậy, trong phạm vi đề tài
này, em đi sâu vào lĩnh vực quản lý Lễ tân với các chức năng :
Đặt trớc phòng:
+ Tìm phòng trống. Đa ra danh sách các phòng còn trống cho

khách lựa chọn.
+ Nhập thông tin về phòng đợc đặt trớc để giữ phòng cho khách.
Khi khách đến thuê phòng:
+ Tìm phòng đã đặt trớc.
4
+ Tìm phòng theo yêu cầu đăng kí của khách. Đa ra danh sách
các phòng còn trống cho khách lựa chọn.
+ Nhập thông tin:
. Thông tin thuê phòng
. Thông tin về khách và đoàn khách ở trong khách sạn
Khi khách rời khỏi khách sạn:
+ Làm thủ tục trả phòng và thanh toán cho khách
+ In hoá đơn thanh toán cho khách
Tra cứu:
+ Cho phép tìm kiếm khách, phòng theo yêu cầu
Báo cáo:
+ Báo cáo thờng nhật về số lợng khách đang ở trong khách sạn
+ Báo cáo về tình hình phòng đang cho thuê
III.Phạm vi hoạt động
Hệ thống hoạt động trong phạm vi một đơn vị
Công tác quản lý: Thực hiện các chức năng nh trên
5
Chơng 2
Khảo sát bài toán
I. Phát biểu bài toán
CHNG TRèNH NG Kí BUNG CHO KHCH
YấU CU:
Nhp tt c cỏc d liu ban u cú liờn quan n thanh toỏn tin cho
mt
khỏch hng nh:tờn bung(nu cú khỏch t thỡ trng),ngy

vo,ngy ra,loi tin thanh toỏn,n giỏ mt ngy thuờ bung
Khi nhp mó on(hoc mó khỏch l ) thỡ hin tờn on(hay tờn
khỏch )ó c lit kờ
Khi a vo mó cha nhp túm tt v khỏch hng thỡ phi kt thỳc
vic nhp d liu nhp túm tt v khỏch hng
Trong mt s trng hp i vi on khỏch ,ngi ta khụng quan
tõm n tờn ca tng thnh viờn trong on m ch quan tõm n tng
bung m on khỏch ú thuờ.vỡ vy trong trng hp ny chỳng ta khụng
cn nhp mó khỏch hng cựng vi tờn khỏch ch cn nhp mó on v tờn
bung.
Tp nhp liu cú cu trỳc nh sau:
CHNG TRèNH NHP CC PHT SINH HNG NGY
YấU CU
Khi cú mt phỏt sinh xy ra i vi mt khỏch hng (hay mt on
khỏch)
Cn phi a vo mỏy lu tr .cỏc phỏt sinh ny bao gm:tin
thuờ xe ,tin in thoi,tin ung(ti phũng ng),tin git l,cỏc khon tin
khỏc i vi mt on khỏch,cú th l thờ cho c don ,vớ d nh thuờ
xe.cng cú th do cỏ nhn thuờ riờng,vỡ vy cn phõn bit ai thuờ xe thờm
on khỏch bit.Cũn i vi thuờ theo cỏc bung thỡ ghi thờm vo tờn
bung.Cỏc phỏt sinh khỏc nh tin in thoi,tin git l,tin n,tin ung
6
thường được ghi theo các buồng bởi vì các phát sinh thường khác nhau
nhau giữa các buồngvà trong nhiều trường hợpvẫn in chi tiết từng buồng để
tiện việc theo dõi và kiểm tra
•CHƯƠNG TRÌNH NHẬP CÁC PHÁT SINH VỀ THU NỢ
YÊU CẦU
Nhập các phát sinh về thu nợ của hàng tháng (hoặc hàng quí) và đưa
vào tệp quản lý nợ hàng tháng.khi thực hiện chương trình báo cáo về
nợ,máy sẽ hỏi tên tệp làm việc hiện thời và tên tệp làm việc hàng tháng(để

lưu số dư)
Khi nhập dến mã khách hàng,phải thông báo số tiền khách hàng đó
còn nợ
•CHƯƠNG TRÌNH THANH TOÁN CHO MỘT KHÁCH HÀNG
YÊU CẦU
Chương trình này đưa ra phiếu thanh toán cho một khách hàng trong
trương hợp cần thiết có thể xem chi tiết cho tưng phát sinh cho của khách.
Sau khi đưa tông số tiền phải trả,máy sẽ hỏi số tiền khách trả (vì có
thể trả phiếu );nếu có vấn đề gì xem xét lại cần phải kiểm tra thì ghi số 0
vào giá trị tiền trả và mục ngày để trống.Nếu số tiền trả là 0 thì bạn ghi
ngay vào mục ngày trả ngày thanh toán để phân biệt ngày thanh toán và số
không muốn thanh toán .Nếu bạn ghi một giá trị khác thì coi như khách
hàng đã chấp nhận thanh toán
•CHƯƠNG TRÌNH THANH TOÁN CHO MỘT ĐOÀN KHÁCH
YÊU CẦU:
Chương trình dưa ra phiếu thanh toán cho một đoàn khách.
Trong trường hợp cần thiết có thể xem chi tiết từng phát sinh của một
đoàn khách trong đoàn.
Sau khi đưa ra tổng số tiền phải trả ,máy sẽ hỏi số tiền khách trả(vì có
thể trả thiếu )nếu có vấn cần xem xét lại cần phải kiểm tra thì ghi số 0 vào
giá trị tiền và mục ngày trả cần phải để trống.Nếu doàn khách chưa trả tiền
thì bạn ghi giá trị 0 vào mục tiền trả và ghi vào mục mục ngày trả thanh
7
toỏn,Nu bn ghi mt giỏ tr khỏc thỡ coi nh khỏch hng ó chp nhn
thanh toỏn
Cỏc phỏt sinh dc nhp trong FORM QUN Lí BUNG,s tin
n nu cú)c ghi li trong tp THUNO.DBF
CHNG TRèNH TNG HP MT NGY
-Chng trỡnh yờu cu phi da ra c bỏo cỏo tng hp trong mt
ngy

-S liu a ra theo tng bung ,s tin phỏt sinh ca cỏc khon :tin
bung ,tin in thoi ,tin thuờ xe ,tin git
-Tớnh s tin n ó thu c ca cỏc loi tin trờn
-Tớnh s tin n cha thu c ca cỏc loi tin
CHNG TRèNH TNG HP CC NGY
-a ra dc tng hp thc thu v ó thu ca cỏc ngy tớnh t u
thỏng n mt ngy no ú
CHNG TRèNH BO CO KHCH N
YấU CU
-chng trỡnh da ra bỏo cỏo v cỏc khon n ca khỏch hng
cỏc s liu cn phõn bit theo cỏc loi tin thanh toỏn trong khỏch sn
-cỏc s d cui k cn lu chuyn sang thỏng mi
CHNG TRèNH BO CO KHCH T
YấU CU
cú c k hoch chun b cng nh b trớ bung cho khỏch
,chng trỡnh phi a ra c tỡnh hỡnh khỏch t ca mt ngy bt k v
a ra bỏo cỏo
Xây dựng chơng trình Quản lý Khách sạn nhằm hỗ trợ cho công tác nghiệp
vụ : lễ tân, buồng trong khách sạn
8
Chơng trình đợc xây dựng với các chức năng sẽ trợ giúp lễ tân từ
Reservation -> Check In -> Check Out .
II. Quy trình nghiệp vụ
1. Quy trình đăng kí thuê phòng tại khách sạn (Check In)
Đối với khách hàng:
Khách đến đăng kí phòng mang theo CMND (đối với khách trong nớc)
hoặc Hộ chiếu (đối với khách nớc ngoài). Nếu khách đi theo đoàn thì chỉ cần
một ngời đứng ra làm các thủ tục cần thiết, những ngời khác trong đoàn có
thể đợc đảm bảo bởi ngời đại diện đó. Nếu khách đi lẻ thì cũng coi nh là một
đoàn và ngời đó chính là ngời đại diện của đoàn.

Đối với lễ tân:
Khi có khách đến đăng kí thuê phòng, họ có thể thuê một hoặc nhiều
phòng, nhân viên lễ tân ghi nhận các thông tin.Với việc đặt phòng, lễ tân sẽ
kiểm tra nếu là khách đã đặt phòng trớc thì tìm phòng đã đặt và hớng dẫn họ
làm các thủ tục cần thiết và nhận phòng, ngợc lại thì sẽ kiểm tra xem khả
năng phục vụ phòng của khách sạn có đáp ứng các yêu cầu của khách hàng
hay không bằng cách tìm các phòng còn trống theo các tiêu chí của khách
hàng đa ra nh loại phòng, thời gian ở
Khi tìm ra đợc danh sách các phòng trống thoả mãn yêu cầu của khách
hàng, nhân viên lễ tân sẽ chọn phòng phù hợp với yêu cầu của khách làm thủ
tục nhập phòng cho khách và cập nhật danh sách những ngời trong phòng đã
đăng kí.
Khách hàng có thể Check In vào bất cứ thời gian nào trong ngày.
2. Quy trình trả phòng (Check Out)
Khi khách trả phòng thì viên lễ tân đứng ra nhận phòng từ khách hàng
và làm thủ tục Check Out cho khách.
Căn cứ vào thời gian nghỉ tại khách sạn, thủ tục thanh toán cho khách
đợc thực hiện một lần duy nhất khi khách rời khỏi khách sạn. Cách thanh
9
toán này nhằm tránh phiền hà cho khách, hạn chế khe hở trong hoạt động
kinh doanh. Sau đó nhân viên lễ tân sẽ in hoá đơn tính tiền cho khách.
- Công tác quản lý khách sạn từ trớc đến nay đã và đang quản lý hầu
nh toàn bằng phơng pháp thủ công nhng các thao tác điều hành quản lý đều
có tính khoa học và tổ chức hệ thống tốt.
Đối với hệ thống này, các phòng có trong khách sạn gồm nhiều hạng, mỗi
phòng có một mức giá cố định theo ngày bằng tiền Việt, các thông tin chi tiết
của mỗi phòng bao gồm: phòng số, hạng, giá, số giờng đơn, số giờng đôi
- Khách đến thuê phòng trong khách sạn có thể là ngời Việt Nam hoặc ngời
nớc ngoài. Các thông tin chi tiết về khách bao gồm: tên khách, tên, giới tính,
ngày sinh, quốc tịch, địa chỉ, số điện thoại

- Khách có thể đi đơn lẻ hoặc theo đoàn. Trong một đoàn có thể có nhiều ng-
ời. Để thuận tiện cho việc tra cứu và thanh toán sau này, khi khách đến thuê
phòng, nhân viên lễ tân sẽ ghi nhận thông tin về tên đoàn khách cùng với
ngày đến tức là mỗi đoàn sẽ có một tên duy nhất. Nếu sau đó đoàn này lại
đến thuê phòng tại khách sạn thì tên đoàn lại đợc gắn với ngày đến thuê đó
và tên đoàn cũng là duy nhất. Các thông tin chi tiết về đoàn khách bao gồm:
tên đoàn, phòng số .
- Khi có khách đến thuê phòng, tuỳ theo nhu cầu của khách muốn ở trong
thời gian bao lâu, phòng hạng mấy, giá cả nhân viên lễ tân sẽ tìm ra danh
sách các phòng thoả mãn cho khách lựa chọn. Thông tin chi tiết về thuê
phòng bao gồm: tên đoàn, phòng số,từ ngày, đến ngày
- Khi khách rời khỏi khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ nhận phòng trả từ khách.
Căn cứ vào thời gian ở nhân viên lễ tân sẽ làm thủ tục thanh toán cho khách.
Hình thức thanh toán đợc thực hiện duy nhất một lần bằng tiền mặt (tiền
Việt Nam). Sau đó nhân viên lễ tân sẽ lập hoá đơn cho khách. Thông tin chi
tiết về hoá đơn bao gồm: số hoá đơn, tên nhóm, ngày thu, số tiền thu...
1.1 Quá trình đăng ký phòng : Khi có khách đến đăng kí thuê phòng mang
theo CMND ( đối với khách trong nớc ) hoặc hộ chiếu ( đối với khách nớc
ngoài ). Nếu khách đi theo đoàn thì chỉ cần một ngời đứng ra làm các thủ tục
10
cần thiết, những ngời khác trong đoàn có thể đợc đảm bảo bởi ngời đại diện
đó. Nếu khách đi lẻ thì cũng coi nh là một đoàn và ngời đó chính là ngời đại
diện của đoàn. Khách có thể thuê một hoặc nhiều phòng trong cùng một
khoảng thời gian nhất định, nhân viên lễ tân ghi nhận các thông tin cần thiết
nh loại phòng, giá, thời gian ở .Với việc đặt phòng, khách có thể đặt tr ớc
trong một khoảng thời gian nào đó để phục vụ cho các chuyến đi công tác
hoặc du lịch, nhân viên lễ tân sẽ căn cứ vào các thông tin mà khách đa ra để
chọn phòng phù hợp với yêu cầu của khách và giữ phòng cho khách trong
khoảng thời gian đó. Khi khách đến thuê phòng, nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra
nếu là khách đã đặt phòng trớc thì tìm phòng đã đặt và hớng dẫn họ làm các

thủ tục cần thiết và nhận phòng, ngợc lại thì sẽ kiểm tra xem khả năng phục
vụ phòng của khách sạn có đáp ứng các yêu cầu của khách hàng hay không
bằng cách tìm các phòng còn trống theo các tiêu chí của khách hàng đa ra
nh loại phòng, thời gian ở
Khi tìm ra đợc danh sách các phòng trống thoả mãn yêu cầu của khách
hàng, nhân viên lễ tân sẽ chọn phòng phù hợp với yêu cầu của khách làm thủ
tục nhập phòng cho khách và ghi nhận các thông tin về nhóm thuê phòng,
thời gian ở cũng nh danh sách những ngời trong phòng đã đăng kí.
1.2. Quá trình trả phòng : Với giả thiết bài toán đặt ra là khi khách hàng
đến đăng kí phòng có thể là một hoặc nhiều phòng trong cùng một khoảng
thời gian nhất định. Khi khách trả phòng thì viên lễ tân đứng ra nhận phòng
từ khách hàng và làm thủ tục Check Out cho khách.
Căn cứ vào loại phòng, giá mỗi phòng đợc tính cố định theo ngày bằng
tiền Việt Nam và thời gian nghỉ tại khách sạn, thủ tục thanh toán cho khách
đợc thực hiện một lần duy nhất khi khách rời khỏi khách sạn. Cách thanh
toán này nhằm tránh phiền hà cho khách, hạn chế khe hở trong hoạt động
kinh doanh. Sau đó nhân viên lễ tân sẽ lập hoá đơn tính tiền cho khách.
1.3. Để giúp cho khách hàng hay ban quản lý khách sạn có thể tra cứu về
một khách hàng hay một đoàn khách nào đó thì sẽ có một danh sách các
đoàn đang ở trong khách sạn với các thông tin chi tiết nh : tên khách, tên
11
nhóm, quốc tịch, địa chỉ, phòng số . Chỉ cần nhớ một trong các thông tin
tên khách hoặc tên nhóm hoặc phòng số thì có thể tra cứu dễ dàng.
1.4. Sau mỗi ngày làm việc thì nhân viên lễ tân sẽ phải tổng hợp số lợng
khách đang ở trong khách sạn, tình hình các phòng đang cho thuê, các phòng
còn trống cũng nh doanh thu trong ngày thu đợc từ tiền cho thuê phòng là
bao nhiêu để báo cáo lên ban quản lý khách sạn. Từ những báo cáo đó sẽ làm
cơ sở cho ban quản lý lên kế hoạch sử dụng phòng hợp lý.
Đánh giá hệ thống hiện tại
Qua quá trình khảo sát sơ bộ nh trên, chúng ta có thể thấy đợc một số

nhợc điểm trong công tác quản lý cũ :
- Với khách hàng: Các thủ tục làm việc với khách hàng đều đợc thực
hiện qua lễ tân với các thao tác thủ công. Khả năng vấn tin của khách hàng là
rất thấp. Nếu khách muốn biết tình trạng buồng của khách sạn hoặc muốn
tìm một khách nào đó thì buộc lễ tân phải tìm kiếm các giấy tờ có liên quan
của khách sạn.
- Với bộ phận lễ tân: Cuối mỗi ngày làm việc phải lập báo cáo tốn rất
nhiều thời gian để xử lý bằng tay các dữ liệu.
- Hệ thống thủ công không cho ra đợc những thông tin kịp thời, gây ra
nhiều sai sót nhất là trong việc quản lý khách.
- Không đa ra đợc các thông tin có tính chất tổng kết.
- Khi số lợng khách lớn thì các công việc nh cập nhật thông tin mới,
sửa đổi thông tin là rất khó khăn, thậm chí còn gây ra nhầm lẫn khó có thể
khắc phục ngay đợc .
- Các thao tác nghiệp vụ hoàn toàn thủ công nên hiệu quả trong công
tác quản lý không cao, phụ thuộc rất nhiều vào trình độ và kỹ năng của ngòi
quản lý.
Yêu cầu của hệ thống mới
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật trên thế giới, đặc
biệt là ngành Công nghệ thông tin đã góp phần rất lớn vào sự phát triển chung
12